QUY CHẾ
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 18/2009/QĐ-UBND ngày 10 tháng 7 năm 2009 của
UBND thành phố Đà Nẵng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về việc quản lý công tác
văn thư, lưu trữ của UBND thành phố và các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố quản
lý.
2. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao
gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành phố và các cơ quan, tổ
chức thuộc thành phố quản lý; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ;
quản lý và sử dụng con dấu.
3. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao
gồm các công việc: Thu thập, thống kê, bảo quản, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành
phố và các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố quản lý.
Điều 2. Trách nhiệm quản
lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu
giúp UBND thành phố thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của
thành phố.
2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp thuộc UBND thành phố, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã có trách
nhiệm tổ chức quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, triển khai
việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa
phương.
3. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc thành phố
(sau đây gọi chung là công chức) trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
chịu trách nhiệm thực hiện các quy định của Quy chế này và các quy định khác của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện ứng dụng khoa học công nghệ
vào công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 3. Tổ chức quản lý,
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
có trách nhiệm giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố.
2. Phòng Văn thư, Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND
thành phố có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng UBND thành phố thực hiện công tác
văn thư và lưu trữ hiện hành của UBND thành phố và Văn phòng UBND thành phố.
3. Trung tâm Lưu trữ thành phố là đơn vị sự nghiệp,
thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử của thành phố.
4. Tại các cơ quan, tổ chức, căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức theo quy định của pháp luật hiện hành, Thủ trưởng
cơ quan bố trí đủ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ (sau đây
viết tắt là người làm công tác văn thư, lưu trữ) thuộc Văn phòng, Phòng Tổ chức
Hành chính hoặc tương đương (sau đây gọi chung là Văn phòng).
Điều 4. Nội dung của công
tác văn thư, lưu trữ
1. Nội dung của công tác văn thư:
a) Soạn thảo văn bản;
b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
c) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị,
cá nhân;
d) Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao
trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
đ) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có
thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
e) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
ghi số, ngày, tháng, năm; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
g) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
h) Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ việc tra
cứu, sử dụng bản lưu trước khi nộp lưu trữ;
i) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản
lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức;
k) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
và các loại con dấu khác;
l) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn
thư;
m) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và
đột xuất về công tác văn thư.
2. Nội dung của công tác lưu trữ:
a) Hướng dẫn công chức trong cơ quan, tổ chức lập
hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào
lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống
kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo vệ, bảo mật, bảo quản an toàn hồ sơ, tài
liệu;
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
lưu trữ;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để
giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị;
g) Xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu, tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác
lưu trữ;
h) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và
đột xuất về công tác lưu trữ.
3. Nội dung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ:
Thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ tại Thông
tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp
huyện và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 5. Tiêu chuẩn của người
làm công tác văn thư, lưu trữ
Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ
phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ
của UBND thành phố, các cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Tất cả công chức có trách nhiệm thực hiện
đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn
thư, lưu trữ.
Điều 7. Kinh phí cho hoạt động
văn thư, lưu trữ
1. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ
bao gồm:
a) Ngân sách nhà nước;
b) Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ;
c) Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và
ngoài nước.
2. Hàng năm thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí, trang bị các thiết bị chuyên dùng,
nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ đáp ứng
yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Ngân sách.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH
VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động
của UBND thành phố và các cơ quan, tổ chức bao gồm:
1. Văn bản quy phạm
pháp luật: Thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của HĐND và UBND năm 2004 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
2. Văn bản hành chính:
Thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
3. Văn bản chuyên
ngành: Thực hiện theo quy định do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành ban hành.
Điều 9. Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hành chính:
Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên
ngành:
Thực hiện theo quy định do Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành ban hành.
3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi
với các cơ quan, tổ chức và cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo thông lệ quốc tế.
Điều 10. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được
thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND
và UBND năm 2004.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như
sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo;
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn
của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản bằng máy vi tính;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người
đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc
đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu
có liên quan.
Điều 11. Duyệt bản thảo, sửa
chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản
đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Điều 12. Kiểm tra văn bản
trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn
bản, thủ tục ban hành văn bản; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản,
trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng UBND các cấp chịu trách nhiệm
về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của UBND cùng cấp.
3. Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ
chức.
Điều 13. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo
Quy chế làm việc của từng cơ quan, tổ chức.
2. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ
thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của
cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của
mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập
thể:
a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan,
tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được
thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như
sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.)
tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ
chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ
chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các
lĩnh vực được phân công phụ trách;
b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực
hiện như quy định tại khoản 2 Điều này.
4. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa
uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải
được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được
uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
5. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao
cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại
văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động
hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
6. Khi ký văn bản phải dùng bút kim, màu đen hoặc
màu xanh, mực đậm; không dùng bút chì, bút lông, không dùng mực đỏ hoặc các thứ
mực dễ phai.
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính,
trích sao và sao lục.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo quy định tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ.
3. Bản sao y bản chính, trích sao, sao lục thực
hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của
văn bản chính) không thực hiện theo đúng quy định tại khoản 2 của Điều này chỉ
có giá trị thông tin, tham khảo.
5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo UBND
thành phố hoặc Thủ trưởng đơn vị ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch,
trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 15. Nguyên tắc chung
1. Văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập
trung thống nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của
ngày làm việc tiếp theo.
3. Văn bản đến có đóng dấu “hoả tốc”, “thượng khẩn”,
“khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
4. Văn bản, tài liệu bí mật nhà nước được đăng
ký quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 16. Trình tự quản lý
văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến
cơ quan, tổ chức, trừ văn bản tiếp nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
(sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được
tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Người
làm công tác văn thư có trách nhiệm phân loại, bóc bì, đóng dấu văn bản đến,
ghi số, ngày đến và đăng ký vào sổ văn bản đến hoặc nhập vào cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính. Những văn bản đến không được đóng dấu và đăng ký văn
bản đến tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
a) Loại không
bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ
quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển trực tiếp
cho nơi nhận.
b) Loại do
văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên
có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
c) Đối với bì
văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức.
3. Đối với những
bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc
chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho
văn thư để đăng ký, xử lý tiếp.
4. Những văn bản do các công chức nhận trực tiếp
phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định.
5. Đối với những bì thư có ký hiệu “mật”, “tối mật”,
“tuyệt mật” hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư đăng ký số
ngoài bì thư vào sổ “Tài liệu Mật đến” để quản lý và chuyển đến người nhận hoặc
người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển
cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
6. Đối với văn bản fax, văn thư phải sao chụp lại
trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường
hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến.
7. Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” đến
trong giờ làm việc, văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, ghi rõ thời gian
nhận được văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển ngay cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm;
trường hợp văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận, ghi rõ thời gian nhận
vào phía sau bì thư và báo cáo ngay với người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc
người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung
là người có thẩm quyền) để xử lý.
8. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào
khoản giấy trống, dưới số, ký hiệu đối với những văn bản có tên loại; dưới
trích yếu nội dung đối với công văn; dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản đối
với văn bản đến có dấu chỉ độ “khẩn”, “mật”.
9. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Trong trường hợp đăng ký
trên cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phải tập hợp
lại và đóng thành Sổ đăng ký văn bản đến đã nhập máy và lưu trữ tại văn thư cơ
quan để tra cứu khi cần thiết.
Điều 18. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Sau khi đăng ký, văn thư trình văn bản đến
cho người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
2. Căn cứ vào ý kiến phân phối và chỉ đạo giải
quyết, văn thư đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc bổ sung vào cơ sở
dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
3. Văn thư thực hiện việc chuyển giao văn bản đến
cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý theo ý kiến chỉ đạo. Việc chuyển
giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, đúng đối tượng, chính xác, chặt chẽ, giữ
gìn bí mật nội dung văn bản.
4. Đối với văn bản đến có đóng dấu “hoả tốc”,
“thượng khẩn”, văn thư phải ghi rõ thời gian chuyển cho người có trách nhiệm xử
lý.
