Thông tư 02/2009/TT-BKH hướng dẫn lập kế hoạch đấu thầu

• Số hiệu: 02/2009/TT-BKH
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Kế hoạch và Đầu tư
• Người ký: Võ Hồng Phúc
• Ngày ban hành: 17/02/2009

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ ---------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------
Số: 02/2009/TT-BKH	Hà Nội, ngày 17 tháng 02 năm 2009

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

Căn cứ Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ khoản 1 Điều 67 của Nghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 5 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 116/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn lập kế hoạch đấu thầu như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Đối tượng áp dụng là cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trình duyệt kế hoạch đấu thầu (sau đây gọi là chủ đầu tư) đối với các dự án đã được phê duyệt thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu.

Trường hợp gói thầu dịch vụ tư vấn được thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án thì khi lập kế hoạch đấu thầu có thể tham khảo theo Thông tư hướng dẫn này.

II. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Việc lập kế hoạch đấu thầu được thực hiện theo các nguyên tắc quy định tại Điều 6 của Luật Đấu thầu và Điều 10 của Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 5 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ, cụ thể như sau:

a) Kế hoạch đấu thầu phải được người có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản sau khi phê duyệt quyết định đầu tư hoặc phê duyệt đồng thời với quyết định đầu tư trong trường hợp đủ điều kiện để làm cơ sở pháp lý cho chủ đầu tư tổ chức lựa chọn nhà thầu.

b) Kế hoạch đấu thầu phải lập cho toàn bộ dự án; trường hợp chưa đủ điều kiện lập cho toàn bộ dự án và cấp bách thì được phép lập kế hoạch đấu thầu cho một số gói thầu để thực hiện trước.

c) Trong kế hoạch đấu thầu phải nêu rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói thầu. Nội dung của từng gói thầu bao gồm: tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng.

d) Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ của dự án và có quy mô gói thầu hợp lý (quy mô gói thầu phải phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của dự án, năng lực của nhà thầu hiện tại và phù hợp với sự phát triển của thị trường trong nước). Mỗi gói thầu chỉ có một hồ sơ mời thầu và được tiến hành đấu thầu một lần. Một gói thầu được thực hiện theo một hợp đồng; trường hợp gói thầu gồm nhiều phần độc lập thì được thực hiện theo một hoặc nhiều hợp đồng.

2. Khi lập kế hoạch đấu thầu, chủ đầu tư cần căn cứ theo Mẫu quy định tại Phần III Thông tư này.

3. Trình duyệt kế hoạch đấu thầu

Chủ đầu tư có trách nhiệm trình kế hoạch đấu thầu lên người quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền quyết định đầu tư (sau đây gọi chung là người quyết định đầu tư) xem xét, phê duyệt; đồng thời gửi cho cơ quan, tổ chức thẩm định; trường hợp trình kế hoạch đấu thầu lên Thủ tướng Chính phủ, chủ đầu tư còn phải gửi cho bộ quản lý ngành để có ý kiến bằng văn bản trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt.

Văn bản trình duyệt kế hoạch đấu thầu bao gồm các nội dung công việc của dự án như: phần công việc đã thực hiện, phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu, phần kế hoạch đấu thầu, phần công việc chưa đủ điều kiện để lập kế hoạch đấu thầu. Tổng giá trị các phần công việc trên không được vượt tổng mức đầu tư của dự án.

Văn bản trình duyệt kế hoạch đấu thầu được lập thành tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu theo quy định tại Phần III Thông tư này.

4. Thẩm định và phê duyệt kế hoạch đấu thầu.

Căn cứ văn bản trình duyệt kế hoạch đấu thầu do chủ đầu tư trình, cơ quan, tổ chức thẩm định kế hoạch đấu thầu liên quan phải tiến hành thẩm định và lập báo cáo thẩm định trình người quyết định đầu tư phê duyệt trong thời hạn tối đa là 20 ngày (đối với trường hợp gói thầu thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ tối đa là 30 ngày).

Người quyết định đầu tư có trách nhiệm phê duyệt kế hoạch đấu thầu trong thời hạn không quá 10 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo của cơ quan, tổ chức thẩm định. Việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu thuộc trách nhiệm của Thủ tướng Chính phủ được thực hiện theo Quy chế làm việc của Chính phủ.

III. MẪU KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

Mẫu kế hoạch đấu thầu được ban hành kèm theo Thông tư này bao gồm những nội dung sau:

A. Mẫu tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu

I. Mô tả tóm tắt dự án

II. Phần công việc đã thực hiện

III. Phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu

IV. Phần Kế hoạch đấu thầu

1. Biểu Kế hoạch đấu thầu

2. Giải trình nội dung Kế hoạch đấu thầu

V. Phần công việc chưa đủ điều kiện để lập kế hoạch đấu thầu (nếu có)

VI. Kiến nghị

B. Phụ lục

Phụ lục 1. Tài liệu pháp lý đính kèm văn bản trình duyệt

Phụ lục 2. Bảng, biểu và tài liệu khác đính kèm văn bản trình duyệt (nếu có)

Phụ lục 3. Ví dụ tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu

IV. HIỆU LỰC THI HÀNH

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày, kể từ ngày ký.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung ương, Ủy ban nhân dân các cấp và tổ chức, cá nhân có liên quan gửi ý kiến về Bộ Kế hoạch và Đầu tư để kịp thời xem xét, chỉnh lý./.

