|
BỘ Y TẾ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 5242/QĐ-BYT
|
Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ Y TẾ
BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg, ngày
22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định 63/2012/NĐ-CP,
ngày 31/8/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Bộ Y tế;
Xét đề nghị của Ông Chánh Văn
phòng Bộ Y tế,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, cập nhật,
sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử tại cơ quan Bộ
Y tế.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các Vụ/Cục/Tổng cục/Thanh tra Bộ/Văn
phòng Bộ và cán bộ công chức, viên chức thuộc các đơn vị trên chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, VPB8.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Viết Tiến
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN
BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ Y TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 5242/QĐ-BYT ngày
08 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Y tế)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về việc quản
lý, cập nhật, sử dụng, khai thác thông tin trên Hệ thống Quản lý và điều hành
văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Y tế.
2. Quy chế này áp dụng đối với tất cả
cán bộ công chức, viên chức (gọi tắt là các cá nhân) thuộc các Vụ/Cục/Tổng cục/Văn
phòng Bộ/Thanh tra Bộ (gọi tắt là các đơn vị)
tham gia quản lý, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện
tử tại cơ quan Bộ Y tế.
3. Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc
phải có trách nhiệm tham gia sử dụng hệ thống để gửi/nhận văn bản đến/từ cơ
quan Bộ Y tế được quy định tại quy chế này.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ.
Trong quy chế này các thuật ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử (sau đây gọi tắt là hệ thống): bao gồm phân hệ “Văn bản đến” và phân hệ
“Văn bản đi” phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý, điều hành và lưu trữ văn bản của
Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị thông qua phương tiện điện tử
theo quy định. “Phương tiện điện tử” với nghĩa là “phương tiện hoạt động dựa
trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền
dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự
(Luật giao dịch điện tử năm 2005).
2. Văn
bản điện tử: là văn bản được
thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP). Ở đây khái
niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự giải
thích là “thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng
phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005).
3. Tính toàn vẹn của văn bản điện
tử: là dữ liệu hay thông tin trên văn bản điện tử
không bị thay đổi, mất mát trong khi lưu trữ hay truyền tải. Nói cách khác tính
toàn vẹn là tính không bị hiệu chỉnh của dữ liệu.
4. Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản
được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
5. Văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
6. Đơn vị thuộc cơ quan Bộ Y tế: bao gồm các Vụ,
Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ.
7. Đơn vị ngoài cơ quan Bộ Y tế: các đơn vị khác không thuộc cơ quan Bộ Y tế được quy định tại khoản 6 của điều này.
8. Đơn vị nội bộ: là tất cả các đơn vị tham gia quản lý, khai thác, triển khai, sử dụng
hệ thống.
