|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
QUẬN GÒ VẤP
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3694/QĐ-UBND
|
Gò Vấp,
ngày 02 tháng 10 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH BỘ TÀI LIỆU ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA
TCVN ISO 9001:2015 VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN QUẬN GÒ VẤP NĂM 2020
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
Luật Tổ chức Chính
phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg
ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các
cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN
ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi
tiết thi hành Quyết định
số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày
23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên
thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP
ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số
quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ
về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành
chính;
Căn cứ Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày
21 tháng 01 năm 2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Mô hình khung
Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các
cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương;
Căn cứ Quyết định số 361/QĐ-UBND ngày 25 tháng
02 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về việc ban
hành Kế hoạch triển khai xây dựng quy trình nội bộ, áp dụng, duy trì và cải tiến
Hệ thống quản lý chất lượng theo phiên bản Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015 và triển khai thực hiện ISO điện tử vào hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước trên địa bàn quận Gò Vấp năm 2020;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ tại
Tờ trình số 915/TTr-PNV ngày 02 tháng 10 năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Bộ tài liệu áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quản lý hành chính
nhà nước tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp năm 2020 bao gồm: Hệ thống quản lý chất
lượng TCVN ISO 9001:2015 và danh mục 221 Quy trình/223 TTHC/46 lĩnh vực thuộc
phạm vi chức năng QLNN của 12 cơ quan chuyên môn đã tham mưu xây dựng, trình
ban hành Quy trình ISO 9001:2015 (Phụ lục 1, 2, 3).
Điều 2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm tổ chức
quán triệt, triển khai xây dựng hoàn thiện Hệ thống tài liệu theo Mô hình
khung, đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và triển
khai áp dụng thực tế các Quy trình ISO 9001 đã ban hành phù hợp hoạt động quản
lý hành chính nhà nước tại từng cơ quan chuyên môn theo quy định pháp luật hiện
hành.
Điều 3. Giao Trưởng phòng Nội vụ chủ trì, phối hợp, đôn đốc các
thành viên Đoàn kiểm tra, đánh giá nội bộ triển khai thực hiện tổ chức đánh giá
nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận năm 2019 đối với Bộ tài liệu theo Mô
hình khung và Quy trình ISO 9001 các TTHC nêu tại Điều 1 của Quyết định này.
Điều 4. Giao Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận
- Cán bộ đầu mối KSTTHC của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp chịu trách nhiệm chủ
trì, tham mưu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành
chính nhà nước tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp; đề xuất triển khai thực hiện
ISO điện tử năm 2020.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký; thay thế Quyết
định số 4054/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận
về việc Ban hành Bộ tài liệu áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại Ủy
ban nhân dân quận Gò Vấp năm 2019.
Điều 6. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận,
Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch, Thủ trưởng các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân 16 phường và
các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 2,
3, 4, 6 (để thực
hiện);
(để
báo cáo)
-
Sở Nội vụ: P.CCHC; (để báo cáo)
-
Sở KHCN: CCTCĐLCL; (để báo cáo)
-
Thường trực Quận ủy; (để báo cáo)
-
Thường trực HĐND quận; (để báo cáo)
-
Các PCT
UBND
quận;
(để
báo cáo)
-
BCĐ ISO 9001 và ISO ĐT; (phối hợp triển khai)
-
Công ty TNHH Tư vấn quản lý IMS; (phối hợp triển khai)
-
Lưu: VT, PNV.CCHC-ISO (2), P (25).
|
CHỦ TỊCH
Nguyễn
Thị Thanh Vân
|
PHỤ
LỤC 1
DANH
MỤC TTHC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QLNN CỦA 12 CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND QUẬN
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN
ISO 9001:2015 VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
GÒ VẤP NĂM 2020
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 3694/QĐ-UBND ngày 02 tháng 10 năm
2020
của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp)
A. Danh mục TTHC thuộc thẩm quyền giải
quyết của UBND quận (đã được Chủ tịch UBND TP công
bố, chuẩn hóa TTHC theo ngành, lĩnh vực QLNN):
|
TÊN THỦ TỤC
HÀNH CHÍNH
|
QĐ ban hành
Quy
trình
ISO 9001:2015
|
|
1. VĂN
PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN (01 Quy trình/01 TTHC/01 lĩnh vực)
|
|
I. Lĩnh vực tiếp
công dân: 01 Quy trình/01 TTHC - Quyết định số 1754/QĐ-UBND ngày
08 tháng 5 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC
thuộc phạm vi chức năng quản lý của Thanh tra Thành phố (mục I, phần B)
|
|
1.
|
1. Thủ tục tiếp công dân
|
3870/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
Tổng cộng:
VP xây dựng 01 Quy trình/01 TTHC/01 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%)
|
|
2. THANH
TRA QUẬN (03 Quy trình/03 TTHC/01 lĩnh vực)
|
|
II. Lĩnh vực Khiếu
nại: 02 Quy trình/02 TTHC
- Quyết định số
1754/QĐ-UBND ngày ngày 08 tháng 5 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về
việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Thanh tra
Thành phố (mục II, phần B).
|
|
2.
|
Thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu
(đối với khiếu nại thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận)
|
3864/QĐ-UBND ngày
09/10/2019
|
|
3.
|
Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai
(đối với khiếu nại thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận)
|
|
III. Lĩnh vực Tố cáo:
01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
1995/QĐ-UBND ngày ngày 05 tháng 6 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về
việc công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý
của Thanh tra Thành phố (mục II).
|
|
4.
|
Thủ tục giải quyết tố cáo tại cấp
huyện
|
3864/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
Tổng cộng:
Thanh tra xây dựng 03 Quy trình/03 TTHC/02 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%)
|
|
3. PHÒNG
TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (03 Quy trình/03 TTHC/02 lĩnh vực)
|
|
IV. Lĩnh vực Đất
đai: 02 Quy trình/02 TTHC
- Quyết định số 5223/QĐ-UBND
ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê duyệt quy
trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận. huyện (mục I).
|
|
5.
|
Thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất
phải được phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hộ gia đình, cá
nhân.
|
3502/QĐ-UBND
ngày 14/9/2020
|
|
6.
|
Thủ tục giao đất, cho thuê đất cho
hộ gia đình, cá nhân; giao đất cho cộng đồng dân cư đối với trường hợp giao
đất, cho thuê đất không thông qua hình thức đấu giá quyền sử dụng đất
|
|
V. Lĩnh vực Giải
quyết tranh chấp đất đai: 01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
4108/QĐ-UBND ngày 30 tháng 9 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tài nguyên và
Môi trường tại Thành phố
Hồ Chí Minh (phần A2).
|
|
7.
|
Giải quyết tranh chấp đất đai thuộc
thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận
|
3863/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
Tổng cộng: P.TNMT
xây dựng 03 Quy trình/03
TTHC/02 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%)
|
|
4. PHÒNG Y
TẾ (04 Quy trình/04 TTHC/02 lĩnh vực)
|
|
VI. Lĩnh vực Khám
bệnh, chữa bệnh (QLNN ngành Y tế - Chữ thập đỏ): 03 Quy trình /03 TTHC
- Quyết định số
3758/QĐ-UBND ngày 02 tháng 7 năm 2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Y tế được chuẩn hóa tại
Thành phố Hồ Chí Minh (điểm 17, 18, 19, mục I,
phần A):
|
|
8.
|
Thủ tục cấp Giấy phép hoạt động đối
với trạm, điểm sơ cấp cứu Chữ thập đỏ
|
3865/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
9.
|
Thủ tục cấp lại Giấy phép hoạt động
đối với trạm, điểm sơ cấp cứu Chữ thập đỏ khi thay đổi địa điểm
|
|
10.
|
Thủ tục cấp lại Giấy phép hoạt động
đối với trạm, điểm sơ cấp cứu Chữ thập đỏ trong trường hợp GP hoạt động mất,
hỏng, rách
|
|
VII. Lĩnh vực An
toàn Thực phẩm và Dinh dưỡng (QLNN ngành Y tế): 01 Quy trình
/01 TTHC - Quyết định số 2846/QĐ-UBND ngày 07
tháng 8 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố Danh mục thủ tục
hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Ban Quản lý An toàn thực phẩm.
|
|
11.
|
Thủ tục cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ
điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống
|
1681/QĐ-UBND
ngày 18/6/2020
|
|
Tổng cộng:
P.YT xây dựng 04 Quy trình/04 TTHC/02 lĩnh vực (chiếm tỷ
lệ 100%)
|
|
5. PHÒNG
QUẢN LÝ ĐÔ THỊ (17 Quy trình/17 TTHC/04 lĩnh vực)
|
|
VIII. Lĩnh vực quản
lý hoạt động xây dựng: 10 Quy trình/10 TTHC
- Quyết định số
2543/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
|
12.
|
Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng có
thời hạn đối với công trình (các công trình không theo tuyến còn lại không
thuộc thẩm quyền của Bộ Xây dựng, Sở Xây dựng, Ban Quản lý đầu
tư và xây dựng Khu đô thị mới Nam Thành phố, Ban Quản lý Đầu tư - Xây dựng
Khu đô thị mới Thủ Thiêm, Ban Quản lý Đầu tư - Xây dựng Khu đô thị Tây Bắc
Thành phố; Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh,
Ban Quản lý Khu Công nghệ cao Thành phố Hồ Chí Minh; công trình tín ngưỡng;
công trình quảng cáo và công trình hạ tầng kỹ thuật viễn thông thụ động)
|
3672/QĐ-UBND
ngày 30/9/2020
|
|
13.
|
Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng có
thời hạn đối với nhà ở riêng lẻ
|
|
14.
|
Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng đối
với nhà ở riêng lẻ
|
|
15.
|
Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng đối
với trường hợp sửa chữa, cải tạo
|
|
16.
|
Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng đối
với trường hợp di dời
|
|
17.
|
Thủ tục điều chỉnh Giấy phép xây
dựng
|
|
18.
|
Thủ tục gia hạn Giấy phép xây dựng
|
|
19.
|
Thủ tục cấp lại Giấy phép xây dựng
|
|
20.
|
Thủ tục cấp Giấy phép xây dựng đối
với trường hợp xây dựng mới công trình (công trình không theo tuyến; công
trình theo tuyến trong đô thị; công trình tín ngưỡng; công trình quảng cáo và
công trình hạ tầng kỹ thuật viễn thông thụ động)
|
|
21.
|
Thủ tục thuê nhà ở công vụ thuộc
thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân quận - huyện
|
|
IX. Lĩnh vực Đường
bộ: 04 Quy trình/04 TTHC
- Quyết định số
453/QĐ-UBND ngày 31 tháng 01 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố TTHC đặc thù trong lĩnh vực đường bộ thuộc phạm vi chức năng quản lý
của Sở Giao thông vận tải được chuẩn hóa tại TPHCM (phần C).
|
|
22.
|
Chấp thuận xây dựng công trình thiết
yếu trong phạm vi bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ
|
3866/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
23.
|
Gia hạn chấp thuận xây dựng công
trình thiết yếu trong phạm vi bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ
|
|
24.
|
Cấp giấy phép thi công xây dựng công
trình thiết yếu trong phạm vi bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ
|
|
25.
|
Chấp thuận xây dựng cùng thời điểm
với cấp phép thi công xây dựng công trình thiết yếu trong phạm vi bảo vệ kết
cấu hạ tầng giao thông đường bộ
|
|
X. Lĩnh vực Hạ tầng
kỹ thuật đô thị (QNNN về GT Đường bộ) 02 Quy trình/02 TTHC
- Quyết định số
4014/QĐ-UBND ngày 15 tháng 8 năm 2015 của Chủ tịch UBND Thành phố phê duyệt Danh mục
TTHC đặc thù được chuẩn
hóa tại TPHCM (mục II,
phần B);
- Quyết định số 5392/QĐ-UBND ngày
25 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố Danh mục
TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở xây dựng (mục II,
phần B);
|
|
26.
|
Thủ tục cấp Giấy phép sử dụng tạm
thời một phần vỉa hè (thực hiện theo Điều 7 Quyết định số 74/2008/QĐ-UBND
ngày 23/10/2008 của UBND Thành phố ban hành Quy định về quản lý và sử dụng
lòng đường vỉa hè trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh)
|
3866/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
27.
|
Thủ tục cấp giấy phép chặt hạ, dịch
chuyển cây xanh đô thị
|
3672/QĐ-UBND
ngày 30/9/2020
|
|
XI. Lĩnh vực quản lý đầu
tư công: 01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
5543/QĐ-UBND ngày 04 tháng 12 năm 2018 của UBND Thành phố về việc công bố
TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (mục I,
phần 2).
|
|
28.
|
Thủ tục thẩm định và quyết định
đầu tư dự án có cấu phần xây dựng nhóm C được phân cấp cho Ủy ban nhân dân
quận - huyện quyết định đầu tư
|
3672/QĐ-UBND
ngày 30/9/2020
|
|
Tổng cộng:
P.QLĐT xây dựng 17 Quy trình/17 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ
lệ 100 %)
|
|
6. PHÒNG
LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI (22 Quy trình/22 TTHC/05 lĩnh vực)
|
|
XII. Lĩnh vực Bảo
vệ chăm sóc trẻ em: 02 Quy trình/02 TTHC
- Quyết định số
5223/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền
tiếp nhận của Ủy
ban nhân dân quận, huyện (mục VI).
|
|
29.
|
Thủ tục chấm dứt việc chăm sóc thay
thế cho trẻ em
|
3480/QĐ-UBND
ngày 11/9/2020
|
|
30.
|
Thủ tục chuyển trẻ em đang được chăm
sóc thay thế tại cơ sở trợ giúp xã hội đến cá nhân, gia đình nhận chăm sóc
thay thế
|
|
XIII. Lĩnh vực Bảo
trợ xã hội: 08
Quy trình/08 TTHC
- Quyết định số
5223/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền
tiếp nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục VII);
- Quyết định số
4593/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền
tiếp nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục I)
|
|
31.
|
Thủ tục dừng trợ cấp xã hội tại cơ
sở trợ giúp xã hội quận
|
3480/QĐ-UBND
ngày 11/9/2020
|
|
32.
|
Thủ tục thành lập cơ sở trợ giúp xã
hội công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân quận
|
|
33.
|
Thủ tục tổ chức lại, giải thể cơ sở
trợ giúp xã hội công lập thuộc UBND quận
|
|
34.
|
Thủ tục đăng ký thành lập, đăng ký
thay đổi nội dung hoặc cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thành lập cơ sở trợ
giúp xã hội ngoài công lập thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng Lao động -
Thương binh và Xã hội
|
|
35.
|
Thủ tục cấp giấy phép hoạt động đối
với cơ sở trợ giúp xã hội thuộc thẩm quyền của Phòng Lao động - Thương binh
và Xã hội
|
|
36.
|
Thủ tục giải thể cơ sở trợ giúp xã
hội ngoài công lập thuộc thẩm quyền thành lập của Phòng Lao động -
Thương binh và Xã hội
|
|
37.
|
Thủ tục cấp lại, điều chỉnh giấy
phép hoạt động đối với cơ sở trợ giúp xã hội có giấy phép hoạt động do Phòng
LĐTBXH cấp
|
|
38.
|
Thủ tục trợ giúp xã hội đột xuất đối
với người bị thương nặng ngoài nơi cư trú mà không có người thân thích chăm
sóc
|
|
XIV. Lĩnh vực Chính
sách có công: 04 Quy trình/04 TTHC
- Quyết định số
290/QĐ-UBND ngày 19 tháng 01 năm 2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công
bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý và giải quyết của Sở Lao động -
Thương binh và Xã hội được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (phần B);
- Quyết định số
5223/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền
tiếp nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục IV).
|
|
39.
|
Thủ tục cấp giấy giới thiệu đi thăm
viếng mộ liệt sĩ và hỗ trợ thăm viếng mộ liệt sĩ
|
3480/QĐ-UBND
ngày 11/9/2020
|
|
40.
|
Thủ tục lập Sổ theo dõi và cấp
phương tiện trợ giúp, dụng cụ chỉnh hình
|
|
41.
|
Thủ tục di chuyển hài cốt liệt sĩ
|
|
42.
|
Thủ tục giải quyết chế độ đối với
người hưởng chính sách như thương binh (trường hợp người bị thương thuộc cơ
quan cấp quận hoặc cấp phường và các trường hợp đóng trên địa bàn quận)
|
2145/QĐ-UBND
ngày 22/8/2019
|
|
XV. Lĩnh vực Lao
động - Tiền lương - Tiền
công: 03 Quy trình/03 TTHC
- Quyết định số
4593/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền
tiếp nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục II).
|
|
43.
|
Thủ tục Đăng ký, đăng ký lai Nội quy lao
động của doanh nghiệp
(**)
|
3480/QĐ-UBND
ngày 11/9/2020
|
|
44.
|
Thủ tục hỗ trợ người lao động tạm
hoãn thực hiện hợp đồng lao động hoặc nghỉ việc không hưởng lương do đại dịch
COVID-19
|
3480/QĐ-UBND
ngày 11/9/2020
|
|
45.
|
Thủ tục hỗ trợ người sử dụng lao
động vay vốn để trả lương ngừng việc đối với người lao động phải ngừng việc
do đại dịch COVID-19
|
|
XVI. Lĩnh vực Giáo
dục nghề nghiệp: 05 Quy trình/05 TTHC
- Quyết định số
4593/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Ủy
ban nhân dân quận, huyện (mục II);
- Quyết định số
5223/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm Quyền
tiếp nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục IV);
- Quyết định số
1334/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố danh mục TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý
và giải quyết của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (phần B).
|
|
46.
|
Thủ tục thành lập Hội đồng trường,
bổ nhiệm chủ tịch, thành viên Hội đồng trường trung cấp công lập trực thuộc
Ủy ban nhân dân quận
|
3480/QĐ-UBND
ngày 11/9/2020
|
|
47.
