Đề xuất quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ

Đề xuất quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ (Hình từ internet)

Đề xuất quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ

Cụ thể, dự thảo Nghị định đã đề xuất quy định chi tiết các nội dung sau:

Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ chuyên dụng (bao gồm kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và kho lưu trữ số); lưu trữ dự phòng; tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử; điều kiện đối với tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ và trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

Dưới đây là đơn cử một vài quy định cụ thể đang được đề xuất:

(1) Xác định dữ liệu chủ

- Dữ liệu chủ của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam bảo đảm đồng nhất với dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ và thống nhất với cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam

- Dữ liệu chủ của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn lưu trữ, mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng), ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, từ khóa, tổng số tài liệu trong hồ sơ, số lượng tờ (nếu có), số lượng trang, tình trạng vật lý (nếu có), ký hiệu thông tin (nếu có), mức độ tin cậy, mã hồ sơ gốc giấy (nếu có), chế độ lập bản sao dự phòng, tình trạng lập bản sao dự phòng, ghi chú.

 - Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu, mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, tên loại tài liệu, số của tài liệu, ký hiệu của tài liệu, ngày tháng năm, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành, trích yếu nội dung, ngôn ngữ, số lượng trang, số lượng tờ (nếu có), ký hiệu thông tin, từ khóa, mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng), mức độ tin cậy, bút tích (nếu có), tình trạng vật lý (nếu có), quy trình xử lý (nếu có), chế độ lập bản sao dự phòng, tình trạng lập bản sao dự phòng, ghi chú.

- Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ phim/ảnh: mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, phân loại (âm bản/ảnh), số lưu trữ (đặc thù), ký hiệu thông tin (nếu có), tên sự kiện, tiêu đề phim/ảnh, tác giả, địa điểm chụp, thời gian chụp, màu sắc, cỡ phim/ảnh, tài liệu đi kèm (nếu có), mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng), tình trạng vật lý (nếu có), chế độ lập bản sao dự phòng, tình trạng lập bản sao dự phòng, ghi chú.

- Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình: mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, phân loại (âm thanh/video), số lưu trữ (đặc thù), ký hiệu thông tin (nếu có), tên sự kiện, tiêu đề phim/âm thanh, tác giả, địa điểm, thời gian, ngôn ngữ, thời lượng, tài liệu đi kèm (nếu có), mức độ tiếp cận (chế độ sử dụng), chất lượng, tình trạng vật lý (nếu có), chế độ lập bản sao dự phòng, tình trạng lập bản sao dự phòng, ghi chú.

(2) Khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được xây dựng phục vụ việc khai thác, sử dụng chung đáp ứng hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và đáp ứng nhu cầu thông tin tài liệu lưu trữ của công dân.

- Đối tượng khai thác

+ Các cơ quan quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ khai thác, sử dụng dữ liệu tài liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam phục vụ các hoạt động quản lý nhà nước theo thẩm quyền.

+ Cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép khai thác và sử dụng thông tin của mình theo quy định pháp luật về quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu của cơ quan nhà nước và bảo vệ thông tin cá nhân, dữ liệu cá nhân.

+ Cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện khai thác và sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy chế do chủ quản cơ sở dữ liệu ban hành.

- Hình thức khai thác và sử dụng dữ liệu

+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có dữ liệu trong Hệ thống hoặc tích hợp dữ liệu vào Hệ thống có quyền đọc và trích xuất thông tin của mình trong Hệ thống.

+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có khai thác, sử dụng dữ liệu khác trong Hệ thống bằng hình thức gửi yêu cầu đến Chủ quản cơ sở dữ liệu hoặc đơn vị quản trị Hệ thống theo hình thức cung cấp thông tin từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

(3) Điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

- Đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ số quy định tại Luật Lưu trữ 2024.

- Có Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác đáp ứng quy định tại Chương III dự thảo Nghị định này.

- Có ít nhất 03 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ trình độ đại học trở lên ngành hóa học (01 người), lưu trữ học (01 người) và phòng cháy chữa cháy (01 người).

Dự kiến nếu được thông qua, dự thảo Nghị định sẽ có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

 Xem thêm nội dung tại dự thảo Nghị định.