Thông tư 118/2007/TT-BTC hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách Nhà nước

• Số hiệu: 118/2007/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Nguyễn Công Nghiệp
• Ngày ban hành: 02/10/2007

BỘ TÀI CHÍNH *****	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ******
Số: 118/2007/TT-BTC	Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2007

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ CỦA CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC.

Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01/7/2003 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính.
Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước số 01/2002/QH11.
Căn cứ Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình.
Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước như sau:

Phần 1

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Chi phí quản lý dự án đầu tư là toàn bộ các khoản chi phí cần thiết để chủ đầu tư, ban quản lý dự án (BQLDA) tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án trong suốt quá trình đầu tư của dự án.

2. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh: các chủ đầu tư, BQLDA quản lý các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước (NSNN) kể cả các dự án sử dụng vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn Trái phiếu Chính phủ phải quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư theo quy định của pháp luật hiện hành và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, đảm bảo đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả.

3. Các dự án có tổng mức đầu tư dưới 7 tỷ đồng không phải lập và duyệt dự toán riêng nhưng phải sử dụng chi phí quản lý dự án theo nội dung quy định tại điểm 3 (3.2), mục IV, phần Quy định cụ thể của Thông tư này và không vượt định mức về chi phí quản lý dụ án theo quy định của cấp quyết định đầu tư. Quyết toán chi phí quản lý dự án cùng với quyết toán dự án hoàn thành.

4. Doanh nghiệp tư vấn thực hiện quản lý dự án theo hợp đồng tư vấn không thuộc đối tượng điều chỉnh của Thông tư này.

Phần 2

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I. PHÂN NHÓM QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1. Nhóm I: gồm các BQLDA do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng các cơ quan khác ở trung ương, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định thành lập để quản lý các dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A quy mô lớn; có tư cách pháp nhân độc lập; có biên chế cán bộ BQLDA hưởng lương từ nguồn kinh phí quản lý dự án.

2. Nhóm II. Gồm các chủ đầu tư trong trường hợp không thành lập BQLDA và các BQLDA khác với quy định tại nhóm I; cán bộ BQLDA nhóm này không hưởng lương từ nguồn kinh phí quản lý dự án.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI CÁC NHÓM QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Đối với Nhóm I

1.1. BQLDA nhóm I thực hiện Chế độ kế toán chủ đầu tư theo quy định hiện hành của Nhà nước.

1.2. Hàng năm, căn cứ kế hoạch vốn đầu tư được giao, BQLDA lập dự toán chi phí quản lý dự án năm, đề nghị cơ quan tài chính của cấp quyết định thành lập BQLDA thẩm định và phê duyệt. Thời gian lập và phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án hàng năm tính từ khi có quyết định phân bổ kế hoạch vốn đầu tư và chậm nhất vào ngày 31/01 năm kế hoạch. Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án năm gửi đến BQLDA và cơ quan thanh toán vốn đầu tư để thực hiện.

a) Trường hợp  BQLDA mới thành lập hoặc vào đầu năm kế hoạch, nếu chưa có quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án năm, BQLDA có văn bản đề nghị cơ quan tài chính của cấp quyết định thành lập BQLDA và cơ quan thanh toán cho tạm ứng kinh phí từ ngân sách nhà nước để chi cho các khoản (1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9) trong nội dung dự toán chi phí quản lý dự án năm quy định tại điểm 3 (3.1) mục IV; trong đó:

- Chi lương và các khoản có tính chất tiền lương theo bảng lương thực tế, không tính hệ số điều chỉnh tăng thêm tiền lương;

- Chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi mua vật tư văn phòng ở mức đảm bảo thực hiện nhiệm vụ.

BQLDA có trách nhiệm làm thủ tục thanh toán và hoàn trả tạm ứng ngay sau khi dự toán chi phí quản lý dự án năm được duyệt; thời gian được tạm ứng không quá 02 tháng.

b) Trường hợp được cấp có thẩm quyền hỗ trợ kinh phí đột xuất cho BQLDA theo mục tiêu hoặc hỗ trợ thu nhập cho cán bộ quản lý dự án thì BQLDA được phép bổ sung nguồn kinh phí để chi cho mục tiêu hoặc hỗ trợ thu nhập cho cán bộ theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

1.3. Kết thúc năm kế hoạch, BQLDA lập quyết toán chi phí quản lý dự án năm gửi đến cơ quan tài chính của cấp quyết định thành lập BQLDA, chậm nhất là ngày 28 tháng 02 năm sau để thẩm định, phê duyệt quyết toán.

1.4. Khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng, BQLDA tổng hợp quyết toán chi phí quản lý dự án các năm với báo cáo quyết toán dự án hoàn thành để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Đối với Nhóm II

2.1. Sau khi dự án được ghi kế hoạch vốn và triển khai thực hiện dự án; BQLDA hoặc chủ đầu tư trong trường hợp không thành lập BQLDA lập dự toán chi phí quản lý dự án cho toàn bộ quá trình thực hiện dự án, không phân chia theo năm, lập riêng cho từng dự án, trình chủ đầu tư thẩm định và phê duyệt. Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án gửi đến BQLDA và cơ quan thanh toán vốn đầu tư để thực hiện.

2.2. Khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng, BQLDA hoặc chủ đầu tư trong trường hợp không thành lập BQLDA lập quyết toán chi phí quản lý dự án cùng với báo cáo quyết toán dự án hoàn thành để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán.

3. Kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án

3.1. Cơ quan kiểm soát thanh toán vốn đầu tư thực hiện kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án theo dự toán được duyệt, đúng chế độ quản lý tài chính hiện hành và các quy định cụ thể tại Thông tư này.

3.2. Trong quá trình sử dụng, chủ đầu tư (BQLDA) được chủ động điều chỉnh các khoản chi trong dự toán chi phí quản lý dự án (không phải điều chỉnh bằng văn bản), nhưng không được vượt tổng giá trị dự toán chi phí quản lý dự án đã được duyệt.

