|
BỘ
TÀI CHÍNH
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
1939/QĐ-BTC
|
Hà
Nội, ngày 12 tháng 08 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, DANH MỤC HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ
SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia ban hành ngày 15 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số
118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngỳ 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
Căn cứ Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về Bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Quyết định số 62/QĐ-BTC
ngày 10 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế về công tác
lưu trữ của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 5270/QĐ-BTC
ngày 30 tháng 12 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 1999/QĐ-BTC
ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tài chính,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Quyết định này thay thế Quyết định số
71/2002/QĐ-BTC ngày 04/6/2002 của Bộ Tài chính Quy định danh mục, thời hạn giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, chế độ thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của
Bộ Tài chính và Phụ lục II: Quy định mã đơn vị thuộc phông Bộ Tài chính dùng để
ghi ký hiệu hồ sơ trong danh mục hồ sơ ban hành kèm theo Công văn số
10752/BTC-VP ngày 28/7/2009 của Bộ Tài chính.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Bộ và thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, cán bộ công chức, viên chức Bộ
Tài chính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN;
- Lãnh đạo Bộ (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
|
KT.
BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Công Nghiệp
|
QUY ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, DANH MỤC HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO
LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ
Tài chính)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối
tượng và phạm vi áp dụng
Quyết định này quy định về công tác
lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi
giao nộp vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ bao gồm:
hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính, khoa học công nghệ, tài liệu chuyên môn
trên nền giấy, các tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, dữ liệu điện tử được hình
thành trong quá trình hoạt động của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ, đã kết
thúc ở giai đoạn văn thư, được lập hồ sơ và tập trung bảo quản tại lưu trữ hiện
hành.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quyết định này, những từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. “Hồ sơ công việc” là một
tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vị chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi sự viêc bắt đầu đến khi kết
thúc;
2. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp
và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;
3. “Danh mục hồ sơ” là bản
kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị trong năm kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được
dùng làm căn cứ để các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ.
4. “Lưu trữ hiện hành” là
phòng (hoặc bộ phận lưu trữ) của cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ thu thập, bảo quản
và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu theo quy định của Nhà nước;
5. “Lưu trữ lịch sử” là cơ
quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu
lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu và các nguồn khác;
6. “Bản thảo văn bản” là bản
được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản;
7. “Bản gốc văn bản” là bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền và được cơ quan ban hành;
8. “Bản chính văn bản” là bản
hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan ban hành;
9. “Bản sao y” là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy đinh và
phải được đóng dấu sao y của cấp có thẩm quyền;
10. “Hồ sơ nguyên tắc” là tập
hợp những văn bản QPPL, những quy định của cơ quan, doanh nghiệp có thẩm quyền về
một lĩnh vực, một vấn đề, được dùng làm căn cứ, cơ sở giải quyết công việc.
Chương 2.
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ
Điều 3. Căn cứ
và cách thức xây dựng danh mục hồ sơ
1. Những căn cứ chủ yếu để xây dựng
danh mục hồ sơ của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ bao gồm:
a) Các văn bản của Chính phủ và Bộ
Tài chính Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc và cơ cấu
tổ chức của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ;
b) Kế hoạch, chương trình công tác
hàng năm của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ;
c) Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ; Danh mục hồ sơ của
Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ những năm trước (nếu có);
d) Thành phần, nội dung, số lượng hồ
sơ, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Tài chính và các đơn vị
thuộc Bộ các năm trước đó.
2. Cách thức tổ chức xây dựng danh
mục hồ sơ
a) Danh mục hồ sơ mỗi năm cần được
xây dựng vào tháng cuối năm để thực hiện vào năm sau;
b) Cuối mỗi năm, mỗi cán bộ, công
chức dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm sau (căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ, chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị, công việc được giao và kinh
nghiệm của bản thân);
c) Lấy ý kiến tham gia của lãnh đạo
trực tiếp (Phòng, Tổ) sau đó chuyển Văn thư đơn vị tập hợp trình lãnh đạo đơn vị
(Vụ, Cục) rà soát lần cuối nhằm loại bỏ những hồ sơ trùng lắp, bổ sung những hồ
sơ, những mảng việc còn bỏ sót chưa có người lập, hoàn thiện và trình ký duyệt
ban hành. Cơ quan Bộ và các đơn vị có khối lượng các Vụ, Ban nhiều thì lập danh
mục hồ sơ riêng từng Vụ, Ban. Các Cục và các đơn vị nhỏ thì lập danh mục hồ sơ
chung cho toàn cơ quan.
Những đơn vị thuộc Bộ có cơ cấu tổ
chức, chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần sửa đổi, bổ sung Danh mục hồ sơ của
năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau.
3. Hình thức, nội dung của danh mục
hồ sơ
a) Khung đề mục (khung phân loại) của
danh mục hồ sơ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ được xây dựng theo đề mục lớn là
cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục, Ban Phòng; Đối với các Vụ không có Phòng thì
phân loại theo lĩnh vực hoạt động; các đề mục nhỏ là các đơn vị hành chính (hay
các quốc gia), các hồ sơ công việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao của
từng đơn vị, cá nhân.
Các đề mục, tiêu đề hồ sơ trong
danh mục hồ sơ cần được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến
cụ thể. Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ chung của toàn cơ quan bao gồm
cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng và các đoàn thể
thì hồ sơ của các đơn vị này đưa vào đề mục riêng và sắp xếp ở cuối cùng.
b) Xác định những hồ sơ cần lập và
dự kiến tiêu đề hồ sơ
- Hồ sơ cần lập trong năm: căn cứ
vào kế hoạch công tác và nhiệm vụ cụ thể được giao, mỗi cá nhân trong quá trình
theo dõi giải quyết công việc phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đó.
- Tiêu đề hồ sơ là một câu ngắn gọn
hoặc một cụm từ phản ánh khái quát, rõ ràng nội dung chủ yếu của các văn bản,
tài liệu chứa đựng trong hồ sơ đó. Thông tin chủ yếu của tiêu đề hồ sơ thường
bao gồm: nội dung đề cập, tác giả, thời gian bắt đầu và kết thúc của văn bản có
trong hồ sơ.
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ
sơ cần dựa trên các căn cứ sau:
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ban hành kèm
theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hiện hành của Bộ Tài chính;
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hiện hành của các đơn vị thuộc Bộ (nếu có);
- Đối với các dạng hồ sơ mới phát
sinh hoặc bỏ sót chưa đưa vào danh mục hồ sơ của đơn vị khi trình duyệt thì các
cán bộ, công chức được giao giải quyết công việc cần dựa vào kinh nghiệm thực
tiễn công tác và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính và của
cơ quan, đơn vị để tạm xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ đó;
d) Đánh số, ký hiệu hồ sơ trong
danh mục hồ sơ
- Các đề mục lớn trong danh mục hồ
sơ là tên các phòng, tổ của vụ, ban thuộc Bộ, Tổng cục và tương đương hoặc tên
phòng thuộc Cục và được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;
- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng
đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục bằng chữ số Ả-rập;
- Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm
thứ tự được đánh số bằng chữ số Ả-rập và ký hiệu viết tắt tên đơn vị Vụ, Ban và
chữ viết tắt tên Phòng, Tổ thuộc Vụ, Ban đó (Xem Bảng quy định về chữ viết tắt
mã đơn vị - tên các Vụ, Cục và Phòng - Tổ thuộc Bộ Tài chính tại Phụ lục I kèm theo)
- Số của hồ sơ được đánh liên tục
trong phạm vi từng đề mục lớn (từng phòng, tổ), bắt đầu từ số 01; cuối mỗi đề mục
lớn để một số dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.
(Mẫu danh mục hồ sơ xem Phụ lục II kèm theo)
Điều 4. Nội
dung và yêu cầu đối với lập hồ sơ công việc
1. Nội dung của việc lập hồ sơ công
việc bao gồm:
a) Mở hồ sơ
Đầu năm, dựa vào bản Danh mục hồ sơ
đã được Thủ trưởng cơ quan (hoặc đơn vị) duyệt, mỗi cán bộ, công chức căn cứ
vào số hồ sơ được giao trách nhiệm lập trong năm, lấy số bìa tương ứng do Văn
phòng cung cấp, rồi căn cứ vào số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ ghi trong bản Danh mục
hồ sơ để ghi những dữ liệu đó vào bìa hồ sơ (nên ghi bằng bút chì, sau khi công
việc kết thúc, hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực). Trong quá
trình giải quyết công việc nếu phát sinh hồ sơ chưa được đưa vào Danh mục thì
cán bộ được giao giải quyết công việc đó lấy bìa hồ sơ để ghi vào và ghi bổ
sung vào Danh mục.
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ,
(thành phần tài liệu chủ yếu của một số loại hồ sơ thường gặp xem Phụ lục III kèm theo)
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Sau khi công việc giải quyết
xong, văn bản được ban hành (hoặc có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo)
thì hồ sơ kết thúc. Cán bộ lập hồ sơ có trách nhiệm: thu thập, bổ sung những
văn bản còn thiếu, loại bỏ những văn bản tài liệu trùng thừa hoặc không liên
quan trực tiếp đến giải quyết công việc; chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu
khi công việc kết thúc mà thành phần, nội dung của các văn bản, tài liệu có
trong hồ sơ không phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến được đưa ra trong danh mục
hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ đó.
- Hồ sơ có phim, ảnh, băng đĩa thì
đưa vào bì và để ở cuối hồ sơ.
