|
BỘ NỘI VỤ - VĂN
PHÒNG CHÍNH PHỦ
---------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
---------------
|
|
Số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
|
Hà Nội, ngày 06
tháng 05 năm 2005
|
THÔNG TƯ
LIÊN TỊCH
HƯỚNG
DẪN VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09
tháng 5 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 18/2003/NĐ-CP ngày 20 tháng 02 năm 2003 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ;
Căn cứ Điều 5 và Điều 35 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Điều 3 của Nghị định số 135/2003/NĐ-CP
ngày 14 tháng 11 năm 2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp
luật,
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản như sau:
I. HƯỚNG DẪN CHUNG
1. Phạm vi và đối
tượng áp dụng
Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn
bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung
là cơ quan, tổ chức).
2. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần
cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn
bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số
loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư
này.
3. Kỹ thuật trình bày
văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông
tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình
bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình
bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng
chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy;
có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương
tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp
dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn
phẩm khác.
4. Phông chữ trình
bày văn bản
Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải
là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng,
nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin
điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của
bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam
TCVN 6909:2001.
II. THỂ THỨC VĂN BẢN
1. Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng
chữ: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm
tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản
cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành
lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp
đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội,
Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định
tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp
nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp
trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Uỷ ban nhân dân
(UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND).
Ví dụ:
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
|
BỘ GIAO THÔNG VẬN
TẢI
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
|
BỘ NỘI VỤ
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN
|
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp):
|
BỘ GIAO THÔNG VẬN
TẢI
CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM
|
UBND TỈNH THÁI
NGUYÊN
SỞ XÂY DỰNG
|
|
VIỆN KHOA HỌC XÃ
HỘI VIỆT NAM
VIỆN DÂN TỘC HỌC
|
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN
LỰC VIỆT NAM
CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1
|
3. Số, ký hiệu của
văn bản
a) Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do
Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác
ở Trung ương ban hành được thực hiện theo quy định tại Điều 3
của Nghị định số 101/CP ngày 23 tháng 9 năm 1997 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và hướng
dẫn tại Thông tư này, cụ thể như sau:
- Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm
số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong
một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành
phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2004, 2005;
- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao
gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và
bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức
danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản.
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do
Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội
đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004.
b) Số, ký hiệu của văn bản hành chính
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng
ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản
và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ
số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính
- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt
tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo
Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành văn bản.
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt
tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn
phòng Chính phủ soạn thảo: Số: ... /CP-HC;
Công văn của Thủ tướng Chính phủ do Vụ Văn xã
Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số:.../TTg-VX;
Công văn của Bộ Xây dựng do Cục Quản lý nhà
Bộ Xây dựng soạn thảo: Số:.../BXD-QLN;
Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh... do tổ
chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo: Số:... /UBND-VX;
Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh... do Văn
phòng Sở soạn thảo: Số:... /SCN-VP.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy
định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
4. Địa danh và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính
thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ
quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính
được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của
đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan,
tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên
của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công nghiệp, của Cục Xuất bản
thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tổng công ty Điện
lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội;
Văn bản của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình (có
trụ sở tại thị xã Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình): Hoà Bình; của Phân xã Thông
tấn xã Việt Nam tại tỉnh Quảng Trị thuộc Thông tấn xã Việt Nam (có trụ sở tại
thị xã Đông Hà, tỉnh Quảng Trị): Quảng Trị; của Trường Cao đẳng Quản trị
kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn,
tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên;
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện
Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh
Hoà): Nha Trang.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan,
tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung
ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội
và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội; của Uỷ ban nhân dân
thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố
Hồ Chí Minh.
+ Đối với các tỉnh: là tên của thị xã, thành
phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam): Phủ Lý;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương và
của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải
Dương): Hải Dương; của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở,
ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Hạ
Long; của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc
tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Đà Lạt;
Văn bản của Vườn Quốc gia Ba Bể (có trụ sở
tại huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn): Ba Bể; của Ban Quản lý Cửa khẩu quốc tế
Bờ Y (có trụ sở tại huyện Ngọc Hồi, tỉnh Kon Tum): Ngọc Hồi.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan,
tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn
(thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân quận 1 (thành phố
Hồ Chí Minh) và của các phòng, ban thuộc quận: Quận 1; của Uỷ ban nhân
dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò
Vấp;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thị xã Hà Đông
(tỉnh Hà Tây) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Hà Đông;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thành phố Điện
Biên (tỉnh Điện Biên) và của các phòng, ban thuộc thành phố: Điện Biên.
