CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG
CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH
PHƯỚC
Trong thời gian qua công tác quản lý văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh về cơ bản đã được triển khai thực hiện một cách có
hiệu quả và đạt được những kết quả nhất định; tổ chức văn thư, lưu trữ được
củng cố từng bước thực hiện quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trong
toàn tỉnh, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tài liệu lưu trữ được
bảo vệ, bảo quản an toàn đáp ứng ngày càng tốt hơn cho nhu cầu khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và nhu cầu của xã hội.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được
vẫn còn tồn tại không ít khó khăn, hạn chế cần được khắc phục. Như: công tác
văn thư, lưu trữ vẫn chưa được quan tâm thực hiện đúng quy định, một số cơ
quan, đơn vị chưa nhận thức hết vị trí và tầm quan trọng của công tác này dẫn
đến tình trạng văn bản ban hành chưa đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo
quy định; công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến thực hiện chưa chặt chẽ;
việc ban hành các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị còn mang
tính hình thức, chưa bám sát yêu cầu thực tiễn; tài liệu lưu trữ ở một số cơ
quan, đơn vị chưa được chỉnh lý và giao nộp theo quy định, vẫn còn tình trạng
tài liệu chất đống, bó gói làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan, đơn vị nói riêng và công tác quản lý văn thư, lưu trữ trên địa bàn
tỉnh nói chung.
Để khắc phục những tồn tại, yếu kém trong hoạt
động quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, đưa công tác văn thư,
lưu trữ đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả, UBND tỉnh chỉ thị:
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Doanh nghiệp
Nhà nước và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã
a) Triển khai quán triệt và thực hiện nghiêm các
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu
trữ để thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức nâng cao
nhận thức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và
thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
b) Kiện toàn hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ
các cấp, bố trí đầy đủ biên chế công chức quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ ở cấp tỉnh, cấp huyện; công chức, viên chức làm nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ ở các cơ quan, đơn vị đảm bảo đúng tiêu chuẩn của ngạch công chức, viên
chức văn thư, lưu trữ theo quy định. Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách
nhiệm, độc hại đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định.
c) Xây dựng, ban hành văn bản, kiểm tra và hướng
dẫn việc thực hiện các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
tại các cơ quan đơn vị, bao gồm: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, Quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh mục
thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, Danh mục hồ sơ cơ quan.
d) Thực hiện thống nhất và đúng quy định nghiệp
vụ công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể:
- Về công tác văn thư: Thực hiện tốt quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi và văn bản đến;
quản lý và sử dụng con dấu; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
hiện hành;
- Về công tác lưu trữ: Thực hiện nghiêm công tác
thu thập, chỉnh lý tài liệu; bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá
trị tại các cơ quan, đơn vị theo đúng quy trình; thực hiện nghiêm chỉnh chế độ
báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
đ) Thực hiện nghiêm Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 11/2007/CT-UBND ngày 01 tháng 8 năm
2007 của UBND tỉnh về việc tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ bảo quản
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Cụ thể:
- Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh trên
cơ sở Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Phê
duyệt Đề án Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương đảm bảo đúng pháp luật hiện hành về đầu tư, xây dựng, đảm bảo
chất lượng tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày
26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng và đảm bảo đúng
thời gian, tiến độ dự án;
- Bố trí kho lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, đơn
vị phải đảm bảo yêu cầu để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ hiện
hành.Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, trang bị đầy đủ cơ sở vật chất,
các phương tiện cần thiết để phục vụ công tác lưu trữ theo đúng quy định;
- Phòng Nội vụ các huyện, thị xã khẩn trương lập
Đề án xây dựng kho lưu trữ hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ hiện có để đảm
bảo cho việc thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu từ nguồn nộp lưu về kho lưu
trữ.
e) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi, văn bản đến trong môi trường
mạng để phục vụ cho việc khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả.
2. Sở Nội vụ
a) Tham mưu, đề xuất UBND tỉnh ban hành các văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện công tác
văn thư lưu trữ.
b) Hàng năm; lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong việc chấp hành các chế
độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ.
c) Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập
huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức làm công tác quản lý nhà
nước và công chức, viên chức làm nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
3. Sở Tài chính
a) Căn cứ vào danh sách các đơn vị đã được UBND
tỉnh phê duyệt, Sở Tài chính thẩm định và cấp phát kinh phí chỉnh lý tài liệu
theo định mức quy định.
b) Nguồn kinh phí được thực hiện theo phân cấp
quản lý ngân sách.
Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Doanh nghiệp Nhà
nước, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện
Chỉ thị này.
Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể
từ ngày ký./.