4. Xử lý trường hợp thu tiền bán hồ sơ mời thầu

Mức thu tiền bán hồ sơ mời thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu; chi phí cho việc tổ chức đấu thầu không được lớn hơn kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu; phần còn lại của kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu sau khi quyết toán các chi phí cần thiết cho việc tổ chức đấu thầu, chủ đầu tư (BQLDA) nộp ngân sách nhà nước.

5. Việc mua sắm và sử dụng phương tiện đi lại

Việc mua sắm và sử dụng phương tiện đi lại là xe ô tô phục vụ công tác quản lý dự án (nếu có) phải lập dự toán riêng trình cấp có thẩm quyền quyết định tuân thủ các quy định tại Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan nhà nước,đơn vị sự nghiệp công lập, công ty nhà nước. Chủ đầu tư (BQLDA) không được cho thuê, cho mượn đối với tài sản của dự án.

III. NGUỒN KINH PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Nguồn kinh phí quản lý dự án của các dự án đầu tư được trích trong nguồn vốn đầu tư của dự án.

2. Định mức trích kinh phí quản lý dự án:

2.1. Đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình, định mức trích kinh phí quản lý dự án xác định theo quy định của cấp quyết định đầu tư trên cơ sở định mức chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình do Bộ Xây dựng công bố.

2.2. Đối với các dự án không có chi phí xây dựng và thiết bị hoặc tổng chi phí xây dựng và thiết bị nhỏ hơn 60% tổng mức đầu tư của dự án, định mức trích kinh phí quản lý dự án xác định theo quy định của cấp quyết định đầu tư.

2.3. Đối với các dự án ODA: nếu hiệp định của dự án có quy định cụ thể về mức kinh phí quản lý dự án thì thực hiện hiện hiệp định; nếu hiệp định của dự án không quy định cụ thể về mức kinh phí quản lý dự án thì xác định theo quy định tại điểm 2 (2.1; 2.2), mục III.

IV. LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Căn cứ lập dự toán chi phí quản lý dự án

- Quyết định đầu tư

- Quyết định thành lập BQLDA;

- Quyết định giao kế hoạch vốn đầu tư;

- Bảng tính lương của cán bộ (đối với BQLDA nhóm I)

2. Xác định tổng mức chi phí quản lý dự án

2.1. Căn cứ tổng mức đầu tư của dự án được duyệt và định mức quy định của cấp quyết định đầu tư để xác định tổng chi phí quản lý dự án (ký hiệu là G_QLDA) theo Mẫu số 01/DT.QLDA kèm theo;

2.2. Xác định giá trị chi phí tư vấn đầu tư xây dựng do chủ đầu tư (BQLDA) tự thực hiện (ký hiệu là G_TV);

2.3. Xác định giá trị chi phí những công việc thuộc chi phí quản lý dự án phải thuê tư vấn thực hiện (ký hiệu là G_QLDA-TV);

2.4. Xác định giá trị chi phí những công việc thuộc chi phí quản lý dự án không phải thực hiện do đặc thù của dự án nếu có (ký hiệu là G_QLDA-KTH);

2.5. Tổng mức chi phí quản lý dự án phần do chủ đầu tư(BQLDA) được sử dụng trong suốt quá trình quản lý dự án được xác định theo công thức (1) dưới đây, ký hiệu G_{QLDA (CĐT)}; là mức tối đa để lập dự toán chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư (BQLDA).

(1) G_{QLDA (CĐT)} = G_QLDA + G_TV  - G_QLDA-TV - G_QLDA-KTH

3. Nội dung dự toán chi phí quản lý dự án

3.1. Đối với BQLDA nhóm I:

Trên cơ sở tiến độ thực hiện dự án theo kế hoạch, BQLDA phân bổ chi phí quản lý dự án (G_{QLDA (CĐT)})  đã xác định ở Mẫu số 01/DT.QLDA cho các năm triển khai thực hiện dự án để đưa vào dự toán chi phí quản lý dự án hàng năm. Nội dung của dự toán chi phí quản lý dự án hàng năm gồm:

(1). Chi tiền lương: lương ngạch bậc theo quỹ lương được giao, lương hợp đồng dài hạn đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền và quy định hiện hành của Nhà nước về chế độ tiền lương.

Việc xác định quỹ tiền lương cho cán bộ quản lý dự án phải đảm bảo đúng biên chế được duyệt của cấp có thẩm quyền. Trường hợp tiết kiệm các khoản chi tiêu khác, BQLDA được áp dụng hệ số điều chỉnh tăng thêm thu nhập cho người lao động theo quy định hiện hành (hiện nay là Quyết định 198/1999/QĐ-TTg ngày 30/9/1999 củaThủ tướng Chính phủ về tiền lương của các ban quản lý xây dựng, Thông tư số 32/1999/TT-LĐTBXH ngày 23/12/1999 của Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội hướng dẫn thực hiện Quyết định 198/1999/QĐ-TTg ngày 30/9/1999 củaThủ tướng Chính phủ về tiền lương của các ban quản lý xây dựng).

(2). Các khoản phụ cấp lương: chức vụ, trách nhiệm, khu vực, thu hút, đắt đỏ, thêm giờ, độc hại, nguy hiểm, lưu động, phụ cấp đặc biệt của ngành đối với cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền theo quy định hiện hành đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

(3). Các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, trích nộp khác đối với cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập

(4). Chi tiền thưởng: thưởng thường xuyên, thưởng đột xuất (nếu có) theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

(5). Chi phúc lợi: thanh toán tiền nghỉ phép, nghỉ chế độ, trợ cấp khó khăn thường xuyên, trợ cấp khó khăn đột xuất theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

(6) Chi làm thêm giờ: chỉ tính cho cá nhân không hưởng phụ cấp thêm giờ ở khoản (2) thuộc điểm 3 (3.1) mục IV và trường hợp làm thêm giờ tính được thời gian cụ thể theo bảng chấm công và quy định của Luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi cùng các văn bản hướng dẫn thực hiện.

(7) Chi thanh toán công tác phí theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

(8). Chi mua vật tư văn phòng: dụng cụ văn phòng, tủ tài liệu, bàn ghế, sách và tài liệu dùng cho chuyên môn, văn phòng phẩm theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

(9). Chi thanh toán dịch vụ công cộng: điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, cước phí điện thoại, bưu chính, Fax, vệ sinh môi trường, thanh toán các dịch vụ khác theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

(10). Chi phí mua sắm tài sản phục vụ quản lý: phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy tính, phần mềm máy tính.