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân
dân, Uỷ ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn
đó, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân xã Kim Liên
(huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn
Trãi (thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây): Phường Nguyễn Trãi; của Uỷ
ban nhân dân phường Cống Vị (quận Ba Đình, thành phố Hà Nội): Cống Vị;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thị trấn Củ Chi
(huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh): Củ Chi.
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ
chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng được
thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Quốc phòng.
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp
luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là
ngày, tháng, năm văn bản được thông qua.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp
luật khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được
viết đầy đủ ngày... tháng... năm...; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số
ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở
trước.
5. Tên loại và trích
yếu nội dung của văn bản
a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn
bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
b) Trích yếu nội dung của văn bản là một câu
ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
6. Nội dung văn bản
a) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của
một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật),
các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu
cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính
sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay
các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn
giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ
địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ
chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông
dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể
viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong
ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc
chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan,
phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản;
ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ
trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể
ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
b) Bố cục của văn bản
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể
có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo
phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ
lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Bố cục của luật, pháp lệnh được thực hiện
theo quy định tại Điều 27 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 02/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002.
Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được
bố cục như sau:
- Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc
theo khoản, điểm;
- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản,
điểm; các quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều,
khoản, điểm;
- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy
chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản,
điểm;
- Chỉ thị: theo khoản, điểm;
- Thông tư: theo mục, khoản, điểm.
Văn bản hành chính có thể được bố cục như
sau:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản,
điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều,
khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo
phần, mục, khoản, điểm.
7. Chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực
hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi
chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan,
tổ chức;
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan,
tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người
đứng đầu;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ
viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức;
- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi
chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức.
b) Chức vụ của người
ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh
đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh
như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám
đốc, Phó Giám đốc v.v.., không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản
liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa
lệnh, thừa uỷ quyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể.
Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư
vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức
danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những
Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi
chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội
đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức
danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới, ví dụ:
- Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng
hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban
hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:
|
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ
ký, dấu của Bộ Xây dựng)
|
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ
ký, dấu của Bộ Xây dựng)
|
|
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY
DỰNG
Nguyễn Văn A
|
THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY
DỰNG
Trần Văn B
|
- Chức vụ của người ký văn bản do Ban hoặc
Hội đồng của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc
Chủ tịch Hội đồng, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Trưởng ban
hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:
|
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ
ký, dấu của Bộ Xây dựng)
|
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ
ký, dấu của Bộ Xây dựng)
|
|
THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B
|
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ
CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C
|
c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên
của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính,
trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự
khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa
học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.
8. Dấu của cơ quan,
tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện
theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.
9. Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn
vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra,
giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết
và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn
bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá
nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng
cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với
văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được
ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ;
- Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương;
- Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã (thuộc
tỉnh ...).
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi
nhận bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm
hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi”, sau đó
là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công
việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận”, phía
dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
có liên quan khác nhận công văn.
10. Dấu chỉ mức độ
khẩn, mật
a) Dấu chỉ mức độ khẩn:
Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được
thực hiện như sau:
- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh,
văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn,
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn
bản quyết định.
Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn
tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư này. Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng
mực màu đỏ tươi.
b) Dấu chỉ mức độ mật:
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật,
tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được
thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
11. Các thành phần
thể thức khác
Các thành phần thể thức khác của văn bản bao
gồm:
a) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail;
địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn,
công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện
thuận lợi cho việc liên hệ;
b) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả
lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với
những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về
dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ...”. Các chỉ dẫn trên có thể
được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn
bản;
c) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản
phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát
hành;
d) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì
trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề;
văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng
chữ số La Mã;
đ) Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm
nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số
ả-rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.
12. Thể thức bản sao
Thể thức bản sao được thực hiện như sau:
a) Hình thức sao bao gồm một trong các dòng
chữ “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”. Việc xác định hình thức bản
sao được thực hiện theo quy định tại các khoản 4, 5 và 6 Điều 2
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản là tên
của cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao văn bản;
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng
ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ
viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao
kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số
01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm;
d) Các thành phần thể thức khác của bản sao
văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực
hiện theo hướng dẫn tại các khoản 4, 7, 8 và 9 Mục II của Thông tư này.
III. KỸ THUẬT TRÌNH
BÀY
1. Khổ giấy, kiểu
trình bày và định lề trang văn bản
a) Khổ giấy
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5
(148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.
b) Kiểu trình bày
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in
theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu
nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày
theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy
A4)
- Trang mặt trước:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
- Trang mặt sau:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.
2. Kỹ thuật trình bày
các thành phần thể thức văn bản
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn
bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần
thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành
phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo Sơ
đồ trên.
