|
BỘ
NỘI VỤ
********
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
13/2005/QĐ-BNV
|
Hà
Nội, ngày 06 tháng 1 năm 2005
|
QUYẾT ĐỊNH
CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ
NỘI VỤ SỐ 13/2005/QĐ-BNV NGÀY 06 THÁNG 01 NĂM 2005 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ BÁO
CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ
Căn cứ Luật Thống kê ngày 17
tháng 6 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về
việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Sau khi có ý kiến thẩm định của Tổng cục Thống kê tại Văn bản số
910/TCTK-PPCĐ ngày 20 tháng 12 năm 2004;
Theo đề nghị của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ áp dụng đối với cơ quan,
đơn vị cung cấp số liệu cho cơ quan tổng hợp từ các chứng từ, sổ ghi chép số
liệu ban đầu.
Điều 2.
Nội dung báo cáo thống kê cơ sở
Nội dung báo cáo thống kê cơ sở
thực hiện theo
biểu mẫu và bản hướng dẫn kèm theo Quyết định này.
Điều 3. Đối
tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở
Đối tượng thực hiện chế độ báo
cáo thống kê cơ sở bao gồm:
1. Các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia;
2. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương (số liệu của Trung tâm Lưu trữ tỉnh);
3. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi chung là Bộ) (số liệu của Văn phòng,
Thanh tra và các Vụ chức năng);
4. Các cơ quan, đơn vị trực
thuộc Bộ;
5. Các cơ quan, đơn vị trực
thuộc Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện... thuộc Bộ;
6. Các doanh nghiệp nhà nước;
7. HĐND, UBND, Đoàn Đại biểu
Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh)
(số liệu của Văn phòng HĐND, VP Đoàn Đại biẻu Quốc hội tỉnh và VP UBND tỉnh);
8. Các Ban của HĐND tỉnh; các
Sở, ban ngành và cơ quan, đơn vị khác thuộc UBND tỉnh (sau đây gọi chung là Sở, ban
ngành);
9. HĐND, UBND các huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là huyện) (số liệu của Văn phòng
HĐND, Văn phòng UBND huyện);
10. Các Ban của HĐND huyện; các
cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện;
11. UBND các xã, phường, thị
trấn (sau đây gọi chung
là xã).
Điều 4. Kỳ
hạn báo cáo, ngày báo cáo và chế độ gửi báo cáo:
- Kỳ hạn báo cáo: NĂM.
- Ngày gửi báo cáo: Ngày 15
tháng 01 năm sau.
- Chế độ gửi báo cáo:
1. Các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia, Trung tâm Lưu trữ các tỉnh (số liệu của trung tâm), các doanh nghiệp nhà
nước gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
2. Văn phòng Bộ và các cơ
quan, đơn vị thuộc Bộ gửi báo cáo về Lưu trữ Bộ;
3. Các cơ quan, đơn vị trực
thuộc Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện... thuộc Bộ gửi báo cáo về Lưu trữ Tổng cục,
Cục, Trung tâm, Viện...;
4. Văn phòng UBND, HĐND, Đoàn
Đại biểu Quốc hội các tỉnh; các Ban của HĐND tỉnh; các Sở, ban ngành thuộc UBND
tỉnh gửi báo cáo về Lưu trữ tỉnh;
5. UBND các xã; Văn phòng và các
ban của HĐND huyện; Văn phòng UBND; các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện gửi báo
cáo về Lưu trữ huyện.
Điều 5. Tổ
chức thực hiện
1. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở
quy định tại Điều 1.
2. Lưu trữ các Bộ hướng dẫn,
kiểm tra, in ấn, phát hành tài liệu, biểu mẫu đến các đơn vị thuộc quyền quản
lý.
3. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh
hướng dẫn, kiểm tra, in ấn, phát hành tài liệu, biểu mẫu đến Văn phòng UBND;
Văn phòng HĐND; VP Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh; các Ban của HĐND tỉnh; các Sở,
ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện.
