|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 4899/QĐ-BYT
|
Hà Nội, ngày 24
tháng 11 năm 2020
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH
VÀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ BỘ
Y TẾ
BỘ
TRƯỞNG BỘ Y TẾ
Căn cứ Luật Giao dịch
điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ
thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 của Chính phủ về về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Nghị định
75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 06 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;
Căn cứ Nghị định số
130/2018/NĐ-CP ngày 29 tháng 09 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Chỉ thị số
15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số
02/CT-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong hoạt động của cơ quan nhà nước
các cấp;
Căn cứ Quyết định số
28/QĐ-TTg ngày 12 tháng 07 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao
đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ
bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của
các đơn vị;
Theo đề nghị của
Chánh Văn phòng Bộ Y tế,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử Bộ Y tế.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký, ban hành và thay thế cho Quyết định
số 5242/QĐ-BYT , ngày 08/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Y tế.
Điều 3. Các
Ông, Bà: Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ,
Văn phòng Bộ; các đơn vị, tổ chức có liên quan và cán bộ công chức, viên chức
thuộc các đơn vị trên chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Đ/c Bộ trưởng (để báo cáo);
- Các đ/c Thứ trưởng;
- Lưu: VT, VPB8.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Đỗ Xuân Tuyên
|
QUY
CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG,
KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI BỘ Y TẾ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 4899/QĐ-BYT ngày 24 tháng 11 năm 2020 của Bộ trưởng
Bộ Y tế)
Chương
I.
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy
định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý sử dụng, khai thác thông
tin trên Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử Bộ Y tế.
2. Quy chế này áp
dụng đối với tất cả cán bộ công chức, viên chức, người lao động (gọi tắt là các
cá nhân) thuộc các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ (gọi tắt là
các đơn vị) tham gia quản lý, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý và điều
hành văn bản điện tử Bộ Y tế.
3. Sở Y tế chưa kết
nối trên Trục liên thông văn bản Quốc gia và các đơn vị trực thuộc phải có
trách nhiệm tham gia sử dụng hệ thống để gửi/nhận văn bản điện tử đi/đến đối
với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Y tế được quy định tại quy chế này.
4. Khuyến khích các
đơn vị, tổ chức có hoạt động kết nối gửi/nhận văn bản điện tử với Bộ Y tế áp
dụng các quy định tại Quy chế này.
Điều
2. Giải thích từ ngữ.
Trong quy chế này
các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống Quản lý
và điều hành văn bản điện tử Bộ Y tế (sau đây gọi tắt là Hệ thống): là hệ thống bao gồm
các phân hệ Văn bản đến, Văn bản đi, Hồ sơ điện tử và Phiếu trình phục vụ
công tác tiếp nhận, xử lý, phê duyệt, ký duyệt, ban hành và lưu trữ văn bản
của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị thông qua phương tiện
điện tử theo quy định. “Phương tiện điện tử” với nghĩa là “phương tiện hoạt
động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không
dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm
2005).
2. Văn bản điện tử: là văn bản được thể
hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP). Ở đây khái
niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự
giải thích là “thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ
bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005).
3. Hồ sơ điện tử: là tập hợp các văn
bản điện tử có nội dung liên quan đến một công việc, sự vụ.
4. Tính toàn vẹn của
văn bản điện tử: là
dữ liệu hay thông tin trên văn bản điện tử không bị thay đổi, mất mát trong
khi lưu trữ hay truyền tải. Nói cách khác tính toàn vẹn là tính không bị hiệu
chỉnh của dữ liệu.
5. Văn bản đến: là tất cả các loại
văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và
đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
6. Văn bản đi: Văn bản đi là tất
cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản
mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
7. Phiếu trình: Là phiếu trình Lãnh
đạo đơn vị, Lãnh đạo Bộ nhằm xin ý kiến chỉ đạo hoặc xin phê duyệt văn bản.
8. Đơn vị thuộc cơ
quan Bộ Y tế: bao
gồm các Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ.
9. Đơn vị ngoài cơ quan
Bộ Y tế: các
đơn vị khác không thuộc cơ quan Bộ Y tế được quy định tại khoản 8 của điều
này.
10. Đơn vị nội bộ: bao gồm tất cả các
đơn vị tham gia sử dụng Hệ thống.
11. Cá nhân xử lý văn
bản: bao
gồm tất cả cán bộ công chức, viên chức thuộc đơn vị được giao xử lý văn bản.
12. Bên gửi: là đơn vị phát
hành văn bản điện tử. Bên gửi không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách
trung gian liên quan đến truyền đưa văn bản điện tử.
13. Bên nhận: là đơn vị tiếp
nhận văn bản điện tử theo danh sách nơi nhận của bên gửi. Bên nhận không bao
gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến truyền đưa văn
bản điện tử.
14. Chữ ký số của đơn
vị: là
chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức
cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ (Ban Cơ yếu
Chính phủ) cấp cho đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
15. Chữ ký số của
người có thẩm quyền:
là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ
chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ (Ban Cơ yếu
Chính phủ) cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao
dịch điện tử.
16. Văn thư Bộ: là các cán bộ thuộc
phòng Tổ chức hành chính, Văn phòng Bộ được giao thực hiện nhiệm vụ của văn
thư theo quy định của pháp luật.
17. Văn thư đơn vị: là cán bộ thuộc các
đơn vị thuộc cơ quan Bộ được giao thực hiện nhiệm vụ của văn thư theo quy
định của pháp luật.
18. Tài khoản: Bao gồm tên truy cập
và mật khẩu dùng để đăng nhập vào Hệ thống.
19. Trục liên thông
văn bản quốc gia: là
giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các
bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.
Điều
3. Nguyên tắc khi sử dụng và khai thác
1. Tài khoản của cá
nhân được phân quyền theo vai trò tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn khi tham gia Hệ thống. Các cá nhân tự bảo vệ thông tin tài khoản của mình,
chỉ quản lý và khai thác các nội dung thông tin văn bản, tài liệu trong phạm vi
được phân quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống.
Khi kết thúc phiên
làm việc, cá nhân thoát khỏi Hệ thống và đóng trình duyệt để đảm bảo an toàn
dữ liệu.
Đồng thời cá nhân
thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ
thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ.
2. Đối với mỗi tài khoản
được cấp đều có thể tham gia Hệ thống trên môi trường mạng thông qua các trình
duyệt phổ dụng trên máy tính, thiết bị di động (Hệ thống sử dụng tối ưu nhất
với trình duyệt Google Chrome). Hệ thống cũng đã phát triển phiên bản trên hệ điều
hành IOS và Adroid giúp cá nhân xử lý dễ dàng.
3. Các đơn vị và cá
nhân có trách nhiệm sử dụng Hệ thống để thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lập
hồ sơ, trình ký, phát hành, lưu trữ và khai thác thông tin văn bản, tài liệu
trong quá trình xử lý, giải quyết công việc; Các cá nhân phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật và Lãnh đạo cấp trên về ý kiến tham mưu, đề xuất của
mình.
4. Sử dụng, khai thác
Hệ thống theo đúng mục đích, thẩm quyền; đảm bảo thực hiện đúng quy trình và
tiến độ xử lý để không làm gián đoạn quá trình xử lý và luân chuyển thông tin
của văn bản.
5. Đảm bảo tính chính
xác, toàn vẹn về nội dung khi xử lý, luân chuyển thông tin của văn bản, tài
liệu trên Hệ thống.
6. Tất cả văn bản,
tài liệu đi/đến cơ quan Bộ Y tế bằng đường giấy, chuyển phát nhanh, đường
điện tử, trên trục liên thông văn bản Quốc gia, … phải được tiếp nhận, cập
nhật, xử lý và phát hành trên Hệ thống. Đối với văn bản đóng dấu “mật”, “tuyệt
mật”, “tối mật”, văn bản khiếu nại, tố cáo, đơn thư, hồ sơ cán bộ công chức,
viên chức không đưa lên Hệ thống.
