Đơn vị kế toán phải làm gì khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất?

Nội dung chính

• Đơn vị kế toán phải làm gì khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất?
• Doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát thì bị xử phạt thế nào?
• Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai báo cáo tài chính những nội dung gì?

Đơn vị kế toán phải làm gì khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất?

Căn cứ theo Điều 42 Luật Kế Toán 2015, quy định về trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại như sau:

Điều 42. Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

Theo đó, khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

[1] Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

[2] Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

[3] Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất;

[4] Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 42 Luật Kế toán 2015 thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất.

Đơn vị kế toán phải làm gì khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát thì bị xử phạt thế nào?

Hình thức xử phạt đối với hành vi bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát được quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Điều 15. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Ngoài ra, căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, quy định Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập như sau:

Điều 6. Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

[...]

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

[...]

Như vậy, theo quy định, trường hợp doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.

Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai báo cáo tài chính những nội dung gì?

Căn cứ theo Điều 31 Luật Kế toán 2015 quy định về nội dung công khai báo cáo tài chính như sau:

Điều 31. Nội dung công khai báo cáo tài chính

1. Đơn vị kế toán sử dụng ngân sách nhà nước công khai thông tin thu, chi ngân sách nhà nước theo quy định của Luật ngân sách nhà nước.

2. Đơn vị kế toán không sử dụng ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi tài chính năm.

3. Đơn vị kế toán sử dụng các khoản đóng góp của Nhân dân công khai mục đích huy động và sử dụng các khoản đóng góp, đối tượng đóng góp, mức huy động, kết quả sử dụng và quyết toán thu, chi từng khoản đóng góp.

4. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai các nội dung sau đây:

a) Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

b) Kết quả hoạt động kinh doanh;

c) Trích lập và sử dụng các quỹ;

d) Thu nhập của người lao động;

đ) Các nội dung khác theo quy định của pháp luật.

5. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán mà pháp luật quy định phải kiểm toán khi công khai phải kèm theo báo cáo kiểm toán của tổ chức kiểm toán.

Do vậy, đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai báo cáo tài chính những nội dung sau đây:

[1] Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

[2] Kết quả hoạt động kinh doanh.

[3] Trích lập và sử dụng các quỹ.

[4] Thu nhập của người lao động.

[5] Các nội dung khác theo quy định của pháp luật.