Công văn 128/CHQ-GSQL 2025 triển khai mô hình tổ chức mới của cơ quan Hải quan

• Số hiệu: 128/CHQ-GSQL
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Cục Hải quan
• Người ký: Âu Anh Tuấn
• Ngày ban hành: 13/03/2025

BỘ TÀI CHÍNH CỤC HẢI QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 128/CHQ-GSQL V/v triển khai mô hình tổ chức mới của cơ quan Hải quan	Hà Nội, ngày 13 tháng 3 năm 2025

Kính gửi: Các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan.

Thực hiện Nghị quyết 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành trung ương về một số vấn đề tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả và Nghị quyết 190/2025/QH15 ngày 19/2/2025 của Quốc hội về xử lý một số vấn đề liên quan đến sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước, kể từ ngày 15/3/2025 Cục Hải quan sẽ cấu hình lại hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) theo mô hình tổ chức hải quan mới. Để đảm bảo việc giải quyết thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải xuất nhập cảnh, quá cảnh được thông suốt, không bị gián đoạn, đảm bảo thông quan hàng hóa nhanh khi triển khai hệ thống CNTT theo mô hình tổ chức hải quan mới, Cục Hải quan yêu cầu các đơn vị thực hiện một số nội dung sau:

1. Yêu cầu chung

- Chi cục trưởng các Chi cục Hải quan khu vực rà soát, đánh giá khối lượng công việc của Hải quan cửa khẩu/Ngoài cửa khẩu đê thực hiện phân công nhiệm vụ đảm bảo phù hợp với địa bàn quản lý và mối quan hệ phối hợp, trao đổi thông tin nghiệp vụ; bố trí đủ công chức tại các bộ phận như: tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa...;

- Lãnh đạo Hải quan cửa khẩu/ngoài cửa khẩu thường xuyên rà soát và phân công công chức xử lý ngay hồ sơ trên hệ thống, hồ sơ phải giải quyết hết trong ngày, không để hồ sơ quá hạn theo quy định của Luật Hải quan, không để hồ sơ tồn trên hệ thống không xử lý; Nghiêm cấm công chức hải quan yêu cầu doanh nghiệp nộp chứng từ giấy không đúng quy định của pháp luật.

- Chi cục trưởng các Chi cục Hải quan khu vực chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục nếu để xảy ra tình trạng tồn đọng hồ sơ trên hệ thống không được xử lý, tình trạng công chức sách nhiễu phiền hà, yêu cầu doanh nghiệp nộp chứng từ giấy không đúng quy định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Trường hợp phát hiện đơn vị để xảy ra tình trạng trên thì thực hiện kiểm điểm trách nhiệm của Lãnh đạo đơn vị và điều chuyển ngay cán bộ công chức có liên quan ra khỏi dây chuyền nghiệp vụ để tiến hành xử lý kiểm điểm trước khi xem xét bố trí công việc tiếp theo.

2. Giám sát hàng hóa đưa vào, đưa ra khu vực giám sát hải quan

a) Cục Hải quan sẽ tạm dừng hoạt động các hệ thống CNTT để thực hiện công tác cấu hình hệ thống theo mô hình tổ chức bộ máy trong thời gian từ 23h00 ngày 14/3/2025 đến 05h00 ngày 15/3/2025, do vậy, trong thời gian này Cục Hải quan sẽ dừng tiếp nhận thông tin tờ khai và các hoạt động nghiệp vụ khác trên các hệ thống CNTT. Để không ảnh hưởng đến việc giao nhận hàng hóa tại các cảng, kho, bãi trong thời gian nêu trên, Cục Hải quan hướng dẫn thực hiện như sau:

- Trường hợp công chức hải quan giám sát hàng hóa tra cứu được thông tin tờ khai hải quan hoặc chứng từ đủ điều kiện qua khu vực giám sát trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử Hải quan (VNACCS/VCIS, ECUSTOMS, VASSCM) thì thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 52đ Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 được sửa đổi, bổ sung tại khoản 32 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Trường hợp công chức hải quan giám sát hàng hóa không tra cứu được thông tin tờ khai hải quan hoặc chứng từ đủ điều kiện qua khu vực giám sát trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan thì thực hiện theo quy định tại Quyết định số 2538/QĐ-TCHQ ngày 01/11/2024 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

b) Sau khi các hệ thống công nghệ thông tin hoạt động bình thường, Hải quan giám sát kho, bãi, cảng phối hợp doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi thống kê các lô hàng đã xác nhận qua khu vực giám sát trong thời gian thực hiện theo nội dung hướng dẫn nêu trên để làm cơ sở đối chiếu, rà soát, đôn đốc doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi cập nhật bổ sung thông tin hàng hóa đưa vào, đưa ra khu vực giám sát hải quan theo quy định.