Các thành phần thể thức văn bản được trình
bày như sau:
a) Quốc hiệu
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1.
Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng,
đậm.
Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ
cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được
trình bày tại ô số 2.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực
tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới
có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ
và đặt cân đối so với dòng chữ.
c) Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô
số 3.
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký
hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm;
giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm
chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:
Số: 33/2002/NĐ-CP ; Số: 15/QĐ-UBND ; Số: 23/BC-BNV;
Số: 234/SCN-VP.
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn
bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
được trình bày tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại
văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị
định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được
đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu
chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên
loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích
yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Trích yếu nội dung công văn được trình bày
tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào
từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph)
đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing)
chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly
line spacing) trở lên.
Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải
xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng
dấu phẩy.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo
phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ
tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La
Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được
trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số ả-rập. Tiêu đề của mục được trình
bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),
kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều
dùng chữ số ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
(13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng
các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in
thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia
thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của
phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần
được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm;
- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã,
sau có dấu chấm; tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng
chữ số ả-rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu
chữ đứng, đậm;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng
các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ
in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình
bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ
viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ
của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học
vị (nếu có) được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày
tại ô số 7c.
h) Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô
số 8.
i) Nơi nhận
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối
với công văn hành chính) được trình bày như sau:
- Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng;
- Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công
văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công
văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ
chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một
dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối
cùng có dấu chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối
với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng
riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng,
đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị
và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ
đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ
chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch
ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau
đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức),
chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu
(chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là
dấu chấm.
k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật)
và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số
10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu
các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc
“khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng
là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.
l) Các thành phần thể thức khác
Các thành phần thể thức khác được trình bày
như sau:
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình
bày tại ô số 11; các cụm từ “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả
lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật
viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày
tại ô số 12; từ “dự thảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần ...” được trình bày trong
một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát
hành được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ
số ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail;
địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày
trên trang đầu của văn bản, tại ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến
12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng
trình bày văn bản;
- Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản
được trình bày trên các trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục
(trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh
giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ
lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm;
- Số trang của văn bản được trình bày tại chính
giữa, trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy
(phần footer), bằng chữ số ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),
kiểu chữ đứng;
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần
thể thức văn bản được minh hoạ tại Phụ lục IV - Mẫu chữ và chi tiết trình bày
thể thức văn bản và thể thức bản sao kèm theo Thông tư này (trong đó, sử dụng
phông chữ .VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in hoa).
Mẫu trình bày một số loại văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản hành chính được minh hoạ tại Phụ lục V - Mẫu trình bày văn bản
và bản sao văn bản kèm theo Thông tư này (trong đó, sử dụng phông chữ .VnTime
đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in hoa).
3. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức
bản sao
Các thành phần thể thức bản sao được trình
bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao,
dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản
sao trên trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể
thức bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục III).
Các thành phần thể thức bản sao được trình
bày như sau:
a) Hình thức sao: cụm từ “sao y bản chính”,
các từ “trích sao” và “sao lục” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
b) Các thành phần thể thức khác của bản sao
gồm: tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô
số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký
của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao
văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình
bày các thành phần thể thức tương ứng của văn bản tại khoản 2 Mục này.
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần
thể thức bản sao được minh hoạ tại Phụ lục IV, mẫu trình bày bản sao được minh
hoạ tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15
ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Các quy định và hướng dẫn trước đây trái với
quy định và hướng dẫn tại Thông tư này đều bị bãi bỏ.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề
phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Nội vụ
(Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) và Văn phòng Chính phủ để kịp thời giải
quyết.
