Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Quyết định 821/QĐ-TLĐ năm 2015 về Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công, viên chức, người lao động trong tổ chức công đoàn do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành, Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn được quy định như sau:

1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được xếp thành từng nhóm để thuận lợi cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cơ bản của cán bộ công đoàn để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);

3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn được thực hiện như sau:

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa, chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn phải thành lập hội đồng hủy tài liệu hồ sơ. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ công đoàn do người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ công đoàn quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu, hồ sơ cán bộ công đoàn, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn.

4. Chế độ bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải đảm bảo các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: Phòng để lưu giữ hồ sơ riêng biệt với phòng làm việc hoặc tủ lưu giữ hồ sơ.... bảo đảm hồ sơ cán bộ công đoàn được lưu giữ lâu dài, an toàn và bảo mật;

b) Định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ.

Trên đây là nội dung tư vấn về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn. Để hiểu rõ và chi tiết hơn vui lòng tìm hiểu thêm tại Quyết định 821/QĐ-TLĐ năm 2015.

Trân trọng và chúc sức khỏe!