|
Kính gửi: Tỉnh
ủy, Thành ủy, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
|
Để phục vụ triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày
22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học công nghệ, đổi mới,
sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia (Nghị quyết số 57); Nghị quyết số 03/NQ-CP
ngày 09/01/2025 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị
quyết số 57; căn cứ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các danh mục
bí mật nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành, Bộ Công an hướng dẫn thực hiện
số hóa tài liệu bí mật nhà nước, như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Bảo đảm an toàn, phòng ngừa lộ, mất bí mật nhà nước
khi thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước dưới dạng điện tử.
- Thực hiện thống nhất, đồng bộ việc số hóa tài liệu
bí mật nhà nước trong cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị.
- Nâng cao kỹ năng, năng lực của cán bộ, công chức,
viên chức trong giải quyết, xử lý tài liệu bí mật nhà nước khi thực hiện số
hóa.
2. Yêu cầu
- Việc số hóa tài liệu bí mật nhà nước bảo đảm tuân
thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật về cơ yếu, pháp
luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan và theo hướng dẫn tại văn bản này.
- Đổi mới tư duy, tạo môi trường làm việc năng động,
sáng tạo, hiệu quả; phát triển hạ tầng số trên nguyên tắc “hiện đại, đồng bộ,
an ninh, an toàn, hiệu quả, tránh lãng phí” nhằm khai thác tối đa tiềm năng của
dữ liệu, thúc đẩy phát triển nhanh cơ sở dữ liệu lớn, công nghiệp dữ liệu, kinh
tế dữ liệu.
- Không thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước độ
Tuyệt mật. Tài liệu bí mật nhà nước độ Tối mật, Mật được số hóa trên phương tiện,
thiết bị viễn thông, mạng máy tính phải được mã hóa theo quy định pháp luật về
cơ yếu.
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Hướng dẫn này áp dụng đối với Tỉnh ủy, Thành ủy,
UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị - xã hội thuộc Tỉnh ủy, Thành ủy các tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương; các cơ quan, tổ chức trực thuộc UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương có liên quan đến việc thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước.
III. NỘI DUNG HƯỚNG DẪN
1. Phân loại tài liệu bí mật
nhà nước để thực hiện số hóa
1.1. Phân loại tài liệu lưu trữ
a) Rà soát, phân loại tài liệu bí mật nhà nước độ
Tuyệt mật đang lưu giữ trong từng hồ sơ để tách riêng, không thực hiện số hóa;
b) Sắp xếp, lựa chọn tài liệu bí mật nhà nước độ Tối
mật, Mật cần số hóa theo hồ sơ đang lưu trữ;
c) Tài liệu bí mật nhà nước được xác định, đóng dấu
Tối mật, Mật nếu đến thời điểm số hóa mà hết thời hạn bảo vệ là 20 năm (đối với
tài liệu Tối mật), 10 năm (đối với tài liệu Mật) tính từ ngày ban hành nhưng
không được cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước gia hạn thời hạn bảo vệ
thì thuộc trường hợp đương nhiên giải mật theo quy định tại Điều
22 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và được số hoá theo tài liệu không chứa bí mật
nhà nước;
d) Tài liệu bí mật nhà nước được xác định, đóng dấu
độ Tối mật, Mật đã kết thúc trước 20 năm đối với tài liệu Tối mật, 10 năm đối với
tài liệu Mật và thời gian kết thúc được thể hiện trên dấu “Thời hạn bảo vệ bí mật
nhà nước” thì được số hóa theo tài liệu không chứa bí mật nhà nước;
đ) Tài liệu bí mật nhà nước được xác định, đóng dấu
độ Tối mật, Mật nhưng không còn thuộc danh mục bí mật nhà nước hiện hành (Phụ lục
1 và Phụ lục 2) thì được số hóa theo tài liệu không chứa bí mật nhà nước. Trước
khi số hóa phải đóng dấu “Giải mật” theo quy định;
e) Tài liệu bí mật nhà nước đã được giải mật bằng
quyết định giải mật của người có thẩm quyền theo quy định tại Điều
22 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước thì được số hóa theo tài liệu không chứa bí
mật nhà nước. Trước khi số hóa phải đóng dấu “Giải mật” theo quy định;
g) Tài liệu bí mật nhà nước do Lưu trữ lịch sử lưu
trữ, nếu không xác định được cơ quan xác định bí mật nhà nước thì Lưu trữ lịch
sử quyết định việc giải mật theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trước khi số
hóa phải đóng dấu “Giải mật” theo quy định;
h) Việc bàn giao tài liệu bí mật nhà nước giữa người
trực tiếp quản lý, lưu giữ với người thực hiện nhiệm vụ số hóa được thực hiện
khi mang tài liệu bí mật nhà nước ra khỏi kho lưu trữ, khi số hóa xong và mang
trả lại kho lưu trữ. Khi bàn giao phải đối chiếu về số lượng tài liệu, số lượng
trang trong từng tài liệu; kiểm tra về sự nguyên vẹn của tài liệu; việc bàn
giao được lập thành biên bản kèm theo danh mục tài liệu (danh mục tài liệu gồm
các thông tin cơ bản như: số tài liệu, số tờ, số trang, độ mật).
