Quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức Đảng

Nội dung chính

• Quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức Đảng
• Quy định nội dung lập hồ sơ
• Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức Đảng

Căn cứ Điều 23 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Chánh văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng triển khai, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện; tổ chức việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3. Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng và có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

4. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác, phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định.

5. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp chánh văn phòng hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tại liệu vào lưu trữ cơ quan.

Quy định nội dung lập hồ sơ

Theo quy định tại Điều 24 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 về nội dung lập hồ sơ như sau:

1. Đối với văn bản giấy, nội dung lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ.

2. Đối với văn bản điện tử: Việc lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, tổ chức đảng được tiến hành song song với hồ sơ tài liệu giấy và bảo đảm chính xác như hồ sơ tài liệu giấy.

Nội dung lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Căn cứ Điều 25 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định về nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:

1. Hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải đủ, đúng thành phần; việc giao nộp được thực hiện đúng thời hạn và theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

a) Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu hành chính.

b) Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

c) Tài liệu nghe nhìn (phim, ảnh, micrôphim, tài liệu ghi âm, ghi hình), tài liệu điện tử nộp lưu cùng tài liệu giấy.

d) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a) Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ công việc đã kết thúc, thống kê thành mục lục hồ sơ và giao nộp hồ sơ (có mục lục hồ sơ kèm theo) vào lưu trữ cơ quan.

b) Lưu trữ cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân nộp lưu và lập biên bản giao nhận thành 2 bản, đơn vị hoặc cá nhân giao nộp giữ 1 bản, lưu trữ cơ quan giữ 1 bản. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và lãnh đạo đơn vị giao, nhận hồ sơ, tài liệu.

Trân trọng!