|
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
191/VTLTNN-VP
V/v
thực hiện một số nội dung theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
|
Hà Nội, ngày 24 tháng 3 năm 2020
|
Kính gửi: Các đơn vị chức năng
và sự nghiệp thuộc Cục.
Để triển
khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các đơn vị
thực hiện một số nội dung như sau:
I. MỘT SỐ
QUY ĐỊNH MỚI
1. 29 loại
văn bản hành chính
Bỏ bản cam
kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ và thêm phiếu báo.
2. Số
trang văn bản
Đặt canh
giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
3. Căn cứ
ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định)
Trình bày
bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần
tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối
dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
4. Sử dụng
con dấu (các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục)
Dấu được
đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
5. Chữ ký
số của cơ quan, tổ chức
Hình ảnh,
vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu,
định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của
người có thẩm quyền về bên trái (Chỉ hiển thị hình ảnh con dấu, không hiển thị
thông tin).
6. Văn bản
ban hành kèm theo văn bản chính (Quy chế, Quy định,...ban hành kèm theo Quyết
định)
a) Bỏ
quyền hạn, chức vụ người ký và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức tại vị trí
cuối cùng của văn bản kèm theo.
b) Thông
tin chỉ dẫn kèm theo văn bản “Kèm theo Quyết định số............/QĐ-.....ngày
... tháng ... năm 20... của ...........” được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy;
đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
c) Ký số
văn bản kèm theo
- Văn bản
kèm theo cùng tệp tin với văn bản chính: Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số
văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo
- Văn bản
kèm theo không cùng tệp tin với nội dung văn bản chính: Văn thư cơ quan thực
hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo
- Vị trí:
Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
- Hình ảnh
chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
- Thông
tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi
giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New
Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
7. Phụ lục
a) Thông
tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày
…. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện
tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
b) Ký số
Phụ lục
- Đối với
Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực
hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
- Đối với
Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực
hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:
- Vị trí:
Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.
- Hình ảnh
chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
- Thông
tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi
giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New
Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
8. Bản sao
- Sao từ
giấy sang định dạng giấy: được thực hiện như cũ
- Sao từ
điện tử sang giấy: được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra
giấy và được trình bày thể thể thức và kỹ thuật như cũ
- Sao từ
định dạng giấy sang điện tử: được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy (định
dạng pdf, phiên bản 1.4 trở lên, ảnh màu, độ phân giải tối thiểu 200dpi, tỷ lệ
số hóa 100%) và ký số của cơ quan, tổ chức.
- Thể thức
và kỹ thuật trình bày bản sao điện tử:
+ Vị trí:
Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I
Phụ lục này.
+ Hình ảnh
chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
+ Thông
tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng
năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày
bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu
đen.
9. Mẫu dấu
đến
Thay nội
dung “Lưu hồ sơ số” thành “Số và ký hiệu HS”.
10. Mẫu sổ
đăng ký văn bản đi, văn bản đến
a) Tích
hợp Sổ đăng ký văn bản đi và Sổ chuyển giao văn bản đi thành 01 sổ, tối thiểu gồm
10 nội dung:
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Tích
hợp Sổ đăng ký văn bản đến và Sổ chuyển giao văn bản đến thành 01 sổ, tối thiểu
gồm 10 nội dung:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu văn
bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn
bản
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. SỬA
ĐỔI QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Căn cứ các
quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
về công tác văn thư các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục sửa đổi Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị cho phù hợp./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Cục trưởng;
- Các Phó Cục trưởng;
- Lưu: VT, VP.
|
CỤC TRƯỞNG
Đặng Thanh Tùng
|