|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 4942/QĐ-UBND
|
Thành phố Hồ Chí
Minh, ngày 08 tháng 8 năm 2026
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TẠI THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;
Căn cứ Luật Giao dịch điện
tử ngày 22 tháng 6 năm 2023;
Căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu
cá nhân ngày 26 tháng 6 năm 2025;
Căn cứ Luật An ninh mạng
ngày 10 tháng 12 năm 2025;
Căn cứ Luật Chuyển đổi số
ngày 11 tháng 12 năm 2025;
Căn cứ Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng
cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
3616/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban
hành Khung kiến trúc số Thành phố Hồ Chí Minh;
Theo đề nghị của Sở Khoa học
và Công nghệ tại Tờ trình số 7225/TTr-SKHCN ngày 26 tháng 7 năm 2026.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Quy chế
Ban hành kèm theo Quyết định
này Quy chế về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tại Thành phố Hồ
Chí Minh.
Điều 2. Điều khoản thi hành
1. Quyết định này có hiệu lực
thi hành kể từ ngày ký.
2. Các Quyết định sau đây bị
bãi bỏ kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành:
a) Quyết định số
82/2009/QĐ-UBND ngày 18 tháng 12 năm 2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương
ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh
Bình Dương;
b) Quyết định số
41/2011/QĐ-UBND ngày 17 tháng 6 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí
Minh ban hành Quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử Thành phố Hồ Chí
Minh;
c) Quyết định số
24/2012/QĐ-UBND ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương về
việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt
động của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương được ban hành kèm theo quyết định số
82/2009/QĐ-UBND ngày 18/12/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 3. Trách nhiệm thi hành
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
Thành phố, Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ, Giám đốc Trung tâm Chuyển đổi số Thành
phố, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã,
đặc khu, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức và các cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Thường trực Thành ủy;
- TTUB: CT, các PCT;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố;
- Các sở, ban, ngành;
- Sở Tư pháp;
- Trung tâm Chuyển đổi số TP;
- UBND các phường, xã, đặc khu;
- VPUB: các PCVP;
- Phòng VX;
- Trung tâm TTĐT Thành phố;
- Lưu: VT, VX-Đại.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Mạnh Cường
|
QUY CHẾ
VỀ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4942/QĐ-UBND ngày 08 tháng 8 năm 2026 của
Ủy ban nhân dân Thành phố)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
điều chỉnh
1. Quy chế này quy định việc
quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tại Thành
phố Hồ Chí Minh.
2. Đối tượng áp dụng:
a) Các cơ quan hành chính nhà
nước gồm: sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các phường, xã, đặc khu, các đơn vị
hành chính sự nghiệp và tổ chức trực thuộc trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;
b) Các cơ quan Đảng, lực lượng
vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp
trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;
c) Các cơ quan, tổ chức nhà nước
trực thuộc Trung ương đóng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh được cấp quyền truy
cập và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ;
d) Cán bộ, công chức, viên chức
và người lao động đang công tác tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị quy định tại
các điểm a, b, c Khoản này.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống thư điện tử công
vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh là hệ thống thông tin dùng chung của Thành phố
Hồ Chí Minh được xây dựng và tổ chức vận hành nhằm phục vụ việc trao đổi thông tin,
gửi, nhận văn bản điện tử (bao gồm tài liệu, hình ảnh và các tệp đính kèm
khác) dưới dạng thông điệp điện tử qua môi trường số để xử lý công việc hành
chính; chỉ đạo, điều hành trong nội bộ các cơ quan, tổ chức nhà nước và giữa
các cơ quan hành chính trên địa bàn Thành phố.
2. Hệ thống thông tin là
tập hợp phần cứng, phần mềm và dữ liệu được thiết lập phục vụ mục đích tạo lập,
cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin trên không
gian mạng.
3. Tài khoản thư điện tử
công vụ (hoặc hộp thư điện tử công vụ) là tên định danh, địa chỉ và không
gian lưu trữ thư điện tử được cấp cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân
thuộc đối tượng quy định tại Điều 1 của Quy chế này, dùng để thực hiện giao
dịch điện tử, gửi – nhận và lưu trữ thông tin công vụ trong Hệ thống thư điện
tử công vụ. Mỗi cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân chỉ được cấp duy nhất một tài
khoản công vụ trong phạm vi quản lý.
4. Tạm khóa tài khoản thư
điện tử công vụ là biện pháp kỹ thuật nhằm tạm thời ngăn chặn quyền đăng
nhập và sử dụng tài khoản của người dùng; tài khoản vẫn tồn tại trong hệ thống
và danh sách quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng không thể truy cập cho đến khi
được mở khóa theo quy định.
5. Thu hồi tài khoản thư
điện tử công vụ là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện thao tác kỹ thuật
nhằm chấm dứt quyền truy cập và sử dụng tài khoản của người dùng, đồng thời đưa
tài khoản đó ra khỏi danh sách quản lý của cơ quan, đơn vị.
6. Người sử dụng là cá
nhân được cấp tài khoản thư điện tử công vụ và có trách nhiệm sử dụng đúng mục
đích, tuân thủ quy định về bảo mật, an toàn thông tin khi truy cập hoặc thực
hiện gửi, nhận thư điện tử công vụ được quy định tại Quy chế này.
7. Đơn vị quản trị hệ thống là
tổ chức được Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh giao nhiệm vụ trực tiếp quản
lý, vận hành, bảo trì, sao lưu, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật cho Hệ thống thư điện
tử công vụ.
8. Đơn vị quản lý người dùng
là cơ quan, đơn vị chủ quản của người sử dụng có trách nhiệm phê duyệt đề
nghị cấp, thu hồi, cập nhật thông tin tài khoản thư điện tử công vụ của cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý.
9. Dữ liệu cá nhân là dữ
liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người
cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá
nhân sau khi khử nhận dạng không còn là dữ liệu cá nhân.
10. An ninh mạng là sự
ổn định, an ninh, an toàn của không gian mạng; bảo vệ hệ thống thông tin và bảo
đảm thông tin, dữ liệu, hoạt động trên không gian mạng không gây phương hại đến
an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
11. Nhật ký hệ thống là
tập hợp các bản ghi phản ánh thời gian, người dùng, hoạt động, trạng thái của
hệ thống phục vụ cho quản lý, giám sát và bảo mật hệ thống.
