Trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng mới nhất áp dụng từ 01/7/2025

Trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng mới nhất áp dụng từ 01/7/2025

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 104/2025/NĐ-CP về trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng như sau:

Điều 19. Hồ sơ, trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng

...

2. Công chứng viên đủ điều kiện theo quy định tại Điều 24 của Luật Công chứng lập 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử về Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng dự kiến đặt trụ sở.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có văn bản trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp và hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Trường hợp thông tin trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chưa đầy đủ, chưa thống nhất, Sở Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh yêu cầu người nộp hồ sơ bổ sung, làm rõ. Thời hạn quy định tại khoản này được tính từ ngày Sở Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhận được kết quả bổ sung, làm rõ thông tin.

Như vậy, trình tự thủ tục thành lập Văn phòng công chứng từ 01/7/2025 như sau:

Bước 1: Công chứng viên đủ điều kiện lập 01 bộ hồ sơ theo quy định và nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến đến Sở Tư pháp nơi dự kiến đặt trụ sở.

Bước 2: Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có văn bản trình UBND cấp tỉnh xem xét quyết định.

Bước 3: Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản của Sở Tư pháp và hồ sơ hợp lệ, UBND cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập hoặc từ chối bằng văn bản nêu rõ lý do.

Lưu ý: Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất, Sở Tư pháp hoặc UBND cấp tỉnh sẽ yêu cầu bổ sung, làm rõ. Thời hạn xử lý chỉ được tính từ khi nhận đủ hồ sơ đã bổ sung đúng quy định.

Trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng mới nhất áp dụng từ 01/7/2025 (hình từ internet) 

Hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng gồm những giấy tờ gì?

Theo đó, tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về ồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng bao gồm các giấy tờ sau:

(1) Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện đề án thành lập Văn phòng công chứng; giá trị và tỷ lệ góp vốn, xác định thời hạn góp vốn trước ngày Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; thông tin về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

(2) Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên hợp danh dự kiến và dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; quyết định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

(3) Giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng.

Giấy tờ quy định tại điểm b và điểm c khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

Dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng quy định tại điểm b khoản này gồm các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng; họ và tên, địa chỉ liên lạc của các công chứng viên hợp danh; tổng vốn điều lệ, tài sản góp vốn, giá trị và tỷ lệ góp vốn của các công chứng viên hợp danh; quyền và nghĩa vụ của các công chứng viên hợp danh; cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn phòng công chứng và các công chứng viên hợp danh còn lại; nguyên tắc trả lương, thu nhập; nguyên tắc giải quyết tranh chấp; thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ.

Trụ sở của Văn phòng công chứng phải đáp ứng những điều kiện gì?

Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 104/2025/NĐ-CP thì văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện về trụ sở, cụ thể như sau:

- Có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;

- Có diện tích làm việc tối thiểu là 8m2 cho mỗi công chứng viên, diện tích kho lưu trữ tối thiểu là 50m2; bảo đảm các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật;

- Trường hợp thuê trụ sở thì thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm.

Bên cạnh đó, Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ các thông tin về trụ sở của Văn phòng công chứng dự kiến thành lập trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng; nộp giấy tờ chứng minh đủ điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

Xem thêm: Tiêu chí, điều kiện văn phòng công chứng sau sáp nhập tỉnh theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP