ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐỒNG THÁP
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 296/QĐ-UBND-HC
|
Đồng Tháp, ngày 14 tháng 3 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC CÔNG BỐ DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NGOẠI VỤ ĐỒNG THÁP
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật tổ chức Chính
phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng
6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính; Nghị định số
92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;
Căn cứ Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng
5 năm 2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên
quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng
4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong
giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng
10 năm 2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ
kiểm soát thủ tục hành chính;
Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng
11 năm 2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định chi tiết một
số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm
2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải
quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10 tháng 4
năm 2020 của Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và
quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Công bố kèm theo
Quyết định này Danh mục thủ tục hành chính và phê duyệt Quy trình nội bộ giải
quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ tỉnh Đồng
Tháp. Bao gồm:
1. Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc
thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ.
2. Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ.
3. Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo
quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ.
4. Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo
quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ.
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành Tỉnh; Chủ
tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục KSTTHC, Văn phòng Chính phủ;
- TT/TU, TT/HĐND Tỉnh;
- Các PCT/UBND Tỉnh;
- Sở Thông tin và Truyền thông;
- Trung tâm KSTTHC và PVHCC Tỉnh;
- Cổng TTĐT Tỉnh;
- Lưu: VT, KSTTHC (D).
|
CHỦ TỊCH
Phạm Thiện Nghĩa
|
PHẦN
I
DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT
CỦA SỞ NGOẠI VỤ TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 296/QĐ-UBND-HC ngày 14 tháng 3 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Đồng Tháp)
TT
|
Mã số hồ sơ
TTHC
|
Tên thủ tục
hành chính
|
Thời hạn giải
quyết
|
Địa điểm thực
hiện
|
Phí, lệ phí
|
Tên VBQPPL quy
định nội dung TTHC
|
Cách thức thực
hiện
|
Nộp hồ sơ
|
Trả hồ sơ
|
01
|
|
Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc
thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
|
Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không
quy định thời hạn). Thủ tục thực hiện như sau:
- Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ Đồng
Tháp. Thời hạn ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
- Sở Ngoại vụ có văn bản lấy ý kiến của các cơ
quan, đơn vị. Tổng hợp, trình UBND tỉnh xin ý kiến của Bộ Ngoại giao; Bộ Công
an; các cơ quan, địa phương liên quan.
Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả
lời bằng văn bản cho UBND tỉnh trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày
nhận được văn bản đề nghị.
- Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của Bộ
Ngoại giao, Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan, Sở Ngoại vụ tổng hợp
ý kiến, tham mưu dự thảo văn bản của UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem
xét quyết định cho phép/ không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
- UBND tỉnh tiếp nhận kết quả, trả kết quả cho
đơn vị tổ chức, đồng gửi Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, cơ quan, địa phương liên
quan.
|
Bộ phận Tiếp nhận
và Trả kết quả (TN&TKQ) của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Kiểm soát thủ tục
hành chính và phục vụ hành chính công tỉnh Đồng Tháp.
Địa chỉ số 85 đường
Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.
|
Không
|
- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của
Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt
Nam.
- Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ
Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
|
- Trực tiếp;
- Hoặc qua BCCI;
- Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4.
|
- Trực tiếp;
- Hoặc qua BCCI;
- Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4.
|
02
|
|
Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không
thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
|
Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không
quy định thời hạn). Thủ tục thực hiện như sau:
- Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ Đồng
Tháp. Thời hạn ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
- Sở Ngoại vụ có văn bản lấy ý kiến bằng văn bản
của các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan. Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến
có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ
ngày nhận được văn bản đề nghị.
- Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của các
cơ quan, địa phương liên quan, Sở Ngoại vụ tham mưu UBND tỉnh có văn bản trả
lời cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan.
|
Bộ phận TN&TKQ
của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Kiểm soát thủ tục hành chính và phục vụ hành
chính công tỉnh Đồng Tháp.
Địa chỉ số 85 đường
Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.
|
Không
|
- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của
Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt
Nam.
- Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ
Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
|
- Trực tiếp;
- Hoặc qua BCCI;
- Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4.
|
- Trực tiếp;
- Hoặc qua BCCI;
- Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4
|
03
|
|
Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo
quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
|
Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không
quy định thời hạn). Thủ tục thực hiện như sau:
- Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả Sở Ngoại vụ, Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Đồng Tháp,
thời hạn ít nhất là 40 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức.
- Sở Ngoại vụ có văn bản lấy ý kiến của các cơ
quan, đơn vị. Tổng hợp, trình UBND tỉnh xin ý kiến của Bộ Ngoại giao; Bộ Công
an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có
trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày
nhận được văn bản đề nghị.
- Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của Bộ
Ngoại giao, Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan, Sở Ngoại vụ tổng hợp
ý kiến, tham mưu dự thảo văn bản của UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem
xét quyết định cho phép/ không cho phép về chủ trương đăng cai tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế.
- UBND tỉnh tiếp nhận kết quả, trả kết quả cho
đơn vị tổ chức, đồng gửi Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, cơ quan, địa phương liên
quan.
|
Bộ phận TN&TKQ
của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Kiểm soát thủ tục hành chính và phục vụ hành
chính công tỉnh Đồng Tháp.
Địa chỉ số 85 đường
Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.
|
Không
|
- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của
Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt
Nam.
- Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ
Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
|
- Trực tiếp;
- Hoặc qua BCCI;
- Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4.
|
- Trực tiếp;
- Hoặc qua BCCI;
- Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4.
|
04
|
|
Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo
quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
|
Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không
quy định thời hạn). Thủ tục thực hiện như sau:
- Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả Sở Ngoại vụ, Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Đồng Tháp,
thời hạn ít nhất là 30 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức.