Điều 19. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người
đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân
có trách nhiệm nghiên cứu, đề xuất giải quyết văn bản đến theo thời hạn được
pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Khi đề xuất giải
quyết văn bản đến, cá nhân phải lập phiếu giải quyết văn bản đến, ghi rõ ý kiến
đề xuất và trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định theo quy chế làm việc
của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản
đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến chưa được giải quyết.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình
hình giải quyết văn bản đã chuyển cho các phòng, ban, đơn vị; giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức đôn đốc các phòng, ban, đơn vị xử lý văn bản và giải quyết
công việc theo chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan; hàng tuần báo cáo người đứng đầu
cơ quan, tổ chức về tình hình xử lý văn bản của phòng, ban, đơn vị và thông báo
cho các đơn vị liên quan tại cuộc họp giao ban định kỳ của cơ quan, đơn vị.
Điều 20. Trình tự quản lý
văn bản đi
Tất cả văn bản do các cơ quan, tổ chức phát hành
được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản,
2. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm
quyền ký văn bản.
3. Nhân bản.
4. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu
có).
5. Đăng ký văn bản đi.
6. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi.
7. Lưu văn bản đi.
Điều 21. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số văn bản
1. Trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách
nhiệm kiểm tra lại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có
sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
3. Văn bản mật đi được ghi số và đăng ký vào sổ
riêng.
Điều 22. Kiểm tra, đối
chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chữ
ký của người có thẩm quyền ký văn bản với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông
báo trước khi đóng dấu văn bản. Trường hợp phát hiện chữ ký trên văn bản không
giống với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông báo, phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, xử lý.
Điều 23. Nhân bản
1. Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành
và lưu. Số lượng văn bản phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận
văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong nơi nhận văn bản không liệt kê đủ danh
sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
2. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn
bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền
giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan
đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi đến các cơ quan, đơn vị
khác chỉ để biết tham khảo hoặc thay cho báo cáo công việc.
3. Khi nhân bản phải giữ gìn bí mật nội dung văn
bản và thực hiện việc nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do người đứng đầu
cơ quan, tổ chức quyết định và được thực hiện theo quy định của pháp luật về Bảo
vệ bí mật nhà nước.
Điều 24. Đóng đấu đơn vị và
dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Thực hiện theo quy định tại Điều 33 Quy chế này.
Điều 25. Đăng ký văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính, ghi ngày, tháng, năm (với những số chỉ ngày nhỏ
hơn mười, tháng nhỏ hơn ba phải ghi thêm số 0 ở trước) theo hệ thống chung của
cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Trong trường hợp đăng ký trên
cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phải tập hợp lại và
đóng thành Sổ đăng ký văn bản đi đã nhập máy và lưu trữ tại văn thư cơ quan để
tra cứu khi cần thiết.
2. Không cấp số văn bản trước.
Điều 26. Chuyển phát văn bản
đi
1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn
thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng
Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh, sau đó phải gửi văn bản chính.
3. Việc chuyển
phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
Điều 27. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản
chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ công việc. Bản
lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và được sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ ph
trung tính và được in bằng mực bền lâu.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 28. Nguyên tắc, nội
dung lập hồ sơ công việc
1. Nguyên tắc đối với việc lập hồ sơ công việc:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
Căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế
công việc được giao, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên
bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc sẽ lần lượt đưa các văn bản
hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ thực hiện
việc thu thập các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến công việc được
ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo
một trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm của từng văn bản mà chọn các sắp xếp cho
thích hợp.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc. Công chức lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ
còn thiếu và loại ra những bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách, báo
không cần để trong hồ sơ;
- Kiểm tra, sắp xếp các văn bản trong hồ sơ;
- Thực hiện việc biên mục bên trong bìa hồ sơ:
+ Đánh số thứ tự lên văn bản: Để cố định vị trí
các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không thất lạc và tra tìm được nhanh chóng.
Khi đánh số tờ dùng bút chì màu đen ghi số thứ tự từng trang lên góc bên phải
phía trên văn bản, ghi liên tục từ tờ văn bản đầu tiên đến tờ văn bản cuối
cùng;
+ Lập mục lục văn bản trong hồ sơ đối với những
hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên;
+ Viết chứng từ kết thúc;
- Hoàn chỉnh bìa hồ sơ:
+ Ghi ngày tháng năm bắt đầu và ngày tháng năm kết
thúc;
+ Ghi số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo
kết quả đánh số tờ;
+ Ghi thời hạn bảo quản: Thời hạn bảo quản được
ghi theo danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
3. Đối với những công việc đã kết thúc năm hành
chính nhưng hồ sơ chưa kết thúc thì phải để lại và ghi vào bảng danh mục hồ sơ
năm sau.