|
KT. BỘ TRƯỞNG BỘ
NỘI VỤ
THỨ TRƯỞNG
Đặng Quốc Tiến
|
KT. BỘ TRƯỞNG, CHỦ
NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
PHÓ CHỦ NHIỆM
Nguyễn Văn Lâm
|
PHỤ LỤC
1:
BẢNG
CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm
theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
|
STT
|
Tên loại văn bản
|
Chữ viết tắt
|
|
|
Văn bản quy phạm pháp luật
|
|
|
1
|
Luật
|
Lt
|
|
2
|
Pháp lệnh
|
PL
|
|
3
|
Lệnh
|
L
|
|
4
|
Nghị quyết
|
NQ
|
|
5
|
Nghị quyết liên tịch
|
NQLT
|
|
6
|
Nghị định
|
NĐ
|
|
7
|
Quyết định
|
QĐ
|
|
8
|
Chỉ thị
|
CT
|
|
9
|
Thông tư
|
TT
|
|
10
|
Thông tư liên tịch
|
TTLT
|
|
|
Văn bản hành chính
|
|
|
1
|
Quyết định (cá biệt)
|
QĐ
|
|
2
|
Chỉ thị (cá biệt)
|
CT
|
|
3
|
Thông cáo
|
TC
|
|
4
|
Thông báo
|
TB
|
|
5
|
Chương trình
|
CTr
|
|
6
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
7
|
Phương án
|
PA
|
|
8
|
Đề án
|
ĐA
|
|
9
|
Báo cáo
|
BC
|
|
10
|
Biên bản
|
BB
|
|
11
|
Tờ trình
|
TTr
|
|
12
|
Hợp đồng
|
HĐ
|
|
13
|
Công điện
|
CĐ
|
|
14
|
Giấy chứng nhận
|
CN
|
|
15
|
Giấy uỷ nhiệm
|
UN
|
|
16
|
Giấy mời
|
GM
|
|
17
|
Giấy giới thiệu
|
GT
|
|
18
|
Giấy nghỉ phép
|
NP
|
|
19
|
Giấy đi đường
|
ĐĐ
|
|
20
|
Giấy biên nhận hồ sơ
|
BN
|
|
21
|
Phiếu gửi
|
PG
|
|
22
|
Phiếu chuyển
|
PC
|
|
|
Bản sao văn bản
|
|
|
1
|
Bản sao y bản chính
|
SY
|
|
2
|
Bản trích sao
|
TS
|
|
3
|
Bản sao lục
|
SL
|
PHỤ LỤC
2:
SƠ
ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên
một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức văn bản
|
|
1
|
:
|
Quốc hiệu
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn
bản
|
|
5a
|
:
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
|
5b
|
:
|
Trích yếu nội dung công văn hành chính
|
|
6
|
:
|
Nội dung văn bản
|
|
7a, 7b, 7c
|
:
|
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
|
|
8
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
9a, 9b
|
:
|
Nơi nhận
|
|
10a
|
:
|
Dấu chỉ mức độ mật
|
|
10b
|
:
|
Dấu chỉ mức độ khẩn
|
|
11
|
:
|
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
|
|
12
|
:
|
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
|
|
13
|
:
|
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát
hành
|
|
14
|
:
|
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail;
địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
|
PHỤ LỤC
3:
SƠ
ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN
(Trên
một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức bản sao
|
|
1
|
:
|
Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích
sao” hoặc “sao lục”
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu bản sao
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm sao
|
|
5a, 5b, 5c
|
:
|
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
|
|
6
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
7
|
:
|
Nơi nhận
|
PHỤ LỤC
5:
MẪU
TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm
theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
|
1. Mẫu trình bày văn bản quy phạm pháp
luật
|
|
Mẫu 1.1
|
- Nghị quyết của Chính phủ
|
|
Mẫu 1.2
|
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
|
|
Mẫu 1.3
|
- Nghị định của Chính phủ (quy định trực
tiếp)
|
|
Mẫu 1.4
|
- Nghị định của Chính phủ (ban hành điều
lệ, quy chế)
|
|
Mẫu 1.5
|
- Quyết định (quy định trực tiếp)
|
|
Mẫu 1.6
|
- Quyết định (ban hành quy chế, quy định)
|
|
Mẫu 1.7
|
- Chỉ thị
|
|
Mẫu 1.8
|
- Thông tư của Bộ trưởng
|
|
Mẫu 1.9
|
- Thông tư liên tịch
|
|
2. Mẫu trình bày văn bản hành chính
|
|
Mẫu 2.1
|
- Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
|
|
Mẫu 2.2
|
- Quyết định (cá biệt) (ban hành hoặc phê
duyệt một văn bản khác)
|
|
Mẫu 2.3
|
- Công văn hành chính
|
|
Mẫu 2.4
|
- Các hình thức văn bản hành chính khác như
chỉ thị hành chính (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án,
phương án, báo cáo, tờ trình v.v...
|
|
3. Mẫu trình bày bản sao văn bản
|
|
Mẫu 3.1
|
Bản sao văn bản
|
MẪU 1.1:
NGHỊ
QUYẾT CỦA CHÍNH PHỦ
|
CHÍNH PHỦ
------
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số:.... /20…(1)…/NQ-CP
|
Hà Nội, ngày… tháng…
năm 20...(1)….
|
NGHỊ QUYẾT
.................….......
(2) .............................
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng
12 năm 2001;
Căn cứ .................................................................. (3)
.................................................;
......................................................................................................................................,
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1.
................................................................. (4)............................................
.............................................................................................................................
Điều 2...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều…...................................................................................................................