- Sở Ngoại vụ có văn bản lấy ý kiến bằng văn bản
của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy
ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày
kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
- Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của các
cơ quan, địa phương liên quan, Sở Ngoại vụ tham mưu UBND tỉnh có văn bản trả
lời cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan.
|
Bộ phận TN&TKQ
của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Kiểm soát thủ tục hành chính và phục vụ hành
chính công tỉnh Đồng Tháp.
Địa chỉ số 85 đường
Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.
|
Không
|
- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của
Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt
Nam.
- Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ
Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
|
- Trực tiếp;
- Hoặc qua BCCI;
- Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4.
|
- Trực tiếp;
- Hoặc qua BCCI;
- Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 4.
|
PHẦN
II
QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM
QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NGOẠI VỤ TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 296/QĐ-UBND-HC ngày 14 tháng 3 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Đồng Tháp)
1. Tên thủ tục hành chính:
Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ
tướng Chính phủ
1.1. Trình tự, cách thức, thời gian giải quyết
thủ tục hành chính
TT
|
Trình tự thực
hiện
|
Cách thức thực
hiện
|
Thời gian giải
quyết
|
Ghi chú
|
Bước 1
|
Nộp hồ sơ thủ tục hành chính: Đơn vị tổ
chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ Đồng Tháp. Thời hạn ít nhất 40 ngày trước
ngày dự kiến tổ chức. Nộp hồ sơ qua các cách thức sau:
|
1. Nộp trực tiếp qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm kiểm soát TTHC và phục vụ hành chính công Tỉnh
Địa chỉ số 85 đường Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.
2. Hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
|
Sáng: từ 07 giờ đến
11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.
|
|
3. Hoặc nộp trực tuyến tại website cổng Dịch vụ
công của tỉnh Đồng Tháp: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.
|
|
Bước 2
|
Tiếp nhận và chuyển hồ sơ thủ tục hành chính
|
1. Đối với hồ sơ được nộp trực tiếp qua Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích. Công chức,
viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xem xét, kiểm
tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập
nhật vào cơ sở dữ liệu của phần mềm một cửa điện tử của tỉnh.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác
theo quy định. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ
chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu
Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức,
viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết
hồ sơ thủ tục hành chính.
c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định,
cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
ngày trả kết quả; đồng thời, chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy
trình.
|
Chuyển ngay hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày
làm việc (không để quá 3 giờ làm việc) hoặc chuyển vào đầu giờ ngày
làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.
|
|
|
2. Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng
Dịch vụ công của tỉnh. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc
không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức
tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy
đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ
quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư
điện tử, gửi tin nhắn tới tổ chức, cá nhân của Cổng Dịch vụ công của tỉnh.
b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ
thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận
và chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy trình.
|
Không quá 01 ngày
kể từ ngày phát sinh hồ sơ trực tuyến
|
Bước 3
|
Giải quyết thủ
tục hành chính
|
Sau khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ thực hiện
các bước theo quy trình thực hiện thủ tục hành chính như sau:
|
Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không
quy định thời hạn)
|
|
1. Sở Ngoại vụ xử lý:
|
2,5 ngày
|
|
- Tiếp nhận hồ sơ (Bộ phận TN&TKQ)
|
0,5 ngày
|
- Chuyển Chuyên viên Phòng QLBG-HTQT xử lý
|
1 ngày
|
- Chuyển Lãnh đạo Phòng QLBG-HTQT xem xét
|
2 giờ
|
- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT)
phê duyệt
|
2 giờ
|
- Chuyển Văn thư phát hành.
|
0,5 ngày
|
2. Lấy ý kiến các ngành liên quan
|
15 ngày
|
3. Sở Ngoại vụ tổng hợp dự thảo văn bản trình
UBND tỉnh xin ý kiến của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương
liên quan.
|
02 ngày
|
Sở Ngoại vụ xử lý
|
01 ngày
|
UBND Tỉnh phê duyệt
|
01 ngày
|
4. Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của
Bộ Ngoại giao, Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan.
|
04 ngày
|
4.1. Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, tham mưu dự thảo
văn bản của UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định cho phép/
không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
|
02 ngày
|
- Phòng QLBG-HTQT xử lý
|
01 ngày
|
- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT)
phê duyệt
|
0,5 ngày
|
- Chuyển Văn thư phát hành và chuyển công văn
trình UBND Tỉnh
|
0,5 ngày
|
4.2. UBND Tỉnh phê duyệt
|
|
5. Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hồ sơ, xem
xét quyết định cho phép/không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
|
02 ngày
|
6. UBND tỉnh tiếp nhận kết quả, trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính qua Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ.
|
02 ngày
|
Bước 4
|
Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
(Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả
cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định mà cơ quan có thẩm quyền
trả cho tổ chức, cá nhân sau khi giải quyết xong thủ tục hành chính)
|
Công chức tiếp nhận và trả kết quả nhập vào sổ
theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử thực hiện như sau:
- Thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước qua
tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền
cho phép đối với hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định.
- Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết thủ tục
hành chính theo thời gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả
kết quả (xuất trình giấy hẹn trả kết quả). Công chức trả kết quả kiểm tra phiếu
hẹn và yêu cầu người đến nhận kết quả ký nhận vào sổ và trao kết quả.
- Trường hợp nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu
chính công ích. (đăng ký theo hướng dẫn của Bưu điện)
- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến,
nhận kết quả trực tuyến tại website: https://dichvucong.dongthap.gov.vn
- Thời gian trả kết quả trực tiếp: Sáng: từ 07 giờ
đến 11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.
|
Trả trước ngày
hoặc đúng ngày ghi trên phiếu hẹn
|
|
1.2. Thành phần, số lượng hồ sơ:
1.2.1. Thành phần hồ sơ
- Công văn xin phép tổ chức
- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 tại Quyết định
06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong
trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu.