Điều 3. Giá trị pháp lý của
thư điện tử công vụ
1. Thư điện tử công vụ là hình
thức thể hiện của thông điệp dữ liệu theo quy định tại Điều 7 Luật Giao dịch
điện tử năm 2023; giá trị pháp lý của thư điện tử công vụ được thực hiện theo
quy định tại Điều 8 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và các quy định pháp luật
có liên quan.
2. Giá trị pháp lý của thư điện
tử công vụ trong hoạt động chuyên ngành được thực hiện theo quy định của pháp
luật chuyên ngành.
Điều 4. Vai trò của hộp thư
điện tử công vụ trong công tác chuyển đổi số
1. Hộp thư điện tử công vụ được
sử dụng để đăng ký, kích hoạt, truy cập và sử dụng các hệ thống, nền tảng, dịch
vụ số phục vụ công tác chuyên môn do Ủy ban nhân dân Thành phố hoặc cơ quan có thẩm
quyền triển khai trong hệ sinh thái số công vụ của Thành phố. Việc cấp hộp thư
điện tử công vụ không đồng nghĩa với việc mặc nhiên có quyền truy cập vào tất
cả các hệ thống thông tin chuyên ngành khác nếu chưa được cấp thẩm quyền phê
duyệt theo quy định riêng của từng hệ thống.
2. Nguyên tắc đăng ký, sử dụng
hộp thư điện tử công vụ
a) Mỗi cơ quan, đơn vị và cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động chỉ được cấp duy nhất một hộp thư điện
tử công vụ trong phạm vi quản lý của Thành phố.
b) Khi cán bộ, công chức, viên
chức, người lao động thôi việc, nghỉ hưu, chuyển công tác ra khỏi hệ thống nhà
nước, cơ quan quản lý phải thực hiện các thủ tục thu hồi hộp thư điện tử công
vụ và thu hồi quyền truy cập vào các hệ thống liên quan theo quy định.
c) Trường hợp chuyển công tác
trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn Thành phố, hộp thư điện
tử công vụ có thể được giữ lại hoặc thay đổi thông tin định danh tài khoản theo
quy định tại điểm e khoản 1 Điều 8 Quy chế này.
Chương II
TỔ CHỨC SỬ DỤNG, VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THƯ
ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Điều 5. Thành phần, quy mô
của Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Hệ thống thư điện tử công vụ
là hệ thống thông tin dùng chung, được vận hành và lưu trữ tại Trung tâm dữ
liệu Thành phố, bao gồm hạ tầng kỹ thuật, phần mềm dịch vụ thư điện tử và hệ
thống lưu trữ dữ liệu. Hệ thống kết nối với các cơ quan, đơn vị qua mạng truyền
số liệu chuyên dụng và kết nối với bên ngoài thông qua mạng Internet, bảo đảm
tính liên tục, ổn định và an toàn thông tin theo quy định.
2. Tên miền thống nhất của Hệ
thống thư điện tử công vụ tại Thành phố là: mail.tphcm.gov.vn.
3. Hệ thống thư điện tử công vụ
là một phần trong hạ tầng kỹ thuật Chính quyền điện tử Thành phố được kết nối
với các hệ thống thông tin liên quan để phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành và
trao đổi thông tin công vụ.
4. Việc xây dựng, vận hành và
phát triển Hệ thống thư điện tử công vụ phải tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn
kỹ thuật về Khung Kiến trúc Chính phủ số Việt Nam và Khung kiến trúc Chính phủ
số Thành phố, bảo đảm khả năng tích hợp, chia sẻ dữ liệu và kết nối an toàn với
các hệ thống thông tin của Thành phố, Trung ương và các hệ thống liên quan theo
quy định của pháp luật.
5. Hệ thống thư điện tử công vụ
được định kỳ cập nhật, nâng cấp, bảo trì để đáp ứng yêu cầu phát triển của
Chính quyền điện tử và bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin.
Điều 6. Định dạng địa chỉ
hộp thư điện tử
1. Định dạng chung của địa chỉ
hộp thư điện tử công vụ: <ten_tai_khoan>@tphcm.gov.vn
2. Đối với cơ quan, đơn vị:
a) Phần <ten_tai_khoan>
là tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của cơ quan, đơn vị, được đặt sao cho ngắn gọn,
dễ nhận biết, không trùng lặp và thể hiện rõ tên gọi của cơ quan, đơn vị;
b) Tên cơ quan được viết liền,
không dấu, chữ thường, không có ký tự đặc biệt, các từ có thể ngăn cách bằng
dấu chấm (.) hoặc gạch nối (-) nếu cần thiết.
Ví dụ:
- Sở Khoa học và Công nghệ: [email protected]
- Ủy ban nhân dân phường Sài
Gòn: [email protected] hoặc ubnd[email protected]
3. Đối với cá nhân:
a) Địa chỉ thư điện tử công vụ
của cá nhân được quy định theo định dạng: <ten_tai_khoan>.<ten_co_quan>@tphcm.gov.vn
b) Phần <ten_tai_khoan> được
tạo từ họ và tên của cá nhân được viết liền, không dấu, bằng chữ thường, trong đó
họ và tên đệm được viết tắt, tên chính được viết đầy đủ. Phần
<ten_co_quan> là tên viết tắt của cơ quan, đơn vị đang công tác
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Minh làm
ở Sở Khoa học và Công nghệ sẽ có địa chỉ hộp thư điện tử là: nvminh[email protected]
c) Trường hợp trùng lặp họ và
tên đệm trong cùng một cơ quan, tổ chức: <ten_tai_khoan> sẽ được đánh số
thứ tự (bắt đầu từ 1) hoặc có thể thỏa thuận với cơ quan để đặt
<ten_tai_khoan> không trùng lặp nhưng phần mở rộng không dài quá 8 ký tự và
không có ký tự đặc biệt.
Ví dụ: Khi Sở Khoa học và Công
nghệ tiếp nhận thêm ông Nguyễn Văn Minh thì địa chỉ hộp thư điện tử là nvminh1[email protected]
4. Trường hợp cơ quan, đơn vị
có nhu cầu tạo lập hộp thư điện tử công vụ với định dạng chuyên biệt phục vụ
nhiệm vụ đặc thù, dự án chuyên ngành hoặc yêu cầu phối hợp liên ngành, cơ quan,
đơn vị phải có văn bản gửi Sở Khoa học và Công nghệ hoặc Trung tâm Chuyển đổi
số Thành phố để rà soát, chấp thuận nhằm bảo đảm thống nhất định dạng, tránh
trùng lặp, đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin và phù hợp với kiến trúc hệ thống
thư điện tử công vụ của Thành phố.