(11) Chi sửa chữa tài sản.

(12). Chi phí thuê mướn: thuê phương tiện đi lại, nhà làm việc, thiết bị phục vụ các loại, thuê chuyên gia.

(13). Chi phí hội nghị, học tập nghiệp vụ theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

(14). Chi phí đoàn ra, đoàn vào (nếu có): Vé máy bay, tiền ăn ở, tiêu vặt… theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

(15). Dự phòng: tính bằng 10% của dự toán.

3.2. Đối với chủ đầu tư (BQLDA) nhóm II:

Trên cơ sở tổng mức chi phí quản lý dự án phần do chủ đầu tư (BQLDA) được sử dụng (G_{QLDA (CĐT)}) đã xác định ở Mẫu số 01/DT.QLDA; BQLDA tiến hành lập dự toán chi phí quản lý dự án cho toàn bộ quá trình thực hiện dự án, không phân chia theo năm. Nội dung dự toán chi phí quản lý dự án gồm:

- Các khoản chi tương ứng từ (6) đến (11) của nhóm I trên đây:

- Phụ cấp quản lý dự án: chỉ tính cho những người trực tiếp thực hiện các công việc thuộc quản lý dự án, bao gồm cả cán bộ BQLDA và cán bộ thuộc chủ đầu tư. BQLDA căn cứ mức độ thời gian tham gia quản lý của từng cán bộ và nguồn chi phí quản lý dự án cụ thể để tính tỷ lệ % được hưởng cho cán bộ. Mức chi phụ cấp quản lý dự án một tháng cho một cá nhân tối đa bằng 50% tiền lương và phụ cấp lương một tháng của cá nhân đó.

- Dự phòng tính bằng 10% của dự toán.

4. Hồ sơ đề nghị phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án

- Văn bản đề nghị phê duyệt;

- Quyết định thành lập BQLDA; quyết định đầu tư; quyết định giao kế hoạch vốn đầu tư;

- Bản tính chi phí quản lý dự án do chủ đầu tư (BQLDA) thự hiện (Mẫu số 01/DT.QLDA);

- Đối với BQLDA nhóm I: Dự toán chi phí quản lý dự án năm (Mẫu số 02A/DT.QLDA); Bảng tính lương của cán bộ (Phụ biểu F02A/DT.QLDA);

- Đối với chủ đầu tư (BQLDA) nhóm II: Dự toán chi phí quản lý của toàn bộ dự án (Mẫu số 02B/DT.QLDA).

V. THẨM ĐỊNH, DUYỆT DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Trình tự thẩm định dự toán chi phí quản lý dự án:

- Thẩm định nội dung công việc, phương pháp tính toán và kết quả trong Bản tính chi phí quản lý dự án do chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện theo Mẫu số 01/DT.QLDA.

- Thẩm định sự phù hợp trong việc phân bộ mức chi cho các năm và mức chi của năm kế hoạch (đối với BQLDA nhóm I);

- Thẩm định sự phù hợp của các nội dung chi trong dự toán với các tiêu chuẩn, định mức và chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.

2. Thủ trưởng cơ quan tài chính của cấp quyết định thành lập BQLDA phê duyệt dự toán năm của BQLDA nhóm I theo Mẫu số 03A/QĐ.QLDA. Chủ đầu tư phê duyệt dự toán của BQLDA nhóm II theo Mẫu số 03 B/ QĐ.QLDA.

3. Quyết định phê duyệt dự toán được gửi chủ đầu tư (BQLDA), cơ quan thanh toán và các đơn vị có liên quan.

4. Thời gian thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án không quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ dự toán theo quy định.

VI. QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án hàng năm đối với BQLDA nhóm I gồm:

- Văn bản đề nghị phê duyệt quyết toán;

- Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch theo Mẫu số 01/QT.QLDA;

- Bảng đối chiếu số liệu thanh toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 04/QT.QLDA;

- Các chứng từ chi tiêu phát sinh trong năm.

2. Hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án khi dự án hoàn thành

2.1. Đối với nhóm I:

- Bản Tổng hợp quyết toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 02/QT.QLDA;

- Tập bản sao quyết định phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án các năm của dự án.

- Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án năm cuối theo Mẫu số 01/QT.QLDA;

- Bảng đối chiếu số hiệu thanh toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 04/QT.QLDA;

- Các chứng từ chi tiêu phát sinh trong năm cuối.

2.2. Đối với nhóm II:

- Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 03/QT.QLDA;

- Bảng đối chiếu số hiệu thanh toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 04/QT.QLDA:

- Các chứng từ chi tiêu phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

3. Thẩm tra quyết toán chi phí quản lý dự án

- Đối chiếu sự phù hợp giữa số liệu đề nghị quyết toán với dự toán được duyệt;

- Xem xét các chứng từ chi tiêu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và tuân thủ theo chế độ chi tiêu hiện hành của Nhà nước;

- Xem xét các khoản tạm ứng cuối năm (nếu có).

4. Quyết định phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án

4.1. Quyết định phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch đối với BQLDA nhóm I tương tự như Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch theo Mẫu số 03A/QT.QLDA; được gửi chủ đầu tư (BQLDA), cơ quan thanh toán và các đơn vị có liên quan.

4.2. Quyết toán chi phí quản lý dự án đối với chủ đầu tư (BQLDA) nhóm II được phê duyệt chung trong quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành.

VII. KIỂM TRA

1. Đơn vị quản lý tài chính – đầu tư thuộc các bộ, ngành, địa phương có kế hoạch tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án tại các đơn vị chủ đầu tư (BQLDA) thuộc phạm vi quản lý của mình để kịp thời uốn nắn các sai phạm trong quá trình quản lý dự án.

2. Các chủ đầu tư (BQLDA) tự tổ chức kiểm tra định kỳ hàng quý về việc thực hiện quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư ở đơn vị, qua đó rút kinh nghiệm để thực hiện quản lý có hiệu quả.