9. Cá nhân xử lý văn bản: bao gồm tất cả cán bộ công chức, viên chức
thuộc đơn vị được giao xử lý văn bản
10. Tài khoản: Bao gồm tên truy cập và mật khẩu dùng để đăng nhập vào Hệ thống.
Điều 3. Nguyên tắc
chung khi sử dụng và khai thác hệ thống
1. Tài khoản của cá nhân được phân
quyền theo vai trò tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn khi tham gia
Hệ thống. Các cá nhân phải tự bảo vệ thông tin tài khoản của mình, chỉ quản lý
và khai thác các nội dung thông tin văn bản, tài liệu trong phạm vi được phân
quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống;
Khi kết thúc phiên làm việc, cá nhân
phải thoát khỏi Hệ thống và đóng trình
duyệt để đảm bảo an toàn dữ
liệu;
2. Đơn vị khi cần cấp mới, thay đổi
quyền hạn, khóa, hỗ trợ xử lý, ... tài khoản của các cá nhân thuộc đơn vị mình,
đơn vị phải có công văn gửi cho Văn phòng Bộ (phòng CNTT) về việc hỗ trợ xử lý
yêu cầu.;
3. Đối với mỗi tài khoản được cấp đều
có thể tham gia Hệ thống trên môi trường mạng thông qua các trình duyệt phổ dụng
trên máy tính, thiết bị di động (Hệ thống sử dụng tối ưu nhất với trình duyệt
Google Chrome). Hệ thống cũng đã phát triển phiên bản trên
Ipad giúp cá nhân xử lý dễ dàng hơn;
4. Các đơn
vị và cá nhân có trách nhiệm sử dụng Hệ thống để thực hiện việc tiếp nhận,
xử lý, luân chuyển, điều hành, lưu trữ và khai thác thông tin văn bản, tài liệu
trong quá trình xử lý, giải quyết công việc;
5. Sử dụng, khai thác Hệ thống theo
đúng mục đích, thẩm quyền; đảm bảo thực hiện đúng quy trình và tiến độ xử lý để
không làm gián đoạn quá trình xử lý và luân chuyển thông tin của văn bản;
6. Đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn về
nội dung khi xử lý, luân chuyển thông tin của văn bản, tài liệu trên Hệ thống;
7. Tất cả văn bản, tài liệu đi/đến đều
phải được scan và cập nhật lên hệ thống. Đối với văn bản đóng dấu “mật”, “tuyệt
mật”, “tối mật”, văn bản khiếu nại, tố cáo, hồ sơ cán bộ công chức, viên chức
không đưa lên Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử.
8. Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự dùng trong Hệ thống phải sử
dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909-2001 (Unicode);
Điều 4. Quy định về văn bản được
xử lý song song theo đường điện tử và đường văn bản giấy.
Trong một số trường hợp sau đây, văn
bản sẽ được xử lý song song cả đường điện tử và đường giấy:
- Văn bản có phụ lục đính kèm trên 30
trang, chỉ scan và đưa lên hệ thống phần văn bản, phần phụ lục đính kèm sẽ được
trình xử lý song song bản giấy và bản điện tử. Văn thư chịu trách nhiệm photo gửi
các đơn vị có liên quan xử lý công văn này.
- Văn bản mang tính chất cá nhân, các
văn bản liên quan đến tài chính kế toán, hồ sơ trình khen thưởng, hồ sơ thẩm định,
... phải sử dụng văn bản giấy dấu đỏ, các đơn vị
sẽ gửi/nhận song song cả trên đường điện tử (hệ thống) và đường văn thư theo
hình thức thông thường.
- Đơn vị soạn thảo sẽ cung cấp thêm
văn bản giấy có dấu đỏ cho đơn vị nhận văn bản trong trường hợp có yêu cầu của
đơn vị thuộc thành phần nơi nhận trên văn bản.
Điều 5. Giá trị của
thông tin trên Hệ thống
1. Các văn bản, tài liệu điện tử được
đưa lên và lưu trữ trên hệ thống khi tham khảo trực tiếp hoặc chuyển đổi thành
văn bản giấy sẽ có giá trị tương đương với bản gốc về mặt nội dung khi đảm bảo
các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin;
2. Các văn bản, tài liệu điện tử được
lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hiện hành của
Hệ thống phục vụ khai thác, tra cứu có giá trị tương đương văn bản giấy.
Điều 6. Địa chỉ
truy cập vào Hệ thống
Phần mềm Hệ thống Quản lý và Điều
hành văn bản điện tử được truy cập tại địa chỉ: http://emoh.moh.gov.vn
Điều 7. Tài khoản
và mật khẩu mặc định
1. Đối với tất cả cá nhân thuộc các Vụ/Cục/Tổng
cục/Văn phòng Bộ/Thanh tra Bộ khi tham gia trên hệ thống được đặt theo quy chuẩn:
Tên + chữ cái đầu của họ và tên đệm + ‘.” + chữ viết tắt của đơn vị
Ví dụ: Nguyễn Văn An thuộc Vụ Tổ chức
cán bộ => tài khoản: Annv.tccb
2. Đối với Sở Y tế: Mỗi Sở Y tế có 02
tài khoản
- Văn thư: SYT tên tỉnh/thành phố_VT
- Lãnh đạo: SYT_tên tỉnh/thành phố_LD
Ví dụ: Sở Y tế Hà Nội => Tài khoản:
SYT_hanoi_LD và SYT_hanoi_VT
3. Đối với các đơn vị trực thuộc: Mỗi đơn
vị có 02 tài khoản
- Văn thư: Tên viết tắt chữ cái đầu của
tên đơn vị.VT
- Lãnh đạo: Tên viết tắt chữ cái đầu
của tên đơn vị.LD
Ví dụ: Bệnh viện Bạch Mai => Tài khoản:
BVBM.VT và BVBM.LD
4. Mật khẩu mặc định của tài khoản mới
tạo sẽ là: 123456a@. Sau 2 tuần kể từ khi cấp mới tài khoản hoặc đặt lại mật khẩu
về mặc định, cá nhân không thay đổi mật khẩu mặc định, tài khoản sẽ tự động bị
khóa.
