Kính
gửi: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Để tiếp tục thực hiện có hiệu
quả các nhiệm vụ nêu tại Văn bản số 414/BNV- VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ
về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức
bộ máy của hệ thống chính trị, bảo đảm hoạt động quản lý, điều hành được thông
suốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, cơ quan, tổ chức được liên tục, hạn chế
nguy cơ thất thoát tài liệu lưu trữ trong quá trình thực hiện Kết luận số
137KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức
lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa
phương 2 cấp, Bộ Nội vụ đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương kịp thời chỉ đạo tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:
1. Ưu tiên nguồn lực của địa
phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện
trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại, trong đó tập
trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt
động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức.
2. Việc số hóa các tài liệu
khác do Chủ tịch UBND các cấp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định theo
thẩm quyền quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, cơ quan,
tổ chức.
3. Việc số hóa tài liệu lưu trữ
cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan và
hướng dẫn nghiệp vụ tại Phụ lục kèm theo văn bản này.
Trong quá trình thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc đề nghị kịp thời phản ánh về Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước) để được hướng dẫn./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- PTTg. Nguyễn Hòa Bình (để báo cáo);
- Bộ trưởng;
- Các đồng chí Thứ trưởng;
- Đảng ủy Bộ Nội vụ;
- Các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Nội vụ;
- Lưu: VT, Cục VTLTNN.
|
BỘ TRƯỞNG
Phạm Thị Thanh Trà
|
PHỤ LỤC
HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Văn bản số 851/BNV-CVT<NN ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Bộ Nội
vụ)
I. CHUẨN
BỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỂ SỐ HÓA
1. Số hóa tài liệu lưu trữ đáp ứng
yêu cầu phục vụ sử dụng và phát huy giá trị tài liệu; bảo quản lâu dài, hạn chế
tối đa việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu lưu trữ gốc; tạo lập tài liệu dự
phòng cho tài liệu lưu trữ gốc và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
2. Trong trường hợp cấp bách, số
hóa tài liệu lưu trữ để bảo đảm hoạt động quản lý điều hành được thông suốt,
đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, cơ quan, tổ chức được liên tục, hạn chế nguy
cơ thất thoát tài liệu lưu trữ.
3. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
quản lý tài liệu phải thực hiện chỉnh lý và phân loại tài liệu theo cấp độ Mật
trước khi thực hiện số hóa; phân loại theo mục đích sử dụng. Xác định tài liệu
cần số hóa theo thành phần hồ sơ cụ thể; không số hóa trùng, thừa gây lãng phí
nguồn lực.
4. Bảo đảm an toàn tài liệu
trong quá trình số hóa
a) Không ảnh hưởng đến hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ được số
hóa.
b) Không làm xáo trộn trật tự sắp
xếp tài liệu trong phòng, kho lưu trữ; trật tự sắp xếp hồ sơ trong từng hộp, cặp;
trật tự sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ.
c) Trật tự sắp xếp tài liệu số
hóa trong Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số thống nhất với trật tự sắp xếp
tài liệu lưu trữ được số hóa trong kho lưu trữ.
d) Thông tin trong tài liệu lưu
trữ số hóa phải đầy đủ và chính xác như thông tin trong tài liệu lưu trữ được số
hóa.
đ) Không số hóa tài liệu có
tình trạng vật lý quá kém, bết dính nặng, rách nát, mờ chữ hoặc hư hỏng khác ảnh
hưởng đến mức độ đầy đủ, tính chính xác của nội dung tài liệu. Những tài liệu
này được xử lý nghiệp vụ trước khi thực hiện số hóa.
e) Tài liệu lưu trữ số hóa được
bảo quản an toàn trong Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số và sẵn sàng phục vụ
nhu cầu sử dụng.
5. Chuẩn bị các nguồn lực để số
hóa tài liệu lưu trữ
a) Nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ số hóa.
b) Địa điểm số hoá đáp ứng yêu
cầu bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn thông tin trong quá trình số hoá.
c) Phương tiện vận chuyển tài
liệu lưu trữ từ phòng, kho bảo quản đến địa điểm thực hiện số hóa.
d) Các giải pháp bảo đảm an
toàn tài liệu trong quá trình số hóa.
