|
BỘ TÀI
CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1268/QĐ-TCHQ
|
Hà Nội,
ngày 14 tháng 4 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI
QUAN
Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg
ngày 17 tháng 12 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ
và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11
ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày
01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10 tháng 4 năm 2007 ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày
16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày
20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC
ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà
nước ngành Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày
19 tháng 7 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn
thư của Bộ Tài chính;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng
cục Hải quan,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư của
Tổng cục Hải quan.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 225/QĐ-TCHQ ngày
06 tháng 02 năm 2009 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế
công tác văn thư ngành Hải quan, Quyết định số 398/QĐ-TCHQ ngày 16 tháng 3 năm
2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy
chế công tác văn thư ngành Hải quan và các quy định về thẩm quyền ký văn bản tại
cơ quan Tổng cục Hải quan.
Điều 3. Chánh Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Bộ Tài chính (để BC);
-
Website Hải quan;
- Lưu: VT, VP (10b).
|
KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
Nguyễn
Dương Thái
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục
trưởng Tổng cục Hải quan)
Chương I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này điều
chỉnh tất cả những quy định về hoạt động văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo,
điều hành của ngành Hải quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này được
áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải
quan.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. “Công tác văn thư” tại Tổng cục Hải
quan bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu
hành chính; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
2. “Hệ thống quản lý điều hành qua mạng
của Tổng cục Hải quan” là phần mềm được xây dựng nhằm phục vụ công tác quản lý, điều
hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị thông qua những chức
năng cơ bản như quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản, tờ trình và hồ
sơ công việc, chuyển nhận văn bản qua môi trường mạng máy tính, trao đổi nội bộ và
quản lý công việc của các cán bộ, công chức thuộc Tổng cục Hải quan...
3. “Văn bản đến” là tất cả các loại
văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn,
thư, tài liệu khác (phim ảnh, thiết bị lưu trữ, thẻ nhớ...) gửi đến cơ quan Tổng
cục Hải quan và các đơn vị thuộc, trực thuộc.
4. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Tổng cục Hải
quan hoặc các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục ban hành.
5. “Văn bản điện tử” là văn bản được
thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
6. “Chứng thư số” là một dạng chứng
thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
7. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện
tử được tạo ra bằng sự biến đổi một số thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật
mã không đối xứng.
8. “Thiết bị lưu khóa bí mật” là thiết
bị vật lý chứa chứng thư số và khóa bí mật của thuê bao.
9. “Bản thảo văn bản” là bản được viết
hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
10. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan ban hành và có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
11. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan ban hành.
12. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
13. “Bản trích sao” là bản sao một phần
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính.
14. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình
bày theo thể thức quy định.
15. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có
liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc
điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
16. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp
các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
của cơ quan, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Điều 3. Giá
trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
thực hiện theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan nhà nước.
2. Văn bản điện tử được xác thực bằng
chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại văn bản, tài liệu đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường
mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy, ngoại trừ các tài liệu, văn bản có
giá trị lưu trữ theo quy định phải gửi bản chính.
Điều 4. Trách nhiệm
quản lý, thực hiện công tác văn thư
1. Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan
chịu trách nhiệm chỉ đạo, quản lý chung công tác văn thư trong phạm vi ngành Hải
quan, bao gồm:
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư theo quy định của pháp luật;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.
2. Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan
chịu trách nhiệm tham mưu, giúp Tổng cục trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra,
giám sát việc thực hiện thống nhất về công tác văn thư của ngành Hải quan, đồng
thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư và làm đầu mối chỉ đạo
công tác văn thư trong toàn ngành Hải quan gồm các nội dung sau:
a) Căn cứ vào văn bản chỉ đạo của nhà
nước, của cấp trên về công tác văn thư, hướng dẫn tổ chức thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư cho phù hợp với hoạt động của Tổng cục Hải quan;
b) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng
cục Hải quan;
c) Tổ chức thực hiện công tác văn thư
của cơ quan Tổng cục Hải quan phù hợp với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
mà Tổng cục Hải quan đang triển khai áp dụng.
3. Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành
phố chịu trách nhiệm:
a) Tham mưu, giúp Tổng cục trưởng thực
hiện quản lý về công tác văn thư và làm đầu mối chỉ đạo công tác văn thư trong
toàn Cục.
b) Căn cứ vào văn bản chỉ đạo của nhà
nước, của cấp trên (Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan) về công tác văn thư, hướng
dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư cho phù hợp với hoạt động
của cơ quan;
c) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về văn thư đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục;
d) Tổ chức thực hiện công tác văn thư
tại cơ quan Cục và các đơn vị trực thuộc Cục phù hợp với việc áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng đang được triển khai áp dụng.
4. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện
các quy định về công tác văn thư tại đơn vị.
5. Mỗi công chức, viên chức, người lao
động trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác
văn thư phải chấp hành nghiêm túc các quy định về công tác văn thư tại Nghị định
của Chính phủ, quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan và các quy định
khác có liên quan.
Điều 5. Bảo vệ bí mật
nhà nước trong công tác văn thư
1. Mọi hoạt động trong công tác văn
thư của ngành Hải quan phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của
Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ
Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài chính.
2. Cán bộ, công chức không được sử dụng
hệ thống quản lý điều hành qua mạng để trao đổi các thông tin mật, đơn thư tố
cáo, thông tin hạn chế công bố, trao đổi công việc không thuộc nhiệm vụ của cơ
quan và các nội dung khác trái với quy định.
3. Công chức làm công tác văn thư phải
có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm, có ý thức tổ chức kỷ luật,
ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có năng lực hoàn thành nhiệm vụ được
giao và phải thực hiện cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản (theo phụ lục
II Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan) nộp cho cơ quan tổ chức và
đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức.
Điều 6. Tổ chức văn
thư
1. Cơ quan Tổng cục Hải quan: Bộ phận
văn thư thuộc Phòng Hành chính Văn phòng Tổng cục Hải quan;
2. Cục Hải quan các tỉnh, thành phố: Bộ
phận văn thư thuộc Văn phòng Cục;
3. Các Cục, đơn vị sự nghiệp trực thuộc
cơ quan Tổng cục Hải quan bố trí công chức văn thư chuyên trách để quản lý, sử
dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có), quản lý văn bản đi, văn bản đến,
hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành;
Các Vụ và đơn vị tương đương thuộc cơ
quan Tổng cục Hải quan bố trí công chức văn thư kiêm lưu trữ quản lý hồ sơ của
đơn vị ở giai đoạn hiện hành;
4. Các Chi cục và đơn vị tương đương
trực thuộc Cục Hải quan tỉnh, thành phố bố trí công chức văn thư chuyên trách
hoặc kiêm nhiệm (bán chuyên trách) để quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật (nếu có), quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của đơn
vị ở giai đoạn hiện hành.
Điều 7. Nhiệm vụ của
văn thư
1. Văn thư tại Tổng cục Hải quan và các
Cục Hải quan tỉnh, thành phố có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan thực hiện đúng các nội dung quy định về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;
b) Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu, phân
luồng xử lý văn bản đến trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan;
c) Trình, chuyển giao văn bản đến cho
các đơn vị, cá nhân;
d) Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được
giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng; Làm thủ tục phát hành, cập nhật
dữ liệu văn bản đi vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi;
e) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc
tra cứu, sử dụng bản lưu;
g) Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy
đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; quản lý sổ sách hình thành trong hoạt
động của công tác văn thư;
h) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính
và thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) của cơ quan, đơn vị;
i) Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học
công nghệ, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư.
2. Văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm
của các Vụ, Cục, đơn vị sự nghiệp thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan, các Chi cục
và đơn vị tương đương thuộc Cục Hải quan tỉnh, thành phố có nhiệm vụ:
a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức,
viên chức trong đơn vị thực hiện đúng các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;
b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý văn bản
đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa
giao nộp cho lưu trữ cơ quan);
c) Làm đầu mối trình và nhận
văn bản, hồ sơ; chịu trách nhiệm theo dõi, cập nhật kết quả xử lý văn bản theo
các tiêu chí quy định của hệ thống quản lý điều hành qua mạng thuộc trách nhiệm
của đơn vị mình; đôn đốc các phòng, đội, cá nhân trong đơn vị xử lý văn bản; tổng
hợp kết quả xử lý văn bản của đơn vị;
d) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của
đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;
đ) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính
và thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) của đơn vị.
Điều 8. Công chức văn
thư
1. Công chức làm công tác văn thư
chuyên trách phải được đào tạo, đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành
văn thư.
2. Công chức làm công tác văn thư bán
chuyên trách phải được bồi dưỡng và có chứng chỉ xác nhận có các kiến thức cần
thiết của nghiệp vụ văn thư.
3. Công chức làm công tác văn thư
chuyên trách và bán chuyên trách được hưởng các chế độ phụ cấp nghề nghiệp theo
quy định của Nhà nước, của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan.
Điều 9. Kinh phí cho
hoạt động văn thư
Kinh phí cho công tác văn thư được lấy
từ nguồn kinh phí Nhà nước do Tổng cục Hải quan giao cho các đơn vị. Những công
việc được đầu tư kinh phí gồm:
1. Mua sắm, sửa chữa trang thiết bị,
phương tiện phục vụ cho công tác văn thư (máy quét văn bản, tài liệu, máy sao
chụp văn bản, máy vi tính, máy in, tủ bảo quản hồ sơ, kết sắt hoặc tủ chống
cháy bảo quản con dấu ...);
2. Đào tạo, bồi dưỡng công chức văn
thư;
3. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
công nghệ trong công tác văn thư;
4. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác
văn thư;
5. Các hoạt động nghiệp vụ khác theo
quy định.
Thủ trưởng các đơn vị dự toán thuộc và
trực thuộc Tổng cục Hải quan hàng năm phải xây dựng dự toán để đảm bảo kinh phí
cho những công việc nêu trên.
Chương II
QUY
ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN
HÀNH VĂN BẢN
Điều 10. Hình thức
văn bản
Các hình thức văn bản hình thành trong
hoạt động của Tổng cục Hải quan, các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải
quan bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật khi Tổng
cục Hải quan được Bộ Tài chính phân công soạn thảo thực hiện theo quy định của
pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn có
liên quan.
2. Văn bản hành chính
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng
nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,
giấy biên nhận hồ sơ; phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
3. Văn bản chuyên ngành
Hình thức các văn bản chuyên ngành
như: chứng từ kế toán, kế toán nghiệp vụ thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, các loại
mẫu ấn chỉ hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan ... thực hiện theo các
quy định của Nhà nước, Bộ Tài chính và của Tổng cục Hải quan do Bộ trưởng Bộ
Tài chính, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định sau khi thỏa thuận thống
nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội trong ngành Hải quan do người đứng đầu cơ
quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
5. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 11. Thể thức văn
bản
1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật
thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016
của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật.
2. Thể thức văn bản hành chính thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (tham khảo các
Phụ lục I, II, III kèm theo Quy chế này).
3. Thể thức văn bản chuyên ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
chuyên ngành do Bộ trưởng Bộ Tài chính, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định
sau khi thỏa thuận thống
nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
4. Thể thức văn bản của tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan
Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo
quy định hiện hành của pháp luật liên quan và theo thông lệ quốc tế.
6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ và các quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.
Điều 12. Soạn thảo
văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm
pháp luật và quy định của Tổng cục Hải quan.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được
quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo,
người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật,
độ khẩn, nơi nhận;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan cho việc soạn thảo;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người
đứng đầu cơ quan việc lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,
cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự thảo văn
bản;
- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm
theo tài liệu có liên quan.
Điều 13. Duyệt dự thảo,
sửa chữa, bổ sung dự thảo đã duyệt
1. Dự thảo văn bản
phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trường hợp cần
thiết phải sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã được duyệt thì đơn vị hoặc cá
nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem
xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
3. Tại cơ quan Tổng
cục và các đơn vị trực thuộc cơ quan Tổng cục có sử dụng dấu riêng, quy trình
duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt như sau:
a) Công chức được giao xử lý công việc sau khi
dự thảo xong trình văn bản qua Lãnh đạo đơn vị phụ trách kiểm tra về nội dung,
tính hợp pháp của văn bản và ký nháy. Các văn bản, nội dung công việc do các
đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Tổng cục/ Lãnh đạo Cục phải do Thủ trưởng đơn vị
ký trình, trường hợp ủy nhiệm cho cấp phó ký trình thì Thủ trưởng đơn vị vẫn phải
chịu trách nhiệm về nội dung trình.
Đồng thời, công chức trực tiếp xử lý tạo
dự thảo tờ trình Lãnh đạo Tổng cục/tờ trình Vụ/Cục, dự thảo văn bản đi trên hệ
thống quản lý điều hành qua mạng, chuyển văn thư đơn vị/cán bộ tham mưu giúp việc
Lãnh đạo Tổng cục/Lãnh đạo Cục để trình Lãnh đạo Tổng cục/ Lãnh đạo Cục ký duyệt.
b) Công chức Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Tổng
cục/công chức tham mưu giúp việc Lãnh đạo Cục thuộc Văn phòng Cục có trách nhiệm:
- Tiếp nhận hồ sơ trình bản giấy, hồ
sơ trình điện tử và tham mưu cho Lãnh đạo Tổng cục/ Lãnh đạo Cục về nội dung của
văn bản, các quy định về phối kết hợp trong việc chuẩn bị nội dung
của các tờ trình và dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục/ Lãnh đạo Cục; Kiểm
tra về thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nội dung của văn bản trước
khi trình.
- Trình ký văn bản:
Công chức Phòng Tổng hợp thuộc Văn
phòng Tổng cục/ Văn phòng Cục trình hồ sơ kèm bản thảo văn bản lên Lãnh đạo Tổng
cục/ Lãnh đạo Cục xem xét, ký duyệt. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng
cục/ Lãnh đạo Cục, công chức Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Tổng cục/ công chức
tham mưu giúp việc Lãnh đạo Cục thuộc Văn phòng Cục cập nhật nội dung ý kiến chỉ
đạo của Lãnh đạo Tổng cục/ Lãnh đạo Cục cho hồ sơ trình điện tử trên hệ thống
quản lý điều hành qua mạng và trả hồ sơ trình bản giấy cho đơn vị trình. Cụ thể:
Trường hợp Lãnh đạo nhất trí ký duyệt,
công chức Phòng Tổng hợp chuyển văn bản đã ký cho văn thư Tổng cục/ văn thư Cục
làm thủ tục phát hành, đồng thời chuyển trả hồ sơ trình ký cho đơn vị trình thông
qua văn thư đơn vị;
Trường hợp cần phải chỉnh sửa, công chức
Phòng Tổng hợp chuyển lại công chức xử lý của đơn vị chỉnh sửa trước khi trình
ký;
Trường hợp Lãnh đạo Tổng cục/ Lãnh đạo
Cục yêu cầu giải trình rõ thêm về nội dung bản thảo, Lãnh đạo đơn vị phụ trách
công việc hoặc công chức xử lý chịu trách nhiệm giải trình, báo cáo trực tiếp
Lãnh đạo Tổng cục/ Lãnh đạo Cục.
c) Công chức xử lý phải theo dõi, nhận văn bản
được phê duyệt/ ý kiến chỉ đạo hoặc bổ sung hồ sơ tại bộ phận văn thư của đơn vị.
4. Tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố/ Chi cục
thuộc Cục Hải quan tỉnh, thành phố, quy trình duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung
bản thảo đã duyệt thực hiện theo quy định của đơn vị.
Điều 14. Kiểm tra và
thẩm định văn bản trước khi ký ban hành
1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, các quyết
định của Tổng cục Hải quan, việc kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành thực hiện
theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật, quy định của
Bộ Tài chính và quy định của Tổng cục Hải quan.
2. Đối với văn bản của Tổng cục Hải quan do
Lãnh đạo Tổng cục Hải quan trực tiếp ký
a) Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt
vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu
đính kèm theo văn bản đó (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục ký ban
hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước để đề xuất độ mật, đối tượng
nhận văn bản, trình Lãnh đạo Tổng cục quyết định.
b) Công chức giúp việc Lãnh đạo Tổng cục phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Tổng cục về thể thức, kỹ thuật
trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Tổng cục và phải ký nháy/tắt vào vị trí
cuối cùng ở “Nơi nhận”.
3. Đối với văn bản của Tổng cục Hải quan do Thủ
trưởng đơn vị ký thừa lệnh/thừa ủy quyền Tổng cục trưởng
a) Lãnh đạo Phòng (đối với đơn vị có tổ chức
phòng) hoặc cá nhân (đối với đơn vị không có tổ chức phòng) chủ trì soạn thảo
văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản,
ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và từng trang phụ lục, bảng
biểu, tài liệu đính kèm theo văn bản đó (nếu có) trước khi trình Thủ trưởng đơn
vị ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước để đề xuất độ mật, đối tượng nhận văn bản, trình Thủ trưởng đơn
vị quyết định.
b) Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Tổng
hợp (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao) kiểm tra lần cuối và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt
vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Thủ trưởng đơn vị.
4. Đối với văn bản của các đơn vị do Thủ trưởng
đơn vị ký
a) Lãnh đạo Phòng phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) và từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu đính kèm theo
văn bản đó (nếu có) trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành; đề xuất mức
độ khẩn; đối chiếu
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước để đề xuất độ mật, đối tượng
nhận văn bản, trình Thủ trưởng đơn vị quyết định.
b) Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Tổng hợp (hoặc
người được Thủ trưởng đơn vị giao) kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể
thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị
trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Thủ trưởng đơn vị.
5. Cỡ chữ ký nháy /tắt không lớn hơn độ rộng một
dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.
Điều 15. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định
của pháp luật, Quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan, của các đơn vị thuộc và
trực thuộc.
2. Ký văn bản của Tổng cục Hải quan thực hiện
theo quy định tại khoản 2 Điều 15 và mục 5 Quy chế này.
a) Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan có quyền
ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền và ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền
của Bộ trưởng Bộ Tài chính khi được ủy quyền. Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan
có thể giao cho các Phó Tổng cục trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách và văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Phó Tổng
cục trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng
cục trưởng về các nội dung văn bản mà mình đã ký.
b) Trong trường hợp đặc biệt, Tổng cục trưởng Tổng
cục Hải quan có thể ủy quyền cho Cục trưởng, Vụ trưởng hoặc tương đương thuộc Tổng
cục Hải quan ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số loại văn bản thuộc thẩm quyền ký của
Tổng cục trưởng. Việc giao ký thừa ủy quyền phải ủy quyền đích danh, có thời hạn
và được quy định bằng văn bản. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền
lại cho người khác ký. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật và
trước người ủy quyền về nội dung văn bản được ủy quyền ký.
c) Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan có thể
giao cho Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Vụ, Cục, đơn vị thuộc Tổng cục ký thừa
lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh thực hiện theo quy định tại
Quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan và quy định tại Điều 37, 38 Quy chế này.
3. Ký văn bản của các đơn vị có dấu riêng thuộc
và trực thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan
a) Thủ trưởng đơn vị có dấu riêng thuộc và trực
thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền
và có thể giao cho cấp phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký
thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật.
b) Trong trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng đơn vị
có dấu riêng thuộc và trực thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có thể ủy quyền cho
Trưởng các phòng thuộc đơn vị ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số loại văn bản thuộc
thẩm quyền ký của Thủ trưởng đơn vị. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định
bằng văn bản, ủy quyền đích danh cho một cá nhân cụ thể và giới hạn trong một
thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại
cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của đơn vị
có dấu riêng. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người
ủy quyền về nội dung văn bản mà mình đã ký.
c) Thủ trưởng đơn vị có dấu riêng thuộc và trực
thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan có thể giao cho Lãnh đạo phòng thuộc đơn vị ký
thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh thực hiện theo quy định
tại Quy chế làm việc của cơ quan và quy định về thẩm quyền ký văn bản của cơ
quan.
4. Ký văn bản của Cục Hải quan tỉnh, thành phố
a) Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố có
quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền. Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh,
thành phố có thể giao cho cấp Phó Cục trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người
đứng đầu. Cấp phó ký
thay chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật.
b) Trong trường hợp đặc biệt, Cục trưởng Cục Hải
quan tỉnh, thành phố có thể ủy quyền cho người đứng đầu các đơn vị
thuộc và trực thuộc Cục ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số loại văn bản thuộc thẩm
quyền của Lãnh đạo Cục. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn
bản, ủy quyền đích danh cho một cá nhân cụ thể và giới hạn trong một thời gian
nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác
ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của Cục Hải quan tỉnh,
thành phố. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật và Cục trưởng về
nội dung văn bản mà mình đã ký.
c) Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố có
thể giao cho Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo đơn vị thuộc Cục ký thừa lệnh
(TL.) một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh thực hiện theo quy định tại Quy chế
làm việc của cơ quan và quy định về thẩm quyền ký văn bản của cơ quan.
5. Ký văn bản của Chi cục và đơn vị tương đương
thuộc Cục Hải quan tỉnh, thành phố
Chi cục trưởng Chi cục Hải quan thuộc
các Cục Hải quan tỉnh, thành phố có quyền ký tất cả văn bản thuộc thẩm quyền.
Chi cục trưởng Chi cục Hải
quan có thể giao cho cấp Phó Chi cục trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người
đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước
pháp luật.
6. Không dùng bút chì, bút mực đỏ,
bút mực đen hoặc các loại bút mực dễ phai để ký văn bản.
Điều 16. Bản sao văn
bản
1. Các hình thức
bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản
sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Thẩm quyền và
trách nhiệm cấp bản sao
a) Sao văn bản đi:
- Trưởng phòng Hành chính - Văn phòng
Tổng cục Hải quan quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Tổng cục
phát hành;
- Chánh Văn phòng Cục quyết định cấp bản
sao các văn bản từ bản gốc do Cục phát hành;
- Đội trưởng Đội Tổng hợp thuộc Chi cục
và đơn vị tương đương quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Chi cục
và đơn vị tương đương phát hành.
b) Sao văn bản đến:
Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản
đến do lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Hải quan, Lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan tỉnh,
thành phố, Đội trưởng Đội Tổng hợp thuộc Chi cục và đơn vị tương đương quyết định.
