Quy định về đầu mối của Tòa án, đơn vị phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử?

Nội dung chính

• 1. Đầu mối của Tòa án, đơn vị phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử được quy định như thế nào?
• 2. Quy định về tiếp nhận văn bản điện tử đến trong các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân?
• 3. Đăng ký, số hóa văn bản đến trong quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân như thế nào?

1. Đầu mối của Tòa án, đơn vị phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử được quy định như thế nào?

Căn cứ Khoản 3 Điều 8 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 (Có hiệu lực từ 01/11/2022) quy định đầu mối của Tòa án, đơn vị phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử như sau:

a) Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Tòa án nhân dân tối cao; tham mưu về công tác văn thư trong toàn hệ thống Tòa án nhân dân đối với việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Tòa án nhân dân tối cao.

b) Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Tòa án nhân dân cấp cao.

c) Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Tòa án nhân dân cấp tỉnh.

d) Văn phòng Tòa án nhân dân cấp huyện tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Tòa án nhân dân cấp huyện.

2. Quy định về tiếp nhận văn bản điện tử đến trong các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân?

Theo Điều 9 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 (Có hiệu lực từ 01/11/2022) quy định tiếp nhận văn bản đến như sau:

1. Khi tiếp nhận văn bản, bên nhận phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại Điều 7 Quy định này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, đơn vị nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

3. Sau khi tiếp nhận văn bản điện tử, hệ thống tự phản hồi trạng thái tiếp nhận văn bản, văn bản điện tử cho bên gửi ngay trong ngày qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho bên gửi về việc đã nhận văn bản.

4. Đối với văn bản điện tử có thông báo thu hồi khi nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời phản hồi việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bên gửi biết.

3. Đăng ký, số hóa văn bản đến trong quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân như thế nào?

Tại Điều 10 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 (Có hiệu lực từ 01/11/2022) quy định đăng ký, số hóa văn bản đến như sau:

1. Đăng ký văn bản đến

Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến văn thư cơ quan đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp cần thiết, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại khoản 2 Điều này. Văn thư cơ quan cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản đến phải được đăng ký, cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành và được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa phải bảo đảm:

a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

b) Ảnh màu;

c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

d) Tỷ lệ số hóa: 100%.

Trân trọng!