c) Chi cục Hải quan khu vực chỉ đạo lực lượng kiểm soát Hải quan tăng cường công tác tuần tra, kiểm tra, kiểm soát để kịp thời phát hiện, ngăn chặn các hành vi vi phạm.

3. Đối với việc chấm dứt hoạt động một số đơn vị hải quan quản lý hàng đầu tư, gia công và sắp xếp, sáp nhập với các đơn vị hải quan khác:

Để không làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và việc thực hiện thủ tục hải quan của các đơn vị hải quan thực hiện sáp nhập, trước mắt, Cục Hải quan tiếp tục duy trì mã đơn vị Hải quan và địa điểm làm thủ tục hải quan như hiện nay để thực hiện thủ tục hải quan và xử lý các công việc tồn đọng.

Thời gian tới, Cục Hải quan dự kiến đóng mã của các đơn vị thực hiện sáp nhập. Do vậy, để thuận tiện cho công tác quản lý hải quan sau khi đóng mã, yêu cầu các đơn vị Hải quan hướng dẫn doanh nghiệp:

a) Đối với các doanh nghiệp gia công, SXXK, DNCX mới thực hiện thủ tục hải quan lần đầu tại đơn vị: Khuyến nghị doanh nghiệp khai báo thông tin cơ sở sản xuất, hợp đồng gia công theo mã Hải quan KCN, KCX, Khu công nghệ cao và thực hiện thủ tục hải quan tại Hải quan KCN, KCX, Khu công nghệ cao (đơn vị nhận sáp nhập).

b) Đối với các doanh nghiệp gia công, SXXK, DNCX hiện đang thuộc quản lý của Chi cục Hải quan cũ, nếu có sự thay đổi thông tin liên quan đến cơ sở sản xuất, hợp đồng gia công, báo cáo quyết toán thì thông báo bổ sung thông tin thay đổi theo mã Chi cục Hải quan cũ; Trường hợp doanh nghiệp thực hiện hợp đồng gia công mới, lưu giữ nguyên liệu, vật tư, sản phẩm ngoài cơ sở sản xuất thì thực hiện thông báo hợp đồng gia công, nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, sản phẩm ngoài cơ sở sản xuất theo mã Hải quan KCN, KCX, Khu công nghệ cao.

c) Đối với các tờ khai hải quan đăng ký tại các đơn vị hải quan thực hiện sáp nhập nhưng chưa hoàn thành thủ tục hải quan, tờ khai còn tồn đọng trên hệ thống (bao gồm cả trường hợp đưa hàng về bảo quản, giải phóng hàng, xác minh C/O, vướng mắc đang chờ hướng dẫn xử lý,...): các đơn vị hải quan nhận sáp nhập chủ động rà soát, đôn đốc người khai hải quan thực hiện khai báo bổ sung hồ sơ hải quan và hoàn thành các thủ tục liên quan theo quy định.

d) Chi cục Hải quan khu vực tăng cường công tác tuyên truyền đến cộng đồng doanh nghiệp làm thủ tục hải quan trên địa bàn để nắm bắt những thay đổi về mô hình tổ chức bộ máy, địa điểm làm thủ tục hải quan, cách thức khai báo hải quan,... để phối hợp thực hiện.

4. Về mẫu dấu nghiệp vụ hải quan

Các mẫu dấu nghiệp vụ hải quan và quy định chế độ quản lý, sử dụng các dấu nghiệp vụ hải quan tại Quyết định 1200/2001/QĐ-TCHQ ngày 23/11/2001 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan được tiếp tục thực hiện đến khi có văn bản hướng dẫn thay thế, sửa đổi, bổ sung.

Cục Hải quan thông báo để các đơn vị biết, triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, nếu có vướng mắc phát sinh, các Chi cục Hải quan khu vực tổng hợp, báo cáo về Cục Hải quan (qua Ban Giám sát quản lý về Hải quan) để tổng hợp hướng dẫn xử lý./.

