|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HƯNG YÊN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 02/CT-UBND
|
Hưng Yên, ngày 15
tháng 4 năm 2025
|
CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG
QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG
YÊN THEO KẾT LUẬN SỐ 127-KL/TW NGÀY 28/02/2025 CỦA BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƯ
Thực hiện Kết luận số 127-KL/TW
ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất
tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Công văn số
414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác
văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị
theo Kết luận số 127-KL/TW; Công văn số 851/BNV-VTLTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội
vụ về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống
chính trị; để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức hoạt động
thông suốt, liên tục, không gián đoạn và quản lý an toàn tài liệu trước, trong,
sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa
bàn tỉnh theo Kết luận số 127-KL/TW, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các
sở, ban, ngành tỉnh, các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động
theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh, các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND
tỉnh, các hội do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ được hỗ trợ kinh phí thực hiện
nhiệm vụ được giao (sau đây gọi tắt là các cơ quan, tổ chức); Chủ tịch UBND các
huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt
là các đơn vị hành chính) khẩn trương triển khai thực hiện nghiêm túc, đầy đủ,
kịp thời một số nhiệm vụ cấp bách để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu
trữ trong quá trình thực hiện sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy của hệ thống
chính trị trên địa bàn tỉnh như sau:
1. Các cơ
quan, tổ chức, đơn vị hành chính (huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn)
trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao có trách nhiệm thực hiện
nghiêm túc, đầy đủ, kịp thời công tác văn thư, lưu trữ theo đúng các quy định của
pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ
liệu tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,
đơn vị hành chính phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng
phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị
hành chính nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, đơn vị hành chính đó theo nguyên tắc không phân tán, không xé lẻ phông
lưu trữ.
b) Thực hiện việc đóng phông
lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính kể từ ngày kết thúc hoạt động.
Cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính không ban hành văn bản hành chính theo thẩm
quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết
thúc hoạt động có hiệu lực.
c) Trước và trong khi sắp xếp tổ
chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản an toàn tại
Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.
d) Nghiêm cấm việc chiếm giữ,
chuyển giao, làm hư hỏng, mất mát hay tiêu hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ
liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu
trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; không được mang tài liệu ra khỏi cơ
quan khi chưa được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành
chính, cấp có thẩm quyền.
đ) Ưu tiên nguồn lực của địa
phương để khẩn trương thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp
huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại; trong
đó, tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục
vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức. Việc
số hóa các tài liệu khác do Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, đơn vị hành chính quyết định theo thẩm quyền quản lý tài liệu,
phù hợp với điều kiện thực tế cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.
Việc số hóa tài liệu lưu trữ phải
thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ, các quy định của pháp luật
khác có liên quan và theo đúng hướng dẫn nghiệp vụ tại Phụ lục kèm theo Công
văn số 851/BNV-CVT<NN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về việc số hóa tài liệu
trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.
e) Thực hiện nghiêm quy định của
pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ;
bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực
hiện nhiệm vụ thống kê, lập danh mục toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu,
đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
g) Thực hiện rà soát, kết thúc
sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản
đến; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về
cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu.
h) Thực hiện việc bàn giao tài
liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo đúng quy định
của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.
2. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức và người đứng đầu đơn vị hành chính (huyện, thị xã, thành
phố, xã, phường, thị trấn)
a) Chịu trách nhiệm quản lý, bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn
vị hành chính; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ công việc và
giao nộp hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu vào Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức,
đơn vị hành chính. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính; bảo đảm an toàn
tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của
pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và
cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và cơ quan, tổ
chức, đơn vị hành chính có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
b) Chỉ đạo, tổ chức thống kê, lập
danh mục toàn bộ hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có của cơ quan, tổ
chức, đơn vị hành chính theo quy định. Tài liệu, cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ
chức, đơn vị hành chính nào thì phải được thống kê, tập hợp, lập danh mục tài
liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đơn vị
hành chính đó, gồm:
- Thống kê đầy đủ số lượng, chất
lượng, tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ có thời
hạn;
- Thống kê (số lượng (mét) tài
liệu, thời gian tài liệu theo từng lĩnh vực chuyên môn, tình trạng vật lý của
tài liệu), lập danh mục, đóng gói, niêm phong hồ sơ, tài liệu về các công việc
đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành tại các cơ
quan, tổ chức, đơn vị hành chính, tập kết, nộp vào Lưu trữ cơ quan hoặc địa điểm
đang bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.
c) Khẩn trương giao nộp hồ sơ
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn về Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; phối hợp
với Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý tài liệu khác cho đến khi thực hiện
xong việc sắp xếp tổ chức bộ máy.
d) Bố trí kho tàng, trang thiết
bị, nhân lực cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu
được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ
máy.