Điều 8. Quy định
khi không thể truy cập vào Hệ thống
Trong một số trường hợp sau đây, toàn
thể CBCC/VC trong cơ quan không thể truy cập vào hệ thống: cơ quan bị cắt điện,
mất internet, hệ thống bị lỗi không thể truy cập, ... Khi
đó, quy trình xử lý văn bản đi/đến trên hệ thống sẽ được quy định như sau:
1. Sự cố xảy ra trong một (01) ngày
- Đối với những văn bản mang tính chất
hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn cho phép xử lý theo đường giấy thông thường và phải
bổ sung trên hệ thống ngay ngày làm việc tiếp theo.
- Đối với những văn bản không mang
tính chất hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn có thể để lại xử lý
trong ngày làm việc tiếp theo
2. Sự cố xảy ra lớn hơn một (01) ngày
Xử lý tất cả văn bản theo đường giấy thông thường và phải bổ sung trên hệ thống
ngay trong ngày làm việc đầu tiên đã được khắc phục sự cố.
Chương II
QUY ĐỊNH VÀ
TRÁCH NHIỆM, QUYỀN LỢI CỦA CÁC CÁ NHÂN, ĐƠN VỊ TRONG QUÁ TRÌNH CẬP NHẬT, SỬ DỤNG
VÀ KHAI THÁC ĐỐI VỚI PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 9. Bảng quy
định chung
|
STT
|
HÌNH
THỨC VĂN BẢN
|
CÔNG
VIỆC CẦN THỰC HIỆN
|
|
Hình
thức nhận văn bản
|
Hình
thức xử lý
|
Hình
thức lưu trữ
|
Văn
thư Bộ
|
Trưởng
phòng Hành chính
|
Lãnh
đạo Văn phòng Bộ
|
Lãnh
đạo Bộ/Thư ký
|
Văn
thư đơn vị
|
Lãnh
đạo đơn vị/Lãnh đạo phòng ban thuộc đơn
vị
|
Chuyên
viên
|
|
1
|
Từ các đơn vị ngoài cơ quan Bộ Y tế
|
|
1.1
|
Đến Bộ Y tế
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Đối với 63 Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc: Nhận văn bản điện tử
Đối với các đơn vị khác: Nhận văn bản giấy
|
Chỉ xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống; văn bản giấy được
trả về đơn vị xử lý chính
|
Lưu văn bản gốc (nếu có) tại đơn vị
xử lý chính
|
1. scan văn bản (đối với văn bản giấy)
và vào sổ văn bản trên phần mềm
2. Trình văn bản
3. Theo dõi tình hình xử lý văn bản
|
1. Trình xử lý văn bản
2. Chuyển văn bản cho một số đơn vị
|
1. Trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến chỉ đạo
2. Chuyển xử lý văn bản đến các đơn
vị
3. Chỉ
đạo xử lý đến các phòng/đội/đơn vị thuộc Văn phòng Bộ
|
Cho ý kiến xử lý và chuyển đơn vị thực hiện
|
1. Vào sổ văn bản
2. Trình văn bản
3. Theo dõi tình hình xử lý văn bản
|
1. Chuyển xử lý văn bản cho cá nhân/đơn vị liên quan
2. Tự xử lý văn bản
|
Xử lý văn bản
|
|
1.2
|
Đến trực tiếp các đơn vị thuộc
cơ quan Bộ Y tế
|
|
|
Đối với 63 Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc: Nhận văn bản điện
tử
Đối với các đơn
vị khác: Nhận văn bản giấy
|
Chỉ xử lý văn
bản điện tử trên Hệ thống; văn bản giấy được trả về đơn vị xử lý chính
|
Lưu văn bản gốc (nếu có) tại đơn vị xử lý chính
|
|
|
|
|
1. Scan văn bản giấy và vào sổ văn bản (đối với văn bản giấy) hoặc vào sổ văn bản (đối với văn bản
điện tử)
2. Trình văn bản
3. Theo dõi tình hình xử lý văn bản
|
1. Chuyển xử lý văn bản cho cá
nhân/đơn vị liên quan
2. Tự xử lý văn bản
|
Xử lý văn bản
|
|
2
|
Từ các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Y
tế (bao gồm: các Vụ/Cục/Tổng cục/Thanh tra Bộ)
|
|
|
Nhận văn bản điện tử
|
Chỉ xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống
|
Chỉ lưu hành
văn bản điện tử
|
|
|
|
|
1. Vào sổ văn bản
2. Trình
văn bản
3. Theo dõi tình hình xử lý văn bản
|
1. Chuyển xử
lý văn bản cho đơn vị/chuyên viên liên
quan
2. Tự xử lý văn bản
|
Xử lý văn bản
|
Điều 10. Trách
nhiệm Văn thư Bộ: Thực
hiện và chịu trách nhiệm những công việc sau:
1. Đối với văn bản giấy: tiếp nhận,
scan văn bản, cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin của tất cả các văn bản,
tài liệu được gửi đến cơ quan Bộ (bao gồm các văn bản gửi
cho Bộ Y tế, Văn phòng Bộ, các Vụ/Thanh tra Bộ) ngay trong ngày nhận văn bản và
trình xử lý trên Hệ thống phần mềm Quản lý và điều hành văn bản điện tử theo
quy định. Không photocopy văn bản, tài liệu đã được cập nhật lên Hệ thống, chỉ
chuyển bản gốc về đơn vị xử lý theo sự phân công của Lãnh đạo;
2. Đối với những văn bản, tài liệu phải
chuyển cả bì có ghi đích danh tên đơn vị/cá
nhân, văn thư Bộ vẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản để cập nhật các trường
thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì theo quy định và tích
chọn vào mục □ chuyển cả bì trước khi chuyển cho đơn vị/cá nhân được ghi đích
danh;
3. Đối với văn bản điện tử: ngay sau
khi nhận được văn bản trên hệ thống, văn thư phải vào sổ và trình xử lý trên Hệ
thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử.
4. Đối với văn bản đến từ cơ quan
ngoài Bộ, có tài liệu kèm theo trên 30 trang, Văn thư chỉ scan văn bản, không
scan tài liệu kèm theo, trình xử lý song song bản giấy và bản điện tử. Văn thư
chịu trách nhiệm photo gửi các đơn vị có liên quan xử lý công văn này theo đúng
quy định về công tác văn thư;
5. Định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất
của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán bộ văn thư Bộ sử dụng các tính
năng báo cáo thống kê có trên Phần mềm để lập các báo cáo
thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của đơn vị
Điều 11. Trách
nhiệm Trưởng phòng hành chính: Thực hiện và chịu trách nhiệm trước những công việc sau
1. Theo dõi, phân chuyển sơ bộ văn bản
đến trên hệ thống phần mềm cho các đơn vị hoặc trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ theo
chức năng nhiệm vụ được giao. Trưởng phòng Hành chính phải phân chuyển/trình
văn bản ngay trong ngày văn bản được đưa lên hệ thống đối với những văn bản
thông thường, trong vòng 2 giờ đồng hồ đối với những văn bản
khẩn - thượng khẩn - hỏa tốc - ưu tiên;
2. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo
Văn phòng Bộ về việc giám sát, theo dõi, đôn đốc văn thư scan, cập nhật thông
tin của văn bản lên hệ thống.
