Chính thức khai tử sổ bảo hiểm xã hội giấy vào thời gian nào?

Nội dung chính

• Chính thức khai tử sổ bảo hiểm xã hội giấy vào thời gian nào?
• Giao dịch điện tử thuộc lĩnh vực bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện khi nào?
• Hiện nay trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về ai?

Chính thức khai tử sổ bảo hiểm xã hội giấy vào thời gian nào?

Căn cứ Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, chậm nhất là ngày 01/01/2026 sẽ thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử.

Sổ bảo hiểm xã hội giấy vẫn sẽ được cấp nếu người tham gia bảo hiểm xã hội có yêu cầu.

Theo đó, tất cả các dữ liệu, thông tin nhân thân cơ bản của người lao động ghi nhận việc đóng, hưởng và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin liên cần thiết khác có liên quan đều sẽ được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

Lưu ý: Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành ngang bản giấy.

Xem thêm: Từ 1/7/2025, bỏ chế độ ốm đau dài ngày theo quy định mới có đúng không?

Chính thức khai tử sổ bảo hiểm xã hội giấy vào thời gian nào? (Hình từ Internet)

Giao dịch điện tử thuộc lĩnh vực bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện khi nào?

Căn cứ Điều 26 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định như sau:

Giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thì thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này và pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Hồ sơ, chứng từ sử dụng trong giao dịch điện tử thực hiện phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều này có giá trị pháp lý tương đương với giao dịch bằng bản giấy.

3. Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2027, cơ quan bảo hiểm xã hội phải bảo đảm điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử thuộc lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này và việc điều chỉnh, cắt giảm, đơn giản hóa hồ sơ, thủ tục thực hiện bảo hiểm xã hội từ giao dịch bằng bản giấy theo quy định của Luật này sang giao dịch điện tử để bảo đảm thuận tiện cho người tham gia và người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.

Theo đó, chậm nhất là ngày 01/01/2027, cơ quan bảo hiểm xã hội phải bảo đảm điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử thuộc lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Hiện nay trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về ai?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 có quy định:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Đồng thời, tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng quy định:

Trách nhiệm của người sử dụng lao động

...

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

...

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ... không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; ... theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

...

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

...

b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;

Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, trường hợp công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị phạt hành chính với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng tuỳ theo số lượng người vi phạm.

Đồng thời, buộc người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội với người lao động.

Lưu ý: Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2025.