7. Tất cả văn bản
điện tử được phát hành từ Hệ thống, chỉ có 01 chữ ký của người có thẩm quyền và
tổ chức. Trong trường hợp văn bản có các phụ lục kèm theo không cùng tệp tin với
nội dung văn bản. Hệ thống sẽ thực hiện ký số lên Phụ lục tại góc trên bên
phải trang đầu của mỗi tệp tin theo hướng dẫn tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ,
ngày 05/03/2020.
8. Bên nhận có quyền
từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên
tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng
thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua Hệ thống để xử lý theo
quy định.
9. Hệ thống được tích
hợp chứng thư số và chữ ký số chuyên dùng của tổ chức, cá nhân để xác định
tính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn
bản điện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình để đảm
bảo tính kịp thời, an toàn, bảo mật, tin cậy và xác thực.
10. Chữ ký số và
chứng thư số chuyên dùng sử dụng trong Hệ thống do Ban Cơ yếu Chính phủ cung
cấp. Việc sử dụng chữ ký số và chứng thực chữ ký số được thực hiện theo quy
định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực
chữ ký số.
11. Các thông tin, dữ
liệu dạng ký tự dùng trong Hệ thống sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu
chuẩn TCVN 6909-2001 (Unicode).
Điều 4. Địa chỉ truy
cập
1. Truy cập trên
trình duyệt web: Phần mềm Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử được
truy cập tại địa chỉ: http://emoh.moh.gov.vn
2. Tải
ứng dụng trên các thiết bị di động thông minh: Hiện nay, phần mềm được phát
triển ứng dụng trên hệ điều hành IOS và Adroid với tên ứng dụng là
"VOffice Byt".
Điều 5.
Tài khoản và mật khẩu mặc định
1. Đối
với tất cả cá nhân thuộc các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ khi
tham gia trên hệ thống được đặt theo quy chuẩn:
Tên + chữ
cái đầu của họ và tên đệm + “.” + chữ viết tắt của đơn vị
Ví dụ:
Nguyễn Văn An thuộc Vụ Tổ chức cán bộ => tài khoản: Annv.tccb
2. Đối
với Sở Y tế: Mỗi Sở Y tế có 02 tài khoản
- Văn
thư: SYT_tên tỉnh/thành phố_VT
- Lãnh
đạo: SYT_tên tỉnh/thành phố_LD
Ví dụ: Sở
Y tế Hà Nội => Tài khoản: SYT_hanoi_LD và SYT_hanoi_VT
3. Đối
với các đơn vị thực thuộc: Mỗi đơn vị có 02 tài khoản
- Văn
thư: Tên viết tắt chữ cái đầu của tên đơn vị.VT
- Lãnh
đạo: Tên viết tắt chữ cái đầu của tên đơn vị.LD
Ví dụ:
Bệnh viện Bạch Mai => Tài khoản: BVBM.VT và BVBM.LD
4. Mật
khẩu mặc định của tài khoản mới tạo sẽ là: 123456a@A. Ngay lần đăng nhập đầu
tiên, cá nhân phải thực hiện thay đổi mật khẩu mặc định.
Điều 6.
Xử lý sự cố kỹ thuật và hỗ trợ vận hành, sử dụng
1. Trong
một số trường hợp sau đây, CBCC/VC trong cơ quan không thể truy cập vào Hệ
thống: cơ quan bị cắt điện, mất internet, Hệ thống bị lỗi không thể truy cập,
… Khi đó, quy trình xử lý văn bản đi/đến trên Hệ thống sẽ được quy định như sau:
- Đối với
những văn bản mang tính chất hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn thực hiện xử lý theo
đường giấy thông thường và phải cập nhật, bổ sung trên Hệ thống ngay sau khi Hệ
thống hoạt động trở lại.
- Nếu
sự cố xảy ra lớn hơn một (01) ngày, thực hiện xử lý tất cả văn bản theo đường
giấy thông thường và phải cập nhật, bổ sung trên Hệ thống ngay trong ngày làm
việc đầu tiên Hệ thống đã được khắc phục sự cố.
2. Khi
cần hỗ trợ sử dụng hoặc gặp sự cố về Hệ thống, đề nghị giữ nguyên hiện trạng
và liên hệ với Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) số điện thoại: 024.62732388
để được hỗ trợ kịp thời, tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục.
Chương II.
QUY ĐỊNH VỀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 7.
Khuôn dạng của văn bản điện tử
1. Thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử: tuân thủ đúng thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP , ngày 05/03/2020.
2. Định
dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử:
Định dạng
văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT
ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Cụ
thể:
a) Văn
bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu
theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt),
(.docx), (.xlsx), (.pptx), (.pdf).
b) Văn
bản điện tử số hoá dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy sử dụng
định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf).
c) Việc
lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi,
nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử,
đồng thời cho phép việc thực hiện chuyển đổi sang văn bản giấy phản ánh toàn
vẹn nội dung của văn bản điện tử được chuyển đổi.
Điều 8.
Sử dụng chữ ký số
1. Đơn
vị và cá nhân sử dụng chứng thư số hợp lệ được Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp
để ký số xác nhận văn bản điện tử cuối cùng trước khi chính thức luân chuyển
hoặc ban hành:
a) Văn
bản đến nếu tiếp nhận là văn bản giấy, sau khi số hóa phải tích hợp chữ ký
số của đơn vị số hóa trên văn bản điện tử.
b) Văn
bản đi khi phát hành từ Bộ Y tế và các đơn vị thuộc Bộ Y tế phải tích hợp
chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của đơn vị ban hành.
2. Kiểm
tra chữ ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 7
Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà
nước.
3. Hình
thức chữ ký số
a) Hình
thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
- Vị
trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
- Hình
ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng
(.png).
b) Hình
thức chữ ký số của đơn vị ban hành văn bản
- Vị
trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
- Hình
ảnh: dấu của đơn vị ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước
thực tế của dấu, định dạng .png.
- Thông
tin: Tên đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giấy; múi giờ Việt
Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 9.
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn
bản điện tử đã được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống có giá trị pháp lý
tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
2. Tất cả
các ý kiến đề xuất, trao đổi, ý kiến phối hợp, chỉ đạo được ghi trên Hệ thống
có giá trị như văn bản giấy trong nội bộ Bộ Y tế.
3. Các
văn bản, tài liệu điện tử được đưa lên và lưu trữ trên Hệ thống khi tham khảo
trực tiếp hoặc chuyển đổi thành văn bản giấy sẽ có giá trị tương đương với
bản gốc về mặt nội dung khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin;
4. Các
văn bản, tài liệu điện tử được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hiện hành của Hệ
thống phục vụ khai thác, tra cứu có giá trị tương đương văn bản giấy.
Điều 10. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội
dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên Hệ thống bao gồm nội
dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi
kèm theo.
2. Mã
định danh của đơn vị: Mã định danh của các đơn vị thuộc Bộ Y tế được quy
định tại Quyết định số 7287/QĐ-BYT ngày 07/10/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế
ban hành danh mục mã định danh các đơn vị hành chính và sự nghiệp thuộc,
trực thuộc Bộ Y tế.
3. Trạng
thái xử lý văn bản được hệ thống tiếp nhận phản hồi tự động về cho hệ thống
của đơn vị gửi theo quy định tại Điều 10 của Quyết định số
28/2018/QĐ- TTg được quy định thống nhất tại Bộ Y tế như sau:
- Đã
đến: Văn bản điện tử của Bên gửi đã được tiếp nhận tại Hệ thống của Bên nhận.
- Đã
tiếp nhận: Văn thư của Bên nhận đã thực hiện các thao tác tiếp nhận văn bản
(vào sổ văn bản điện tử).
- Đã
chuyển xử lý: Văn thư của Bên nhận đã luân chuyển xử lý văn bản điện tử trên hệ
thống Quản lý văn bản điện tử của đơn vị.
- Đang xử
lý: Văn bản điện tử đang được cán bộ của đơn vị tiếp nhận xử lý.