Nơi nhận: - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - VP BCĐTW về phòng, chống tham nhũng; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Website của Chính phủ; Công báo; - Các Sở KH&ĐT các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Các đơn vị thuộc Bộ KH&ĐT; - Cục Kiểm tra văn bản-Bộ Tư Pháp; - Lưu: VT, Cục QLĐT;

BỘ TRƯỞNG Võ Hồng Phúc

MẪU KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

(Ban hành kèm theo Thông tư số: 02/2009/TT-BKH ngày 17 tháng 02 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

Trong Mẫu này những chữ in nghiêng là nội dung mang tính gợi ý, hướng dẫn. Nội dung của Mẫu kế hoạch đấu thầu sẽ được người sử dụng cụ thể hóa theo từng dự án cụ thể;

Từ ngữ viết tắt trong Mẫu:

KHĐT Vốn ODA

Kế hoạch đầu tư Là vốn vay từ các nhà tài trợ (Ngân hàng Thế giới-WB, Ngân hàng Phát triển Châu Á-ADB, Cơ quan Hợp tác Quốc tế Nhật Bản-JICA, Ngân hàng Tái thiết Đức-KfW, Cơ quan Phát triển Pháp-AFD…)

A. MẪU TỜ TRÌNH PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

[TÊN CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN] [TÊN CHỦ ĐẦU TƯ] ----------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------
Số: /TTr-	……, ngày…..tháng…..năm…..

TỜ TRÌNH

Phê duyệt kế hoạch đấu thầu

[Tên dự án hoặc tên gói thầu]

Kính gửi: [Tên người có thẩm quyền]

Căn cứ quyết định đầu tư hoặc quyết định phê duyệt dự án [Ghi rõ số quyết định và ngày tháng năm] của [Tên người quyết định đầu tư hoặc người quyết định phê duyệt dự án] về việc phê duyệt dự án [Tên dự án được phê duyệt], [Tên chủ đầu tư] trình [Tên người có thẩm quyền] xem xét, phê duyệt KHĐT trên cơ sở những nội dung dưới đây.

I. MÔ TẢ TÓM TẮT DỰ ÁN

Phần này giới thiệu khái quát thông tin về dự án như sau:

- Tên dự án;

- Tổng mức đầu tư hoặc tổng vốn đầu tư;

- Tên chủ đầu tư hoặc chủ dự án;

- Nguồn vốn;

- Thời gian thực hiện dự án;

- Địa điểm, quy mô dự án;

- Các thông tin khác (nếu có).

II. PHẦN CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN

Phần công việc này bao gồm các gói thầu hoặc công việc đã thực hiện trong quá trình chuẩn bị dự án như lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (báo cáo đầu tư), báo cáo nghiên cứu khả thi (dự án đầu tư) và một số công việc khác (nếu có).

Phần công việc đã thực hiện cũng bao gồm những gói thầu thực hiện trước do chưa đủ điều kiện để lập KHĐT cho toàn bộ dự án mà chỉ lập KHĐT riêng cho từng gói thầu.

Đối với từng gói thầu hoặc công việc đã thực hiện cần nêu rõ: tên đơn vị thực hiện; tên công việc hoặc tên gói thầu; giá trị thực hiện, giá hợp đồng hoặc giá trúng thầu; hình thức hợp đồng; thời gian thực hiện hợp đồng.

Biểu 1: Phần công việc đã thực hiện ^(1)

STT	Nội dung công việc hoặc tên gói thầu	Đơn vị thực hiện	Giá trị thực hiện, giá hợp đồng hoặc giá trúng thầu	Hình thức hợp đồng	Thời gian thực hiện hợp đồng	Văn bản phê duyệt (nếu có)^(2)
1
2
…
Tổng cộng giá trị thực hiện, giá hợp đồng hoặc giá trúng thầu

Ghi chú:

(1) Trường hợp có nhiều gói thầu hoặc công việc đã thực hiện trước khi có quyết định đầu tư thì đưa biểu vào phần Phụ lục.

(2) Đối với các gói thầu đã thực hiện trước cần nêu tên văn bản phê duyệt (phê duyệt KHĐT, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu).

III. PHẦN CÔNG VIỆC KHÔNG ÁP DỤNG HÌNH THỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Phần này bao gồm nội dung và giá trị các công việc không thể tiến hành lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu như: chi phí cho ban quản lý dự án; chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng (nếu có); dự phòng phí (phần chưa phân bổ cho từng gói thầu) và những khoản chi phí khác (nếu có).

Biểu 2: Phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu

STT	Nội dung công việc	Đơn vị thực hiện	Giá trị thực hiện
1
2
…
Tổng cộng giá trị thực hiện

IV. PHẦN KHĐT

Phần KHĐT bao gồm những công việc hình thành các gói thầu được thực hiện theo một trong bảy hình thức lựa chọn nhà thầu quy định trong Luật Đấu thầu. Các công việc như rà phá bom, mìn, vật nổ; xây dựng khu tái định cư; chuẩn bị mặt bằng xây dựng; bảo hiểm công trình, đào tạo; công việc tư vấn đấu thầu; tư vấn khảo sát, lập thiết kế xây dựng; tư vấn giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị… phải được thể hiện rõ trong KHĐT.

1. Biểu KHĐT

KHĐT bao gồm việc xác định số lượng các gói thầu và nội dung của từng gói thầu (tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng). KHĐT được lập thành biểu như sau:

Biểu 3: Tổng hợp KHĐT^(1)

STT	Tên gói thầu	Giá gói thầu^(2)	Nguồn vốn	Hình thức lựa chọn nhà thầu	Phương thức đấu thầu	Thời gian lựa chọn nhà thầu	Hình thức hợp đồng	Thời gian thực hiện hợp đồng
1
2
…
Tổng cộng giá gói thầu

Ghi chú:

(1) Trường hợp có nhiều gói thầu thì đưa Biểu KHĐT vào phần Phụ lục KHĐT của các gói thầu được xếp theo từng lĩnh vực, theo thứ tự thời gian và trình tự công việc thực hiện.

(2) Trường hợp giá gói thầu bao gồm cả dự phòng thì ghi rõ giá trị dự phòng.

Tổng giá trị các phần công việc đã thực hiện, phần công việc không áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu và phần công việc thuộc KHĐT không được vượt quá tổng mức đầu tư của dự án.

2. Giải trình nội dung KHĐT[1]

a) Tên gói thầu và cơ sở phân chia các gói thầu

- Tên gói thầu

Tên gói thầu thể hiện khái quát tính chất, nội dung và phạm vi công việc của gói thầu, phù hợp với nội dung công việc nêu trong dự án.

Trường hợp gói thầu bao gồm nhiều phần riêng biệt (nhiều lô), tên gói thầu cần nêu tên của từng phần và tên từng phần phải thể hiện nội dung cơ bản của phần đó.

- Cơ sở phân chia các gói thầu

Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải căn cứ vào nội dung dự án, tính chất của công việc, trình tự thực hiện theo thời gian và theo các nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo tính đồng bộ về mặt kỹ thuật và công nghệ của dự án, không được chia những công việc của dự án thành các gói thầu quá nhỏ, làm mất sự thống nhất, đồng bộ yêu cầu về kỹ thuật và công nghệ.

+ Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.

+ Đảm bảo quy mô hợp lý (phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của dự án, năng lực của nhà thầu hiện tại và phù hợp với sự phát triển của thị trường trong nước…).

+ Mỗi gói thầu chỉ có một hồ sơ mời thầu hoặc một hồ sơ yêu cầu và được tiến hành đấu thầu một lần.

Việc chia dự án thành các gói thầu trái với quy định để thực hiện chỉ định thầu hoặc tạo cơ hội cho số ít nhà thầu tham gia là không phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu.

b) Giá gói thầu

Giá gói thầu là toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu (bao gồm cả chi phí dự phòng) được xác định trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dự toán được duyệt (nếu có) và các quy định hiện hành.

Đối với dự án sử dụng vốn ODA, giá gói thầu còn phải được xác định trên cơ sở của điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận quốc tế đã được cơ quan có thẩm quyền của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết với nhà tài trợ.

Trong trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt thì giá gói thầu trong KHĐT cần nêu rõ giá ước tính cho từng phần.

Đối với những gói thầu lớn, phức tạp, thời gian thực hiện kéo dài, tại thời điểm lập KHĐT chưa lường trước các công việc, chi phí phát sinh thì trong giá gói thầu cần bao gồm cả dự phòng. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa thông thường, áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói thì giá gói thầu không cần thiết có dự phòng.

Trường hợp giá gói thầu có dự phòng thì trong KHĐT cần phải thể hiện rõ chi phí dự phòng trong giá gói thầu. Việc xác định chi phí dự phòng và nội dung công việc cần có dự phòng căn cứ vào các quy định pháp luật có liên quan. Đối với gói thầu xây lắp cần căn cứ vào quy định của pháp luật về xây dựng.

Khi tham dự thầu, nhà thầu tính giá dự thầu dựa trên khối lượng công việc cần thực hiện của gói thầu. Vì vậy trường hợp giá gói thầu có dự phòng, việc đánh giá và xác định giá đề nghị trúng thầu cần căn cứ vào giá gói thầu không kể phần dự phòng.

Dự phòng trong giá gói thầu để giải quyết đối với những công việc phát sinh, trượt giá trong quá trình thực hiện hợp đồng và tạo thuận lợi khi điều chỉnh hợp đồng (nếu có).

Khi lập KHĐT, trường hợp đã có thiết kế chi tiết, dự toán cho hạng mục công việc xây lắp được phê duyệt thì giá gói thầu được xác định trên cơ sở dự toán cho hạng mục công việc xây lắp tương ứng với gói thầu.

Chú ý: Chi phí dự phòng chưa phân bổ nêu ở phần III (là tổng chi phí dự phòng của dự án trừ đi chi phí dự phòng đã phân bổ trong các gói thầu) để bổ sung cho chi phí tăng thêm khi dự toán được duyệt lớn hơn giá gói thầu được duyệt.

c) Nguồn vốn

Đối với mỗi gói thầu phải nêu rõ nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn để thanh toán cho nhà thầu.

Xác định rõ nguồn vốn để thanh toán cho nhà thầu là yêu cầu bắt buộc khi lập KHĐT, tránh việc không có vốn thanh toán khi nhà thầu đã thực hiện hợp đồng.

Trường hợp sử dụng vốn ODA thì phải nêu rõ tên nhà tài trợ vốn và cơ cấu nguồn vốn (trong nước, ngoài nước).

d) Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu

- Hình thức lựa chọn nhà thầu

Tùy theo tính chất, đặc điểm của gói thầu mà xác định hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu hiện hành. Khi áp dụng hình thức khác với hình thức đấu thầu rộng rãi thì phải giải trình lý do cụ thể.

Khi lựa chọn hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cần nêu rõ là đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế trong nước hoặc quốc tế hoặc có sơ tuyển.

Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, gói thầu EPC có giá trị ≥ 300 tỷ đồng và gói thầu xây lắp có giá trị ≥ 200 tỷ đồng theo quy định thì phải thực hiện sơ tuyển. Trường hợp những gói thầu trên có yêu cầu kỹ thuật cao, kỹ thuật có tính chất đặc thù, có tính chất nghiên cứu, thử nghiệm mà trong thực tế chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng yêu cầu thì có thể áp dụng đấu thầu hạn chế mà không cần thiết phải tiến hành sơ tuyển.

- Phương thức đấu thầu

Phương thức đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC.

Phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn.

Phương thức đấu thầu hai giai đoạn được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, đa dạng, chủ đầu tư chưa hiểu rõ về gói thầu nên không có khả năng xác định rõ các yêu cầu về kỹ thuật.

đ) Thời gian lựa chọn nhà thầu

Thời gian lựa chọn nhà thầu là khoảng thời gian để thực hiện các công việc như sơ tuyển nhà thầu (nếu có), lập hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu, phát hành hồ sơ mời thầu, chuẩn bị hồ sơ dự thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, trình thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thương thảo hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Thời gian lựa chọn nhà thầu phải tiến hành trước thời điểm thực hiện hợp đồng một khoảng thời gian vừa đủ để thực hiện các công việc trên.

e) Hình thức hợp đồng

Tùy theo tính chất, yêu cầu công việc của gói thầu mà xác định hình thức hợp đồng phù hợp theo quy định để tránh việc áp dụng hợp đồng không khả thi dẫn đến phải điều chỉnh, bổ sung trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Trường hợp trong một gói thầu có nhiều công việc tương ứng với nhiều hình thức hợp đồng thì hợp đồng đối với gói thầu đó có thể bao gồm nhiều hình thức hợp đồng.

Trường hợp gói thầu bao gồm những phần công việc được xác định rõ về số lượng, khối lượng và khi thực hiện không có phát sinh, không có biến động về giá thì áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói. Đối với gói thầu xây lắp xét thấy sẽ có phát sinh khối lượng trong quá trình thực hiện và thị trường biến động (giá cả nguyên, nhiên, vật liệu xây dựng biến động không lường trước được) chứa đựng nhiều rủi ro với chủ đầu tư và nhà thầu thì phải áp dụng hình thức hợp đồng theo đơn giá.

g) Thời gian thực hiện hợp đồng

Thời gian thực hiện hợp đồng đối với từng gói thầu được xác định cụ thể, phù hợp với tiến độ thực hiện toàn bộ dự án.

V. PHẦN CÔNG VIỆC CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN LẬP KHĐT (NẾU CÓ)

Trường hợp tại thời điểm lập KHĐT, dự án có những phần công việc chưa đủ điều kiện hình thành nên gói thầu (dự án chưa phân bổ hết nguồn vốn đầu tư) thì phải nêu nội dung công việc và giá trị phần công việc còn lại trong KHĐT.

VI. KIẾN NGHỊ

Trên cơ sở những nội dung phân tích nêu trên, [Tên chủ đầu tư] đề nghị người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt KHĐT [Tên gói thầu hoặc tên dự án].

Trong trường hợp cần thiết, chủ đầu tư có thể đề nghị người có thẩm quyền xem xét việc ủy quyền cho chủ đầu tư phê duyệt một số nội dung cụ thể như: hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu đối với những gói thầu đơn giản, quy mô nhỏ.

Kính trình [Tên người có thẩm quyền] xem xét, quyết định./.

Nơi nhận: - Như trên; - [Tên cơ quan/tổ chức thẩm định]; -………………….; - Lưu VT.

[ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ] (Ký, ghi họ tên, chức danh và đóng dấu)

B. PHỤ LỤC

Phụ lục 1. Tài liệu pháp lý đính kèm văn bản trình duyệt

Khi trình duyệt KHĐT, chủ đầu tư phải gửi kèm theo bản chụp các tài liệu làm căn cứ lập KHĐT, bao gồm:

- Quyết định đầu tư và các tài liệu để ra quyết định đầu tư.

Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc các tài liệu tương đương là một trong những tài liệu làm cơ sở để phê duyệt dự án, trong đó bao gồm toàn bộ các nội dung của dự án như các công việc phải thực hiện, nguồn vốn cho dự án, hiệu quả tính toán đem lại của dự án…Vì vậy, báo cáo nghiên cứu khả thi là tài liệu đầu tiên và quan trọng để làm cơ sở cho việc lập KHĐT.

- Điều ước quốc tế hoặc văn bản thỏa thuận quốc tế đối với các dự án sử dụng vốn ODA.

- Thiết kế, dự toán được duyệt (nếu có).

- Nguồn vốn cho dự án.

- Các văn bản pháp lý khác liên quan (nếu có).

Phụ lục 2. Bảng, biểu và tài liệu khác đính kèm văn bản trình duyệt (nếu có)

Phụ lục 3. Ví dụ Tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ---------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------------------
Số: 217/TTr-BQL	Hà Nội, ngày 03 tháng 06 năm 2008

TỜ TRÌNH

Phê duyệt kế hoạch đấu thầu

“Dự án Khu tái định cư Cầu Diễn Thành phố Hà Nội”

Kính gửi: Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội

Căn cứ Quyết định đầu tư số 759/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc phê duyệt dự án Khu tái định cư Cầu Diễn Thành phố Hà Nội, Ban Quản lý đầu tư và xây dựng trình Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội xem xét, phê duyệt kế hoạch đấu thầu trên cơ sở những nội dung dưới đây.