- Kiểm tra lại cách sắp xếp văn bản
tài liệu trong hồ sơ nếu còn lộn xộn thì sắp xếp lại theo trình tự giải quyết
công việc, đánh số tờ cho toàn bộ các văn bản trong hồ sơ và viết mục lục văn bản
nếu là hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên, viết chứng từ kết thúc
(Xem mẫu Mục lục văn bản tại Phụ lục IV và mẫu Chứng
từ kết thúc tại Phụ lục V kèm theo). Đối với hồ sơ
có khối lượng văn bản, tài liệu lớn, phức tạp có quá trình giải quyết kéo dài
thì có thể chia thành nhiều đơn vị bảo quản (nhiều tập) khác nhau theo trình tự
để tiện bảo quản, theo dõi.
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải
quyết xong thì hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.
Khi đó, trong cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong
và ghi chuyển tiếp vào danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ và trình tự, thủ tục giải quyết theo quy định của pháp
luật, của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
tiến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo
giá trị pháp lý, hoàn chỉnh về nội dung về nội dung và thể thức. Chỉ đưa vào hồ
sơ những bản chính, bản gốc hoặc bản sao y. Không đưa vào hồ sơ những văn bản
nhắc nhở, giao dịch mang tính sự vụ không liên quan trực tiếp đến công việc,
các sách báo, tư liệu sưu tầm để tham khảo riêng. Tuy nhiên cũng cần lưu ý đến
những giấy tờ tuy không phải là văn bản chính thức nhưng mang tính trao đổi ý
kiến hoặc ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng, ý kiến của lãnh đạo cấp trên… những giấy
tờ đó phải để vào hồ sơ.
Điều 5. Thời hạn
giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Tài liệu hành chính:
a) Văn bản đi của cơ quan Bộ và các
đơn vị thuộc Bộ: Chậm nhất là sau 03 tháng kể từ khi kết thúc năm hành chính;
b) Hồ sơ chứng từ kế toán, hồ sơ việc:
sau 01 năm, tối đa là sau 02 năm kể từ ngày quyết toán được phê duyệt hoặc công
việc kết thúc;
2. Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng
dụng khoa học và công nghệ: sau 01 năm kể từ năm công trình được nghiệm thu
chính thức;
3. Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03
tháng kể từ khi công trình được phê duyệt quyết toán;
4. Tài liệu ảnh, phim, điện ảnh,
micrô phim, tài liệu ghi âm, ghi hình: sau 03 tháng kể từ ngày công việc kết
thúc.
Điều 6. Thành
phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành
1. Các đơn vị và cá nhân cơ quan Bộ
Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp toàn bộ các
hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc theo
chức năng, nhiệm vụ được giao (bao gồm cả những hồ sơ chưa được đề cập đến
trong Danh mục hồ sơ nhưng phát sinh trong năm đã được giao giải quyết) vào lưu
trữ hiện hành, trừ một số loại hồ sơ được nêu tại khoản 2 Điều này;
2. Những loại hồ sơ, tài liệu không
phải giao nộp bao gồm: hồ sơ nguyên tắc dưới dạng các văn bản chụp dấu đen, các
văn bản ghi chép làm tư liệu cá nhân, những văn bản, tài liệu không thuộc thẩm
quyền giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao, được gửi đến để biết, tài
liệu tham khảo.
Điều 7. Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ Tài chính và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ đối với
công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
a) Trình Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng
đơn vị mình ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ,
quyết định các biện pháp triển khai việc thực hiện, kiểm tra, đánh giá, khen
thưởng, kỷ luật về công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành đối với cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi được giao quản lý;
b) Tham mưu cho Bộ trưởng hoặc Thủ
trưởng đơn vị mình trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc và
trực thuộc;
c) Tổ chức triển khai công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị
mình;
d) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng
hoặc Thủ trưởng đơn vị về công tác lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ của các cán bộ,
công chức tại đơn vị trong thời gian chưa giao nộp vào lưu trữ hiện hành và đôn
đốc giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn quy
định.
Điều 8. Trách
nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn của Bộ
và các đơn vị thuộc Bộ
1. Trách nhiệm của cán bộ văn thư,
lưu trữ
a) Tham mưu cho lãnh đạo đơn vị
mình các vấn đề liên quan trong công tác lập hồ sơ;
b) Trực tiếp hướng dẫn cho cán bộ
các đơn vị về phương pháp lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu;
c) Thực hiện việc kiểm tra và tham
mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc đánh giá công tác lập hồ sơ của cán bộ, công
chức trong cơ quan, đơn vị;
d) Tổ chức thu thập hồ sơ đến hạn
giao nộp của các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ. Khi tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu cần kiểm tra, đối chiếu danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ,
tài liệu giao nộp để bổ sung những hồ sơ thiếu, ghi chuyển sang danh mục năm
sau hồ sơ những công việc chưa giải quyết xong và lập biên bản giao nhận tài liệu
giữa các bên (Mẫu Biên bản tại Phụ lục VI kèm
theo).