Văn bản đề nghị phải nêu rõ:
Mục đích sử dụng; nhiệm vụ, dự án hoặc căn cứ pháp lý liên quan; đơn vị quản
lý, đơn vị chịu trách nhiệm vận hành hộp thư; thời hạn sử dụng (nếu có) và đề
xuất định dạng tên hộp thư theo quy định.
Điều 7. Lưu trữ, quản lý
Danh bạ thư điện tử công vụ
1. Hộp thư điện tử công vụ là
tài nguyên số thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ. Ủy ban nhân dân Thành phố
giao quyền cho Sở Khoa học và Công nghệ thực hiện giám sát, quản lý hoạt động
của Hệ thống thư điện tử công vụ, đảm bảo đúng Khung kiến trúc số Thành phố Hồ
Chí Minh, đảm bảo các quy định về an toàn, an ninh mạng.
2. Trung tâm Chuyển đổi số
Thành phố là đơn vị chủ trì quản lý vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ, thực
hiện công tác lưu trữ Danh bạ thư điện tử công vụ, bao gồm thông tin cơ
quan/đơn vị chủ quản, tên định danh hộp thư điện tử, trạng thái hoạt động,
thông tin người được ủy quyền sử dụng (nếu có), bảo đảm dữ liệu được cập nhật
đầy đủ, chính xác và bảo mật theo quy định.
3. Hộp thư điện tử công vụ của
cơ quan, đơn vị phải được công bố trên trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông
tin điện tử của cơ quan, đơn vị đó.
4. Các cơ quan, đơn vị sử dụng
hộp thư điện tử công vụ có trách nhiệm phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ,
Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố trong việc đề nghị xử lý nhóm tác vụ quản lý
tài khoản hộp thư điện tử công vụ quy định tại khoản 1 Điều 8 Quy chế này cho
cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi
quản lý; đồng thời cung cấp thông tin biến động nhân sự theo quy định để hỗ trợ
công tác cập nhật Danh bạ thư điện tử công vụ.
5. Việc lưu trữ, xử lý, công bố
và chia sẻ Danh bạ thư điện tử công vụ phải tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu
cá nhân, an toàn thông tin mạng và quy trình vận hành Hệ thống thư điện tử công
vụ quy định tại Quy chế này.
Điều 8. Quy định chung về xử
lý yêu cầu liên quan đến hộp thư điện tử công vụ
1. Nhóm tác vụ quản lý tài
khoản hộp thư điện tử công vụ
a) Cấp mới tài khoản hộp thư điện
tử công vụ cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân. Trường hợp cơ quan, đơn vị có nhu
cầu tạo lập hộp thư điện tử công vụ với định dạng chuyên biệt phục vụ nhiệm vụ
đặc thù, dự án chuyên ngành hoặc yêu cầu phối hợp liên ngành thực hiện theo
khoản 4 Điều 6 Quy chế này.
b) Bổ sung dung lượng tài
khoản: Tăng dung lượng lưu trữ theo nhu cầu thực tế.
c) Tạm khóa tài khoản: Tạm thời
ngăn chặn quyền truy cập, tài khoản vẫn tồn tại và duy trì việc tiếp nhận thư
điện tử đến.
d) Mở khóa tài khoản: Khôi phục
quyền truy cập cho tài khoản đã bị tạm khóa trường hợp không thể tự thực hiện qua
Cổng Người Dùng.
đ) Thay đổi thông tin định danh
tài khoản (tên định danh, thông tin cá nhân...).
e) Thu hồi tài khoản: Chấm dứt
quyền truy cập và đưa tài khoản ra khỏi danh sách quản lý, sau khi thu hồi, tài
khoản vẫn được lưu giữ trên Hệ thống thư điện tử công vụ trong 03 tháng để phục
vụ tra cứu dữ liệu hoặc khôi phục khi cần thiết. Hết thời hạn này, hệ thống sẽ
tự động quét và xóa vĩnh viễn tài khoản cùng toàn bộ dữ liệu liên quan.
g) Cấp lại mật khẩu (reset mật
khẩu khi người dùng quên hoặc bị lộ mật khẩu và không thể tự thực hiện qua Cổng
Người Dùng).
h) Xử lý tài khoản bị nghi ngờ
chiếm dụng, bị tấn công hoặc phát tán mã độc.
2. Phân công đơn vị đầu mối xử
lý
a) Bộ phận kỹ thuật hỗ trợ hộp
thư điện tử công vụ (gọi tắt là Bộ phận Kỹ thuật Email-TP, địa chỉ: [email protected]) là đơn vị do Trung tâm Chuyển đổi số Thành
phố quản lý điều phối, thực hiện tiếp nhận, xử lý các yêu cầu kỹ thuật quy định
tại khoản 1 Điều này.
b) Cổng Người Dùng (địa chỉ: https://pmail.tphcm.gov.vn)
là nền tảng tự phục vụ do Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố vận hành, hỗ trợ
người dùng tự thực hiện các tác vụ: đặt lại mật khẩu, mở khóa tài khoản, đăng
ký phương thức xác thực và cập nhật thông tin cá nhân sau khi xác thực danh
tính.
c) Sở Khoa học và Công nghệ
(địa chỉ: [email protected]) là cơ quan quản lý nhà nước,
thực hiện giám sát hoạt động Hệ thống thư điện tử công vụ, đảm bảo hoạt động
đúng quy chế sử dụng; thực hiện rà soát đánh giá mức độ sử dụng thư điện tử của
đơn vị theo quý hoặc theo yêu cầu của đơn vị. Tiếp nhận, xử lý đối với các tài
khoản bị nghi ngờ chiếm dụng hoặc phát tán mã độc.
d) Các đầu mối xử lý quy định
tại điểm a, điểm c khoản này phải thiết lập cơ chế trả lời (tự động hoặc thủ
công) gửi thư phản hồi đến hộp thư công vụ của cơ quan, đơn vị yêu cầu để xác
nhận việc tiếp nhận yêu cầu và thông tin về thời hạn dự kiến xử lý.