đ) Hạ tầng công nghệ thông tin
(máy chủ, lưu trữ, thiết bị mạng, bảo mật…), đường truyền có kênh truyền, thiết
bị bảo mật phù hợp theo quy định; giải pháp, phương tiện, kỹ thuật ký số theo
quy định pháp luật về cơ yếu và pháp luật về lưu trữ.
e) Phần mềm thực hiện số hóa,
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số đáp ứng yêu cầu số hoá và quản lý tài liệu
lưu trữ được số hoá.
II. BẢO ĐẢM
AN TOÀN TÀI LIỆU, AN TOÀN THÔNG TIN TRONG QUÁ TRÌNH SỐ HÓA
1. Quy trình xuất tài liệu ra
khỏi phòng, kho để số hóa và hoàn trả tài liệu lại phòng, kho sau khi số hóa là
quy trình khép kín, được người có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ phê duyệt
trước khi thực hiện số hóa.
Trường hợp tài liệu cần số hoá
được bảo quản phân tán ở các địa điểm khác nhau (tủ hồ sơ, phòng làm việc
riêng) cần bố trí một địa điểm độc lập để thực hiện số hoá và hoàn trả tài liệu
về địa điểm bảo quản trước khi số hoá.
2. Trang thiết bị thực hiện số
hóa
a) Trang thiết bị công nghệ
thông tin sử dụng trong quá trình số hóa phải được cơ quan chức năng kiểm tra
an ninh, an toàn thông tin trước khi thực hiện số hóa và bảo đảm hủy toàn bộ dữ
liệu trước khi vận chuyển ra khỏi địa điểm số hóa.
b) Phần mềm số hóa phải có đầy
đủ các lớp bảo mật như bảo mật lớp người dùng, các tài khoản quản trị bắt buộc
truy cập hai cấp, đồng thời có phân quyền và phân cấp trong từng vai trò và chức
năng với từng mô đun của phần mềm; được cài đặt vào thiết bị công nghệ thông
tin và kiểm tra trước khi thực hiện số hóa.
c) Thực hiện giải pháp sao lưu
dự phòng sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu đề phòng
rủi ro, thất thoát dữ liệu.
d) Thực hiện các giải pháp khác
bảo đảm an toàn thông tin mạng, bảo vệ, bảo mật dữ liệu số hoá theo quy định.
3. Địa điểm số hóa
a) Đáp ứng các yêu cầu: bàn, ghế,
ánh sáng, điều hòa không khí (hạn chế sử dụng quạt vì có thể làm bay hồ sơ, tài
liệu); ưu tiên bố trí tại các phòng rộng, có đủ diện tích, không có nguy cơ bị
ngập nước, không bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết như mưa, bão, độ ẩm cao…
b) Hệ thống camera giám sát được
lắp đặt bảo đảm ghi lại, lưu trữ, có khả năng trích xuất toàn bộ hoạt động diễn
ra trong suốt thời gian thực hiện số hóa tại địa điểm số hóa, các lối ra, vào
và khu vực liên quan 24/7.
c) Bảo đảm hệ thống phòng cháy,
chữa cháy tại địa điểm thực hiện số hóa đang hoạt động tốt, tuân thủ quy định về
phòng cháy, chữa cháy.
4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực
hiện số hóa phải có cam kết bằng văn bản về việc không lộ lọt thông tin, tài liệu,
dữ liệu liên quan trong quá trình thực hiện số hóa.
5. Người trực tiếp thực hiện số
hóa phải bảo đảm:
a) Sử dụng trang phục bảo hộ và
găng tay để bảo đảm an toàn tài liệu.
b) Xuất trình giấy tờ tùy thân
khi ra, vào địa điểm số hóa.
c) Cấm hút thuốc, sử dụng lửa
và chất lỏng dễ cháy tại địa điểm số hóa.
d) Cấm mang thức ăn, nước uống,
chất kích thích vào địa điểm số hóa.
đ) Cấm mang đồ dùng cá nhân
(thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi, chụp hình, phát sóng và các
đồ dùng cá nhân khác) vào địa điểm số hóa.
e) Không tự ý mang tài liệu số
hóa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị lưu trữ ra khỏi địa điểm số hóa.
g) Tắt thiết bị điện, khóa và
niêm phong các cửa ra, vào địa điểm số hóa khi người cuối cùng rời khỏi địa điểm
số hóa.