2. Trách nhiệm của cán bộ quản lý
và cán bộ chuyên môn
a) Trực tiếp lập hồ sơ về các công
việc được giao phụ trách hoặc theo dõi giải quyết theo đúng các quy định tại Điều
4 của Quyết định này;
b) Trực tiếp quản lý và chịu trách
nhiệm về sự an toàn của hồ sơ, tài liệu khi chưa giao nộp vào lưu trữ hiện
hành;
c) Cán bộ, công chức trước khi nghỉ
hưu, chuyển công tác, đi công tác hoặc học tập dài hạn không tham gia giải quyết
công việc của cơ quan từ 4 tháng trở lên phải bàn giao hồ sơ, tài liệu lại cho
đơn vị hoặc người được phân công tiếp nhận công việc của cán bộ đó;
d) Định kỳ giao nộp các hồ sơ công
việc đã giải quyết xong vào lưu trữ hiện hành theo quy định tại Quyết định này.
Trước khi giao nộp phải hoàn chỉnh hồ sơ, lập mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp
theo quy định (Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp theo mẫu tại Phụ lục VII kèm theo).
Chương 3.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 9. Tổ chức
thực hiện
Chánh Văn phòng Bộ và Thủ trưởng các
đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm:
1. Phổ biến Quyết định này đến toàn
thể các đơn vị, tổ chức Đảng, đoàn thể và từng cá nhân trong cơ quan Bộ Tài
chính và các đơn vị thuộc Bộ.
2. Chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra, đôn
đốc cán bộ đơn vị thuộc quyền quản lý nghiêm túc thực hiện các Quy định tại Quyết
định này. Định kỳ, đột xuất cùng lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ hoặc kết hợp với
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành kiểm tra công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ.
3. Định kỳ báo cáo lãnh đạo Bộ về
tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại các
đơn vị thuộc quyền quản lý và gửi báo cáo về Vụ Thi đua - Khen thưởng để theo
dõi chấm điểm thi đua.
4. Cơ quan, đơn vị, cá nhân có
thành tích trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành sẽ
được tổng hợp chung vào thành tích hoàn thành nhiệm vụ chính trị và chuyên môn
để biểu dương, khen thưởng. Trưởng hợp vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ
luật hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành.
5. Kho bạc Nhà nước, Tổng cục Thuế,
Tổng cục Hải quan, Tổng cục Dự trữ Nhà nước, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước căn cứ
vào các nội dung quy định tại Phụ lục I của Quyết
định này, cụ thể hóa danh sách mã các đơn vị được giao quản lý để ghi ký hiệu hồ
sơ trong danh mục hồ sơ của ngành mình./.
PHỤ LỤC I
DANH SÁCH MÃ ĐƠN VỊ THUỘC BỘ TÀI CHÍNH DÙNG ĐỂ GHI
KÝ HIỆU HỒ SƠ TRONG DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài
chính)
|
Tên
vụ, Cục
|
Tên
Phòng, Tổ
|
ĐỀ
MỤC NHỎ
Mã Vụ-Cục, phòng-tổ
|
Ghi
chú
|
|
I. VĂN PHÒNG BỘ
|
Phòng Tổng hợp - Thư ký
|
VPTH
|
|
|
Phòng Báo chí - Tuyên truyền
|
VPBC
|
|
|
Phòng Hành chính
|
VPHC
|
|
|
Phòng Lưu trữ - Thư viện
|
VPLT
|
|
|
Đoàn xe
|
VPĐX
|
|
|
II. VỤ KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH
|
Phòng Quản lý tài chính
|
KHTC
|
|
|
Phòng Quản lý đầu tư và Xây dựng
|
KHĐT
|
|
|
Phòng Tài vụ - Kế toán
|
KHTV
|
|
|
Phòng Quản trị
|
KHQT
|
|
|
Phòng Quản lý tài sản