VIII. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ LIÊN QUAN

1. Trách nhiệm của chủ đầu tư

- Chịu trách nhiệm đôn đốc BQLDA thực hiện việc lập dự toán, lập báo cáo quyết toán, trình duyệt dự toán, trình duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đúng thời gian và nội dung quy định tại Thông tư này;

- Thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án (đối với BQLDA nhóm II) đúng thời gian và nội dung quy định tại Thông tư này.

2. Trách nhiệm của BQLDA

- Thực hiện việc lập dự toán, lập báo cáo quyết toán, trình duyệt dự toán, quyết toán chi phí quản lý dự án đúng thời gian và nội dung quy định tại Thông tư này.

- Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án; về tính chính xác của số liệu và tính pháp lý của hồ sơ trình duyệt.

3. Trách nhiệm của cơ quan thẩm định, phê duyệt

- Chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định dự toán, thẩm tra, phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án trên cơ sở hồ sơ do BQLDA gửi đến.

- Trong quá trình thẩm tra quyết toán có quyền thu hồi hoặc quy trách nhiệm bồi thường các khoản chi sai chế độ, yêu cầu BQLDA chấp hành nộp ngân sách nhà nước các khoản thu nộp theo quy định.

4. Trách nhiệm của cơ quan kiểm soát thanh toán

- Chịu trách nhiệm kiểm soát, thanh toán chi phí quản lý dự án đầu tư theo dự toán được duyệt, phù hợp chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước và các quy định cụ thể tại Thông tư này.

- Đối chiếu, xác nhận số vốn đã thanh toán đối với báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án; đồng thời có ý kiến nhận xét, đánh giá, kiến nghị với cơ quan thẩm tra, phê duyệt quyết toán về việc chấp hành của chủ đầu tư.

5. Trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương

- Thường xuyên kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước thuộc phạm vi quản lý; có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật đối với cá nhân, đơn vị có hành vi vi phạm trong quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư.

Phần 3

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng trên Công báo và thay thế Thông tư số 98/2003/TT-BTC ngày 14/10/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn ngân sách nhà nước.

2. Các chủ đầu tư, BQLDA đã phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án trước ngày có hiệu lực của Thông tư này, tiếp tục thực hiện theo dự toán đã duyệt cho đến hết năm kế hoạch đối với BQLDA nhóm I và đến khi kết thúc dự án đối với chủ đầu tư (BQLDA) thuộc nhóm II.

3. Các BQLDA chuyên ngành, BQLDA khu vực trong thời gian chưa chuyển đổi hoặc giải thể được theo quy định của Thông tư số 02/2007/TT-BXD ngày 14/02/2007 của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung về: Lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình; giấy phép xây dựng và tổ chức quản lý đầu tư xây dựng công trình quy định tại Nghị định số 16/2005/NĐ-CP và Nghị định số 112/2006/NĐ-CP của Chính phủ, tiếp tục thực hiện theo quy định đối với BQLDA nhóm I của Thông tư này./.

Nơi nhận: - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Trung ương Đảng; - Văn phòng Chính phủ; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Các bộ, CQ ngang Bộ, CQ thuộc CP; - Cơ quan TW của các đoàn thể; - Các Tổng Công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước; - HĐND, UBND tỉnh, TP trực thuộc TW; - Sở Tài chính, KBNN tỉnh, TP trực thuộc TW; - Công báo; - Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Các đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính; - Website Chính phủ; - Website Bộ Tài chính; - Lưu: VT, Vụ ĐT.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Công Nghiệp

TÊN ĐƠN VỊ:…

Mẫu số: 01/DT.QLDA (Dùng cho cả 2 nhóm)

BẢNG TÍNH CHI PHÍ QUẢN LÝ

DO CHỦ ĐẦU TƯ (BQLDA) THỰC HIỆN

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung công việc, diễn giải	Kết quả
I	Chi phí quản lý dự án: (Phương pháp tính theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng) …	GQLDA
II	Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng chủ đầu tư (BQLDA) tự làm: (Phương pháp tính theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng)	GTV
1
2
…
III	Dự kiến những công việc thuộc chi phí QLDA thuê tư vấn (nếu có): (Phương pháp tính theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng)	GQLDA – TV
1
2
…
IV	Dự kiến những công việc thuộc chi phí QLDA không thực hiện do đặc thù của dự án (nếu có): (Phương pháp tính theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng)	GQLDA – KTH
1
2
…
V	Tổng mức chi phí do chủ đầu tư (BQLDA) được sử dụng (GQLDA(CĐT) = I + II – III – IV)	GQLDA(CĐT)

Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)

…, Ngày    tháng…..năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)

TÊN ĐƠN VỊ:… ………………..

Mẫu số: 02A/DT.QLDA ( Dùng cho BQL nhóm I)

DỰ TOÁN KINH PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN NĂM….

Tên BQLDA:…………………………..

A- Dự kiến chi phí được sử dụng:

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Tổng mức được trích	Lũy kế đã trích các năm trước	Còn được trích	Dự kiến trích năm kế hoạch
1	2	3	4	5= 3-4	6
	Tổng cộng
1	Nguồn được trích từ dự án
2	Nguồn năm trước chuyển sang
3	Nguồn khác (nếu có)

B- Dự toán chi năm kế hoạch:

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Thực hiện năm báo cáo		Dự kiến mức chi năm kế hoạch
		Dự toán được duyệt	Ước thực hiện cả năm
1	2	3	4	5
	Tổng số
1	Tiền lương
2	Các khoản phụ cấp lương
3	Trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
4	Chi tiền thưởng
5	Chi phúc lợi
6	Chi làm thêm giờ
7	Chi công tác phí
8	Chi mua vật tư văn phòng
9	Thanh toán dịch vụ công cộng
10	Chi mua sắm tài sản phục vụ quản lý
11	Chi sửa chữa tài sản
12	Chi thuê mướn
13	Chi hội nghị, học tập nghiệp vụ
14	Chi đoàn ra, đoàn vào
15	Dự phòng

Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ trách kế toán (Ký, ghi rõ họ tên)

...., Ngày      tháng     năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)

TÊN ĐƠN VỊ

Phụ biểu: F 02A/DT.QLDA ( Dùng cho BQL nhóm I)

BẢNG LƯƠNG THÁNG……..NĂM…….