III. YÊU
CẦU KỸ THUẬT CỦA TÀI LIỆU SỐ HOÁ
1. Yêu cầu chung
a) Tỷ lệ số hóa: 100%; trường hợp
cần phóng to, thu nhỏ phải bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác, tỷ lệ tương ứng
với tài liệu lưu trữ được số hoá.
b) Chất lượng: rõ ràng, trung
thực với bản gốc, đủ sáng để nhận dạng các ký tự và nội dung tài liệu.
c) Được ký số theo quy định của
pháp luật về cơ yếu, pháp luật về an ninh, an toàn thông tin và pháp luật về
lưu trữ.
d) Được đặt tên tệp tin theo
quy định.
Tên tệp tin tối thiểu gồm: mã hồ
sơ và số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm; trường hợp hồ
sơ không tách từng tài liệu khi số hóa, tên tệp tin là mã hồ sơ.
2. Yêu cầu cụ thể
a) Tài liệu lưu trữ số hóa từ
tài liệu lưu trữ giấy
- Định dạng: Portable Document
Format Archival (.pdf/a) hai lớp.
- Màu sắc: ảnh màu, theo màu
tài liệu đáp ứng yêu cầu nhận dạng thông tin (text, sinh trắc…) trên dữ liệu số
hóa; độ sâu màu tối thiểu 24 bit.
- Độ phân giải tối thiểu: 200
dpi trở lên đối với tài liệu hành chính, 300 dpi trở lên đối với tài liệu bản đồ,
bản vẽ.
b) Tài liệu lưu trữ số hóa từ
tài liệu lưu trữ ảnh (dương bản) hoặc phim (âm bản)
- Định dạng: JPEG, PDF; trường
hợp cần thiết có thể lưu trữ bổ sung theo định dạng TIFF, PNG.
- Màu sắc: theo màu tài liệu gốc.
- Độ phân giải tối thiểu: 200
dpi.
c) Tài liệu lưu trữ số hóa từ
tài liệu lưu trữ ghi âm và ghi hình (video)
- Định dạng: MPEG-4, .AVI,
.WMA; trường hợp cần thiết có thể lưu trữ bổ sung theo định dạng .WAV (không
nén).
- Bit rate tối thiểu: 1500
kbps.
- Màu sắc: theo màu tài liệu gốc.
d) Tài liệu lưu trữ số hóa từ
tài liệu lưu trữ ghi âm
- Định dạng: MP3, wma.
- Bit rate tối thiểu: 128kbps.
IV. CẤU
TRÚC DỮ LIỆU HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ HÓA
1. Các trường thông tin cơ bản
của tài liệu lưu trữ số hóa
a) Trường thông tin cơ bản của
phông lưu trữ gồm: mã phông lưu trữ; tên phông; trạng thái (đóng, mở); lịch sử
đơn vị hình thành phông; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu (nếu có); phương
án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu (nếu có); ngôn ngữ; chế độ dự phòng
(nếu có); ghi chú.
b) Trường thông tin cơ bản của
hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận
(chế độ sử dụng); ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa (nếu
có); tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (nếu có); số lượng trang; tình
trạng vật lý (nếu có); ký hiệu thông tin (nếu có); mức độ tin cậy (nếu có); mã
hồ sơ gốc giấy (nếu có); chế độ dự phòng; tình trạng dự phòng (nếu có); ghi
chú.
c) Trường thông tin cơ bản của
tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; tên loại tài
liệu; số của tài liệu (nếu có); ký hiệu của tài liệu (nếu có); ngày tháng năm
ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội
dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (nếu có); ký hiệu thông tin (nếu
có); từ khóa (nếu có); mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng); mức độ tin cậy (nếu
có); bút tích (nếu có); tình trạng vật lý (nếu có); chế độ dự phòng; tình trạng
dự phòng (nếu có); tệp tin tài liệu (nếu có); ghi chú.
d) Trường thông tin mô tả tài
liệu lưu trữ phim/ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm c mục này): mã lưu trữ
tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc/dương bản); số lưu trữ (đặc
thù); ký hiệu thông tin (nếu có); tên sự kiện; tiêu đề phim/ảnh; tác giả; địa
điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim/ảnh; tài liệu đi kèm (nếu có); mức
độ tiếp cận (chế độ sử dụng); tình trạng vật lý (nếu có); chế độ dự phòng; tình
trạng dự phòng (nếu có); tệp tin tài liệu (nếu có); ghi chú.
