Hướng dẫn công ty cổ phần tổ chức họp cổ đông đúng luật?

Nội dung chính

• Thời gian tổ chức họp cổ đông công ty cổ phần là khi nào?
• Điều kiện để cổ đông được tham dự họp cổ đông của công ty cổ phần?
• Điều kiện để tiến hành cuộc họp cổ đông là gì?

Thời gian tổ chức họp cổ đông công ty cổ phần là khi nào?

Họp cổ đông là cách nói ngắn gọn cho họp Đại hội đồng cổ đông là triệu tập những cổ đông sở hữu cổ phần và có quyền biểu quyết của công ty cổ phần

Theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (họp cổ đông) như sau:

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

1. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

2. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

3. Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

....

Theo đó, về thời gian tổ chức họp cổ đông thì có quy định như sau:

[1] Họp cổ đông thường niên 01 lần/năm, thường tổ chức vtrong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

[2] Họp cổ đông bất thường trong trường hợp cần thiết

[3] Hội đồng quản trị có thể gia hạn họp cổ đông thường niên tuy nhiên không được quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính

Hướng dẫn công ty cổ phần tổ chức họp cổ đông đúng luật? (Hình từ Internet)

Điều kiện để cổ đông được tham dự họp cổ đông của công ty cổ phần?

Theo Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông

1. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

2. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

....

Theo đó, cổ đông được tham dự cuộc họp cổ đông là những cổ đông có tên trong danh sách được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông

Danh sách này phải được lâp trước tối đa 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông

Tuy nhiên trong trường hợp Điều lệ công ty cổ phần có quy định về thời gian lập danh sách ngắn hơn thì sẽ thực hiên theo quy định của Điều lệ công ty

Điều kiện để tiến hành cuộc họp cổ đông là gì?

Theo Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

2. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

3. Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

4. Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 142 của Luật này.

Theo đó, điều kiện để tổ chức họp cổ đông sẽ được quy định như sau:

Lần 1:

- Phải có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% phiếu biểu quyết (tỷ lệ cụ thể sẽ do Điều lệ công ty quy định)

Lần 2: (khi lần 1 không đủ điều kiện tiến hành)

- Thông báo mời họp phải được gửi trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần 1 (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác)

- Số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên (Điều lệ công ty sẽ quy định tỷ lệ cụ thể nhưng phải đảm bảo tối thiểu 33%)

Lần 3: (khi lần 2 không đủ điều kiện tiến hành)

- Thông báo mời họp phải được gửi trong vòng 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần 2 (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác)

- Được tiến hành không cần phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp

Trân trọng!