UỶ BAN NHÂN
DÂN
TỈNH QUẢNG BÌNH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số:
02/2014/QĐ-UBND
|
Quảng Bình,
ngày 14 tháng 02 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG BÌNH
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày
11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày
28 tháng 12 năm 2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về bảo vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý
và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các Thông tư của Bộ
Nội vụ: Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 hướng dẫn xây
dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Thông
tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 25 /TTr-SNV ngày 15/01/2014 về việc ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Quảng Bình,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ tỉnh Quảng Bình.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày
ký và thay thế Quyết định số 25/2001/QĐ-UB ngày 13/9/2001 của Ủy ban nhân
dân tỉnh về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của tỉnh Quảng
Bình.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ;
Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa
bàn tỉnh; các hội, các doanh nghiệp Nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh quản
lý; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Thường trực Tỉnh uỷ;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Cục VT và LTNN - Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp;
- UBMT Tổ quốc Việt Nam tỉnh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- Văn phòng UBND tỉnh;
- Sở Tư pháp;
- Đài PT - TH QB, Báo QB;
- Công báo tỉnh, Website QB;
- Lưu: VT, NC.
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Hữu Hoài
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 14 tháng 02 năm
2014 của UBND tỉnh Quảng Bình)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này quy định các
hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của UBND tỉnh Quảng
Bình.
2. Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban,
ngành cấp tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; các hội, các
doanh nghiệp Nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý; Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và các tổ chức, cá nhân có liên
quan.
3. Công tác văn thư quy định
tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư.
4. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này
bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến là tất cả các
loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn,
thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
2. Văn bản đi là tất cả các
loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan,
tổ chức phát hành.
3. Bản thảo văn bản là bản
được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
4. Bản gốc văn bản là bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có
chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
5. Bản chính văn bản là bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Bản sao y bản chính là bản
sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy
định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
7. Bản trích sao là bản sao
một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và
trình bày theo thể thức quy định.
9. Hồ sơ là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có
đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp,
sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.
11. Thu thập tài liệu là quá trình xác định
nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại,
xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh
giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định
của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu
trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm đối với
công tác văn thư, lưu trữ
1. Uỷ ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý
Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, có sự phân công, phân
cấp trách nhiệm, quyền hạn đối với các cơ quan, tổ chức.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu, giúp UBND
tỉnh quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện nhiệm vụ lưu trữ
lịch sử của tỉnh.
3. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng UBND tỉnh
Giúp Lãnh đạo UBND tỉnh trực tiếp quản lý, kiểm
tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND tỉnh.
4. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan,
tổ chức
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong phạm vi
quyền hạn và nhiệm vụ được giao có trách nhiệm:
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực
hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại,
tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức,
viên chức
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến
công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện
nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí mật Nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Các cơ quan, tổ chức phải thực hiện các quy định
của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật Nhà nước trong
công tác văn thư, lưu trữ.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân nước ngoài.
Điều 6. Thể thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính
Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành
Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp
luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện các quy định của Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12
năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân; Luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 của
Quốc hội ban hành Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện
như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, Lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị trực thuộc hoặc một
công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được
giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ
khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo
cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản,
sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự
thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình
người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước
khi ký ban hành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị
chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối trang văn bản và các phụ lục kèm theo (nếu
có) trước khi trình ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận
văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Đối với các văn bản do UBND tỉnh ban
hành, Chánh Văn phòng UBND tỉnh phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về
thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào
vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
3. Đối với các văn bản do các cơ quan, tổ chức
ban hành, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công
tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) hoặc Bộ phận, công chức
pháp chế cơ quan được giao trách nhiệm giúp Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quản lý
công tác văn thư phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở
“Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy
định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của
người có thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký tất cả các văn bản
do cơ quan, tổ chức mình ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa
lệnh (phải ghi TL.), ký thừa uỷ quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi
TM.)
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực
dễ phai để ký văn bản.
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao
văn bản do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích
sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký
của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ
có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo
cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công
tác phải được thể chế hoá bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ
quan, tổ chức ban hành phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức
(sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không
được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”
(kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản
khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản
khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn
bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật
Nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 13. Trình tự quản lý
văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn,
trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi
đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản
chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,
ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách
nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để
xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc
nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ)
hoặc mạng Internet.