|
KHTS
|
|
|
Phòng Kiểm tra, Kiểm toán nội bộ
|
KHKT
|
|
|
III. CỤC QUẢN LÝ NỢ VÀ TÀI CHÍNH
ĐỐI NGOẠI
|
Văn phòng
|
ĐNVP
|
|
|
Phòng Kế hoạch và Quản lý rủi ro
|
ĐNKH
|
|
|
Phòng Thanh toán nợ và Thống kê
|
ĐNTK
|
|
|
Phòng Bảo lãnh Chính phủ và Vay
thương mại
|
ĐNBL
|
|
|
Phòng Song phương 1
|
ĐNS1
|
|
|
Phòng Song phương 2
|
ĐNS2
|
|
|
Phòng Đa phương
|
ĐNĐP
|
|
|
Phòng Quản lý vay nợ trong nước
|
ĐNTN
|
|
|
Phòng Tổ chức QT và Phi CP
|
ĐNQT
|
|
|
Tổ Ngoại tệ
|
ĐNNT
|
|
|
Trung tâm Dịch vụ và Giao nhận
hàng viện trợ
|
ĐNDV
|
|
|
IV. VỤ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
|
Phòng Tổng dự toán
|
NSDT
|
|
|
Phòng Quản lý ngân sách địa
phương
|
NSĐP
|
|
|
Phòng Quản lý ngân sách NN
|
NSTW
|
|
|
Phòng Tổng quyết toán
|
NSQT
|
|
|
Phòng Phân tích, Thống kê và Dự
báo NSNN
|
NSTK
|
|
|
V. VỤ TÀI CHÍNH HÀNH CHÍNH SỰ
NGHIỆP
|
Phòng Hành chính - Đoàn thể
|
SNHC
|
|
|
Phòng Sự nghiệp y tế - Xã hội
|
SNYT
|
|
|
Phòng Sự nghiệp kinh tế
|
SNKT
|
|
|
Phòng Sự nghiệp Văn hóa - Khoa học
- Giáo dục
|
SNVX
|
|
|
VI. VỤ ĐẦU TƯ
|
Phòng Chính sách - Tổng hợp
|
ĐTTH
|
|
|
Phòng Đầu tư trung ương
|
ĐTTW
|
|
|
Phòng Đầu tư địa phương
|
ĐTĐP
|
|
|
Phòng Quyết toán
|
ĐTQT
|
|
|
VII. VỤ I
|
|
V100
|
Nếu không có phòng thì đánh 00
|
|
VIII. VỤ CHÍNH SÁCH THUẾ
|
Phòng Chính sách thuế XNK
|
VTXN
|
|
|
Phòng Chính sách thuế GTGT - TBĐB
|
VTGT
|
|
|
Phòng Chính sách thuế thu nhập
|
VTTN
|
|
|
Phòng Chính sách thuế Tài sản -
Tài nguyên
|
VTTS
|
|
|
Phòng Chính sách Thuế môi trường,
Phí, Lệ phí
|
VTMT
|
|
|
IX. VỤ PHÁP CHẾ
|
Phòng Tổng hợp
|
PCTH
|
|
|
Phòng Pháp chế Tài chính ngân
sách
|
PCNS
|
|
|
Phòng Pháp chế Ngân hàng - Chứng
khoán - Bảo hiểm
|
PCNH
|
|
|
Phòng Pháp chế Thuế - Phí - Lệ
phí
|
PCTP
|
|
|
Phòng Kiểm tra văn bản và Theo
dõi thi hành pháp luật
|
PCKT
|
|
|
X. CỤC QUẢN LÝ VÀ GIÁM SÁT BẢO HIỂM
|
Văn phòng
|
BHVP
|
|
|
Phòng Phát triển thị trường bảo
hiểm
|
BHPT
|
|
|
Phòng Quản lý, Giám sát bảo hiểm
phi nhân thọ
|
BHPN
|
|
|
Phòng Quản lý, Giám sát bảo hiểm
nhân thọ
|
BHNT
|
|
|
Phòng Quản lý, Giám sát trung
gian bảo hiểm
|
BHTG
|
|
|
Thanh tra bảo hiểm
|
BHTT
|
|
|
XI. VỤ TÀI CHÍNH CÁC NGÂN HÀNG VÀ
TỔ CHỨC TÀI CHÍNH
|
Phòng Xổ số và Trò chơi có thưởng
|
NHXS
|
|
|
Phòng Các định chế tài chính
|
NHTC
|
|
|
Phòng Thị trường tài chính
|
NHTT
|
|
|
Phòng Ngân hàng
|
NHNH
|
|
|
XII. VỤ HỢP TÁC QUỐC TẾ
|
Phòng Chương trình - Dự án
|
QTDA
|
|
|
Phòng Đối ngoại
|
QTĐN
|
|
|
Phòng Hợp tác tài chính
|
QTTC
|
|
|
Phòng WTO
|
QTWT
|
|
|
XIII. VỤ TỔ CHỨC, CÁN BỘ
|
Phòng Chính sách - Tổng hợp
|
TCCS
|
|
|
Phòng Tổ chức nhân sự 1
|
TCN1
|
|
|
Phòng Tổ chức nhân sự 2
|
TCN2
|
|
|
Phòng Kiểm tra
|
TCKT
|
|
|
Phòng Đào tạo
|
TCĐT
|
|
|
Phòng Biên chế, Tiền lương
|
TCBC
|
|
|
XIV. VỤ THI ĐUA KHEN THƯỞNG
|
|
TĐ00
|
Nếu không có phòng thì đánh 00
|
|
XV. VỤ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ KIỂM
TOÁN
|
Phòng Chế độ kế toán ngân hàng và
các tổ chức TC
|
KTNH
|
|
|
Phòng Chế độ kiểm toán
|
KTKT
|
|
|
Phòng Tổng hợp - Kiểm tra
|
KTTH
|
|
|
Phòng Chế độ kế toán Nhà nước
|
KTNN
|
|
|
Phòng Chế độ kế toán doanh nghiệp
|
KTDN
|
|
|