............................................................................................................................. /.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(5). A.XX(6).
|
TM. CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành.
(2) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(3) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết.
(4) Nội dung của nghị quyết.
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc chủ trì soạn
thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần)
MẪU 1.2:
NGHỊ
QUYẾT CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
|
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
…… (1) ……
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số:……/20…(2)…./NQ-HĐND
|
...... (3)....,
ngày… tháng… năm 20….(2)….
|
NGHỊ QUYẾT
…........................
(4) .............................
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ..(1)..
KHOÁ... KỲ HỌP THỨ...
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ .................................................................. (5)
....................................................;
.........................................................................................................................................,
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1.
................................................................. (6)............................................
.............................................................................................................................
Điều 2...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều... ..................................................................................................................
............................................................................................................................. /.
Nghị quyết này đã được Hội đồng nhân dân
............. (1)........... Khoá .... kỳ họp thứ ..... thông qua.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(7). A.XX(8).
|
CHỦ TỊCH
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn.
(2) Năm ban hành.
(3) Địa danh.
(4) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(5) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết.
(6) Nội dung của nghị quyết.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị oạn thảo hoặc chủ
trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU 1.3:
NGHỊ
ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ (QUY ĐỊNH TRỰC TIẾP)(*)
|
CHÍNH PHỦ
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số:…… /20….(1)…/NĐ-CP
|
Hà Nội, ngày….
tháng… năm 20….(1)…..
|
NGHỊ ĐỊNH
..............................
(2) .............................
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng
12 năm 2001;
Căn cứ ................................................................. (3)........................................... ;
Theo đề nghị của ................................................(4).............................................. ,
NGHỊ ĐỊNH:
Chương 1:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều... ..................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chương …:
………………………….
Điều... ..................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều... ..................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chương …:
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều... ..................................................................................................................
............................................................................................................................. /.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(6). A.XX(7).
|
TM. CHÍNH PHỦ
THỦ
TƯỚNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với nghị định của
Chính phủ hướng dẫn thi hành luật, pháp lệnh, v.v… hay trực tiếp quy định về
những vấn đề cần thiết, được bố cục theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
(1) Năm ban hành.
(2) Trích yếu nội dung nghị định.
(3) Tên văn bản quy phạm pháp luật được dùng
làm căn cứ trực tiếp để ban hành nghị định.
(4) Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
soạn thảo nghị định.
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị của Văn phòng
Chính phủ chủ trì trình dự thảo nghị định và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU 1.4:
NGHỊ
ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ (BAN HÀNH ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ)
|
CHÍNH PHỦ
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số:…… /20..(1)../NĐ-CP
|
Hà Nội, ngày… tháng
….năm 20….(1)…..
|
NGHỊ ĐỊNH
Ban hành
..................... (2) ........................
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng
12 năm 2001;
Căn cứ ................................................................. (3)........................................... ;
Theo đề nghị của ................................................(4).............................................. ,
NGHỊ ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Nghị định này................................................................
...................................................................
(2).....................................................
Điều 2...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
............................................................................................................................. ./.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(5). A.XX(6).
|
TM. CHÍNH PHỦ
THỦ
TƯỚNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành.
(2) Tên của bản quy chế (điều lệ) được ban
hành.
(3) Tên văn bản quy phạm pháp luật được dùng
làm căn cứ trực tiếp để ban hành nghị định.
(4) Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
soạn thảo nghị định.
(5) Chữ viết tắt tên đơn vị của Văn phòng
Chính phủ chủ trì trình dự thảo nghị định và số lượng bản lưu (nếu cần).
(6) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU QUY CHẾ, ĐIỀU LỆ
(Ban hành kèm theo
Nghị định của Chính phủ)
|
CHÍNH PHỦ
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
QUY CHẾ (ĐIỀU LỆ)
..............................
(1) .............................
(Ban hành kèm theo
Nghị định số............/20.../NĐ-CP ngày... tháng... năm 20... của Chính phủ)
Chương 1:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều ... .................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chương ...:
............................................................
Điều ... .................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều ... .................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chương ...:
............................................................
Điều ... .................................................................................................................
............................................................................................................................. ./.
|
|
TM. CHÍNH PHỦ
THỦ
TƯỚNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của bản quy chế (điều
lệ).
MẪU 1.5:
QUYẾT
ĐỊNH
(Quy
định trực tiếp)
|
TÊN CƠ QUAN (1)
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số:……/20..(2)/QĐ-.....(3)...
|
.....(4).....,
ngày.... tháng..... năm 20..(2)..
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC .........................
(5) .............................
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6)
Căn cứ
............................................................... (7)............................................. ;
............................................................................................................................ ;
Theo đề nghị của .................................................................................................. ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
............................................................... (8)..............................................