- Đã
hoàn thành: Văn bản điện tử đã có kết quả xử lý, có tờ trình điện tử được Phê
duyệt hoặc có văn bản đi điện tử được phát hành trên hệ thống
- Nhận để
biết: văn bản điện tử được cá nhân chủ trì xử lý văn bản xác định “kết thúc”
tiến trình xử lý văn bản bằng cách nhấn nút "nhận để biết".
- Từ chối
nhận (Trả lại): Bên nhận từ chối nhận hoặc trả lại văn bản cho Bên gửi trên hệ
thống.
- Thu
hồi: Là tình trạng Bên gửi thực hiện nghiệp vụ Thu hồi văn bản sau khi đã gửi
văn bản điện tử cho Bên nhận.
Điều 11. Hình thức gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thực
hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông qua Hệ thống.
2. Trường
hợp các văn bản cần phổ biến rộng rãi thì được đăng tải, cập nhật trên Cổng
thông tin điện tử của Bộ Y tế.
Điều 12. Quy định về việc gửi/nhận và xử lý văn bản điện tử
kèm/không kèm văn bản giấy.
1. Tất cả
các văn bản thuộc danh mục được quy định tại phụ lục 04 chỉ gửi/nhận và xử lý
văn bản điện tử, không gửi kèm văn bản giấy.
2. Trong
một số trường hợp sau đây, văn bản sẽ được xử lý song song cả đường điện tử và
đường giấy (Chi tiết danh mục các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
được quy định tại phụ lục 05 kèm theo quy chế này):
- Văn bản
gửi đến là văn bản giấy và có phụ lục đính kèm trên 30 trang, văn thư chỉ số
hóa và cập nhật lên Hệ thống phần nội dung văn bản có chữ ký và đóng dấu của
người có thẩm quyền, phần phụ lục đính kèm sẽ được trình xử lý song song bản
giấy và bản điện tử. Văn thư chịu trách nhiệm sao chép gửi các đơn vị phối
hợp xử lý công văn này.
- Văn bản
mang tính chất cá nhân, các văn bản liên quan đến tài chính kế toán, hồ sơ
trình khen thưởng, hồ sơ thẩm định, … phải sử dụng văn bản giấy dấu đỏ, các
đơn vị sẽ gửi/nhận song song cả trên đường điện tử (Hệ thống) và đường văn
thư theo hình thức thông thường.
- Hồ sơ
trình Lãnh đạo Bộ có tài liệu kèm theo trên 30 trang mà không thể số hóa,
chuyên viên khi lập phiếu trình ghi rõ tài liệu kèm theo bằng bản giấy. Sau
khi Lãnh đạo đơn vị phê duyệt phiếu trình điện tử, chuyên viên thực hiện in
phiếu trình và gửi tài liệu kèm theo tại văn thư Bộ. Văn thư Bộ có trách nhiệm
trình Lãnh đạo Bộ phần tài liệu kèm theo, Lãnh đạo Bộ thực hiện phê duyệt
phiếu trình trên Hệ thống.
- Đơn vị
soạn thảo cung cấp thêm văn bản giấy có dấu đỏ cho đơn vị nhận văn bản trong
trường hợp có yêu cầu của đơn vị thuộc thành phần nơi nhận trên văn bản.
Chương III.
QUY TRÌNH VÀ QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT, XỬ LÝ VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐẾN
Điều 13. Quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đến
Điều 14. Bảng quy định chung
|
STT
|
HÌNH
THỨC VĂN BẢN
|
CÔNG
VIỆC CẦN THỰC HIỆN
|
|
Hình
thức nhận
văn bản
|
Hình
thức xử lý
|
Hình
thức
lưu trữ
|
Văn
thư Bộ
|
Lãnh
đạo
Bộ
|
Văn
thư
đơn vị
|
Lãnh
đạo
đơn vị
|
Chuyên viên
|
|
1
|
Từ các đơn vị
ngoài cơ quan Bộ Y tế
|
|
1.1
|
Đến Bộ Y tế
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A. Đối với Văn
phòng Chính phủ, cơ quan ngang Bộ và UBND các tỉnh/thành phố:
Nhận văn bản điện tử trên trục liên thông văn bản Quốc gia/văn bản giấy
B. Đối với 63 Sở Y
tế
và các đơn vị trực thuộc: Nhận văn bản điện tử
C. Đối với các đơn
vị
khác: Nhận văn bản điện tử/văn bản giấy
|
Chỉ xử lý văn bản
điện tử trên Hệ thống; văn bản giấy được trả về đơn vị xử lý chính
|
Lưu bản chính văn
bản giấy (nếu có) tại đơn vị xử lý chính
|
1. Số hóa, tích
hợp chữ ký số (đối với văn bản giấy), kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số (đối
với văn bản điện tử) và vào sổ văn bản trên Hệ thống
2. Trình/chuyển xử
lý văn bản
3. Theo dõi tình
hình xử lý văn bản
|
Cho ý kiến xử lý
và chuyển đơn vị thực hiện
|
1. Chuyển xử lý văn
bản
2. Theo dõi tình
hình xử lý văn bản
|
Cho ý kiến xử lý
và chuyển đơn vị/cá nhân thực hiện
|
Xử lý văn bản và
tạo hồ sơ công việc
|
|
1.2
|
Đến trực tiếp các
đơn vị thuộc cơ quan Bộ Y tế
|
|
|
A. Đối với 63 Sở Y
tế và các đơn vị trực thuộc: Nhận văn bản điện tử
B. Đối với các đơn
vị
khác: Nhận văn bản điện tử/văn bản giấy
|
Chỉ xử lý văn bản
điện tử trên Hệ thống; văn bản giấy được trả về đơn vị xử lý chính
|
Lưu bản chính văn
bản giấy (nếu có) tại đơn vị xử lý chính
|
|
|
1. Số hóa, tích
hợp chữ ký số (đối với văn bản giấy), kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số (đối
với văn bản điện tử) và vào sổ văn bản trên Hệ thống
2. Chuyển xử lý văn
bản
3. Theo dõi tình
hình xử lý văn bản
|
Cho ý kiến xử lý
và chuyển đơn vị/cá nhân thực hiện
|
Xử lý văn bản và
tạo hồ sơ công việc
|
|
2
|
Từ các đơn vị thuộc
cơ quan Bộ Y tế (bao gồm: các Vụ/Cục/Tổng cục/Thanh tra Bộ)
|
|
|
Nhận văn bản điện
tử
|
Chỉ xử lý văn bản
điện tử trên Hệ thống
|
Chỉ lưu hành văn
bản điện tử
|
|
|
1. Kiểm tra tính
hợp lệ của chữ ký số và vào sổ văn bản
2. Chuyển xử lý văn
bản
3. Theo dõi tình
hình xử lý văn bản
|
Cho ý kiến xử lý
và chuyển đơn vị/cá nhân thực hiện
|
Xử lý văn bản và
tạo hồ sơ công việc
|
Điều
15. Trách nhiệm Văn thư Bộ
Thực hiện và chịu
trách nhiệm những công việc sau:
1. Đối với văn bản
giấy:
- Tiếp nhận, số hóa
và tích hợp chữ ký số của Bộ Y tế trên văn bản điện tử được số hóa, cập nhật
đầy đủ, kịp thời tất cả các văn bản, tài liệu được gửi đến Bộ Y tế và Lãnh
đạo Bộ Y tế vào Hệ thống các trường thông tin số 1 và từ số 4 đến số 18 phụ
lục 01 ban hành kèm theo Quy chế này ngay trong ngày nhận văn bản và trình
Lãnh đạo Bộ hoặc chuyển xử lý cho các đơn vị trên Hệ thống theo quy định.
Không sao chép văn bản, tài liệu đã được cập nhật lên Hệ thống, chỉ chuyển bản
gốc về đơn vị xử lý chính;
- Với văn bản có tài
liệu kèm theo trên 30 trang, Văn thư thực hiện số hóa nội dung văn bản, không
số hóa tài liệu kèm theo, trình/chuyển xử lý song song bản giấy và bản điện tử.