I. KHÁI QUÁT VỀ DỰ ÁN

Dự án Khu tái định cư Cầu Diễn được Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội phê duyệt với một số nội dung chính sau đây:

- Chủ đầu tư: Ban Quản lý đầu tư và xây dựng

- Tổng mức đầu tư: 65.181,73 triệu đồng

Trong đó:

+ Chi phí xây dựng: 45.116,288 triệu đồng

+ Chi phí thiết bị: 11.898,135 triệu đồng

+ Chi phí tư vấn: 1.262,831 triệu đồng

+ Chi phí Ban Quản lý dự án: 980 triệu đồng

+ Chi phí dự phòng: 5.924,476 triệu đồng

- Nguồn vốn: Ngân sách Nhà nước

- Thời gian thực hiện: 2006-2011

II. PHẦN CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN

Tổng hợp phần công việc đã thực hiện có giá trị là 616,11 triệu đồng gồm: Chi phí lập báo cáo nghiên cứu khả thi (dự án đầu tư xây dựng công trình), lập thiết kế bản vẽ thi công và dự toán, cụ thể:

Biểu 1: Phần công việc đã thực hiện

TT	Nội dung công việc	Đơn vị thực hiện	Giá trị thực hiện/giá hợp đồng/giá trúng thầu (triệu đồng)	Hình thức hợp đồng đã thực hiện	Thời gian thực hiện	Văn bản phê duyệt
1	Tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng công trình	Công ty tư vấn xây dựng đô thị	125,492	Trọn gói	14 tháng	- Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 26/01/2006 về việc phê duyệt KHĐT gói thầu tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng công trình. - Quyết định số 27/QĐ-UBND ngày 03/02/2006 về việc chỉ định thầu tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng công trình.
2	Tư vấn thiết kế bản vẽ thi công dự toán	Công ty tư vấn xây dựng đô thị	490,618	Trọn gói	3 tháng	- Quyết định số 142/QĐ-UBND thành phố ngày 03/01/2007 về việc phê duyệt KHĐT gói thầu tư vấn thiết kế bản vẽ thi công và dự toán. - Quyết định số 56/QĐ-UBND của UBND thành phố ngày 5/4/2007 về việc chỉ định thầu Công ty tư vấn xây dựng đô thị.
Tổng cộng giá trị thực hiện: 616,11 triệu đồng

III. PHẦN CÔNG VIỆC KHÔNG ÁP DỤNG HÌNH THỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu có giá trị là 2.394,096 triệu đồng gồm chi phí Ban Quản lý dự án và chi phí dự phòng, cụ thể:

Biểu 2: Phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu

TT	Nội dung công việc	Đơn vị thực hiện	Giá trị thực hiện (triệu đồng)
1	Chi phí Ban Quản lý dự án	Ban Quản lý đầu tư và xây dựng	980
2	Chi phí dự phòng		1.414,096
Tổng cộng giá trị thực hiện: 2.394,096 triệu đồng

IV. PHẦN KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

1. Biểu kế hoạch đấu thầu

Biểu 3: Tổng hợp Kế hoạch đấu thầu

TT	Tên gói thầu	Giá gói thầu (triệu đồng)	Nguồn vốn	Hình thức lựa chọn nhà thầu	Phương thức đấu thầu	Thời gian lựa chọn nhà thầu	Hình thức hợp đồng	Thời gian thực hiện hợp đồng
Dịch vụ tư vấn
1	Tư vấn đấu thầu	83,469	Ngân sách Nhà nước	Chỉ định thầu		Quý IV năm 2008	Theo tỷ lệ phần trăm	Trong thời gian thi công (dự kiến 24 tháng)
2	Tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình	507,816	Nhân sách Nhà nước	Đấu thầu rộng rãi trong nước	Hai túi hồ sơ	Quý IV năm 2010	Theo thời gian	6 tháng
3	Tư vấn kiểm toán	55,436	Ngân sách Nhà nước	Chỉ định thầu		Quý IV năm 2008	Theo tỷ lệ phần trăm	Trong thời gian thi công (dự kiến 24 tháng)
Mua sắm hàng hóa
4	Bảo hiểm công trình	71,37	Ngân sách Nhà nước	Chỉ định thầu		Quý IV năm 2008	Trọn gói	6 tháng
5	Trang bị tuyến chiếu sáng công cộng, đường dây trung áp và trạm biến áp, đường dây hạ áp 230/400V	11.826,765	Ngân sách Nhà nước	Đấu thầu rộng rãi trong nước	Một túi hồ sơ	Quý IV năm 2008	Theo đơn giá	12 tháng
Xây lắp
6	San lấp mặt bằng	18.210,24 (dự phòng là 1.655 triệu đồng)	Ngân sách Nhà nước	Đấu thầu rộng rãi trong nước	Một túi hồ sơ	Quý IV năm 2008	Theo đơn giá	6 tháng
7	Đường giao thông nội bộ, hệ thống thoát nước mưa, hệ thống thoát nước sinh hoạt	29.088,198 (dự phòng là 2.644,38 triệu đồng)	Ngân sách Nhà nước	Đấu thầu rộng rãi trong nước	Một túi hồ sơ	Quý IV năm 2008	Theo đơn giá	12 tháng
8	Hệ thống cấp nước	2.328,230 (dự phòng là 211 triệu đồng)	Ngân sách Nhà nước	Đấu thầu rộng rãi trong nước	Một túi hồ sơ	Quý II năm 2009	Trọn gói	3 tháng
Tổng cộng giá gói thầu: 62.171,524 triệu đồng

Tổng hợp giá trị phần công việc đã thực hiện, công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu và phần kế hoạch đấu thầu là 65.181,73 triệu đồng.