.............................................................................................................................
Điều 2...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
............................................................................................................................. ./.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: XX, ...(10). A.XX(11).
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(9)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban
hành quyết định.
(2) Năm ban hành.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh
nhà nước ban hành quyết định.
(4) Địa danh.
(5) Trích yếu nội dung quyết định.
(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc
về người đứng đầu cơ quan (Bộ trưởng, Thủ tưởng cơ quan ngang Bộ, Viện trưởng
Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân dân tối cao) hoặc chức
danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) thì ghi chức vụ của người
đứng đầu cơ quan hoặc chức danh nhà nước; nếu thẩm quyền ban hành quyết định
thuộc về Uỷ ban nhân dân các cấp thì ghi Uỷ ban nhân dân...
(7) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết
định.
(8) Nội dung của quyết định.
(9) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ
trưởng, Viện trưởng, Chánh án… hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ
tướng (Chính phủ)); đối với quyết định của Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết
tắt “TM” vào trước tên Uỷ ban nhân dân; trường hợp cấp phó được giao ký thay
người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người
đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU 1.6:
QUYẾT
ĐỊNH
(Ban
hành quy chế, quy định)
|
TÊN CƠ QUAN (1)
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------
|
|
Số:…… /20..(2)…/QĐ-.....(3)...
|
.....(4).....,
ngày.... tháng..... năm 20…(2)…
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH
......................... (5) .............................
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6)
Căn cứ
............................................................... (7)............................................. ;
............................................................................................................................ ;
Theo đề nghị của .................................................................................................. ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này .............................................................
..........................................................................(5)...............................................
Điều 2...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(10). A.XX(11).
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(9)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú:
(1)Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban
hành quyết định.
(2) Năm ban hành.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh
nhà nước ban hành quyết định.
(4) Địa danh. (5) Tên của bản quy chế (quy
định) được ban hành.
(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc
về người đứng đầu cơ quan (Bộ trưởng, Thủ tưởng cơ quan ngang Bộ, Viện trưởng
Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân dân tối cao) hoặc chức
danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) thì ghi chức vụ của người
đứng đầu hoặc chức danh nhà nước; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về
Uỷ ban nhân dân các cấp thì ghi Uỷ ban nhân dân...
(7) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết
định.
(8) Nội dung của quyết định.
(9) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ
trưởng, Viện trưởng, Chánh án… hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ
tướng (Chính phủ)); đối với quyết định của Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết
tắt “TM” vào trước tên Uỷ ban nhân dân; trường hợp cấp phó được giao ký thay
người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người
đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU QUY CHẾ, QUY ĐỊNH
(Ban hành kèm theo
quyết định)
|
TÊN CƠ QUAN
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
QUY CHẾ (QUY ĐỊNH)
..............................
(1) .............................
(Ban hành kèm theo
Quyết định số ............/20.../QĐ-.... ngày ... tháng ... năm 20... của
………………)
Chương 1:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chương ...:
............................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chương ...:
............................................................
Điều .....................................................................................................................
............................................................................................................................. ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn
Văn A
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của bản quy chế (quy
định).
MẪU 1.7:
CHỈ
THỊ
|
TÊN CƠ QUAN (1)
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số:……/20…(2)…/CT-.....(3).....
|
..... (4) ....,
ngày… tháng… năm 200…(2)…
|
CHỈ THỊ
.........................
(5) .............................
..........................................................................(6)...............................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.......................................................................................................................... ./.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(8). A.XX(9).
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(7)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Thủ
tướng Chính phủ) ban hành chỉ thị.
(2) Năm ban hành.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh
nhà nước (Thủ tướng Chính phủ) ban hành chỉ thị.
(4) Địa danh.
(5) Trích yếu nội dung chỉ thị.
(6) Nội dung văn bản.
(7) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ
trưởng, Viện trưởng, Chánh án hoặc chức danh nhà nước (Thủ tướng (Chính phủ));
đối với chỉ thị của Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên Uỷ
ban nhân dân; trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì
ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức
vụ của người ký văn bản.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU 1.8
THÔNG
TƯ CỦA BỘ TRƯỞNG (*)
|
BỘ ………………(1)
-------
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số: /20..(2)../TT-..(3)..
|
Hà Nội, ngày
tháng năm 20..(2)..
|
THÔNG TƯ
..............…..........
(4) .............................
Căn
cứ.............................................................(5)..................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
..........................................................................(6)...............................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.......................................................................................................................... ./.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(8). A.XX(9).
|
BỘ TRƯỞNG (7)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với cả thông tư của
Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao và
Chánh án Toà án nhân dân tối cao.