3. Trường hợp không thể trực tiếp
thao tác phân phối văn bản trên phần mềm, Trưởng phòng Hành chính có thể ủy quyền
cho cá nhân trong phòng thao tác để việc phân phối văn bản trên phần mềm không
bị gián đoạn. Cá nhân ủy quyền và cá nhân được ủy quyền phải chịu trách nhiệm về
việc xử lý công việc của mình theo quy định.
Điều 12. Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ
1. Chịu trách nhiệm phân phối, xử lý
tất cả văn bản đến từ phòng hành chính trình lên hoặc từ Lãnh đạo Bộ chỉ đạo
trên hệ thống phần mềm;
2. Trường hợp không thể trực tiếp
thao tác phân phối văn bản trên phần mềm, Chánh Văn phòng Bộ có thể ủy quyền cho Phó chánh
văn phòng Bộ thao tác để việc phân phối văn bản trên phần
mềm không bị gián đoạn. Cá nhân ủy quyền và cá nhân được ủy quyền phải chịu
trách nhiệm về việc xử lý công việc của mình theo quy định.
Điều 13. Trách
nhiệm của Lãnh đạo Bộ/Tổ thư ký
1. Tổ Thư ký có trách nhiệm giúp Lãnh
đạo Bộ xử lý văn bản trên hệ thống phần mềm
2. Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm phân phối, cho ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến trên hệ thống phần mềm tại tài khoản
của mình.
Điều 14. Trách
nhiệm của Phó Chánh Văn phòng Bộ/Lãnh đạo Vụ/Cục/Tổng cục/Thanh tra Bộ; Lãnh đạo
phòng ban hoặc tương đương
1. Theo dõi, xử lý hoặc phân công xử
lý văn bản đến trên Hệ thống phần mềm theo đúng tiến độ;
2. Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến
độ xử lý văn bản, tài liệu trên Hệ thống phần mềm của đơn vị mình;
3. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo/Bộ
trưởng về việc quản lý và điều hành công việc của đơn vị mình trên Hệ thống phần mềm;
4. Trường hợp văn bản không thuộc chức
năng nhiệm vụ, lĩnh vực của đơn vị xử lý, cán bộ xử lý có thể trả lại văn bản
cho cán bộ trực tiếp phân phối công văn.
5. Trường hợp không thể trực tiếp
thao tác phân phối văn bản trên phần mềm, Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho
cá nhân khác thao tác để việc phân phối văn bản trên phần mềm không bị gián đoạn.
Cá nhân ủy quyền và cá nhân được ủy quyền phải chịu trách nhiệm về việc xử lý
công việc của mình theo quy định.
Điều 15. Trách
nhiệm của cá nhân xử lý văn bản
1. Theo dõi, chịu trách nhiệm xử lý
văn bản đến trên Hệ thống phần mềm đúng tiến độ theo sự phân công của Lãnh đạo;
2. Trường hợp văn bản không thuộc chức
năng nhiệm vụ, lĩnh vực của mình xử lý, cán bộ xử lý có thể trả lại văn bản cho
lãnh đạo trực tiếp giao nhiệm vụ.
Điều 16. Trách
nhiệm của văn thư đơn vị
1. Theo dõi, vào sổ văn bản (đối với
những văn bản đến từ đơn vị nội bộ) hoặc scan và cập nhật
văn bản (đối với những văn bản đến từ đơn vị ngoài hệ thống) trình Lãnh đạo đơn
vị xử lý tất cả văn bản đến của đơn vị;
2. Theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý
văn bản, tài liệu trên Hệ thống phần mềm của đơn
vị mình;
3. Định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất
của Lãnh đạo đơn vị, văn thư đơn vị sử dụng các tính năng báo cáo thống kê có
trên Phần mềm để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình
và tiến độ xử lý văn bản của đơn vị;
Điều 17. Trách
nhiệm của Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc
Phải sử dụng hệ thống khi gửi văn bản đến các đơn vị thuộc
Bộ Y tế
Điều 18. Thời hạn
cập nhật, xử lý văn bản trên Hệ thống
1. Văn thư Bộ phải scan và cập nhật tất
cả văn bản đến lên Hệ thống trong ngày nhận được văn bản giấy. Đối với những văn
bản khẩn - thượng khẩn - hỏa tốc, Văn thư phải hoàn thành
trong vòng 1h từ khi nhận văn bản.