2. Giải trình nội dung kế hoạch đấu thầu

a) Cơ sở phân chia gói thầu

Việc phân chia dự án thành các gói thầu như trên căn cứ vào tính chất của từng hạng mục công việc có tính độc lập với nhau, bảo đảm khi tổ chức đấu thầu và thực hiện hợp đồng phù hợp với tiến độ dự án.

b) Giá gói thầu

- Đối với gói số 1, số 2 và số 3 giá gói thầu được tính theo tỷ lệ % của chi phí xây lắp và thiết bị (theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng).

- Đối với gói số 5, số 6, số 7 và số 8 giá gói thầu được xác định trên cơ sở dự toán của Công ty tư vấn xây dựng đô thị lập và được phê duyệt tại văn bản số 512/QĐ-UBND ngày 02/6/2007 của UBND thành phố về việc phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công và dự toán của dự án Khu tái định cư Cầu Diễn Thành phố Hà Nội.

Dự phòng trong giá gói thầu được tính bằng 10% giá trị phần công việc xây lắp và thiết bị.

c) Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu

- Đối với gói thầu tư vấn đấu thầu, tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình là những gói thầu giá trị nhỏ (< 500 triệu đồng) và gói thầu bảo hiểm công trình (< 1 tỷ đồng) theo quy định tại Điều 20 của Luật Đấu thầu thì được phép chỉ định thầu để tiết kiệm thời gian thực hiện.

d) Hình thức hợp đồng

- Gói thầu số 1 và số 3 là những gói thầu tư vấn thông thường, đơn giản nên áp dụng hình thức hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm.

- Gói thầu số 2 có đặc điểm là tư vấn sẽ giám sát trong suốt thời gian thực hiện thi công xây dựng nên áp dụng hình thức theo thời gian.

- Gói số 4 và gói số 8 là gói thầu mua sắm hàng hóa, phần công việc đã được xác định rõ về số lượng, khối lượng về phạm vi cung cấp nên áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói.

- Gói số 5, số 6 và số 7 là các gói thầu xây lắp thời gian thực hiện tương đối dài, tình hình thị trường năm 2009 có nhiều thay đổi, dự báo có sự biến động giá nguyên, nhiên vật liệu xây dựng nên áp dụng hình thức hợp đồng theo đơn giá.

V. KIẾN NGHỊ

Trên cơ sở phân tích nêu trên, Ban Quản lý đầu tư và xây dựng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội phê duyệt kế hoạch đấu thầu làm cơ sở cho việc triển khai thực hiện.

Kính trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội xem xét, quyết định./.

Nơi nhận: - Như trên; - Sở KH&ĐT (để thẩm định); - Lưu VT.

GIÁM ĐỐC (Đã ký) Nguyễn Văn A

---

[1] Giải thích những nội dung trong Biểu KHĐT. Trường hợp có những nội dung đã rõ ràng (tên gói thầu hoặc hình thức đấu thầu rộng rãi…) thì không cần phải giải trình

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness --------------
No. 02/2009/TT-BKH	Hanoi, February 17, 2009

CIRCULAR

GUIDING THE MAKING OF BIDDING PLANS

Pursuant to Bidding Law No. 61/2005/QH1I of November 29, 2005;
Pursuant to Clause 1, Article 67 of the Government's Decree No. 58/2008/ND-CP of May 5, 2008, guiding the implementation of the Bidding Law and the selection of construction contractors under the Construction Law;
Pursuant to the Government's Decree No. 116/2008/ND-CP of November 14, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Planning and Investment;
The Ministry of Planning and Investment guides the making of bidding plans as follows:

I. SUBJECTS OF APPLICATION

Subjects of application include agencies and organizations responsible for submitting for approval bidding plans (below referred to as investors) for approved projects governed by the Bidding Law.

In making bidding plans for consultancy service packages implemented prior to issuance of project approval decisions, this Circular may be referred to.

II. GENERAL PROVISIONS

1. The making of bidding plans must abide by the principles defined in Article 6 of the Bidding Law and Article 10 of the Government's Decree No. 58/2008/ND-CP of May 5, 2008, specifically:

...

...

...

b/ Bidding plans must be made for the whole projects. In urgent cases and when there are insufficient conditions for making a bidding plan for the whole project, bidding plans can be made for some bidding packages for implementation first.

c/ A bidding plan must clearly state the number of bidding packages and the details of each. The details of each bidding package include title and price of the bidding package, funding source, form of contractor selection and bidding method, time of contractor selection, form of contract and time of contract performance.

d/ The division of a project into different bidding packages must be based on its technical nature and implementation process to ensure the project's synchronous implementation and the reasonable size of each package (suitable to the practical conditions and circumstances of the project, current contractor's capability and domestic market development). A bidding package must have only one bidding dossier and shall be put up for bidding once. A bidding package shall be implemented under one contract. A bidding package consisting of independent components may be implemented under one or more than one contract.

2. When making a bidding plan, the investor should use the form provided in Part III of this Circular.

3. Submission for approval of bidding plans

The investor shall submit a bidding plan to the investment decider or a person authorized to decide on investment (below collectively referred to as investment decider) for consideration and approval, and concurrently to the appraisal agency or organization. If a bidding plan needs to be submitted to the Prime Minister, the investor shall also send it to the line ministry concerned for written opinion on submission of the bidding plan to the Prime Minister for consideration and approval.

A document on submission for approval of a bidding plan should state the jobs of the project, such as performed jobs, jobs not subject to contractor selection, bidding plan, and jobs which lack conditions for making a bidding plan. The total value of these jobs must not exceed the project's total investment.