(Dùng cho Ban quản lý dự án nhóm I)

Số TT	Họ và Tên	Lương ngạch bậc			Phụ cấp lương					Tổng tiền  lương và phụ cấp	Ghi chú
		Mã số ngạch	Hệ số lương	Tiền lương	Hệ số phụ cấp				Tiền phụ cấp
					Chức vụ	Khu vực	…	Cộng
A	B	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1 2 …
	Tổng số

Người lập biểu

Kế toán trưởng

….., Ngày      tháng      năm… Thủ trưởng đơn vị

TÊN ĐƠN VỊ:

Mẫu số: 02B/DT.QLDA ( Dùng cho BQL nhóm II)

DỰ TOÁN KINH PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tên dự án:…………………………..

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Dự kiến mức chi
1	2	3
	Tổng số
1	Phụ cấp quản lý dự án
2	Chi làm thêm giờ
3	Chi công tác phí
4	Chi mua vật tư văn phòng
5	Thanh toán dịch vụ công cộng
6	Chi mua sắm tài sản phục vụ quản lý
7	Chi sửa chữa tài sản
8	Dự phòng

Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ trách kế toán (Ký, ghi rõ họ tên)

...., Ngày       tháng     năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu số 03/DT.QLDA

( Dùng cho BQL nhóm I)

CƠ QUAN DUYỆT ******* Số:           / QĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ********* ………, ngày   tháng   năm……..

QUYẾT ĐỊNH

V/v Phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN PHÊ DUYỆT

Căn cứ…………..

Căn cứ Thông tư số…….ngày……….. của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn Ngân sách nhà nước;

Xét đề nghị của……….

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Duyệt dự toán chi phí quản lý dự án năm……..

            Ban quản lý dự án…………………….

1.1. Tổng chi phí được sử dụng:

Đơn vị: đồng

TT	Nội dung	Thành tiền
1	Tổng chi phí quản lý dự án GQLDA
2	Tổng chi phí tư vấn do BQLDA tự làm G­TV
3	Dự kiến tổng chi phí QLDA thuê tư vấn GQLDA – TV
4	Dự kiến tổng chi phí QLDA không thực hiện GQLDA – KTH
5	Tổng mức chi phí BQLDA được sử dụng GQLDA (CĐT)

1.2. Dự toán chi tiết:

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Mức chi
1	2	3
	Tổng số
1	Tiền lương
2	Các khoản phụ cấp lương
3	Trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
4	Chi tiền thưởng
5	Chi phúc lợi
6	Chi làm thêm giờ
7	Chi công tác phí
8	Chi mua vật tư văn phòng
9	Thanh toán dịch vụ công cộng
10	Chi mua sắm tài sản phục vụ quản lý
11	Chi sửa chữa tài sản
12	Chi thuê mướn
13	Chi hội nghị, học tập nghiệp vụ
14	Chi đoàn ra, đoàn vào
15	Dự phòng

Điều 2: Giám đốc BQLDA và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - BQLDA…..; - KBNN nơi mở tài khoản; - Lưu:

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN PHÊ DUYỆT (Ký, ghi họ tên,đóng dấu)

Mẫu số 03B/DT.QLDA

(Dùng cho BQL nhóm II)

CƠ QUAN DUYỆT ******* Số:           / QĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ********* ………, ngày   tháng   năm……..

QUYẾT ĐỊNH

V/v Phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN PHÊ DUYỆT

Căn cứ…………..

Căn cứ Thông tư số…….ngày……….. của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn Ngân sách nhà nước;

Xét đề nghị của……….

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Duyệt dự toán chi phí quản lý dự án của dự án ...........................................................

......................................................................................................................; Với các nội dung sau

1.1. Tổng chi phí được sử dụng:

Đơn vị: đồng

TT	Nội dung	Thành tiền
1	Tổng chi phí quản lý dự án GQLDA
2	Tổng chi phí tư vấn do BQLDA tự làm G­TV
3	Dự kiến tổng chi phí QLDA thuê tư vấn GQLDA – TV
4	Dự kiến tổng chi phí QLDA không thực hiện GQLDA – KTH
5	Tổng mức chi phí BQLDA được sử dụng GQLDA (CĐT)

1.2. Dự toán chi tiết:

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Mức chi
1	2	3
	Tổng số
1	Phụ cấp quản ký dự án
2	Chi làm thêm giờ
3	Chi công tác phí
4	Chi mua vật tư văn phòng
5	Thanh toán dịch vụ công cộng
6	Chi mua sắm tài sản phục vụ quản lý
7	Chi sửa chữa tài sản
8	Dự phòng

Điều 2: Giám đốc BQLDA và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - BQLDA…..; - KBNN nơi mở tài khoản; - Lưu:

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN PHÊ DUYỆT (Ký, ghi họ tên,đóng dấu)

TÊN ĐƠN VỊ:…

Mẫu số: 01/QT.QLDA ( Dùng cho BQL nhóm I)

BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Năm ……….

Tên BQLDA:………

Tên dự án:……….

2. Quyết toán nguồn:

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Dự toán	Thực hiện	Chuyển năm sau
1	Nguồn được trích theo dự án
2	Nguồn năm trước chuyển sang
3	Nguồn khác (nếu có)
	Tổng cộng

2. Chi phí đề nghị quyết toán:

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Dự toán	Quyết toán
1	2	3
	Tổng số
1	Tiền lương
2	Các khoản phụ cấp lương
3	Trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
4	Chi tiền thưởng
5	Chi phúc lợi
6	Chi làm thêm giờ
7	Chi công tác phí
8	Chi mua vật tư văn phòng
9	Thanh toán dịch vụ công cộng
10	Chi mua sắm tài sản phục vụ quản lý
11	Chi sửa chữa tài sản
12	Chi thuê mướn
13	Chi hội nghị, học tập nghiệp vụ
14	Chi đoàn ra, đoàn vào

Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ trách kế toán (Ký, ghi rõ họ tên)

...., Ngày       tháng     năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)

TÊN ĐƠN VỊ:…

Mẫu số: 02/QT.QLDA ( Dùng cho BQL nhóm I)

TỔNG HỢP QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tên BQLDA:…..