Điều 29. Trách nhiệm đối với
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp thuộc UBND thành phố, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã, trong
phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm:
a) Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cơ quan
cho từng năm;
b) Xây dựng và ban hành danh mục thành phần hồ
sơ tài liệu của cơ quan;
c) Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm
vi quản lý của mình.
2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.
3. Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trong cơ
quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập
hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng, ban, đơn vị vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan, tổ chức.
4. Công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc, phải lập hồ sơ về công việc đó.
Điều 30. Giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong
cơ quan, tổ chức:
a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của
cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm;
c) Mọi công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc
hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay
người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm
công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học
và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ
khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài
liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết
thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
a) Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc
cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại
một bản. Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” thực hiện theo mẫu do Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước quy định;
b) Để bảo đảm việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào
lưu trữ cơ quan được đầy đủ, không thất lạc, thiếu sót, lưu trữ cơ quan căn cứ
vào danh mục hồ sơ, danh mục thành phần hồ sơ tài liệu của cơ quan, tổ chức và
đối chiếu số lượng văn bản, hồ sơ công việc, tài liệu được bàn giao với số lượng
văn bản do đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu tham mưu phát hành được lưu tại văn
thư cơ quan trong năm để tiếp nhận. Trường hợp không đầy đủ thì không nhận hồ
sơ, tài liệu và yêu cầu đơn vị hoặc cá nhân bổ sung đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo
quy định.
Điều 31. Báo cáo thống kê về
văn thư
Định kỳ hàng năm các cơ quan, đơn vị, địa phương
phải báo cáo thống kê về tình hình thực hiện công tác văn thư. Số liệu thống kê
văn thư định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31
tháng 12. Việc báo cáo được thực hiện theo quy định sau:
1. Các đơn vị trực thuộc các cơ quan chuyên môn,
đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố, UBND các quận, huyện báo cáo thống kê cơ
sở công tác văn thư theo biểu mẫu số 01/CS ban hành kèm theo Quyết định số
13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban
hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở về văn thư, lưu trữ và gửi về cơ quan chủ quản
trước ngày 15 tháng 01 năm sau.
2. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc
UBND thành phố, UBND các quận, huyện báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư tại
cơ quan theo biểu mẫu số 01/CS ban hành kèm theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV;
tổng hợp báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư của ngành, địa phương theo
biểu mẫu số 01/TH ban hành kèm theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng
01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng
hợp công tác văn thư, lưu trữ và gửi về Sở Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm
sau.
3. Sở Nội vụ tổng hợp, thực hiện báo cáo thống
kê tổng hợp công tác văn thư của thành phố theo biểu mẫu số 01/TH ban hành kèm
theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV và gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước
ngày 15 tháng 02 năm sau.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON
DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 32. Quản lý và sử dụng
con dấu
1. Việc quản lý, sử dụng con dấu trong công tác
văn thư quy định tại Quy chế này được thực hiện theo quy định của pháp luật về
quản lý và sử dụng con dấu.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao
cho người làm công tác văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ
sở cơ quan thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo và
phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
3. Người làm công tác văn thư có trách nhiệm:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ
của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ
đúng thể thức và sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
4. Việc sử dụng con dấu
của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ
chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
b) Những văn bản do
văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của
văn phòng hay dấu của đơn vị đó (nếu có).
Điều 33. Đóng dấu cơ quan
và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
1. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
2. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng đúng mực dấu quy định.
3. Đóng dấu trên văn bản chính thức:
a) Văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức
và có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản;
b) Khi dấu đóng lên chữ ký thì dấu phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
4. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo:
a) Đóng dấu treo tại tên đơn vị vào góc trên bên
trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu của trang đầu tiên khoảng 1/3 đường kính con
dấu;
b) Nếu văn bản, phụ lục có từ hai tờ trở lên phải
đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng vào khoảng giữa lề phải của văn bản.