A document on submission for approval of a bidding plan must be presented in the form of report on submission for approval of a bidding plan as provided in Part III of this Circular.

4. Appraisal and approval of bidding plans

...

...

...

The investment decider shall approve a bidding plan within 10 days after receiving the report of the appraisal agency or organization. The approval of a bidding plan under the Prime Minister's responsibility complies with the Government's working regulation.

III. FORM OF BIDDING PLAN

The form of bidding plan issued together with this Circular contains the following details:

A. Form of report on submission for approval of the bidding plan

I. BRIEF DESCRIPTION OF THE PROJECT

II. PERFORMED JOBS

III. JOBS NOT SUBJECT TO CONTRACTOR SELECTION

IV. BIDDING PLAN

1. Bidding plan table

...

...

...

V. JOBS WHICH LACK CONDITIONS FOR MAKING A BIDDING PLAN (IF ANY)

VI. RECOMMENDATIONS

B. Annexes

Annex 1. Legal documents enclosed with the document on submission for approval of a bidding plan

Annex 2. Tables and other documents enclosed with the document on submission for approval of the bidding plan (if any)

Annex 3. Example of the report on submission for approval of the bidding plan

IV. EFFECT

1. This Circular takes effect 45 days from the date of its signing.

2. Any problems arising in the course of implementation should be reported by ministries, ministerial-level agencies, government-attached agencies, other central agencies. People's Committees at all levels and concerned organizations and individuals to the Ministry of Planning and Investment for timely study and revision.

...

...

...

MINISTER OF PLANNING AND INVESTMENT




Vo Hong Phuc

A. FORM OF REPORT ON SUBMISSION FOR APPROVAL OF A BIDDING PLAN

[NAME OF COMPETENT AGENCY]
[NAME OF INVESTOR]

No. /TTr-

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence-Freedom-Happiness

.., date...

REPORT

...

...

...

To: [Name of competent person]

Pursuant to the investment decision or project approval decision (specify the number and date of the decision) of (name of investment decider or project approval decider of the project) on the approval of the project (title of the approved project), (name of the investor) would like to submit to (name of competent person) for consideration and approval of the bidding plan on the basis of the following details.

I. BRIEF DESCRIPTION OF PROJECT

This part introduces general information on the project as follows:

- Title of project;

- Total investment or total investment capital;

- Name of investor or project owner;

- Capital sources;

- Project implementation period;

...

...

...

- Other information (if any).

II. PERFORMED JOBS

These jobs include bidding packages or jobs already performed in the project preparation process, such as making a prefeasibility study report (investment report), a feasibility study report (investment project) and some other jobs (if any).

Performed jobs also include bidding packages already performed when a bidding plan for the whole project was not made yet due to insufficient conditions and bidding plans were made for each of these bidding packages only.

For each bidding package or job already performed, specify the name of performing unit, title of job or bidding package; realized value, contractual price or successful bid; form of contract; and duration of contract performance.

Table 1: Jobs performed (1)

No.

Details of job or title of bidding package

Performing unit

...

...

...

Form of contract

Contract performance period

Approval document (if any)(2)

1

...

...

...

2

...

...

...

Total of realized value, contractual prices or successful bids

Notes:

(1) In case there are many bidding packages or jobs performed before the investment decision is issued, put this table in an annex.

(2) For bidding packages already performed, specify the titles of approval decisions (approving bidding plan and results of contractor selection).

III. JOBS NOT SUBJECT TO CONTRACTOR SELECTION

This part introduces the details and values of jobs for which contractor selection cannot be conducted under the bidding law, such as project management unit expenses, compensation and ground clearance expenses (if any); provisions (not yet allocated to each bidding package) and other expenses (if any).

...

...

...

No.

Details of job

Performing unit

Realized value

1

2

...

...

...

Total of realized value

IV. BIDDING PLAN

This part introduces jobs that form bidding packages to be performed in one of the seven forms of contractor selection specified in the Bidding Law. Such jobs as mine and explosive sweeping; building resettlement quarters; construction ground preparation; work insurance and training: bidding consulting; survey consulting, construction designing; construction supervision and equipment installment consulting must be clearly described in the bidding plan.

...

...

...

A bidding plan should state the number of bidding packages and details of each (title, price, capital sources or capital arrangement method, form of contractor selection and bidding method, time of contractor selection, form of contract and time of contract performance). A bidding plan should be presented in the following table:

Table 3: Bidding plan (1)

No.

Title of bidding package

Price of bidding

package'2)

Capital source

Form of contractor selection

Bidding method

...

...

...

Form of contract

Contract performance period

1

...

...

...

2

...

...

...

Total bidding package price

...

...

...

(1) If there are many bidding packages, put this table in an annex. The bidding plans of bidding packages should be arranged by sector, timing and process of job performance.

(2) If the bidding package price includes also a provision, specify the provision value.

The total value of performed jobs, jobs not subject to contractor selection and jobs under the bidding plan must not exceed the project's total investment.

2. Explanations on the bidding plan1

a/ Title of bidding package and bases for division of bidding packages

- Title of bidding package

The title of a bidding package should generalize the nature, details and scope of work of the bidding package and relevant to the jobs of the project.

If a bidding package consists of separate parts (many lots), its title should include the title of each part which should express the basic details of such part.

- Bases for division of bidding packages

...

...

...

+ Ensuring the technical and technological synchronism of the project. The project's jobs should not be divided into too small bidding packages, which can badly affect such synchronism.