|
Thủ tục miễn nhiệm Chủ tịch, các
thành viên Hội đồng trường Trung cấp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân quận
|
|
48.
|
Thủ tục cách chức Chủ tịch, thành
viên Hội đồng trường Trung cấp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân quận
|
|
49.
|
Thủ tục công nhận giám đốc trung tâm
giáo dục nghề nghiệp tư thục
|
|
50.
|
Cấp chính sách nội trú cho học sinh,
sinh viên tham gia chương trình đào tạo trình độ cao đẳng, trung cấp tại các
cơ sở giáo dục nghề nghiệp tư thục hoặc cơ sở giáo dục có vốn đầu tư nước
ngoài
|
|
(**) Ghi
chú: TTHC “Đăng ký Nội quy lao động” của người
sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên đã được Chủ tịch UBND
quận ủy quyền cho Trưởng PLĐTBXH trực tiếp nhận, kiểm tra, ký xác nhận hồ sơ
theo Quyết định số 6222/QĐ-UBND ngày 20 tháng 9 năm 2016 (theo phân
cấp tại Quyết định số 15/2016/QĐ-UBND ngày 09/5/2016 của UBND TP)
|
|
Tổng cộng:
P.LĐTB&XH xây dựng 22 Quy trình/22 TTHC/05 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100 %)
|
|
7. PHÒNG
VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN (15 Quy trình/15 TTHC/04 lĩnh vực)
|
|
XVII. Lĩnh vực Văn
hóa cơ sở: 05 Quy trình/05 TTHC
- Quyết định số
4115/QĐ-UBND ngày 30 tháng 9 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục II).
|
|
51.
|
Thủ tục công nhận lần đầu “Cơ quan
đạt chuẩn văn hóa”, “Đơn vị đạt chuẩn văn hóa”, “Doanh nghiệp đạt chuẩn văn
hóa”
|
3652/QĐ-UBND
ngày 30/9/2020
|
|
52.
|
Thủ tục công nhận “Khu phố văn hóa”
hàng năm
|
|
53.
|
Thủ tục công nhận lần đầu “Phường
đạt chuẩn văn minh đô thị”
|
|
54.
|
Thủ tục công nhận lại “Phường đạt
chuẩn văn minh đô thị”
|
|
55.
|
Thủ tục công nhận “Tổ dân phố văn
hóa”
|
|
XVIII. Lĩnh vực Thư
viện: 01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
5032/QĐ-UBND ngày 26/9/2016 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC
thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Văn hóa và Thể thao được chuẩn hóa tại
TPHCM
(mục
II, phần B).
|
|
56.
|
Thủ tục đăng ký hoạt động thư viện
tư nhân có vốn sách ban đầu từ 1000 bản đến dưới 2000 bản
|
3652/QĐ-UBND
ngày 30/9/2020
|
|
XIX. Lĩnh vực Gia
đình: 06 Quy trình/06 TTHC - Quyết định số 4115/QĐ-UBND ngày 30
tháng 9 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê duyệt quy trình nội
bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Ủy ban nhân dân quận,
huyện (mục
I).
|
|
57.
|
Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký
hoạt động của cơ sở hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình
|
3862/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
58.
|
Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng
ký hoạt động của cơ sở hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình
|
|
59.
|
Thủ tục đổi Giấy chứng nhận đăng ký
hoạt động của cơ sở hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình
|
|
60.
|
Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt
động của cơ sở tư vấn về phòng, chống bạo lực gia đình
|
|
61.
|
Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng
ký hoạt động của cơ sở tư vấn về phòng, chống bạo lực gia đình
|
|
62.
|
Thủ tục đổi Giấy chứng nhận đăng ký
hoạt động của cơ sở tư vấn về phòng, chống bạo lực gia đình
|
|
XX. Lĩnh vực Xuất
bản, In và phát hành: 03 Quy trình/03 TTHC
- Quyết định số
5119/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chủ tịch UBND Thành phố phê duyệt
danh mục TTHC chuẩn hóa thuộc phạm lĩnh vực quản lý của Sở Thông tin
và Truyền thông Thành phố Hồ Chí Minh (phần B).
|
|
63.
|
Thủ tục khai báo hoạt động cơ sở
dịch vụ photocopy
|
3862/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
64.
|
Thủ tục thông báo thay đổi về thông
tin đã khai báo hoạt động cơ sở dịch vụ photocopy
|
|
65.
|
Thủ tục báo cáo định kỳ hoạt động
in, dịch vụ photocopy
|
|
* Ghi chú: TTHC Công
nhận “Khu phố văn
hóa”: P.VH&TT đã tham mưu tách thành 02 Quy trình ISO Công nhận lần đầu và Công
nhận lại (STT 49 - 50).
Tổng cộng:
P.VH&TT xây dựng 15 Quy trình/15 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100 %).
|
|
8. PHÒNG
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (41 Quy trình/41 TTHC/04 lĩnh vực)
|
|
XXI. Lĩnh vực Giáo
dục và Đào tạo: 33 Quy trình/33 TTHC
- Quyết định số
3492/QĐ-UBND ngày 21 tháng 7 năm 2009 của UBND Thành phố về việc công bố Bộ TTHC chung áp dụng tại UBND
quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ
Chí Minh (mục XXXV);
- Quyết định số
4686/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm 2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công
bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo được chuẩn
hóa tại TPHCM (phần C);
- Quyết định số 4252/QĐ-UBND ngày
28 tháng 9 năm 2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố danh mục TTHC
thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo (phần I);
- Quyết định số
6046/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và
Đào tạo TP.HCM (mục III, phần A, B, C);
- Quyết định số
2049/QĐ-UBND ngày 15 tháng 5 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công
bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo (mục II, phần A);
- Quyết định số
3453/QĐ-UBND ngày 22 tháng 9 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
|
66.
|
Thủ tục thành lập trường mẫu giáo,
trường mầm non, nhà trẻ công lập hoặc cho phép thành lập trường mẫu giáo,
trường mầm non, nhà trẻ dân lập, tư thục
|
3671/QĐ-UBND
ngày 30/9/2020
|
|
67.
|
Thủ tục cho phép trường mẫu giáo,
trường mầm non, nhà trẻ hoạt động giáo dục
|
|
68.
|
Thủ tục cho phép trường mẫu giáo,
trường mầm non, nhà trẻ hoạt động giáo dục trở lại
|
|
69.
|
Thủ tục sáp nhập, chia, tách trường
mẫu giáo, trường mầm non, nhà trẻ
|
|
70.
|
Thủ tục giải thể trường mẫu giáo,
trường mầm non, nhà trẻ
|
|
71.
|
Thủ tục chuyển đổi cơ sở Giáo dục
Mầm non bán công sang cơ sở Giáo dục Mầm non dân lập
|
|
72.
|
Thủ tục chuyển đổi cơ sở Giáo dục
Mầm non bán công sang cơ sở Giáo dục Mầm non công lập
|
|
73.
|
Thủ tục thành lập trường tiểu học
công lập hoặc cho phép thành lập trường tiểu học tư thục
|
|
74.
|
Thủ tục cho phép trường tiểu học
hoạt động giáo dục
|
|
75.
|
Thủ tục cho phép trường tiểu học
hoạt động giáo dục trở lại
|
|
76.
|
Thủ tục sáp nhập, chia, tách trường
tiểu học
|
|
77.
|
Thủ tục giải thể trường tiểu học
(theo đề nghị của tổ chức, cá nhân đề nghị thành lập trường tiểu học)
|
|
78.
|
Thủ tục thành lập trường trung học
cơ sở công lập hoặc cho phép thành lập trường trung học cơ sở tư thục
|
|
79.
|
Thủ tục cho phép trường trung học cơ
sở hoạt động giáo dục
|
|
80.
|
Thủ tục cho phép trường trung học cơ
sở hoạt động giáo dục trở lại
|
|
81.
|
Thủ tục sáp nhập, chia, tách trường
trung học cơ sở
|
|
82.
|
Thủ tục giải thể trường trung học cơ
sở (theo đề nghị của cá nhân, tổ chức thành lập trường)
|
|
83.
|
Thủ tục đề nghị phê duyệt việc dạy
và học bằng tiếng nước ngoài
|
|
84.
|
Thủ tục thành lập Trung tâm học tập
cộng đồng
|
|
85.
|
Thủ tục cho phép trung tâm học tập
cộng đồng hoạt động trở lại
|
|
86.
|
Thủ tục quy trình đánh giá, xếp loại
“Cộng đồng học tập” cấp phường
|
|
87.
|
Thủ tục đình chỉ hoạt động Trung tâm
học tập cộng đồng tại phường
|
3867/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
88.
|
Thủ tục giải thể Trung tâm học tập
cộng đồng tại phường
|
|
89.
|
Thủ tục đình chỉ hoạt động trường
trung học cơ sở
|
|
90.
|
Thủ tục công nhận trường mầm non đạt
chuẩn Quốc gia
|
|
91.
|
Thủ tục công nhận trường Tiểu học
đạt chuẩn Quốc gia
|
|
92.
|
Thủ tục công nhận trường trung học
đạt chuẩn Quốc gia
|
|
93.
|
Thủ tục cấp Chứng nhận trường mầm
non đạt kiểm định chất lượng giáo dục
|
|
94.
|
Thủ tục cấp Chứng nhận trường tiểu
học đạt kiểm định chất lượng giáo dục
|
|
95.
|
Thủ tục cấp Chứng nhận trường trung
học đạt kiểm định chất lượng giáo dục
|
|
96.
|
Thủ tục cấp học bổng và hỗ trợ kinh
phí mua phương tiện, đồ dùng học tập dùng riêng cho người khuyết tật học tại
các cơ sở giáo dục
|
|
97.
|
Thủ tục đề nghị miễn giảm học phí và
hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh, sinh viên
|
|
98.
|
Thủ tục hỗ trợ ăn trưa đối với trẻ
em mẫu giáo
|
|
XXII. Lĩnh vực dạy
thêm, học thêm: 01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
3453/QĐ-UBND ngày 22 tháng 9 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
|
99.
|
Thủ tục xác nhận đăng ký hoạt động
giáo dục kỹ năng sống và hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa (đối với
nhà trẻ, nhóm trẻ; trường, lớp mẫu giáo, trường mầm non,
tiểu học, trung học cơ sở, trường phổ thông có nhiều cấp học có cấp học cao
nhất là trung học cơ sở,
phổ thông trung học bán trú và trung tâm học tập cộng
đồng)
|
3671/QĐ-UBND
ngày 30/9/2020
|
|
XXIII. Lĩnh vực Quy
chế thi, tuyển sinh: 03 Quy trình/03 TTHC
- Quyết định số
3492/QĐ-UBND ngày 21 tháng 7 năm 2009 của UBND Thành phố về việc công bố Bộ TTHC chung áp dụng tại UBND
quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (mục XXXIII):
|
|
100.
|
Thủ tục chuyển trường đối với học
sinh Trung học cơ sở
|
3867/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
101.
|
Thủ tục tiếp nhận học sinh Việt Nam
về nước cấp Trung học cơ sở
|
|
102.
|
Thủ tục tiếp nhận học sinh người
nước ngoài cấp Trung học cơ sở
|
|
XXIV. Lĩnh vực Hệ
thống văn bằng, chứng chỉ: 04 Quy trình/04 TTHC
- Quyết định số
3492/QĐ-UBND ngày 21 tháng 7 năm 2009 của UBND Thành phố về việc công bố Bộ TTHC chung áp dụng tại UBND
quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh (mục
XXXIV);
- Quyết định số
6046/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo TPHCM (mục III,
phần A, B, C):
|
|
103.
|
Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng
chỉ từ sổ gốc
|
3867/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
104.
|
Thủ tục cấp bằng tốt nghiệp Trung
học cơ sở
|
|
105.
|
Thủ tục điều chỉnh bằng tốt nghiệp
Trung học cơ sở
|
|
106.
|
Thủ tục cấp bằng tốt nghiệp Trung
học cơ sở cho học sinh được công nhận tốt nghiệp bổ túc trung học cơ sở
|
|
Tổng cộng:
P.GDĐT xây dựng 41 Quy trình/41 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ
lệ 100%).
|
|
9. PHÒNG TƯ
PHÁP (28 Quy trình/28 TTHC/04 lĩnh vực)
|
|
XXV. Lĩnh vực Hộ
tịch: 16 Quy trình/16 TTHC
- Quyết định số
1113/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục III).
|
|
107.
|
Thủ tục Đăng ký khai sinh có yếu tố
nước ngoài
|
3447/QĐ-UBND
ngày 07/9/2020
|
|
108.
|
Thủ tục Đăng ký kết hôn có yếu tố
nước ngoài
|
|
109.
|
Thủ tục Đăng ký khai tử có yếu tố
nước ngoài
|
|
110.
|
Thủ tục Đăng ký nhận cha, mẹ, con có
yếu tố nước ngoài
|
|
111.
|
Thủ tục Đăng ký khai sinh kết hợp
nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài
|
|
112.
|
Thủ tục Đăng ký giám hộ có yếu tố
nước ngoài
|
|
113.
|
Đăng ký chấm dứt giám hộ có yếu tố
nước ngoài
|
|
114.
|
Thủ tục Đăng ký lại khai sinh có yếu
tố nước ngoài
|
|
115.
|
Thủ tục Đăng ký lại khai tử có yếu
tố nước ngoài
|
|
116.
|
Thủ tục Đăng ký lại kết hôn có yếu
tố nước ngoài
|
|
117.
|
Thủ tục Đăng ký thay đổi, cải chính,
bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc
|
|
118.
|
Thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc khai
sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai
tử; thay đổi hộ tịch (sau đây gọi là các việc hộ tịch khác) của công dân Việt
Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài
|
|
119.
|
Thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc kết
hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của
nước ngoài
|
|
120.
|
Thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc ly
hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có
thẩm quyền của nước ngoài
|
|
121.
|
Thủ tục Đăng ký khai sinh có yếu tố
nước ngoài cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân
|
|
XXVI. Lĩnh vực
Chứng thực: 09 Quy trình/09 TTHC
- Quyết định số
1113/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận
của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục I).
|
|
122.
|
Thủ tục Cấp bản sao từ sổ gốc
|
3447/QĐ-UBND
ngày 07/9/2020
|
|
123.
|
Thủ tục cấp bản sao trích lục Hộ
tịch
|
|
124.
|
Thủ tục Chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp
hoặc chứng nhận
|
|
125.
|
Thủ tục Chứng thực chữ ký trong các
giấy tờ, văn bản (thủ tục này cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực
điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp
người yêu cầu chứng thực
không thể ký, điểm chỉ được)
|
|
126.
|
Thủ tục Chứng thực chữ ký người dịch
là cộng tác viên của Phòng Tư pháp
|
|
127.
|
Thủ tục Chứng thực chữ ký đối với
người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp
|
|
128.
|
Thủ tục Chứng thực việc sửa đổi, bổ
sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
|
|
129.
|
Thủ tục Sửa lỗi sai sót trong hợp
đồng, giao dịch đã được chứng thực
|
|
130.
|
Thủ tục Cấp bản sao có chứng thực từ
bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
|
|
XXVII. Lĩnh vực Phổ
biến, giáo dục pháp luật: 02 Quy trình/02 TTHC
- Quyết định số
1113/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục IV).
|
|
131.
|
Thủ tục Công nhận Báo cáo viên pháp
luật cấp quận
|
3447/QĐ-UBND
ngày 07/9/2020
|
|
132.
|
Thủ tục Miễn nhiệm báo cáo viên pháp
luật cấp quận
|
|
XXVIII. Lĩnh vực Trách
nhiệm bồi thường của Nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính: 03 Quy
trình/03 TTHC
- Quyết định số
1113/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục II).
|
|
133.
|
Thủ tục giải quyết yêu cầu bồi
thường tại cơ quan trực tiếp quản lý người thi hành công vụ gây thiệt hại
|
3447/QĐ-UBND
ngày 07/9/2020
|
|
134.
|
Thủ tục phục hồi danh dự
|
|
Tổng cộng:
PTP xây dựng 28 Quy trình/28 TTHC/04 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100 %).
|
|
10. PHÒNG
KINH TẾ (15 Quy trình/15 TTHC/02 lĩnh vực)
|
|
XXIX. Lĩnh vực Công
nghiệp tiêu dùng: 03 Quy trình/03 TTHC
- Quyết định số
5223/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục II).
|
|
135.
|
Thủ tục cấp sửa đổi, bổ sung Giấy
phép sản xuất rượu thủ công nhằm mục đích kinh doanh
|
3690/QĐ-UBND
ngày 01/10/2020
|
|
136.
|
Thủ tục cấp Giấy phép
sản xuất rượu thủ công nhằm mục đích kinh doanh
|
|
137.
|
Thủ tục cấp lại Giấy phép sản xuất
rượu thủ công nhằm mục đích kinh doanh
|
|
XXX. Lĩnh vực Lưu
thông hàng hóa trong nước: 12 Quy trình/12 TTHC
- Quyết định số
5223/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục III).
|
|
138.
|
Thủ tục cấp Giấy phép bán lẻ rượu
|
3690/QĐ-UBND
ngày 01/10/2020
|
|
139.
|
Thủ tục cấp sửa đổi, bổ sung Giấy
phép bán lẻ rượu
|
|
140.
|
Thủ tục cấp lại Giấy phép bán lẻ
rượu
|
|
141.
|
Thủ tục cấp Giấy phép bán lẻ sản
phẩm thuốc lá
|
|
142.
|
Thủ tục cấp lại Giấy phép bán lẻ sản
phẩm thuốc lá
|
|
143.
|
Thủ tục cấp sửa đổi, bổ sung Giấy
phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá
|
|
144.
|
Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều
kiện cửa hàng bán lẻ LPG chai
|
|
145.
|
Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện cửa hàng bán
lẻ LPG chai
|
|
146.
|
Cấp điều chỉnh Giấy chứng nhận đủ
điều kiện cửa hàng bán
lẻ LPG chai
|
|
147.