1.2. Phân loại và xác định tài bí mật nhà nước đối
với văn bản điện tử
a) Người soạn thảo, tạo ra văn bản điện tử căn cứ
vào danh mục bí mật nhà nước thuộc các ngành, lĩnh vực được phân loại theo Phụ
lục 1, Phụ lục 2 kèm theo Công văn này đề xuất người đứng đầu hoặc cấp phó được
ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức về độ mật của bí mật nhà nước, nơi
nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu
bí mật nhà nước tại Tờ trình hoặc Phiếu trình duyệt ký văn bản. Căn cứ đề xuất
độ mật phải nêu rõ thuộc điều, khoản, điểm của quyết định danh mục bí mật nhà
nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành;
b) Nội dung Phụ lục 1, Phụ lục 2 được xây dựng căn
cứ vào danh mục bí mật nhà nước hiện hành theo quyết định của Thủ tướng Chính
phủ; các cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa cần cập nhật thường xuyên các danh mục
mới khi được thay thế;
c) Người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xác định, quyết định độ mật của
bí mật nhà nước;
d) Trường hợp các văn bản điện tử có tính chất lặp
đi lặp lại và có cùng một độ mật thì người có thẩm quyền quy định tại điểm c mục
1.2 văn bản này xác định độ mật một lần cho loại văn bản đó;
đ) Trên cơ sở quyết định độ mật của người có thẩm
quyền nêu tại điểm c của mục này, người soạn thảo tạo dấu chỉ độ mật trên văn bản
theo quy định;
e) Tài liệu bí mật nhà nước được xác định, đóng dấu
độ Tối mật, Mật nhưng có thời hạn kết thúc trước 20 năm đối với tài liệu Tối mật,
10 năm đối với tài liệu Mật thì cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước tạo dấu
“Thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước” trực tiếp trên tài liệu theo quy định tại
Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu
mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Khi tạo dấu “Thời hạn bảo vệ
bí mật nhà nước”, cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước phải thể hiện rõ thời
gian được bảo vệ trên tài liệu. Ví dụ thời hạn bảo vệ từ ngày 07 tháng 4 năm
2025 đến ngày 25 tháng 4 năm 2025;
g) Dự thảo văn bản điện tử có nội dung bí mật nhà
nước khi gửi lấy ý kiến trên môi trường điện tử phải được mã hóa theo quy định
của pháp luật về cơ yếu và có văn bản yêu cầu nơi nhận có trách nhiệm bảo vệ nội
dung dự thảo, bảo đảm không để xảy ra lộ, mất.
2. Điều kiện đảm bảo và quy
trình số hóa
2.1. Phương tiện, thiết bị, phần mềm để thực
hiện số hóa, lưu trữ tài liệu bí mật nhà nước phải được mã hóa đến độ Tối mật
theo quy định pháp luật về cơ yếu.
2.2. Quy trình số hóa tài liệu bí mật nhà nước
tại văn thư cơ quan, Lưu trữ Lịch sử Đảng của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị - xã hội thực hiện theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018 của
Văn phòng Trung ương Đảng.
2.3. Quy trình số hóa tài liệu bí mật nhà nước
trong lưu trữ của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện
theo hướng dẫn tại văn bản số 851/BNV-CVT<NN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ
về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống
chính trị.
2.4. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện
số hóa thường xuyên cập nhật văn bản hướng dẫn quy trình số hóa tài liệu của cơ
quan có thẩm quyền để thực hiện thống nhất, bảo đảm đúng quy định.
