Đáp ứng điều kiện nào để văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu?

Nội dung chính

• Hình thức thể hiện của thông điệp dữ liệu là gì?
• Đáp ứng điều kiện nào để văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu?
• Điều kiện về chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu từ 01/7/2024 như thế nào?

Hình thức thể hiện của thông điệp dữ liệu là gì?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 01/7/2024) thì thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Tại Điều 7 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về hình thức thể hiện của thông điệp dữ liệu như sau:

Điều 7. Hình thức thể hiện của thông điệp dữ liệu

1. Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác theo quy định của pháp luật.

2. Thông điệp dữ liệu được tạo ra, phát sinh trong quá trình giao dịch hoặc được chuyển đổi từ văn bản giấy.

Như vậy, thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức sau:

- Văn bản điện tử;

- Tài liệu điện tử;

- Chứng thư điện tử;

- Chứng từ điện tử;

- Hợp đồng điện tử;

- Thư điện tử;

- Điện tín;

- Điện báo;

- Fax;

- Hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác.

Đáp ứng điều kiện nào để văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu? (Hình từ Internet)

Đáp ứng điều kiện nào để văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu?

Tại khoản 1 Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định như sau:

Điều 13. Hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu

1. Trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải được lưu trữ thì văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

a) Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

b) Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;

c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận thông điệp dữ liệu.

...

Như vậy, trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải được lưu trữ thì văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

- Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

- Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;

- Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận thông điệp dữ liệu.

Điều kiện về chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu từ 01/7/2024 như thế nào?

Căn cứ tại Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 có quy định về chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu. Theo đó thì điều kiện chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu như sau:

- Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

+ Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;

+ Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

+ Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.

- Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

+ Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;

+ Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;

+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

+ Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.