2. Tất cả Cán bộ phân phối/chuyển xử
lý/xử lý văn bản phải thực hiện trên hệ thống theo thời hạn xử lý của văn bản.
3. Cán bộ trực tiếp xử lý văn bản (là
cán bộ cuối cùng phải trực tiếp thụ lý xử lý văn bản, quyết định về trạng thái
hoàn thành hay không hoàn thành của văn bản): phải xử lý văn bản trong thời gian cho phép của cán bộ cấp trên hoặc thời hạn của văn bản đến.
Chương III
QUY ĐỊNH VÀ
TRÁCH NHIỆM, QUYỀN LỢI CỦA CÁC CÁ NHÂN, ĐƠN VỊ TRONG QUÁ TRÌNH CẬP NHẬT, SỬ DỤNG
VÀ KHAI THÁC ĐỐI VỚI PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 19. Bảng
quy định chung
|
STT
|
HÌNH
THỨC VĂN BẢN
|
CÔNG
VIỆC CẦN THỰC HIỆN
|
|
Hình
thức gửi văn bản
|
Hình
thức xử lý
|
Hình
thức lưu trữ
|
Văn
thư Bộ
|
Văn
thư đơn vị
|
Chuyên
viên
|
|
|
1. Đến đơn vị thuộc cơ quan Bộ (Vụ/Cục/Tổng
cục/Thanh tra Bộ/Văn phòng Bộ), 63 SYT các tỉnh/thành phố và các đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Bộ Y tế: gửi văn bản điện tử
2. Đến đơn vị ngoài cơ quan Bộ
(không bao gồm 63 SYT các tỉnh/thành phố và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ
Y tế): Gửi văn bản giấy đóng dấu đỏ
|
1. Đối với văn
bản do Lãnh đạo Vụ/Cục/Tổng cục/Thanh tra Bộ/Văn phòng Bộ ký: Soạn thảo,
trình xử lý văn bản theo hình thức thông thường, trước khi xin số, đóng dấu, thông tin văn bản phải được
đưa lên Hệ thống
2. Đối với văn bản do Lãnh đạo Bộ
ký: trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký, thông tin phiếu trình, văn bản phải được
đưa lên Hệ thống
|
Lưu 02 bản: 01 bản tại văn thư cấp
số và đóng dấu; 01 bản tại đơn vị soạn thảo
|
Văn thư đến nội bộ:
1. Kiểm tra thể thức văn
bản giấy và thông tin cập nhật trên hệ thống
2. cấp số trình điện tử.
3. Trả lại văn bản về đơn vị soạn
thảo (nếu Lãnh đạo Bộ không phê duyệt).
3. Chuyển cấp số và ban hành (nếu
Lãnh đạo Bộ phê duyệt)
Văn thư cấp số, đóng dấu:
1. Kiểm
tra thể thức văn bản giấy
2. scan văn bản giấy đã được cấp số
và đóng dấu đỏ
3. Sử dụng chứng thư số đơn vị để ký xác thực văn bản
4. Cấp số và Nhấn ban hành trên Hệ
thống
|
1. Phiếu trình Lãnh đạo Bộ:
- Kiểm tra thể thức phiếu trình và
văn bản dự thảo trình phê duyệt (nếu có).
- Cấp số trình đơn vị trên Hệ thống.
2. Văn bản do Lãnh đạo đơn vị
ký
- Kiểm tra thể thức văn bản giấy.