Văn thư chịu trách nhiệm sao chép tài liệu gửi các đơn vị có liên quan xử lý
công văn theo đúng quy định về công tác văn thư;
2. Đối với văn bản,
tài liệu phải chuyển cả bì thư có ghi đích danh tên đơn vị/cá nhân, văn thư Bộ
cập nhật các trường thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì
thư theo quy định và tích chọn vào mục chuyển cả bì trước khi chuyển cho đơn
vị/cá nhân được ghi đích danh;
3. Đối với văn bản
điện tử: ngay sau khi nhận được văn bản trên Hệ thống, trục liên thông văn bản
Quốc gia, văn thư kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, tính toàn vẹn của văn bản
điện tử bằng chức năng của phần mềm và thực hiện vào sổ, trình/chuyển xử lý
trên Hệ thống theo quy định; Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc có dấu hiệu
bất thường, Văn thư Bộ có trách nhiệm báo ngay người có thẩm quyền giải quyết
và thông báo cho nơi gửi văn bản ngay trong ngày làm việc qua chức năng của hệ
thống.
4. Quản lý và sử dụng
chứng thư số của Bộ Y tế;
5. Văn thư có trách
nhiệm in, đóng quyển sổ văn bản đến để lưu trữ theo quy định. Tùy theo số
lượng văn bản đến của cơ quan, đơn vị, văn thư thực hiện việc in sổ để lưu
trữ ít nhất mỗi tháng một lần;
6. Theo dõi, đôn đốc
việc xử lý văn bản, hồ sơ; Định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo Bộ
hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, văn thư Bộ sử dụng các tính năng báo cáo thống kê
có trên Phần mềm để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình
hình và tiến độ xử lý văn bản của đơn vị
Điều
16. Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ/Tổ thư ký
1. Tổ Thư ký có trách
nhiệm giúp Lãnh đạo Bộ xử lý văn bản trên Hệ thống phần mềm;
2. Lãnh đạo Bộ có
trách nhiệm phân phối, cho ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến trên Hệ thống
phần mềm tại tài khoản của mình.
Điều
17. Trách nhiệm của văn thư đơn vị
1. Đối với văn bản
giấy:
- Tiếp nhận, số hóa
và tích hợp chữ ký số của đơn vị trên văn bản điện tử được số hóa, cập nhật
đầy đủ, kịp thời tất cả các văn bản, tài liệu được gửi trực tiếp đến đơn
vị vào Hệ thống các trường thông tin số 1 và từ số 4 đến số 18 phụ lục 01 ban
hành kèm theo Quy chế này ngay trong ngày nhận văn bản và thực hiện chuyển xử
lý cho chuyên viên thuộc đơn vị trên Hệ thống theo quy định của đơn vị.
Không sao chép văn bản, tài liệu đã được cập nhật lên Hệ thống, chỉ chuyển bản
gốc về chuyên viên xử lý chính;
- Với văn bản có tài
liệu kèm theo trên 30 trang, Văn thư thực hiện số hóa nội dung văn bản, không
số hóa tài liệu kèm theo, trình/chuyển xử lý song song bản giấy và bản điện tử.
Văn thư chịu trách nhiệm sao chép tài liệu gửi các chuyên viên có liên quan xử
lý công văn theo đúng quy định về công tác văn thư;
2. Đối với văn bản
điện tử: kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, tính toàn vẹn của văn bản điện tử
bằng chức năng của phần mềm và thực hiện vào sổ đối với văn bản đến từ các
đơn vị nội bộ, thực hiện chuyển xử lý trên Hệ thống theo quy định;
3. Theo dõi và đôn
đốc tiến độ xử lý văn bản, tài liệu trên Hệ thống của đơn vị;
4. Quản lý và sử dụng
chứng thư số;
5. Văn thư có trách
nhiệm in, đóng quyển sổ văn bản đến để lưu trữ theo quy định. Tùy theo số
lượng văn bản đến của đơn vị, văn thư thực hiện việc in sổ để lưu trữ, ít
nhất mỗi năm một lần;
6. Định kỳ hoặc theo
yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo đơn vị, văn thư đơn vị sử dụng các tính năng
báo cáo thống kê có trên Phần mềm để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng
hợp số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của đơn vị;
Điều
18. Trách nhiệm của Lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan Bộ Y tế; Lãnh đạo phòng ban
hoặc tương đương
1. Theo dõi, xử lý
hoặc phân công xử lý văn bản đến trên Hệ thống phần mềm theo đúng tiến độ;
2. Theo dõi, xử lý,
phê duyệt, ký duyệt phiếu trình, văn bản dự thảo trên Hệ thống phần mềm theo
đúng tiến độ
3. Giám sát, theo dõi
và đôn đốc tiến độ xử lý văn bản, tài liệu trên Hệ thống phần mềm của đơn vị
mình;
4. Chịu trách nhiệm
trước Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo Bộ về việc quản lý và điều hành công việc của
đơn vị mình trên Hệ thống;
5. Trường hợp văn bản
không thuộc chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực của đơn vị xử lý, Lãnh đạo thực
hiện trả lại văn bản trong thời hạn 01 ngày kể từ khi nhận được văn bản;
6. Trường hợp không
thể trực tiếp thao tác phân phối văn bản trên phần mềm, Lãnh đạo đơn vị có
thể ủy quyền cho cá nhân khác thao tác để việc phân phối văn bản trên phần mềm
không bị gián đoạn. Cá nhân ủy quyền và cá nhân được ủy quyền phải chịu
trách nhiệm về việc xử lý công việc của mình theo quy định.
Điều
19. Trách nhiệm của cá nhân xử lý văn bản
1. Hàng ngày theo
dõi, rà soát các văn bản được phân công xử lý; nếu văn bản không thuộc trách
nhiệm xử lý của mình, phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị để chuyển chuyên viên và
đơn vị khác ngay trong vòng 01 ngày kể từ khi nhận được văn bản.
2. Xác định văn bản
phải xử lý hoặc không phải xử lý; chịu trách nhiệm xử lý văn bản đến trên Hệ
thống đúng tiến độ theo sự phân công của Lãnh đạo hoặc theo quy định của Quy
chế này.
Điều
20. Trách nhiệm của Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc
Phải sử dụng Hệ thống
khi gửi văn bản đến các đơn vị thuộc Bộ Y tế
Điều
21. Thời hạn tiếp nhận, cập nhật, xử lý văn bản trên Hệ thống
1. Văn thư thực hiện
số hóa, tích hợp chữ ký số, cập nhật thông tin văn bản (đối với văn bản giấy);
vào sổ văn bản (đối với văn bản điện tử) và chuyển xử lý trên Hệ thống theo
thời gian như sau:
- Trong ngày nhận
được văn bản, đối với văn bản được tiếp nhận trước 17h00 hàng ngày.
- Trước 10h00 ngày
hôm sau, đối với văn bản được tiếp nhận sau 17h00 hàng ngày.
- Trong vòng 1h từ
khi nhận văn bản, đối với những văn bản khẩn - thượng khẩn - hỏa tốc. Đồng thời
văn thư có trách nhiệm thông báo đến người xử lý văn bản để biết và xử lý.
2. Tất cả Cán bộ phân
phối/chuyển xử lý/trả lại văn bản thực hiện trên Hệ thống trong vòng 24h kể từ
thời điểm nhận văn bản.
3. Cán bộ trực tiếp
xử lý văn bản (là cán bộ cuối cùng trực tiếp thụ lý xử lý văn bản, quyết
định về trạng thái hoàn thành hay không hoàn thành của văn bản): xử lý văn bản
trong thời gian cho phép của cán bộ cấp trên hoặc thời hạn của văn bản đến.
Chương
IV.