|
Thủ tục cấp Giấp phép bán rượu tiêu
dùng tại chỗ trên địa bàn quận
|
2099/QĐ-UBND
ngày 26/7/2019
|
|
148.
|
Thủ tục cấp sửa đổi, bổ sung Giấy
phép bán rượu tiêu dùng tại chỗ trên địa bàn quận
|
|
149.
|
Thủ tục cấp lại Giấp phép bán rượu
tiêu dùng tại chỗ trên địa bàn quận
|
|
- Tổng
cộng: PKT xây dựng 15 Quy trình/15 TTHC/02 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%).
|
|
11. PHÒNG
NỘI VỤ (30 Quy trình/29 TTHC/06 lĩnh vực)
|
|
XXXI. Lĩnh vực Tổ
chức phi Chính phủ:
11 TTHC (Hội + Quỹ)
|
|
* QLNN về Hội: 03
Quy trình/03 TTHC
- Quyết định số
2162/QĐ-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2020 của Chủ
tịch UBND Thành phố về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục
hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Ủy ban nhân
dân quận, huyện (mục II).
|
|
150.
|
Thủ tục công nhận Ban vận động thành
lập Hội
|
3868/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
151.
|
Thủ tục Báo cáo tổ chức Đại hội
nhiệm kỳ, Đại hội bất thường
|
|
152.
|
Thủ tục phê duyệt điều lệ Hội
|
|
* QLNN về Quỹ: 08
Quy trình/08 TTHC - Quyết định số 6253/QĐ-UBND ngày 29 tháng 11 năm
2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng
quản lý của Sở Nội vụ được chuẩn
hóa tại TPHCM (mục C, Phần I).
|
|
153.
|
Thủ tục cấp giấy phép thành lập Quỹ
và công nhận điều lệ Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
|
3868/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
154.
|
Thủ tục công nhận Quỹ đủ điều kiện
hoạt động và công nhận thành viên Hội đồng quản lý Quỹ hoạt động trong phạm
vi quận, phường
|
|
155.
|
Thủ tục công nhận thành viên Hội
đồng quản lý Quỹ hoạt động trong phạm vi quận trường hợp có bổ sung, thay đổi
thành viên
|
|
156.
|
Thủ tục hợp nhất, sáp nhập, chia,
tách Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
|
|
157.
|
Thủ tục đổi tên Quỹ hoạt động trong
phạm vi quận, phường
|
|
158.
|
Thủ tục thay đổi giấy phép thành lập
và công nhận Điều lệ (sửa đổi, bổ sung) Quỹ hoạt động trong phạm vi quận,
phường
|
|
159.
|
Thủ tục cấp lại giấy phép thành lập
và công nhận Điều lệ Quỹ hoạt động trong phạm vi quận, phường
|
|
160.
|
Thủ tục tự giải thể Quỹ hoạt động
trong phạm vi quận, phường
|
|
XXXII. Lĩnh vực cán
bộ, công chức: 06 Quy trình/05 TTHC
- Quyết định số
1637/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố TTHC lĩnh vực cán bộ, công chức, viên chức, chính quyền địa phương,
tổ chức hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi chức năng quản
lý của Sở Nội vụ (mục I,phần D):
- Quyết định số 2162/QĐ-UBND ngày
12 tháng 6 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê duyệt quy trình
nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Ủy ban
nhân dân quận, huyện (mục IV).
|
|
161.
|
Thủ tục tiếp nhận vào công chức cấp
phường không qua thi tuyển
|
3492/QĐ-UBND ngày
11/9/2020
|
|
162.
|
Thủ tục thi tuyển công chức (Quy
trình thi tuyển công chức cấp phường)
|
|
163.
|
Thủ tục thi tuyển công chức (Quy
trình thi tuyển công chức cấp quận)
|
|
164.
|
Thủ tục thi nâng ngạch công chức
|
|
165.
|
Thủ tục công nhận phê chuẩn kết quả
bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
|
3868/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
166.
|
Thủ tục phê chuẩn kết quả miễn
nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
|
|
XXXIII. Lĩnh vực
Chính quyền địa phương: 01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
1637/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố TTHC lĩnh vực cán bộ, công chức, viên chức, chính quyền địa phương,
tổ chức hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi chức năng quản
lý của Sở Nội vụ (mục II, phần D):
|
|
167.
|
Thủ tục thành lập Khu phố, Tổ dân
phố mới (Quy trình thẩm định Đề án thành lập Khu phố, Tổ dân
phố mới)
|
3868/QĐ-UBND ngày
09/10/2019
|
|
XXXIV. Lĩnh vực
Tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập: 03 Quy trình/03 TTHC
- Thẩm định Đề án thành lập, tổ chức
lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của UBND
quận (Quy trình áp dụng chung cho tất cả các loại hình đơn vị sự nghiệp công
lập theo Nghị định số 55/2012/NĐ-CP ngày 28/6/2012 của CP).
- Quyết định số
3492/QĐ-UBND ngày 21 tháng 7 năm 2009 của UBND Thành phố về việc công bố Bộ TTHC chung áp dụng tại UBND
quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ
Chí Minh (mục
XXXX) và cập nhật tên các TTHC theo Quyết định
số 580/QĐ-BNV ngày
10/7/2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của
Bộ Nội vụ (mục
III):
|
|
168.
|
Thủ tục thẩm định Đề án thành lập
đơn vị sự nghiệp công lập
|
3868/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
169.
|
Thủ tục thẩm định Đề án tổ chức lại
đơn vị sự nghiệp công lập
|
|
170.
|
Thủ tục thẩm định Đề án giải thể đơn
vị sự nghiệp công lập
|
|
XXXV. Lĩnh vực Thi
đua - Khen thưởng: 06 Quy trình/06 TTHC
- Quyết định số
2162/QĐ-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục III).
|
|
171.
|
Thủ tục tặng Giấy khen của Ủy ban
nhân dân quận, huyện thành tích thực hiện nhiệm vụ chính trị
|
3492/QĐ-UBND
ngày 11/9/2020
|
|
172.
|
Thủ tục tặng Giấy khen của Ủy ban
nhân dân quận, huyện về thành tích thi đua theo đợt, chuyên đề
|
|
173.
|
Thủ tục tặng Giấy khen của Ủy ban
nhân dân quận, huyện về thành tích đột xuất
|
|
174.
|
Thủ tục công nhận danh hiệu “Chiến
sỹ thi đua cơ sở”
|
|
175.
|
Thủ tục công nhận danh hiệu “Tập thể
Lao động tiên tiến”
|
|
176.
|
Thủ tục công nhận danh hiệu “Lao
động tiên tiến”
|
|
XXXVI. Lĩnh vực Tín
ngưỡng - Tôn giáo: 03 Quy trình/03 TTHC
- Quyết định số
2162/QĐ-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục I).
|
|
177.
|
Thủ tục đề nghị tổ chức Đại hội của
tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức được cấp chứng nhận
đăng ký hoạt động tôn giáo có địa bàn hoạt động ở quận Gò Vấp
|
3492/QĐ-UBND
ngày 11/9/2020
|
|
178.
|
Thủ tục đề nghị tổ chức cuộc lễ
ngoài cơ sở tôn giáo, địa điểm hợp pháp đã đăng ký có quy mô tổ chức ở quận
Gò Vấp
|
|
179.
|
Thủ tục đề nghị giảng đạo ngoài địa
bàn phụ trách, cơ sở tôn giáo, địa điểm hợp pháp đã đăng ký có quy mô tổ chức
ở quận Gò Vấp
|
|
* Ghi chú:
Riêng 01 TTHC “Thi tuyển công chức” (STT 3, mục I, phần B): P.NV đã
tham mưu tách thành 02 Quy trình ISO Quy trình thi tuyển công chức cấp
quận và Quy trình thi tuyển công chức cấp phường (STT 168 - 169).
- Tổng cộng: PNV xây dựng 30 Quy
trình/29 TTHC/06 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 100%).
|
|
12. PHÒNG
TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH (29 Quy trình/32 TTHC/07 lĩnh vực)
|
|
XXXVII. Lĩnh vực
quản lý đầu tư công: 01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
5543/QĐ-UBND ngày 04 tháng 12 năm 2018 của UBND Thành phố về việc công bố
TTHC thuộc phạm vi
chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (mục I, phần 2).
|
|
180.
|
Thủ tục thẩm định và quyết định chủ
trương đầu tư dự án nhóm B, dự án trọng điểm nhóm C sử dụng nguồn vốn ngân
sách quận - huyện
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
XXXVIII. Lĩnh vực
Đấu thầu, lựa chọn nhà thầu: 02 Quy trình/02 TTHC
- Quyết định số
6390/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2017 của Chủ tịch UBND
Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở
Kế hoạch và Đầu tư được chuẩn hóa tại TPHCM (mục I, phần B).
|
|
181.
|
Thủ tục giải quyết kiến nghị trong
quá trình lựa chọn nhà thầu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận - huyện
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
182.
|
Thủ tục giải quyết kiến nghị về kết
quả lựa chọn nhà thầu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận - huyện
|
|
XXXIX. Lĩnh vực
công sản: 03 Quy trình/03 TTHC
- Quyết định số
5301/QĐ-UBND ngày 17 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền
tiếp nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
|
183.
|
Thủ tục bán tài sản công tại cơ
quan, tổ chức, đơn vị
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
184.
|
Thủ tục điều chuyển tài sản nhà nước
tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị (tài sản có nguyên giá dưới 500 triệu đồng
và xe ô tô chuyên dụng; gồm:
động sản có nguyên giá dưới 500 triệu đồng; trừ nhà, đất, xe ô tô phục vụ
công tác)
|
|
185.
|
Thủ tục thanh lý tài sản nhà nước
tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị (tài sản dưới 500 triệu đồng; gồm: động sản có
nguyên giá dưới 500 triệu đồng, vật tư thu hồi; trừ nhà, đất, xe ô tô phục vụ
công tác)
|
|
XL. Lĩnh vực thành
lập và hoạt động của Hộ kinh doanh: 05 Quy trình/05 TTHC
- Quyết định số 2505/QĐ-UBND ngày
13 tháng 6 năm 2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố nhóm thủ tục
liên thông đăng ký hộ kinh doanh và đăng ký thuế thuộc phạm
vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (phần I);
- Quyết định số
3510/QĐ-UBND ngày 20 tháng 8 năm 2018 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc
công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư (mục I, phần 2);
- Quyết định số
1422/QĐ-UBND ngày 28 tháng 4 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục II).
|
|
186.
|
Thủ tục đăng ký thành lập Hộ kinh
doanh
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
187.
|
Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung
đăng ký Hộ kinh doanh
|
|
188.
|
Thủ tục tạm ngừng hoạt động Hộ kinh
doanh
|
|
189.
|
Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng
ký Hộ kinh doanh
|
|
190.
|
Thủ tục chấm dứt hoạt động Hộ kinh
doanh
|
|
XLI. Lĩnh vực thành
lập và hoạt động của Hộ kinh doanh, đăng ký thuế: 01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
1422/QĐ-UBND ngày 28 tháng 4 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục II)
|
|
191.
|
Nhóm thủ tục liên thông đăng ký Hộ
kinh doanh và đăng ký thuế
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
XLII. Lĩnh vực
thành lập và hoạt động của Hợp tác xã: 16 Quy trình/16 TTHC
- Quyết định số
1422/QĐ-UBND ngày 28 tháng 4 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục II)
|
|
192.
|
Thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
193.
|
Thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh,
văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã
|
|
194.
|
Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung
đăng ký hợp tác xã
|
|
195.
|
Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung
đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã
|
|
196.
|
Thủ tục đăng ký khi Hợp tác xã chia
|
|
197.
|
Thủ tục đăng ký khi Hợp tác xã tách
|
|
198.
|
Thủ tục đăng ký khi Hợp tác xã hợp
nhất
|
|
199.
|
Thủ tục đăng ký khi Hợp tác xã sáp
nhập
|
|
200.
|
Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng
ký Hợp tác xã, giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa
điểm kinh doanh của hợp tác xã (trong trường hợp bị mất hoặc bị hư hỏng)
|
|
201.
|
Thủ tục giải thể tự nguyện hợp tác
xã
|
|
202.
|
Thủ tục thông báo thay đổi nội dung
đăng ký hợp tác xã
|
|
203.
|
Thủ tục thông báo về việc góp vốn,
mua cổ phần, thành lập doanh nghiệp của Hợp tác xã
|
|
204.
|
Thủ tục tạm ngừng hoạt động của hợp
tác xã, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của liên hiệp hợp
tác xã
|
|
205.
|
Thủ tục chấm dứt hoạt động của chi
nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã
|
|
206.
|
Thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận đăng
ký hợp tác xã
|
|
207.
|
Thủ tục thay đổi cơ quan đăng ký Hợp
tác xã
|
|
XLIII. Lĩnh vực
Phát triển nông thôn: 01 Quy trình/01 TTHC
- Quyết định số
1422/QĐ-UBND ngày 28 tháng 4 năm 2020 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc phê
duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp
nhận của Ủy ban nhân dân quận, huyện (mục II)
|
|
208.
|
Thủ tục hỗ trợ cơ sở vật chất ban
đầu cho Hợp tác xã thành lập mới
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
* Ghi chú: Căn cứ
Quyết định số 6390/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2017 của Chủ tịch UBND Thành
phố về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế
hoạch và Đầu tư được chuẩn hóa tại TPHCM (mục I, phần B): Có 02
TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN lĩnh vực “Đấu thầu, lựa chọn nhà đầu tư”,
chưa áp dụng Quy trình ISO:
1. Thủ tục giải quyết kiến nghị
trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư (STT 1, mục II, phần B)
2. Thủ tục giải quyết kiến nghị về
kết quả lựa chọn nhà đầu tư (STT 2, mục II, phần B).
Căn cứ Quyết định số 5543/QĐ-UBND
ngày 04 tháng 12 năm 2018 của UBND Thành phố về việc công bố TTHC thuộc phạm
vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư: Có 01 TTHC thuộc phạm vi
chức năng QLNN lĩnh vực “Quản lý đầu tư công”, chưa áp dụng Quy trình
ISO:
3. Thủ tục thẩm định và quyết định
đầu tư dự án không có cấu phần xây dựng nhóm C được phân cấp cho
Ủy ban nhân dân quận - huyện quyết định đầu tư
- Tổng cộng: P.TC-KH xây dựng 29
Quy trình/32 TTHC/07 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 90,62%).
|
B. Tổng hợp Danh mục TTHC áp dụng Quy
trình ISO 9001:2015 năm 2020:
|
1. Tổng số Quy
trình ISO 9001 toàn quận năm 2020: 208 Quy trình/210
TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận (đã được TP công bố, chuẩn hóa
TTHC theo từng ngành, lĩnh vực QLNN)/42 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 99%).
|
|
2. Tổng số cơ quan
hành chính nhà nước cấp quận đã xây dựng, triển khai áp dụng Quy trình ISO
9001 năm 2020: 12/12 cơ quan chuyên môn (đạt tỷ lệ 100%).
|
PHỤ
LỤC 2
DANH
MỤC TTHC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QLNN CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN KHUYẾN KHÍCH
ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015
VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP NĂM
2020
Ban hành kèm theo Quyết định số 3694/QĐ-UBND ngày 02 tháng 10 năm 2020 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp)
A. Danh mục TTHC thuộc phạm vi chức
năng QLNN của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận đã xây dựng Quy trình ISO
(cập nhật) đối chiếu các Quyết định của Bộ - ngành Trung ương hoặc UBND Thành
phố ban hành quy định QLNN chung - nhưng chưa công bố, chuẩn hóa
TTHC):
|
TÊN THỦ TỤC
HÀNH CHÍNH
|
QĐ ban hành
Quy trình ISO 9001:2015
|
|
1. PHÒNG
TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH (03 Quy trình ISO/03 lĩnh vực)
|
|
I. Lĩnh vực đấu
thầu, lựa chọn nhà thầu: 01 QT-BKHĐT (TP chưa công bố,
chuẩn hóa)
|
|
1.
|
Thủ tục thẩm định, phê duyệt Kế hoạch
lựa chọn nhà thầu (Phòng Tài chính - Kế hoạch đã tham mưu Quy trình ISO
theo Thông tư số 10/2015/TT-BKHĐT ngày 26/10/2015 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch
và Đầu tư quy định chi tiết về kế hoạch lực chọn nhà thầu - thực hiện Luật Đấu thầu năm
2013 và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP)
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
II. Lĩnh vực Quản
lý tài sản nhà nước: 01 QT-BTC (TP chưa công bố,
chuẩn hóa TTHC)
|
|
2.
|
Thủ tục định giá tài sản trong tố tụng
hình sự (Phòng Tài chính - Kế hoạch đã tham mưu Quy trình ISO theo Thông
tư số
43/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều
của Nghị định số 30/2018/NĐ-CP ngày 07/3/2018 của Chính phủ quy định chi tiết
việc thành lập và hoạt động của Hội đồng định giá tài sản; trình tự, thủ tục
định giá tài sản trong tố tụng hình sự)
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
III. Lĩnh vực quản
lý thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước
|
|
3.
|
Thủ tục thoái thu các khoản thu đã nộp
ngân sách nhà nước (thu xử phạt VPHC) (Phòng Tài chính - Thông tư số
68/2001/TT-BTC ngày 24/8/2001 của Bộ Tài chính hướng dẫn hoàn trả các khoản
thu đã nộp ngân sách nhà nước)
|
3649/QĐ-UBND
ngày 29/9/2020
|
|
2. PHÒNG QUẢN
LÝ ĐÔ THỊ (01 Quy trình ISO/01 lĩnh vực)
|
|
IV. Lĩnh vực Hạ tầng kỹ
thuật đô thị: 01 Quy trình - QLNN GT Đường thủy nội địa
- Thông tư số
75/2014/TT-BGTVT ngày 19/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải Quy định về đăng
ký phương tiện thủy nội
địa
(TP chưa công bố, chuẩn hóa TTHC);
- Công văn số
2061/GTVT-GTT ngày 23/3/2015
của Sở Giao thông vận tải về thực hiện công tác đăng ký phương
tiện thủy nội địa trên
địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh (TP chưa công bố, chuẩn hóa
TTHC).