XVI. THANH TRA BỘ TÀI CHÍNH
|
Phòng Tổng hợp
|
TTTH
|
|
|
Phòng Thanh tra 1
|
TTT1
|
|
|
Phòng Thanh tra 2
|
TTT2
|
|
|
Phòng Thanh tra 3
|
TTT3
|
|
|
Phòng Thanh tra 4
|
TTT4
|
|
|
Phòng Thanh tra 5
|
TTT5
|
|
|
Phòng Thanh tra 6
|
TTT6
|
|
|
Phòng Xử lý sau thanh tra
|
TTXL
|
|
|
Phòng Khiếu tố
|
TTKT
|
|
|
Phòng Tiếp dân
|
TTTD
|
|
|
Tạp chí Thanh tra
|
TTTC
|
|
|
XVII. CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI
CHÍNH
|
Văn phòng
|
THVP
|
|
|
Phòng KH và Quản lý dự án
|
THKH
|
|
|
Phòng QL mạng và ANTT
|
THMT
|
|
|
Phòng QL và Phát triển PM
|
THPM
|
|
|
Phòng Thống kê
|
THTK
|
|
|
Phòng QL và BTTĐT
|
THBT
|
|
|
Trung tâm Chuyển giao CN và HTKT
|
THCG
|
|
|
Trung tâm Dữ liệu và Xử lý thông
tin
|
THDL
|
|
|
Tạp chí Tài chính điện tử
|
THTC
|
|
|
XVIII. CỤC QUẢN LÝ GIÁ
|
Văn phòng
|
CGVP
|
|
|
Phòng Tổng hợp, Phân tích, Dự báo
|
CGTH
|
|
|
Phòng Chính sách về giá và Thẩm định
giá
|
CGCS
|
|
|
Phòng Giá hàng CNTD
|
CGTD
|
|
|
Phòng Giá hàng TLSX
|
CGTL
|
|
|
Phòng Giá hàng Nông lâm, Thủy sản
|
CGNL
|
|
|
Tạp chí Thị trường giá cả
|
CGTC
|
|
|
XIX. CỤC QUẢN LÝ CÔNG SẢN
|
Văn phòng
|
CSVP
|
|
|
Phòng Tài sản hạ tầng
|
CSHT
|
|
|
Phòng Tài sản HCSN
|
CSSN
|
|
|
Phòng Tài nguyên đất
|
CSTN
|
|
|
Phòng TS xác lập sở hữu NN
|
CSNN
|
|
|
Trung tâm Khai thác CSDL về tài sản
Nhà nước và Dịch vụ về tài sản
|
CSKT
|
|
|
XX. CỤC TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
|
Văn phòng
|
DNVP
|
|
|
Phòng Nghiệp vụ 1
|
DNN1
|
|
|
Phòng Nghiệp vụ 2
|
DNN2
|
|
|
Phòng Nghiệp vụ 3
|
DNN3
|
|
|
Phòng Nghiệp vụ 4
|
DNN4
|
|
|
Phòng Nghiệp vụ 5
|
DNN5
|
|
|
Phòng Nghiệp vụ 6
|
DNN6
|
|
|
Phòng Chính sách tổng hợp
|
DNTH
|
|
|
Phòng Đổi mới sắp xếp và Phát triển
doanh nghiệp
|
DNĐM
|
|
|
Tạp chí Tài chính doanh nghiệp
|
DNTC
|
|
|
XXI. VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY
|
|
ĐU00
|
Nếu không có phòng thì đánh 00
|
|
XXII. VĂN PHÒNG CÔNG ĐOÀN BỘ
|
|
CĐ00
|
Nếu không có phòng thì đánh 00
|
|
XXIII. VĂN PHÒNG ĐOÀN THANH NIÊN
|
|
TN00
|
Nếu không có phòng thì đánh 00
|
PHỤ LỤC II
DANH MỤC HỒ SƠ (MẪU)
(Kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài
chính)
|
TÊN
ĐƠN VỊ CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ
Năm:
…………
|
Số
và ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Người
lập hồ sơ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN PHÒNG, TỔ
|
|
|
|
|
|
1. TÊN LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
|
|
|
|
|
01****
|
Hồ sơ về quyết toán tài chính … của
… năm 2005
|
Vĩnh
viễn
|
Nguyễn
Văn A
|
|
|
02****
|
Hồ sơ về công tác … của … từ năm
2004-2005
|
10
năm
|
Nguyễn
Văn A
|
|
|
…
|
|
|
|
|
Bản danh mục hồ sơ này có: …………. hồ
sơ, bao gồm:
- Hồ sơ có thời gian bảo quản vĩnh
viễn:
- Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu
dài:
- Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời:
|
|
Duyệt
Hà Nội, ngày
tháng năm 20
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
|
Ghi chú:
1. **** Là quy định Mã đơn vị - chữ
viết tắt 02 chữ cái tên của Vụ, Cục và tên của Phòng, tổ… của Vụ, Cục thuộc Bộ
Tài chính được quy định tại Phụ lục số 1 của Thông tư này.