QUY
TRÌNH VÀ QUY ĐỊNH LẬP HỒ SƠ, TRÌNH KÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI
Điều
22. Quy trình Lập hồ sơ, trình ký và phát hành văn bản đi
Điều
23. Bảng quy định chung
|
Stt
|
HÌNH
THỨC VĂN BẢN
|
CÔNG
VIỆC
CẦN THỰC HIỆN
|
|
|
|
|
|
Hình
thức gửi văn bản
|
Hình
thức xử lý
|
Hình
thức lưu trữ
|
Lãnh
đạo Bộ
|
Lãnh
đạo
Vụ/Cục/Tổng cục/Thanh tra Bộ/Văn phòng Bộ và Lãnh đạo Phòng/ban
|
Văn
thư Bộ
|
Văn
thư đơn vị
|
Chuyên
viên
|
|
|
A. Đến Văn phòng Chính
phủ, cơ quan
ngang Bộ,UBND các tỉnh/thành phố và các đơn vị trên Hệ
thống VOffice: Gửi văn bản điện tử. Đối với các văn bản thuộc Phụ lục 05
của Quy chế này, gửi kèm thêm văn bản giấy
B. Đến đơn vị khác:Gửi
văn bản giấy đóng dấu đỏ
|
Trừ những văn bản
mật, tuyệt mật. Tất cả các văn bản còn lại, được lập hồ sơ, trình ký và phát
hành trên Hệ thống.
|
Lưu văn bản điện tử
gốc trên Hệ thống và 01 bản chính văn bản giấy tại văn thư cấp số và đóng
dấu.
|
Sử dụng chứng thư
số của cá nhân để thực hiện cho ý kiến chỉ đạo, phê duyệt và ký số phiếu
trình, văn bản dự thảo.
|
A. Đối với Lãnh đạo đơn vị: Sử
dụng chứng thư số của cá nhân thực hiện phê duyệt, ký trình phiếu trình,
văn bản dự thảo.
B. Đối với Lãnh đạo phòng/ban: Thực
hiện phê duyệt phiếu trình, văn bản dự thảo.
|
1. Kiểm tra thể
thức văn bản dự thảo. Thực hiện trả lại nếu không đúng thể thức theo quy
định.
2. Sử dụng chứng
thư số của Bộ Y tế để cấp số phiếu trình, văn bản và phát hành.
3. Tạo bản chính
văn bản giấy để lưu và gửi đơn vị (nếu cần).
|
Thực hiện phát
hành văn bản cấp đơn vị:
1. Kiểm tra thể
thức văn bản điện tử đã được Lãnh đạo ký số. Thực hiện trả lại nếu không
đúng thể thức theo quy định.
2. Sử dụng chứng
thư số của đơn vị để cấp số, ký số và ban hành văn bản.
3. Tạo bản chính
văn bản giấy để lưu và gửi đơn vị (nếu cần)
|
1. Lập hồ sơ
2. Tạo phiếu trình.
3. Tạo văn bản dự
thảo
4. Chọn luồng trình.
5. Thực hiện trình
trên Hệ thống
|
Điều
24. Trách nhiệm của chuyên viên
1. Đối với chuyên
viên chủ trì xử lý văn bản đến hoặc chủ trì dự thảo văn bản a. Lập hồ sơ, tạo
phiếu trình, văn bản dự thảo và chọn luồng trình ký trên Hệ thống;
b. Đối với những hồ
sơ được lập để xử lý văn bản đến, mà văn bản gửi đến chưa đầy đủ hồ sơ,
không đúng thủ tục; trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận văn bản
đến, chuyên viên trình Lãnh đạo đơn vị ký văn bản đề nghị đơn vị bổ sung hồ
sơ;
c. Đối với hồ sơ cần
xin ý kiến phối hợp của các đơn vị liên quan (các Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh
tra Bộ, Văn phòng Bộ), trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận,
xử lý hồ sơ, chuyên viên xác định đơn vị phối hợp, trình Lãnh đạo Lãnh đạo
đơn vị ký văn bản gửi các đơn vị;
d. Đối với hồ sơ cần
xin ý kiến phối hợp của các Bộ, ngành liên quan trong thời hạn 03 ngày làm
việc kể từ ngày tiếp nhận, xử lý hồ sơ, chuyên viên xác định đơn vị phối
hợp, trình Lãnh đạo đơn vị ký văn bản gửi các đơn vị;
đ. Soạn thảo phiếu
trình giải quyết công việc, liệt kê và đính kèm đầy đủ các văn bản kèm theo;
e. Dự thảo văn bản:
xác định hình thức, độ mật, độ khẩn của văn bản dự thảo; văn bản được công bố
trên Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế; văn bản thuộc văn bản thông báo, kết
luận của Lãnh đạo Bộ được dùng để theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ
của các đơn vị; đồng thời dự thảo văn bản chỉ tạo một vùng có chữ ký của
người có thẩm quyền và chữ ký của tổ chức phát hành;
f. Chuyên viên soạn
thảo chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin văn bản, thành phần
nơi nhận và luồng trình ký được cập nhật trên Hệ thống;
g. Văn bản ban hành
được chuyển đến các đơn vị là văn bản điện tử trên Hệ thống, không ban hành
văn bản giấy. Đối với những văn bản mang tính chất cá nhân, văn bản liên quan
đến tài chính kế toán, hồ sơ trình khen thưởng, hồ sơ thẩm định, … phải sử
dụng văn bản giấy dấu đỏ, cá nhân soạn thảo có trách nhiệm gửi thêm 01 văn bản
giấy theo đường văn thư thông thường;
h. Tra cứu, theo dõi
tất cả những văn bản đi do cá nhân soạn trên Hệ thống.
2. Đối với chuyên
viên phối hợp
a. Có ý kiến phối
hợp xử lý văn bản khi được phân công;
b. Có trách nhiệm
nghiên cứu, có ý kiến đầy đủ rõ ràng đối với nội dung mà đơn vị xin ý kiến
phối hợp.
Điều
25. Trách nhiệm của Lãnh đạo đơn vị
Trong thời hạn 01
ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu trình của Chuyên viên, Lãnh đạo thực
hiện xử lý (phê duyệt/trả lại) phiếu trình bằng USB Token hoặc SimPKI trên Hệ
thống.
Điều
26. Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ
1. Tổ Thư ký có trách
nhiệm giúp Lãnh đạo Bộ xử lý hồ sơ trình của các đơn vị trên Hệ thống;
2. Lãnh đạo Bộ có
trách nhiệm sử dụng USB Token và Sim PKI xử lý hồ sơ trình của các đơn vị bằng
các tính năng trên Hệ thống, bao gồm: cho ý kiến chỉ đạo trên phiếu trình,
thực hiện trả lại/phê duyệt phiếu trình, văn bản dự thảo.
Điều
27. Trách nhiệm của Lãnh đạo phòng ban/tương đương
1. Đối với hồ sơ do
Lãnh đạo phòng/ban lập: thực hiện trách nhiệm giống chuyên viên tại điều 24
của Quy chế này.
2. Đối với hồ sơ do
Chuyên viên thuộc quản lý của Lãnh đạo phòng/ban tạo lập: thực hiện trách
nhiệm giống Lãnh đạo đơn vị tại điều 25 của Quy chế này.
Điều
28. Trách nhiệm của văn thư đơn vị/văn thư Bộ
1. Đối với văn bản cấp
Bộ: Văn thư Bộ kiểm tra thể thức văn bản dự thảo và thực hiện trả lại phiếu
trình cho chuyên viên nếu văn bản dự thảo sai thể thức hoặc cấp số phiếu
trình bằng USB Token của Bộ Y tế và trình Lãnh đạo Bộ nếu văn bản dự thảo
đúng theo quy định.
2. Đối với văn bản ký
thừa lệnh, thừa ủy quyền: Văn thư Bộ kiểm tra thể thức văn bản đã được Lãnh đạo
đơn vị ký phê duyệt, kiểm tra lại thông tin được cập nhật trên Hệ thống so với
bản điện tử đã được phê duyệt. Thực hiện trả lại cho chuyên viên nếu văn bản
dự thảo sai thể thức hoặc cấp số và ban hành bằng USB Token của Bộ Y tế.
3. Đối với văn bản
cấp đơn vị: Văn thư đơn vị kiểm tra thể thức văn bản đã được Lãnh đạo đơn vị
ký phê duyệt, thực hiện trả lại cho chuyên viên nếu văn bản dự thảo sai thể
thức hoặc cấp số và ban hành bằng USB Token của đơn vị.
