Trong hoạt động kinh doanh những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ có được phép tiêu hủy không?
• Trong hoạt động kinh doanh những những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn?
• Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước phải lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế toán nào?

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ có được phép tiêu hủy không?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

...

Tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

...

Như vậy, tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ.

Trong hoạt động kinh doanh những những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn?

Căn cứ tại khoản 2, khoản 3 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

...

2. Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Như vậy, đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể.

Trong hoạt động kinh doanh những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn? (Hình từ Internet)

Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước phải lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế toán nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

1. Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

...

Như vậy, đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước phải lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế toán sau:

- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn

- Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;

- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Trân trọng!