Tên dự án:…….

1. Tổng hợp quyết toán nguồn:

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Dự toán	Thự hiện	Đề nghị quyết toán
1	Nguồn được trích theo dự án
2	Nguồn khác
	Tổng cộng

2. Chi phí quản lý dự án thực hiện qua các năm:

Đơn vị tính: đồng

TT	Năm thực hiện	Dự toán	Quyết toán	Chuyển năm sau
1
2
3
	Tổng cộng

Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ trách kế toán (Ký, ghi rõ họ tên)

...., Ngày       tháng     năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)

TÊN ĐƠN VỊ:…

Mẫu số: 03/QT.QLDA ( Dùng cho BQL nhóm II)

BÁO CÁO  QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tên  chủ đầu tư (BQLDA):………

Tên dự án:……………………….

1. Quyết toán nguồn:

Đơn vị: đồng

TT	Nội dung	Dự toán	Quyết toán
1	Tổng chi phí quản lý dự án GQLDA
2	Tổng chi phí tư vấn do BQLDA tự làm G­TV
3	Dự kiến tổng chi phí QLDA thuê tư vấn GQLDA – TV
4	Tổng chi phí QLDA không thực hiện GQLDA – KTH
5	Tổng mức chi phí BQLDA được sử dụng GQLDA (CĐT)

2. Chi phí đề nghị quyết toán:

Đơn vị tính: đồng

TT	Nội dung	Dự toán	Quyết toán
1	2	3	4
	Tổng số
1	Phụ cấp quản lý dự án
2	Chi làm thêm giờ
3	Chi công tác phí
4	Chi mua vật tư văn phòng
5	Thanh toán dịch vụ công cộng
6	Chi mua sắm tài sản phục vụ quản lý
7	Chi sửa chữa tài sản

3. Thuyết minh:

Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ trách kế toán (Ký, ghi rõ họ tên)

...., Ngày       tháng     năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu số: 04/QT.QLDA ( Dùng cho cả hai nhóm )

BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU THANH  TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Kho bạc nhà nước……………….

Xác nhận số vốn đã thanh toán chi phí quản lý dự án của:

Tên chủ đầu tư (BQLDA): ............................................

Tên dự án:

Đơn vị tính: đồng

TT	Số liệu báo cáo của chủ đầu tư (BQLDA)			KBNN Xác nhận đã thanh toán
	Nội dung	Dự toán duyệt	Thực hiện
I	Tổng nguồn
1	Nguồn được trích theo dự án
2	Nguồn khác
II	Chi phí quản lý dự án thực hiện qua các năm:
1
2
…

Nhận xét và kiến nghị của KBNN về công tác quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư (BQLDA):

………, Ngày……tháng…….năm……. Chủ đầu tư (BQLDA)

…….., Ngày …..tháng……năm…….. Kho Bạc Nhà nước

Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Trưởng phòng (ký, ghi rõ họ tên)

Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence Freedom Happiness
No. 118/2007/TT-BTC	Hanoi, October 2, 2007

CIRCULAR

GUIDING THE MANAGEMENT AND USE OF INVESTMENT PROJECT MANAGEMENT FUNDS OF STATE BUDGET-FUNDED PROJECTS

Pursuant to the Governments Decree No. 77/2003/ND-CP of July 1, 2003, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance;
Pursuant to the Governments Decree No. 60/2003/ND-CP of June 6, 2003, detailing and guiding the implementation of State Budget Law No. 01/2002/QH11;
Pursuant to the Governments Decree No. 99/2007/ND-CP of June 13, 2007, on the management of work construction investment expenses,
The Ministry of Finance guides the management and use of investment project management funds of state budget-funded projects as follows:

Part I

GENERAL PROVISIONS

1. Investment project management funds cover all necessary expenses used by investors and project management units (PMUs) for performing their project management tasks throughout the project investment duration.

2. Subjects and scope of regulation: Investors and PMUs that manage state budget-funded projects, including projects funded with official development assistance (ODA) or government bond capital, shall manage and use investment project management funds in accordance with the current provisions of law and specific guidance in this Circular, ensuring that those funds are used for proper purposes in a thrift and efficient manner.

3. Projects capitalized at under VND 7 billion each are not subject to formulation and approval of separate estimates of project management funds but must use these funds according to Point 3 (3.2), Section IV of the Part Specific provisions of this Circular within the project management expense norms set by investment deciders. The settlement of project management expenses shall be made together with the settlement of expenses of the completed project.

...

...

...

Part II

SPECIFIC PROVISIONS

I. GROUPING OF INVESTMENT PROJECT MANAGEMENT

1. Group I includes PMUs which are set up-under decisions of ministers, heads of ministerial-level agencies, heads of other central agencies, heads of government-attached agencies or provincial/ municipal Peoples Committee presidents in order to manage important national projects and group-A large-scale projects; those PMUs have the independent legal person status and staff salaried from project management funds.

2. Group II includes investors, in case no PMUs are set up, and PMUs other than those of group I; staff of PMUs of this group are not salaried from project management funds.

II. SPECIFIC REGULATIONS APPLICABLE TO PROJECT MANAGEMENT GROUPS

1. For group I

1.1. Group-I PMUs shall implement the accounting regime applicable to investors according to the States current regulations.

1.2. Annually, based on the assigned investment capital plan, a PMU shall make annual estimates of project management expenses and request the finance agency of the PMU establishment-deciding authority to evaluate and approve them. The time limit for making and approving annual estimates of project management expenses starts from the time of issuance of the investment capital plan allocation decision and expires on January 31 of a plan year. The decision approving the annual estimate of project management expenses shall be sent to the PMU and the investment capital-paying agency for compliance.

...

...

...

- Salaries and amounts of salary nature, based on actual salary tables, excluding amounts calculated on the basis of adjustment coefficients for increasing salaries;

- Payments for public services and procurement of office supplies sufficient for task performance.