đ) Chỉ đạo, phối hợp với VNPT
Hưng Yên thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những
công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu
trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và phần mềm Một cửa hoặc trích xuất
ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho
đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
e) Chủ tịch UBND huyện, thị xã,
thành phố:
- Giao Phòng Nội vụ tham mưu bố
trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn
tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố; bố trí
lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ
quan, tổ chức, đơn vị hành chính có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ
máy.
- Chỉ đạo UBND xã, phường, thị
trấn thống kê (số lượng (mét) tài liệu, thời gian tài liệu theo từng lĩnh vực
chuyên môn, tình trạng vật lý của tài liệu), lập danh mục, đóng gói, niêm phong
hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công
việc chưa hoàn thành, tập kết, nộp vào Lưu trữ cơ quan hoặc địa điểm bảo quản hồ
sơ, tài liệu của UBND xã, phường, thị trấn; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần
thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của xã, phường, thị trấn;
bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Trường hợp không bố trí được
kho bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, thị xã, thành phố khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, UBND huyện, thị
xã, thành phố có văn bản đề nghị Sở Nội vụ để hỗ trợ kho bảo quản hồ sơ, tài liệu.
g) Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới
kịp thời chỉ đạo:
- Đăng ký mở mới hoặc mở lại
tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành và phần mềm Một cửa để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng
ký cấp con dấu và chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ theo quy định.
- Phối hợp với Lưu trữ lịch sử
tỉnh, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, VNPT Hưng
Yên và các đơn vị, cá nhân cán bộ, công chức, viên chức có liên quan tiếp nhận
tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm
quyền quản lý để tiếp tục giải quyết.
- Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ
liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết
trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử xây dựng phương án xử lý
nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.
3. Cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động thuộc các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành
chính
a) Thống kê (số lượng (mét) tài
liệu, thời gian tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn mình phụ trách, tình trạng vật
lý của tài liệu), lập danh mục, đóng gói niêm phong hồ sơ, tài liệu về các công
việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (bao gồm
hồ sơ, tài liệu giấy, hồ sơ, tài liệu điện tử và hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Một cửa của tỉnh).
b) Giao nộp nguyên trạng hồ sơ,
tài liệu đã đóng gói, danh mục hồ sơ, tài liệu công việc đã đóng gói và danh mục
hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành trên trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Một cửa của tỉnh vào Lưu trữ cơ quan hoặc
cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính, đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tập kết tài liệu
trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
c) Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy phải kịp thời phối hợp với Lưu trữ cơ quan và đơn vị quản
lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Một cửa thực hiện
bàn giao hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành cho đơn vị, cá nhân
có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.
4. Lưu trữ cơ
quan
Bộ phận Lưu trữ cơ quan hoặc
người được giao nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính (huyện,
thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn) thực hiện các công việc sau:
a) Hướng dẫn các đơn vị, cá
nhân thống kê (số lượng (mét) tài liệu, thời gian tài liệu theo từng lĩnh vực
chuyên môn, tình trạng vật lý của tài liệu), đóng gói, niêm phong hồ sơ, tài liệu
và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung; chuẩn bị kho tàng và các điều kiện
cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân.
b) Thống kê (số lượng hồ sơ,
tài liệu đã chỉnh lý và tài liệu chưa chỉnh lý, thời gian tài liệu, tình trạng
vật lý tài liệu), niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ
của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính cho đến khi tài liệu được bàn giao cho
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính có thẩm quyền
sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
c) Phối hợp với đơn vị quản lý,
vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Một cửa thống kê,
xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị
hành chính trong Hệ thống.
d) Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ
sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục.
đ) Nộp lưu hoặc thống kê, đóng
gói riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước
đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử.
5. Sở Nội vụ
a) Ban hành Kế hoạch thực hiện
Chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu
trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tại địa
phương.
b) Giao Lưu trữ lịch sử tỉnh
phân công viên chức để tổ chức các tổ công tác đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị
hành chính để tiếp nhận, phối hợp bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập
trung tài liệu và khoanh vùng cơ sở dữ liệu tài liệu trên Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành.
c) Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử tỉnh
chủ động các biện pháp thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh
lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính thuộc nguồn nộp tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
d) Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh
bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu tại các
phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử tỉnh xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn
giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp
bộ máy.