Trường hợp văn bản đến nhận qua mạng,
fax, thư điện tử (không phải bản chính nên không thực hiện được thủ tục sao văn
bản), nếu nội dung có tính chất tham khảo thì các đơn vị khai thác trên hệ thống
quản lý điều hành qua mạng; nếu nội dung yêu cầu áp dụng thực hiện thì đơn vị
nghiệp vụ có văn bản hướng dẫn, gửi kèm.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực
hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (cả dấu và chữ ký của văn bản
chính) không thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này chỉ có giá trị thông
tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài
cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Tổng
cục/Lãnh đạo đơn vị cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được
thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 17. Nguyên tắc
chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Tổng cục
Hải quan/ Cục Hải quan các tỉnh, thành phố/ các Chi cục và đơn vị tương đương
trực thuộc Cục Hải quan tỉnh, thành phố phải được quản lý tập trung tại Văn thư
cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những
loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến
không được đăng ký tại Văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao cho đơn vị xử lý trong ngày, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
khẩn “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được.
Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật
nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.
4. Tất cả văn bản mật, văn bản đến, văn bản đi
không nằm trong danh mục bí mật nhà nước nhưng hạn chế công bố theo quy định của
thủ trưởng cơ quan không được gửi, luân chuyển trên hệ thống quản lý điều hành
qua mạng.
5. Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền
giải quyết của đơn vị, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại
văn bản đến cho Văn thư Tổng cục/ Văn thư Cục/ Văn thư Chi cục ngay trong ngày
làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.
Điều 18. Trình tự quản
lý văn bản đến
Tất cả các văn bản đến phải được quản
lý theo trình tự sau:
1.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2.Trình, chuyển giao văn bản đến;
3.Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 19. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản giấy đến
a.1) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn,
trong giờ hoặc ngoài
giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải
kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra,
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình
trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian
ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn
thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho
lãnh đạo cấp trên trực tiếp (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm);
trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản để ghi nhận
tình trạng văn bản tại thời điểm nhận.
a.2) Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ do nhân viên bảo vệ cơ quan hoặc người được phân công tiếp nhận vào sổ
theo dõi. Trường hợp trên bì văn bản có đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo
cáo ngay với lãnh đạo cấp trên trực tiếp hoặc cá nhân liên quan (nếu bì văn
bản ghi rõ tên cá nhân) để xử lý. Trường hợp trên bì văn bản không đóng dấu hỏa
tốc hẹn giờ thì chuyển cho văn thư cơ quan đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
b) Tiếp nhận văn bản đến qua máy fax, thư điện
tử, văn bản qua mạng (văn bản điện tử)
b.1) Công chức văn thư thường xuyên kiểm tra văn
bản đến qua máy fax, qua hệ thống tiếp nhận văn bản điện tử. Khi tiếp nhận văn
bản đến bằng các hình thức trên, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng
trang của mỗi văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót, thiếu phải kịp thời
thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b.2) Thời điểm nhận văn bản điện tử là
thời điểm văn bản điện tử nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định. Công chức văn
thư có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc
đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
b.3) Văn bản điện tử gửi đến phải được
sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận
khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn
bản điện tử.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản giấy đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến
được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
a) Loại công chức văn thư không bóc bì: bao gồm
các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, các bì văn bản
gửi đích danh người nhận, các loại hồ sơ thầu có ghi không được bóc bì trước khi mở
thầu, các bì văn bản có đóng dấu ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
Đối với những bì văn bản gửi đích danh
người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Đối với các bì
văn bản mật, công chức văn thư phải trình người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
b) Loại do công chức văn thư bóc bì: bao gồm tất
cả các loại bì còn lại.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
b.1) Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được
bóc trước để giải quyết kịp thời;
b.2) Không gây hư hại đối với văn bản
trong bì; không làm mất địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần kiểm tra lại
bì sau khi bóc, tránh để sót văn bản;
b.3) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài
bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần
thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
b.4) Nếu văn bản đến có kèm
theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận
xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
b.5) Đối với đơn, thư nặc danh, khiếu
nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh thêm về nội dung, một điểm
gì đó hoặc những
văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thi phải giữ lại bì và đính kèm với
văn bản.
c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA(A11) và Thông
tư số 161/2014/TT-BTC.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải
được đóng dấu “Đến”; ghi số đến
và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến
được chuyển qua fax, thư điện tử hoặc qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải
sao chụp hoặc in ra và đóng dấu “Đến”.
b) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng
giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới
trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới
ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu
“Đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IV.
4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a.1) Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tùy
theo số lượng văn bản đến của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ đăng ký cho
phù hợp.
a.2) Nội dung đăng ký văn bản đến: Phải đăng ký
đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Mẫu sổ, cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến
được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V.
b) Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống quản lý điều
hành qua mạng
b.1) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng
hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo quy định hiện hành của
pháp luật về lĩnh vực này.
b.2) Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống quản
lý điều hành qua mạng, gồm các nội dung sau: Số công văn, số đến, nơi gửi,
ngày, tháng, trích yếu văn bản (ghi cụ thể, không viết tắt), tài liệu, hồ sơ
kèm theo (nếu có)... Sau khi được đăng ký, văn thư quét bản giấy và gắn bản điện
tử, tiến hành phân luồng xử lý cho đơn vị theo ý kiến phân phối của người có thẩm
quyền trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
b.3) Danh mục văn bản đến đăng ký vào hệ thống
quản lý điều hành qua mạng hàng ngày phải được in ra giấy để các đơn vị
liên quan rà soát, ký nhận và đóng thành quyển để quản lý theo thứ tự thời
gian.
b.4) Văn bản mật đến được đăng ký sổ riêng hoặc
nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ và mạng diện
rộng.
Điều 20. Trình, chuyển
giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời trình
cho người có trách nhiệm để xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển giao cho các
đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản điện tử gửi đến nếu cần thiết
phải được in ra và thực hiện các thủ tục trình, chuyển giao và giải quyết như
văn bản giấy.
Trường hợp văn bản đến qua hệ thống mạng
có liên thông với hệ thống quản lý điều hành qua mạng của Tổng cục Hải quan, của
các đơn vị thì được cập nhật, chuyển vào mục văn bản đến của cơ quan và thực
hiện quy trình chuyển giao như đối với văn bản đến đăng ký mới.
1. Trình văn bản đến
a) Tại cơ quan Tổng cục, sau khi đăng ký, văn bản
đến phải được kịp thời trình cho cấp có thẩm quyền cho ý kiến phân phối:
a.1) Đối với văn bản chuyển cho các Vụ, Cục, đơn
vị chức năng giải quyết do Lãnh đạo phòng Hành chính cho ý kiến phân phối.
a.2) Đối với văn bản đến từ Bộ Tài
chính, văn bản có nội dung thuộc diện phải trình Lãnh đạo Tổng cục thì do Lãnh
đạo Văn phòng được phân công phụ trách công tác văn thư cho ý kiến phân phối.
b) Tại các đơn vị có dấu riêng thuộc cơ quan Tổng
cục Hải quan/ các Cục Hải quan tỉnh, thành phố/ Chi cục Hải quan, văn bản đến
phải được kịp thời trình cho thủ trưởng đơn vị/ Cục trưởng hoặc Chi cục trưởng
xem xét, phân phối.
c) Căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế
làm việc của đơn vị, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các
đơn vị và cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần). Đối với văn bản
đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị,
cá nhân (nếu cần).
d) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục
“Chuyển” trong dấu “Đến”. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để
đăng ký bổ sung, quét và gắn nội dung lên hệ thống quản lý điều hành qua mạng
(trừ các loại văn bản không gắn nội dung).