(1) Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ, Viện Kiểm sát
nhân dân tối cao hoặc Toà án nhân dân tối cao.
(2) Năm ban hành.
(3) Chữ viết tắt tên Bộ, cơ quan ngang Bộ,
Viện Kiểm sát nhân dân tối cao hoặc Toà án nhân dân tối cao.
(4) Trích yếu nội dung thông tư.
(5) Căn cứ pháp lý để ban hành; mục đích (nếu
có) và phạm vi điều chỉnh của thông tư.
(6) Nội dung của thông tư.
(7) Hoặc chức danh của Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, Viện trưởng (Viện Kiểm sát nhân dân tối cao) hoặc Chánh án (Toà án
nhân dân tối cao); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan
thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi
chức vụ của người ký.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU 1.9
THÔNG
TƯ LIÊN TỊCH
|
BỘ… - CƠ QUAN (TỔ
CHỨC) (1)
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------
|
|
Số: (*) /20..(2)../TTLT-.....(3)......
|
Hà Nội, ngày
tháng năm 20..(2)..
|
THÔNG TƯ LIÊN TỊCH
.................…........
(4) .............................
Căn cứ ....................................................................(5)..........................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
....................................................................(6).....................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.......................................................................................................................... ./.
|
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI
KÝ
(7b)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn B
|
BỘ TRƯỞNG BỘ… (7a)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT (….), ...(8). A.XX(9).
|
|
|
|
|
Ghi chú:
(1) Tên Bộ chủ trì và tên (các) cơ quan (tổ
chức) khác tham gia ban hành thông tư liên tịch.
(*) Thông tư liên tịch được đăng ký và ghi số
thứ tự tại văn thư của cơ quan chủ trì soạn thảo.
(2) Năm ban hành. (3) Chữ viết tắt tên Bộ và
tên (các) cơ quan (tổ chức).
(4) Trích yếu nội dung thông tư.
(5) Căn cứ pháp lý để ban hành; mục đích (nếu
có) và phạm vi điều chỉnh của thông tư liên tich.
(6) Nội dung của thông tư.
(7a) Bộ trưởng Bộ chủ trì soạn thảo thông tư
liên tịch; (7b) Chức vụ của người đứng đầu cơ quan (tổ chức) tham gia soạn thảo
thông tư liên tịch; chức vụ của người ký thông tư liên tịch phải ghi đầy đủ,
bao gồm chức danh và tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: Bộ trưởng Bộ..., Bộ trưởng,
Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ; trường hợp các cấp phó được giao ký thay người
đứng đầu cơ quan (tổ chức) thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của
người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký.
(8) Chữ viết tắt tên các đơn vị soạn thảo của
Bộ chủ trì và cơ quan (tổ chức) tham gia và số lượng bản lưu (nếu cần). Thông
tư liên tịch được lưu tại văn thư của Bộ chủ trì soạn thảo; lưu hồ sơ tại đơn
vị soạn thảo của Bộ và cơ quan (tổ chức) tham gia ban hành, ví dụ: Lưu: VT
(BNV), CLT (BNV), HC (VPCP).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU 2.1:
QUYẾT
ĐỊNH (CÁ BIỆT) (QUY ĐỊNH TRỰC TIẾP)
|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
(1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------
|
|
Số: (*)
/QĐ-....(3)....
|
.......... (4)
......., ngày tháng năm 20...
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc
......................... (5) .............................
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6)
Căn cứ
........................................................... (7) ................................................ ;
.............................................................................................................................
Xét đề nghị của..................................................................................................... ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
................................................ (8).............................................................
.............................................................................................................................
Điều 2...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(10). A.XX(11).
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ (9)
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn
Văn A
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước ban hành quyết định.
(*) Đối với quyết định (cá biệt), không ghi
năm ban hành giữa số và ký hiệu của văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(4) Địa danh. (5) Trích yếu nội dung quyết
định.
(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc
về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ:
Bộ trưởng Bộ..., Cục trưởng Cục..., Giám đốc..., Viện trưởng Viện..., Chủ
tịch...); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ
quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban
thường vụ..., Hội đồng…, Uỷ ban nhân dân...).
(7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành
quyết định.
(8) Nội dung văn bản.
(9) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ
trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể
lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập
thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Uỷ ban nhân dân, TM. Ban thường vụ, TM. Hội đồng…);
trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết
tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người
ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 7 Mục II của
Thông tư này.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU 2.2
QUYẾT
ĐỊNH (CÁ BIỆT) (BAN HÀNH, PHÊ DUYỆT MỘT VĂN BẢN KHÁC)(*)
|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số: /QĐ-..............
|
..............,
ngày tháng năm 20...
|
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt)
.......... (1) .……............……...............
