|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
08/2014/QĐ-UBND
|
Tiền Giang,
ngày 15 tháng 4 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
TỈNH TIỀN GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định
số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký
và thay thế Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của Ủy
ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang và Quyết định số
2737/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi,
bổ sung một số điều của Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7
năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ
trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố, thị xã; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Kim Mai
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND
ngày 15 tháng 4 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh:
Quy chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữ
và quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Công tác văn thư bao gồm: các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm: các công việc về thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Đối tượng áp dụng:
Quy chế này áp dụng tại Ủy ban nhân dân các cấp;
các sở, ban, ngành; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (sau đây gọi tắt
là cơ quan, tổ chức).
Trường hợp các cơ quan có đơn vị trực thuộc
không có quy định khác thì có thể quy định áp dụng chung cho cả các cơ quan và
đơn vị trực thuộc.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong
quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ được giao.
2. Văn bản đến là tất cả những loại văn bản bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả
bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ
chức.
3. Văn bản đi là tất cả những loại văn bản, bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể
cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát
hành.
4. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh
máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị ban hành và có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
7. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản
chính phải được thực hiện từ bản chính.
8. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực
hiện từ bản chính.
9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản và được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể
thức quy định.
10. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc
một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
thời gian hoặc một số đặc điểm khác… hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cơ quan, tổ chức hoặc của một
cá nhân.
11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
12. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
13. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
14. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
15. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ
lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
16. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn
tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ
quan, lưu trữ lịch sử.
17. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định
giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
18. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá
giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của
cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo
quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm đối với
công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực
hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại,
tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của chánh văn phòng
Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc
người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp
thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị
Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban...), người
đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện
các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến
công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện
nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật Nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật;
2.Văn bản hành chính;
3. Văn bản chuyên ngành;
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân nước ngoài.
Điều 6. Thể thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp
luật
Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Quyết định số
42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy
định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành
Thực hiện theo quy định của cơ quan quản
lý ngành cấp trên.
4. Văn bản trao đổi với cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp
luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản
quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Quyết định số 40/2013/QĐ-UBND
ngày 04 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về trình tự, thủ tục
xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện
như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công
chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được
giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ
khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin
có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo
cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản,
sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ
quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự
thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình
người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước
khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn
bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh
đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận
văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ
quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình
bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị
trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy
định của pháp luật, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của
người có thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký tất cả các
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký
thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải
ghi TM.).
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc bút
dễ phai màu mực để ký văn bản.
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo Quyết
định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân
tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao
văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao
thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký
của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này
thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra
ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao
đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ
quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt
là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng
ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại
văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc
(kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung
là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau
khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật
nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế
này.
Điều 13. Trình tự quản lý
văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn,
trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải
chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,
trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau
đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản
chuyển phát qua mạng).
Đối với văn bản đến qua mạng thực hiện theo Công
văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 27 tháng 11 năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách
nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức, chánh văn
phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc
nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ)
hoặc mạng Internet.
Điều 15. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải
trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu
chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết,
công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ
đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo
chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản
phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 16. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị,
cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy
định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu
cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu
văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết để báo cáo chánh văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,
văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo
đúng thời hạn quy định.
4. Chánh văn phòng có trách nhiệm đôn đốc,
báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết
quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 17. Trình tự giải quyết
văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự
sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ
mật, khẩn
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi
Điều 18. Kiểm tra thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo
cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn
bản
a) Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi
số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản
lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại
văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối năm của mỗi năm
văn thư.
b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
Ngày, tháng, năm của văn bản là ngày, tháng, năm
văn bản được đăng ký và ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết
đầy đủ, các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập, đối với những số chỉ
ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký
riêng.
