Cách đóng dấu giáp lai trên hợp đồng năm 2024 sao cho đúng?

Nội dung chính

• Cách đóng dấu giáp lai trên hợp đồng năm 2024 như thế nào cho đúng?
• Bản sao hợp đồng đã chứng thực thì cần phải đóng dấu giáp lai không?
• Văn phòng công chứng không đóng dấu giáp lai thì bị xử phạt vi phạm bao nhiêu tiền?

Cách đóng dấu giáp lai trên hợp đồng năm 2024 như thế nào cho đúng?

Căn cứ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về cách đóng dấu giáp lai như sau:

Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

...

Như vậy, khi cần đóng dấu giáp lai trên hợp đồng thỏa thuận thì người đóng dấu cần phải đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng hướng và dùng đúng loại mực dấu màu đỏ.

Bên cạnh đó, khi đóng dấu giáp lai trên hợp đồng thì phải đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu giáp lai chỉ được đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Cách đóng dấu giáp lai trên hợp đồng năm 2024 sao cho đúng? (Hình từ Internet)

Bản sao hợp đồng đã chứng thực thì cần phải đóng dấu giáp lai không?

Căn cứ Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về đóng dấu giáp lai trên bản sao hợp đồng như sau:

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

...

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Như vậy, đối với bản sao hợp đồng đã chứng thực mà có từ 02 tờ trở lên thì phải được thực hiện đóng dấu giáp lai đúng theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Văn phòng công chứng không đóng dấu giáp lai thì bị xử phạt vi phạm bao nhiêu tiền?

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm đối với văn phòng công chứng không đóng dấu giáp lai như sau:

Hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không niêm yết hoặc niêm yết không đầy đủ lịch làm việc; thủ tục công chứng; nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác; danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;

b) Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ nội dung hoặc không đúng số lần theo quy định;

c) Thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ chế độ báo cáo; báo cáo không chính xác về tình hình tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;

d) Lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng hoặc sử dụng biểu mẫu không đúng quy định;

đ) Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định;

e) Sử dụng biển hiệu không đúng mẫu hoặc nội dung biển hiệu không đúng giấy đăng ký hoạt động;

g) Phân công công chứng viên hướng dẫn tập sự không đúng quy định;

h) Từ chối tiếp nhận người tập sự hành nghề công chứng do Sở Tư pháp chỉ định mà không có lý do chính đáng;

i) Từ chối nhận lưu giữ di chúc mà không có lý do chính đáng;

k) Không duy trì việc đáp ứng điều kiện về trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định;

l) Không đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào văn bản công chứng đã có chữ ký của công chứng viên hoặc không đóng dấu giáp lai giữa các tờ đối với văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên;

...

Ngoài ra, căn cứ Điều 4 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền khi xử phạt vi phạm như sau:

Quy định về mức phạt tiền, thẩm quyền phạt tiền đối với cá nhân, tổ chức

...

4. Mức phạt tiền quy định tại các Chương II, III, IV, V, VI và VII Nghị định này được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, trừ các điều quy định tại khoản 5 Điều này. Trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm hành chính như của cá nhân thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

5. Mức phạt tiền quy định tại các Điều 7, 8, 9, 16, 17, 24, 26, 29, 33, 39, 50, 53, 63, 71, 72, 73, 74 và 80 Nghị định này là mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm hành chính của tổ chức.

...

Như vậy, văn phòng công chứng không đóng dấu giáp lai giữa các tờ đối với văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên thì sẽ bị xử phạt vi phạm với mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

Lưu ý, mức phạt trên áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của tổ chức.

Trân trọng!