|
BỘ
NỘI VỤ
******
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
46/2005/TT-BNV
|
Hà
Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2005
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHI CHIA, TÁCH, SÁP NHẬP CƠ QUAN,
TỔ CHỨC, ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH VÀ TỔ CHỨC LẠI, CHUYỂN ĐỔI HÌNH THỨC SỞ HỮU DOANH
NGHIỆP NHÀ NƯỚC
Thực hiện Điều 9
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ chia, tách, sáp nhập cơ
quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu
doanh nghiệp nhà nước như sau:
I. QUY ĐỊNH
CHUNG
1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn quản lý
tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức
lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước.
2. Đối tượng áp dụng
Thông tư này được áp dụng đối với
các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang
nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
3. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, một số từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
3.1. Chia, tách, sáp
nhập cơ quan, tổ chức bao gồm:
- Chia cơ quan, tổ chức để thành
các cơ quan, tổ chức mới;
- Tách một hoặc một số bộ phận của
cơ quan, tổ chức để sáp nhập vào cơ quan, tổ chức khác;
- Sáp nhập cơ quan, tổ chức vào
cơ quan, tổ chức khác (hoặc hợp nhất một số cơ quan, tổ chức để thành cơ quan,
tổ chức mới).
3.2. Chia, tách, sáp
nhập đơn vị hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quận, huyện,
thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là tỉnh, huyện,
xã) bao gồm:
- Chia tỉnh, huyện, xã để thành
các tỉnh, huyện, xã mới: Chia tỉnh để thành các tỉnh mới, huyện để thành các huyện
mới, xã để thành các xã mới;
- Chia, tách tỉnh, huyện, xã để
sáp nhập vào tỉnh, huyện, xã khác: Điều chỉnh huyện của tỉnh này cho tỉnh khác,
xã của huyện này cho huyện khác, một phần diện tích tự nhiên và dân số (thôn,
làng, bản, ấp) của xã này cho xã khác quản lý;
- Sáp nhập (hoặc hợp nhất) tỉnh,
huyện, xã để thành tỉnh, huyện, xã mới: Sáp nhập (hoặc hợp nhất) tỉnh này với tỉnh
khác để thành tỉnh mới, huyện này với huyện khác để thành huyện mới, xã này với
xã khác để thành xã mới.
3.3. Tổ chức lại doanh
nghiệp nhà nước không làm thay đổi sở hữu của doanh nghiệp bao gồm: chia, tách,
sáp nhập, hợp nhất công ty nhà nước; chuyển công ty nhà nước thành công ty
trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên, hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn
nhà nước có hai thành viên trở lên; chuyển tổng công ty do Nhà nước quyết định
đầu tư và thành lập thành tổng công ty do các công ty tự đầu tư và thành lập;
khoán, cho thuê công ty nhà nước và các hình thức khác theo quy định của pháp
luật (theo Điều 73 Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003).
3.4. Chuyển đổi hình
thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước bao gồm: cổ phần hoá công ty nhà nước; bán
toàn bộ một công ty nhà nước; bán một phần công ty nhà nước để thành lập công
ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên, trong đó có một thành viên là
đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước; giao công ty nhà nước cho tập thể người
lao động để chuyển thành công ty cổ phần hoặc hợp tác xã (theo Điều
80 Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003).
3.5. Cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử là những cơ quan, tổ chức được
cơ quan có thẩm quyền quy định theo pháp luật hiện hành.
4. Yêu cầu quản lý tài liệu
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức khi cơ quan, tổ chức, đơn
vị hành chính chia, tách, sáp nhập; doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại, chuyển đổi
hình thức sở hữu phải được quản lý theo các yêu cầu sau:
- Bảo đảm nguyên tắc tập trung,
thống nhất: Việc thu nhập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu trong
cơ quan, tổ chức và từ cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử phải được thực hiện
thống nhất theo các quy định về nghiệp vụ lưu trữ của pháp luật hiện hành.
- Bảo đảm nguyên tắc không phân
tán phông lưu trữ: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức nào phải được thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức
đó.
- Thuận tiện cho việc bảo quản
và nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.
II. HUỚNG DẪN
CỤ THỂ
Khi cơ quan, tổ chức có quyết định
thay đổi thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này, tất cả hồ sơ, tài liệu đã
giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được giao nộp
vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức để tiến hành phân loại, chỉnh lý,
xác định giá trị và thống kê thành mục lục hồ sơ theo quy định. Sau đó, việc quản
lý hồ sơ, tài liệu được thống nhất thực hiện như sau:
1. Quản lý tài
liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức
1.1. Khi chia cơ quan, tổ chức để
thành các cơ quan, tổ chức mới
a) Nếu cơ quan, tổ chức trước
khi chia thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
- Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp
lưu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.
- Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện
nộp lưu: cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ
quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở
cũ: việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định.
- Hồ sơ, tài liệu về những việc
đang giải quyết: cơ quan mới thành lập, hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết
công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.
b) Nếu cơ quan, tổ chức trước
khi chia không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
- Hồ sơ, tài liệu về những việc
đã giải quyết xong: cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý.
Nếu các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận
trụ sở cũ: việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định.
- Hồ sơ, tài liệu về những việc
đang giải quyết: cơ quan mới thành lập, hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết
công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.
1.2. Khi chia tách một hoặc một
số bộ phận của cơ quan, tổ chức để sáp nhập vào cơ quan, tổ chức khác
- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu về những
việc đã giải quyết xong của bộ phận được tách: giao lại cho lưu trữ của cơ quan
cũ quản lý theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ.
- Hồ sơ, tài liệu về những việc
chưa giải quyết xong của bộ phận được tách: đưa về cơ quan mới để theo dõi giải
quyết tiếp.
1.3. Khi sáp nhập cơ quan, tổ chức
vào một cơ quan, tổ chức khác (hoặc hợp nhất một số cơ quan, tổ chức để thành
cơ quan, tổ chức mới)
a) Nếu cơ quan, tổ chức cũ thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
- Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp
lưu đã đến hạn giao nộp được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.
- Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp
lưu nhưng chưa đến hạn giao nộp được chuyển về cơ quan mới.
- Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện
nộp lưu và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết được chuyển về cơ quan mới.
b) Nếu cơ quan, tổ chức cũ không
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: toàn bộ hồ sơ, tài liệu được
chuyển về cơ quan mới.
2. Quản lý tài
liệu khi chia, tách, sáp nhập đơn vị hành chính
2.1. Khi chia tỉnh, huyện, xã để
thành các tỉnh, huyện, xã mới
2.1.1. Khi chia tỉnh để
thành các tỉnh mới
a) Đối với các phông lưu trữ
đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ của tỉnh bị chia:
- Nếu tỉnh bị chia nay được tái
lập lại từ các tỉnh cũ trước đây: các phông lưu trữ thuộc tỉnh cũ nay được trả
lại tỉnh tái lập đó.
- Các phông lưu trữ thuộc tỉnh bị
chia: được tỉnh mới tiếp nhận trụ sở tỉnh cũ tiếp tục quản lý.
b) Đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc phạm vi quản lý của tỉnh bị chia: việc quản lý tài liệu được áp dụng như
khi chia cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tổ chức mới (phần II mục 1.1. của
Thông tư này).
c) Đối với các cấp huyện, xã thuộc
tỉnh bị chia:
- Nếu huyện, xã vẫn giữ nguyên
đơn vị hành chính cũ: việc quản lý tài liệu không thay đổi.
- Nếu huyện, xã được chia tách để
nhập vào huyện hoặc xã khác: việc quản lý tài liệu được áp dụng như phần II mục
2.2 của Thông tư này.
2.1.2. Khi chia huyện để
thành các huyện mới
Việc quản lý tài liệu được áp dụng
như khi chia tỉnh để thành các tỉnh mới (phần II mục 2.1.1. của Thông tư này).
2.1.3. Khi chia xã để
thành các xã mới
Hồ sơ, tài liệu hiện có của xã bị
chia được xã mới tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý.
2.2. Khi chia tách tỉnh, huyện,
xã để nhập vào tỉnh, huyện, xã khác
2.2.1.Khi điều chỉnh huyện
của tỉnh này cho tỉnh khác quản lý
- Nếu huyện được điều chỉnh cho
tỉnh khác quản lý nhưng vẫn giữ nguyên đơn vị hành chính huyện cũ: việc quản lý
tài liệu của huyện không thay đổi.
- Nếu huyện của tỉnh này được điều
chỉnh để nhập vào huyện của tỉnh khác: việc quản lý tài liệu được áp dụng như
khi hai huyện sáp nhập (hoặc hợp nhất) (phần II mục 2.3 của Thông tư này).
2.2.2. Khi điều chỉnh xã của
huyện này cho huyện khác quản lý
Việc quản lý tài liệu được áp dụng
như khi chia tách huyện của tỉnh này nhập sang tỉnh khác (phần II mục 2.2.1. của
Thông tư này).
2.2.3. Khi điều chỉnh
một phần diện tích tự nhiên và dân số của xã này cho xã khác quản lý
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu về phần
diện tích và dân số được điều chỉnh vẫn do xã cũ tiếp tục quản lý.