5. Văn thư Bộ/Văn thư
đơn vị tạo 02 bản chính văn bản giấy để lưu tại văn thư phát hành và nhân bản
văn bản giấy theo thành phần nơi nhận bản giấy (nếu có) để gửi cho các đơn
vị.
6. Kiểm tra, giám sát
và đảm bảo tất cả các trường thông tin của dự thảo văn bản trên Hệ thống
trùng với thông tin trên dự thảo văn bản điện tử đã được Lãnh đạo Bộ/Lãnh đạo
đơn vị phê duyệt trước khi cấp số và ban hành trên Hệ thống.
7. Văn thư có trách
nhiệm in, đóng quyển sổ văn bản đi để lưu trữ theo quy định. Tùy theo số
lượng văn bản đi của đơn vị, văn thư thực hiện việc in sổ để lưu trữ, ít nhất
mỗi năm một lần.
8 Định kỳ hoặc theo
yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Lãnh đạo đơn vị, Văn
thư sử dụng các tính năng báo cáo thống kê có trên Hệ thống để báo cáo thống kê
theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình ban hành văn bản đi.
CHƯƠNG
VI
QUẢN
LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG
Điều
29. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ
1. Quản lý, quản trị
và vận hành Hệ thống, nghiên cứu đề xuất phương án nâng cấp kịp thời đáp ứng
nhu cầu phát triển và sự hoạt động ổn định của Hệ thống.
2. Quản lý tài khoản
truy cập; cấp, thu hồi, bảo đảm hoạt động các tài khoản. phân quyền truy cập Hệ
thống cho người sử dụng theo chức năng quản lý, theo chức vụ, quyền hạn của
người sử dụng trong bộ máy tổ chức quản lý của Bộ.
3. Tiếp nhận, hỗ trợ
yêu cầu từ người sử dụng, xây dựng kế hoạch nâng cấp, điều chỉnh quy trình xử
lý và mở rộng các tính năng của Hệ thống phù hợp với yêu cầu thực tế quản lý
và điều hành văn bản tại cơ quan Bộ.
4. Tiếp nhận máy
chủ, tài khoản truy cập máy chủ và tài khoản VPN do Cục Công nghệ thông tin
(Trung tâm Dữ liệu Y tế) cấp phát và đổi mật khẩu định kì để quản lý, vận
hành và khai thác sử dụng theo mục đích của đơn vị; Cung cấp thông tin thư mục
cần backup, thời gian thực hiện backup, tần suất backup dữ liệu cho Cục Công
nghệ thông tin và kiểm tra thư mục backup để bảo đảm file backup đã đầy đủ và
sử dụng được; Bảo đảm các yêu cầu về an toàn thông tin như: Thực hiện cập
nhật bản vá hệ điều hành và các ứng dụng chạy trên máy chủ; Thực hiện rà soát
đánh giá an toàn thông tin cho hệ thống định kỳ theo quy định; Là đơn vị
quản lý dữ liệu của hệ thống, quản lý các tài khoản của máy chủ, tài khoản cơ
sở dữ liệu, tài khoản VPN truy cập vào máy chủ. Mọi công tác phối hợp truy cập
tác động vào máy chủ (cài đặt, upcode nâng cấp phần mềm, sửa lỗi,...) đều phải
được Văn phòng Bộ Y tế đồng ý và giám sát; Thông báo kịp thời và phối hợp các
bên liên quan kiểm tra, xử lý khi phát hiện nghi ngờ hoặc hoạt động bất thường,
lỗi xảy ra đối với hệ thống.
5. Thông báo kịp
thời cho các đơn vị khi Hệ thống gặp sự cố, sau khi khắc phục sự cố hoặc khi
tiến hành nâng cấp, cập nhật phiên bản mới. Tiến hành các biện pháp cần
thiết nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi Hệ thống.
6. Phối hợp với đơn
vị cung cấp phần mềm nghiên cứu, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật, hướng dẫn
người dùng trong quá trình sử dụng, khai thác và vận hành Hệ thống đảm bảo các
yêu cầu về an toàn thông tin.
7. Tổ chức kiểm tra,
giám sát việc khai thác, sử dụng Hệ thống tại các đơn vị.
8. Xây dựng kế
hoạch, đề xuất giải pháp và kinh phí hằng năm thực hiện công tác quản lý, vận
hành, cải tiến và nâng cấp Hệ thống phần mềm đáp ứng nhu cầu sử dụng tại cơ
quan Bộ Y tế.
Điều
30. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin
1. Cục Công nghệ
thông tin (Trung tâm dữ liệu y tế) bảo đảm về cơ sở hạ tầng kỹ thuật, an toàn,
an ninh vận hành Hệ thống thông suốt và liên tục trên mạng LAN của Bộ và trên
mạng Internet. Phối với với Văn phòng Bộ, thực hiện chế độ dự phòng, lưu trữ
dữ liệu, bảo đảm phục hồi cơ sở dữ liệu và Hệ thống chậm nhất trong vòng 24 giờ
kể từ khi xảy ra sự cố (nếu có). Triển khai các biện pháp bảo đảm bảo mật
thông tin theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
1. Cục Công nghệ
thông tin cung cấp máy chủ, tài khoản truy cập máy chủ, tài khoản VPN truy cập
hệ thống theo yêu cầu của Văn phòng Bộ; bảo đảm điều kiện về cơ sở hạ tầng,
kết nối cho hệ thống hoạt động thông suốt, an toàn, ổn định (đường truyền
internet, điện, điều hòa, đường truyền, thiết lập cấu hình Router, tường lửa,
phần mềm hệ điều hành, phần mềm Antivirus cài đặt trên các server của hệ thống
đang triển khai); Phối hợp với Văn phòng Bộ Y tế và đơn vị xây dựng phần
mềm trong việc khắc phục, xử lý các lỗi liên quan, đảm bảo Hệ thống Voffice
hoạt động ổn định. Thực hiện backup dữ liệu định kỳ theo yêu cầu của Văn
phòng Bộ Y tế.”.
2. Phối hợp với Văn
phòng Bộ xây dựng kế hoạch, đề xuất giải pháp và kinh phí hằng năm thực hiện
công tác quản lý, vận hành, cải tiến và nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông
tin đáp ứng nhu cầu sử dụng của Hệ thống.
Điều
31. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia sử dụng
1. Thủ trưởng các đơn
vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc sử dụng Hệ thống của đơn vị
mình; chỉ đạo, phân công xử lý, theo dõi, giám sát tiến độ xử lý văn bản của
đơn vị và người sử dụng Hệ thống đúng quy định nhằm nâng cao hiệu quả điều
hành.
2. Lập danh sách
người sử dụng của đơn vị, gửi về Văn phòng Bộ (Phòng CNTT) để đăng ký sử dụng
Hệ thống; thông báo bằng văn bản về Văn phòng Bộ (Phòng CNTT) khi có những thay
đổi về người sử dụng để cập nhật kịp thời vào Hệ thống.
3. Tham dự các khóa
đào tạo, hướng dẫn về quản lý, cập nhật, sử dụng và khai thác Hệ thống.
4. Cử cán bộ làm đầu
mối của đơn vị phối hợp với Văn phòng Bộ (Phòng CNTT) trong việc triển khai Hệ
thống.
Điều
32. Trách nhiệm của cá nhân
1. Chịu trách nhiệm
trước Lãnh đạo đơn vị về việc sử dụng tài khoản của mình trên Hệ thống, không
cung cấp mật khẩu cá nhân cho người khác.
2. Khi phát sinh lỗi
hoặc sự cố trong quá trình sử dụng, bị mất quyền kiểm soát, mất, quên mật
khẩu tài khoản phải liên hệ với Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin, điện
thoại: 024.62732388) để được hỗ trợ, xử lý.
3. Thực hiện bàn
giao tài khoản cho Lãnh đạo đơn vị khi chuyển công tác khác hoặc nghỉ chế độ.