3. Nguyên tắc chung về tiếp
nhận yêu cầu
a) Các yêu cầu liên quan đến
nhóm tác vụ quản lý tài khoản hộp thư điện tử công vụ quy định tại khoản 1 Điều
này phải được gửi từ hộp thư điện tử công vụ chính thức của cơ quan, đơn vị đến
Bộ phận Kỹ thuật Email-TP.
b) Cơ quan, đơn vị cấp trên có
thể gửi yêu cầu cấp mới tài khoản thư điện tử công vụ cho cơ quan, đơn vị trực thuộc.
c) Trường hợp cơ quan, đơn vị
mới thành lập hoặc sáp nhập, khi chưa có hộp thư điện tử công vụ, có thể gửi
văn bản đề nghị cấp mới hộp thư điện tử công vụ đến đầu mối xử lý quy định tại khoản
2 Điều này hoặc Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố thông qua Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành của Thành phố, nội dung văn bản phải đầy đủ thông tin quy
định tại điểm e khoản 3 Điều này và kèm thông tin người sẽ tiếp nhận tài khoản
mới được cấp.
d) Các yêu cầu được gửi từ hộp
thư công vụ cá nhân phải đính kèm văn bản đề nghị của cơ quan, đơn vị, có chữ
ký số và đầy đủ thông tin quy định tại điểm e khoản 3 Điều này.
đ) Các yêu cầu gửi về đầu mối
hỗ trợ xử lý phải bao gồm các thông tin tối thiểu:
- Tên cơ quan/đơn vị;
- Họ và tên, chức danh;
- Nội dung yêu cầu;
- Số điện thoại liên hệ và địa
chỉ hộp thư công vụ dự phòng.
- Gửi kèm tập tin điện tử định
dạng có thể chỉnh sửa (word/excel hoặc tương đương) để bộ phận kỹ thuật thuận
tiện xử lý.
Điều 9. Quy trình xử lý các
yêu cầu liên quan đến hộp thư điện tử công vụ (tài khoản)
1. Đối với nhóm tác vụ quy định
tại khoản 1 Điều 8 (trừ điểm h khoản 1)
a) Cơ quan, đơn vị gửi yêu cầu
từ hộp thư điện tử công vụ chính thức đến Bộ phận Kỹ thuật Email-TP. Trường hợp
gửi yêu cầu từ hộp thư điện tử công vụ của cá nhân phải đính kèm văn bản có ký số
của cơ quan, đơn vị.
b) Trường hợp hộp thư điện tử
công vụ của cơ quan, đơn vị không thể truy cập hoặc không thể sử dụng, yêu cầu
phải được gửi bằng văn bản điện tử đến Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố hoặc
Sở Khoa học và Công nghệ thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của
Thành phố.
2. Xử lý khi tài khoản bị nghi
ngờ chiếm dụng hoặc phát tán mã độc
a) Khi phát hiện tài khoản thư
điện tử công vụ có dấu hiệu bị chiếm dụng hoặc phát tán thư điện tử hoặc mã độc
bên trong/ngoài hệ thống, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố, Bộ phận Kỹ thuật Email-TP
có quyền khóa tài khoản để ngăn chặn rủi ro lan rộng; đồng thời thông báo cho
Sở Khoa học và Công nghệ, đơn vị chủ quản tài khoản đơn vị hoặc cá nhân bị
chiếm dụng để phối hợp xử lý.
b) Để đề nghị mở khóa hộp thư
điện tử bị khóa, cơ quan, đơn vị phải gửi văn bản tới Sở Khoa học và Công nghệ,
nêu rõ nội dung khắc phục sự cố theo các bước sau:
- Kết quả rà soát toàn bộ thiết
bị, tài khoản và lịch sử truy cập có liên quan nhằm bảo đảm không còn nguy cơ
xâm nhập hoặc lây nhiễm mã độc.
- Cài đặt, cập nhật chương
trình bảo vệ và quét virus trên thiết bị người dùng (bao gồm trình duyệt và các
tiện ích mở rộng).
- Cam kết đã khắc phục, bảo đảm
an toàn và yêu cầu mở khóa tài khoản.
3. Thông báo kết quả xử lý yêu
cầu
a) Sau khi hoàn thành việc xử
lý yêu cầu theo quy định tại Điều này, Bộ phận Kỹ thuật Email-TP phải gửi thông
báo kết quả xử lý đến hộp thư điện tử công vụ chính thức của cơ quan, đơn vị đã
gửi yêu cầu.
b) Trường hợp yêu cầu liên quan
đến tài khoản của cơ quan, đơn vị, nhưng không thể liên lạc qua hộp thư điện tử
công vụ chính thức, Bộ phận Kỹ thuật Email-TP sẽ gửi thông báo kết quả đến hộp thư
dự phòng của cơ quan, đơn vị theo quy định tại điểm e khoản 3 Điều 8 của Quy
chế này.
4. Chế độ lưu trữ và báo cáo
a) Tất cả yêu cầu và báo cáo
liên quan đến hộp thư điện tử công vụ phải được lưu trữ theo quy định lưu trữ
điện tử và lưu giữ hồ sơ của cơ quan, đơn vị.
b) Bộ phận Kỹ thuật Email-TP
chịu trách nhiệm ghi nhật ký hệ thống (log) các hoạt động can thiệp kỹ thuật
liên quan đến tài khoản để phục vụ tra soát và xử lý sự cố.
c) Định kỳ cuối mỗi quý, Sở
Khoa học và Công nghệ căn cứ vào dữ liệu do Bộ phận Kỹ thuật Email-TP cung cấp
để thực hiện công tác rà soát mức độ sử dụng của người dùng. Các cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm phối hợp thực hiện rà soát, báo cáo và đề xuất hướng xử lý
đối với từng tài khoản do cơ quan, đơn vị mình quản lý.
Điều 10. Rà soát và xóa vĩnh
viễn tài khoản không hoạt động
1. Định kỳ rà soát tài khoản
không hoạt động
a) Trung tâm Chuyển đổi số
Thành phố phối hợp với Bộ phận Kỹ thuật Email-TP thực hiện rà soát định kỳ 06
tháng/lần để xác định các tài khoản không hoạt động hoặc tài khoản bị lãng quên.
b) Sở Khoa học và Công nghệ căn
cứ vào kết quả rà soát để thông báo cho các cơ quan, đơn vị quản lý nhân sự xác
minh và đề xuất hướng xử lý.
2. Các trường hợp được xác định
là tài khoản cần xử lý
a) Tài khoản không có hoạt động
đăng nhập trong thời gian 12 tháng (01 năm) liên tục trở lên.
b) Tài khoản ở trạng thái tạm
khóa (disable) liên tục trong thời gian 06 tháng trở lên mà không có yêu cầu mở
khóa.
c) Tài khoản được xác định là
tạo nhầm, tạo trùng lặp hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
d) Tài khoản thuộc về người đã chuyển
công tác ra khỏi hệ thống cơ quan nhà nước, thôi việc, nghỉ hưu nhưng chưa được
thu hồi theo quy định.
