4 bước xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định mới như thế nào?

4 bước xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định mới như thế nào?

Theo quy định mới tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán thực hiện xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra và xác định nội dung sai trên hóa đơn

Trước tiên, người bán cần xác định chính xác nội dung bị sai trên hóa đơn điện tử.

Đối với các sai sót liên quan đến mã số thuế; tên hàng hóa; quy cách, chất lượng hàng hóa; số tiền trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC), người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Bước 2: Thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua về sai sót

Tùy thuộc vào đối tượng mua hàng, người bán thực hiện thông báo về nội dung sai sót như sau:

Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó nêu rõ nội dung hóa đơn có sai sót.

Nếu người mua là cá nhân: Người bán phải thông báo cho người mua về sai sót hoặc thông báo trên website của người bán, nếu có.

Văn bản thỏa thuận phải được người bán lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Tuy nhiên, không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp:

- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

- Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

- Phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Sau khi xác định sai sót và thực hiện việc thỏa thuận, thông báo với người mua theo quy định, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy trường hợp lựa chọn.

Đối với hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn phải thể hiện dòng chữ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Đối với hóa đơn thay thế, trên hóa đơn phải thể hiện dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn mới

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn theo loại hóa đơn điện tử đang sử dụng:

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới, sau đó gửi cho người mua.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.

Lưu ý khi có nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng: Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua, đồng thời các hóa đơn này có cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng và thuế suất, thì người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng.

Khi đó, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định.

4 bước xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định mới như thế nào? (Hình từ Internet)

Quy định ký số trên hóa đơn điện tử sau ngày lập hoá đơn theo Nghị định 254 như thế nào?

Căn cứ khoản 6, khoản 7 Phụ lục Nội dung hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định như sau:

6. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp là nhà cung cấp ở nước ngoài là chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại điểm 9 Phụ lục này.

7. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.

Theo quy định trên cho phép thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử khác thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng được ký số sau thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ trường hợp thuộc trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Xử lý sự cố hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định xử lý sự cố hóa đơn điện tử như sau:

(1). Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

(2). Trường hợp sự cố từ hệ thống cấp mã của cơ quan thuế

Trường hợp hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật dẫn đến gián đoạn việc cấp mã, Cục Thuế có trách nhiệm: kích hoạt hệ thống dự phòng để bảo đảm hoạt động cấp mã; thông báo công khai trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế về phạm vi ảnh hưởng, thời điểm bắt đầu và dự kiến thời gian khắc phục; trường hợp cần thiết, ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện thực hiện cấp mã theo quy định.

(3). Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

(4). Trường hợp Hệ thống thông tin quản lý thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức kinh tế, tổ chức khác, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Cục Thuế có thông báo Hệ thống thông tin quản lý thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

(5). Trong trường hợp bất khả kháng theo quy định tại khoản 21 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025 gồm chiến tranh, bạo loạn, đình công phải ngừng, nghỉ sản xuất, kinh doanh hoặc rủi ro không thuộc nguyên nhân, trách nhiệm chủ quan của người bán mà người bán hoặc cơ quan thuế không thể thực hiện việc lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đúng thời hạn:

- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục, người bán được thực hiện việc lập và gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế;

- Người bán có trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán về giao dịch mua bán, lưu giữ tài liệu chứng minh trường hợp bất khả kháng theo quy định.

(6). Việc lập, gửi hóa đơn, chuyển dữ liệu hóa đơn quá thời hạn do các nguyên nhân trên được xác định là trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật về quản lý thuế