đ) Trường thông tin mô tả tài
liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm c mục này): mã
lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh/video); số lưu trữ (đặc
thù); ký hiệu thông tin (nếu có); tên sự kiện; tiêu đề âm thanh/video; tác giả;
địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm (nếu có); mức độ tiếp
cận (chế độ sử dụng); chất lượng âm thanh/video; tình trạng vật lý (nếu có); chế
độ dự phòng; tình trạng dự phòng (nếu có); tệp tin tài liệu (nếu có); ghi chú.
2. Cấu trúc gói tin của hồ
sơ lưu trữ số hóa
Cấu trúc dữ liệu hồ sơ lưu trữ
số hóa thực hiện theo cấu trúc gói tin hồ sơ AIP_hoso quy định tại Phụ lục IV
ban hành kèm theo Công văn số 903/VTLTNN- QLII ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
V. CÁC BƯỚC
SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Số hóa tài liệu lưu trữ
giấy
1.1. Khảo sát đánh giá tổng thể
và bàn giao tài liệu lưu trữ để số hóa
a) Khảo sát, lựa chọn, thống kê
tài liệu lưu trữ, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập dữ liệu chủ của tài
liệu lưu trữ chuẩn bị số hóa.
Cơ quan, tổ chức thực hiện số
hóa phải khảo sát thực trạng, xác định vị trí các phông lưu trữ, khối tài liệu
lưu trữ cần đưa ra khỏi kho để số hóa; lập phương án và kế hoạch thực hiện số
hóa; xây dựng phương án phục vụ khai thác nhằm bảo đảm đầy đủ và kịp thời khối
lượng tài liệu của từng phông đưa ra số hóa; đánh giá thực trạng dữ liệu chủ của
tài liệu đưa ra số hóa.
b) Lấy hồ sơ, tài liệu từ trên
giá xuống chuyển đến nơi bàn giao tài liệu.
Khu vực bàn giao tài liệu cần
được bố trí có đủ diện tích để kiểm đếm trước khi bàn giao tài liệu. Khi lấy hồ
sơ phải bảo đảm trật tự sắp xếp các cặp, hộp, hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ, đồng
thời chú ý không làm hư hại tài liệu.
c) Giao tài liệu lưu trữ cho bộ
phận thực hiện số hóa
Việc giao tài liệu lưu trữ được
thực hiện bằng cách kiểm đếm số lượng từng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu và kiểm tra
tình trạng vật lý của tài liệu. Trường hợp cần thiết chụp ảnh hiện trạng hồ sơ,
tài liệu.
Việc giao tài liệu được lập
thành biên bản, lưu hồ sơ làm căn cứ để nhận lại tài liệu sau khi số hóa. Số lượng
hộp, hồ sơ, tờ tài liệu bộ phận số hóa đã nhận sẽ được đối chiếu khi bàn giao
tài liệu sau khi số hóa cho kho lưu trữ.
d) Vận chuyển tài liệu từ kho bảo
quản đến nơi số hóa
Việc vận chuyển tài liệu từ kho
đến nơi số hóa bằng phương tiện bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn phòng cháy chữa
cháy, bảo đảm không có xáo trộn vị trí sắp xếp tài liệu.
1.2. Vệ sinh tài liệu
a) Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài
liệu bằng cách dùng các loại chổi lông phù hợp để quét, chải bụi bẩn trên hộp
tài liệu, sau đó đến từng hồ sơ.
b) Khi vệ sinh tài liệu không
được làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp cũng như các hồ sơ hay các tập
tài liệu; không làm hư hại tài liệu.
1.3. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ
liệu (nếu có)
a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn
chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.
b) Thực hiện chuẩn hóa và chuyển
đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn, gồm các nội dung: chuẩn hóa định dạng tệp
tin tài liệu, chuẩn hóa định dạng dữ liệu chủ, chuyển đổi mã ký tự của tài liệu
và dữ liệu chủ, chuyển đổi cấu trúc dữ liệu chủ, đóng gói tài liệu số hóa.
c) Thực hiện sửa lỗi theo báo
cáo kết quả kiểm tra.
d) Bàn giao dữ liệu chủ của tài
liệu lưu trữ gốc cho bộ phận thực hiện số hóa.