5. Đóng dấu chỉ mức độ mật thực hiện theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
6. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn thực hiện theo quy định
tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
7. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn
bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU
Điều 34. Thu thập hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, người làm công tác lưu trữ của từng cơ
quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ
hiện hành. Cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, công chức xác định
những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ.
3. Hướng dẫn các phòng, ban, công chức chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu và lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu.
4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản
để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối
chiếu giữa Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản
giao nhận tài liệu.
Điều 35. Nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào lưu trữ lịch sử có trách nhiệm giao nộp những hồ sơ, tài liệu có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu thực hiện
theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và quy định của UBND cùng cấp.
3. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa
học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau năm năm, kể
từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
b) Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh;
mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm
tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
c) Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an,
ngoại giao: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện
hành, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.
4. Trình tự, thủ tục, trách nhiệm của các cơ
quan, tổ chức trong việc giao nộp, nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo hướng dẫn
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Điều 36. Quản lý tài liệu
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quản
lý tại lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Điều 37. Quản lý tài liệu
khi chia, tách, sáp nhập, cơ quan, đơn vị và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức
sở hữu doanh nghiệp nhà nước
Được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý tài liệu
khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại,
chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.
Điều 38. Chỉnh lý tài liệu
1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý
tài liệu của mình.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các
yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu
đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu
không có giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử;
c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
d) Lập mục lục hồ sơ, tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để
tiêu huỷ.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng
dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Mục 2. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI
LIỆU, TIÊU HUỶ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Điều 39. Xác định giá trị
tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được
các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và
tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để
tiêu huỷ.
2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu:
Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu
biểu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành do thủ trưởng các cơ quan
trung ương ban hành, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng,
ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức mình.
Điều 40. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các
cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có
nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quyết định:
a) Xác định giá trị tài liệu theo quy định tại
Điều 39 Quy chế này;
b) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;
c) Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần, phương thức làm việc của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Nghị
định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Điều 41. Tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị
1. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo đảm
đúng thủ tục và quy trình theo quy định; nghiêm cấm các cơ quan, tổ chức, cá
nhân tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức và bán tài liệu hết giá
trị ra thị trường tự do.
2. Quy trình tiêu hủy tài liệu:
a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản
thuyết minh tài liệu hết giá trị;
b) Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ
xét hủy tài liệu hết giá trị;
c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện
việc xét hủy tài liệu hết giá trị;
d) Đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm tra tài liệu
hết giá trị khi tiêu hủy;
đ) Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
e) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
g) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết
giá trị.
Điều 42. Hồ sơ trình
xét hủy tài liệu hết giá trị
Đơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ có trách
nhiệm trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ trình gồm có:
1. Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
2. Danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.
5. Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu (nếu đơn vị chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu).
Điều 43. Thẩm tra tài liệu
hết giá trị
1. Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị:
a) Sở Nội vụ: Thẩm tra tài liệu hết giá trị của
Trung tâm Lưu trữ thành phố, Lưu trữ quận, huyện và của các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố;
b) Phòng Nội vụ quận, huyện: Thẩm tra tài liệu hết
giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quận,
huyện và của phường, xã;
c) Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên
giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các tổ chức trực thuộc
không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
2. Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị.
Bao gồm:
a) Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị;
c) Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Điều 44. Thẩm quyền quyết định
tiêu hủy tài liệu
Thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị
định số 111/2004/NĐ-CP.
Điều 45. Tổ chức tiêu huỷ
tài liệu hết giá trị
Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có
thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước
sau:
1. Đóng gói tài liệu hết giá trị.
2. Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa
người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
3. Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: có
thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc
có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế.
4. Lập biên bản về việc huỷ tài liệu hết giá trị.
Điều 46. Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu
huỷ tài liệu hết giá trị
1. Lập hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: việc
tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu huỷ
tài liệu hết giá trị bao gồm:
a) Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản
thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
d) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu);
đ) Văn bản thẩm tra tài liệu hết giá trị của cơ
quan có thẩm quyền;
e) Quyết định của người có thẩm quyền cho phép
tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
h) Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
i) Các tài liệu có liên quan khác.
2. Lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: Hồ sơ về việc
tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu
tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu
được tiêu huỷ.