Chương
VII
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều
33. Khen thưởng, xử lý vi phạm
1. Định kỳ hàng
tháng, Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) chủ trì phối hợp với phòng Hành
chính - Văn phòng Bộ báo cáo tình hình sử dụng Hệ thống của các cá nhân/đơn vị
trong cơ quan Bộ Y tế. Qua đó trình Lãnh đạo Bộ làm căn cứ đánh giá mức độ
hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hằng năm đối
với các cá nhân và đơn vị;
2. Đơn vị hoặc cá
nhân vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý
kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.
Điều
34. Tổ chức thực hiện
1. Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo
và cán bộ công chức, viên chức thuộc các Vụ/Cục/Tổng cục/Văn phòng Bộ/Thanh tra
Bộ và các đơn vị tham gia sử dụng Hệ thống có trách nhiệm thực hiện Quy chế
này;
2. Văn phòng Bộ
(Phòng Công nghệ thông tin) chủ trì trong việc tập huấn, đào tạo và hướng dẫn
các đơn vị, cá nhân trong quá trình sử dụng Hệ thống;
3. Văn phòng Bộ chủ
trì theo dõi, đôn đốc các đơn vị sử dụng Hệ thống theo Quy chế này;
4. Trong quá trình tổ
chức thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc hoặc phát sinh đối với Hệ
thống/Quy chế cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Văn
phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) để tổng hợp, trình Lãnh đạo Bộ xem xét,
quyết định việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và các quy
định của pháp luật.
PHỤ
LỤC 01
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIẾN
(Ban
hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VPB8, ngày tháng năm 2019)
|
Stt
|
Tên
|
Kiểu
dữ liệu
|
Bắt
buộc
|
Kiểu
hiển thị
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Sổ văn bản
|
NVARCHAR(200)
|
x
|
Combobox
|
|
|
2
|
Số đến
|
NUMBER(22,0)
|
x
|
Textbox
|
Tự
động tăng dần
|
|
3
|
Ngày đến
|
DATE
|
x
|
Calendar
pickup
|
Mặc
định là ngày hiện tại
|
|
4
|
Loại văn bản
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
|
Combobox
|
|
|
5
|
Nơi gửi
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
6
|
Số/ Ký hiệu
|
NVARCHAR2(100
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
7
|
Ngày ban hành
|
DATE
|
|
Calendar
pickup
|
|
|
8
|
Chuyển cả bì
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
checkbox
|
Mặc
định là không chọn
|
|
9
|
Trích yếu
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
|
|
10
|
Người ký
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
11
|
Độ khẩn
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
|
Combobox
|
|
|
12
|
Là văn bản quy
phạm pháp luật
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
Radio
button
|
|
|
13
|
Phương thức nhận
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Combobox
|
Mặc
định là Thông thường
|
|
14
|
Ghi chú
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
15
|
Hạn trả lời
|
DATE
|
|
Calendar
pickup
|
|
|
16
|
Chọn tệp
|
|
|
Button
|
Lưu
tệp đính kèm
|
|
17
|
Là văn bản giao
nhiệm vụ
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
checkbox
|
Mặc
định là không chọn
|
|
18
|
Văn bản ưu tiên
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
checkbox
|
Mặc
định là không chọn
|
|
19
|
Xử lý chính
|
NCLOB
|
|
Textbox
|
|
|
20
|
Phối hợp xử lý
|
NCLOB
|
|
Textbox
|
|
|
21
|
Nhận để biết
|
NCLOB
|
|
Textbox
|
|
|
22
|
Thời hạn xử lý
|
DATE
|
|
|
|
|
23
|
Ý kiến xử lý
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
24
|
Thông báo cho tôi
khi người nhận xử lý văn bản
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
checkbox
|
Mặc
định là chọn
|
PHỤ
LỤC 02
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
(Ban
hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VPB8, ngày tháng năm 2019)
|
Stt
|
Tên
|
Kiểu
dữ liệu
|
Bắt
buộc
|
Kiểu
hiển thị
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Loại văn bản
|
NUMBER(22,0)
|
x
|
Radio
button
|
|
|
2
|
Đơn vị soạn thảo
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
Mặc định là đơn
vị của người dự thảo, không cho phép sửa
|
|
3
|
Người soạn thảo
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
Mặc định là tên
của người dự thảo, không cho phép sửa
|
|
4
|
Ngày soạn thảo
|
DATE
|
x
|
Calendar
pickup
|
Mặc định là ngày
hiện tại
|
|
5
|
Cấp văn bản
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
Radio
button
|
|
|
6
|
Người ký
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Combobox
|
|
|
7
|
Chức vụ
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
Tự động điền theo trường
Người ký
|
|
8
|
Người duyệt và ký trình
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Combobox
|
|
|
9
|
Nhóm soạn thảo
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
|
Combobox
|
|
|
10
|
Ngày ký
|
DATE
|
|
|
|
|
11
|
Loại văn bản
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Combobox
|
|
|
12
|
Kí hiệu văn bản
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
|
|
13
|
Trích yếu
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
|
|
14
|
Số trang
|
NUMBER(22,0)
|
|
|
|
|
15
|
Hạn trả lời văn bản
|
DATE
|
|
|
|
|
16
|
Tình trạng văn bản
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
|
Combobox
|
|
|
17
|
Là văn bản trả lời
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
Radio
button
|
|
|
18
|
Là văn bản quy
phạm pháp luật
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
Radio
button
|
|
|
19
|
Nơi nhận
|
NCLOB
|
|
Textbox
|
|
|
20
|
Nơi nhận liên thông
|
NCLOB
|
|
Textbox
|
|
|
21
|
Nơi nhận ngoài hệ
thống
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
22
|
Nơi nhận để báo cáo
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
23
|
Nơi nhận để biết
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
24
|
Nơi lưu
|
NVARCHAR2(2000
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
25
|
Văn bản dự thảo
|
Chọn
tệp
|
|
|
Lưu tệp đính kèm
|
|
26
|
Văn bản liên quan
|
Chọn
văn bản trên Hệ thống Thêm văn bản từ máy tính
|
|
|
|
|
27
|
Công bố trên Cổng
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
Radio
button
|
|
|
28
|
Quản lý nhiệm vụ
|
NUMBER(1,0)
|
x
|
Radio
button
|
|
PHỤ
LỤC 03
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ
ĐIỆN TỬ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VPB8, ngày tháng năm 2019)
|
Stt
|
Tên
|
Kiểu
dữ liệu
|
Bắt buộc
|
Kiểu hiển thị
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Đơn vị
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
Mặc định là đơn
vị của người tạo
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
|
|
2.1
|
Mã định danh đơn
vị
|
VARCHAR2(100
BYTE)
|
x
|
Textbox
|
Được tự động hiển
thị
|
|
2.2
|
Năm hình thành hồ
sơ
|
NUMBER
(4,0)
|
x
|
Textbox
|
Được tự động hiển
thị
|
|
2.3
|
Số và kí hiệu hồ
sơ
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
Được tự động hiển
thị và cho phép sửa
|
|
2.4
|
Tài khoản cá nhân
tạo hồ sơ
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
Được tự động hiển
thị
|
|
3
|
Người tạo
|
NVARCHAR2(500
CHAR)
|
|
Textbox
|
Mặc định là tên
của người tạo
|
|
4
|
Lãnh đạo phụ trách
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
5
|
Danh mục
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
x
|
Textbox
|
|
|
6
|
Hồ sơ cấp trên
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
7
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
x
|
Textbox
|
|
|
8
|
Ngày bắt đầu
|
DATE
|
x
|
Calendar
pickup
|
|
|
9
|
Ngày kết thúc
|
DATE
|
|
Calendar
pickup
|
|
|
10
|
Thời hạn bảo quản
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
11
|
Chế độ sử dụng
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
12
|
Nơi lưu ngoài hệ
thống
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
13
|
Số hộp
|
NUMBER(4,0)
|
|
Textbox
|
|
|
14
|
Tổng số văn bản trong
hồ sơ
|
NUMBER(4,0)
|
|
Textbox
|
|
|
15
|
Tổng số trang của
hồ sơ
|
NUMBER(4,0)
|
|
Textbox
|
|
|
16
|
Đặc điểm tài liệu
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
17
|
Ngôn ngữ
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
18
|
Định dạng
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
|
19
|
Từ khóa
|
NVARCHAR2(200
CHAR)
|
|
Textbox
|
|
PHỤ
LỤC 04
DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN CHỈ GỬI/NHẬN ĐIỆN
TỬ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VPB8, ngày tháng năm 2019)
|
Stt
|
Tên
văn bản
|
|
1
|
Thư mời, giấy mời,
giấy triệu tập họp.
