Cách sắp xếp chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp như thế nào?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán hiện nay?
• Cách sắp xếp chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp như thế nào?
• Chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp được quy định ra sao?

Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán hiện nay?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 có giải thích chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Hiện nay, một số loại chứng từ phổ biến như sau:

- Bảng chấm công.

- Phiếu nhập, xuất kho.

- Phiếu thu, phiếu chi.

- Biên lai thu tiền.

- Giấy đề nghị thanh toán.

- Biên bản giao nhận tài sản cố định.

- Biên bản đánh giá lại tài sản cố định.

- Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng.

Cách sắp xếp chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp như thế nào? (Hình từ Internert)

Cách sắp xếp chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp như thế nào?

Căn cứ theo Phụ lục số 1 ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC về hệ thống chứng từ bắt buộc trong kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm 04 loại chứng từ cụ thể như:

- Phiếu thu. Mẫu C40-BB.

- Phiếu chi. Mẫu C41-BB.

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Mẫu C43-BB.

- Biên lai thu tiền. Mẫu C45-BB.

Ngoài các chứng từ bắt buộc trên, trong kế toán hành chính sự nghiệp còn có chứng từ kế toán khác bao gồm: Hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, tờ khai thuế,...

Thực tế, mỗi đơn vị sự nghiệp công lập, mỗi cơ quan nhà nước đều có các hồ sơ chứng từ kế toán khác nhau và cách sắp xếp sao cho hợp lý với công tác kế toán của đơn vị.

Tuy nhiên, nhìn chung, các đơn vị vẫn có các chứng từ thường xuyên sử dụng và cách sắp xếp chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp như sau:

(Nội dung mang tính chất tham khảo)

[1] Sắp xếp theo nội dung kinh tế: Chứng từ kế toán được sắp xếp theo nội dung kinh tế, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị. Cụ thể, chứng từ kế toán được chia thành các nhóm chính như sau:

- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, biên lai thu tiền bán hàng, biên lai thu tiền tạm ứng,...

- Chứng từ chi tiền: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, chứng từ chi tiền bán hàng,...

- Chứng từ về tài sản: Bảng kê vật tư, hóa đơn mua sắm tài sản,...

- Chứng từ về nguồn kinh phí: Quyết định giao dự toán, quyết định cấp phát kinh phí,...

- Chứng từ về lao động, tiền lương: Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền công,...

[2] Sắp xếp theo trình tự thời gian: Chứng từ kế toán được sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh, từ chứng từ phát sinh sớm nhất đến chứng từ phát sinh muộn nhất.

[3] Sắp xếp theo từng tháng, quý, năm: Chứng từ kế toán được sắp xếp theo từng tháng, quý, năm để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ.

Chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp được quy định ra sao?

Căn cứ tại Điều 3 Thông tư 107/2017/TT-BTC, chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp được quy định như sau:

[1] Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư 107/2017/TT-BTC. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

[2] Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Mẫu chứng từ tự thiết kế phải phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị và đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015 cụ thể:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

- Nội dung khác theo từng loại chứng từ

[3] Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Trân trọng!