- Scan văn bản giấy đã được cấp số
và đóng dấu đỏ
- Sử dụng chứng thư số đơn vị để ký xác thực
văn bản
- Cấp số và ban hành trên Hệ thống
|
1. Phiếu trình Lãnh đạo Bộ: Trước khi chuyển xuống
văn thư Bộ để trình Lãnh đạo Bộ, chuyên viên soạn thảo phải cập nhật phiếu
trình và thông tin văn bản trình phê duyệt (nếu có) lên Hệ thống
2. Văn bản do Lãnh đạo đơn vị
ký: Sau khi Lãnh đạo đã ký duyệt bản giấy,
chuyên viên soạn thảo phải cập nhật thông tin văn bản lên Hệ thống
Ghi chú: Đối với văn bản trình/gửi chính phủ,
chuyên viên phải chọn Văn phòng Chính phủ ở nơi nhận và
đính kèm thêm tệp văn bản cuối cùng bằng bản *.doc,
|
Điều 20. Trách nhiệm của cá
nhân soạn thảo
1. Đối với phiếu trình Lãnh đạo Bộ
(phiếu trình xin ý kiến và phiếu trình phê duyệt): Sau khi Lãnh đạo đơn vị đã
ký phiếu trình, trước khi chuyển xuống trình Lãnh đạo Bộ, cá nhân soạn thảo phải
có trách nhiệm cập nhật đầy đủ tất cả thông tin phiếu trình, thông tin văn bản
kèm theo (nếu có) lên Hệ thống.
2. Đối với văn bản do Lãnh đạo đơn vị
ký: Sau khi Lãnh đạo ký duyệt, trước khi chuyển xuống văn thư xin số, đóng dấu
và phát hành, cá nhân soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm cập nhật đầy đủ tất
cả thông tin văn bản lên Hệ thống.
3. Đối với văn bản gửi/trình Chính phủ:
Cán bộ soạn thảo phải chọn Văn phòng Chính phủ ở nơi nhận và đính kèm thêm tệp
văn bản soạn thảo cuối cùng bằng bản *.doc để phòng Hành chính gửi cho Văn
phòng Chính phủ bằng đường công báo theo quy định.
4. Trong một số trường hợp, văn bản
có gửi kèm các dự thảo góp ý, mẫu biểu báo cáo, ... cá
nhân soạn thảo có thể đính kèm tài liệu kèm theo bằng bản *.doc để đơn vị nhận
dễ thực hiện. (công văn vẫn phải là bản
scan có chữ ký và dấu đỏ do văn thư thực hiện)
5. Cá nhân soạn thảo phải chịu trách
nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin văn bản được cập nhật lên Hệ thống;
6. Văn bản ban hành được chuyển đến
các đơn vị là văn bản điện tử trên Hệ thống, không ban hành văn bản giấy. Cán bộ
soạn thảo phải chịu trách nhiệm về việc lựa chọn đối tượng nhận văn bản trên Hệ
thống;
7. Tra cứu, theo dõi tất cả những văn bản đi do cá nhân soạn thảo hoặc văn bản đi do cán bộ khác soạn
thảo có gửi cho mình trên Hệ thống.
Điều 21. Trách
nhiệm của văn thư đơn vị/văn thư Bộ
1. Đối với phiếu trình: văn thư phải
cấp số phiếu trình điện tử trước khi trình Lãnh đạo Bộ
2. Đối với văn bản: Văn thư chịu
trách nhiệm cấp số và ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền của đơn vị. Văn thư
chỉ cấp số khi đã nhận được văn bản giấy có chữ ký của người có thẩm quyền; đồng
thời trên Hệ thống văn bản này đã nằm ở mục chờ cấp số.
