Quy định về đăng ký văn bản đi trong các cơ quan, tổ chức đảng như thế nào?

Nội dung chính

• Quy định về đăng ký văn bản đi trong các cơ quan, tổ chức đảng?
• Phát hành văn bản đi trong các cơ quan, tổ chức đảng được thực hiện như thế nào?
• Lưu văn bản đi được thực hiện như thế nào?

Quy định về đăng ký văn bản đi trong các cơ quan, tổ chức đảng?

Căn cứ Điều 10 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định về đăng ký văn bản đi như sau:

1. Các văn bản chính thức ban hành, văn thư cơ quan thực hiện việc cho số văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên mạng máy tính của cơ quan, tổ chức đảng hoặc mạng thông tin diện rộng của Đảng, số văn bản đi ghi liên tục từ số 1 cho mỗi thể loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp ủy; số văn bản mật ghi liên tục với số văn bản không mật cùng thể loại.

2. Việc đăng ký văn bản đi bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản. Văn bản đi đăng ký trên cơ sở dữ liệu phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tại Phụ lục 01.

3. Văn bản mật đi được mở sổ đăng ký và quản lý riêng theo quy định của cơ quan có thẩm quyền về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi tại Phụ lục 02.

Phát hành văn bản đi trong các cơ quan, tổ chức đảng được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 11 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định về phát hành văn bản đi như sau:

1. Văn bản đi của cơ quan sau khi được người có thẩm quyền ký, văn thư cơ quan phải hoàn thành thủ tục và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; nhân bản đúng số lượng, phát hành chính xác theo nơi nhận văn bản. Văn bản khẩn phải được thực hiện các thủ tục phát hành ngay sau khi ký ban hành văn bản.

Việc phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức đảng để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức đảng.

2. Việc phát hành văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng thực hiện theo quy định của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.

3. Việc phát hành văn bản mật đi thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Lưu văn bản đi được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 12 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định về lưu văn bản đi như sau:

1. Đối với văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại văn thư cơ quan và được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký của mỗi thể loại văn bản. Bản chính văn bản được lưu tại hồ sơ công việc.

2. Đối với văn bản điện tử: Văn bản điện tử được lưu trên cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức đảng ban hành văn bản. Đồng thời, văn thư cơ quan in văn bản đã được ký số ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức đảng để lưu theo quy định.

3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, khi lưu văn bản, văn thư phải lưu lại bản dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số đó kèm với bản gốc tiếng Việt.

Trân trọng!