Mục 3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN
TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 47. Thống kê công tác
lưu trữ
Định kỳ hàng năm các cơ quan, đơn vị, địa phương
thực hiện báo cáo thống kê về tình hình thực hiện công tác lưu trữ của ngành, địa
phương. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01
tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12. Việc báo cáo thống kê lưu trữ được quy định
như sau:
1. Các đơn vị trực thuộc các cơ quan chuyên môn,
đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố, UBND các quận, huyện báo cáo thống kê cơ
sở công tác lưu trữ theo biểu mẫu số 02/CS ban hành kèm theo Quyết định số
13/2005/QĐ-BNV và gửi về cơ quan chủ quản trước ngày 15 tháng 01 năm sau.
2. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc
UBND thành phố, UBND các quận, huyện báo cáo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ
tại cơ quan theo biểu mẫu số 02/CS ban hành kèm theo Quyết định số
13/2005/QĐ-BNV; tổng hợp báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ của ngành,
địa phương theo biểu mẫu số 02/TH ban hành kèm theo Quyết định số
14/2005/QĐ-BNV và gửi về Sở Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm sau.
3. Sở Nội vụ tổng hợp, thực hiện báo cáo thống
kê tổng hợp công tác lưu trữ của thành phố theo biểu mẫu số 02/TH ban hành kèm
theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV và gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước
ngày 15 tháng 02 năm sau.
Điều 48. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan, tổ chức do các công chức, đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn
cho các hồ sơ, tài liệu đó;
b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải tập trung bảo quản
trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các
thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để đảm bảo an toàn cho tài liệu.
2. Trách nhiệm:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng
tiêu chuẩn quy định;
- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ;
- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương
tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với
từng loại tài liệu lưu trữ.
b) Người làm công tác lưu trữ từng cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm:
- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ
sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo
quy định để dễ thống kê, kiểm tra và tra cứu;
- Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có
trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo
quản và tu bổ phục chế.
3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực
hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Mục 4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ
Điều 49. Đối tượng khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các
nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về sử dụng
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu, các quy định của pháp luật
có liên quan và phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định hiện
hành của pháp luật.
Điều 50. Thủ tục khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu
trữ lịch sử:
a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu
trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của
cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài
liệu và có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài);
trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu;
b) Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ
gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ
chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài
liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức đang công tác hoặc của chính quyền
địa phương nơi cư trú.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu
trữ hiện hành:
Thực hiện theo Quy chế khai thác và sử dụng tài
liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành.
3. Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền được
pháp luật quy định có văn bản yêu cầu cung cấp tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ
quan, tổ chức thì cơ quan, tổ chức và người thực hiện nhiệm vụ của cơ quan yêu
cầu cung cấp tài liệu phải lập “Biên bản giao nhận tài liệu”, trong đó phải ghi
rõ: loại tài liệu, số lượng tài liệu, hiện trạng của tài liệu, thời gian sử dụng
và hạn trả lại.
Điều 51. Thẩm quyền cho
phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối với tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch
sử của thành phố:
Chủ tịch UBND thành phố uỷ quyền cho Giám đốc
Trung tâm Lưu trữ thành phố cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản
tại Trung tâm Lưu trữ thành phố, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và
tài liệu hạn chế phổ biến;
2. Đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện
hành:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức
mình.
Điều 52. Sao tài liệu lưu
trữ
1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ thì có thẩm quyền cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ
chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 53. Khen thưởng
và xử lý vi phạm
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích
trong công tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Công chức vi phạm các quy định của Quy chế
này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm
hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp công chức vi phạm các quy định tại
Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan mà gây thiệt hại vật chất
cho tổ chức, cá nhân có liên quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của
pháp luật hiện hành.
Điều 54. Khiếu nại, tố cáo
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại
đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi
vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công
tác văn thư và lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại
tố cáo.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 55. Tổ chức thực hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện Quy chế
này.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương
thuộc thành phố chịu trách nhiệm:
a) Phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại
Quy chế này.
b) Căn cứ Quy chế này và các văn bản pháp luật
có liên quan xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Nếu
các cơ quan, tổ chức không có quy định gì khác chi tiết hơn các quy định của
Quy chế này thì áp dụng Quy chế này cho cơ quan, tổ chức mình.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát
sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức, địa phương phản ánh về Sở
Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định./.