3. Quy trình xử lý tài khoản
không hoạt động
a) Thông báo và xác minh
Trên cơ sở kết quả rà soát định
kỳ, Sở Khoa học và Công nghệ gửi thông báo kèm danh sách các tài khoản không
hoạt động đến cơ quan, đơn vị quản lý nhân sự để xác minh. Trong thời hạn 15
ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
phản hồi bằng văn bản thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc
thông qua hộp thư điện tử của Sở Khoa học và Công nghệ, nêu rõ một trong các
phương án xử lý sau:
- Giữ lại tài khoản (nêu rõ lý
do và nhu cầu sử dụng);
- Đề nghị thu hồi tài khoản;
- Đề nghị chuyển tài khoản sang
trạng thái lưu trữ (archive).
b) Tạm khóa và chuyển sang
trạng thái lưu trữ
Trường hợp quá thời hạn quy
định tại điểm a khoản này mà cơ quan, đơn vị không có phản hồi hoặc phản hồi không
rõ ràng, Bộ phận Kỹ thuật Email-TP thực hiện tạm khóa tài khoản và đồng thời chuyển
tài khoản sang trạng thái lưu trữ (archive) trong vòng 06 tháng kể từ ngày
khóa.
c) Xóa vĩnh viễn tài khoản
Sau thời hạn 06 tháng kể từ
ngày tài khoản được chuyển sang trạng thái lưu trữ mà không có yêu cầu khôi
phục hợp lệ, Bộ phận Kỹ thuật Email-TP thực hiện xóa vĩnh viễn tài khoản cùng
toàn bộ dữ liệu liên quan. Việc xóa tài khoản phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Thực hiện sao lưu dữ liệu
theo quy định của pháp luật về lưu trữ điện tử trước khi xóa;
- Ghi nhận đầy đủ thông tin về
tài khoản bị xóa (tên tài khoản, đơn vị quản lý, thời điểm xóa, lý do xóa) vào
nhật ký hệ thống để phục vụ công tác kiểm tra, tra soát và thanh tra, kiểm tra
khi cần thiết.
Chương III
SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG VIỆC
Điều 11. Quy định về mật
khẩu tài khoản thư điện tử công vụ
1. Yêu cầu kỹ thuật về mật khẩu
Mật khẩu của tài khoản thư điện
tử công vụ phải đáp ứng đồng thời các yêu cầu sau:
a) Có độ dài tối thiểu 8 ký tự (khuyến
nghị từ 12 ký tự trở lên để tăng cường bảo mật), bao gồm:
- Chữ cái viết hoa (A-Z);
- Chữ cái viết thường (a-z);
- Chữ số (0-9);
- Ký tự đặc biệt (@, #, $, %,
^, &, +, =, !, *, _);
b) Không chứa khoảng trắng;
c) Không chứa tên đăng nhập (UserLogin)
hoặc địa chỉ email (Alias) của người dùng;
d) Không trùng với mật khẩu gần
nhất đã sử dụng. Ví dụ: Tphcm@2026#
2. Thời hạn thay đổi mật khẩu
a) Người dùng phải thay đổi mật
khẩu định kỳ mỗi 365 ngày (12 tháng) kể từ ngày đặt hoặc thay đổi mật khẩu lần
cuối;
b) Hệ thống sẽ tự động gửi
thông báo nhắc nhở người dùng thay đổi mật khẩu trước 07 ngày khi mật khẩu hết
hạn;
c) Khi mật khẩu hết hạn, người
dùng sẽ được yêu cầu thay đổi mật khẩu mới trước khi có thể tiếp tục sử dụng hộp
thư điện tử;
d) Trường hợp có dấu hiệu bất
thường hoặc nghi ngờ tài khoản bị xâm nhập, người dùng phải thay đổi mật khẩu
ngay lập tức và thông báo cho cơ quan, đơn vị quản lý để phối hợp xử lý.
3. Xác thực bổ sung và lấy lại
mật khẩu
Hệ thống thư điện tử công vụ hỗ
trợ tính năng xác thực hai yếu tố (2FA) và tự đặt lại mật khẩu thông qua Cổng
Người Dùng (địa chỉ: https://pmail.tphcm.gov.vn) sau khi xác thực danh tính qua
các phương thức đã đăng ký (thư điện tử cá nhân, SMS, các ứng dụng xác thực…). Người
dùng ưu tiên sử dụng tính năng tự phục vụ thông qua Cổng Người Dùng; trường hợp
không thực hiện được tính năng này sẽ gửi yêu cầu cấp lại mật khẩu đến Bộ phận
Kỹ thuật Email-TP theo quy trình tại khoản 1 Điều 9 Quy chế này. Việc đăng ký
phương thức xác thực trên Cổng Người Dùng được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ
phận Kỹ thuật Email-TP.
Điều 12. Dung lượng tài
khoản thư điện tử công vụ
1. Quy định dung lượng hộp thư
a) Đối với cá nhân là cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động được quy định tại điểm d khoản 2 Điều 1
Quy chế này, dung lượng mặc định của mỗi hộp thư điện tử công vụ là 05GB.
b) Đối với lãnh đạo cơ quan,
đơn vị (cấp Trưởng, Phó Trưởng phòng và tương đương trở lên) và hộp thư tổ chức
(hộp thư cơ quan, đơn vị, phòng, ban, bộ phận), dung lượng mặc định của mỗi hộp
thư là 10GB.
c) Trường hợp phát sinh nhu cầu
tăng dung lượng do đặc thù phục vụ nhiệm vụ chuyên môn, cơ quan, đơn vị gửi văn
bản đề nghị đến Sở Khoa học và Công nghệ hoặc Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố
nêu rõ lý do, thời hạn và mức dung lượng đề nghị tăng. Việc nâng dung lượng
được xem xét trên cơ sở khả năng tài nguyên hệ thống và yêu cầu thực tế.
2. Giới hạn kích thước thư điện
tử
a) Kích thước tối đa của một
thư điện tử (bao gồm nội dung và tệp đính kèm) gửi trong nội bộ hệ thống thư
điện tử công vụ của Thành phố là 50MB.
b) Kích thước tối đa của một
thư điện tử (bao gồm nội dung và tệp đính kèm) gửi ra bên ngoài hệ thống là
15MB nhằm đảm bảo tính tương thích với các hệ thống thư điện tử của các cơ
quan, tổ chức bên ngoài.