1.4. Số hóa tài liệu
a) Bóc tách, làm phẳng tài liệu.
b) Kiểm tra đối chiếu tài liệu
với danh mục, dữ liệu chủ (nếu có).
c) Thực hiện số hóa
Đưa tài liệu vào máy quét hoặc
thiết bị chụp ảnh hoặc thiết bị khác phù hợp và thiết lập các thông số kỹ thuật
đầu ra cho tài liệu số hóa: định dạng tệp tin, độ phân giải, chế độ nén ảnh, thể
thức, hình thức, kỹ thuật trình bày bản số hóa, vị trí lưu tệp tin ảnh quét và
cách thức đặt tên tệp tin ảnh quét.
Sau khi quét, chụp cần kiểm tra
chất lượng ảnh quét, chụp và so sánh với tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa
không đạt yêu cầu, hiệu chỉnh cấu hình máy quét, thiết bị chụp ảnh hoặc chuyển
đổi để số hóa lại tài liệu.
d) Tạo lập dữ liệu chủ của tài
liệu số hóa đối với trường hợp chưa có dữ liệu chủ.
đ) Kết nối dữ liệu chủ với tài
liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu chủ với tài liệu số hóa.
e) Trả tài liệu cho đơn vị bảo
quản sau khi số hóa: kiểm đếm số lượng tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu
khi trả lại; ghi lại biên bản và lưu hồ sơ.
g) Vận chuyển tài liệu về kho bảo
quản và sắp xếp lên giá.
1.5. Kiểm tra sản phẩm
a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn
kiểm tra sản phẩm
Tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản
phẩm cần thể hiện rõ các nội dung cần kiểm tra bao gồm lỗi ảnh quét và lỗi biên
mục, có lưu ý cụ thể đối với từng trường hợp sai lỗi phổ biến đã từng hoặc có
nguy cơ cao xảy ra.
Tài liệu hướng dẫn cần được phổ
biến đến từng nhân sự triển khai làm công tác kiểm tra trước khi thực hiện.
b) Thực hiện kiểm tra sản phẩm
theo hướng dẫn; lập báo cáo kiểm tra; thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm
tra.
1.6. Ký số
1.7. Đóng gói tài liệu số hóa
và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa, chuyển dữ liệu chủ và tài liệu lưu trữ số
hóa vào Phần mềm.
1.8. Nghiệm thu và bàn giao sản
phẩm
a) Sao chép sản phẩm vào các
thiết bị lưu trữ
Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao
chép bảo đảm tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin; thể
hiện rõ các yêu cầu khi sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ; thiết bị
lưu trữ cần được kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trước khi đưa vào
sử dụng.
Tiến hành sao chép và bàn giao
sản phẩm dữ liệu số hóa cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý được thực hiện
nhiều lần hoặc một lần sau khi hoàn tất quá trình số hóa; mỗi lần bàn giao sẽ
được lập biên bản xác nhận giữa các bên liên quan.
b) Kiểm tra số lượng, chất lượng
tài liệu số hóa và cấu trúc dữ liệu của tài liệu số hóa, bảo đảm sự kết nối chuẩn
xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu số hóa.
c) Nghiệm thu và bàn giao sản
phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu
Căn cứ trên các biên bản bàn
giao tài liệu, dữ liệu, các tiêu chuẩn nghiệp vụ, kỹ thuật, yêu cầu đầu ra của
sản phẩm, thực hiện nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
2. Số hóa tài liệu lưu trữ ảnh
(dương bản)
2.1. Chuẩn bị ảnh để số hóa
a) Lựa chọn và sắp xếp ảnh, xác
định các bức ảnh cần số hóa và sắp xếp chúng theo thứ tự hoặc chủ đề để thuận
tiện trong quá trình số hóa.
b) Sử dụng các thiết bị, dung dịch
chuyên dụng để loại bỏ bụi bẩn bảo đảm chất lượng ảnh không bị ảnh hưởng trong
quá trình số hoá.
2.2. Quét hoặc chụp lại ảnh
a) Lựa chọn máy quét/chụp
chuyên dụng, có độ phân giải cao để bảo đảm chất lượng hình ảnh tốt nhất.
b) Cài đặt máy quét và máy chụp
theo đúng yêu cầu của sản phẩm đầu ra.
2.3. Xử lý hậu kỳ
a) Xử lý ảnh bằng thiết bị, phần
mềm chuyên dụng.
b) Kiểm tra chất lượng của ảnh
số hóa.
c) Xử lý kỹ thuật khác bảo đảm
tính chính xác, chân thực của tài liệu lưu trữ số hóa với tài liệu lưu trữ gốc.