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
1.2.2. Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.
1.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:
Cơ quan, tổ chức Việt Nam; tổ chức nước ngoài.
1.4. Cơ quan giải quyết thực hiện thủ tục hành
chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định:
Thủ tướng Chính phủ
- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Sở
Ngoại vụ.
1.5. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:
Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế.
1.6. Phí, lệ phí: Không
1.7. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Mẫu 01 về Đề
án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày
21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế tại Việt Nam.
1.8. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành
chính: Các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng
Chính phủ được nêu tại Khoản 1, Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày
21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế tại Việt Nam, bao gồm:
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự
là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các
nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung
liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng,
dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy
định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.9. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ
tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại
giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội
thảo quốc tế tại Việt Nam.
1.10. Lưu hồ sơ (ISO):
Thành phần hồ
sơ lưu
|
Bộ phận lưu trữ
|
Thời gian lưu
|
- Như mục 1.2.
- Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế.
|
Tại bộ phận lưu trữ của Văn phòng Sở Ngoại vụ
|
Có thời hạn (50 năm)
|
CÁC MẪU ĐƠN, TỜ
KHAI
|
MẪU 01/HNHTQT
|
TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: ……………
|
Địa
điểm, ngày … tháng … năm …
|
|
|
|
ĐỀ ÁN
Tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế về……
Kính gửi: …………………………
I. Lý do, mục đích tổ chức hội nghị, hội thảo
1. Bối cảnh, lý do tổ chức
2. Mục đích, dự kiến kết quả
3. Danh nghĩa tổ chức
II. Thông tin cụ thể về hội nghị, hội thảo
1. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
2. Địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)
3. Hình thức và công nghệ tổ chức (nếu là hội nghị,
hội thảo trực tuyến)
4. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt
Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan, tổ chức, cá nhân tài trợ (nếu có).
5. Dự kiến thành phần và số lượng tham dự: số lượng
và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc
tịch nước ngoài.
6. Thông tin về báo cáo viên/diễn giả người nước
ngoài: về lý lịch trích ngang và trình độ chuyên môn.
III. Nội dung, chương trình làm việc
IV. Các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo (nêu
rõ thời gian, địa điểm, nội dung)
V. Kế hoạch tuyên truyền hội nghị, hội thảo
VI. Nguồn kinh phí tổ chức
VII. Kiến nghị, đề xuất công tác thực hiện tổ chức
(nêu rõ các hạng mục công tác triển khai, các đơn vị tham gia triển khai, thực
hiện)
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: ……
|
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ
CHỨC
(chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
|
MẪU 02/HNHTQT
|
TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: ……………
|
Địa
điểm, ngày … tháng … năm …
|
|
|
|
BÁO CÁO
Kết quả hội nghị,
hội thảo quốc tế về……
Kính gửi: …………………………
I. Thông tin chung về hội nghị, hội thảo
1. Tên hội nghị, hội thảo
2. Mục đích hội nghị, hội thảo
3. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
4. Nội dung, chương trình và công tác tuyên truyền
của hội nghị, hội thảo
5. Người chủ trì và đồng chủ trì (nếu có)
6. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (cả
phía Việt Nam và nước ngoài)
7. Thông tin về báo cáo viên
8. Thành phần tham dự, số lượng, cơ cấu thành phần
đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài
9. Tổng kinh phí (gồm kinh phí từ ngân sách nhà nước,
do nước ngoài tài trợ, do nguồn khác)
II. Kết quả hội nghị, hội thảo
1. Kết quả hội nghị, hội thảo
2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế
3. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị,
hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có)
4. Các văn bản, tuyên bố được ký kết hoặc đưa ra tại
hội nghị, hội thảo (nếu có)
III. Đề xuất, kiến nghị (nếu có)
Nơi nhận:
- Như trên;
- ……………
- Lưu: ……
|
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ
CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
|
MẪU 03/HNHTQT
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: ……………
V/v báo cáo tình hình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của (Bộ,
ngành, địa phương) năm…
|
Địa
điểm, ngày … tháng … năm …
|
|
|
|
Kính gửi: Bộ Ngoại
giao.
I. THỐNG KÊ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO ĐÃ TỔ CHỨC VÀ CHO
PHÉP TỔ CHỨC NĂM VÀ DỰ KIẾN TỔ CHỨC HOẶC CHO PHÉP TỔ CHỨC NĂM ………
STT
|
Tên/Chủ đề hội nghị, hội thảo
|
Đơn vị tổ chức
|
Đơn vị phối hợp
|
Cấp cho phép
|
Số lượng đại biểu
|
Chủ đề, nội dung hội nghị, hội thảo
|
Thời gian thực hiện
|
Địa điểm tổ chức
|
Nguồn, tổng kinh phí
|
Tình trạng báo cáo
|
Người Việt Nam
|
Người nước ngoài
|
|
|
|
|
|
|
Ở trong nước
|
Từ nước ngoài vào
|
Đến từ nước/tổ chức quốc tế
|
|
|
|
|
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
(13)
|
HỘI NGHỊ, HỘI THẢO ĐÃ TỔ CHỨC VÀ CHO PHÉP TỔ CHỨC NĂM
……
|
|
…
|
…
|
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
…
|
…
|
…
|
Tổng số:
|
HỘI NGHỊ, HỘI THẢO DỰ KIẾN TỔ CHỨC VÀ CHO PHÉP TỔ CHỨC
NĂM……
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
(13)
|
(14)
|
…
|
…
|
|
|
|
…
|
…
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
…
|
Tổng số:
|
II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ
1. Đánh giá tình hình quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế.