3. Nguyên tắc quản lý dung lượng
a) Người dùng có trách nhiệm
quản lý dung lượng hộp thư của mình, thực hiện định kỳ dọn dẹp thư rác, thư
không cần thiết, các tập tin dung lượng lớn để bảo đảm hoạt động thông suốt.
b) Khi hộp thư đạt mức cảnh báo
90% dung lượng, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở người dùng thực hiện
dọn dẹp dữ liệu.
c) Khi hộp thư vượt 100% dung
lượng cho phép, hệ thống có thể tạm ngừng việc nhận thư đến cho đến khi dung
lượng được giải phóng.
4. Quản lý kỹ thuật liên quan
đến dung lượng
a) Việc cho phép hoặc hạn chế
sử dụng các giao thức POP3, IMAP và Exchange Sync trên hệ thống thư điện tử
công vụ được cấu hình tập trung bởi Bộ phận Kỹ thuật Email-TP nhằm bảo đảm an
toàn, đồng bộ dữ liệu và tối ưu dung lượng lưu trữ trên máy chủ.
b) Người dùng không được tự ý
thay đổi các thiết lập đồng bộ trên thiết bị cá nhân (như chế độ tải thư, lưu
trữ, xóa thư trên máy chủ…) nếu có khả năng ảnh hưởng đến dữ liệu trên hệ
thống. Mọi thay đổi kỹ thuật phải thực hiện theo hướng dẫn hoặc xác nhận của Bộ
phận Kỹ thuật Email-TP.
Điều 13. Cài đặt và sử dụng
hộp thư điện tử công vụ trên thiết bị di động
1. Nguyên tắc chung
a) Việc cài đặt và sử dụng hộp
thư điện tử công vụ trên điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc thiết bị di
động khác phải bảo đảm an toàn thông tin và tuân thủ các quy định về bảo mật
thông tin trong môi trường mạng.
b) Người dùng phải chịu trách
nhiệm quản lý thiết bị cá nhân, bảo đảm không để lộ mật khẩu hoặc thông tin
truy cập hộp thư điện tử công vụ.
c) Không cài đặt hoặc đăng nhập
tài khoản thư điện tử công vụ trên thiết bị đã bẻ khóa (jailbreak, root) hoặc
thiết bị không bảo đảm an toàn bảo mật.
d) Cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm hướng dẫn người dùng trong nội bộ về sử dụng hộp thư công vụ đúng quy
định, đặc biệt đối với thiết bị cá nhân.
2. Cài đặt và cấu hình truy cập
a) Người dùng có thể cài đặt
hộp thư điện tử công vụ trên thiết bị di động thông qua ứng dụng hỗ trợ giao
thức IMAP, POP3 hoặc Exchange Sync; khuyến nghị sử dụng Exchange Sync để bảo
đảm đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị.
b) Bộ phận Kỹ thuật Email-TP có
trách nhiệm cung cấp thông số kỹ thuật cài đặt (tên máy chủ, cổng kết nối, yêu cầu
bảo mật) và hướng dẫn cấu hình cơ bản khi có yêu cầu.
c) Người dùng không được tự ý
thay đổi các thiết lập bảo mật bắt buộc do Bộ phận Kỹ thuật Email-TP cấu hình
sẵn trên hệ thống.
3. Quy định về bảo mật khi sử
dụng trên thiết bị di động
a) Thiết bị phải được đặt mật
khẩu, mã PIN hoặc sinh trắc học; trường hợp thiết bị bị mất hoặc nghi ngờ bị
chiếm quyền truy cập, người dùng phải thông báo ngay cho cơ quan, đơn vị để gửi
yêu cầu tạm khóa tài khoản đến Bộ phận Kỹ thuật Email-TP.
b) Tuyệt đối không tự động
chuyển tiếp (auto-forward) thư công vụ sang hộp thư cá nhân hoặc bên ngoài hệ
thống, trừ khi được cho phép bằng văn bản của Sở Khoa học và Công nghệ hoặc
Trung tâm Chuyển đổi số và được thiết lập bởi Bộ phận Kỹ thuật Email-TP.
c) Người dùng phải thoát (sign
out) khỏi tài khoản khi thay đổi thiết bị cá nhân có cài đặt tài khoản thư điện
tử công vụ.
Điều 14. Quy định về trao
đổi công vụ qua Hệ thống thư điện tử
1. Hệ thống thư điện tử công vụ
được khuyến khích sử dụng để trao đổi thông tin phục vụ công tác chuyên môn,
bao gồm: Thông tin chỉ đạo, điều hành nhanh, trao đổi nghiệp vụ, tài liệu làm
việc, lịch họp đơn vị, thông báo, giấy mời và các nội dung không yêu cầu thực
hiện phát hành văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
2. Khi trao đổi công việc,
người dùng có trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử công vụ để gửi và nhận tài
liệu, hồ sơ, tệp văn bản phục vụ nhiệm vụ chuyên môn; không sử dụng các nền
tảng mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin cá nhân để gửi, nhận hoặc chia sẻ tài
liệu công vụ, trừ trường hợp có quy định riêng của cơ quan có thẩm quyền.
3. Các thông báo, giấy mời qua
hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị có hiệu lực như văn bản giấy khi
được phát hành từ hộp thư điện tử công vụ của tổ chức hoặc hộp thư điện tử công
vụ được phân công thực hiện nhiệm vụ.
4. Mọi tổ chức, cá nhân, không
được sử dụng hộp thư điện tử công vụ để đăng ký tài khoản mạng xã hội, trao đổi
những thông tin quảng cáo, thông tin riêng của cá nhân hoặc những thông tin không
chính thức khác.
Điều 15. Trao đổi văn bản,
tài liệu giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân
1. Hộp thư điện tử công vụ được
sử dụng để trao đổi thông tin, tài liệu phục vụ công tác chuyên môn giữa cơ
quan nhà nước với tổ chức, cá nhân. Cơ quan nhà nước không tiếp nhận hồ sơ thủ
tục hành chính qua thư điện tử công vụ, trừ khi có quy định khác của cơ quan có
thẩm quyền.
2. Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm công khai hộp thư điện tử công vụ để tiếp nhận góp ý, phản ánh, kiến nghị
của tổ chức và cá nhân; đồng thời tổ chức tiếp nhận, xử lý và trả lời theo đúng
thẩm quyền. Trường hợp thư gửi đến có nêu rõ họ tên và thông tin liên hệ, cơ quan
phải phản hồi trong thời hạn theo quy định.