|
|
4.
|
Thủ tục công tác đăng ký và quản lý “Giấy
chứng nhận đăng ký phương tiện thủy nội địa” (đối với
các trường hợp tổ chức, cá nhân có trụ sở hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú
tại địa bàn quận Gò Vấp) đã được Chủ tịch UBND quận ủy quyền cho Trưởng
phòng Quản lý đô thị trực tiếp thực hiện theo Quyết định số 5731/QĐ-UBND ngày
10/7/2015
|
3866/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
3. PHÒNG
TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (05 Quy trình
ISO/02 lĩnh vực)
|
|
V. Lĩnh vực Tài
nguyên nước: 04 Quy trình - Quyết định số 57/2015/QĐ-UBND ngày
10/12/2015 của UBND Thành phố ban hành Quy định quản lý tài nguyên nước trên
địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (UBTP chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa
TTHC):
|
|
5.
|
Thủ tục cấp Giấy phép xả nước thải
vào nguồn nước (với lưu lượng từ 5 m3/ngày đêm đến dưới 20 m3/ngày
đêm; dưới 5 m3/ngày đêm đối với cơ sở hoạt động chức hóa chất độc hại
và chất phóng xạ)
|
3863/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
6.
|
Thủ tục gia hạn, điều chỉnh Giấy
phép xả nước thải vào nguồn nước (với lưu lượng từ 5 m3/ngày đêm đến
dưới 20 m3/ngày đêm; dưới 5 m3/ngày đêm đối với cơ sở
hoạt động chức hóa chất độc hại và chất phóng xạ)
|
|
|
7.
|
Thủ tục cấp Giấy phép khai thác, sử
dụng nước dưới đất (đối với công trình có lưu lượng từ 10 m3/ngày
đêm đến dưới 20 m3/ngày đêm)
|
|
|
8.
|
Thủ tục gia hạn, điều chỉnh Giấy
phép khai thác, sử dụng nước dưới đất (đối với công trình có lưu lượng từ 10 m3/ngày đêm đến
dưới 20 m3/ngày đêm)
|
|
|
VI. Lĩnh vực Bảo
vệ môi trường: 01 Quy trình - Thông tư số 27/2015/TT-BTNMT ngày
29/5/2015 của Bộ trưởng BTN&MT về đánh giá môi trường chiến lược, đánh giá tác động môi trường
và kế hoạch bảo vệ môi trường (TP chưa có QĐ công bố,
chuẩn hóa
TTHC):
|
|
9.
|
Thủ tục xác nhận đăng ký Kế hoạch bảo
vệ môi trường (do Phòng Tài nguyên và Môi trường tham mưu UBND quận xác nhận
đăng ký Kế hoạch bảo vệ môi trường của các dự án, phương án sản xuất, kinh
doanh, dịch vụ thuộc các đối tượng quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định số
18/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ)
|
3863/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
4. PHÒNG
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (03 Quy trình ISO/01
lĩnh vực)
|
|
VII. Lĩnh vực Giáo
dục và Đào tạo: 03 Quy trình
- Văn bản hợp nhất
số 04/VBHN-BGDĐT
ngày 24/12/2015 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Điều lệ Trường Mầm non và
Điều 8 Nghị định số 46/2017/NĐ-CP ngày 21/4/2017 của Chính phủ quy định về điều
kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục (TP chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa
TTHC);
- Văn bản hợp nhất số
03/VBHN-BGDĐT ngày 22/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Điều lệ Trường
Tiểu học và Điều 20 Nghị định số 46/2017/NĐ-CP ngày 21/4/2017 của Chính phủ
quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục (TP
chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa
TTHC);
- Quyết định số
5756/QĐ-BGDĐT ngày 25/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc
công bố bộ TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo (STT 17,
mục I, phần C) (TP chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa TTHC):
|
|
10.
|
Thủ tục đình chỉ hoạt động trường mầm
non
|
3867/QĐ-UBND
ngày 09/10/2019
|
|
11.
|
Thủ tục đình chỉ hoạt động trường tiểu
học
|
|
12.
|
Thủ tục thành lập lớp năng khiếu thể
dục thể thao thuộc trường tiểu học hoặc trường trung học cơ sở
|
|
5. PHÒNG
VĂN HÓA VÀ THÔNG
TIN (01 Quy trình ISO/01 lĩnh vực)
|
|
VIII. Lĩnh vực Văn
hóa cơ sở: 01 Quy trình
- Quyết định số
1280/QĐ-BGDĐT ngày 14 tháng 4 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân
dân Thành phố về việc ban hành các tiêu chuẩn văn hóa giai đoạn 2020 -
2025 (TP
chưa có QĐ công bố, chuẩn hóa
TTHC)
|
|
13.
|
Thủ tục công nhận lại “Khu phố văn
hóa”
|
3652/QĐ-UBND
ngày 30/9/2020
|
B. Tổng hợp Danh mục TTHC thuộc phạm vi
chức năng QLNN của 12 cơ quan chuyên môn đã xây dựng Quy trình ISO áp dụng
HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015 trong năm 2020:
|
1. Số Quy trình
ISO/TTHC
thuộc phạm vi chức năng QLNN của 12 cơ quan chuyên môn tham mưu UBND quận
giải quyết (đã được TP công bố, chuẩn hóa TTHC - thuộc phạm vi bắt buộc
phải triển khai, áp dụng ISO 9001 trong năm 2020 từ 97% TTHC trở
lên)
208 Quy trình/210
TTHC/42 lĩnh vực (chiếm tỷ lệ 99%).
|
|
2. Số Quy trình
ISO/TTHC (chưa được TP công bố, chuẩn hóa TTHC - thuộc phạm vi
khuyến khích áp dụng ISO 9001): 13 Quy trình/13
TTHC/08 lĩnh vực (trong đó có 04 lĩnh vực trùng Phụ lục 1: I, IV, VII,
VIII và có 04 lĩnh vực mới: II, III, V, VI);
đồng thời, kiến nghị các Sở - ngành Thành phố sớm trình công bố, chuẩn hóa
TTHC.
|
|
* Tổng cộng
(1 + 2): 221 Quy trình/223 TTHC/46 lĩnh vực (tổng tỷ lệ đạt 99%).
|
C. Danh mục TTHC thuộc
thẩm quyền của UBND quận (theo phạm vi chức năng quản lý của các cơ quan, tổ chức,
đơn vị tham mưu giải quyết theo từng ngành, lĩnh vực QLNN); chưa áp dụng Quy
trình ISO 9001 năm 2020:
|
DANH MỤC TTHC THUỘC
PHẠM VI CHỨC NĂNG QLNN CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH; NHƯNG CƠ QUAN THỰC HIỆN
TTHC LÀ CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH - SỰ NGHIỆP KHÁC (04 TTHC/02
LĨNH VỰC)
|
|
I. Lĩnh vực đấu thầu,
lựa chọn nhà đầu tư: 02 TTHC
- Quyết định số
6390/QĐ-UBND ngày 11/12/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc công bố TTHC
thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư được chuẩn
hóa tại Thành phố
Hồ Chí Minh (mục II - B, Phần I -
Danh mục TTHC).
|
|
1.
|
Thủ tục giải quyết kiến nghị trong
quá trình lựa chọn nhà đầu
tư (STT 1)
|
P.TC-KH đề
xuất chưa áp dụng ISO
|
|
2.
|
Thủ tục giải quyết kiến nghị về kết
quả lựa chọn nhà đầu
tư (STT 2)
|
P.TC-KH đề
xuất chưa áp dụng
ISO
|
|
II. Lĩnh vực quản
lý đầu tư công: 01 TTHC
- Quyết định số
5543/QĐ-UBND ngày 04 tháng 12 năm 2018 của UBND Thành phố về việc công bố
TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư
|
|
3.
|
Thủ tục thẩm định và quyết định đầu
tư dự án
không
có cấu phần xây dựng nhóm C được phân cấp cho Ủy ban nhân dân quận -
huyện quyết định đầu tư
|
P.TC-KH đề
xuất chưa áp dụng
ISO
|
|
Tổng cộng: 03 TTHC/01
lĩnh vực của Phòng Tài chính - Kế hoạch đã được TP công bố, chuẩn hóa TTHC
thuộc thẩm quyền của UBND quận (do các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành
chính, đơn vị sự nghiệp tham mưu giải quyết theo từng ngành, lĩnh vực QLNN)
chưa áp dụng ISO 9001 trong năm 2020.
|
PHỤ
LỤC 3
HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015
Ban hành kèm theo Quyết định số 3694/QĐ-UBND ngày 02 tháng 10 năm 2020 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp)
Chương I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về hệ thống
tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015 tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 nhằm xây dựng, thực
hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để thực hiện công bố hệ thống quản lý chất lượng
phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp,
Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Quy chế này áp dụng đối với:
a) Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành
phố Hồ Chí Minh.
b) Các cơ quan chuyên môn liên quan
thuộc Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
c) Các cán bộ, công chức liên quan.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây
được hiểu như sau:
1. ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015.
2. Ủy ban nhân dân quận là tổ
chức xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ
thống quản lý chất lượng; là Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí
Minh.
3. Lãnh đạo cao nhất là Chủ tịch
Ủy ban nhân dân quận, quy định tại điều khoản 5 của ISO 9001:2015.
4. Đại diện lãnh đạo là chức
danh được Lãnh đạo cao nhất của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 của Ủy
ban nhân dân quận phân công trách nhiệm và quyền hạn, quy định tại điều khoản
5.3 của ISO 9001:2015.
5. Thủ tục trong phạm vi áp dụng
hoặc thủ tục hành chính hoặc hoạt động hành chính công là thủ tục
hành chính trong danh mục thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực trong phạm vi
áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001:2015 thuộc mỗi cơ quan
chuyên môn.
6. Khách hàng là tổ chức, cá
nhân có yêu cầu Ủy ban nhân dân quận thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng.
7. Hệ thống quản lý chất
lượng
hoặc hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là hệ thống quản lý để định
hướng và kiểm soát Ủy ban nhân dân quận về mức độ của tập hợp
các đặc tính vốn có của thủ tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các quy định của
pháp luật và yêu cầu của khách hàng.
8. Quy chế hệ thống quản lý chất lượng
TCVN ISO 9001:2015 là Mô hình Hệ thống quản lý chất lượng quy định tại điều
khoản 4.3 và 4.4 của ISO 9001:2015, xác định phạm vi và các quá trình của hệ thống
quản lý chất lượng của Ủy ban nhân dân quận.
9. Chính sách chất lượng là định
hướng chung của Ủy ban nhân dân quận có liên quan đến mức độ của tập hợp các đặc
tính vốn có của thủ tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các quy định của pháp luật
và yêu cầu của khách hàng được Lãnh đạo cao nhất công bố chính thức.
10. Mục tiêu chất lượng là những
điều mong muốn được cụ thể hóa, định lượng và nhất quán với chính sách chất lượng,
có liên quan đến mức độ của tập hợp các đặc tính vốn có của thủ tục trong phạm
vi áp dụng đáp ứng các quy định của pháp luật và yêu cầu của khách hàng, được
thiết lập tại các cấp và cơ quan chuyên môn trong Ủy ban nhân dân quận.
11. Quy định về từ viết tắt:
a) BCĐ: Ban chỉ đạo Xây dựng, áp dụng,
duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN
ISO 9001:2015 của Ủy ban nhân dân quận (sau đây gọi là Ban chỉ đạo ISO)
b) CQCM: Cơ quan chuyên môn
c) CQCMHT: Các cơ quan chuyên môn hệ
thống, bao gồm:
- Phòng Nội vụ quận
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân quận
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
d) CQCMLV: Các cơ quan chuyên môn lĩnh
vực, bao gồm:
- Phòng Nội vụ quận
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân quận
- Phòng Tư pháp
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Y tế
- Thanh tra quận
- Phòng Kinh tế
- Phòng Quản lý đô thị
- Phòng Văn hóa và Thông tin
Điều 3. Chính
sách chất lượng
Toàn thể cơ quan chuyên môn, cán bộ,
công chức của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh cam kết cống
hiến và phục vụ nhân dân một cách tận tụy, bằng tất cả tri thức và tinh thần trách nhiệm cao
nhất thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000; xây dựng, thực hiện,
duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng kết hợp chặt chẽ với công tác cải
cách hành chính và quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông
đối với tất cả thủ tục hành chính được chuẩn hóa và công bố trên địa bàn Thành
phố Hồ Chí Minh thuộc phạm vi chức năng quản lý của các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân quận.
Hệ thống quản lý chất lượng được tuân
thủ phù hợp với những yêu cầu nghiêm ngặt của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015; được cải tiến liên tục, được công khai và công bố nhằm thực hiện các
hoạt động hành chính công nêu trên đối với nhân dân đảm bảo đúng luật, đúng
hạn, công
khai, rõ ràng, thuận tiện.
Chương II
PHẠM
VI ÁP DỤNG, NGOẠI LỆ VÀ VIỆN DẪN CÁC TÀI LIỆU DẠNG VĂN BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG
Điều 4. Phạm
vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng
1. Ủy ban nhân dân quận xây dựng, áp dụng,
duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để đạt được các mục tiêu chất
lượng nhất quán với chính sách chất lượng của Ủy ban nhân dân quận. Việc vận
hành hệ thống quản lý chất lượng được theo dõi và đánh giá bởi Ủy ban nhân dân
Thành phố Hồ Chí Minh đồng thời được Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận công bố phù
hợp và được kiểm tra, đánh giá việc công bố bởi Sở Khoa học và Công nghệ đê đảm
bảo sự phù hợp với các yêu
cầu của pháp luật nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và ISO 9001:2015.
2. Phạm vi áp dụng của hệ thống quản
lý chất lượng ISO 9001:2015 của Ủy ban nhân dân quận là tất cả
thủ tục hành chính được chuẩn hóa và công bố trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
thuộc phạm vi chức năng quản lý của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân quận.
Điều 5. Ngoại
lệ của hệ thống quản lý chất lượng
1. Ủy ban nhân dân quận cam kết áp dụng
tất cả các yêu cầu của ISO 9001:2015, loại trừ các yêu cầu của các điều khoản
sau đây (xem như là ngoại lệ của hệ thống quản lý chất lượng):
a) Điều khoản 8.3 - Thiết kế và phát
triển sản phẩm, dịch vụ
- Tất cả quy định của các thủ tục
trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận trong hệ thống này đều được tuân
thủ và thực hiện theo quy định (yêu cầu) của các văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản liên quan;
- Nếu quy định của Ủy ban nhân dân quận
có điểm khác biệt với các quy định của pháp luật hiện hành thì đó là quy định
thuận lợi hơn cho khách hàng (Ví dụ như quy định tổng thời gian tối đa thực hiện
thủ tục trong phạm vi áp dụng thấp hơn thời gian quy định của văn bản quy phạm
pháp luật), hoàn toàn không có các hoạt động thiết kế, ví dụ trên
có thể được hiểu là hoạt động phát triển nhưng hoạt động này tương đối đơn giản;
- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng
các yêu cầu của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
b) Điều khoản 8.5.5 - Hoạt động sau
giao hàng
- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng yêu
cầu “sau giao hàng” của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2015;
- Các quy trình kiểm soát thực hiện thủ
tục trong phạm vi áp dụng được kiểm soát, theo dõi và đo lường đến khi trả kết
quả cho khách hàng, các hoạt động tiếp theo sau khi trả kết quả cho khách hàng
- hoạt động “hậu kiểm” - là hoạt động quản lý nhà nước hiện chưa được áp dụng
trong hệ thống quản lý chất lượng;
- Các hoạt động tác nghiệp cũng được
kiểm soát, theo dõi và đo lường đến công đoạn cuối cùng của mỗi quy trình liên
quan, những hoạt động tiếp theo cũng chưa được áp dụng trong hệ thống quản lý
chất lượng.
c) Điều khoản 8.5.1.f - Xác nhận
giá trị sử dụng và xác nhận lại giá trị sử dụng định kỳ của khả năng đạt được kết
quả hoạch định của quá trình đối với việc sản xuất và cung cấp dịch vụ, khi kết
quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận được bằng việc theo dõi và
đo lường sau đó
- Tất cả quy định của các thủ tục
trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận trong hệ thống này đều tuân thủ
theo quy định của pháp luật hiện hành; các công đoạn của các quy trình kiểm
soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng và các quy trình tác nghiệp đều được
thông qua, xem xét và kiểm tra xác nhận căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan;
- Việc hồ sơ nộp vào của khách hàng đầy
đủ (về số lượng và nội dung) hay không để ra văn bản yêu cầu bổ túc, đủ điều kiện
hay không đủ điều kiện để ra văn bản chấp thuận hoặc kết quả tương đương, văn bản
không chấp thuận hoặc kết quả tương đương đều căn cứ vào các chuẩn mực theo dõi
và đo lường sản phẩm (chuẩn mực chấp nhận) - các quy định của pháp luật hiện
hành và quy định cụ thể hóa của Ủy ban nhân dân quận; không có công đoạn nào cần
phải thực hiện việc xác nhận giá trị sử dụng của các quy trình kiểm soát thực
hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng, kết quả thực hiện các quy định trên trong
việc thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng đều rõ ràng và có căn cứ;
- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng
các yêu cầu của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
2. Tuy hệ thống quản lý chất lượng của
Ủy ban nhân dân quận có các ngoại lệ như trên nhưng Ủy ban nhân dân quận vẫn
cam kết đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu luật định và chế
định của Nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Các ngoại lệ này không ảnh
hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của Ủy ban nhân dân quận trong việc cung cấp
các hoạt động hành chính công đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu
thích hợp.