2. Khó khăn, vướng mắc, những sự cố phát sinh (nếu
có) và hướng xử lý.
3. Kinh nghiệm rút ra về công tác tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế.
III. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
Nơi nhận:
-
-
|
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
Chú thích:
(1) Tên/Chủ đề hội nghị, hội thảo: Nêu rõ tên hoặc
chủ đề hội nghị, hội thảo
(2) Đơn vị tổ chức: Tên cơ quan, đơn vị chủ trì thực
hiện các thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
(3) Đơn vị phối hợp: Nêu rõ các cơ quan, đơn vị, tổ
chức Việt Nam và nước ngoài phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
(4) Cấp cho phép: Ghi rõ cấp có thẩm quyền cho phép
tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Điều 3 của quyết định này
(5) Số lượng đại biểu người Việt Nam: Ghi rõ tổng số
khách Việt Nam tham dự hoạt động
(6) Số lượng đại biểu nước ngoài ở trong nước: Ghi
rõ tổng số khách nước ngoài đang ở Việt Nam tham dự hội nghị, hội thảo (như:
cán bộ Đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam, chuyên gia của tổ chức quốc tế đang
làm việc tại Việt Nam...)
(7) Số lượng đại biểu nước ngoài từ nước ngoài vào:
Ghi rõ tổng số khách nước ngoài làm thủ tục xuất nhập cảnh vào Việt Nam để tham
dự hội nghị, hội thảo.
(8) Đến từ nước/tổ chức quốc tế: Ghi rõ các nước/tổ
chức quốc tế cử đoàn vào dự hội nghị, hội thảo
(9) Nội dung hội nghị, hội thảo: Tóm tắt ngắn gọn
các nội dung chính, lĩnh vực chủ yếu của hội nghị, hội thảo.
(10) Thời gian thực hiện: Ghi rõ từ ngày, tháng,
năm đến ngày, tháng, năm nào. Đối với dự kiến kế hoạch của năm tiếp theo thì
ghi cụ thể đến tháng hoặc quý và số ngày dự kiến tổ chức.
(11) Địa điểm tổ chức: Ghi rõ địa phương diễn ra hội
nghị, hội thảo và các hoạt động bên lề.
(12) Nguồn, tổng kinh phí: Ghi rõ các nguồn kinh
phí và tổng kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo. Đối với dự kiến kế hoạch năm
tiếp theo, chi cần nêu cụ thể các nguồn kinh phí.
(13) Tình trạng báo cáo: Đánh dấu X nếu đã có báo
cáo theo quy định, bỏ trống nếu không có báo cáo.
2. Tên thủ tục hành chính: Thủ
tục cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép
của Thủ tướng Chính phủ
2.1. Trình tự, cách thức, thời gian giải quyết
thủ tục hành chính
TT
|
Trình tự thực
hiện
|
Cách thức thực
hiện
|
Thời gian giải
quyết
|
Ghi chú
|
Bước 1
|
Nộp hồ sơ thủ tục hành chính: Đơn vị tổ
chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ Đồng Tháp. Thời hạn ít nhất 30 ngày trước
ngày dự kiến tổ chức. Nộp hồ sơ qua các cách thức sau:
|
1. Nộp trực tiếp qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm kiểm soát TTHC và phục vụ hành chính công Tỉnh
Địa chỉ số 85 đường Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.
2. Hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
|
Sáng: từ 07 giờ đến
11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.
|
|
3. Hoặc nộp trực tuyến tại website cổng Dịch vụ
công của tỉnh Đồng Tháp: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.
|
|
|
Bước 2
|
Tiếp nhận và chuyển hồ sơ thủ tục hành chính
|
1. Đối với hồ sơ được nộp trực tiếp qua Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích. Công chức,
viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xem xét, kiểm
tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập
nhật vào cơ sở dữ liệu của phần mềm một cửa điện tử của tỉnh.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác
theo quy định. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ
chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu
Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức,
viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết
hồ sơ thủ tục hành chính.
c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định,
cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
ngày trả kết quả; đồng thời, chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy
trình.
|
Chuyển ngay hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày
làm việc (không để quá 3 giờ làm việc) hoặc chuyển vào đầu giờ ngày
làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.
|
|
2. Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng
Dịch vụ công của tỉnh. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc
không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức
tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy
đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ
quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư
điện tử, gửi tin nhắn tới tổ chức, cá nhân của Cổng Dịch vụ công của tỉnh.
b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ
thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận
và chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy trình.
|
Không quá 01 ngày
kể từ ngày phát sinh hồ sơ trực tuyến
|
Bước 3
|
Giải quyết thủ
tục hành chính
|
Sau khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ thực hiện
các bước theo quy trình thực hiện thủ tục hành chính như sau:
|
Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không
quy định thời hạn)
|
|
1. Sở Ngoại vụ xử lý:
|
2,5 ngày
|
|
- Tiếp nhận hồ sơ (Bộ phận TN&TKQ)
|
0,5 ngày
|
- Chuyển Chuyên viên Phòng QLBG-HTQT xử lý
|
1 ngày
|
- Chuyển Lãnh đạo Phòng QLBG-HTQT xem xét
|
2 giờ
|
- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT)
phê duyệt
|
2 giờ
|
- Chuyển Văn thư phát hành.
|
0,5 ngày
|
2. Lấy ý kiến các ngành liên quan
|
15 ngày
|
3. Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của
các cơ quan, địa phương liên quan.
|
04 ngày
|
3.1. Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, tham mưu dự thảo
văn bản của UBND tỉnh trả lời cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa
phương có liên quan
|
02 ngày
|
- Phòng QLBG-HTQT xử lý
|
01 ngày
|
- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT)
phê duyệt
|
0,5 ngày
|
- Chuyển Văn thư phát hành và chuyển công văn
trình UBND Tỉnh
|
0,5 ngày
|
3.2. UBND Tỉnh phê duyệt
|
02 ngày
|
4. Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
qua Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ.
|
01 ngày
|
Bước 4
|
Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
(Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả
cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định mà cơ quan có thẩm quyền
trả cho tổ chức, cá nhân sau khi giải quyết xong thủ tục hành chính)
|
Công chức tiếp nhận và trả kết quả nhập vào sổ
theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử thực hiện như sau:
- Thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước qua
tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền
cho phép đối với hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định.
- Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết thủ tục
hành chính theo thời gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả
kết quả (xuất trình giấy hẹn trả kết quả). Công chức trả kết quả kiểm tra phiếu
hẹn và yêu cầu người đến nhận kết quả ký nhận vào sổ và trao kết quả.
- Trường hợp nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu
chính công ích. (đăng ký theo hướng dẫn của Bưu điện)
- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến,
nhận kết quả trực tuyến tại website: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.
- Thời gian trả kết quả trực tiếp: Sáng: từ 07 giờ
đến 11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.
|
Trả trước ngày
hoặc đúng ngày ghi trên phiếu hẹn
|
|
2.2. Thành phần, số lượng hồ sơ:
2.2.1 Thành phần hồ sơ
- Công văn xin phép tổ chức.
- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 tại Quyết định
06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội
nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong
trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu.
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
2.2.2. Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.
2.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:
Cơ quan, tổ chức Việt Nam; tổ chức nước ngoài.
2.4. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định:
UBND tỉnh.
- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Sở
Ngoại vụ.
2.5. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép tổ
chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
2.6. Phí, lệ phí: Không
2.7. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Mẫu 01 về Đề
án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày
21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế tại Việt Nam.
2.8. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành
chính: Các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc các trường hợp nêu tại
Khoản 1, Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng
Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam như dưới
đây:
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự
là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các
nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung
liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng,
dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy
định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2.9. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ
tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại
giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội
thảo quốc tế tại Việt Nam.
2.10. Lưu hồ sơ (ISO):
Thành phần hồ
sơ lưu
|
Bộ phận lưu trữ
|
Thời gian lưu
|
- Như mục 2.2;
- Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế.
|
Tại bộ phận lưu trữ của Văn phòng Sở Ngoại vụ
|
Có thời hạn (50 năm)
|
CÁC MẪU ĐƠN, TỜ
KHAI
|
MẪU 01/HNHTQT
|
TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: ……………
|
Địa
điểm, ngày … tháng … năm …
|
|
|
|
ĐỀ ÁN
Tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế về……
Kính gửi: …………………………
I. Lý do, mục đích tổ chức hội nghị, hội thảo
1. Bối cảnh, lý do tổ chức
2. Mục đích, dự kiến kết quả
3. Danh nghĩa tổ chức
II. Thông tin cụ thể về hội nghị, hội thảo
1. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
2. Địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)
3. Hình thức và công nghệ tổ chức (nếu là hội nghị,
hội thảo trực tuyến)
4. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt
Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan, tổ chức, cá nhân tài trợ (nếu có).
5. Dự kiến thành phần và số lượng tham dự: số lượng
và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc
tịch nước ngoài.
6. Thông tin về báo cáo viên/diễn giả người nước
ngoài: về lý lịch trích ngang và trình độ chuyên môn.
III. Nội dung, chương trình làm việc
IV. Các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo (nêu
rõ thời gian, địa điểm, nội dung)
V. Kế hoạch tuyên truyền hội nghị, hội thảo
VI. Nguồn kinh phí tổ chức
VII. Kiến nghị, đề xuất công tác thực hiện tổ chức
(nêu rõ các hạng mục công tác triển khai, các đơn vị tham gia triển khai, thực
hiện)
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: ……
|
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ
CHỨC
(chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
|
MẪU 02/HNHTQT
|
TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: ……………
|
Địa
điểm, ngày … tháng … năm …
|
|
|
|
BÁO CÁO
Kết quả hội nghị,
hội thảo quốc tế về……
Kính gửi: …………………………
I. Thông tin chung về hội nghị, hội thảo
1. Tên hội nghị, hội thảo
2. Mục đích hội nghị, hội thảo
3. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
4. Nội dung, chương trình và công tác tuyên truyền
của hội nghị, hội thảo
5. Người chủ trì và đồng chủ trì (nếu có)
6. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (cả
phía Việt Nam và nước ngoài)
7. Thông tin về báo cáo viên
8. Thành phần tham dự, số lượng, cơ cấu thành phần
đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài
9. Tổng kinh phí (gồm kinh phí từ ngân sách nhà nước,
do nước ngoài tài trợ, do nguồn khác)
II. Kết quả hội nghị, hội thảo
1. Kết quả hội nghị, hội thảo
2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế
3. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị,
hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có)
4. Các văn bản, tuyên bố được ký kết hoặc đưa ra tại
hội nghị, hội thảo (nếu có)
III. Đề xuất, kiến nghị (nếu có)
Nơi nhận:
- Như trên;
- ……………
- Lưu: ……
|
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ
CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
|
MẪU 03/HNHTQT
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: ……………
V/v báo cáo tình hình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của (Bộ,
ngành, địa phương) năm…
|
Địa
điểm, ngày … tháng … năm …
|
|
|
|
Kính gửi: Bộ Ngoại
giao.