3. Cơ quan nhà nước được phép
cung cấp thông tin hỗ trợ, thông báo tình trạng xử lý hồ sơ và hướng dẫn thực
hiện thủ tục hành chính qua hộp thư điện tử công vụ.
Chương IV
QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG
VỤ
Điều 16. Trách nhiệm quản
lý, vận hành và phối hợp giữa các đơn vị liên quan
1. Sở Khoa học và Công nghệ là
cơ quan chuyên môn giúp việc cho Ủy ban nhân dân Thành phố thực hiện công tác
quản lý nhà nước về hoạt động của Hệ thống thư điện tử công vụ trên địa bàn
Thành phố, bao gồm:
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân
Thành phố ban hành quy chế, tiêu chuẩn, định hướng tổ chức xây dựng và phát
triển Hệ thống thư điện tử công vụ Thành phố.
b) Thẩm định chuyên môn, kỹ
thuật đối với các dự án nâng cấp, cải tiến Hệ thống thư điện tử công vụ Thành
phố.
c) Quản lý tập trung Danh bạ
thư điện tử công vụ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thành phố; hướng dẫn
các cơ quan, đơn vị cập nhật thông tin biến động (cơ quan sáp nhập, thành lập
mới, thay đổi nhân sự...) kịp thời cho Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố để
thực hiện cấp phát, thu hồi, cập nhật tài khoản.
d) Kiểm tra, giám sát việc thực
hiện các quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tại các cơ
quan, đơn vị; định kỳ rà soát mức độ sử dụng của người dùng theo dữ liệu do Bộ
phận Kỹ thuật Email-TP cung cấp và phối hợp các cơ quan, đơn vị để đề xuất
hướng xử lý đối với các tài khoản không hoạt động hoặc hoạt động bất thường.
đ) Phối hợp với Bộ phận Kỹ
thuật Email-TP, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố và các cơ quan, đơn vị liên
quan để xử lý kịp thời các sự cố, khiếu nại, vướng mắc và góp ý phát sinh trong
quá trình vận hành, triển khai Hệ thống thư điện tử công vụ.
e) Tiếp nhận và xử lý các phản
ánh, kiến nghị liên quan đến hoạt động của Hệ thống thư điện tử công vụ từ các
cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức theo các đầu mối hỗ trợ quy định
tại khoản 2 Điều 8 Quy chế này.
g) Báo cáo định kỳ (theo quý,
theo năm) cho Ủy ban nhân dân Thành phố về tình trạng vận hành, phát triển Hệ
thống thư điện tử công vụ, những tồn tại, khó khăn và kiến nghị giải pháp cải
thiện.
2. Trung tâm Chuyển đổi số
Thành phố là đơn vị quản trị hệ thống được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý,
vận hành, bảo trì, phát triển Hệ thống thư điện tử công vụ, có trách nhiệm:
a) Xây dựng, triển khai và duy
trì kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác và sử dụng thư điện
tử công vụ cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.
b) Xây dựng, triển khai kế
hoạch, dự toán kinh phí vận hành, duy trì và phát triển Hệ thống thư điện tử
công vụ, bảo đảm đồng bộ với các hệ thống thông tin của Thành phố và khả năng
kết nối an toàn với các hệ thống của Trung ương, các bộ ngành.
c) Giám sát kỹ thuật và đánh
giá hiệu năng hoạt động của Hệ thống thư điện tử công vụ; định kỳ đánh giá tính
ổn định, tốc độ phản hồi, thời gian hoạt động liên tục (uptime) và đề xuất các giải
pháp nâng cấp, tối ưu hóa hoạt động hệ thống.
d) Phối hợp với Sở Khoa học và
Công nghệ quản lý, cập nhật Danh bạ thư điện tử của Thành phố; lưu trữ thông
tin đầy đủ, chính xác và bảo mật theo quy định tại Điều 7 Quy chế này.
đ) Quản lý, cấp phát và thay
đổi dung lượng lưu trữ cho các tài khoản theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Quy
chế này; định kỳ rà soát và dự báo nhu cầu nâng cấp dung lượng toàn hệ thống để
bảo đảm hoạt động thông suốt.
e) Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật của
hệ thống, bao gồm: Vận hành, nâng cấp phần cứng và phần mềm, thực hiện sao lưu
dự phòng định kỳ bảo đảm an toàn, bảo mật, tính ổn định và tốc độ truyền tải.
g) Thực hiện giám sát, cảnh báo
và ứng cứu sự cố an toàn thông tin theo mức độ ưu tiên; lưu trữ nhật ký hệ
thống phục vụ kiểm tra, đối soát, tra cứu và bảo đảm an toàn hệ thống; trường
hợp phát hiện sự cố bảo mật nghiêm trọng, phải thông báo kịp thời cho Sở Khoa
học và Công nghệ để phối hợp xử lý.
h) Đảm bảo tuân thủ các quy
định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, kiểm soát truy cập, mã hóa thông
tin trong quá trình lưu trữ, truyền tải dữ liệu; triển khai các giải pháp bảo
mật phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
i) Thông báo công khai khi hệ thống
gặp sự cố và triển khai ngay biện pháp khắc phục; thông báo phải nêu rõ thời gian
dự kiến khôi phục và tần suất cập nhật tiến độ xử lý.
3. Bộ phận hỗ trợ kỹ thuật hộp
thư điện tử công vụ
Bộ phận hỗ trợ kỹ thuật hộp thư
điện tử công vụ (gọi tắt là Bộ phận Kỹ thuật Email-TP, địa chỉ: [email protected]) là bộ phận trực thuộc Trung tâm Chuyển
đổi số Thành phố, thực hiện trực tiếp các công tác kỹ thuật liên quan đến quản
lý tài khoản và bảo mật hệ thống. Các trách nhiệm cụ thể bao gồm:
a) Tiếp nhận và xử lý các yêu
cầu kỹ thuật của các cơ quan, đơn vị hoặc từ Sở Khoa học và Công nghệ, Trung
tâm Chuyển đổi số Thành phố về cấp mới, thay đổi thông tin, thu hồi, tạm khóa,
mở khóa, cấp lại mật khẩu tài khoản thư điện tử công vụ theo quy trình quy định
tại Điều 8 Quy chế này.
b) Phát hiện và ứng cứu sự cố
an toàn thông tin, kỹ thuật liên quan đến tài khoản, hộp thư điện tử công vụ,
bao gồm: xâm nhập trái phép, phát tán thư điện tử/mã độc, tấn công từ chối dịch
vụ (DoS/DDoS) hoặc các hoạt động bất thường khác.
c) Khóa tài khoản ngay lập tức
khi phát hiện dấu hiệu bị chiếm dụng, lạm dụng hoặc phát tán thư điện tử/mã độc
ra ngoài hệ thống; đồng thời thông báo cho Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển
đổi số Thành phố để phối hợp xử lý.
d) Ghi nhật ký (log) chi tiết
các hoạt động can thiệp kỹ thuật liên quan đến tài khoản (cấp mới, thay đổi,
khóa, mở khóa, thu hồi) phục vụ tra soát, kiểm tra và xử lý sự cố.