The PMU shall carry out procedures for payment and refund of the advance amounts immediately after the annual estimate of project management expenses is approved; the advance duration must not exceed 2 months.

b/ In case the PMU is allocated by a competent authority additional funds for achieving a certain target or increasing incomes for project managers, it may use such funds according to the competent authority’s decision.

1.3. At the end of a plan year, the PMU shall make the annual settlement of project management expenses and send it to the finance agency of the PMU establishment-deciding authority no later than February 28 of the subsequent year for evaluation and approval.

1.4. When a project is completed and put into operation, the PMU shall synthesize annual settlements of project management expenses and the report on the settlement of expenses of the completed project in order to submit them to a competent authority for approval.

2. For group II

2.1. After the projects capital plan is approved and the execution of the project is deployed, the PMU or the investor, in case no PMU is set up, shall prepare an estimate of project management expenses for the whole execution duration of the project, but not on a yearly basis, then submit it to the investor for evaluation and approval. The decision approving the estimate of project management expenses shall be sent to the PMU and the investment capital-paying agency for compliance.

2.2. When a project is completed and put into operation, the PMU or the investor, in case no PMU is set up, shall make the settlement of project management expenses and the report on the settlement of expenses of the completed project and submit them to a competent authority for approval.

...

...

...

3.1. The investment capital payment-controlling agency shall control the payment of project management expenses according to the approved estimates, current financial management regulations and specific provisions of this Circular.

3.2. In the course of using project management funds, the investor (the PMU) may adjust on its own initiative expenses in the estimate of project management expenses (written adjustment is not required) without increasing the total value of the approved estimates.

4. Handling of proceeds from the sale of bidding dossiers

The selling prices of bidding dossiers comply with the bidding law; bidding organization expenses must not exceed the proceeds from the sale of bidding dossiers; after paying necessary expenses for organizing biddings, the investor (the PMU) shall remit into the state budget the remainder of the proceeds from the sale of bidding dossiers.

5. Procurement and use of vehicles

Separate cost estimates must be made for the procurement of cars (if any) for project management work and submitted to a competent authority for decision in accordance with the Prime Ministers Decision No. 59/2007/QD-TTg of May 7, 2007, promulgating the Regulation on criteria, norms and management and use of vehicles applicable to state agencies, public non-business units and state companies. The investor (the PMU) may not lease or lend the projects assets.

III. PROJECT MANAGEMENT FUNDS

1. Investment projects management funds are deducted from the projects investment capital.

2. Norms for deduction of project management funds:

...

...

...

2.2. For projects without construction and equipment expenses or with total construction and equipment expenses accounting for less than 60% of the projects total investment capital, norms for deduction of project management funds are determined according to investment deciders regulations.

2.3. For ODA projects: If specific levels of project management funds are determined in projects agreements, these levels shall be complied with; if not, the levels of project management funds shall be determined in accordance with Point 2 (Items 2.1 and 2.2) of Section III.

IV. ESTIMATION OF PROJECT MANAGEMENT FUNDS

1. Bases for the estimation of project management expenses

The investment decision;

The PMU establishment decision;

The investment capital plan allocation decision;

The staff salary table (for group-I PMUs).

2. Determination of total project management expenses

...

...

...

2.2. To determine the value of expenses for construction investment consultancy(GTV) performed by the investor (the PMU) itself:

2.3. To determine the value of expenses within project management expenses (GQLDA-TV) for jobs to be performed by hired consultants:

2.4. To determine the value of expenses within project management expenses (GQLDA-KTH) for jobs not required to be performed (if any) under the project thanks to its specific characteristics:

2.5. Total project management expenses payable by the investor (the PMU) throughout the project management duration, GQLDA(CDT), are determined according to formula (1) below, serving as the maximum level for the estimation of project management expenses of the investor (the PMU).

(1) GQLDA(CDT) = GQLDA + GTV - GQLDA-TV - GQLDA-KTH

3. Contents of estimates of project management expenses

3.1. For group-I PMUs:

Based on the project execution progress according to plan, the PMU shall allocate project management expenses (GQLDA(CDT)) already determined in form No. 01/DT.QLDA (not printed herein), for years of project execution in order to include them in annual estimates of project management expenses. An annual estimate of project management expenses covers:

(1). Salaries, including grade- and rank-based salaries according to allocated salary funds, and long-term contract wages, which are paid to individuals salaried by projects under competent authorities decisions according to the States current regulations on salary regimes.

...

...

...

(2). Salary-based allowances, including position-based, responsibility-based, area-based, attraction, cost-of-living, extra-time work, hazard, danger, itinerant job and special branch allowances, which are paid to individuals salaried by projects under competent authorities decisions according to current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(3). Deductions for payment of social insurance and health insurance premiums, trade union dues, and other deductions applicable to individuals salaried by projects under competent authorities decisions according to current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(4). Bonuses, including regular bonus and irregular bonus (if any), according to current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(5). Welfare benefits, including payments for paid leaves and other leaves according to regulations; regular and irregular difficulty allowances according to current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(6). Extra-time work pays, applicable only to individuals not entitled to extra-time work allowances specified at Item (2) under Point 3 (3.1) of Section IV and individuals whose extra-work time can be determined according to workday-marking tables, the provisions of the Labor Code regarding work time and rest time, and guiding documents.

(7). Payments for working-trip allowances, which comply with current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(8). Expenses for procurement of office supplies, including office equipment, file cabinets, furniture, books and documents for professional operations, and stationeries according to current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(9). Expenses for public services, including charges for electricity and water, telephone, post, fax, environmental sanitation, and other service charges according to current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(10). Expenses for procurement of assets used for management work, including fire protection devices, computers and computer software.

...

...

...

(12). Hire expenses, including hire of vehicles, working offices, support tools, and experts.

(13). Expenses for professional conferences and training courses according to current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(14). Expenses for visits (if any), including airfare, meal and lodging payments, pocket money, etc., according to current regulations applicable to state agencies and public non-business units.

(15). Contingencies, which are equal to 10% of the estimated fund.