4. Lưu trữ các huyện hướng dẫn,
kiểm tra, in ấn, phát hành tài liệu, biểu mẫu đến Văn phòng và các Ban của HĐND
huyện; Văn phòng UBND huyện, các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện và UBND các
xã.
Điều 6. Quyết
định này thay thế Quyết định liên Bộ số 149/QĐ-CLT-TCTK ngày 23 tháng 10 năm
1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước - Tổng cục Thống kê về việc ban hành biểu mẫu báo
cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Quyết định này có hiệu lực sau
15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
Điều 7. Bộ
trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch UBND các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Biểu số: 01/CS
|
Ban
hành kèm theo Quyết định
số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
|
BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Kỳ
báo cáo: Năm...............
|
Đơn vị báo cáo:
..........................................................................
Đơn vị nhận báo cáo
..........................................................................
|
Ngày gửi báo cáo: 15
tháng 01 năm sau
|
Nội
dung báo cáo
|
Đơn
vị tính
|
Số
lượng
|
|
A
|
B
|
01
|
|
I. Tổ chức, nhân sự làm
công tác văn thư (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tên tổ chức văn thư cơ
quan (ghi đầy đủ tên tổ chức văn thư vào cột đơn vị tính)
|
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác văn
thư
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: + Nữ
|
Người
|
|
|
+ Kiêm nhiệm các công tác khác
|
Người
|
|
|
- Trình độ chuyên môn - nghiệp
vụ
|
|
|
|
+ Trên đại học chuyên ngành
văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trên Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Đại học chuyên ngành văn
thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp khác
|
Người
|
|
|
+ Sơ cấp
|
Người
|
|
|
- Ngạch CCVC văn thư
|
|
|
|
+ Nhân viên văn thư
|
Người
|
|
|
+ Cán sự văn thư
|
Người
|
|
|
+ Chuyên viên văn thư
|
Người
|
|
|
+ Chuyên viên chính văn thư
|
Người
|
|
|
+ Chuyên viên cao cấp văn thư
|
Người
|
|
|
- Độ tuổi
|
|
|
|
+ Dưới 25
|
Người
|
|
|
+ Từ 25 đến 35
|
Người
|
|
|
+ Từ 36 đến 45
|
Người
|
|
|
+ Từ 46 đến 55
|
Người
|
|
|
+ Trên 55
|
Người
|
|
|
II. Quản lý văn bản đi, đến
|
|
|
|
1. Tổng số văn bản đi (tính từ
0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Văn
bản
|
|
|
Trong đó: Văn bản quy phạm
pháp luật
|
Văn
bản
|
|
|
2. Tổng số văn bản đến (tính
từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Văn
bản
|
|
|
3. Hình thức quản lý văn bản
đi, đến (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Bằng sổ
|
X
|
|
|
- Ứng dụng CNTT
|
X
|
|
|
III. Lập hồ sơ hiện hành
|
|
|
|
- Tổng số hồ sơ đã lập trong
năm (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Danh mục hồ sơ (tính đến 24h
ngày 31/12 năm báo cáo)
|
X
|
|
|
IV. Trang thiết bị dùng cho
văn thư cơ quan (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Máy vi tính
|
Chiếc
|
|
|
2. Máy in
|
Chiếc
|
|
|
3. Máy photocopy
|
Chiếc
|
|
|
4. Máy FAX
|
Chiếc
|
|
Người lập biểu
(Ký,
họ và tên)
|
Ngày......tháng......năm........
Thủ trưởng cơ quan
(Ký,
họ và tên, đóng dấu)
|
Biểu số: 02/CS
|
Ban
hành kèm theo
Quyết định
số 13/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
|
BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Kỳ
báo cáo: Năm...............
|
Đơn vị báo cáo:
..........................................................................