2.4. Thực hiện các bước công việc
tại các mục 1.3, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8 và điểm d, đ, e, g mục 1.4 của Phụ lục này.
3. Số hóa tài liệu lưu trữ
phim (âm bản)
3.1. Chuẩn bị phim để số hóa
a) Xem xét phim để phát hiện dấu
hiệu hỏng hóc, bụi bẩn, mốc, hoặc vết nứt hoặc tình trạng vật lý khác của phim.
b) Khắc phục các dấu hiệu hư hỏng
nhẹ, xử lý bụi bẩn hoặc xử lý chuyên sâu để bảo đảm chất lượng của tài liệu gốc
được số hóa.
3.2. Quét phim hoặc chụp lại
phim
a) Sử dụng máy quét phim chuyên
dụng hoặc máy chụp phim chuyên dụng để quét hoặc chụp lại phim, bảo đảm chất lượng
quét cao với độ phân giải và màu sắc chính xác.
b) Cài đặt máy quét và máy chụp
theo đúng yêu cầu của sản phẩm đầu ra.
3.3. Xử lý hậu kỳ
a) Xử lý phim âm bản thành
dương bản bằng thiết bị chuyên dụng.
b) Kiểm tra chất lượng của
dương bản.
c) Xử lý kỹ thuật khác bảo đảm
tính chính xác, chân thực của tài liệu lưu trữ số hóa với tài liệu lưu trữ gốc.
3.4. Thực hiện các bước công việc
tại các mục 1.3, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8 và điểm d, đ, e, g mục 1.4 của Phụ lục này.
4. Số hóa tài liệu lưu trữ
ghi âm hoặc ghi âm và ghi hình (video)
4.1. Chuẩn bị tài liệu ghi âm
hoặc video để số hóa
a) Kiểm tra, đánh giá tình trạng
thiết bị ghi âm hoặc video.
b) Sử dụng các thiết bị, dung dịch
chuyên dụng để loại bỏ bụi và cặn bẩn từ đầu đọc hoặc trục băng.
4.2. Chuyển đổi tài liệu ghi âm
hoặc video sang định dạng số
a) Sử dụng thiết bị chuyển đổi
âm thanh, hình ảnh chất lượng cao để chuyển tín hiệu âm thanh từ định dạng vật
lý (Analog) sang định dạng số (Digital).
b) Bảo đảm thiết bị hỗ trợ định
dạng âm thanh, hình ảnh chất lượng cao, giữ nguyên chất lượng âm thanh, hình ảnh
gốc hoặc làm rõ nét hơn so với chất lượng âm thanh, hình ảnh gốc.
4.3. Xử lý hậu kỳ
a) Sử dụng các công cụ chỉnh sửa
chuyên dụng để loại bỏ tiếng ồn, cân bằng âm thanh và chỉnh sửa độ sáng, độ
phân giải.
b) Lưu trữ các tệp ghi âm hoặc
video đã xử lý ở định dạng chất lượng cao.
4.4. Thực hiện các bước công việc
tại các mục 1.3, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8 và điểm d, đ, e, g mục 1.4 của Phụ lục này.
VI. LƯU
TRỮ DỮ LIỆU SỐ HÓA
1. Nguyên tắc
a) Tài liệu lưu trữ số được bảo
quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và được chuyển đổi
theo công nghệ phù hợp.
b) Tài liệu lưu trữ số thường
xuyên được kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập
của tài liệu lưu trữ số và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại,
lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
c) Việc kiểm tra, sao lưu, bảo
đảm an toàn tài liệu lưu trữ được thực hiện đồng bộ với việc kiểm tra, sao lưu,
bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
d) Phương tiện lưu trữ tài liệu
lưu trữ số được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
đ) Bảo đảm khả năng truy cập,
quản lý, tìm kiếm, cập nhật, chia sẻ dữ liệu của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
2. Yêu cầu
a) Tài liệu lưu trữ số được sao
lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập; việc sao lưu
phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
b) Bảo đảm thống nhất quy trình
kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số với kiểm tra, sao lưu, phục hồi
với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
c) Tài liệu lưu trữ số được kiểm
tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
d) Quy trình, thủ tục, cách thức
kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định của
pháp luật về kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
đ) Phần mềm quản lý tài liệu
lưu trữ số phải có đầy đủ thông tin metadata định danh của từng tài liệu được số
hóa để đảm bảo khả năng nhanh chóng tìm kiếm, khai thác tài liệu sau số hóa.