3.2. For group-II investors (PMUs):

Based on total project management expenses payable by the investor (the PMU) (GQLDA(CDT)) already determined in form No. 01/DT.QLDA (not printed herein), the PMU shall make estimates of project management expenses for the whole project execution duration, but not on a yearly basis. An estimate of project management expenses covers:

- Expenses listed at Items (6) thru (11) of group I above;

- Project management allowances, which are paid only for those directly performing project management jobs, including PMU staff members and investors staff members. The PMU shall, based on the duration of each staff members management job and specific project management funds, calculate the percentage of allowances for staff members. The monthly project management allowance for an individual must not exceed 50% of the total of his/ her monthly salary and salary-based allowance.

- Contingencies, which are equal to 10% of the estimated fund.

...

...

...

- A written application for approval;

- The PMU establishment decision; the investment decision; the investment capital plan allocation decision;

- List of calculated project management expenses of the investor (the PMU) (form No. 01/DT-QLDA, not printed herein);

- For group-I PMUs: Annual estimates of project management expenses (form No. 02A/DT.QLDA, not printed herein); staff salary list (annex No. F02A/DT.QLDA. not printed herein);

- For group-II investors (PMUs): Estimates of management expenses for the whole project (form No. 02B/DT-QLDA, not printed herein).

V. EVALUATION AND APPROVAL OF ESTIMATES OF PROJECT MANAGEMENT EXPENSES

1. Order of evaluating estimates of project management expenses:

- Evaluation of jobs, calculation methods and results in the list of project management expenses of the investor (the PMU) according to form No. 01/DT.QLDA (not printed herein);

- Evaluation of the rationality of the allocation of annual expenses and expenses for the plan year (for group-I PMUs);

...

...

...

2. The head of the finance agency of the PMU establishment-deciding authority shall approve annual estimates of group-I PMUs according to form No. 03A/QD.QLDA (not printed herein). The investor shall approve estimates of group-II PMUs according to form No. 03B/QD.QLDA (not printed herein).

3. The cost estimate-approving decision shall be sent to the investor (the PMU), the investment capital-paying agency and relevant agencies.

4. The time limit for evaluating and approving cost estimates of project management expenses is 20 working days from the date of receipt of a full estimate dossier according to regulations.

VI. SETTLEMENT OF PROJECT MANAGEMENT EXPENSES

1. A dossier of settlement of annual project management expenses for group-I PMUs comprises:

- A written application for approval of the estimate;

- A report on the settlement of project management expenses in the plan year, made according to form No. 01/QT.QLDA (not printed herein);

- A comparison list of data on the payment of project management expenses, made according to form No. 04/QT.QLDA (not printed herein);

- Documents on expenses arising in the year.

...

...

...

2.1. For group I:

- A general list for settlement of project management expenses, made according to form No. 02/QT.QLDA (not printed herein).

- Copies of decisions approving the projects annual estimates of project management expenses;

- A report on the settlement of project management expenses in the final year, made according to form No. 01/QT.QLDA (not printed herein);

- A comparison list of data on the payment of project management expenses, made according to form No. 04/QT.QLDA (not printed herein);

- Documents on expenses arising in the final year.

2.2. For group II:

- A report on the settlement of project management expenses, made according to form No. 03/QT.QLDA (not printed herein);

- A comparison list of data on the payment of project management expenses, made according to form No. 04/QT.QLDA (not printed herein):

...

...

...

3. Verification of the settlement of project management expenses

- Verification of the consistency of settlement data and the approved estimates;

- Examination of expense documents, ensuring their legality, rationality, validity, and observance of the States current expense regulations;

- Consideration of advance amounts at year-end (if any).

4. Decision approving the settlement of project management expenses

4.1. A decision approving the settlement of project management funds in a plan year for group-I PMUs is similar to a decision approving the estimate of project management expenses in a plan year, made according to form No. 03A/QT.QLDA (not printed herein) and shall be sent to the investor (the PMU), the investment capital-paying agency and relevant units.

4.2. The settlement of project management funds for group-II investors (PMUs) shall be approved under a decision approving the settlement of expenses of the competed project.

VII. EXAMINATION

1. Finance-investment managing units under ministries, branches and localities shall plan the examination of the management and use of project management funds by investors (PMUs) under their management in order to rectify in time wrongdoings in the course of project management.

...

...

...

VIII. RESPONSIBILITIES OF CONCERNED UNITS

1. Responsibilities of investors:

- To urge PMUs to make estimates and settlement reports, submit for approval estimates and settlement of project management expenses according to the time limit and contents specified in this Circular;

- To evaluate and approve estimates of project management expenses (for group-II PMUs) according to the time limit and contents specified in this Circular.

2. Responsibilities of PMUs:

- To make estimates and settlement reports, submit for approval estimates and settlement of project management expenses according to the time limit and contents specified in this Circular;

- To take full responsibility for the management and use of project management funds, the accuracy of data and the legality of dossiers submitted for approval.

3. Responsibilities of evaluating and approving agencies:

- To take responsibility for the results of evaluation of estimates, the verification and approval of the settlement of project management expenses based on dossiers sent by PMUs;

...

...

...

4. Responsibilities of controlling and paying agencies:

- To control and pay investment project management expenses according to approved estimates in accordance with the States current financial management regulations and specific provisions of this Circular;

- To compare and certify paid amounts listed in the reports on the settlement of project management expenses and, at the same time, give comments, assessments and proposals concerning investors observance to cost estimate-verifying and -approving agencies.

5. Responsibilities of ministries, branches and localities:

- To regularly examine the management and use of investment project management funds of state budget-funded projects under their management; to take measures to handle according to law individuals or units that commit violations in managing or using investment project management funds.

Part III

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. This Circular takes effect 15 days after its publication in CONG BAO and replaces the Finance Ministry’s Circular No. 98/2003/TT-BTC of October 14, 2003, guiding the management and use of investment project management funds from the state budget.

2. Investors and PMUs that have approved estimates of project management expenses before the effective date of this Circular shall continue to apply the approved estimates till the end of the plan year, for group-I PMUs, or till the project completion, for group-II investors (PMUs).

...

...

...

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER





Nguyen Cong Nghiep