|
|
2
|
Tài liệu phục vụ
các cuộc họp, hội thảo.
|
|
3
|
Giấy ủy quyền
|
|
4
|
Văn bản quy phạm
pháp luật gửi chung để biết, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến
ngành
|
|
5
|
Quyết định (cá
biệt)
|
|
6
|
Chỉ thị
|
|
7
|
Quy chế
|
|
8
|
Quy định
|
|
9
|
Thông báo
|
|
10
|
Hướng dẫn
|
|
11
|
Kế hoạch
|
|
12
|
Đề án
|
|
13
|
Dự án
|
|
14
|
Báo cáo
|
|
15
|
Tờ trình
|
|
16
|
Công văn
|
|
17
|
Công điện
|
|
18
|
Phiếu gửi
|
|
19
|
Phiếu chuyển
|
|
20
|
Phiếu báo
|
|
21
|
Lịch công tác,
lịch làm việc, văn bản đăng ký làm việc.
|
|
22
|
Đăng ký phòng họp,
đăng ký xe.
|
PHỤ
LỤC 05
DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GỬI KÈM VĂN
BẢN GIẤY
(Ban
hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VPB8, ngày tháng năm 2019)
|
Stt
|
Tên
văn bản
|
|
1
|
Quyết định về cơ
cấu tổ chức, nhân sự.
|
|
2
|
Văn bản liên quan
đến phân bổ ngân sách, vốn.
|
|
3
|
Các hồ sơ, tài
liệu liên quan đến thi đua, khen thưởng.
|
|
4
|
Hồ sơ tài liệu
liên quan đến đấu thầu
|
|
5
|
Các hồ sơ, tài liệu
trình Lãnh đạo Bộ có độ dày trên 30 trang
|
PHỤ
LỤC 06
THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG
(Ban
hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VPB8, ngày tháng năm 2019)
1. Sổ đăng ký văn bản
đến
|
Ngày đến
|
Số
đến
|
Tác giả
|
Số,
ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng văn bản
|
Cơ
quan ban hành
|
Trích
yếu nội dung văn bản
|
Đơn
vị hoặc người nhận
|
Thời
hạn giải quyết
|
Tiến
độ giải
quyết
|
Ngày chuyển
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Sổ đăng ký văn bản
đi
|
Số,
ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi
nhận văn bản
|
Đơn
vị, người nhận bản lưu
|
Số
lượng bản
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Mục lục văn bản,
tài liệu trong hồ sơ
|
Stt
|
Số,
ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng năm văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Tác
giả văn bản
|
Tờ
số/trang
số
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu
|
Stt
|
Số,
ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Số
tờ/số
trang
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ
LỤC 07
DANH SÁCH CÁC MẪU PHIẾU TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ
Mẫu số 01: Phiếu trình xin ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.
|
TÊN
CỤC, VỤ… TRÌNH
Số: _____________/____
|
|
Tình
trạng văn bản
(KHẨN, HỎA TỐC)
|
PHIẾU
TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ
(đối với Văn bản Quy phạm pháp luật)
Kính
gửi: ……………………………………………………........
PHẦN
I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ
(Đơn
vị chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của Đề xuất)
|
Tên văn bản
trình:……………………………........................................
Nội dung trình:
-
……………………………………………….......................................
-
……………………………………………….......................................
Tài liệu kèm theo:
-
……………………………………………….......................................
-
……………………………………………….......................................
Ý kiến của các đơn
vị liên quan:
- ………………………………………………......................................
-
………………………………………………......................................
Đề xuất:
-
………………………………………………......................................
-
………………………………………………......................................
|
Ngày
tháng năm 2020
Chuyên viên soạn thảo
(ký và ghi rõ họ tên)
Ngày
tháng năm 2020
Lãnh đạo Đơn vị
(ký và ghi rõ họ tên)
|
PHẦN
II: TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA CỦA VỤ PHÁP CHẾ VÀ VĂN PHÒNG BỘ
|
Vụ Pháp chế đã
kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của văn bản.
Kính trình:
…………………………………………………………………
|
|
Ngày tháng năm
2020
Lãnh đạo Vụ Pháp chế
|
|
Văn phòng Bộ đã
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản.
Số:
/HC
Ngày
tháng năm 2020
|
PHẦN
XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO BỘ
|
……………………………………………………………………………
|
Ngày
tháng năm 2020
Lãnh đạo Bộ
(ký tên)
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
Mẫu số 02: Phiếu trình xin ban
hành văn bản chỉ đạo, công văn trao đổi, báo cáo, tở trình.
|
TÊN
CỤC, VỤ… TRÌNH
Số: _____________/____
|
|
Tình
trạng văn bản
(KHẨN, HỎA TỐC)
|
PHIẾU
TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ
(xin ban hành văn bản chỉ đạo, công văn trao đổi, Báo cáo, Tờ trình)
Kính
gửi: ……………………………………………………........
PHẦN
I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ
(Đơn
vị chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của Đề xuất)
|
Tên văn bản
trình:……………………………........................................
Nội dung trình:
-
……………………………………………….......................................
-
……………………………………………….......................................
Tài liệu kèm theo:
-
……………………………………………….......................................
-
……………………………………………….......................................
Ý kiến của các đơn
vị liên quan:
- ………………………………………………......................................
-
………………………………………………......................................
Đề xuất:
-
………………………………………………......................................
-
………………………………………………......................................
|
Ngày
tháng năm 2020
Chuyên viên soạn thảo
(ký và ghi rõ họ tên)
Ngày
tháng năm 2020
Lãnh đạo Đơn vị
(ký và ghi rõ họ tên)
|
PHẦN
II: TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA CỦA VĂN PHÒNG BỘ
|
Văn phòng Bộ đã
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản.
|
Số:
/HC
Ngày
tháng năm 2020
|
PHẦN
XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO BỘ
|
……………………………………………………………………………
|
Ngày
tháng năm 2020
Lãnh đạo Bộ
(ký tên)
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
Mẫu số 03: Phiếu trình xin ý
kiến chỉ đạo.
|
TÊN
CỤC, VỤ… TRÌNH
Số: _____________/____
|
|
Tình
trạng văn bản
(KHẨN, HỎA TỐC)
Độ MẬT của văn bản
(A, B, C)
|
PHIẾU
TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ
(xin ý kiến chỉ đạo)
Kính
gửi: ……………………………………………………........
PHẦN
I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ
(Đơn
vị chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của Đề xuất)
|
Nội dung xin ý kiến
-
……………………………………………….......................................
-
……………………………………………….......................................
Cơ sở đề xuất ý
kiến:
-
……………………………………………….......................................
-
……………………………………………….......................................
Ý kiến của các đơn
vị liên quan (nếu có):
-
………………………………………………......................................
-
………………………………………………......................................
Đề xuất:
-
………………………………………………......................................
-
………………………………………………......................................
|
Ngày
tháng năm 2020
Chuyên viên soạn thảo
(ký và ghi rõ họ tên)
Ngày
tháng năm 2020
Lãnh đạo Đơn vị
(ký và ghi rõ họ tên)
|
PHẦN
II: TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA CỦA VĂN PHÒNG BỘ
|
Văn phòng Bộ đã
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản.
|
Số:
/HC
Ngày
tháng năm 2020
|
PHẦN
XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO BỘ
|
……………………………………………………………………………
|
Ngày
tháng năm 2020
Lãnh đạo Bộ
(ký tên)
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|
|
……………………………………………………………………………
|