Điều 6. Viện
dẫn các thông tin dạng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng
Căn cứ vào bối cảnh của tổ chức
(context of the organization) phân chia thành năm quá trình chủ yếu của hệ thống
quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 là: sự lãnh đạo (leadership), hoạch định
(planning), hỗ trợ (support) và thực hiện (operation), đánh giá kết quả thực hiện
(performance evaluation), cải tiến (improvement), Ủy ban nhân dân quận thiết lập
bốn quá trình chính (quy định tại Điều 7) bao gồm tám loại thông tin dạng văn bản
được thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục như sau:
1. Quy chế hệ thống quản lý chất lượng
TCVN ISO 9001:2015 - điều khoản 4.3 và 4.4: bao gồm hạng mục 3, 5, 6, 7
2. Chính sách chất lượng - điều khoản
5.2
3. Quy trình quản lý rủi ro, cơ hội và
xem xét của lãnh đạo (quy định tại Mục 1, Chương IV) - điều khoản 6.1 và 9.3
4. Mục tiêu chất lượng - điều khoản
6.2
5. Quy trình kiểm soát thông tin dạng
văn bản (tài liệu và hồ sơ) (quy định tại Mục 2, Chương IV) - điều khoản
7.5
6. Quy trình kiểm soát sự không phù hợp
và hành động khắc phục (quy định tại Mục 3, Chương IV) - điều khoản 8.7 và 10.2
7. Quy trình đánh giá nội bộ (quy định
tại Mục 4, Chương IV) - điều khoản 9.2
8. Quy định vai trò, trách nhiệm và
quyền hạn của các chức danh, các văn bản về hỗ trợ nguồn lực, năng lực, nhận thức
và trao đổi thông tin và các văn bản liên quan theo quy định của pháp luật - điều
khoản 5.3, 7.1, 7.2, 7.3 và 7.4
Chương III
SỰ
TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Điều 7. Sự tương tác
giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng
|
STT
|
Quá trình
chính
|
Điều khoản
|
BCĐ
|
CQCMHT
|
CQCMLV
|
Thông tin dạng
văn bản (viện dẫn)
|
|
1
|
Quá trình lãnh đạo, hoạch định và cải
tiến hệ thống quản lý chất lượng
|
4.1
4.2
4.3*
4.4*
5.1
5.2*
6.1
6.2*
6.3
9.3
10.1
10.3
|
C
|
P
|
P
|
Quy chế hệ thống quản lý chất lượng
TCVN ISO 9001:2015 (4.3 và 4.4)*
|
|
Chính sách chất lượng (5.2)*
|
|
Mục tiêu chất lượng (6.2)*
|
|
Quy trình quản lý rủi ro, cơ hội và
xem xét của lãnh đạo (6.1 và 9.3)
|
|
2
|
Quá trình hỗ trợ và đánh giá kết quả
thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
|
7.5*
9.2
|
P
|
C
|
P
|
Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản
(tài liệu và hồ sơ) (7.5)*
|
|
Quy trình đánh giá nội bộ (9.2)
|
|
3
|
Quá trình xác định vai
trò, trách
nhiệm
và quyền
hạn; hỗ trợ nguồn lực, năng lực, nhận thức và
trao
đổi
thông tin
|
5.3
7.1
7.2
7.3
7.4
|
P
|
C
|
P
|
Quy định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
của các chức danh
|
|
Các văn bản về hỗ trợ nguồn lực, năng lực,
nhận thức và trao đổi thông tin
và các văn bản
liên
quan theo quy định của pháp luật
|
|
4
|
Quá trình thực hiện thủ tục
trong
phạm
vi áp dụng;
theo
dõi, đo
lường,
phân tích
và
đánh giá
|
8.1*
8.2
8.4
8.5
8.6
8.7
9 1
10.2
|
P
|
P
|
C
|
Quy định nội dung công việc thực hiện của
thủ tục trong
phạm
vi áp dụng (quy định tại Điều 8)*
|
|
Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và
hành động khắc
phục
(8.7 và 10.2)
|
Ghi chú: C: trách nhiệm chính P: trách
nhiệm phụ
*: thông tin dạng văn bản được duy trì
theo yêu cầu của ISO 9001:2015
Bảng trên không những thể hiện sự
tương tác giữa các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 mà
còn thể hiện sự tương tác giữa trách nhiệm của các CQCM, thể hiện được mối quan
hệ giữa các CQCM thông qua từng quá trình chính - từng hoạt động tác nghiệp
chính của hệ thống quản lý chất lượng. Đó là phương pháp mô tả sự tương tác giữa
các quá trình và viện dẫn hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng mà Ủy
ban nhân dân quận xác định là phù hợp đến thời điểm này.
Điều 8. Quy định nội
dung công việc thực hiện của thủ tục trong phạm vi áp dụng
|
STT
|
Nội dung
công việc
|
Các thông
tin dạng văn bản liên quan (viện dẫn)
|
|
1
|
Xác định căn cứ pháp lý của thủ tục
trong phạm vi áp dụng
|
Danh mục văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan
|
|
2
|
Xác định biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu
trữ của thủ tục trong phạm vi áp dụng
|
Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu
trữ
|
|
3
|
Thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng
|
Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết
quả
Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ
sơ
Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ
sơ
Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết
quả
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
Sổ theo dõi hồ sơ
|
|
4
|
Theo dõi, đo lường, phân tích và
đánh giá - Sự thỏa mãn của khách hàng
|
Phiếu khảo sát ý kiến
|
|
5
|
Theo dõi, đo lường, phân tích và
đánh giá - Phân tích và đánh giá dữ liệu và thông tin
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng
|
Chương IV
DIỄN
GIẢI CÁC TÀI LIỆU DẠNG VĂN BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Mục 1. QUY TRÌNH QUẢN
LÝ RỦI RO, CƠ HỘI VÀ XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO
Điều 9. Quy trình
hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Phân tích bối cảnh
|
Lãnh đạo cao nhất/
Đại diện lãnh đạo
Ban chỉ đạo ISO
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng
|
|
2
|
Nhận diện, xác định rủi ro và cơ hội
|
Lãnh đạo cao nhất/
Đại diện lãnh đạo
Ban chỉ đạo ISO
Trưởng CQCM
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng
|
|
3
|
Đánh giá rủi ro và cơ hội
|
Lãnh đạo cao nhất/
Đại diện lãnh đạo
Ban chỉ đạo ISO
Trưởng CQCM
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng
|
|
4
|
Thực hiện hành động giải quyết rủi
ro và cơ hội
|
Lãnh đạo cao nhất/
Đại diện lãnh đạo
Ban chỉ đạo ISO
Trưởng CQCM
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng
Thông báo kết luận xem xét hệ thống
quản lý chất lượng của lãnh đạo
|
|
5
|
Đánh giá hiệu lực của hành động đã
giải quyết rủi ro và cơ hội
|
Ban chỉ đạo ISO
|
Thông báo kết luận xem xét hệ thống
quản lý chất lượng của lãnh đạo
|
Điều 10. Nội dung chi
tiết của quy trình hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
1. Phân tích bối cảnh nhằm cung cấp
các thông tin cho việc nhận diện các rủi ro và cơ hội mà có thể ảnh hưởng đến
khả năng của cơ quan trong việc đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản
lý chất lượng. Thông tin bối cảnh của bao gồm:
- Bối cảnh bên ngoài:
■ Môi trường pháp lý bao gồm chính
sách pháp luật nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan
đến hoạt động của Ủy ban nhân dân quận và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm
vi áp dụng hệ thống.
■ Tình hình kinh tế, chính trị, văn
hóa xã hội trong và ngoài nước, tại tỉnh, thành phố khác hoặc địa phương.
■ Sự đổi mới trong hoạt động, ứng dụng
công nghệ thông tin, các phương pháp cải cách hành chính của các cơ quan cùng cấp
ở các tỉnh, thành phố địa phương khác hoặc trong thành phố, địa phương mình.
■ Sự tác động của các nhà thầu phụ,
nhà cung cấp bên ngoài.
- Bối cảnh bên trong (nội bộ):
■ Kết quả hoạt động trong nội bộ Ủy
ban nhân dân quận, có thể bao gồm: cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ,
trách nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, liên phòng, bộ phận,
những vấn đề bất cập
nổi bật... tác động vào các quá trình, hoạt động, hiệu quả công việc.
■ Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm
(nhân lực, vật lực, tài lực).
■ Tình hình văn hóa công sở.
■ Tri thức của nguồn nhân lực (cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động).
■ Các quá trình của hệ thống quản lý
chất lượng (liên quan đến chức năng quản lý Nhà nước và cung cấp các dịch vụ
hành chính công).
- Nhu cầu và mong đợi của các bên quan
tâm:
■ Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
■ Sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, cơ
quan chủ quản, chính quyền địa phương.
■ Các yêu cầu của các cơ quan phối hợp
trong giải quyết công việc, giải quyết thủ tục hành chính.
■ Nhu cầu, nguyện vọng của các nhà thầu
phụ, nhà cung cấp bên ngoài.
2. Nhận diện, xác định rủi ro và cơ hội:
- Nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng
(tổ chức, cá nhân có nhu cầu), các bên quan tâm đến hệ thống quản lý chất
lượng và quy định của pháp luật, trên cơ sở xem xét các thông tin phân tích bối
cảnh, các CQCM tham mưu của Ủy ban nhân dân quận có trách nhiệm xác định các rủi
ro mà có tác động bất lợi, tiêu cực, không mong muốn ảnh hưởng đến:
■ Định hướng chiến lược;
■ Mục đích của hệ thống quản lý chất
lượng;
■ Các kết quả dự kiến của hệ thống quản
lý chất lượng;
■ Sự phù hợp của kết quả hoạt động quản
lý Nhà nước, hoạt động nội bộ của cơ quan;
■ Sự phù hợp của các kết quả giải quyết
dịch vụ hành chính công.
- Nhận diện cơ hội là nhận diện các rủi
ro mà có tác động có lợi, tích cực ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả
dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng, sự phù hợp của các hoạt động chức năng
quản lý Nhà nước, hoạt động nội bộ, dịch vụ hành chính công, nâng cao sự thỏa
mãn khách hàng của Ủy ban nhân dân quận.
- Căn cứ vào bối cảnh hiện tại của Ủy
ban nhân dân quận (bên trong và bên ngoài) và mức độ của các rủi ro để xác định
cơ hội để đạt được mục tiêu, kết quả dự kiến.
- Kết quả nhận diện và việc mô tả rủi
ro phải đảm bảo nội dung sau đây:
■ Bản chất của rủi ro;
■ Nguyên nhân và tác động tiêu cực của
chúng, đối với các rủi ro có tác động tích cực có thể dẫn đến cơ hội thì ghi
vào mục cơ hội;
■ Không nên mô tả như một quá trình, một
biện pháp kiểm soát tiêu cực hoặc một hoạt động kiểm soát không xảy ra.
3. Đánh giá rủi ro và cơ hội:
- Đánh giá rủi ro nhằm xác lập mức độ ưu tiên
giải quyết các rủi ro quan trọng và chỉ ra các cơ hội cho việc cải tiến đối với
các hoạt động hiện tại. Đánh giá rủi ro giúp thấu hiểu các rủi ro cố hữu từ bối
cảnh thực tế và kết nối tới các mục tiêu, các chiến lược và các quá trình của
HTQLCL.
- Căn cứ từ kết quả xem xét nêu trên, tiến hành
nhận định vấn đề tác động vào Ủy ban nhân dân quận, trong đó xác định ba mức độ
rủi ro:
■ Thấp: mọi thứ đều ổn định, không có
bất cập hoặc tác động ảnh hưởng đến CQCM. Kết luận: Không phải là rủi ro hoặc
cơ hội.
■ Cao: có xuất hiện sự tích cực hoặc
không tích cực có khả năng tác động đến CQCM. Kết luận: Trường hợp tích cực là
cơ hội, trường hợp không tích cực là rủi ro.
■ Rất cao: có xuất hiện tác động không
tích cực đáng kể, gây ảnh hưởng diện sâu, rộng và thường xuyên, tác động vào việc
tuân thủ quy định pháp luật, uy tín, hình ảnh... của CQCM. Kết luận: Rủi ro và
cần có hành động nhanh chóng, kịp thời.
4. Thực hiện hành động giải quyết rủi
ro và cơ hội:
- Sau khi đánh giá rủi ro và cơ hội,
CQCM tiến hành thiết lập kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội (đưa ra các biện
pháp, đối sách phù hợp), trong đó phải làm rõ:
■ Những hành động cụ thể sẽ đưa ra để
thực hiện giải quyết rủi ro và cơ hội.
■ Trách nhiệm cho từng hành động.
■ Thời gian thực hiện.
■ Kết quả dự kiến sẽ đạt được.
- Trưởng CQCM phê duyệt kế hoạch và chỉ đạo việc
thực hiện tại các CQCM. Định kỳ (tối thiểu 01 năm/lần), triển khai đánh giá và
xác nhận tính hiệu lực của kế hoạch. Trường hợp không đảm bảo đáp ứng, yêu cầu
hành động khắc phục theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc
phục.
5. Đánh giá hiệu lực của hành động đã
giải quyết rủi ro và cơ hội:
- Lãnh đạo cao nhất phân công Trưởng
CQCM thực hiện giám sát và báo cáo việc thực hiện các hành động xử lý rủi ro và
cơ hội.
- Định kỳ theo Quy trình xem xét của
lãnh đạo, Đại diện lãnh đạo xem xét các rủi ro và cơ hội đã được nhận diện, văn
bản hóa các hành động làm thay đổi hiện trạng của các rủi ro và cơ hội để có
các quyết sách phù hợp cho việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
- Ban chỉ đạo ISO có trách nhiệm cập
nhật thông tin về hoạt động giám sát, báo cáo và xem xét hiệu lực, tiến độ của
các hành động xử lý rủi ro và cơ hội theo Quy trình xem xét của lãnh đạo.
Điều 11. Quy định quản
lý rủi ro và cơ hội
1. Mục đích của hành động giải quyết rủi
ro và cơ hội là đảm bảo khi hoạch định các quá trình của hệ thống quản lý chất
lượng, Ủy ban nhân dân quận xác định các rủi ro và cơ hội của mình và hoạch định
các hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội. Đồng thời, ngăn ngừa sự không phù
hợp, bao gồm cả đầu ra không phù hợp và xác định các cơ hội có thể nâng cao sự thỏa
mãn của khách hàng hay đạt được các mục tiêu chất lượng của Ủy ban nhân dân quận.
2. Khi nhận diện, xác định các rủi ro
và cơ hội đối với hệ thống quản lý chất lượng, các vấn đề nội bộ và bên ngoài
cũng như yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan đều được Ủy ban nhân dân quận
xem xét.
- Các ví dụ về rủi ro như các quá
trình, sản phẩm và dịch vụ không đáp ứng các yêu cầu hoặc Ủy ban nhân dân quận
không đạt được sự thỏa mãn của tổ chức, công dân.
- Các ví dụ về cơ hội như tiềm năng nhận
biết đối tượng phục vụ mới, xác định nhu cầu đối với sản phẩm hay dịch vụ mới
và đưa chúng ra phục vụ tổ chức, công dân hoặc xác định nhu cầu sửa đổi hay
thay thế một quá trình bằng việc đưa vào áp dụng công nghệ mới để quá trình trở
nên hiệu quả hơn.
3. Chấp nhận cách tiếp cận tư duy dựa
trên rủi ro, Ủy ban nhân dân quận xem xét việc áp dụng cách tiếp cận này cho
các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng. Khi xác định các rủi
ro và cơ hội của mình, Ủy ban nhân dân quận tập trung vào việc:
- Mang lại sự sự tin cậy về việc hệ thống
quản lý chất lượng có thể đạt được các kết quả dự kiến.
- Nâng cao những tác động mong muốn và
tạo ra những khả năng mới (thông qua việc cải thiện hiệu quả của các hoạt động,
việc phát triển và ứng dụng công nghệ mới,...).
- Ngăn ngừa hoặc giảm bớt những tác động
không mong muốn (thông qua việc giảm rủi ro hoặc hành động phòng ngừa).
- Đạt được cải tiến để đảm bảo sự phù
hợp của sản phẩm, dịch vụ và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
4. Hành động mà Ủy ban nhân dân quận
có thể để giải quyết rủi ro sẽ tùy thuộc vào bản chất của rủi ro:
- Tránh rủi ro bằng cách không tiếp tục
thực hiện các quá trình mà trong đó có thể gặp phải rủi ro;
- Loại bỏ rủi ro bằng cách sử dụng các
phương án để tuyển dụng, đào tạo, hỗ trợ nhân viên có ít kinh nghiệm trong Ủy
ban nhân dân quận;
- Chấp nhận rủi ro để theo đuổi một cơ
hội, như đầu tư vào các thiết bị mới, áp dụng công nghệ mới để việc cung cấp dịch
vụ hành chính công trở nên hiệu quả hơn.
- Chia sẻ rủi ro bằng cách làm
việc trực tiếp, định kỳ hoặc lấy ý kiến của tổ chức, công dân để tạo thuận lợi
cho quá trình thuê bên ngoài (công ty bảo hiểm, hợp đồng nhà thầu,
dịch vụ...), giải quyết thủ tục hành chính.
- Không hành động, khi Ủy ban nhân dân
quận tự mình chấp nhận rủi ro, trên cơ sở tác động tiềm ẩn của rủi
ro hoặc chi phí cho hành động cần thiết.
5. Việc áp dụng tư duy dựa trên rủi ro
giúp Ủy ban nhân dân quận xây dựng văn hóa chủ động và phòng ngừa hướng tới việc
thực hiện tốt hơn và cải tiến cách thức thực hiện công việc nói chung. Có nhiều
hình thức khác nhau để có thể xem xét, xác định rủi ro và cơ hội, ví dụ: các cuộc
họp về chiến lược, xem xét của lãnh đạo, đánh giá nội bộ, các hình thức họp
khác nhau về chất lượng, họp thiết lập mục tiêu chất lượng,
giai đoạn hoạch định việc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và cung cấp dịch
vụ hành chính công...