Điều 19. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi
hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản
đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo
phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát
hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều
nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải
có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong
văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức
năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo,
giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản
và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật
phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại
khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng
chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo
văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không
quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG
KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND của UBND tỉnh.
b) Việc đóng dấu các độ mật
(MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2,
Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn,
dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU
HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a, b, c, khoản
2, Điều 15 Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 21. Thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc
sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và
dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục
hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất
là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể
phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”,
“KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện
phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho
các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá
nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản
đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong
ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật
thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ
bí mật nhà nước và quy định tại khoản 3, Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức văn thư
có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản
đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình
người ký quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải
kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản
gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc
phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản
lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi
và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP
HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội dung việc lập
hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa
hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong
quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành
có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập
hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến
sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp
xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa
chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian
và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ
sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra,
xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng
thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ
sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của
sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại
Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu
phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng
ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển
công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ
sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ
sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ
chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc
kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được
quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức phải lập 02 bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài
liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 25. Trách nhiệm đối với
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan,
tổ chức
Hàng năm, lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công
tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc
phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của chánh văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ
chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên
chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn
và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách
nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc;
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của
nhà nước.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON
DẤU
Điều 26. Quản lý con dấu
1. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ
chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc
quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu
riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu
đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức,
viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm
trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm
việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ
quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và
phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được
bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác khi
chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ,
công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm
thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ
chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc
sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải
tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn
bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp
sau: đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn
trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm
quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ
chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho
lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản
để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm
tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập
Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được
chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn
thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo
trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh
được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ,
tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết
giá trị.
Điều 30. Xác định giá trị
tài liệu
1. Phòng, bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan,
tổ chức có nhiệm vụ giúp chánh văn phòng xây dựng bảng thời hạn bảo quản
tài liệu trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định
của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt
được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn
và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 31. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành
lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn
bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu
lưu trữ của lưu trữ cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết
giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là thư
ký hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy
viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác
định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận
tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản
cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của hội đồng xác định giá
trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài
liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu
trữ của lưu trữ cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá
trị.
Điều 32. Hủy tài liệu hết
giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
được quy định như sau:
a) Theo đề nghị của hội đồng xác định giá trị
tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;
người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử đề nghị lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức
cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của hội đồng xác định
giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền
quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
b) Theo đề nghị của hội đồng thẩm tra xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về
lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do
người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định
thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy
hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản
thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm tra, cho ý kiến của Sở Nội vụ;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo
quản tại cơ quan, tổ chức ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết
thúc, cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ
lịch sử.
Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải
đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu
phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong
kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ
các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo
thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo
đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng
chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu
trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu
trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm
tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài
liệu.
Điều 35. Đối tượng và thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ
quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu
ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc
chánh văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục
đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu
và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc chánh văn phòng đồng ý.
Điều 36. Các hình thức tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử;
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương
tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình
nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực
lưu trữ.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định
của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu
lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu
khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm
quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
3. Việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử
ra nước ngoài; việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ lịch sử để sử dụng
trong nước thực hiện theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc
mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài
liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.
4. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu
trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho lưu trữ lịch sử nơi đăng
ký biết.
5. Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, tài liệu
của cá nhân đã được đăng ký tại lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải
lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có nội quy
phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội dung cần
quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình
khi đến khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được mang
vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các
thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu,
dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được
phép;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần
thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan;
quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan,
tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ
chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ
và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và
phục vụ khai thác tài liệu.
Điều 39. Quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử
Thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 40. Khen thưởng và xử
lý vi phạm
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích
trong công tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy
định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạm
hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Điều 41. Khiếu nại, tố cáo
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu
nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công
tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố
cáo.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 42. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các
huyện, thành phố, thị xã; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu
trách nhiệm:
- Phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại
Quy chế này.
- Căn cứ Quy chế này và các văn bản pháp luật có
liên quan xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Nếu
các cơ quan, tổ chức không có quy định gì khác chi tiết hơn các quy định của
Quy chế này thì áp dụng Quy chế này cho cơ quan, tổ chức mình.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc
hoặc vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở
Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp, báo cáo trình UBND tỉnh xem xét,
quyết định./.