2. Chuyển giao văn bản đến
a) Chuyển giao văn bản giấy đến
a.1) Văn bản đến được chuyển giao cho các
đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm
quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối
tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký
nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
a.2) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, công chức
văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm phải vào
sổ đăng ký của đơn vị hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng,
trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết (nếu
có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho đơn vị,
cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
a.3) Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm,
các đơn vị quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp. (Mẫu sổ và cách
ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI).
b) Chuyển giao văn bản fax, văn bản điện tử đến
Đối với trường hợp văn bản đến được xử
lý trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng, văn thư căn cứ vào ý kiến phân phối,
tiến hành phân luồng xử lý tới đúng địa chỉ đã duyệt để theo dõi xử lý.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc
văn bản chuyển qua mạng, qua thư điện tử, Văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi
số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển
cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã nhận.
Điều 21. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá
nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật
quy định và theo quy định tại Quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan; Quy chế
làm việc của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan, theo thời hạn
yêu cầu của văn bản. Đối với những văn bản đến có đóng dấu mức độ khẩn phải ưu
tiên tập trung nguồn lực xử lý trong thời gian sớm nhất.
b) Quy trình xử lý văn bản đến (hoặc giải quyết
công việc được Lãnh đạo Tổng cục giao) của các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục được
thực hiện đúng trình tự, thời gian quy định tại Điều 23, Điều
24, Điều 25 Quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định
số 3333/QĐ-TCHQ ngày 06 tháng 10 năm 2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải
quan.
c) Quy trình, thời gian giải quyết văn bản đến
tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố và trong nội bộ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc
cơ quan Tổng cục do Thủ trưởng đơn vị quy định cụ thể trong Quy chế làm việc,
Quy chế công tác văn thư trên cơ sở quy định chung tại Quy chế làm việc của Tổng
cục Hải quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải
quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy chế làm việc của cơ quan hoặc yêu cầu
của lãnh đạo cấp trên đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết
qua sổ theo dõi hoặc hệ thống
quản lý điều hành qua mạng. Văn phòng Tổng cục/Văn phòng Cục Hải quan tỉnh, thành phố có
trách nhiệm theo dõi, cập nhật kết quả xử lý các văn bản, công văn đến trên hệ
thống quản lý điều hành qua mạng và đôn đốc các đơn vị xử lý đúng thời hạn.
b) Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến:
b.1) Người đứng đầu cơ quan giao cho
Chánh Văn phòng/ Trưởng phòng Hành chính thực hiện theo dõi, đôn đốc, báo cáo
Lãnh đạo cơ quan về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản
đến để thông báo cho các đơn vị liên quan;
b.2) Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, người
được giao trách nhiệm có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản
đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết... để báo cáo Chánh Văn phòng (tại cơ quan Tổng cục, các Cục Hải quan tỉnh,
thành phố), Trưởng phòng Tổng hợp/Hành chính (tại các đơn vị thuộc cơ quan Tổng
cục), Đội trưởng Đội Tổng hợp (tại các Chi cục). Trường hợp cơ quan chưa ứng dụng
hệ thống quản lý điều hành qua mạng để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì
người được giao trách nhiệm cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến;
b.3) Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại
nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Điều 22. Trình tự quản
lý văn bản đi
Tất cả văn bản do Tổng cục Hải quan,
các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan phát hành (sau đây gọi chung
là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, kỹ thuật trình
bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
2. Đăng ký văn bản đi;
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn,
mật (nếu có);
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 23. Kiểm tra thể
thức, thẩm quyền ký, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, địa
danh của văn bản
1. Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, kỹ thuật
trình bày văn bản
a) Đối với văn bản đóng dấu Tổng cục Hải quan, văn thư
đơn vị/ công chức soạn thảo đính kèm bản mềm văn bản đi đã được Lãnh đạo Tổng cục
ký duyệt trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng và chuyển văn thư Tổng cục để
xin cấp số. Bản giấy do Phòng Tổng hợp - Văn phòng Tổng cục chuyển văn thư Tổng
cục (nếu văn bản do Lãnh đạo Tổng cục ký) hoặc văn thư đơn vị chuyển văn thư Tổng
cục (nếu văn bản do Lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh/ thừa ủy quyền Tổng cục trưởng).
b) Đối với văn bản đóng dấu riêng của đơn vị,
công chức soạn thảo đính kèm bản mềm văn bản đi đã được Lãnh đạo đơn vị ký duyệt
trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng và chuyển bản giấy cho văn thư đơn vị
để xin cấp số.
c) Sau khi tiếp nhận cả văn bản điện tử và văn
bản giấy đã có đủ các chữ ký theo quy định, Văn thư kiểm tra lại thể thức, thẩm
quyền ký và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời
yêu cầu người soạn thảo văn bản sửa lại theo đúng quy định.
Khi phát hành văn bản có nội dung bí mật
nhà nước phải có phiếu đề xuất độ mật do Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc
người ký văn bản phê duyệt và được lưu cùng bản gốc văn bản tại văn thư. Phiếu
đề xuất độ mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số VII của Quy chế này.
2. Ghi số và ngày, tháng và địa danh văn bản
a) Ghi số của văn bản
a.1) Tất cả văn bản đi đều được ghi số theo hệ
thống số chung của cơ quan, đơn vị do văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác. Văn thư lấy chung một hệ thống số đối với tất cả
các quyết định cá biệt, quy định, quy chế, hướng dẫn (bao gồm cả quyết định xử
phạt vi phạm hành chính, quyết định ấn định thuế...);
a.2) Việc ghi số văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV;
a.3) Văn bản mật đi được đăng ký vào một
số và quản lý bằng hệ thống số riêng.
b) Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 9
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
c) Ghi địa danh văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi
chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở và phù hợp với hệ thống
tổ chức 3 cấp của Tổng cục Hải quan theo quy định của Luật Hải quan. Đối với những
đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử
thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể:
c.1) Địa danh ghi trên văn bản của Tổng cục
Hải quan và các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan đóng trên địa bàn thành
phố Hà Nội thì ghi là “Hà Nội”. Đối với văn bản của các đơn vị thuộc cơ quan Tổng
cục hoặc Văn phòng đại diện, Chi nhánh của đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục đóng
trên địa bàn của tỉnh, thành phố nào thì ghi tên của tỉnh, thành phố đó. Ví dụ:
- Địa danh ghi trên văn bản của Đại diện
Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh (có trụ sở đóng tại số 15B
Thi Sách, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh) ghi là: Thành phố
Hồ Chí Minh,
- Địa danh ghi trên văn bản của Chi cục
Kiểm định 4 thuộc Cục Kiểm định Hải quan (có trụ sở đóng tại số 10 Ngô Quyền,
Quận Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng) ghi là: Đà Nẵng,
c.2) Địa danh ghi trên văn bản của các đơn vị
Cục Hải quan tỉnh, thành phố, các đơn vị cấp phòng thuộc Cục và tương đương thì
ghi tên của tỉnh, thành phố mà Cục Hải quan đó đóng trụ sở. Ví dụ:
- Địa danh ghi trên văn bản của Cục Hải
quan tỉnh Đồng Tháp (có trụ sở đóng tại Thị xã Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp) ghi
là: Đồng Tháp,
- Địa danh ghi trên văn bản của Cục Hải
quan thành phố Đà Nẵng (có trụ sở đóng tại Thành phố Đà Nẵng, tỉnh Đà Nẵng) ghi
là: Đà Nẵng,
c.3) Địa danh ghi trên văn bản của các Chi cục
Hải quan cửa khẩu và tương đương thì ghi tên của huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh, thành phố mà đơn vị đó đóng trụ sở. Ví dụ:
- Địa danh ghi trên văn bản của Chi cục
Hải quan cửa khẩu Thường Phước thuộc Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp (có trụ sở
đóng tại Xã Thường Phước, Huyện Hồng Ngự, tỉnh Đồng Tháp) ghi là: Hồng Ngự,
- Địa danh ghi trên văn bản của Chi cục
Hải quan cảng Sài Gòn khu vực 1 thuộc Cục Hải quan thành phố Hồ Chí Minh (có trụ
sở đóng tại Đường Lê Phụng Hiểu, Phường Cát Lái, Quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh)
ghi là: Quận 2,
- Địa danh ghi trên văn bản của Chi cục
Hải quan Vĩnh Phúc thuộc Cục Hải quan thành phố Hà Nội (có trụ sở đóng tại Km
16, Quốc lộ 2, Thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc) ghi là: Phúc Yên,
Điều 24. Đăng ký văn
bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đi hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Căn cứ số lượng mỗi loại văn bản đi
hàng năm, các đơn vị quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể
cả bản sao văn bản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
VIII.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi trên hệ thống quản lý điều
hành qua mạng
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng hệ thống
quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật
về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật, quét và gắn nội dung)
văn bản đi vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo hướng dẫn
sử dụng hệ thống phần mềm quản lý điều hành qua mạng của cơ quan, tổ chức xây dựng,
cung cấp hệ thống đó.
Điều 25. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng
được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt
kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở
Văn thư.
b) Đối với các văn bản có phụ lục hoặc tài liệu
kèm theo, văn bản có độ mật, đơn vị chủ trì tham mưu soạn thảo phải phối hợp với
văn thư cơ quan/văn thư đơn vị để thực hiện và kiểm soát việc nhân bản, trong
đó:
- Trách nhiệm của đơn vị chủ trì soạn
thảo: Cử cán bộ trực tiếp bàn giao, ký giao nhận bộ tài liệu với văn thư cơ
quan/văn thư đơn vị. Bộ tài liệu để nhân bản, phát hành và lưu tại văn thư cơ
quan/văn thư đơn vị phải có chữ ký nháy bằng mực tươi của Lãnh đạo đơn vị/Lãnh
đạo Phòng ở tất cả các trang. Trường hợp cần thiết, thì phối hợp kiểm tra nội
dung văn bản, tài liệu sau khi nhân bản.
- Trách nhiệm của văn thư cơ quan/ văn
thư đơn vị: Thực hiện nhân bản và phát hành văn bản theo quy định.
c) Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện
theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng đúng mực dấu màu đỏ tươi.
c) Đóng dấu vào các phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo
văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi
trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy
định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu
đóng không quá 05 trang/tờ văn bản.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng
khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc” hẹn giờ)
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều
15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu các độ mật (“Mật”, “Tuyệt mật”,
“Tối mật”) và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20
tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu mức độ mật, độ khẩn và
dấu phạm vi lưu hành (“Trả lại sau khi họp”, “Xem xong trả lại”, “Lưu hành nội
bộ”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản
2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Điều 26. Làm thủ tục,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
Kích thước của bì phải lớn hơn kích
thước của văn bản khi được đưa vào bì.
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy
dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng từ 80gram/m2
trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản
3 Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA.
b) Trình bày bì và viết bì
Văn thư cần ghi số văn bản vào góc bên
trái của bì để đơn vị nhận đối chiếu, kiểm tra.
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản
mà lựa chọn cách gấp văn bản đưa vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy
có dấu vào bên trong để tránh nhòe dấu. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và
dấu khác lên bì (nếu có)
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ
khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được
bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại điểm i, k, l, m khoản 4 Điều 16 Thông tư số
33/2015/TT-BCA.
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ cơ quan
Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển
giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách tổ chức
chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do công chức văn thư trực tiếp
chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các đơn vị quyết định việc lập sổ riêng hoặc sử
dụng sổ đăng ký văn bản đi hoặc vào cơ sở dữ liệu qua hệ thống quản lý văn bản
để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
a.1) Những đơn vị có số lượng văn bản đi được
chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập
trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX).
a.2) Đối với những đơn vị có số lượng văn bản
đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do công chức văn
thư trực tiếp thực hiện thì có thể sử dụng sổ đăng ký văn bản
đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau
cột (5) “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức
khác
Tất cả văn bản đi do công chức văn thư
hoặc giao liên cơ quan chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải
được đăng ký vào sổ chuyển giao
văn bản. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
c) Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua
hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào
sổ được thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục X) hoặc vào máy vi tính. Khi giao bì văn bản, phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, xác nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). Văn
bản đi có đóng dấu độ khẩn phải chuyển phát nhanh ngay trong ngày. Văn bản đi
được gửi bảo đảm và được bàn giao cho nhân viên bưu điện trong ngày hoặc chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo để chuyển phát cho cá nhân, tổ chức có
liên quan.
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua hệ
thống quản lý điều hành qua mạng, thư điện tử
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng, thư điện tử,
sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
đ) Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
Việc chuyển phát văn bản mật qua hệ thống
máy mã thoại của cơ yếu được thực hiện theo Quy chế quản lý, sử dụng máy mã thoại
- fax trong ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 38/QĐ-TCHQ ngày 15
tháng 7 năm 2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Công chức văn thư có trách nhiệm theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản (nếu cần). Việc xác định những văn
bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất,
trình người ký văn bản quyết định;
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối
chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào
đó (do không có người nhận, do người nhận thay đổi địa chỉ ...) mà bưu điện trả
lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi
chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải
kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng (đối với Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan các tỉnh,
thành phố), Trưởng phòng Hành chính/Tổng hợp (đối với đơn vị thuộc cơ quan Tổng
cục) hoặc Đội trưởng Đội Tổng hợp (đối với Chi cục) để xem xét, giải quyết.
