Hướng dẫn đóng dấu văn bản đúng luật (áp dụng với các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục)

Nội dung được đề cập tại Công văn 191/VTLTNN-VP năm 2020 do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.

Hướng dẫn đóng dấu văn bản đúng luật

Theo đó, sử dụng con dấu (các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục) như sau:

Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Hình ảnh minh họa bên trên là phần văn bản (kế hoạch) kèm theo văn bản chính là Quyết định của Thủ tướng, con dấu được đóng lên phần đầu văn bản và trùm lên 1 phần tên cơ quan ban hành

>> Xem thêm: Cách ký tên, đóng dấu đúng luật vào văn bản

Một số quy định về quản lý, sử dụng con dấu theo Nghị định 30

Tại Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định về quản lý, sử dụng con dấu như sau:

**Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

- Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

**Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

- Sử dụng con dấu:

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

+ Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

- Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Một số quy định khác liên quan đến con dấu theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

…

Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

...2. Yêu cầu

...e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

...

Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư

...3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

...đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.