+ Ensuring the project implementation schedule.

+ Ensuring a rational size (suitable to the project's conditions and circumstances, capacity of existing contractor and compliance with domestic market development).

+ Each bidding package should have only one bidding dossier or requirement dossier and be put up for bidding only once.

The division of a project into different bidding packages against regulations for the purpose of contractor

1 Explain the details of the bidding plan table. It is not necessary to explain clear details (title of bidding package or public bidding...).

designation or creating opportunity for the participation of few contractors is a violation of the bidding law.

b/ Bidding package price

The price of a bidding package includes all expenses for performing a bidding package (including also provision) determined on the basis of the approved total investment, total cost estimate or cost estimate (if any) and current regulations.

...

...

...

For a bidding package consisting of different parts, its price in the bidding plan should specify the estimated price of each part.

For a big and complicated bidding package with a long performance period for which, at the time of making a bidding plan, it is impossible to anticipate all jobs and expenses, its price should also include a provision. For a bidding package to procure ordinary goods in the form of package contract, its price is not required to include a provision.

If the price of a bidding package includes a provision, the bidding plan should clearly indicate such. The determination of provisions and jobs which need provisions should comply with relevant regulations. For a construction and installation bidding package, it should comply with the construction law.

When participating in a bidding, contractors calculate their bids based on the bidding package's work volume to be performed. So. if the price of a bidding package includes a provision, the evaluation and determination of successful bids should be based on the price of the bidding package minus the provision.

The provision in the price of a bidding package is used to cover arising jobs and price increases in the course of contract performance and facilitate contract adjustment (if any).

When making a bidding plan, if the detailed designs and cost estimates for construction and installation jobs have been approved, the price of the bidding package should be determined on the basis of the cost estimates for construction and installation jobs corresponding to the bidding package.

Note: The provision not yet allocated mentioned in Part III (total provision of the project minus provisions already allocated in bidding packages) should be used to cover increased expenses when the approved cost estimate is higher than the approved bidding package price.

c/ Capital source:

For each bidding package, specify the capital source or capital arrangement method for payment to contractor.

...

...

...

In case of using ODA capital, specify the name of the donor and capital structure (foreign and domestic capital).

d/ Form of contractor selection and bidding method

- Form of contractor selection

Depending on the nature and characteristics of each bidding package, determine the form of contractor selection in accordance with current bidding law. When applying a form other than public bidding, give the reason.

When selecting public or restricted bidding, indicate whether it is domestic or international and requires prequalification selection.

For procurement or EPC bidding packages valued at VND 300 billion or more and installation and construction ones valued at VND 200 billion or more according to regulations, prequalification selection is required. If these bidding packages subject to hi-tech requirements, specific technical requirements or of research and experimental nature, which in reality few contractors can meet, restricted bidding without prequalification selection may be applied.

- Bidding method

The bidding method involving one dossier bag applies to public and restricted bidding for procurement, construction and installation and EPC bidding packages.

The bidding method involving two dossier bags applies to public and restricted bidding for consultancy service provision bidding packages.

...

...

...

dd/ Time of contractor selection

The time of contractor selection is a period of time for performing such jobs as selecting contractors at the prequalification stage (if any), preparing bidding dossiers and bid invitation notices, issuing bidding dossier, preparing bid dossiers, evaluating bid dossiers, submitting evaluations and approving contractor selection results, negotiating, finalizing and signing contracts. For performing these jobs, the time of contractor selection must be long enough before the time of contract performance.

e/ Form of contract

Depending on the nature and requirements of jobs of bidding packages, use the form of contract compliant with regulations to prevent the application of unfeasible contracts, resulting in adjustments and supplements in the course of contract performance.

In case a bidding package involves different jobs corresponding to different forms of contract, such bidding package may use different forms of contract.

In case a bidding package involves different jobs with specified volumes and no price fluctuations arising in the course of performance, apply the form of package contract. For construction and installation contracts in the course of performance of which there may arise new volumes and market fluctuations (unanticipated fluctuations in the prices of construction materials and supplies), causing risks to investors and contractors, apply the form of unit price-based contract.

g/ Contract performance period

The contract performance period for each bidding package should be specified in accordance with the implementation schedule of the entire project.

V. JOBS WHICH LACK CONDITIONS FOR MAKING BIDDING PLANS (IF ANY)

...

...

...

VI. RECOMMENDATIONS

On the basis of the above analyses, the (name of investor) proposes the competent person to consider and approve the bidding plan (title of bidding package or project).

When necessary, the investor may request the competent person to consider authorizing the investor to approve some specific matters, such as bidding dossier and results of contractor selection for simple and small bidding packages.

We would like to submit the report to the (name of competent person) for consideration and decision.-

Recipients: REPRESENTATIVE OF INVESTOR

- As mentioned above; (Signature, full name, title and stamp)

- [Name of evaluating agency/organization];

- ;

- Kept at the clerical section.

...

...

...

Annex 1. Legal documents enclosed with the submission report

When submitting a bidding plan for approval, the investor should enclose copies of documents used as grounds for making the bidding plan, including:

- Investment decision and documents on which the investment decision is based.

The feasibility study report or a document of equivalent validity serves as a basis for project approval, presenting all details of the project, such as jobs to be performed, capital sources and calculated benefits. Therefore, the feasibility study report is the first and important document for making a bidding plan.

- Text of the treaty or international agreement, for ODA-funded projects.

- Approved design and cost estimate (if any).

- Capital sources of the project.

- Other related legal documents (if any).

Annex 2. Tables and other documents (if any)

...

...

...