Điều 12. Quy trình
xem xét của lãnh đạo
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Báo cáo tình hình hoạt động của hệ
thống
|
Tất cả CQCM liên quan
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng
|
|
2
|
Chuẩn bị họp xem xét hệ thống quản
lý chất lượng của Ban Lãnh đạo
|
Lãnh đạo cao nhất/ Đại diện lãnh đạo
Tất cả CQCM liên quan
|
--
|
|
3
|
Tiến hành họp xem xét hệ thống quản
lý chất lượng của Ban Lãnh đạo
|
Đại diện lãnh đạo
Tất cả CQCM liên quan
|
Thông báo kết luận xem xét hệ thống
quản lý chất lượng của lãnh đạo
|
|
4
|
Thực hiện quyết định và hành động
theo kết luận của cuộc họp
|
Tất cả CQCM liên quan
|
Thông báo kết luận xem xét hệ thống
quản lý chất lượng của lãnh đạo
|
|
5
|
Theo dõi kết quả thực hiện của cuộc
họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Ban Lãnh đạo
|
Đại diện lãnh đạo hoặc người được ủy
quyền
|
Thông báo kết luận xem xét hệ thống
quản lý chất lượng của lãnh đạo
|
Điều 13. Quy định xem
xét của lãnh đạo
1. Lãnh đạo cao nhất tổ chức xem xét hệ
thống quản lý chất lượng thông qua các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết, định
kỳ hoặc đột xuất... để đảm bảo rằng nó luôn phù hợp, thỏa đáng và có hiệu lực
và phù hợp với định hướng chiến lược của Ủy ban nhân dân quận. Việc xem xét sẽ
bao gồm việc đánh giá các cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống
quản lý chất lượng, bao gồm cả việc xem xét chính sách chất lượng, các mục tiêu
chất lượng.
2. Ủy ban nhân dân quận lưu giữ thông
tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo.
3. Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng từng thời kỳ là đầu vào của cuộc họp xem xét hệ thống quản
lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất.
4. Mỗi năm một lần (thông thường sau
đánh giá nội bộ định kỳ), Lãnh đạo cao nhất tiến hành định kỳ xem xét hệ thống
quản lý chất lượng để đảm bảo sự thích hợp, đầy đủ, hiệu lực và cải tiến (nếu
có) của hệ thống.
5. Theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo
cao nhất, bất cứ lúc nào cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh
đạo cao nhất cũng có thể được tiến hành.
6. Thư ký cuộc họp hoàn chỉnh Thông
báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo để mô tả nội dung
cuộc họp dưới dạng văn bản chuyên đến tất cả CQCM liên quan sau cuộc họp để
theo dõi và thực hiện quyết định của Lãnh đạo cao nhất (nếu có) một cách chính
thức. Đây chính là đầu ra của cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Lãnh đạo cao nhất
chịu trách nhiệm theo dõi việc thực hiện các quyết định của mình (đầu ra của cuộc
họp).
7. Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý
chất lượng, Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo,
và các báo cáo, biên bản khác được luân chuyển giữa Lãnh đạo cao nhất và các
CQCM liên quan thể hiện việc trao đổi thông tin nội bộ về hiệu lực của hệ thống
quản lý chất lượng ngoài các phương pháp trao đổi thông tin khác.
8. Đầu vào và đầu ra của cuộc họp xem
xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất thể hiện sự cam kết của
lãnh đạo, hướng vào khách hàng, hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, theo
dõi, đo lường các quá trình và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.
9. Các cuộc họp giao ban và bất kỳ cuộc
họp nào khác (định kỳ và đột xuất) của Lãnh đạo cao nhất với nội dung liên quan
đến hệ thống quản lý chất lượng vẫn được xem là cuộc họp xem xét hệ thống quản
lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất và biên bản của các cuộc họp này (nếu có)
là bằng chứng lãnh
đạo xem xét hệ thống quản lý chất lượng.
10. Nội dung (đầu vào) của cuộc họp
xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất bao gồm các nội dung như
sau:
|
STT
|
Nội dung
|
Diễn giải
|
|
1
|
Các hành động tiếp theo từ các cuộc
xem xét của lãnh đạo lần trước
|
1. Kết quả thực hiện của những công
việc được giao theo quyết định, hành động cụ thể trong cuộc họp xem xét của
lãnh đạo lần trước.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
2
|
Những thay đổi trong các vấn đề nội
bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng
|
1. Thay đổi, bổ sung quy định của luật
pháp.
2. Thay đổi, bổ sung yêu cầu của
khách hàng.
3. Thay đổi, bổ sung nhân sự.
4. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3
|
Thông tin về kết quả thực hiện và hiệu
lực của hệ thống quản lý chất lượng
|
1. Thông tin về kết quả thực hiện và
hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm bảy nội dung cụ thể.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3.1
|
Sự thỏa mãn của khách hàng và thông
tin phản hồi của các bên quan tâm liên quan
|
1. Phản hồi của khách hàng: số lượng, phản
hồi “quan trọng”
và “thường xảy ra”, cách giải quyết.
2. Hành động khắc phục phát sinh sau
khi đã giải quyết phản hồi của khách hàng (nếu có).
3. Kết quả theo dõi, đo lường sự thỏa
mãn của khách hàng, phân tích dữ liệu về sự thỏa mãn của khách hàng, sự phù hợp
với các yêu cầu về dịch vụ và nhận xét.
4. Thông tin phản hồi của các bên
quan tâm liên quan.
5. Những vấn đề khác liên
quan (nếu có).
|
|
3.2
|
Mức độ thực hiện các mục tiêu chất
lượng
|
1. Kết quả thực hiện các mục tiêu chất
lượng.
2. Việc xác định nguyên nhân gốc rễ,
xác định hành động khắc phục và thực hiện hành động khắc phục nếu kết quả thực
hiện các mục tiêu chất lượng không đạt so với mục tiêu đề ra.
3. Việc xác định nguyên nhân gốc rễ,
xác định rủi ro và thực hiện hành động nếu kết quả thực hiện các mục tiêu chất
lượng đạt so với mục tiêu đề ra nhưng kết quả quá thấp hoặc không ổn định (nếu
có).
4. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3.3
|
Kết quả thực hiện quy trình cung cấp
thủ tục trong phạm vi áp dụng và sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ
|
1. Việc vận hành hệ thống tài liệu
(khó khăn và thuận lợi).
2. Dữ liệu thống kê.
3. Những lỗi “quan trọng” khi phát
sinh đầu ra không phù hợp, cách xử lý.
4. Những lỗi “thường xảy ra” khi
phát sinh đâu ra không phù hợp, cách xử lý.
5. Hành động khắc phục phát sinh sau
khi đã xử lý những lỗi “quan trọng” và “thường xảy ra” đó (nếu có).
6. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3.4
|
Sự không phù hợp và hành động khắc
phục
|
1. Sự không phù hợp và hành động khắc
phục phát sinh từ công việc hàng ngày.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3.5
|
Kết quả theo dõi và đo lường
|
1. Kết quả theo dõi và đo lường từ
công việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3.6
|
Kết quả đánh giá
|
1. Sự không phù hợp và hành động khắc
phục phát sinh từ đánh giá (nội bộ và bên ngoài).
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3.7
|
Kết quả thực hiện của nhà cung cấp
bên ngoài
|
1. Kết quả thực hiện của nhà cung cấp
bên ngoài.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
4
|
Sự đầy đủ của nguồn lực
|
1. Nhu cầu về con người.
2. Nhu cầu về cơ sở hạ tầng.
3. Nhu cầu về môi trường cho việc thực
hiện quá trình.
4. Nhu cầu về nguồn lực theo dõi và
đo lường.
5. Nhu cầu về tri thức.
6. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
5
|
Hiệu lực của hành động thực hiện để
giải quyết rủi ro và cơ hội
|
1. Hiệu lực của hành động thực hiện
để giải quyết rủi ro và cơ hội.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
6
|
Các cơ hội cải tiến
|
1. Đề nghị cải tiến các quy trình (hệ
thống tài liệu) và thủ tục trong phạm vi áp dụng.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
11. Kết quả (đầu ra) của cuộc họp xem
xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao nhất bao gồm các nội dung như
sau:
|
STT
|
Nội dung
|
Diễn giải
|
|
1
|
Các cơ hội cải tiến
|
1. Quyết định những vấn đề liên quan
đến cải tiến các quy trình (hệ thống tài liệu) và thủ tục trong phạm vi áp dụng
liên quan đến yêu cầu của khách hàng.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
2
|
Mọi nhu cầu thay đổi hệ thống quản
lý chất lượng
|
1. Quyết định những vấn đề liên quan
đến mọi nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả cải tiến
chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3
|
Nhu cầu về nguồn lực
|
1. Quyết định những vấn đề liên quan
đến nguồn lực theo đề xuất của CQCM liên quan hoặc từ chính Lãnh đạo cao nhất
để đạt được những yêu cầu trên.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
12. Tất cả các nội dung và
kết quả xem xét hệ thống quản lý chất lượng của Lãnh đạo cao
nhất nêu trên được
xem xét ít nhất mỗi năm một lần.
13. Căn cứ Mục tiêu chất lượng, Báo
cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng có nội dung cơ bản dưới đây
(hoặc kết hợp nội dung với các báo cáo khác).
14. Nội dung cơ bản của việc báo cáo kết
quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng như sau (những chữ in nghiêng là nội
dung của báo cáo, những chữ in thường là hướng dẫn phương pháp báo cáo, nếu mục
nào không phát sinh thì ghi rõ là “không phát sinh”):
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG (cột “nội
dung” và “mục tiêu đề ra” sao chép từ Mục tiêu chất lượng, cột “kết quả đạt được”
ghi rõ kết quả thực tế)
|
STT
|
Nội dung
|
Mục tiêu đề
ra
|
Kết quả đạt
được
|
|
|
|
|
|
II. VIỆC THỰC HIỆN QUY TRÌNH CUNG CẤP
DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG VÀ SỰ PHÙ HỢP CỦA DỊCH VỤ
1. Số liệu thống kê, tổng hợp và phân
tích về hồ sơ được giải quyết của tất cả các lĩnh vực (chi tiết tại Bảng số liệu
thống kê, tổng hợp và
phân tích về hồ sơ được giải quyết kèm theo báo cáo này) (tách ra
thành phụ lục đính kèm Báo cáo)
|
STT
|
Chỉ tiêu
|
Số lượng hồ
sơ hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và năm
|
|
1
|
2
|
3
|
Q1
|
4
|
5
|
6
|
Q2
|
6T
|
7
|
8
|
9
|
Q3
|
9T
|
10
|
11
|
12
|
Q4
|
N
|
|
1
|
Hồ sơ nhận kỳ này (1.1)+(1.2)+(1.3)+(1.4)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
Đủ điều kiện (1.1)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.2
|
Không đủ điều kiện
(1.2)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.3
|
Chưa đủ điều kiện (1.3)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4
|
Hồ sơ nhận kỳ này
đang giải quyết (1.4)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
• Còn trong hạn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
• Đã trễ hạn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Hồ sơ nhận kỳ
trước, hoàn tất kỳ này (2.1)+(2.2)+(2.3)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
Đủ điều kiện (2.1)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2
|
Không đủ điều kiện (2.2)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.3
|
Chưa đủ điều kiện (2.3)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Hồ sơ trễ hạn tính
đến kỳ báo cáo
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Tổng hồ sơ hoàn tất
(1.1)+(1.2)+(1.3) (2.1)+(2.2)+(2.3)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1
|
Trước hạn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.2
|
Đúng hạn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.3
|
Trễ hạn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Hồ sơ hoàn tất
bị lỗi (không phù hợp) (bị lỗi của (4))
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.1
|
Lỗi trễ hạn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.2
|
Lỗi thất lạc/hư hỏng
hồ sơ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.3
|
Lỗi nghiệp vụ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.4
|
Lỗi khác
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hồ sơ hoàn tất được tính theo thời điểm
kết quả đã được chuyển đến nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chờ khách hàng đến
nhận, không tính thời điểm khách hàng nhận kết quả.
Số lượng chỉ tiêu Tổng hồ sơ hoàn tất trước hạn (4.1) cộng số
lượng chỉ tiêu Tổng hồ sơ hoàn tất đúng hạn (4.2) chia
cho số lượng chỉ tiêu Tổng hồ sơ hoàn tất (4) bằng kết quả thực
hiện “hồ sơ được giải quyết hoàn tất đúng thời hạn”.
Số lượng chỉ tiêu Hồ sơ mới nhận và đang giải
quyết
(1.4), Hồ sơ nhận kỳ trước, hoàn tất
kỳ này
(2), Hồ sơ trễ hạn tính đến kỳ
báo cáo
(3) không được cộng dồn cho quý, 6
tháng, 9 tháng và năm.
Báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng, 9
tháng và năm được thực hiện chung với báo cáo tháng 3, tháng 6, tháng 9 và
tháng 12.
2. Đề xuất, kiến nghị (nêu những
nhận xét đối với bảng dữ liệu thống kê trên, phân tích điểm mạnh, điểm yếu (sự
phù hợp với các yêu cầu về sản phẩm, đặc tính và xu hướng của các quá trình và
sản phẩm))
III. PHẢN HỒI CỦA KHÁCH HÀNG (việc này được
thực hiện từ việc phát, thu thập, tổng hợp - thống kê, phân tích kết quả các
Phiếu câu hỏi ý kiến khách hàng)
1. Số liệu thống kê, tổng hợp và phân
tích về sự hài lòng của khách hàng của các thủ tục trong phạm vi áp dụng (kết quả thống
kê, tổng hợp và phân tích theo từng lĩnh vực, theo từng cơ quan chuyên môn)
2. Đề xuất, kiến nghị (nêu nhận xét,
phân tích điểm mạnh, điểm yếu
về sự thỏa mãn của khách hàng)
IV. TÌNH TRẠNG CỦA CÁC HÀNH ĐỘNG
KHẮC PHỤC
1. Hành động khắc phục
phát sinh từ kết quả đánh giá nội bộ (những điểm không phù hợp phát sinh,
giải trình nguyên nhân, đề xuất phương hướng thực hiện chấn chỉnh đối với
những điểm không phù hợp trong đánh giá nội bộ)
2. Hành động khắc phục phát
sinh từ kết quả đánh giá của các cơ quan (những điểm không
phù hợp phát sinh, giải trình nguyên nhân, đề xuất phương hướng thực hiện chấn
chỉnh đối với những điểm không phù hợp trong đánh giá chứng nhận/ đánh giá giám
sát)
3. Hành động khắc phục phát sinh từ kết
quả thực hiện mục tiêu chất lượng không đạt (giải trình nguyên nhân, đề
xuất phương hướng thực hiện chấn chỉnh đối với kết quả thực hiện mục tiêu chất
lượng không đạt)
4. Hành động khắc phục phát sinh từ
công việc
(những vấn đề trục trặc liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng, đến công
việc phát sinh đã, đang và sẽ được giải quyết)
V. CÁC ĐỀ NGHỊ CẢI TIẾN VÀ NHU CẦU VỀ
NGUỒN LỰC (NHÂN LỰC, CƠ SỞ VẬT CHẤT, MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC) (nêu nhận
xét, phân tích điểm manh, điểm yếu của việc đào tạo nguồn nhân lực về hệ thống
quản lý chất lượng; đề xuất cải tiến và nhu cầu về nguồn lực để phục vụ khách
hàng tốt hơn)
Điều 14. Biểu mẫu áp
dụng/ hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/
hồ sơ
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian lưu
tối đa
|
|
1
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất
lượng
|
Đại diện
lãnh đạo
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
|
2
|
Thông báo kết luận xem xét hệ thống
quản lý chất lượng của lãnh đạo
|
Đại diện
lãnh đạo
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
Mục 2. QUY TRÌNH KIỂM
SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN (TÀI LIỆU, HỒ SƠ)
Điều 15. Quy trình
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Phát sinh nhu cầu soạn thảo mới hoặc
điều chỉnh nội dung tài liệu
|
Người có nhu cầu (Tất cả CQCM liên
quan)
|
Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu
|
|
2
|
Xem xét sự phù hợp của tài
liệu so với yêu cầu của văn bản quy phạm pháp luật, yêu cầu của ISO 9001:2015
và yêu cầu thực tế
|
Phòng Nội vụ quận
|
Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu
|
|
3
|
Xem xét và phê duyệt nội dung đề nghị
soạn thảo mới hoặc điều chỉnh
|
Đại diện lãnh đạo
|
Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu
|
|
4
|
Ban hành tài liệu mới và thu hồi tài
liệu cũ (nếu có)
|
Phòng Nội vụ quận
Tất cả CQCM liên quan
|
Sổ công văn
Bản hiệu đính tài liệu
|
Điều 16. Quy định về
thông tin dạng văn bản được duy trì (tài liệu)
1. Phê duyệt tài liệu về sự đầy đủ trước
khi ban hành
a) Hệ thống tài liệu nội bộ là các tài
liệu do Ủy ban nhân dân quận ban hành được sử dụng cho hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9001:2015. Hệ thống tài liệu nội bộ do các CQCM liên quan đóng góp ý kiến,
Phòng Nội vụ quận biên soạn (tổng hợp), Đại diện lãnh đạo xem xét (tham mưu) bao gồm:
- Chính sách chất lượng.
- Mục tiêu chất lượng.
- Quy chế hệ thống quản lý chất lượng
TCVN ISO 9001:2015 (bao gồm cả nội dung chi tiết của thông tin dạng văn bản thiết
lập theo yêu cầu của ISO 9001:2015 được quy định từ Mục 2 đến Mục 4, Chương
IV).
- Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ áp dụng thuộc hệ thống quản lý chất
lượng bao gồm:
■ Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ của các tài
liệu hệ thống thuộc Danh mục biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống ban hành kèm theo Quy chế
này.
■ Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ của các thủ tục
trong phạm vi áp dụng và biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống còn lại được cập nhật trong
Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ được các CQCM biên soạn (tổng hợp) và
xem xét (tham mưu).
b) Quy chế hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9001:2015, Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng được Lãnh đạo cao nhất
phê quyệt; Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ được Đại diện lãnh đạo phê
duyệt.
2. Xem xét, cập nhật khi cần và phê
duyệt lại tài liệu
a) Lãnh đạo cao nhất hoặc Đại diện
lãnh đạo có thẩm quyền kiểm soát và yêu cầu trực tiếp Phòng Nội vụ quận điều chỉnh
hệ thống tài liệu nội bộ.
b) Khi nhận được Tờ trình đề xuất điều
chỉnh tài liệu đã được Lãnh đạo cao nhất hoặc Đại diện lãnh đạo phê duyệt, nếu
không chỉnh sửa trực tiếp hệ thống tài liệu nội bộ lưu trên máy vi tính, in ra,
trình xem xét, phê duyệt và ban hành lại thì Bản hiệu đính tài liệu được Phòng
Nội vụ quận cập nhật, trình Lãnh đạo cao nhất hoặc Đại diện lãnh đạo phê duyệt
và phân phối đến tất cả CQCM liên quan. Bản hiệu đính tài liệu được xem là một
phần của hệ thống tài liệu nội bộ.
c) Sau một khoảng thời gian nào đó, nếu
cần thiết, căn cứ vào Bản hiệu đính tài liệu, Phòng Nội vụ quận chỉnh sửa trực
tiếp hệ thống tài liệu nội bộ lưu trên máy vi tính, in ra, trình xem xét, phê
duyệt và ban hành lại. Bản hiệu đính tài liệu được xóa bỏ phần nội dung đã được
cập nhật và quay trở lại điểm xuất phát ban đầu.
3. Đảm bảo nhận biết được các thay đổi
và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu
a) Tình trạng thay đổi và sửa đổi hiện
hành của hệ thống tài liệu nội bộ được nhận biết và thể hiện thông qua ngày ký
văn bản/ hồ sơ ban hành của tài liệu đó.
b) Tất cả các tài liệu có hiệu lực thi
hành sau năm ngày làm việc kể từ ngày ký văn bản/ hồ sơ ban hành, nếu không có
quy định nào khác trong văn bản/ hồ sơ ban hành.
4. Đảm bảo các bản của tài liệu thích
hợp sẵn có ở nơi sử dụng
a) Phòng Nội vụ quận giữ bản gốc và một
bản chính của hệ thống tài liệu nội bộ.
b) Phòng Nội vụ quận ban hành (các) bản
chính của hệ thống tài liệu nội bộ đến tất cả CQCM liên quan.
c) Bản chính của hệ thống tài liệu nội
bộ phải luôn có sẵn tại nơi làm việc của các CQCM liên quan.
5. Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ
nhận biết
a) Bản gốc của hệ thống tài liệu nội bộ
chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền và chỉ có bản duy nhất tại Phòng Nội vụ
quận.
b) Các bản chính của hệ thống tài liệu
nội bộ có chữ ký của người có thẩm quyền và được đóng dấu.
c) Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của hệ
thống tài liệu nội bộ không được thực hiện theo đúng thể thức bản sao chỉ có
giá trị thông tin, tham khảo.
6. Đảm bảo các các tài liệu có nguồn gốc
bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát
a) Hệ thống tài liệu có nguồn gốc bên
ngoài - hệ thống tài liệu bên ngoài - là tất cả văn bản quy phạm pháp luật (Luật,
Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị,
v.v...) và các văn bản áp dụng pháp luật do các cơ quan nhà nước ban hành thể
hiện dưới dạng văn bản mà Ủy ban nhân dân quận phải chịu sự điều chỉnh và bắt
buộc áp dụng, những tài liệu kỹ thuật chuyên môn bắt buộc hoặc
khuyến khích áp dụng (nếu có).
b) Ngoài ra, các văn bản quy phạm pháp
luật đăng trên Công báo cũng được xem là một phần của hệ thống tài liệu bên
ngoài. Việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành được Ủy ban nhân
dân quận nhận biết trong những trường hợp sau:
- Nếu các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản áp dụng pháp luật chưa/ không chính thức được ban hành đến Ủy ban
nhân dân quận thì sử dụng mọi phương thức để có được văn bản đó (từ mạng internet, từ các cuộc
họp tập huấn triển khai,
từ các sách tổng hợp văn bản, v.v...). Các văn bản này không có đầy đủ các dấu hiệu kiểm
soát như văn bản được ban hành chính thức đến Ủy ban nhân dân quận.
- Nếu các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản áp dụng pháp luật được ban hành chính thức đến Ủy ban nhân dân quận
thì được thực hiện theo quy định về công tác văn thư (có thể được kiểm soát
thông qua phần mềm tin học).
c) Các CQCM liên quan lập Danh mục văn
bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan và kèm theo tất cả các văn bản được
cập nhật trong Danh mục (tối thiểu là dạng file trên máy tính) để kiểm
soát hệ thống tài liệu bên ngoài.
d) Danh mục văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan do Đại diện lãnh đạo phê duyệt, đảm bảo bao gồm tất cả các
loại văn bản sau:
- Các văn bản quy định thành phần hồ
sơ mà khách hàng cần nộp, quy định thời hạn giải quyết (tổng thời gian chuẩn).
- Các văn bản quy định phí và lệ phí
mà khách hàng phải nộp (nếu có).
- Các văn bản quy định những điều kiện
cụ thể để thụ lý hồ sơ, căn cứ để phát hành kết quả đến khách hàng.
e) Nếu cần thiết, Danh mục văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản liên quan và văn bản kèm theo được công khai tại vị
trí tiếp nhận hồ sơ để khách hàng tra cứu.
f) Khuyến khích tất cả CQCM liên quan
nên lập Sổ công văn có ký giao nhận nhằm mục đích kiểm soát được sự luân chuyển
của các văn bản nội bộ và bên ngoài.
7. Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các
tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ
lại vì mục đích nào đó
a) Nếu Phòng Nội vụ quận ban hành hệ
thống tài liệu nội bộ mới được chỉnh sửa từ hệ thống tài liệu cũ thì các CQCM
liên quan có trách nhiệm thu hồi hệ thống tài liệu cũ để loại bỏ bằng cách gạch
chéo (sử dụng mặt sau làm giấy nháp) hoặc xé bỏ hoặc hủy bằng máy hủy giấy.
b) Khi văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản áp dụng pháp luật được ban hành mà có ảnh hưởng đến quy trình liên quan
đến các thủ tục trong phạm vi áp dụng, các CQCM phải áp dụng và thông báo cho
Phòng Nội vụ quận tối đa trong thời hạn ba ngày kể từ ngày văn bản có hiệu lực
thi hành để Phòng Nội vụ quận kịp thời lập Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài liệu.
Các việc tiếp theo được thực hiện như sau:
- Nếu văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản liên quan được thay thế một phần bằng một văn bản mới thì cập nhật bổ sung văn bản
mới vào Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan.
- Nếu văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản liên quan được thay thế toàn phần bằng một văn bản mới thì cập nhật
thay thế văn bản mới vào Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên
quan (xóa văn bản cũ, thêm văn bản mới).
c) Nếu hệ thống tài liệu nội bộ và bên
ngoài không còn hiệu lực nhưng cần lưu trữ để tham khảo thì Phòng Nội vụ quận
và CQCM liên quan có nhu cầu lưu lại tham khảo phải sử dụng những dấu hiệu nhận
biết phù hợp, tránh việc sử dụng vô tình. Hệ thống tài liệu lỗi thời này phải
được tách biệt và nhận biết khác với hệ thống tài liệu hiện hành đang có hiệu lực.
Điều 17. Quy định về
thông tin dạng văn bản được lưu trữ (hồ sơ)
1. Phân loại hồ sơ
a) Hồ sơ là bằng chứng khách quan phát
sinh từ phiếu, bảng, biểu, sổ được sao chụp từ biểu mẫu định trước và được điền
đầy đủ thông tin (viết tay hoặc đánh máy vi tính) khi vận hành các hoạt động
tác nghiệp liên quan, cũng có thể phát sinh mà không theo hình thức của một biểu
mẫu định trước và các hồ sơ xuất phát từ bên ngoài.
b) Hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng
được quy định tại Điều 13 như sau:
- Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ của các tài
liệu hệ thống thuộc Danh mục biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống ban hành kèm theo Quy chế
này.
- Tất cả biểu mẫu/ hồ sơ của các thủ tục
trong phạm vi áp dụng và biểu mầu/ hồ sơ hệ thống còn lại được cập nhật trong
Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ.
c) Biểu mẫu/ hồ sơ của các thủ tục
trong phạm vi áp dụng được phân loại như sau:
- Hồ sơ đầu vào: thành phần hồ sơ
khách hàng nộp.
- Hồ sơ giải quyết: hồ sơ phát sinh từ
công đoạn tiếp nhận, công đoạn thụ lý và công đoạn phê duyệt kết quả theo thẩm
quyền.
- Hồ sơ đầu ra: kết quả phát hành đến
khách hàng; bao gồm kết quả đủ điều kiện, không đủ điều kiện và chưa đủ điều kiện.
d) Tùy thuộc vào tình hình thực tế của mỗi thủ
tục trong phạm vi áp dụng, Danh mục hồ sơ cần nộp đảm bảo nội dung sau (không bắt
buộc phải đầy đủ nội dung
này, yêu cầu cơ bản là xác định rõ thành phần hồ sơ mà khách hàng cần nộp):
- Quy định thành phần hồ sơ cần nộp
thông thường và các trường hợp phát sinh (tình huống), thành phần hồ sơ này phải
căn cứ vào các văn bản được cập nhật trong Danh mục văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan;
- Mỗi loại hồ sơ cần nộp được xác định
tên, số lượng bản chính để nộp/ đối chiếu, số lượng bản sao (công chứng, chứng
thực hoặc chỉ cần sao chụp),
cơ quan liên hệ và địa chỉ cụ thể (nếu có) để thực hiện thủ tục hành chính tại
cơ quan đó trước khi tập hợp đủ hồ sơ nộp cho Ủy ban nhân dân quận.
e) Danh mục hồ sơ cần nộp được công
khai tại vị trí tiếp nhận hồ sơ. Tên của Danh mục hồ sơ cần nộp có thể được đặt
khác tùy thuộc vào tình hình thực tế của môi thủ tục trong phạm vi áp dụng; kết
hợp với công khai bộ thủ tục hành chính chung.
f) Các CQCM liên quan lập Danh mục biểu
mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ và kèm theo tất cả các biểu mẫu/ hồ sơ được cập nhật
trong Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ
sơ lưu trữ để kiểm soát tất cả biểu mẫu/ hồ sơ áp dụng thuộc hệ thống quản lý
chất lượng; Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ đảm bảo nội dung sau:
- Biểu mẫu/ hồ sơ của các thủ tục
trong phạm vi áp dụng: hồ sơ đầu vào, hồ sơ giải quyết và hồ sơ đầu ra.
- Biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống còn lại
(ngoại trừ biểu mẫu/ hồ sơ hệ thống kèm theo Quy chế này).
- Bao gồm tất cả biểu mẫu/ hồ sơ được
quy định theo các văn bản được cập nhật trong Danh mục văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan (yêu cầu tối thiểu); tất
cả biểu mẫu/ hồ sơ do CQCM liên quan tự quy định (để tạo điều kiện thuận lợi
cho công việc, nếu cần thiết).
- Biểu mẫu/ hồ sơ là văn bản hành
chính được ghi rõ là “dạng văn bản” sau tên biểu mẫu/ hồ sơ.
g) Căn cứ danh mục thủ tục hành chính
theo từng lĩnh vực trong phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng phù hợp
với ISO 9001:2015 thuộc mỗi CQCM, các CQCM đảm bảo tổng thời gian chuẩn và thời
gian chuẩn của từng công đoạn thông qua các biểu mẫu/ hồ sơ thực hiện thủ tục
trong phạm vi áp dụng (các biểu mẫu/ hồ sơ này được cập nhật trong Danh mục biểu
mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ). Sáu biểu mẫu cần áp dụng khi thực hiện mỗi thủ tục
hành chính bao gồm:
- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết
quả
- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ
sơ
- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ
sơ
- Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết
quả
- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
- Sổ theo dõi hồ sơ
h) Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ là phương pháp để kiểm soát thời gian chuẩn của từng công đoạn, được xem
như quy trình kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng. Phiếu kiểm
soát quá trình giải quyết hồ sơ đảm bảo các yêu cầu sau (nếu cần thiết):
- Thực hiện sau khi tiếp nhận thành phần
hồ sơ mà khách hàng nộp, luân chuyển và luôn được lưu kèm theo hồ sơ lưu của thủ
tục trong phạm vi áp dụng.
- Tổng thời gian chuẩn được quy định trong
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ là tổng thời gian tối đa, không được
vượt quá quy định của văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
- Một thủ tục trong phạm vi áp dụng có
thể được thể hiện thông qua một hoặc nhiều Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ, một Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ có thể bao gồm một hoặc
nhiều thủ tục trong phạm vi áp dụng; việc phân chia này tùy thuộc vào tổng thời
gian chuẩn, sự phân chia công đoạn của quy trình.
- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ phân chia tổng thời gian chuẩn thành thời gian chuẩn của từng công đoạn -
mỗi công đoạn được đánh số thứ tự.
- Trong Phiếu kiểm soát quá trình giải
quyết hồ sơ, việc ký giao nhận là yêu cầu bắt buộc phải quy định khi xác nhận sự chuyển
giao từ công đoạn này sang công đoạn sau.
i) Quy định về thời hạn giải quyết (tổng
thời gian chuẩn):
- Ngày được hiểu là ngày làm việc; các
ngày nghỉ theo quy định của nhà nước không phải là ngày làm việc (ngoại trừ trường
hợp văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể là tính tất cả mọi ngày).
- Thời hạn bắt đầu tại thời điểm phát
sinh sự kiện của ngày đầu tiên của thời hạn - nghĩa là ngày nhận hồ sơ của
khách hàng được tính là ngày thứ nhất, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì
ngày hôm sau được tính là ngày thứ nhất.
- Thời hạn kết thúc tại thời điểm kết
thúc ngày cuối cùng của thời hạn - nghĩa là ngày hoàn tất kết quả là ngày cuối
cùng, ngày hẹn trả kết quả là ngày hôm sau của ngày cuối cùng; nếu
ngày hẹn trả kết quả là ngày cuối cùng thì giờ hoàn tất kết quả phải trước giờ
hẹn trả kết quả.
2. Quy định về kiểm soát hồ sơ
a) Tất cả hồ sơ được nhận biết, truy cập
theo phần Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu trữ.
b) Tất cả hồ sơ do CQCM liên quan lưu
trữ được xác định thời gian lưu tối đa cũng theo Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ
sơ lưu trữ.
c) Thời gian lưu tối đa là thời gian
lưu trữ tối đa trước khi chuyển khu vực lưu trữ (kho lưu trữ - nêu có), thời
gian lưu trữ tại khu vực lưu trữ tuân theo quy định của các văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản liên quan.
d) Sau khi hết thời gian lưu tối đa,
các CQCM liên quan chuyển toàn bộ hồ sơ đến khu vực lưu trữ hồ sơ (nếu có khu vực
lưu trữ) để lưu trữ theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
liên quan đối với từng loại hồ sơ. Nếu không xác định được thời gian lưu trữ thì tùy theo
tính chất quan trọng và giá trị hiệu lực của hồ sơ mà ấn định thời
gian lưu hoặc lưu vô thời hạn cho đến khi có văn bản chính thức quy định về lưu
trữ của cấp có thẩm quyền.
e) Khu vực lưu trữ hồ sơ luôn sạch sẽ,
ngăn nắp, thông thoáng và không bị ẩm mốc để không xảy ra tình trạng thiếu kiểm
soát, hư hỏng, nhàu nát, ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, tài liệu.
f) Tất cả các hồ sơ khi hết hạn lưu trữ
đều được tập hợp ở khu vực riêng biệt, dễ nhận biết để chờ hủy bỏ và tiến hành
thủ tục hủy hồ sơ theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên
quan.
g) Các hồ sơ được lưu trữ để phục vụ
cho việc kiểm soát các hoạt động tác nghiệp của các CQCM liên quan và cũng là bằng
chứng của việc vận hành các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng, cần rõ
ràng, dễ nhận biết và dễ truy cập.
h) Bên cạnh đó, các hồ sơ cũng phải được
nhận biết, bảo quản, bảo vệ, truy cập, lưu trữ và hủy bỏ sao cho đảm bảo được
tính bảo mật của các hoạt động tác nghiệp liên quan.
i) Chỉ có người có thẩm quyền liên
quan mới được phép tiếp cận hoặc sử dụng các dữ liệu trên các hồ sơ; những người
khác, đặc biệt là người ngoài cơ quan muốn tiếp cận hoặc
sử dụng phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cao nhất bằng văn bản.
j) Các chuyên gia đánh giá (nội bộ và
bên ngoài) có thẩm quyền tiếp cận các hồ sơ trong khi tiến hành đánh giá khi được
phân công theo Kế hoạch đánh giá nội bộ của Quy trình đánh giá nội bộ và kiểm
tra quá trình cung cấp dịch vụ hoặc chương trình đánh giá của bên ngoài và cam
kết bảo mật đối với việc tiếp cận hồ sơ này (chỉ xem xét hồ sơ trong lúc đánh
giá, không sao chụp hồ sơ).
