Hướng dẫn viết hoa tên cơ quan, tổ chức trong văn bản hành chính?

Nội dung chính

• Hướng dẫn viết hoa tên cơ quan, tổ chức trong văn bản hành chính?
• Văn bản hành chính có các hình thức bản sao nào?
• Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản hành chính được quy định như thế nào?

Hướng dẫn viết hoa tên cơ quan, tổ chức trong văn bản hành chính?

Căn cứ Phụ lục 2 Viết hoa trong văn bản hành chính ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp viết hoa tên cơ quan, tổ chức trong văn bản hành chính như sau:

(1) Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam

- Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,...

- Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng,...

(2) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài

- Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam.

Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới (WHO),...

- Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh.

Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...

Hướng dẫn viết hoa tên cơ quan, tổ chức trong văn bản hành chính? (Hình từ Internet)

Văn bản hành chính có các hình thức bản sao nào?

Căn cứ Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các hình thức bản sao:

Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

...

Như vậy, văn bản hành chính có các hình thức bản sao sau:

(1) Sao y

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

(2) Sao lục

- Sao lục gồm:

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy;

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;

+ Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

(3) Trích sao

- Trích sao gồm:

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy;

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;

+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử;

+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản hành chính được quy định như thế nào?

Căn cứ Phụ lục 1 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản như sau:

(1) Bản sao sang định dạng điện tử

- Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

- Tiêu chuẩn của văn bản số hóa:

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

+ Ảnh màu.

+ Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.

+ Tỷ lệ số hóa: 100%.

- Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục 4 Phần 1 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

(2) Bản sao sang định dạng giấy

- Thể thức bản sao sang định dạng giấy:

+ Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

+ Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

+ Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

+ Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

+ Địa danh và thời gian sao văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

+ Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

+ Nơi nhận.

- Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

+ Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

+ Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Trân trọng!