đ) Cấu hình và quản lý các
thiết lập bảo mật bắt buộc trên hệ thống, bao gồm: chính sách mật khẩu, mã hóa
kết nối (giao thức SSL/TLS), xác thực hai yếu tố, kiểm soát truy cập; người
dùng không được phép tự ý thay đổi các thiết lập này.
e) Cung cấp thông số kỹ thuật
cấu hình (tên máy chủ, cổng kết nối, yêu cầu bảo mật) và hướng dẫn cài đặt hộp
thư điện tử công vụ trên thiết bị di động hoặc phần mềm client email khác khi
có yêu cầu.
g) Quản lý và điều chỉnh các
giao thức truyền tải POP3, IMAP và Exchange Sync nhằm bảo đảm an toàn, đồng bộ
dữ liệu và tối ưu dung lượng lưu trữ trên máy chủ.
h) Cung cấp báo cáo, dữ liệu
thống kê định kỳ (theo quý) cho Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi
số Thành phố về tình trạng hoạt động hệ thống, số lượng tài khoản, sự cố phát
sinh, mức độ sử dụng và các chỉ số kỹ thuật khác khi có yêu cầu.
Điều 17. Trách nhiệm của các
cơ quan liên quan khác trong việc quản lý, duy trì hoạt động của Hệ thống thư
điện tử công vụ Thành phố
1. Sở Nội vụ phối hợp với Sở
Khoa học và Công nghệ rà soát, hướng dẫn đưa tiêu chí về mức độ sử dụng hộp thư
điện tử công vụ vào nội dung xét thi đua khen thưởng đột xuất, thường xuyên
hàng năm cho các cơ quan và cá nhân.
2. Sở Tài chính có trách nhiệm
phối hợp Sở Khoa học và Công nghệ và Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố thực
hiện:
a) Cân đối, bố trí nguồn kinh
phí cho các dự án đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, hạ tầng cho Hệ thống
thư điện tử công vụ nhằm đảm bảo các điều kiện kỹ thuật cần thiết để hệ thống
vận hành ổn định.
b) Bảo đảm kinh phí duy trì,
vận hành, bảo trì, sao lưu dự phòng và nâng cấp thường xuyên Hệ thống thư điện
tử công vụ.
c) Bảo đảm kinh phí cho các
hoạt động tuyên truyền, đào tạo, tập huấn, hỗ trợ cài đặt và triển khai việc sử
dụng hộp thư điện tử công vụ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thành phố.
d) Hướng dẫn cơ chế tài chính,
chế độ quyết toán, thanh toán liên quan đến đầu tư, mua sắm và quản lý, khai
thác Hệ thống theo quy định của pháp luật.
3. Công an Thành phố phối hợp
cùng với Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố đảm bảo an
toàn, an ninh thông tin cho Hệ thống thư điện tử công vụ.
Điều 18. Trách nhiệm chung
của các cơ quan và cá nhân sử dụng thư điện tử
1. Đối với cơ quan, đơn vị sử
dụng
a) Tuyên truyền, nâng cao nhận
thức cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về vai trò và yêu cầu
bắt buộc khi sử dụng thư điện tử công vụ trong xử lý công việc.
b) Tổ chức đăng ký, quản lý và
giám sát việc sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan và cá nhân thuộc phạm vi quản
lý; phân công rõ ràng cá nhân được ủy quyền quản lý hộp thư cơ quan và theo dõi
việc chấp hành của người sử dụng.
c) Bảo đảm khai thác, sử dụng
hộp thư điện tử đúng quy định, trong đó yêu cầu kiểm tra hộp thư tối thiểu 02 lần/ngày
trong giờ làm việc hoặc thường xuyên hơn tùy theo đặc thù hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
d) Trường hợp cần thiết, người
đứng đầu cơ quan, đơn vị ban hành danh mục các văn bản, tài liệu mật và các
loại tài liệu không được phép gửi qua thư điện tử và Quy chế quản lý, sử dụng
thư điện tử công vụ nội bộ, phù hợp với Quy chế này và đặc thù của cơ quan, đơn
vị bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn
thông tin.
2. Cá nhân được cấp hộp thư
điện tử công vụ trong hệ thống cơ quan nhà nước của Thành phố phải tuân thủ các
quy định sử dụng thư điện tử tại Chương III Quy chế này. Ngoài ra, phải thực
hiện các nội dung sau đây:
a) Tự quản lý mật khẩu cá nhân
hộp thư điện tử công vụ, không cung cấp mật khẩu cho người khác; trường hợp bị
lộ hoặc quên mật khẩu, phải yêu cầu thay đổi mật khẩu theo quy định tại Điều 11
của Quy chế này.
b) Chủ động đăng ký phương thức
xác thực danh tính trên Cổng Người Dùng (https://pmail.tphcm.gov.vn) để có thể
tự thực hiện các tác vụ đặt lại mật khẩu, mở khóa tài khoản khi cần thiết.
c) Tự
quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin.
d)
Không truy nhập trái phép hộp thư điện tử của người khác.
đ)
Không trao đổi thông tin trái quy định qua hộp thư điện tử công vụ đã được cấp.
e)
Tuân thủ các quy định về bảo mật, an toàn thông tin và an ninh mạng trong quá
trình sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ; không được có hành vi ảnh hưởng đến
hoạt động của hệ thống như phát tán virus, thư rác.
Chương
V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
19. Điều khoản thi hành
Giao
Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Trung tâm Chuyển đổi
số Thành phố và các Sở, ngành có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực
hiện Quy chế này.
Thủ
trưởng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm tổ chức triển
khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
Trong
quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các tổ chức, cá nhân
gửi nội dung góp ý về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp trình Ủy ban nhân
dân Thành phố quyết định./.