I. THỐNG KÊ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO ĐÃ TỔ CHỨC VÀ CHO
PHÉP TỔ CHỨC NĂM VÀ DỰ KIẾN TỔ CHỨC HOẶC CHO PHÉP TỔ CHỨC NĂM ……
STT
|
Tên/Chủ đề hội nghị, hội thảo
|
Đơn vị tổ chức
|
Đơn vị phối hợp
|
Cấp cho phép
|
Số lượng đại biểu
|
Chủ đề, nội dung hội nghị, hội thảo
|
Thời gian thực hiện
|
Địa điểm tổ chức
|
Nguồn, tổng kinh phí
|
Tình trạng báo cáo
|
Người Việt Nam
|
Người nước ngoài
|
|
|
|
|
|
|
Ở trong nước
|
Từ nước ngoài vào
|
Đến từ nước/tổ chức quốc tế
|
|
|
|
|
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
(13)
|
HỘI NGHỊ, HỘI THẢO ĐÃ TỔ CHỨC VÀ CHO PHÉP TỔ CHỨC NĂM
……
|
|
…
|
…
|
|
…
|
|
|
…
|
…
|
|
…
|
…
|
…
|
Tổng số:
|
HỘI NGHỊ, HỘI THẢO DỰ KIẾN TỔ CHỨC VÀ CHO PHÉP TỔ CHỨC
NĂM……
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
(13)
|
(14)
|
…
|
…
|
|
|
|
…
|
…
|
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
…
|
Tổng số:
|
II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ
1. Đánh giá tình hình quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế.
2. Khó khăn, vướng mắc, những sự cố phát sinh (nếu
có) và hướng xử lý.
3. Kinh nghiệm rút ra về công tác tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế.
III. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
Nơi nhận:
-
-
|
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
Chú thích:
(1) Tên/Chủ đề hội nghị, hội thảo: Nêu rõ tên hoặc
chủ đề hội nghị, hội thảo
(2) Đơn vị tổ chức: Tên cơ quan, đơn vị chủ trì thực
hiện các thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
(3) Đơn vị phối hợp: Nêu rõ các cơ quan, đơn vị, tổ
chức Việt Nam và nước ngoài phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
(4) Cấp cho phép: Ghi rõ cấp có thẩm quyền cho phép
tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Điều 3 của quyết định này
(5) Số lượng đại biểu người Việt Nam: Ghi rõ tổng số
khách Việt Nam tham dự hoạt động
(6) Số lượng đại biểu nước ngoài ở trong nước: Ghi
rõ tổng số khách nước ngoài đang ở Việt Nam tham dự hội nghị, hội thảo (như:
cán bộ Đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam, chuyên gia của tổ chức quốc tế đang
làm việc tại Việt Nam...)
(7) Số lượng đại biểu nước ngoài từ nước ngoài vào:
Ghi rõ tổng số khách nước ngoài làm thủ tục xuất nhập cảnh vào Việt Nam để tham
dự hội nghị, hội thảo.
(8) Đến từ nước/tổ chức quốc tế: Ghi rõ các nước/tổ
chức quốc tế cử đoàn vào dự hội nghị, hội thảo
(9) Nội dung hội nghị, hội thảo: Tóm tắt ngắn gọn
các nội dung chính, lĩnh vực chủ yếu của hội nghị, hội thảo.
(10) Thời gian thực hiện: Ghi rõ từ ngày, tháng,
năm đến ngày, tháng, năm nào. Đối với dự kiến kế hoạch của năm tiếp theo thì
ghi cụ thể đến tháng hoặc quý và số ngày dự kiến tổ chức.
(11) Địa điểm tổ chức: Ghi rõ địa phương diễn ra hội
nghị, hội thảo và các hoạt động bên lề.
(12) Nguồn, tổng kinh phí: Ghi rõ các nguồn kinh
phí và tổng kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo. Đối với dự kiến kế hoạch năm
tiếp theo, chi cần nêu cụ thể các nguồn kinh phí.
(13) Tình trạng báo cáo: Đánh dấu X nếu đã có báo
cáo theo quy định, bỏ trống nếu không có báo cáo.
3. Tên thủ tục hành chính: Thủ
tục cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền
cho phép của Thủ tướng Chính phủ.
3.1. Trình tự, cách thức, thời gian giải quyết
thủ tục hành chính
TT
|
Trình tự thực
hiện
|
Cách thức thực
hiện
|
Thời gian giải
quyết
|
Ghi chú
|
Bước 1
|
Nộp hồ sơ thủ tục hành chính: Đơn vị tổ
chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ Đồng Tháp. Thời hạn ít nhất 40 ngày trước
ngày dự kiến tổ chức. Nộp hồ sơ qua các cách thức sau:
|
1. Nộp trực tiếp qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm kiểm soát TTHC và phục vụ hành chính công Tỉnh
Địa chỉ số 85 đường Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.
2. Hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
|
Sáng: từ 07 giờ đến
11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.
|
|
3. Hoặc nộp trực tuyến tại website cổng Dịch vụ
công của tỉnh Đồng Tháp: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.
|
|
Bước 2
|
Tiếp nhận và chuyển hồ sơ thủ tục hành chính
|
1. Đối với hồ sơ được nộp trực tiếp qua Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích. Công chức,
viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xem xét, kiểm
tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập
nhật vào cơ sở dữ liệu của phần mềm một cửa điện tử của tỉnh.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác
theo quy định. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ
chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu
Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức,
viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết
hồ sơ thủ tục hành chính.
c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định,
cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
ngày trả kết quả; đồng thời, chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy
trình.
|
Chuyển ngay hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày
làm việc (không để quá 3 giờ làm việc) hoặc chuyển vào đầu giờ ngày
làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.
|
|
2. Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng
Dịch vụ công của tỉnh. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc
không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức
tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy
đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ
quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư
điện tử, gửi tin nhắn tới tổ chức, cá nhân của Cổng Dịch vụ công của tỉnh.
b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ
thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận
và chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy trình.
|
Không quá 01 ngày
kể từ ngày phát sinh hồ sơ trực tuyến
|
Bước 3
|
Giải quyết thủ
tục hành chính
|
Sau khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ thực hiện
các bước theo quy trình thực hiện thủ tục hành chính như sau:
|
Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không
quy định thời hạn)
|
|
1. Sở Ngoại vụ xử lý:
|
2,5 ngày
|
- Tiếp nhận hồ sơ (Bộ phận TN&TKQ)
|
0,5 ngày
|
- Chuyển Chuyên viên Phòng QLBG-HTQT xử lý
|
1 ngày
|
- Chuyển Lãnh đạo Phòng QLBG-HTQT xem xét
|
2 giờ
|
- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT)
phê duyệt
|
2 giờ
|
- Chuyển Văn thư phát hành.
|
0,5 ngày
|
2. Lấy ý kiến các ngành liên quan
|
15 ngày
|
3. Sở Ngoại vụ tổng hợp dự thảo văn bản trình
UBND tỉnh xin ý kiến của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương
liên quan.
|
02 ngày
|
Sở Ngoại vụ xử lý
|
01 ngày
|
UBND Tỉnh phê duyệt
|
01 ngày
|
4. Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của
Bộ Ngoại giao, Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan.
|
04 ngày
|
4.1. Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, tham mưu dự thảo
văn bản của UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định cho phép/
không cho phép về chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
|
02 ngày
|
- Phòng QLBG-HTQT xử lý
|
01 ngày
|
- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT)
phê duyệt
|
0,5 ngày
|
- Chuyển Văn thư phát hành và chuyển công văn
trình UBND Tỉnh
|
0,5 ngày
|
4.2. UBND Tỉnh phê duyệt
|
02 ngày
|
5. Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hồ sơ, xem
xét quyết định cho phép/không cho phép về chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế.
|
02 ngày
|
6. UBND tỉnh tiếp nhận kết quả, trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính qua Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ. Đồng gửi Bộ Ngoại
giao, Bộ Công an, cơ quan, địa phương liên quan.
|
Bước 4
|
Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
(Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả
cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định mà cơ quan có thẩm quyền
trả cho tổ chức, cá nhân sau khi giải quyết xong thủ tục hành chính)
|
Công chức tiếp nhận và trả kết quả nhập vào sổ
theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử thực hiện như sau:
- Thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước qua
tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền
cho phép đối với hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định.
- Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết thủ tục
hành chính theo thời gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả
kết quả (xuất trình giấy hẹn trả kết quả). Công chức trả kết quả kiểm tra phiếu
hẹn và yêu cầu người đến nhận kết quả ký nhận vào sổ và trao kết quả.
- Trường hợp nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu
chính công ích. (đăng ký theo hướng dẫn của Bưu điện)
- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến,
nhận kết quả trực tuyến tại website: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.
- Thời gian trả kết quả trực tiếp: Sáng: từ 07 giờ
đến 11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.
|
Trả trước ngày
hoặc đúng ngày ghi trên phiếu hẹn
|
|
3.2. Thành phần, số lượng hồ sơ:
3.2.1. Thành phần hồ sơ: Công văn xin chủ
trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, trong đó nêu rõ lý do, mục
đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự và dự kiến nguồn kinh phí.
3.2.2. Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.
3.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:
Cơ quan, tổ chức Việt Nam; tổ chức nước ngoài.
3.4. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định:
Thủ tướng Chính phủ
- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Sở
Ngoại vụ.
3.5. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:
Văn bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép về chủ trương đăng cai tổ chức
hội nghị, hội thảo quốc tế.
3.6. Phí, lệ phí: Không
3.7. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
3.8. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành
chính: Các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng
Chính phủ được nêu tại Khoản 1, Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày
21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế tại Việt Nam, bao gồm:
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự
là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các
nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung
liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng,
dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy
định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3.9. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ
tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại
giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội
thảo quốc tế tại Việt Nam.
♦ Lưu ý:
- Việc xin chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị tổ chức, không phải là quy
trình bắt buộc cần thực hiện trước khi xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế.
- Sau khi được cho phép về chủ trương đăng cai tổ
chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị tổ chức có trách nhiệm xây dựng Đề án tổ
chức và xin phép người có thẩm quyền về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
theo quy định.
3.10. Lưu hồ sơ (ISO):
Thành phần hồ
sơ lưu
|
Bộ phận lưu trữ
|
Thời gian lưu
|
- Như mục 3.2;
- Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế.
|
Tại bộ phận lưu trữ của Văn phòng Sở Ngoại vụ
|
Có thời hạn (50
năm)
|
4. Tên thủ tục hành chính: Thủ
tục cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm
quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
3.1. Trình tự, cách thức, thời gian giải quyết
thủ tục hành chính
TT
|
Trình tự thực
hiện
|
Cách thức thực
hiện
|
Thời gian giải
quyết
|
Ghi chú
|
Bước 1
|
Nộp hồ sơ thủ tục hành chính: Đơn vị tổ
chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ Đồng Tháp. Thời hạn ít nhất 30 ngày trước
ngày dự kiến tổ chức. Nộp hồ sơ qua các cách thức sau:
|
1. Nộp trực tiếp qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm kiểm soát TTHC và phục vụ hành chính công Tỉnh
Địa chỉ số 85 đường Nguyễn Huệ, Phường 1, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp.
2. Hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
|
Sáng: từ 07 giờ đến
11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.
|
|
3. Hoặc nộp trực tuyến tại website cổng Dịch vụ
công của tỉnh Đồng Tháp: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.
|
|
|
Bước 2
|
Tiếp nhận và chuyển hồ sơ thủ tục hành chính
|
1. Đối với hồ sơ được nộp trực tiếp qua Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích. Công chức,
viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xem xét, kiểm
tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập
nhật vào cơ sở dữ liệu của phần mềm một cửa điện tử của tỉnh.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác
theo quy định. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ
chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu
Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức,
viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết
hồ sơ thủ tục hành chính.
c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định,
cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
ngày trả kết quả; đồng thời, chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy
trình.
|
Chuyển ngay hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày
làm việc (không để quá 3 giờ làm việc) hoặc chuyển vào đầu giờ ngày
làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.
|
|
2. Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng
Dịch vụ công của tỉnh. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc
không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức
tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy
đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ
quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư
điện tử, gửi tin nhắn tới tổ chức, cá nhân của Cổng Dịch vụ công của tỉnh.
b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ
thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận
và chuyển cho Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy trình.
|
Không quá 01 ngày
kể từ ngày phát sinh hồ sơ trực tuyến
|
Bước 3
|
Giải quyết thủ
tục hành chính
|
Sau khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ thực hiện
các bước theo quy trình thực hiện thủ tục hành chính như sau:
|
Không có quy định (Quyết định 729/QĐ-BNG không
quy định thời hạn)
|
|
1. Sở Ngoại vụ xử lý:
|
2,5 ngày
|
|
- Tiếp nhận hồ sơ (Bộ phận TN&TKQ)
|
0,5 ngày
|
- Chuyển Chuyên viên Phòng QLBG-HTQT xử lý
|
1 ngày
|
- Chuyển Lãnh đạo Phòng QLBG-HTQT xem xét
|
2 giờ
|
- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT)
phê duyệt
|
2 giờ
|
- Chuyển Văn thư phát hành.
|
0,5 ngày
|
2. Lấy ý kiến các ngành liên quan
|
15 ngày
|
3. Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của
các cơ quan, địa phương liên quan.
|
04 ngày
|
3.1. Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, tham mưu dự thảo
văn bản của UBND tỉnh trả lời cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa
phương có liên quan
|
02 ngày
|
- Phòng QLBG-HTQT xử lý
|
01 ngày
|
- Trình Ban Giám đốc (phụ trách Phòng QLBG-HTQT)
phê duyệt
|
0,5 ngày
|
- Chuyển Văn thư phát hành và chuyển công văn
trình UBND Tỉnh
|
0,5 ngày
|
3.2. UBND Tỉnh phê duyệt
|
02 ngày
|
4. Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
qua Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ.
|
01 ngày
|
Bước 4
|
Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
(Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả
cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định mà cơ quan có thẩm quyền
trả cho tổ chức, cá nhân sau khi giải quyết xong thủ tục hành chính)
|
Công chức tiếp nhận và trả kết quả nhập vào sổ
theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử thực hiện như sau:
- Thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước qua
tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền
cho phép đối với hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định.
- Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết thủ tục
hành chính theo thời gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả
kết quả (xuất trình giấy hẹn trả kết quả). Công chức trả kết quả kiểm tra phiếu
hẹn và yêu cầu người đến nhận kết quả ký nhận vào sổ và trao kết quả.
- Trường hợp nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu
chính công ích. (đăng ký theo hướng dẫn của Bưu điện)
- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến,
nhận kết quả trực tuyến tai website: https://dichvucong.dongthap.gov.vn.
- Thời gian trả kết quả trực tiếp: Sáng: từ 07 giờ
đến 11 giờ 30 phút; chiều: từ 13 giờ 30 đến 17 giờ của các ngày làm việc.
|
Trả trước ngày
hoặc đúng ngày ghi trên phiếu hẹn
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2. Thành phần, số lượng hồ sơ:
3.2.1. Thành phần hồ sơ: Công văn xin chủ
trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, trong đó nêu rõ lý do, mục
đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự và dự kiến nguồn kinh phí.
3.2.2. Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.
3.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:
Cơ quan, tổ chức Việt Nam; tổ chức nước ngoài.
3.4. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định:
UBND tỉnh.
- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Sở
Ngoại vụ.
3.5. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn
bản trả lời đơn vị tổ chức về việc cho phép về chủ trương đăng cai tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế.
3.6. Phí, lệ phí: Không
3.7. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
3.8. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành
chính: Các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc các trường hợp nêu tại
Khoản 1, Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính
phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam như dưới đây:
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự
là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các
nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.
- Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung
liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng,
dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy
định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3.9. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ
tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại
giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội
thảo quốc tế tại Việt Nam.
♦ Lưu ý:
- Việc xin chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị tổ chức, không phải là quy
trình bắt buộc cần thực hiện trước khi xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế.
- Sau khi được cho phép về chủ trương đăng cai tổ
chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị tổ chức có trách nhiệm xây dựng Đề án tổ
chức và xin phép người có thẩm quyền về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
theo quy định.
3.10. Lưu hồ sơ (ISO):
Thành phần hồ
sơ lưu
|
Bộ phận lưu trữ
|
Thời gian lưu
|
- Như mục 3.2;
- Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế.
|
Tại bộ phận lưu trữ của Văn phòng Sở Ngoại vụ
|
Có thời hạn (50
năm)
|