Tài liệu kế toán bị cháy xử lý như thế nào?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán gồm những giấy tờ gì?
• Tài liệu kế toán bị cháy xử lý như thế nào?
• Đơn vị kế toán có tài liệu bị cháy do các nguyên nhân khách quan thì có trách nhiệm như thế nào?

Tài liệu kế toán gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định về tài liệu kế toán:

Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

18. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Như vậy, tài liệu kế toán gồm những giấy tờ sau:

- Chứng từ kế toán;

- Sổ kế toán;

- Báo cáo tài chính;

- Báo cáo kế toán quản trị;

- Báo cáo kiểm toán;

- Báo cáo kiểm tra kế toán;

- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Tài liệu kế toán bị cháy thì xử lý như thế nào? (Hình từ Internet)

Tài liệu kế toán bị cháy xử lý như thế nào?

Căn cứ Điều 42 Luật Kế toán 2015 quy định trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại:

Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

Như vậy, trong trường hợp tài liệu kế toán bị cháy thì đơn vị kế toán xử lý như sau:

Bước 1: Đơn vị kế toán tiến hành kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị cháy;

Bước 2: Đơn vị kế toán thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

Bước 3: Đơn vị kế toán tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị cháy.

Bước 4: Đơn vị kế toán liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị cháy.

Lưu ý: Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị cháy.

Đơn vị kế toán có tài liệu bị cháy do các nguyên nhân khách quan thì có trách nhiệm như thế nào?

Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan:

Trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan

1. Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

2. Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

3. Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.

4. Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Như vậy, đơn vị kế toán có tài liệu bị cháy do các nguyên nhân khách quan thì có trách nhiệm sau:

- Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị cháy do nguyên nhân khách quan:

+ Cơ quan tài chính;

+ Cơ quan thuế;

+ Kho bạc nhà nước;

+ Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp

- Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị cháy do các nguyên nhân khách quan.

- Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.

- Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Trân trọng!