2.3. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất)
tỉnh, huyện, xã để thành các tỉnh, huyện, xã mới
2.3.1. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất)
một số tỉnh để thành tỉnh mới
a) Đối với những phông lưu trữ
đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ của các tỉnh cũ: thống kê tài liệu theo
phông lưu trữ và đưa về bảo quản tập trung tại Trung tâm lưu trữ của tỉnh mới.
b) Đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc phạm vi quản lý của các tỉnh sáp nhập: việc quản lý tài liệu được áp dụng
như khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) cơ quan, tổ chức để thành cơ quan, tổ chức
mới (phần II mục 1.3. của Thông tư này).
c) Đối với các cấp huyện, xã thuộc
các tỉnh cũ:
- Nếu huyện, xã vẫn giữ nguyên
đơn vị hành chính cũ: việc quản lý tài liệu trong phạm vi huyện, xã đó không
thay đổi.
- Nếu huyện, xã có chia, tách,
sáp nhập: việc quản lý tài liệu được thực hiện như quy định tại các mục tương ứng
của Thông tư này.
2.3.2. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất)
một số huyện để thành huyện mới
Việc quản lý tài liệu được áp dụng
tương tự như khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) một số tỉnh để thành tỉnh mới (phần
II mục 2.3.1. của Thông tư này).
2.3.3. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất)
một số xã để thành xã mới
Hồ sơ, tài liệu hiện có của các
xã cũ được đưa về bảo quản tập trung tại xã mới.
3. Quản lý tài
liệu khi tổ chức lại hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước
3.1. Khi tổ chức lại doanh nghiệp
nhà nước không làm thay đổi sở hữu của doanh nghiệp
a) Khi tổ chức lại doanh nghiệp
nhà nước dưới các hình thức chia, tách, sáp nhập, hợp nhất: việc quản lý tài liệu
được áp dụng như khi chia, tách, sáp nhập (hoặc hợp nhất) cơ quan, tổ chức (phần
II mục 1 của Thông tư này).
b) Khi tổ chức lại doanh nghiệp
nhà nước dưới các hình thức như chuyển công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm
hữu hạn nhà nước một thành viên hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước có
hai thành viên trở lên; chuyển tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và
thành lập thành tổng công ty do các công ty tự đầu tư và thành lập; khoán, cho
thuê công ty nhà nước và các hình thức khác theo quy định của pháp luật: việc
quản lý tài liệu được tiếp tục áp dụng như đối với các cơ quan, tổ chức khác của
Nhà nước.
3.2. Khi chuyển đổi hình thức sở
hữu doanh nghiệp nhà nước mà Nhà nước vẫn tiếp tục nắm giữ cổ phần, vốn góp chi
phối.
Việc quản lý tài liệu của doanh
nghiệp được tiếp tục áp dụng như đối với các cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước.
3.3. Khi chuyển đổi hình thức sở
hữu doanh nghiệp nhà nước mà Nhà nước không tiếp tục nắm giữ cổ phần, vốn góp
chi phối.
a) Đối với doanh nghiệp nhà nước
trước khi chuyển đổi sở hữu thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
- Những hồ sơ, tài liệu thuộc diện
nộp lưu của giai đoạn trước khi chuyển đổi sở hữu được giao nộp vào lưu trữ lịch
sử có thẩm quyền.
- Những hồ sơ, tài liệu không
thuộc diện nộp lưu được doanh nghiệp tiếp tục quản lý.
b) Đối với doanh nghiệp nhà nước
trước khi chuyển đổi sở hữu không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch
sử: toàn bộ hồ sơ, tài liệu được doanh nghiệp tiếp tục quản lý.
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Trách nhiệm của lưu trữ lịch
sử các cấp
Khi trong Danh mục nguồn nộp lưu
tài liệu của lưu trữ lịch sử nào có trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách, sáp
nhập, hay doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu, lưu
trữ lịch sử đó phải tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc chuẩn bị tài liệu của cơ
quan, tổ chức và thực hiện việc tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử theo
quy định.
2. Trách nhiệm Thủ trưởng cơ
quan quản lý cấp trên, người đứng đầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính
khi chia tách, sáp nhập; của doanh nghiệp nhà nước khi tổ chức lại hoặc chuyển
đổi hình thức sở hữu
Chỉ đạo thực hiện việc quản lý
tài liệu theo những quy định, hướng dẫn tại Thông tư này.
3. Trách nhiệm lưu trữ hiện hành
của cơ quan, tổ chức
Tham mưu giúp người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc hướng dẫn chỉnh lý, thống kê, sắp xếp tài liệu và làm
thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo quy định.
4. Trách nhiệm các đơn vị và cá
nhân trong cơ quan, tổ chức
Thực hiện việc chỉnh lý, thống
kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
cơ quan, tổ chức theo quy định.
Thông tư này có hiệu lực thi
hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo. Các quy định và hướng dẫn trước đây
trái với quy định và hướng dẫn tại Thông tư này đều bị bãi bỏ.
Trong quá trình thực hiện nếu có
vấn đề vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ.
|
|
BỘ
TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ
Đỗ Quang Trung
|