2. Danh mục hồ sơ có thể làm chung
toàn cơ quan (toàn phông) hoặc riêng từng đơn vị thuộc phông.
PHỤ LỤC III
THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CHỦ YẾU CỦA MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài
chính)
1. Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm
pháp luật (QPPL):
- Văn bản chỉ đạo về việc xây dựng
văn bản QPPL;
- Quyết định thành lập ban soạn thảo
(nếu có);
- Tài liệu tổng kết tình hình thi
hành pháp luật, đánh giá tình hình các văn bản QPPL hiện hành có liên quan (nếu
có);
- Đề cương văn bản;
- Các bản dự thảo chính (các bản dự
thảo đã được chỉnh sửa sau từng đợt góp ý kiến);
- Biên bản các hội thảo và ý kiến
đóng góp;
- Văn bản góp ý của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân hữu quan;
- Văn bản thẩm định của cơ quan có
thẩm quyền;
- Tờ trình kèm dự thảo cuối cùng
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Bản chính văn bản đã được ban hành.
2. Kế hoạch và báo cáo thực hiện
kế hoạch:
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực
hiện kế hoạch;
- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch
cho cơ quan, tổ chức;
- Kế hoạch của cơ quan, tổ chức đã
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch
(nếu có);
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch
được giao (được phê duyệt).
3. Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết:
- Kế hoạch tổ chức hội nghị;
- Chương trình hội nghị;
- Diễn văn khai mạc;
- Dự thảo báo cáo sơ kết, tổng kết;
- Các báo cáo tham luận (nếu có);
- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp
trên (nếu có);
- Nghị quyết hội nghị (nếu có);
- Biên bản hội nghị;
- Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu
có).
4. Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch,
chuyển ngạch:
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn;
- Kế hoạch tổ chức thi;
- Quyết định thành lập hội đồng
thi;
- Danh sách người tham gia dự thi;
- Đề thi;
- Bài dự thi (nếu là thi viết);
- Bảng điểm các môn thi;
- Biên bản họp hội đồng thi;
- Báo cáo kết quả thi;
- Quyết định tuyển dụng, nâng ngạch,
chuyển ngạch.
5. Hồ sơ về nâng lương:
- Văn bản đề nghị nâng lương cho
cán bộ, công viên chức của đơn vị;
- Tổng hợp danh sách cán bộ, công
viên chức đề nghị được nâng lương;
- Biên bản họp hội đồng nâng lương;
- Tờ trình của đơn vị chức năng đề
nghị người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định nâng lương cho cán bộ, công
viên chức có tên trong danh sách đi kèm;
- Quyết định nâng lương cho cán bộ,
công viên chức.
7. Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào (thuộc
lĩnh vực hợp tác quốc tế):
- Văn bản về việc cử đoàn (cán bộ);
- Chương trình, kế hoạch làm việc;
- Biên bản các buổi làm việc;
- Bản ghi nhớ (nếu có);
- Văn bản ký kết thỏa thuận hợp tác
(nếu có);
- Báo cáo kết quả đoàn ra, đoàn
vào;
- Báo cáo quyết toán kinh phí;
- Các tài liệu liên quan: các ấn phẩm,
ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có).
8. Hồ sơ quản lý cấp phát kinh
phí
- Dự toán kinh phí đã được cấp có
thẩm quyền phê duyệt cho đơn vị, tổ chức;
- Văn bản trao đổi, giải trình, đề
xuất phê duyệt, bổ sung dự toán kinh phí của các bên liên quan;
- Văn bản phê duyệt cấp bổ sung kinh
phí (nếu có);
- Chứng từ về cấp phát kinh phí.
9. Hồ sơ duyệt quyết toán:
- Báo cáo quyết toán tài chính của
cơ quan, đơn vị;
- Văn bản bổ sung, giải trình báo
cáo quyết toán (nếu có);
- Biên bản phê duyệt quyết toán;
- Thông báo phê duyệt quyết toán.