Đơn vị nhận báo cáo
..........................................................................
|
|
Nội
dung báo cáo
|
Đơn vị tính
|
Số
lượng
|
|
A
|
B
|
01
|
|
I. Tổ chức, nhân sự làm
công tác lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tên tổ chức lưu trữ (ghi
đầy đủ tên tổ chức lưu trữ vào cột đơn vị tính)
|
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác lưu
trữ
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: + Nữ
|
Người
|
|
|
+ Kiêm nhiệm các công tác khác
|
Người
|
|
|
- Trình độ chuyên môn - nghiệp
vụ
|
|
|
|
+ Trên đại học chuyên ngành
văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trên Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Đại học chuyên ngành văn
thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp khác
|
Người
|
|
|
+ Sơ cấp
|
Người
|
|
|
- Ngạch CCVC lưu trữ
|
|
|
|
+ Kỹ thuật viên lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Lưu trữ viên trung cấp
|
Người
|
|
|
+ Lưu trữ viên
|
Người
|
|
|
+ Lưu trữ viên chính
|
Người
|
|
|
+ Lưu trữ viên cao cấp
|
Người
|
|
|
- Độ tuổi
|
|
|
|
+ Dưới 25
|
Người
|
|
|
+ Từ 25 đến 35
|
Người
|
|
|
+ Từ 36 đến 45
|
Người
|
|
|
+ Từ 46 đến 55
|
Người
|
|
|
+ Trên 55
|
Người
|
|
|
II. Tài liệu lưu trữ (tính
đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tài liệu hành chính
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập tài
liệu lưu trữ
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã
chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Hồ
sơ/đvbq
|
|
|
+ Quy ra mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu khoa học, kỹ
thuật
|
|
|
|
- Tổng số công trình/đề tài
|
Công
trình/đề tài
|
|
|
Trong đó: Công trình/đề tài đã
chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Công
trình/đề tài
|
|
|
- Tổng số mét giá trị tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Hồ
sơ/đvbq
|
|
|
+ Quy ra mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
3. Tài liệu chuyên môn
|
|
|
|
4. Tài liệu cá nhân, gia
đình, dòng họ
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập tài
liệu lưu trữ
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã
chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Hồ
sơ/đvbq
|
|
|
+ Quy ra mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
5. Tài liệu nghe nhìn
|
|
|
|
a) Tài liệu ghi hình
|
|
|
|
- Tổng số bộ phim / đoạn phim
|
Bộ/đoạn
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quy ra giờ chiếu
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: + Đã thống kê biên
mục
|
Giờ
|
|
|
b) Tài liệu ghi âm
|
|
|
|
- Tổng số cuộn băng (gốc hoặc
sao thay gốc)
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quay ra giờ nghe
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: + Đã thống kê biên
mục
|
Giờ
|
|
|
c) Tài liệu ảnh
|
|
|
|
- Tổng số phim âm bản (gốc
hoặc sao thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: + Đã thống kê biên
mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh (gốc hoặc sao
thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: + Đã thống kê biên
mục
|
Chiếc
|
|
|
6. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
III. Công tác thu thập, nộp
lưu và loại hủy tài liệu
|
|
|
|
- Lưu trữ hiện hành
|
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
|
a) Tổng số mét giá tài liệu đã
thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm
báo cáo)
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã lập hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
b) Tổng số mét giá tài liệu đã
đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
c) Tổng số mét giá tài liệu đã
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã lập hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
d) Tổng số mét giá tài liệu đã
hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu nghe, nhìn
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu đã thu
thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo
cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn
nhưng chưa thu thập vào (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
d) Tổng số tài liệu đã loại
hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
3. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu đã thu
thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo
cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn
nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
d) Tổng số tài liệu đã loại
hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
- Lưu trữ lịch sử
|
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
|
a) Tổng số mét giá tài liệu đã