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ................................................................................................................. ;
............................................................................................................................ ;
Xét đề nghị của .................................................................................................... ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này (Phê
duyệt) ...................... (1)................
.............................................................................................................................
Điều 2...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
........................................................................................................................... /.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, .... A.XX.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn
Văn A
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định
(cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy chế, quy định, chương
trình, kế hoạch, đề án, phương án…
(1) Tên của văn bản được ban hành kèm theo
quyết định hoặc được phê duyệt.
MẪU QUY CHẾ, QUY ĐỊNH
(ban hành kèm theo
quyết định)(*)
|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
QUY CHẾ (QUY ĐỊNH)
..............................
(1) .............................
(Ban hành kèm theo
Quyết định số ............/QĐ-..... ngày ... tháng ... năm 20... của
...........)
Chương 1:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều 2...................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chương ....:
............................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chương ....:
............................................................
Điều .....................................................................................................................
.............................................................................................................................
Điều .....................................................................................................................
.......................................................................................................................... ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn
Văn A
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với quy chế, quy định
được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm chương, mục,
điều, khoản, điểm.
(1) Trích yếu nội dung của bản quy chế (quy
định).
MẪU VĂN
BẢN KHÁC
(được ban hành hoặc
phê duyệt kèm theo quyết định)(*)
|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------
|
TÊN LOẠI VĂN BẢN (1)
............................
(2) .............................
(Ban hành (phê duyệt)
kèm theo Quyết định số ............/QĐ-..... ngày ... tháng ... năm 20... của
......…....)
.......................................................................
(3).................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.......................................................................................................................... ./.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ(4)
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn
Văn A
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được
ban hành hoặc phê duyệt kèm theo quyết định như chương trình, kế hoạch, đề án,
phương án…
(1) Ghi tên loại văn bản được ban hành như
chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…
(2) Trích yếu nội dung văn bản.
(3) Nội dung văn bản.
(4) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như
tại quyết định.
MẪU 2.3:
CÔNG
VĂN HÀNH CHÍNH
|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
(1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
-----
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------
|
|
Số: /...(3)...-...(4)...
V/v
…...…(6)………..
|
.......... (5)
......., ngày tháng năm 20...
|
|
Kính gửi:
|
- ……………………….......…………;
- ……………………….......…………;
- …………………………......……….
|
.......................................................................
(7).................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.......................................................................................................................... ./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ................;
- Lưu: VT, ...(9). A.XX(10).
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ(8)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
|
Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà
Nội
ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX
E-Mail: ..............................
Website: …………………….. (11)
|
|
|
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước ban hành công văn.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn.
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn.
(5) Địa danh.
(6) Trích yếu nội dung công văn.
(7) Nội dung công văn.
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như
Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập
thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập
thể lãnh đạo, ví dụ: Uỷ ban nhân dân, Ban thường vụ, Hội đồng…; nếu người ký
công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt
“KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký
công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 7 Mục II của
Thông tư này.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại,
số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).
MẪU 2.4:
CÁC
HÌNH THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH KHÁC(*)
|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
(1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
(2)
Số: /...(3)...-...(4)...
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc
.......... (5)
......., ngày tháng năm 20...
|
TÊN LOẠI VĂN BẢN (6)
............................
(7) .............................
.......................................................................
(8).................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.......................................................................................................................... ./.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(10). A.XX(11).
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ(9)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các
hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như chỉ thị (cá biệt),
thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình v.v…
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành văn bản.
(5) Địa danh.
(6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt),
thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ
trình v.v…
(7) Trích yếu nội dung văn bản.
(8) Nội dung văn bản.
(9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như
Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập
thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Uỷ ban nhân dân, TM. Ban thường vụ, TM. Hội
đồng…); nếu người ký văn bản là cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ
viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của
người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 7 Mục
II của Thông tư này.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số
lượng bản phát hành (nếu cần).
MẪU 3.1
BẢN
SAO VĂN BẢN
|
BỘ
.......................
Số: ..... /20.../TT-B.....
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc
Hà Nội, ngày
...... tháng ..... năm 20...
|
THÔNG TƯ
......................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.......................................................................................................................... ./.
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT, .... A.300.
|
BỘ TRƯỞNG
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn
Văn A
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
Số: ..(3)../SY(4)
|
SAO Y BẢN CHÍNH (1)
......... (5)
......., ngày tháng năm 20...
|
|
Nơi nhận:
-
...............;
- ................;
- Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ(6)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
|
|
|
|
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: sao y bản chính, trích sao
hoặc sao lục.
(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn
bản.
(3) Số bản sao.
(4) Ký hiệu bản sao.
(5) Địa danh.
(6) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký bản
sao.