Chứng từ điện tử có phải là chứng từ kế toán không?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán là gì?
• Chứng từ kế toán phải có các nội dung nào?
• Chứng từ điện tử có phải là chứng từ kế toán không?

Chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

...

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong kế toán, là cơ sở để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, kiểm tra, kiểm soát tài chính và là chứng cứ pháp lý trong trường hợp tranh chấp kinh tế.

Chứng từ kế toán được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau, bao gồm:

- Theo nội dung nghiệp vụ: Chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ thu, chứng từ chi, chứng từ nhập, chứng từ xuất, chứng từ điều chỉnh.

- Theo hình thức: Chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ tự lập, chứng từ do người khác lập.

- Theo thời điểm lập: Chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ lập trước khi phát sinh nghiệp vụ, chứng từ lập cùng lúc với khi phát sinh nghiệp vụ, chứng từ lập sau khi phát sinh nghiệp vụ.

- Theo phương pháp lập: Chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ lập theo phương pháp thủ công, chứng từ lập theo phương pháp máy tính.

Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác, kịp thời và lưu trữ đúng quy định.

Chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong kế toán, là cơ sở để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, kiểm tra, kiểm soát tài chính và là chứng cứ pháp lý trong trường hợp tranh chấp kinh tế.

- Là căn cứ ghi sổ kế toán: Việc ghi sổ kế toán phải dựa trên các chứng từ kế toán hợp lệ, chính xác, đầy đủ.

- Là cơ sở lập báo cáo tài chính: Các thông tin trong báo cáo tài chính được lấy từ sổ kế toán, và sổ kế toán được lập dựa trên chứng từ kế toán. Do đó, chứng từ kế toán là cơ sở để lập báo cáo tài chính.

- Là căn cứ kiểm tra, kiểm soát tài chính: Việc kiểm tra, kiểm soát tài chính nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán, ngăn ngừa các hành vi gian lận, vi phạm pháp luật về tài chính.

- Là chứng cứ pháp lý trong trường hợp tranh chấp kinh tế: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp kinh tế, chứng từ kế toán là chứng cứ pháp lý để xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.

Chứng từ kế toán là gì? Chứng từ điện tử có phải là chứng từ kế toán không? (Hình từ Internet)

Chứng từ kế toán phải có các nội dung nào?

Căn cứ Điều 16 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài ra, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Chứng từ điện tử có phải là chứng từ kế toán không?

Căn cứ khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ điện tử:

Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

...

Theo đó, chứng từ điện tử là chứng từ kế toán khi có đủ các điều kiện sau:

- Có các nội sung sau:

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

- Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Trân trọng!