thu thập vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm
báo cáo)
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã lập hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
b) Tổng số mét giá tài liệu đã
đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
c) Tổng số mét giá tài liệu đã
loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu nghe, nhìn
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu đã thu
thập vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo
cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn
nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
c) Tổng số tài liệu đã loại
hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
3. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu thu thập
vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn
chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
c) Tổng số tài liệu đã loại
hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
IV. Công tác sử dụng tài
liệu lưu trữ
|
|
|
|
1. Công tác phòng đọc (tính
từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số lượt người khai thác
sử dụng tài liệu
|
Lượt
người
|
|
|
- Tổng số tài liệu đưa ra phục
vụ khai thác sử dụng:
|
|
|
|
+ Hồ sơ/đvbq
|
Hồ
sơ/đvbq
|
|
|
+ Văn bản
|
Văn
bản
|
|
|
- Tổng số tài liệu được sao
chụp
|
Trang
|
|
|
- Cấp chứng thực Lưu trữ
|
Văn
bản
|
|
|
- Tổng số yêu cầu của độc giả
trong năm
|
Yêu
cầu
|
|
|
Trong đó: Yêu cầu của độc giả
được trả lời
|
Yêu
cầu
|
|
|
2. Công bố, trưng bày,
triển lãm tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Công bố, giới thiệu
|
Bài
viết
|
|
|
- Trưng bày, triển lãm
|
Lần
|
|
|
3. Công cụ tra cứu ( tính
đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập tài
liệu có mục lục hồ sơ
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
- Tổng số công trình /đề tài
có mục lục hồ sơ
|
Công
trình /đề tài
|
|
|
- Tổng số giờ tài liệu nghe,
nhìn có thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
- Tổng số phim âm bản có thống
kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh có thống kê biên
mục
|
Chiếc
|
|
|
- Mục lục chuyên đề
|
X
|
|
|
- Sách chỉ dẫn phông lưu trữ
|
X
|
|
|
- Thẻ tra tìm
|
Phiếu
|
|
|
- CSDL phông
|
Phông
|
|
|
- CSDL hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
- CSDL văn bản
|
Văn
bản
|
|
|
- CSDL tài liệu nghe, nhìn
|
Bài
phát biểu/ảnh/phim âm bản/bộ phim
|
|
|
- CSDL khác
|
|
|
|
V. Nghiên cứu khoa học
(tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số đề tài NCKH đã
nghiệm thu
|
Đề
tài
|
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Đề
tài
|
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Đề
tài
|
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Đề
tài
|
|
|
- Tổng số đề tài NCKH nghiệm
thu đã đưa vào ứng dụng
|
Đề
tài
|
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Đề
tài
|
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Đề
tài
|
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Đề
tài
|
|
|
VI. Kho bảo quản tài liệu,
trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Kho bảo quản tài liệu
|
|
|
|
- Diện tích kho chuyên dụng
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho không chuyên
dụng
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho tạm
|
m2
|
|
|
2. Giá bảo quản tài liệu
|
|
|
|
- Chiều dài giá/tủ bảo quản
tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Giá cố định
|
Mét
|
|
|
+ Giá di động
|
Mét
|
|
|
3. Trang thiết bị
|
|
|
|
- Hệ thống báo đột nhập tự động
|
X
|
|
|
- Hệ thống báo cháy tự động
|
X
|
|
|
- Hệ thống điều hòa trung tâm
|
X
|
|
|
- Máy điều hòa không khí
|
Chiếc
|
|
|
- Máy vi tính
|
Chiếc
|
|
|
- Máy photocopy
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hút ẩm
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hút bụi
|
Chiếc
|
|
|
- Quạt thông gió
|
Chiếc
|
|
|
- Bình chữa cháy
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
Người lập biểu
(Ký, họ và tên)
|
Ngày......tháng......năm........
Thủ trưởng cơ quan
(Ký,
họ và tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN GHI CHÉP BÁO CÁO THỐNG KÊ
CƠ SỞ BIỂU SỐ 01/CS, 02/CS
BIỂU
SỐ 01/CS
1. Tổ chức, nhân sự làm công
tác văn thư
- Tên tổ chức văn thư cơ quan: Ghi
tên tổ chức văn thư cơ quan theo Quyết định thành lập mới nhất vào cột
"Đơn vị tính".
- Nhân sự làm công tác văn thư:
Bao gồm người làm chuyên trách văn thư và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm
công tác khác (Đối với trường hợp người làm văn thư kiêm lưu trữ, nếu đã tính ở
văn thư thì sẽ không tính ở mục nhân sự lưu trữ để tránh trùng lặp).
2. Quản lý văn bản đi, đến
2.1. Tổng số văn bản đi: Bao
gồm toàn bộ các loại văn bản phát hành trong năm, đã được đăng ký vào sổ/máy vi tính của văn
thư cơ quan.
2.2. Văn bản quy phạm pháp
luật: Là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục,
trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm
thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Bao gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh,
Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định (Quyết định cá biệt như:
Quyết định nâng lương, điều động, đề bạt, kỷ luật... không phải là văn bản quy
phạm pháp luật).
2.3. Tổng số văn bản đến:
Bao gồm toàn bộ văn bản các nơi gửi đến đã được đăng ký vào sổ/máy vi tính của văn
thư cơ quan.
2.4. Hình thức đăng ký,
quản lý văn bản đi, đến: Cách điền số liệu như sau: Đối với cơ quan, đơn vị
đã ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, điền dấu "X" vào cột
"Số lượng" ở mục "ứng dụng CNTT". Đối với cơ quan, đơn vị chưa ứng dụng CNTT, điền dấu
"X" vào cột "Số lượng" ở mục "Bằng sổ".
3. Lập hồ sơ hiện hành:
- Tổng số hồ sơ đã lập trong
năm: Bao gồm tổng số hồ sơ đã lập ở văn thư cơ quan và CBCC đã lập trong quá
trình giải quyết công việc trong năm.
- Danh mục hồ sơ: Đối với cơ
quan, đơn vị đã có Danh mục hồ sơ, điền dấu "X" vào cột "Số
lượng".
BIỂU
SỐ 02/CS
1. Tổ chức, nhân sự làm công
tác lưu trữ
1.1. Tổ chức: Ghi tên tổ
chức Lưu trữ cơ quan theo
Quyết định thành lập mới nhất vào cột "Đơn vị tính". Trường hợp thành
lập Trung tâm Thông tin - Lưu trữ phải ghi đầy đủ tên "Trung tâm Thông tin
- Lưu trữ".
1.2. Nhân sự làm công tác lưu
trữ: Bao gồm người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác
lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác (Trừ kiêm nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính
ở mục văn thư). Đối với Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tính người làm công
tác lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ
2.1. Tài liệu hành chính; tài
liệu cá nhân,
gia đình, dòng họ: Đơn vị tính bao gồm: Phông/Sưu tập, Hồ sơ/đvbq, Mét giá
tài liệu.
- Phông/Sưu tập: Chỉ tiêu này
bao gồm tổng số phông (hoặc sưu tập tài liệu) hiện đang được bảo quản trong kho
lưu trữ.
Trường hợp trong kho lưu
trữ không có sưu tập tài liệu lưu trữ thì gạch từ "Sưu tập".
- Hồ sơ/đvbq: Là tổng số hồ sơ
(hoặc đvbq) được chỉnh lý hoàn chỉnh và đã đăng ký trong Mục lục hồ sơ. Trường
hợp kho lưu
trữ không lập thành đvbq mà chỉ lập đến hồ sơ thì gạch từ "đvbq" chỉ
để lại đơn vị tính là "hồ sơ" và ngược lại.
- Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo
chiều dài (mét), cán bộ lưu trữ tiến hành đo trực tiếp trên từng ngăn giá (hoặc
ngăn tủ) có xếp tài liệu.
2.2. Tài liệu khoa học, kỹ
thuật: Đơn vị tính bao gồm: Công trình/đề tài, Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu.
- Công trình/đề tài: Bao gồm các công trình
khảo sát, thiết kế trong lĩnh vực XDCB, chế tạo sản phẩm công nghiệp và dây
chuyền công nghệ..., các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng triển khai công
nghệ...
- Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu:
Cách tính như tài liệu hành chính.
2.3. Tài liệu chuyên môn:
Báo cáo số liệu theo
đơn vị tính thích hợp, tùy theo đặc thù tài liệu chuyên môn của từng ngành.
2.4. Tài liệu điện tử: Bao
gồm:
- Dữ liệu phi cấu trúc:
+ Dạng văn bản: Là dạng tài liệu
lưu trữ được số hóa bằng cách đánh máy từ tài liệu gốc hoặc quét, chụp vào dưới
dạng ảnh sau đó sử dụng các chương trình nhận dạng chuyển sang dạng văn bản,
được lưu trữ dưới dạng các tệp (files) văn bản.
+ Dạng ảnh: Là dạng tài liệu lưu trữ được số
hóa bằng các thiết bị quét (Scanner, thiết bị chụp (camera) và được lưu trữ
trong máy dưới dạng các tệp ảnh.
+ Dạng ghi âm, ghi hình: Là dạng tài
liệu lưu trữ được số hóa bằng các thiết bị ghi âm, ghi hình và được lưu trữ
dưới dạng các tệp âm thanh, tệp ảnh động.
- Dữ liệu có cấu trúc: Là dạng
tài liệu lưu
trữ được số hóa bằng bất kỳ hình thức nào và được lưu trữ bởi các hệ quản trị
cơ sở dữ liệu.
- Đơn vị tính: MB (megabyte) là
đơn vị tính dung lượng thông
tin dạng số.
3. Công tác thu thập, nộp lưu
và loại hủy tài liệu
- Lưu trữ hiện hành: Là bộ phận lưu trữ của cơ
quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu
trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
- Lưu trữ lịch sử: Là cơ quan lưu trữ có nhiệm
vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp
nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
3.1. Đối với Lưu trữ hiện
hành:
a) Tổng số tài liệu thu thập vào
Lưu trữ cơ quan: Bao gồm tài liệu bằng giấy; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện
tử... mà Lưu trữ cơ quan tiến hành thu thập theo kế hoạch hàng năm hoặc đột
xuất (trường hợp giải thể, sáp nhập) từ các tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý
về kho Lưu trữ cơ quan. Đơn vị tính gồm: Mét giá tài liệu, Hồ sơ (đối với tài
liệu bằng giấy), cuộn, đĩa, chiếc... (đối với tài liệu nghe, nhìn), MB đối
với tài liệu điện tử.
- Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo
chiều dài (mét). Căn cứ vào Biên bản bàn giao tài liệu, Sổ nhập tài liệu và đo
trực tiếp trên từng ngăn giá, ngăn tủ có xếp tài liệu để tính số mét tài liệu
đã thu thập vào Lưu trữ
cơ quan.
- Hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ
đã được lập trong tổng số mét tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan, sau đó
quy ra mét giá tài liệu.
- MB (megabyte) là đơn vị tính
dung lượng thông
tin dạng số.
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn
nhưng chưa thu
thập được: Là những tài liệu sau khi kết thúc công việc đã đến hạn nộp vào Lưu
trữ cơ quan, nhưng còn để tại phòng làm việc của các phòng, ban và cán bộ lãnh
đạo.
c) Nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Chỉ
tiêu này áp dụng đối với những cơ quan có thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Đơn vị tính và cách
tính giống như tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ
quan.
d) Tổng số tài liệu đã loại hủy:
Là tổng số tài liệu loại ra, đã được đưa đi tiêu hủy sau khi làm đầy đủ thủ tục
và có ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
3.2. Đối với Lưu trữ lịch sử:
a) Tổng số tài liệu đã thu thập
vào Lưu trữ lịch sử: Bao gồm tài liệu bằng giấy; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu
điện tử... mà Lưu trữ lịch sử tiến hành thu thập theo kế hoạch thu thập hàng
năm hoặc đột xuất (trường hợp giải thể, sáp nhập), từ các cơ quan là nguồn nộp
lưu tài liệu về kho Lưu trữ lịch sử theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước. Đơn vị tính và các tính giống như tài liệu thu
thập vào Lưu trữ cơ quan.
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn
nhưng chưa thu
thập được: Là những tài liệu đã đến hạn phải thu thập, nhưng còn để tại các cơ
quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
c) Tổng số tài liệu đã loại hủy:
Là tổng số tài liệu loại ra sau các đợt chỉnh lý, đã được đưa đi tiêu hủy sau
khi làm đầy đủ thủ tục và có ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
4. Công tác sử dụng tài liệu
lưu trữ
4.1. Công tác phòng đọc:
- Lượt người sử dụng tài liệu:
Cách tính lượt người sử dụng tài liệu như sau: Mỗi một
người đến nghiên cứu tài liệu trong ngày được tính 01 lượt. Trong trường hợp,
người đến nghiên cứu nhưng không có tài liệu, số lượt người được tính là 0.
- Tổng số tài liệu được sao
chụp: Là Tổng số trang tài liệu được cơ quan lưu trữ sao chụp, phục vụ công tác khai
thác sử dụng tài liệu của độc giả, nhằm hạn chế hư hại của tài liệu gốc.
- Tổng số yêu cầu của độc giả:
Bao gồm: Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc, công văn, thư, điện thoại,
FAX... của độc giả gửi đến yêu cầu sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ.
4.2. Công bố, trưng bày,
triển lãm tài liệu lưu
trữ
- Bài viết giới thiệu, công bố:
Bao gồm các bài viết giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ trên sách, báo, tạp chí và trên
các phương tiện thông tin đại chúng khác.
- Trưng bày, triển lãm: Bao gồm
các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm được tính 01 lần.
4.3. Công cụ tra cứu:
- Tổng số phông/sưu tập tài
liệu, công trình/đề
tài có mục lục hồ sơ: Bao gồm những phông (hoặc sưu tập) tài liệu lưu trữ, công
trình (hoặc đề tài) nghiên cứu khoa học đã có mục lục hồ sơ. Không tính những
phông/sưu tập, công trình
/đề tài chưa có mục lục hồ sơ hoặc đã có nhưng chưa đầy đủ.
- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê
biên mục: Chỉ tính số giờ tài liệu nghe, nhìn đã được thống kê biên mục.
- Cách điền số liệu đối với công
cụ tra cứu là "Mục lục chuyên đề", "Sách chỉ dẫn phông lưu
trữ" như sau: Điền dấu "X" vào
cột số lượng ở mục tương ứng.
- Cách điền số liệu đối với đơn
vị tính là "CSDL" như sau:
+ CSDL phông: Bao gồm tổng số
phông lưu trữ
được quản lý bằng máy.
+ CSDL hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ
sơ lưu trữ
được quản lý bằng máy.
+ CSDL văn bản: Bao gồm tổng số
văn bản lưu
trữ được quản lý bằng máy.
+ CSDL tài liệu nghe, nhìn: Bao gồm
tổng số bài phát biểu, ảnh, phim âm bản, bộ phim... được quản lý bằng máy.
5. Nghiên cứu khoa học
Chỉ tính các đề tài NCKH đã
nghiệm thu
và những đề tài đã nghiệm thu đưa vào ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và
tra tìm tài liệu lưu trữ.
6. Kho bảo quản tài liệu,
trang thiết bị dùng cho lưu
trữ
6.1. Kho bảo quản tài liệu:
- Diện tích kho chuyên dụng: Là
diện tích m2 sàn được xây dựng dùng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy
định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.
- Diện tích kho không chuyên
dụng: Là diện tích m2 sàn được bố trí hoặc xây dựng để chứa và bảo quản
tài liệu lưu
trữ, nhưng không theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước.
- Diện tích kho tạm: Bao gồm
diện tích m2 nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang, cầu
thang... dùng để bảo quản tài liệu.
6.2. Chiều dài giá, tủ bảo
quản tài liệu: Là dung lượng dùng để xếp tài liệu của kho lưu trữ, tính
theo đơn vị đo chiều dài (mét), đo theo từng ngăn giá, ngăn tủ đã xếp tài liệu
và chưa xếp tài liệu.
6.3. Trang thiết bị: Chỉ
tính trang thiết bị dùng cho lưu trữ. Đơn vị tính là "chiếc". Riêng đối với "Hệ
thống báo đột nhập tự động", "Hệ thống báo cháy tự động",
"Hệ thống điều hòa trung tâm", cách điền số liệu như
sau: Điền dấu "X" vào cột "Số lượng" ở mục tương ứng.