2.5. Trường hợp thuê khoán số hóa tài liệu
bí mật nhà nước thì trong hợp đồng thuê khoán phải có điều, khoản quy định
trách nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước của bên được thuê khoán; người được thuê
khoán phải cam kết bảo vệ bí mật nhà nước đã tiếp cận trong quá trình thực hiện
số hóa (bằng văn bản); quá trình thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước,
không được mang theo thiết bị có chức năng chụp ảnh, ghi hình, ghi âm vào khu vực
số hoá, nếu vi phạm, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định pháp
luật. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuê khoán phải có biện pháp quản lý chặt
chẽ người được thuê khoán số hóa tài liệu, bảo đảm không để xảy ra lộ, mất bí mật
nhà nước.
3. Việc khai thác tài liệu
bí mật nhà nước số hóa được thực hiện tương tự như khai thác tài liệu bí mật
nhà nước là bản giấy, cụ thể:
3.1. Việc khai thác tài liệu bí mật nhà nước
được số hóa trong nội bộ cơ quan, tổ chức phục vụ thực hiện nhiệm vụ có liên
quan trực tiếp đến tài liệu bí mật nhà nước thì căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
3.2. Việc khai thác tài liệu bí mật nhà nước
được số hóa trong trường hợp cung cấp cho cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan, đơn vị
quản lý tài liệu thì thẩm quyền, trình tự, thủ tục cung cấp, chuyển giao bí mật
nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 15, Điều 16 Luật
Bảo vệ bí mật nhà nước.
3.3. Tài liệu bí mật nhà nước được số hóa
khi in ra giấy phải đóng dấu “Bản sao bí mật nhà nước”, dấu “Bản sao số” và có
chữ ký của người có thẩm quyền cho phép sao theo quy định tại Điều
11 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Bảo đảm an ninh, an toàn bí
mật nhà nước trong quá trình số hóa
4.1. Người mang tài liệu bí mật nhà nước ra
khỏi nơi lưu giữ phục vụ số hóa phải được người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy
quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước cho
phép.
4.2. Trong quá trình mang tài liệu bí mật
nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ số hóa phải có biện pháp bảo quản, bảo đảm
an toàn. Trong thời gian mang tài liệu bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục
vụ số hóa nếu phát hiện bí mật nhà nước bị lộ, bị mất, người mang tài liệu phải
báo cáo ngay người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý để có biện pháp
xử lý và khắc phục hậu quả.
4.3. Trang thiết bị phục vụ số hóa phải được
kiểm tra an ninh, an toàn trước khi thực hiện số hóa; khi truyền đưa, lưu giữ
trên phương tiện thông tin, viễn thông, mạng máy tính, mạng viễn thông phải được
mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
4.4. Địa điểm số hóa phải được bố trí tại
nơi bảo đảm an toàn (được trang bị hệ thống phòng cháy, chữa cháy; hệ thống
camera giám sát; hệ thống cửa ra, vào bảo đảm kiên cố, có khóa bảo vệ...) do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa quy định.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Đề nghị Tỉnh ủy, Thành ủy, Ủy ban nhân
dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ nội dung văn bản này quán
triệt, triển khai, thực hiện đến toàn thể cơ quan, tổ chức, cán bộ, đảng viên
thuộc phạm vi quản lý, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm
nhiệm vụ số hóa.
2. Đề nghị đồng chí Bí thư Tỉnh ủy, Thành ủy;
đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
trang bị cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị; nguồn nhân lực và kinh phí phục
vụ số hóa tài liệu bí mật nhà nước theo quy định về ngân sách; đồng thời có
trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện và xử lý vi phạm theo
thẩm quyền trong quá trình số hóa.
3. Việc số hóa tài liệu bí mật nhà nước phải
tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, không để xảy
ra lộ, mất bí mật nhà nước. Trường hợp phát hiện tài liệu bí mật nhà nước bị lộ,
mất thì cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trao đổi với cơ quan Công an để phối
hợp xử lý theo quy định.
Trong quá trình tổ chức, thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc, đề nghị quý cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Công an để được hướng
dẫn./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Đ/c Bộ trưởng Lương Tam Quang (để báo cáo);
- Văn phòng Trung ương Đảng (để phối hợp);
- Các đồng chí Thứ trưởng (để phối hợp chỉ đạo);
- V01, C06;
- Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Lưu: VT, ANCTNB(P2).
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trung tướng Phạm Thế Tùng
|