10. Hồ sơ về kiểm tra, kiểm
toán:
- Quyết định của cấp có thẩm quyền
phê duyệt đề cương, kế hoạch, thời gian và nội dung thực hiện kiểm tra, kiểm
toán;
- Quyết định của cấp có thẩm quyền
phê duyệt cử cán bộ tham gia công tác kiểm tra, kiểm toán;
- Các biên bản xác nhận nội dung và
số liệu kiểm tra, kiểm toán về các lĩnh vực được kiểm toán tại các đơn vị có
liên quan;
- Báo cáo tài chính đã được kiểm
toán
- Văn bản nhận định, đánh giá về kết
quả kiểm tra, kiểm toán của cơ quan thực hiện kiểm tra, kiểm toán hoặc cấp có
thẩm quyền.
11. Hồ sơ về giải quyết khiếu nại,
tố cáo:
- Đơn, thư khiếu nại của cơ quan, tổ
chức, cá nhân;
- Văn bản của cấp có thẩm quyền về
cử cán bộ tham gia điều tra, xác minh đơn thư khiếu nại, tố cáo;
- Văn bản trao đổi, ý kiến đề xuất,
chỉ đạo của các bên trong quá trình điều tra xác minh (nếu có)
- Các biên bản xác nhận nội dung và
số liệu kiểm tra, xác minh về các vấn đề được nêu trong Đơn, Thư khiếu nại, tố
cáo tại các đơn vị có liên quan;
- Báo cáo, tờ trình về kết quả điều
tra xác minh;
- Văn bản kết luận giải quyết vụ việc
của cấp có thẩm quyền.
PHỤ LỤC IV
MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài
chính)
|
MỤC
LỤC VĂN BẢN
|
Tờ số:
|
|
Số
TT
|
Số
và ký hiệu
|
Ngày
tháng
|
Tên
loại và trích yếu
|
Tác
giả
|
Số
tờ
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC V
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
(Kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài
chính)
CHỨNG
TỪ KẾT THÚC
Hồ sơ này gồm có …………………………………….Tờ
(Viết bằng chữ
……………………………………………………….)
Mục lục văn bản có
................................................................................................
Đặc điểm trạng thái các văn bản bên
trong hồ sơ:
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
|
|
……….,
Ngày … tháng … năm ……
Người lập hồ sơ
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
PHỤ LỤC VI
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài
chính)
|
TÊN
CQ CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/BB
|
Hà
Nội, ngày tháng năm 20...
|
BIÊN
BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Căn cứ Điều 22 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số: 62/QĐ-BTC
ngày 10 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế về
công tác lưu trữ của Bộ Tài chính;
Căn cứ … (Danh mục hồ sơ năm …. Kế
hoạch thu thập tài liệu……),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (Tên đơn vị giao
tài liệu) đại diện là
Ông (Bà): …………………………………………..
Chức vụ/ chức danh công tác:
……………………………………………………….
BÊN NHẬN: (Lưu trữ hiện hành
của cơ quan, tổ chức) đại diện là
Ông (Bà): ………………………………………………
Chức vụ/chức danh công tác:
……………………………………………………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận
tài liệu với những nội dung cụ thể sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:
................................................................................................................................
2. Thời gian của tài liệu:
…………………………………………………………………
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp):
………………………………………………………………………
- Tổng số hồ sơ (đ.v.b.q)
- Quy ra mét giá:
4. Tình trạng tài liệu nộp
lưu:…………………………………………………………….
................................................................................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
kèm theo:
Biên bản này được lập thành 02 bản,
mỗi bên giữ 01 bản./.
|
ĐẠI
DIỆN BÊN GIAO
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI
DIỆN BÊN NHẬN
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
PHỤ LỤC VII
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài
chính)
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm
……
Của:
(tên đơn vị)
|
Hộp/cặp
Số
|
Số,
ký hiệu HS
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian BĐ - KT
|
Thời
hạn bảo quản
|
Số
tờ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm …………………… Hồ sơ (đơn
vị bảo quản)
Viết bằng chữ …………………………………………….. Hồ
sơ (đơn vị bảo quản)
Trong đó có:
……………………………………… Hồ sơ (đvbq) bảo quản
vĩnh viễn
……………………………………… Hồ sơ (đvbq) bảo quản
có thời hạn
|
|
……….,
Ngày …….. tháng …….. năm 20
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1. Hộp/cặp số: Ghi số thứ tự của
hộp/cặp tài liệu giao nộp
Cột 2. Số, ký hiệu hồ sơ: Ghi số và
ký hiệu hồ sơ như trên bìa hồ sơ
Cột 3. Tiêu đề hồ sơ: Ghi tiêu đề
(tên) hồ sơ như trên bìa hồ sơ
Cột 4. Thời gian bắt đầu, kết thúc:
Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ
Cột 5. Thời hạn bảo quản: Ghi thời
gian dự kiến bảo quản của hồ sơ
Cột 6. Số tờ: Ghi tổng số tờ văn bản,
tài liệu có trong hồ sơ (đánh số tờ liên tục từ 1 đến hết trong toàn hồ sơ)
Cột 7. Ghi chú: Ghi những thông tin
cần chú ý về nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ.