Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo Luật Lưu trữ 2024

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo Luật Lưu trữ 2024 (Hình từ Internet)

Luật Lưu trữ 2024 được Quốc hội khóa XV, kỳ họp thứ 7 thông qua vào ngày 21/6/2024.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo Luật Lưu trữ 2024

Theo Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu như sau:

(1) Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.

(2) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.

(3) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại (2) mục này.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

(4) Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.

(5) Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ.

(6) Căn cứ quy định tại (2), (3) và (5) mục này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.

(7) Căn cứ quy định tại (5) và (6) mục này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu.

Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024

Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ theo Điều 17 Luật Lưu trữ 2024 như sau:

- Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật Lưu trữ 2024.

- Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.

- Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 17 Luật Lưu trữ 2024.

Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.

- Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau:

+ Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;

+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;

+ Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;

+ Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ 2024; đối với hồ sơ, tài liệu điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 36 Luật Lưu trữ 2024.

- Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

- Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.

Xem thêm tại Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

Luật Lưu trữ 2011 hết hiệu lực kể từ ngày Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1, khoản 5 và khoản 6 Điều 65 Luật Lưu trữ 2024.