Quyết định 1276/QĐ-UBND 2023 quy trình nội bộ thủ tục hành chính Hộ tịch Sở Tư pháp Sóc Trăng

• Số hiệu: 1276/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Sóc Trăng
• Người ký: Lâm Hoàng Nghiệp
• Ngày ban hành: 29/05/2023

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1276/QĐ-UBND	Sóc Trăng, ngày 29 tháng 5 năm 2023

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT CÁC QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC THẨM QUYỀN TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT CỦA SỞ TƯ PHÁP TỈNH SÓC TRĂNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 60/TTr-STP ngày 08 tháng 5 năm 2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 02 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Hộ tịch thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của Sở Tư pháp tỉnh Sóc Trăng.

Điều 2. Giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm:

1. Chủ trì phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công, triển khai thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình nội bộ được phê duyệt tại Quyết định này.

2. Trên cơ sở nội dung quy trình nội bộ được phê duyệt tại Quyết định này, chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức thực hiện việc xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh theo quy định của Chính phủ tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP , Nghị định số 107/2021/NĐ-CP và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ tại Thông tư số 01/2018/TT-VPCP .

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Sóc Trăng và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Văn phòng Chính phủ (để báo cáo); - Cổng TTĐT tỉnh (đăng tải); - Trung tâm Phục vụ hành chính công; - Lưu: VT.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lâm Hoàng Nghiệp

QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC THẨM QUYỀN TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT CỦA SỞ TƯ PHÁP TỈNH SÓC TRĂNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1276/QĐ-UBND ngày 29 tháng 5 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng)

Quy trình số 01

Thủ tục: Xác nhận thông tin hộ tịch

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	Cơ quan, tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (Trung tâm) - Số 19, Trần Hưng Đạo, phường 3, thành phố Sóc Trăng, tỉnh Sóc Trăng	Cơ quan, tổ chức, cá nhân	Khi có yêu cầu	Hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
Bước 2	- Kiểm tra, hướng dẫn, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/hoặc trực tuyến/hoặc qua dịch vụ bưu chính. - Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử; chuyển công chức thụ lý; gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Thu lệ phí (nếu có). - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	Công chức Sở Tư pháp làm việc tại Trung tâm	0,5 ngày	Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ/Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ kèm theo hồ sơ TTHC.
Bước 3	- Tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm; - Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết. - Trong trường hợp cần phải tiến hành xác minh thì Công chức tư pháp-hộ tịch tiến hành xác minh. - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung...)	Công chức Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp	- 01 ngày (không phải xác minh) - 08 ngày làm việc (Xác minh)	Dự thảo kết quả giải quyết/Văn bản từ chối giải quyết hồ sơ (nêu rõ lý do) kèm theo Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 4	- Xem xét, ký phê duyệt kết quả TTHC. - Vào số văn bản, lưu trữ hồ sơ, Chuyển trả kết quả về Trung tâm	Lãnh đạo Sở Tư pháp/ Văn thư Sở Tư pháp/Công chức Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp	01 ngày	Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch/Văn bản từ chối giải quyết hồ sơ (nêu rõ lý do)
Bước 5	- Xác nhận trên phần mềm một cửa điện tử của Sở Tư pháp về kết quả đã có tại Trung tâm; - Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính - Kết thúc hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử. Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, bộ phận giải quyết hồ sơ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho công chức của Sở làm việc tại Trung tâm và gửi văn bản xin lỗi tổ chức/cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian gia hạn trả kết quả (việc hẹn ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần); cập nhật hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh.	Công chức Sở Tư pháp làm việc tại Trung tâm	0,5 ngày	- Kết quả giải quyết TTHC được xác nhận trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử của Sở. - Kết quả trả cho tổ chức, cá nhân - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ đã được ký duyệt - Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (nếu có).
Tổng thời hạn giải quyết TTHC: + Trường hợp không phải tiến hành xác minh: 03 ngày; + Trường hợp phải tiến hành xác minh: không quá 10 ngày làm việc.

Quy trình số 02

Thủ tục: Cấp bản sao Trích lục hộ tịch

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (Trung tâm) - số 19, Trần Hưng Đạo, phường 3, thành phố Sóc Trăng, tỉnh Sóc Trăng (có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích).	Tổ chức, cá nhân	Khi có yêu cầu	Hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
Bước 2	- Kiểm tra, hướng dẫn, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/hoặc trực tuyến/hoặc qua dịch vụ bưu chính. - Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử; chuyển cán bộ thụ lý; gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Thu lệ phí (nếu có) - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	Công chức Sở Tư pháp làm việc tại Trung tâm	01 giờ làm việc	Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ/Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ kèm theo hồ sơ TTHC.
Bước 3	- Tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm; - Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết. - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung...)	Công chức Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp	04 giờ làm việc	Dự thảo kết quả giải quyết/Văn bản yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ/Văn bản từ chối giải quyết hồ sơ kèm theo Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 4	- Xem xét, ký duyệt Văn bản yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ/ /Văn bản từ chối giải quyết hồ sơ. - Vào số văn bản, lưu trữ hồ sơ, Chuyển trả kết quả về Trung tâm	Lãnh đạo Sở Tư pháp/ Văn thư Sở Tư pháp/Công chức Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp	02 giờ làm việc (06 giờ làm việc đối với trường hợp nhận sau 15 giờ)	Bản sao trích lục hộ tịch/Văn bản yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ/Văn bản từ chối kèm theo Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 5	- Xác nhận trên phần mềm một cửa điện tử của Sở Tư pháp về kết quả đã có tại Trung tâm; - Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; - Kết thúc hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử. Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, bộ phận giải quyết hồ sơ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho công chức của Sở làm việc tại Trung tâm và gửi văn bản xin lỗi tổ chức/cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian gia hạn trả kết quả (việc hẹn ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần); cập nhật hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh.	Công chức Sở Tư pháp làm việc tại Trung tâm	01 giờ làm việc	- Kết quả giải quyết TTHC được xác nhận trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử của Sở. - Kết quả trả cho tổ chức, cá nhân. - Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ đã được ký duyệt. - Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (nếu có).
Tổng thời hạn giải quyết TTHC: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.