Điều 18. Biểu mẫu áp
dụng/ hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/
hồ sơ
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian lưu
tối đa
|
|
1
|
Tờ trình đề xuất điều chỉnh tài
liệu
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
|
2
|
Bản hiệu đính tài liệu
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
Cho đến khi
được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
|
|
3
|
Danh mục văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
Cho đến khi
được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
|
|
4
|
Danh mục biểu mẫu áp dụng/ hồ sơ lưu
trữ
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
Cho đến khi
được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
|
Mục 3. QUY TRÌNH KIỂM
SOÁT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
Điều 19. Quy trình kiểm
soát đầu ra không phù hợp
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Phát hiện đầu ra không phù hợp
|
Người phát hiện
|
--
|
|
2
|
Ghi nhận đầu ra không phù hợp
|
Người phát hiện
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
|
|
3
|
Xác định sự khắc phục cần thiết để xử
lý đầu ra không phù hợp, loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện
|
CQCM liên quan
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
|
|
4
|
Thực hiện sự khắc phục
|
CQCM liên quan
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
|
Điều 20. Quy định kiểm
soát đầu ra không phù hợp
1. Đối với thủ tục trong phạm vi áp dụng
của Ủy ban nhân dân quận, không có sự phân biệt rõ ràng giữa sản phẩm/ dịch vụ
không phù hợp (đầu ra không phù hợp) và những sự không phù hợp phát sinh từ việc
theo dõi, đo lường quá trình kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng.
2. Như vậy, dịch vụ không phù hợp là
những sự không phù hợp (lỗi) phát sinh từ việc theo dõi, đo lường quá trình kiểm
soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng, từ đánh giá nội bộ, từ kiểm tra nội
bộ hoặc từ phản hồi của khách hàng; được phân loại như sau:
a) Lỗi trễ hạn: trễ hạn công
đoạn so với thời gian công đoạn (nếu có quy định) hoặc trễ hạn so với tổng
thời gian chuẩn (tối đa) quy định trong Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ
sơ hoặc trong quy trình tương đương.
b) Lỗi thất lạc/ hư hỏng hồ sơ: thất lạc/
hư hỏng hồ sơ mà không khắc phục được, bao gồm hồ sơ đầu vào (thành phần hồ sơ
khách hàng nộp), hồ sơ giải quyết (hồ sơ phát sinh từ công đoạn tiếp nhận, công
đoạn thụ lý và công đoạn phê duyệt kết quả theo thẩm quyền) và hồ sơ đầu ra (kết
quả phát hành đến khách hàng).
c) Lỗi nghiệp vụ: soạn thảo các hồ sơ
phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ, các hồ sơ đầu ra (kết quả) theo thủ tục
trong phạm vi áp dụng không đầy đủ, không chính xác, có thiếu sót, có sai sót,
chưa phù hợp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
d) Lỗi khác: những lỗi không phải là
các lỗi trên và các lỗi phát sinh từ việc khách hàng nhận và phát hiện (kết quả)
có sai sót (nếu có), nghĩa là sản phẩm không phù hợp được phát hiện sau khi trả kết quả hoặc
đã bắt đầu sử dụng.
3. Khi ghi nhận những lỗi phát sinh
như trên vào phần Ghi chú của Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, CQCM
liên quan ghi nhận bản chất sự không phù hợp, nghĩa là ghi cụ thể thực tế phát
sinh lỗi như thế nào.
4. Việc xử lý những lỗi phát sinh như
trên được ghi nhận vào phần Ghi chú của Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ
sơ, nghĩa là ghi nhận cụ thể hành động thực tế theo một trong những cách như
sau (sự khắc phục - correction):
a) Lỗi trễ hạn: công việc của công đoạn
sau được thực hiện để đáp ứng quy định về thời gian công đoạn và tổng thời gian
chuẩn cho công đoạn trễ hạn trước
đó.
b) Lỗi thất lạc/ hư hỏng hồ sơ: tìm hoặc
khôi phục hồ sơ, nếu hồ sơ phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ/ hồ sơ (kết
quả) không tìm thấy hoặc khôi phục được thì làm lại, nếu hồ sơ nộp vào của
khách hàng không tìm thấy hoặc khôi phục được thì ra văn bản thông báo về việc
thất lạc/ hư hỏng hồ sơ chuyển đến khách hàng và Báo cáo kết quả thực hiện hệ
thống quản lý chất lượng bắt buộc phải đề cập nội dung này.
c) Lỗi nghiệp vụ: chỉnh sửa/ bổ sung/
làm lại đối với các hồ sơ phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ, các hồ sơ đầu
ra (kết quả) theo thủ tục trong phạm vi áp dụng không đầy đủ, chính
xác, có thiếu sót, sai sót, chưa phù hợp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
d) Lỗi khác: xử lý bản chất của sự
không phù hợp đối với từng trường hợp cụ thể.
5. Trường hợp Phiếu kiểm soát quá
trình giải quyết hồ sơ được sử dụng cùng với việc áp dụng công nghệ thông tin
hoặc áp dụng các phương pháp khác để kiểm soát thực hiện thủ tục trong phạm vi
áp dụng, việc xác định bản chất và xử lý sự không phù hợp (lỗi) do CQCM chứng
minh bằng các văn bản/ hồ sơ liên quan.
6. Khi những sự không phù hợp như trên
phát sinh từ đánh giá nội bộ, từ kiểm tra nội bộ thì việc xử lý được thực hiện
theo Quy trình đánh giá nội bộ.
7. Sau đó, nếu cần thiết thì người xử
lý đề nghị thực hiện hành động khắc phục (corrective action) để loại bỏ nguyên
nhân gốc rễ của sự không phù hợp đã được phát hiện và tránh tái diễn sự không
phù hợp theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục, ghi
nhận vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục (chọn ô dịch vụ không phù
hợp). Hành động khắc phục thông thường nhất là cấp trên tiến hành nhắc nhở, chấn
chỉnh, tập huấn, đào tạo lại hoặc phê bình người gây ra sự không phù hợp hoặc
người gây ra sự không phù hợp tự phê bình, rút kinh nghiệm trong công việc.
8. Việc tổng hợp về sự phù hợp của dịch
vụ được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý
chất lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện trong Thông báo kết
luận xem xét hệ thống quản lý chất
lượng của lãnh đạo.
Điều 21. Quy trình kiểm
soát sự không phù hợp và hành động khắc phục
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Phát hiện sự không phù hợp
|
Người phát hiện
|
--
|
|
2
|
Ghi nhận sự không phù hợp
|
Người phát hiện
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
|
|
3
|
Chuyển đến Phòng Nội vụ quận
|
Người phát hiện
Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
Sổ theo dõi hành động khắc phục
|
|
4
|
Chuyển đến CQCM liên quan phát sinh
sự không phù hợp
|
Phòng Nội vụ quận
CQCM liên quan phát sinh sự không
phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
Sổ theo dõi hành động khắc phục
|
|
5
|
Xác định nguyên nhân gốc rễ của sự
không phù hợp
|
CQCM liên quan phát sinh sự không
phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
|
|
6
|
Xác định hành động khắc phục cần thiết
để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ và tránh tái diễn sự không phù hợp
|
CQCM liên quan phát sinh sự không
phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
|
|
7
|
Trình Đại diện lãnh đạo cho ý kiến
(nếu có)
|
Đại diện lãnh đạo
CQCM liên quan phát sinh sự không
phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
|
|
8
|
Thực hiện hành động khắc phục và lưu
hồ sơ (nếu có)
|
CQCM liên quan phát sinh sự không
phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
|
|
9
|
Kiểm chứng hành động khắc phục đã thực
hiện
|
Người phát hiện
Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
|
|
10
|
Chuyển đến Phòng Nội vụ quận
|
Người phát hiện
Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
Sổ theo dõi hành động khắc phục
|
Điều 22. Quy định kiểm
soát sự không phù hợp và hành động khắc phục
1. Hành động khắc phục bắt nguồn từ:
a) Phản hồi của khách hàng/ thăm dò sự
thỏa mãn của khách hàng bằng Phiếu khảo sát ý kiến (hoặc phần mềm thiết kế
riêng): sau khi đã giải quyết phản hồi của khách hàng, nếu
cần thiết các CQCM liên quan đều có thể đề nghị thực hiện hành động khắc phục;
b) Đầu ra không phù hợp: sau khi đã xử
lý đầu ra không phù hợp, nếu cần thiết các CQCM liên quan đều có thể đề nghị thực
hiện hành động khắc phục;
c) Đánh giá nội bộ; các NC chính/ nặng/
lớn hoặc phụ/ nhẹ/ nhỏ được phát hiện trong những lần đánh giá nội bộ đều được
thực hiện hành động khắc phục;
d) Theo dõi các quá trình trong hệ thống:
bất cứ khi nào phát hiện sự không phù hợp trong khi vận hành các hoạt động tác
nghiệp theo tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng, nếu cần thiết các CQCM
liên quan đều có thể đề nghị thực hiện hành động khắc phục;
e) Đo lường các quá trình trong hệ thống:
kết quả của việc phân tích dữ liệu không đạt (bao gồm kết quả thực hiện không đạt
so với mục tiêu chất lượng, kết quả thực hiện không đạt so với kế hoạch đề ra),
các CQCM liên quan đều phải đề nghị thực hiện hành động khắc phục.
2. Sổ theo dõi hành động khắc phục được
Phòng Nội vụ quận kiểm soát để theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục
khi có đề nghị phát sinh từ CQCM liên quan này sang CQCM liên quan khác.
3. Hành động khắc phục được thể hiện
qua việc ghi nhận Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục hoặc Bảng tổng hợp
hành động khắc phục hoặc còn được thể hiện qua các văn bản khác liên quan (tổng
hợp, báo cáo, biên bản họp).
4. Việc tổng hợp hành động khắc phục
được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất
lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện trong Thông báo kết luận
xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo.
Điều 23. Biểu mẫu áp
dụng/ hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/
hồ sơ
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
|
2
|
Sổ theo dõi hành động khắc phục
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
|
3
|
Phiếu khảo sát ý kiến
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM liên
quan
|
01 năm
|
Mục 4. QUY TRÌNH ĐÁNH
GIÁ NỘI BỘ
Điều 24. Quy trình
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Lập Kế hoạch đánh giá nội bộ
|
Phòng Nội vụ quận
|
Kế hoạch đánh giá nội bộ
|
|
2
|
Thực hiện đánh giá nội bộ và ghi nhận
các NC phát sinh (nếu có)
|
Bên đánh giá
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
|
3
|
Xác định nguyên nhân gốc rễ của các
NC phát sinh (nếu có) để tránh tái diễn NC
|
Bên được đánh giá
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
|
4
|
Xác định và thực hiện hành động khắc
phục đối với các NC phát sinh (nếu có)
|
Bên được đánh giá
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
|
5
|
Kiểm chứng việc xác định nguyên nhân
gốc rễ, việc xác định và thực hiện hành động khắc phục đối với các NC phát
sinh (nếu có)
|
Bên đánh giá Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
|
6
|
Sơ kết/ tổng kết (các) Kế hoạch đánh
giá nội bộ
|
Phòng Nội vụ quận
|
Báo cáo đánh giá nội bộ
|
Điều 25. Quy định
1. Đánh giá nội bộ là hoạt động được
thực hiện nhằm mục đích xác định xem hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với
các yêu cầu luật định, chế định, các yêu cầu của ISO 9001:2015 và các yêu cầu của
Ủy ban nhân dân quận, xác định việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có hiệu
lực và được duy trì.
2. Kiểm tra là hoạt động để tăng cường
hiệu lực quản lý hành chính nhà nước, bao gồm hai hình thức: Ủy ban nhân
dân quận tự kiểm tra (kiểm tra nội bộ) và kiểm tra của cấp trên có thẩm quyền.
3. Ủy ban nhân dân quận tự kiểm tra được
hiểu là việc thực hiện theo dõi và đo lường thủ tục trong phạm vi áp dụng (sản
phẩm) cũng như quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân quận.
4. Chuẩn mực chấp nhận - chuẩn mực
theo dối và đo lường của thủ tục trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận
chính là các hệ thống tài liệu bên ngoài (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản áp dụng pháp luật) và hệ thống tài liệu nội bộ phù hợp với ISO
9001:2015.
5. Điểm tìm thấy (findings) trong đánh
giá nội bộ bao gồm điểm không phù hợp (NC) và điểm nhận xét/ lưu ý/ nhắc nhở
(observation).
a) NC - non-conformity bao gồm 02 mức
độ:
- NC phụ/ nhẹ/ nhỏ -
minor NC: quy định và thực hiện các yêu cầu của hệ thống tài liệu của hệ thống
quản lý chất lượng chưa phù hợp, chưa đầy đủ và chưa chính xác, thiếu sót, sai
sót.
- NC chính/ nặng/ lớn - major NC: hoàn
toàn không thỏa mãn và/ hoặc không đề cập đến một điều khoản trong ISO
9001:2015 mà Ủy ban nhân dân quận cần phải tuân thủ và đáp ứng (ngoại trừ trường
hợp ngoại lệ trong điều khoản 1.2 mà ISO 9001:2015 cho phép); quy định và thực
hiện các yêu cầu của hệ thống tài liệu hoàn toàn không phù hợp với yêu cầu luật
định, chế định liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng trong phạm vi áp dụng;
nhiều điểm không phù hợp phụ/ nhẹ/ nhỏ được phát hiện xuyên suốt, rải rác trong
hệ thống quản lý chất lượng và có tính chất lặp lại mang tính hệ thống.
b) Điểm nhận xét/ lưu ý/ nhắc
nhở (observation) là những điểm chưa đủ bằng chứng để kết luận là NC phụ/ nhẹ/
nhỏ, cần phải thu thập thêm thông tin để kiểm tra xác nhận; những điểm mang
tính góp ý, xây dựng nhằm mục đích cải tiến (nếu tiến hành thực hiện hành động
khắc phục đối với điểm nhận xét/ lưu ý thì sẽ mang lại giá trị tốt hơn cho hệ thống
quản lý chất lượng).
6. Thông qua Kế hoạch đánh giá nội bộ,
Ủy ban nhân dân quận tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ ít nhất một lần hàng năm
(tần suất đánh giá) sao cho tất cả các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng
và tất cả các điều khoản của ISO 9001:2015 được rà soát việc vận hành hàng năm.
7. Bên cạnh đó, Kế hoạch đánh giá nội
bộ được Phòng Nội vụ quận hoạch định có cân nhắc đến tình trạng và tầm quan trọng
của các quá trình và công việc của các CQCM liên quan được đánh giá cũng như kết
quả của các cuộc đánh giá trước đó.
8. Chuẩn mực, phạm vi, phương pháp và
kỹ thuật đánh giá
được đề cập đầy đủ trong Kế hoạch đánh giá nội bộ. Việc lựa chọn các chuyên gia
đánh giá nội bộ và tiến hành đánh giá phải đảm bảo tính khách quan và vô tư của
quá trình đánh giá. Các chuyên gia đánh giá không được đánh giá công việc của
mình.
9. Nếu là đánh giá nội bộ định kỳ thì
Kế hoạch đánh giá nội bộ được gửi đến các CQCM liên quan trước tối thiểu hai
ngày làm việc.
10. Nếu Lãnh đạo cao nhất yêu cầu đánh
giá nội bộ đột xuất thì Kế hoạch đánh giá nội bộ được gửi đến các
CQCM liên quan trước tối thiểu một ngày làm việc.
11. Khi tiến hành đánh giá nội bộ, tùy
theo quyết định của trưởng đoàn đánh giá, nếu phát sinh NC thì đánh giá viên nội
bộ viết tay vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục hoặc đánh máy vi
tính vào Bảng tổng hợp hành động khắc phục (mỗi hàng của Bảng tổng hợp hành động
khắc phục tương ứng với một Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục) chuyển đến bên
được đánh giá trong cuộc họp bế mạc; bên được đánh giá cũng ấn định ngày dự kiến hoàn tất
hành động khắc phục trong cuộc họp này.
12. Bên được đánh giá tiến hành xác định
nguyên nhân gốc rễ, xác định hành động khắc phục cần thiết bằng cách viết tay
vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục hoặc Bảng tổng hợp hành động khắc
phục, tiếp theo là thực hiện những hành động đã xác định.
13. Sau thời hạn dự kiến hoàn tất hành
động khắc phục, bên đánh giá tiến hành kiểm chứng, viết tay vào Phiếu đề nghị
thực hiện hành động khắc
phục hoặc Bảng tổng hợp hành động khắc phục, thu hồi hồ sơ đã hoàn tất này chuyển đến Phòng Nội
vụ quận.
14. Hồ sơ đã hoàn tất của Phiếu đề nghị
thực hiện hành động khắc phục và Bảng tổng hợp hành động khắc phục phát sinh từ
đánh giá nội bộ do Phòng Nội vụ quận lưu trữ bản chính và sao chụp một bản sao
cho bên được đánh giá lưu trữ.
15. Phòng Nội vụ quận tổng hợp thống
kê các NC của đánh giá nội bộ và bản chất của các NC quan trọng (nếu cần thiết)
và phân tích điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống quản lý chất lượng bằng Báo cáo
đánh giá nội bộ sau khi kết thúc đánh giá nội bộ và chuyển đến Lãnh đạo cao nhất.
16. Việc sơ kết/ tổng kết các Kế hoạch
đánh giá nội bộ được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống
quản lý chất lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện trong
Thông báo kết luận xem xét hệ thống quản lý chất lượng của lãnh đạo.
Điều 26. Biểu mẫu áp
dụng/ hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/
hồ sơ
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Kế hoạch đánh giá nội bộ
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
|
2
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
|
3
|
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
|
4
|
Báo cáo đánh giá nội bộ
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả CQCM
liên quan
|
01 năm
|
Chương V
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 27. Hiệu lực thi
hành
1. Quy chế này có hiệu lực thi hành kể
từ ngày 10 tháng 10 năm 2019.
2. Những quy định trước đây không còn
phù hợp với Quy chế này đều được thay thế.
Điều 28. Trách nhiệm
thực hiện
Các CQCM, cán bộ, công chức thuộc Ủy
ban nhân dân quận, các đối tượng áp dụng của Quy chế và các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.