Văn bản đi là gì? Văn bản đến là gì? Quy trình xử lý văn bản đi văn bản đến như thế nào?

Nội dung chính

• Văn bản đi là gì? Văn bản đến là gì?
• Ai là người thực hiện đăng ký văn bản đi văn bản đến?
• Quy trình xử lý văn bản đi văn bản đến như thế nào?

Văn bản đi là gì? Văn bản đến là gì?

Căn cứ theo khoản 5 và khoản 6 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có định nghĩa văn bản đi văn bản đến như sau:

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

Văn bản đi là gì? Văn bản đến là gì? Quy trình xử lý văn bản đi văn bản đến như thế nào? (Hình từ Internet)

Ai là người thực hiện đăng ký văn bản đi văn bản đến?

Căn cứ tại Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư như sau:

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư

.....

3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

....

Như vậy, văn thư cơ quan là người thực hiện đăng ký văn bản đi văn bản đến.

Quy trình xử lý văn bản đi văn bản đến như thế nào?

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy trình xử lý văn bản đi văn bản đến được tiến hành như sau:

[1] Đối với văn bản đi, quy trình xử lý văn bản theo các bước dưới đây: (Theo Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản: (Theo Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm)

- Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi. (Theo Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản.

- Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

- Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.

- Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi (Theo Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

- Phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương.

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Bước 5: Lưu văn bản đi (Theo Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

*Đối với văn bản giấy:

- Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

- Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

*Đối với văn bản điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

[1] Đối với văn bản đến, quy trình xử lý văn bản theo các bước dưới đây: (Theo Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến. (Theo Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

*Đối với văn bản giấy:

- Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

- Tất cả văn bản giấy đến gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”.

- Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì).

*Đối với văn bản điện tử:

- Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. Nếu văn bản không đáp ứng yêu cầu này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến. (Theo Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

- Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.

- Văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến. (Theo Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

- Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý.

- Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

- Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. (Theo Điều 24 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Việc chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện.

Trân trọng!