6. Sở Tài
chính
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức,
địa phương dự toán kinh phí và thẩm định, trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh
phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị theo quy định tại
Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
b) Phối hợp với Sở Nội vụ trong
việc bố trí kinh phí thực hiện đề án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của
các cơ quan, tổ chức, địa phương trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
c) Phối hợp với các cơ quan, tổ
chức, địa phương bố trí địa điểm, kho tàng, để bảo quản an toàn tài liệu trong
quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
7. Sở Khoa học
và Công nghệ, Văn phòng UBND tỉnh, VNPT Hưng Yên a) Bảo đảm an toàn tài liệu
cơ sở dữ liệu tài liệu trong hệ thống. Xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu,
cơ sở dữ liệu trong Hệ thống theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, đơn vị
hành chính, cá nhân cán bộ, công chức, viên chức; trong đó trên cơ sở danh mục
công việc chưa hoàn thành của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính, cá nhân
xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân cán bộ,
công chức, viên chức đối với công việc chưa hoàn thành, chuẩn bị phương án bàn
giao khi có chỉ đạo.
b) Thống kê, gửi Sở Nội vụ tổng
hợp, báo cáo UBND tỉnh về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, ký hiệu văn
bản đang sử dụng trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đảm bảo sự đồng bộ,
tránh trùng lặp.
c) Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Đóng tài khoản của tổ chức,
cá nhân đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính kết thúc hoạt động ngay sau
khi có quyết định về sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Cập nhật hệ thống mã định
danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành
chính mới, bảo đảm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoạt động thông suốt.
- Mở tài khoản cho cơ quan, tổ
chức, đơn vị hành chính cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu
tài liệu liên quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc
trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và phần mềm Một cửa.
- Trích xuất và đóng gói tài liệu,
cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính đã ngừng hoạt động
bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính có
thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
d) Có phương án sử dụng tài liệu
và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và phần mềm
Một cửa để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính,
cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
đ) Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh
kịp thời ban hành danh mục mã định danh hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức,
đơn vị hành chính hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản lý.
8. Công an tỉnh
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức,
đơn vị hành chính trong việc bảo quản, thống kê, lập danh mục, bàn giao tài liệu
mật.
b) Phối hợp với các cơ quan, tổ
chức, đơn vị hành chính bảo đảm nguồn lực bảo vệ an toàn tài liệu trong quá
trình sắp xếp tổ chức bộ máy khi có yêu cầu của địa phương.
c) Thực hiện cấp con dấu, giấy
đăng ký mẫu con dấu bảo đảm kịp thời khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính
mới đi vào hoạt động.
d) Thông báo, bàn giao con dấu
hết giá trị sử dụng cho Lưu trữ lịch sử tại cơ quan Lưu trữ lịch sử trong thời
hạn 15 ngày kể từ ngày thu hồi con dấu theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Quyết định
số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu
hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ,
phục vụ nghiên cứu lịch sử.
9. Lưu trữ lịch
sử tỉnh
a) Hướng dẫn việc thống kê, sắp
xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, thời gian, tình trạng tài liệu
giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản
tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung đối với tài liệu của các cơ quan, tổ
chức, đơn vị hành chính.
b) Phối hợp với đơn vị quản lý,
vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và phần mềm Một cửa xác định số
lượng tài liệu số và khoanh vùng cơ sở dữ liệu tài liệu trên Hệ thống của từng
cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.
c) Thống kê toàn bộ tài liệu, cơ
sở dữ liệu tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp tục bảo đảm an
toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho cơ
quan, tổ chức, đơn vị hành chính có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
d) Tổng hợp số lượng, tình trạng
tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và báo cáo Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo Bộ Nội
vụ.
đ) Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Đầu mối tổ chức và xác nhận
việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị
hành chính trước sắp xếp tổ chức bộ máy cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính
có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Tham mưu Sở Nội vụ xây dựng đề
án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của cơ quan, tổ chức,
đơn vị hành chính trước khi sắp xếp, tổ chức, bộ máy.
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức
liên quan tổ chức thực hiện đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối
tài liệu, cơ sở dữ liệu đã được thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
e) Thu thập hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó tại các cơ quan, tổ chức,
đơn vị hành chính thuộc nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
g) Tiếp nhận con dấu hết giá trị
sử dụng từ cơ quan đăng ký mẫu con dấu để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử
theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của
Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ
quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.
10. Việc quản
lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và
các tổ chức chính trị - xã hội khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống
chính trị tỉnh Hưng Yên theo Kết luận của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Nghị quyết
của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và của
tỉnh thực hiện theo Hướng dẫn số 15-HD/VPTW ngày 14/12/2016 của Văn phòng Trung
ương Đảng về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ
chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn và Hướng dẫn số 64-HD/VPTW ngày
04/11/2020 của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ
chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội khi giải
thể, chia, tách, sáp nhập.
Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ
trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính khẩn trương, nghiêm túc triển
khai thực hiện Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc,
các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh
(qua Sở Nội vụ tổng hợp) để xem xét, chỉ đạo giải quyết./.