Nơi nhận: - Như trên; - Thứ trưởng Nguyễn Đức Chi (để báo cáo); - Đ/c Nguyễn Văn Thọ - CT (để báo cáo); - Website CHQ (để đăng tải); - Lưu: VT, GSQL (03b).

KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Âu Anh Tuấn

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE CUSTOMS DEPARTMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 128/CHQ-GSQL Re: Implementation of the new organizational model of the Customs authority	Hanoi, March 13, 2025

To: Units affiliated to and under the Customs Department.

...

...

...

1. General requirements

- Heads of regional Customs Sub-departments shall review and assess the workload of border gate/non-border gate customs offices to assign tasks appropriately based on the area of management and the coordination and exchange of operational information; ensure sufficient staffing for functional sections such as: document reception, dossier verification, physical inspection of goods, etc.;

...

...

...

- Heads of regional Customs Sub-departments shall be held accountable to the Department’s Leadership if there are backlogged dossiers on the system left unprocessed, or if customs officers harass or trouble enterprises, or demand hard-copy documents in contravention of regulations during task performance.

In case any unit is found to have committed such violations, responsibility review of the unit's leadership shall be conducted, the involved customs officers shall be immediately reassigned from the operational process and subjected to disciplinary review before being considered for any future job assignment.

...

...

...

a) The Customs Department shall temporarily suspend the operation of IT systems to perform system reconfiguration according to the new organizational model, from 11:00 p.m. on March 14, 2025 to 5:00 a.m. on March 15, 2025. During this period, the Customs Department will suspend the receipt of customs declarations and other professional operations on the IT systems. To avoid disruption to goods handling activities at ports, warehouses, and yards during the aforementioned period, the Customs Department provides the following instructions:

- In cases where customs officers supervising goods can retrieve customs declaration information or documents meeting the conditions for customs supervision via the electronic customs data processing system (VNACCS/VCIS, ECUSTOMS, VASSCM), they shall follow the provisions in Clause 3 Article 52dd of Circular No. 38/2015/TT-BTC dated March 25, 2015 as amended and supplemented by Clause 32 Article 1 of Circular No. 39/2018/TT-BTC dated April 20, 2018 of the Minister of Finance;

...

...

...

b) After the IT systems resume normal operation, customs officers supervising warehouses, yards, and ports shall coordinate with port and warehouse operators to compile statistics on shipments confirmed to have passed through the customs supervision area during the period specified above. This serves as a basis for reconciliation, review, and urging of the port and warehouse operators to update and supplement the information on goods entering and exiting the customs supervision area in accordance with regulations.

c) Regional Customs Sub-departments shall instruct customs control forces to strengthen patrol, inspection, and supervision activities to promptly detect and prevent violations.

...

...

...

To avoid disruption to business activitiesand customs procedures of the customs units undergoing mergers, the Customs Department shall, for the time being, maintain the current customs unit codes and customs clearance locations to continue customs procedures and handle outstanding tasks.

In the coming period, the Customs Department plans to deactivate the codes of the merged units. To facilitate customs management after code deactivation, customs units are requested to guide enterprises as follows:

...

...

...

b) For processing enterprises, export manufacturers, and enterprises operating in export processing zones (EPZs) currently under the management of the former Customs Sub-department, if there are any changes to information related to manufacturing sites, processing contracts, or final settlement reports, such changes shall be notified using the code of the former Customs Sub-department.In cases where enterprises enter into new processing contracts and store raw materials, supplies, or finished products outside the manufacturing site, they must notify the customs authority of such contracts and storage locations using the customs code of the industrial park (IP), EPZ, or high-tech park.

c) For customs declarations registered at customs units undergoing mergers but whose customs procedures have not yet been completed and whose declarations are still pending in the system (including cases involving on-site storage, goods release, C/O verification, unresolved issues awaiting guidance, etc.), the successor customs units shall proactively review, urge customs declarants to submit additional customs documents, and complete the related procedures in accordance with regulations.

...

...

...

4. Regarding customs operational stamp templates

The customs operational stamp templates and regulations on the management and use of customs operational stamps under Decision No. 1200/2001/QD-TCHQ dated November 23, 2001 of the Director General of the General Department of Customs shall continue to be implemented until any replacing, amending, or supplementing instructions are issued.

...

...

...

PP. DIRECTOR
DEPUTY DIRECTOR




Au Anh Tuan

...

...

...