Điều 15. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải
trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu
chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết,
công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ
đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo
chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản
phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 16. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị,
cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu
của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy
định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu
cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu
văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,
Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo
đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc,
báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả
giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 17. Trình tự giải quyết
văn bản đi
Văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
2. Đăng ký văn bản đi
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ
mật, khẩn (nếu có)
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
5. Lưu văn bản đi
Điều 18. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo
cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được
ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản
lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được
thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện
theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy
phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký
riêng.
Điều 19. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi
hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi
cho phù hợp.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo
phương pháp đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký trên máy vi tính.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát
hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều
nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải
có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong
văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng,
thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám
sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều
bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để
tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản
và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến
của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều
8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và các văn bản quy phạm pháp
luật khác có liên quan.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng
chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo
văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không
quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG
KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TỐI MẬT,
TUYỆT MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số
12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu
phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ)
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 21. Thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc
sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và
dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục
hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất
là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể
phát hành chậm nhất là 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG
KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện
phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho
các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá
nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản
đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong
ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo
quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)
ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức văn thư
có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản
đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình
người ký quyết định.
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải
kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản
gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức
phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản
lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi
và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ
SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội dung việc lập
hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa
hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong
quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành
có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm
lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan
đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp
xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa
chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian
và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ
cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải
kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn
bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ.
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ
sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của
sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản
2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải
thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý
của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển
công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ
sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ
sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ
chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc
kết thúc.
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được
quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài
liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ
chức
Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức mình; chỉ đạo công tác lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi
quản lý.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trong
cơ quan, tổ chức
Chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ
chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu
trữ cơ quan.
3. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên
chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.
b) Nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và
đúng thủ tục quy định.
5. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn
thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm
hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON
DẤU
Điều 26. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ
chức mình. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu
đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức,
viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm
trước Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có
trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm
việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ
quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải
chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo
quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Không giao con dấu cho người khác khi
chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công
chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục
đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải
báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp
nhật phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng con dấu
1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay
đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn
bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và có chữ ký của người có thẩm
quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp
sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn
trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm
quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ
chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho
lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản
để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm
tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập
Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được
chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn
thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo
trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh
được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ,
tài liệu.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.
đ) Lập danh mục tài liệu hết
giá trị.
Điều 30. Xác định giá trị
tài liệu
1. Bộ phận hoặc công chức, viên chức văn
thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có
ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền về văn thư, lưu trữ.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt
được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn
và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 31. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ
2011.
Điều 32. Hủy tài liệu hết
giá trị
Thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật
lưu trữ 2011.
Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thực hiện theo quy định tại Điều 21 luật Lưu trữ
2011.
Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải
đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu
phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong
kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ
các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Nội vụ đối
với UBND các huyện, thị xã, thành phố) có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy
định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy
định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai,
phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ
các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu
trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm
tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài
liệu.
Điều 35. Đối tượng và thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ
quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu
ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục
đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu
và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 36. Các hình thức tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật lưu trữ
2011.
Điều 37. Thẩm quyền cho
phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo các quy định tại Điều 31 và Điều
34 Luật lưu trữ 2011.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy
phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần
quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả.
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình
khi đến khai thác tài liệu.
c) Những vật dụng được và không được mang
vào phòng đọc.
d) Quy định độc giả phải thực hiện các
thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc.
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu,
dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được
phép.
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần
thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan;
Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan,
tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ
chức phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và
phục vụ khai thác tài liệu
Chương IV
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 39. Khen thưởng
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích
trong công tác văn thư và lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại
hàng năm và đưa vào đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ
chức.
Điều 40. Xử lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân nào có hành vi vi phạm quy chế
này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, thì tùy theo tính chất, mức
độ hành vi vi phạm sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự
theo quy định của pháp luật.
Điều 41. Khiếu nại, tố cáo
Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối
với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Việc giải
quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy
định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo và các quy định pháp luật khác có liên
quan.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 42. Tổ chức thực hiện
Căn cứ Quy chế và các quy định của pháp luật có
liên quan, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Thủ trưởng các cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và chỉ đạo xây dựng Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ phù hợp tình hình và điều kiện thực tế của cơ quan, tổ
chức.
Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra,
đôn đốc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện nghiêm quy chế này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức phản
ánh kịp thời về Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết
định./.