Văn thư phải chịu trách nhiệm kiểm tra lại thông tin được cập nhật trên hệ thống
so với bản giấy đã được phê duyệt, sau khi cấp số điện tử, văn thư sẽ cấp số và
đóng dấu đỏ trên bản giấy, scan văn bản (đã có số và dấu đỏ), cập nhật văn bản
và ban hành trên Hệ thống phần mềm ngay trong ngày văn bản được cấp số. Trường
hợp văn bản chưa được cập nhật trên Hệ thống hoặc thông tin cập nhật không đúng
với bản giấy hoặc thiếu sót thông tin, Văn thư có trách nhiệm yêu cầu cán bộ soạn
thảo cập nhật/cập nhật lại thông tin văn
bản lên Hệ thống trước khi cấp số và phát hành văn bản;
3. Kiểm tra, giám sát và đảm bảo các
thông tin văn bản đi trên Hệ thống trùng với thông tin trên bản giấy được Lãnh
đạo phê duyệt trước khi cấp số và ban hành trên Hệ thống;
4. Ký xác thực văn bản bằng chứng thư
số của đơn vị trước khi
4. Định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất
của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Lãnh đạo đơn vị, Văn thư sử dụng các
tính năng báo cáo thống kê có trên Hệ thống để báo cáo thống
kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình ban hành văn bản đi.
Điều 22. Trách
nhiệm và quyền lợi của Lãnh đạo
Tra cứu, theo dõi tất cả văn bản đi
do cá nhân đã ký phê duyệt.
Chương IV
QUẢN LÝ VÀ VẬN
HÀNH HỆ THỐNG
Điều 23. Quản lý
và vận hành Hệ thống
1. Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) phối hợp với Cục Công nghệ thông tin - Bộ Y tế quản
lý, vận hành, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, nghiên cứu đề xuất phương án nâng cấp kịp
thời đáp ứng nhu cầu phát triển và sự hoạt động ổn định của Hệ thống;
2. Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện
việc đảm bảo vận hành an toàn, ổn định hệ thống; kịp thời
xử lý các lỗi phát sinh; hỗ trợ, tiếp nhận
yêu cầu từ người sử dụng; xây dựng kế hoạch nâng cấp, điều chỉnh quy trình xử
lý và mở rộng các tính năng của hệ thống phù hợp với yêu cầu thực tế quản lý và
điều hành văn bản tại cơ quan Bộ.
3. Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm đôn
đốc chuyên viên của đơn vị thường xuyên
theo dõi, sử dụng Hệ thống trong việc xử lý văn bản đến và ban hành văn bản đi;
Điều 24. Đảm bảo
an toàn thông tin, dữ liệu
Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) có trách nhiệm phối hợp với đơn vị
cung cấp phần mềm nghiên cứu, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật, hướng dẫn người
dùng trong quá trình sử dụng, khai thác và vận hành Hệ thống đảm bảo các yêu cầu
về an toàn thông tin.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 25. Khen
thưởng, xử lý vi phạm
1. Định kỳ hàng tháng, Văn phòng Bộ
(Phòng Công nghệ thông tin) chủ trì phối hợp với phòng Hành chính - Văn phòng Bộ báo cáo tình hình sử dụng Hệ
thống của các cá nhân/đơn vị trong cơ
quan Bộ Y tế. Qua đó trình Lãnh đạo Bộ làm căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành
nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hằng năm đối với các cá
nhân và đơn vị;
2. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm Quy chế
này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc các hình
thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.
Điều 26. Tổ chức
thực hiện
1. Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo và cán bộ
công chức, viên chức thuộc các Vụ/Cục/Tổng cục/Văn phòng Bộ/Thanh tra Bộ có
trách nhiệm thực hiện Quy chế này;
2. Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) chủ trì trong việc tập huấn, đào
tạo và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong quá trình sử dụng Hệ thống;
3. Văn phòng Bộ chủ trì theo dõi, đôn
đốc các đơn vị sử dụng Hệ thống theo Quy chế này;
4. Trong quá trình tổ chức thực hiện,
nếu có những vấn đề vướng mắc hoặc phát sinh đối với Hệ thống/Quy chế cần sửa đổi,
bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) để tổng hợp, trình Lãnh đạo Bộ
xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và
các quy định của pháp luật./.