|
BỘ NỘI VỤ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 07/2012/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 22
tháng 11 năm 2012
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG
DẪN QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng
8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011.
Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,
Chương 1.
HƯỚNG DẪN CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối
tượng áp dụng
1. Thông tư này hướng dẫn việc quản lý văn bản đi,
văn bản đến; lập hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội
- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn
vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ
chức.
3. Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật
những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban
hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ
đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý
và tra tìm văn bản.
4. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm
căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp
vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị
bảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị
bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập
và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
6. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự
kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm
kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
7. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện
các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
8. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ
quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của
công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ
sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ
chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn
thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn
thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa
tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải
được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải
được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước
(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này.
4. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của
cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ về
công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn
chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng
trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
5. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải
đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định.
6. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo
vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp
nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.
Chương 2.
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 4. Tiếp nhận văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ
hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng
bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người
được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm;
trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax
hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi
văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như
sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ
quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu
chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ
quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh
cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì
cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định
tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể
của Cơ quan, tổ chức.
b) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được
bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót
văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu
bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu
của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu
văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả
lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi
biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản
cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận
cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để
làm bằng chứng.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn
thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những
trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng,
trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại
Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì
chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.
c) Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng
giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần
trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày,
tháng, năm ban hành văn bản.
d) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu
“Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I.
Điều 5. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến
hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan,
tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ:
Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật)
và sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ,
ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký
văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi
tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn,
thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận,
giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề
nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu
dịch vụ theo quy định của pháp luật.
b) Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông
tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt
những từ, cụm từ không thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản
đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
II.
- Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III.
2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về
lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng
diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.
Điều 6. Trình, chuyển giao văn
bản đến
1. Trình văn bản đến
a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình
kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức
độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc
của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho
các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo
giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc
nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân
phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển”
trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn
bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến
do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. (Tham khảo Phụ
lục IV).
d) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư
để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng
trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
2. Chuyển giao văn bản đến
a) Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền,
Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc
chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ
và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải
vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị.
Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
c) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản
chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và
ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho
đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
d) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ
quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến
thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến
thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục V.
Điều 7. Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân
có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc
theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải giải quyết trước.
b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem
xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải
quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và
cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản
sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình
người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ
trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên
quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết
phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh
Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo
người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường
hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần
lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi
sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI.
d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,
Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời
hạn quy định.
Chương 3.
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 8. Kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a) Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số
theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy
định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định
(cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống
số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào
một số và một hệ thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
Điều 9. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi
hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được
hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ
đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản
đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh
vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản
lý.
Điều 10. Nhân bản, đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được
xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo
quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo
văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.
b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối
đa 05 trang văn bản.
3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa
tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định
tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”,
“Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
Điều 11. Làm thủ tục phát
hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của
văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua
được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật
được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
b) Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào
trong, không làm nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều;
mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như
dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được
bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03
ngày, kể từ ngày ký văn bản.
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân
trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản
đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập
trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản
đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện
thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn
vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào
sổ.
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức
khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao
liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải
được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải
ký nhận vào sổ.
c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều
phải đăng ký vào sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục X.
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu
điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi
được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
đ) Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu
gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản
quyết định.
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối
chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó
mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản
đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi
cần thiết.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp
thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 12. Lưu văn bản đi
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại
Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước
ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm
theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu
số.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản
đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo
vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ
kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục XI.
Chương 4.
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ
SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 13. Lập Danh mục hồ sơ
1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
a) Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá
nhân thông qua hệ thống hồ sơ.
b) Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ
chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ
và khoa học.
c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại
các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân
trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan.
d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu
trữ và phục vụ sử dụng.
2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các
văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan,
tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ
công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh
mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức (nếu có).
3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng
theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ
tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ
cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những
cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị
được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ
chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không
rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị
trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động
chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là
các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu
tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với
khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.
- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo
trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm
quan trọng của hồ sơ.
Mẫu danh mục hồ sơ - Phụ lục
XII
b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ
sơ và đơn vị hoặc người lập
- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc
cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại
Khoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của
cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá
nhân trong đơn vị.
- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải
khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc.
Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu - Phụ lục XIII
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản
tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số
La Mã.
- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được
đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.
- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh
bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt
của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần
ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai
cách sau:
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục,
bắt đầu từ số 01.
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng
đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục
hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên
quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của
đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục
hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo,
trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan,
tổ chức ký ban hành.
b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức
duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
c) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành
gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong
quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc
giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào
thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ
sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
Điều 14. Mở hồ sơ
1. Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những
thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ
lưu trữ.
2. Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao
có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường
hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ).
Điều 15. Thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu vào hồ sơ
1. Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất
cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
2. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu
như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo…
bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Điều 16. Kết thúc hồ sơ
1. Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết
thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
a) Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có
trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.
b) Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp,
bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản
thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu
tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.
c) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo
trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản...
Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa
ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3
cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để
thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc
điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng
văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự
thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).
d) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu
với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).
đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp
với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).
2. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong,
thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ
sơ năm sau.
Điều 17. Thời hạn, thành phần
hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị,
cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn
03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm
trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để
theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân
giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp
trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).
d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
3. Thủ tục nộp lưu
Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục XIV) và hai bản
“Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục XV). Đơn
vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Chương 5.
TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 18. Trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ
đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan.
Điều 19. Trách nhiệm của Chánh
Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm
1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức minh. Cụ thể:
a) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu
ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;
b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.
Điều 20. Trách nhiệm của người
đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của
đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
1. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn
vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
2. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công
việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan.
3. Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có
giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Điều 21. Trách nhiệm của cá
nhân trong cơ quan, tổ chức
1. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc,
mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ
nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ
sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu
cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho
Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá
hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công
tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ
sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
Điều 22. Trách nhiệm của Văn
thư đơn vị
1. Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của
các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh
hồ sơ để nộp lưu.
2. Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu.
3. Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.
Điều 23. Trách nhiệm của Văn
thư cơ quan
1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
2. Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn
vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ
sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập
hồ sơ.
3. Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ,
đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
Điều 24. Trách nhiệm của Lưu
trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ
các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát
hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm
quyền giải quyết.
b) Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ
- Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh
sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ
sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản
trong hồ sơ.
- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ
sơ bảo quản có thời hạn riêng.
c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và
dán nhãn hộp, đưa lên giá.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh
viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu
hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Chương 6.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 25. Bãi bỏ các quy định
hiện hành
Thông tư này bãi bỏ Bản hướng dẫn công tác lập hồ
sơ hiện hành ở các cơ quan được ban hành kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12
tháng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Điều 26. Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07
tháng 01 năm 2013.
Điều 27. Tổ chức thực hiện
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy
ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Trung ương của
các đoàn thể, tổ chức kinh tế nhà nước chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm
tra thực hiện Thông tư này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước 91;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (20b);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Công báo;
- Bộ Nội vụ: Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
- Website Bộ Nội vụ;
- Lưu: VT, PC.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Văn Tất Thu
|
PHỤ LỤC I
DẤU “ĐẾN”
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu dấu “Đến”
|
35 mm
|
50mm
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
|
|
ĐẾN
|
Số: ………………
|
|
Ngày: …………..
|
|
Chuyển: ……………………
Lưu hồ sơ số: …………….
|
a) Hình dạng và kích thước
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích
thước 35mm x 50mm
b) Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình
vẽ ở trên.
2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu
“Đến”
a) Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được
đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hàng năm.
b) Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận
được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới
10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối
của năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn”
và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những
trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
c) Chuyển
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
d) Lưu hồ sơ số
Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh
mục hồ sơ cơ quan./.
PHỤ LỤC II
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại
thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.
|
………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN
BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến
ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số
……….. (5)………
Quyển số: ….(6)…
|
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực
tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số
của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản
trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối
cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của
người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực
hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến số.. và Quyển số.
b) Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang
giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”,
ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc
họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn,
thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm
được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn;
tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến
hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của
văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến
căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn
bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu số đăng ký văn bản mật đến cũng giống như số
đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật”
(cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự
như đăng ký văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục
này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt
mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào
cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./
PHỤ LỤC III
SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như
bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn,
thư”.
b) Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy
khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Họ tên, địa chỉ người gửi
|
Ngày tháng
|
Trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”,
ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”, số đến
là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư
được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói
chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến
khác).
Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số
điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn,
thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm
được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Trường hợp trên đơn,
thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện
nhưng cần có ghi chú cụ thể.
Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn,
thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội
dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư
căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn,
thư lần thứ…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v…).
PHỤ LỤC IV
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu phiếu
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
|
………., ngày ..…
tháng …. năm 20….
|
PHIẾU GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN
……………………………(1)
…………………………..
…………………………..
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)
2. Hướng dẫn ghi
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm;
cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh
đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ
trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời
hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến
phân phối, giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh
đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và
ngày, tháng, năm cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá
nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./.
PHỤ LỤC V
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
I. Sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường)
1. Mẫu số
Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích
thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như
bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển
giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”
b) Phần chuyển giao văn bản đến
Phần chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày
trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài
(297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số đến
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến
cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn
cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng
bản...).
II. Sổ chuyển giao văn bản mật đến
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có
thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến
tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển
giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực
hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2,
Mục I của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối
mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến./.
PHỤ LỤC VI
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu sổ
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến phải được in sẵn,
kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như
bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo
dõi giải quyết văn bản đến”.
b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày
trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:
|
Số đến
|
Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Thời hạn giải quyết
|
Tiến độ giải quyết
|
Số, ký hiệu văn bản trả lời
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và
trong sổ đăng ký văn bản đến.
Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan,
tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung
khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục II của Thông tư này.
Côt 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến
căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy
định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có
thẩm quyền.
Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn
vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa giải
quyết v.v....
Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản
đến (nếu có).
Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ LỤC VII
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
I. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như
bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký
văn bản đi”.
b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang
giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá
nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
II. Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký
văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức
độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự
như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục I của Phụ
lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được
ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
PHỤ LỤC VIII
BÌ VĂN BẢN
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu bì văn bản
a) Hình dạng và kích thước
Bì văn bản phải được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích
thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình
bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình
bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 2 phần bằng nhau;
- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình
bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau;
- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình
bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 4 phần bằng nhau.
b) Mẫu trình bảy
Mẫu trình bày bì văn bản được minh họa theo hình vẽ.
|
(8)
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(1),
ĐC: Số XX phố Tràng Tiền,
quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax:
(+84 4) XXXXXXX (3)
E-Mail: ……………………… Website:…………………(4)
|
|
|
Số:……………………………………(5)
|
|
|
|
Kính gửi: ………………………………………………(6)
………………………………………………(7)
………………………………………………(7)
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức
(nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân
nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./.
PHỤ LỤC IX
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc
cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như
bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển
giao văn bản đi".
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày
trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài
(297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối
với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01,
27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản.
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong
trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân khác.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản,
số lượng bì./.
PHỤ LỤC X
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu sổ
Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích
thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như
bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi
văn bản đi bưu điện”.
b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu diện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày
trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài
(297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Số lượng bì
|
Ký nhận và dấu bưu điện
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện;
đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ:
03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá
nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận
văn bản và dấu của bưu điện (nếu có).
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ LỤC XI
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Mẫu sổ
Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như
bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng
bản lưu”.
b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
|
Ngày tháng
|
Họ tên người sử dụng
|
Số/ký hiệu ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Hồ sơ số
|
Ký nhận
|
Ngày trả
|
Người cho phép sử dụng
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng
bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,
ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011.
Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử
dụng bản lưu.
Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn
bản.
Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được
sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu công
văn đi số 01 năm 2011)
Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người
mượn) phải trả lại bản lưu.
Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng
bản lưu.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày
tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép)./
PHỤ LỤC XII
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
|
TÊN CQ, TC CẤP
TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA
….. (tên cơ quan, tổ chức)
Năm ….
(Ban hành kèm
theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)
|
Số và ký hiệu HS
|
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Đơn vị/ người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ
này có ………..(1) hồ sơ, bao gồm:
……………..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……………. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn sử dụng:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn
tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này)
Côt 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ;
tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này).
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn
hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm
lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo
quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật
v.v....
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng
hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.
PHỤ LỤC XIII
MỘT SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
1. Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác
giả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
thường kỳ của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác
năm 2011 của Đài Truyền hình Việt Nam.
Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản
xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 2010- 2011 của Sở Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn tỉnh Thái Bình.
2. Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời
gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề.
Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Bộ Nội vụ
về thực hiện cải cách hành chính công năm 2011.
3. Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn
v.v...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản
đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2011 của Tổng cục
Thuế.
4. Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả
(cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối
với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011
của Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị
và loại hủy tài liệu” do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ
25-26/01/1995.
5. Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp
dụng đối với loại hồ sơ việc.
Ví dụ 1: Hồ sơ về Liên hoan Truyền hình toàn quốc
do Đài THVN tổ chức tại TP. Hạ Long từ 10-16/01/2005.
Ví dụ 2: Hồ sơ về cấp phép mở mạng và cung cấp, sử
dụng các dịch vụ viễn thông tin học năm 2010.
Ví dụ 3: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2010 (nếu
trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ).
6. Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ
nhân sự
Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A./.
PHỤ LỤC XIV
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
TÊN ĐƠN VỊ (nộp
lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ,
TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20…
|
Hộp/ cặp số
|
Số, ký hiệu HS
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian TL
|
Thời hạn bảo quản
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:
……………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ……………………………………………………….. hồ sơ (đơn vị
bảo quản).
Trong đó có:
………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;
………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời
hạn.
|
|
…………….., ngày
…. tháng ..… năm 20…….
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
Hướng dẫn cách
ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao
nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ
sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn
bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa
hồ sơ.
Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và
hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
PHỤ LỤC XV
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ)
|
TÊN CQ, TC CẤP
TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
|
………………,
ngày
tháng năm 20…..
|
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận
tài liệu
Căn cứ Thông tư số
/2012/TT-BNV ngày tháng
năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ ………… (Danh mục hồ sơ năm ...., Kế hoạch
thu thập tài liệu…..),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu),
đại diện là:
- Ông (bà): ………………………………………………………………………….
Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện
là:
- Ông (bà): ………………………………………………………………………….
Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những
nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………….
2. Thời gian của tài liệu: ……………………………………………
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …………. Quy ra mét
giá: ………….mét
3. Tình trạng lài liệu giao nộp: ………………………………………………………
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn
vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN
GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|