4. Sửa đổi, thay thế và đính chính văn bản đi
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót
về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của
cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót
về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn
bản hành chính của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
Điều 27. Lưu văn bản
đi
1. Mỗi văn bản
đi phải lưu ít nhất hai bản: bản gốc (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền)
lưu tại văn thư cơ quan và bản chính (có chữ ký phôtôcopy, đóng dấu đỏ của cơ
quan) lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại
văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Trường hợp
văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản
lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước
ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
4. Việc lưu giữ,
bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực
hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Công chức văn
thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi bản lưu và định kỳ giao nộp vào lưu trữ cơ
quan. Cá nhân, cơ quan, đơn vị có yêu cầu sử dụng bản lưu phải có phiếu yêu cầu
sử dụng tài liệu được quy định tại Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 28. Nội dung việc
lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc bao gồm
a) Lập hồ sơ thông thường (văn bản giấy) gồm:
a.1) Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ
của cơ quan và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải
chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức
trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình
thành có liên quan vào hồ sơ.
a.2) Thu thập văn bản vào hồ sơ:
Cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên
quan đến sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp
xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa
chọn cách sắp xếp cho thích hợp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc.
a.3) Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Thời điểm được tính là kết thúc hồ sơ
khi công việc đã giải quyết xong. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập
hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại
ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ
sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
b) Lập hồ sơ trên hệ thống quản lý điều hành
qua mạng gồm mở hồ sơ và kết thúc hồ sơ. Hồ sơ, công văn đến được cập nhật,
gắn nội dung văn bản số hóa trên mạng trong mục công văn đến, tờ trình đề
xuất đã số hóa/tờ trình điện
tử đã được phê duyệt được kết nối với công văn đi xử lý được cập nhật, gắn nội
dung văn bản số hóa trên mạng trong mục công văn đi. Văn bản điện tử phải được đưa vào hồ
sơ lưu trữ bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy cập văn bản điện tử
đó.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
d) Hồ sơ phải được biên mục chi tiết, đầy đủ
theo quy định tại Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan.
Điều 29. Trách nhiệm
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Các đơn vị và
cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu được lập trong quá
trình giải quyết công việc, có giá trị lưu trữ vào lưu trữ cơ quan (bộ phận lưu
trữ thuộc Văn phòng Tổng cục/ bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng Cục) theo thời hạn
được quy định tại Quy chế lưu trữ ngành Hải quan.
2. Trường hợp
đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải
lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được
quá hai (02) năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Mọi cán bộ,
công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều
phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Điều 30. Trách nhiệm
đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho Tổng cục trưởng trong việc chỉ
đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan;
b) Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu của các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục vào lưu trữ cơ quan.
2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng
cục Hải quan chịu trách nhiệm chỉ đạo việc rà soát công việc, nhiệm vụ công tác
mà đơn vị dự kiến triển khai trong năm để tạo lập danh mục hồ sơ dự kiến hình
thành hàng năm; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản ở giai đoạn hiện
hành tại đơn vị và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc,
mỗi cá nhân đều phải lập hồ sơ về công việc đó; hoàn tất hồ sơ đến khi công việc
kết thúc, thống kê văn bản có trong hồ sơ theo quy định tại Quy chế công tác
lưu trữ ngành Hải quan, bàn giao cho người có trách nhiệm quản lý hồ sơ của đơn
vị đến thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
4. Trách nhiệm của lưu trữ đơn vị ở giai đoạn
hiện hành hoặc văn thư đơn vị
a) Tập hợp danh mục hồ sơ dự kiến hình thành của
đơn vị trong năm và gửi về lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 2 hàng năm (theo
phụ lục số XI); theo dõi các hồ sơ theo danh mục của đơn vị mình;
b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu
của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa nộp cho lưu trữ cơ quan); thống kê
danh mục hồ sơ thực tế đã hình thành trong năm của đơn vị;
c) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị hết
thời hạn lưu trữ hiện hành và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan theo quy định (theo phụ lục số XII).
MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU, CHỨNG THƯ SỐ, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT
Điều 31. Quản lý con
dấu
1. Chánh Văn phòng Tổng cục chịu trách nhiệm
trước Tổng cục trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu của Tổng cục Hải quan.
Thủ trưởng các đơn vị có con dấu riêng
thuộc, trực thuộc Tổng cục Hải quan giao trách nhiệm quản lý con dấu của đơn vị
cho Chánh Văn phòng (đối với các Cục Hải quan tỉnh, thành phố), Trưởng phòng
Hành chính hoặc Trưởng phòng Tổng hợp (đối với các Cục, đơn vị có dấu riêng trực
thuộc cơ quan Tổng cục), Đội trưởng Đội Tổng hợp hoặc văn thư đơn vị (đối với
các Chi cục Hải quan tỉnh, thành phố và tương đương).
2. Con dấu của Tổng cục Hải quan, các đơn
vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan được giao bằng quyết định
cho công chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức văn thư được giao sử dụng,
quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc bảo quản, sử dụng
con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản an toàn trong tủ
sắt chống cháy hoặc kết sắt chống cháy, có khóa đảm bảo tại phòng làm việc của
công chức văn thư trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Trường hợp cần đưa con
dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan và phải chịu
trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu;
b) Không giao con dấu cho người khác khi
chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức
văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp
con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan phải lập biên bản, báo cáo cơ quan công
an nơi xảy ra mất
con dấu.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập,
hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm
quyền phải giao nộp con dấu cũ cho Văn phòng Tổng cục/Văn phòng Cục từ ngày quyết
định có hiệu lực thi hành. Văn phòng Tổng cục/Văn phòng Cục có trách nhiệm thu
hồi con dấu cũ để giao nộp cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu và phối hợp với đơn
vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới cho đơn vị.
Điều 32. Sử dụng con
dấu
1. Công chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào
các văn bản của cơ quan, đơn vị.
2. Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đúng
hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền và có quyền từ chối
đóng dấu khi văn bản không đúng thể thức, không có chữ ký đúng thẩm quyền của
người ký văn bản.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp
sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu khi chưa có chữ ký của người
có thẩm quyền hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm
quyền.
Điều 33. Sử dụng chứng
thư số và thiết bị lưu khóa bí mật
1. Việc sử dụng
chứng thư số và thiết bị lưu khóa bí mật thực hiện theo Thông tư số 08/2016/TT-BQP
ngày 01 tháng 02 năm 2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng
dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ
chức chính trị - xã hội và Quyết định số 2198/QĐ-BTC ngày 30 tháng 8 năm 2010 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng
phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị và quản lý thuê bao chứng thư số tại
Bộ Tài chính.
2. Ngoài việc quản
lý như đối với con dấu theo quy định tại khoản 2 Điều 31 của Quy chế này, thiết
bị lưu khóa bí mật phải được quản lý như quản lý bí mật nhà nước độ “Mật”.
3. Không được
dùng các công cụ, chương trình hay bất cứ hình thức nào khác làm thay đổi dữ liệu
hoặc làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí mật.
Mục 5. THẨM QUYỀN KÝ
VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC HẢI QUAN
Điều 34. Con dấu và
tên cơ quan ban hành văn bản
1. Văn bản do Tổng cục trưởng ký hoặc do Phó Tổng
cục trưởng ký thay Tổng cục trưởng và văn bản do Vụ trưởng, Cục trưởng, Thủ trưởng
đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan Tổng cục ký thừa lệnh (TL.) hoặc thừa ủy quyền
(TUQ.) Tổng cục
trưởng được đóng dấu Tổng cục Hải quan có hình Quốc huy và tên cơ quan ban hành
văn bản là Tổng cục Hải quan.
2. Văn bản do Cục trưởng, Trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc Tổng cục Hải quan có con dấu hành chính riêng được đóng dấu của đơn vị,
tên cơ quan ban hành văn bản là tên của đơn vị đó.
Điều 35. Thẩm quyền
ký văn bản của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan
1. Đối với văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài
chính do Tổng cục trưởng ký thừa lệnh (TL.) hoặc ký thừa ủy quyền (TUQ.) Bộ trưởng,
thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tài chính, văn bản ủy quyền của Bộ trưởng
và các văn bản khác có liên quan của Bộ Tài chính.
2. Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan có thẩm
quyền ký tất cả các loại văn bản của Tổng cục Hải quan. Tuy nhiên, để thống nhất
việc phân cấp ký văn bản theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong
cơ quan Tổng cục, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ký các văn bản sau:
a) Các tờ trình của Tổng cục Hải quan gửi Lãnh
đạo Bộ Tài chính và các cơ quan, tổ chức ngoài Ngành để kiến nghị, báo cáo, xin
chỉ thị, chủ trương về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển trung hạn,
dài hạn và các vấn đề trọng yếu khác của ngành Hải quan; tờ trình Lãnh đạo Bộ
Tài chính, văn bản trao đổi ý kiến giữa Tổng cục Hải quan và các đơn vị cấp Bộ,
Ngành để tham gia ý kiến về một số đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật về hải
quan do Tổng cục chủ trì xây dựng để trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; văn
bản gửi các cơ quan quản lý nhà nước liên quan (các Vụ, Cục thuộc Bộ và tương
đương) để trao đổi hoặc đề nghị giải đáp những vướng mắc trong công tác nghiệp
vụ của ngành Hải quan; giấy mời họp đối với lãnh đạo Bộ và tương đương.
b) Văn bản ban hành quy định về kỷ cương kỷ luật,
xây dựng lực lượng hải quan, quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan; chương
trình, kế hoạch công tác hàng năm của ngành Hải quan; các báo cáo sơ kết 06
tháng, tổng kết năm của Tổng cục Hải quan và các báo cáo khác nếu cần thiết;
c) Văn bản quy định các chế độ, chính
sách chung trên các lĩnh vực nghiệp vụ quản lý nhà nước về hải quan mà không
thuộc danh mục văn bản quy phạm pháp luật theo quy định.
d) Văn bản phân bổ dự toán thu ngân sách nhà nước
cho các đơn vị trong ngành Hải quan theo kế hoạch được Chính phủ giao;
đ) Văn bản phê duyệt dự toán, quyết
toán ngân sách, quy định chế độ chi tiêu nội bộ, quản lý tài sản, mua sắm tài sản
của Tổng cục Hải quan theo quy định của pháp luật.
e) Văn bản về ký kết và tham gia các điều ước
quốc tế của Tổng cục Hải quan Việt Nam.
g) Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ và mối
quan hệ công tác của các đơn vị cấp Phòng, Chi cục và tương đương trở xuống tại
các đơn vị trong ngành Hải quan; thành lập các tổ chức Ban, Hội, Tổ công tác...
thuộc Tổng cục Hải quan; thành lập Đội, Tổ thuộc Chi cục Hải quan và tương
đương theo quy định về phân cấp của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan.
h) Quyết định giao chỉ tiêu biên chế, định suất
hợp đồng lao động đối với các đơn vị trong ngành Hải quan; quyết định tuyển dụng
công chức vào làm việc tại các đơn vị trong ngành Hải quan; quyết định điều động,
luân chuyển công chức giữa các đơn vị trong ngành Hải quan; quyết định cử công
chức thuộc Tổng cục Hải quan đi công tác nước ngoài (học tập, nghiên cứu, khảo
sát, tham gia hội thảo, hội nghị...); quyết định phân bổ chỉ tiêu nâng bậc
lương trước hạn do lập thành tích xuất sắc hàng năm.
i) Các quyết định về chế độ, chính sách đối
với công chức thuộc diện quản lý của Tổng cục theo quy định về phân cấp quản lý
cán bộ, viên chức trong ngành Hải quan, gồm: Quyết định cử công chức hướng dẫn
tập sự, công nhận hết tập sự và bổ nhiệm ngạch công chức, viên chức; quyết định
cử cán bộ đi học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ trong nước; quyết định nâng bậc lương
thường xuyên, nâng bậc lương trước hạn; quyết định chuyển ngạch, nâng ngạch, xếp
ngạch lương; quyết định nghỉ hưu, thôi việc, nghỉ việc không hưởng lương.
k) Quyết định điều động, luân chuyển,
quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại đối với các chức danh Vụ trưởng và tương
đương thuộc cơ quan Tổng cục; Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố (trừ Cục
trưởng Cục Hải quan Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh); Phó Vụ trưởng và tương đương trở
xuống thuộc cơ quan Tổng cục; Phó Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố; các
chức danh lãnh đạo cấp phòng và tương đương tại các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục
Hải quan và một số chức danh khác theo quy định về phân cấp của Bộ Tài chính và
Tổng cục Hải quan.
l) Quyết định khen thưởng, kỷ luật đối với các
tập thể, cá nhân trong và ngoài ngành Hải quan theo quy định.
3. Tổng cục trưởng ký tắt các dự thảo Thông tư,
dự thảo Quyết định, Chỉ thị của Bộ trưởng Bộ Tài chính và dự thảo các văn bản
chỉ đạo, điều hành công việc do Bộ trưởng hoặc các Thứ trưởng ký liên quan đến
công tác quản lý nhà nước về hải quan, các tờ trình do Lãnh đạo Bộ Tài
chính ký để trình các cơ quan cấp trên về các lĩnh vực công tác hải quan.
Điều 36. Thẩm quyền
ký văn bản của các Phó Tổng cục trưởng
Các Phó Tổng cục trưởng ký thay (KT.)
Tổng cục trưởng hoặc ký tắt các văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục trưởng
quy định tại Điều 34 trên đây theo lĩnh vực công tác được phân công phụ trách và các
văn bản khác theo phân công của Tổng cục trưởng.
Điều 37. Quy định
chung về các loại văn bản được ký thừa lệnh Tổng cục trưởng
Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc cơ quan Tổng cục ký thừa lệnh (TL.) Tổng cục trưởng đối với các văn bản xử
lý, giải quyết công việc cụ thể thuộc lĩnh vực phụ trách của đơn vị:
1. Thông báo, hướng
dẫn triển khai những vấn đề về nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
mà khi phát hành không thuộc danh mục đồng thời phải gửi cho Vụ pháp chế, Bộ
Tài chính, Website Hải quan, Website Tài chính và đã được Lãnh đạo Tổng cục phê
duyệt về nội dung.
2. Văn bản yêu cầu
bổ sung các chứng từ, tài liệu còn thiếu theo quy định mà các tổ chức, cá nhân
khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải
quan.
3. Văn bản thông
báo tiếp nhận/ thông báo không thụ lý đơn, thư tố cáo, đơn, thư khiếu nại quyết
định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định ấn định thuế về hải quan của tổ chức,
cá nhân trong nước gửi đến Tổng cục Hải quan.
4. Yêu cầu các Cục
Hải quan tỉnh, thành phố cung cấp thông tin, báo cáo về tình hình thực hiện
công tác chuyên môn, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cấp Tổng
cục trở lên.
5. Lấy ý kiến của
các đơn vị trong Ngành, cơ quan, tổ chức cấp tương đương Tổng cục để tham gia sửa
đổi, bổ sung, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về công tác quản lý nhà
nước về hải quan hoặc để trao đổi các vướng mắc trong giải quyết công việc.
6. Chuyển hồ sơ
tài liệu không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải
quan cho các cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.
7. Thông báo kế
hoạch kiểm tra công tác đối với các đơn vị trong Ngành sau khi đã được Lãnh đạo
Tổng cục phê duyệt.
Điều 38. Quy định cụ
thể về các loại văn bản được ký thừa lệnh Tổng cục trưởng
Ngoài việc ký các văn bản quy định tại
Điều 37 trên đây, Thủ trưởng một số đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan Tổng cục
được thừa lệnh (TL.) Tổng cục trưởng ký một số văn bản thuộc phạm vi, chức năng
nhiệm vụ của đơn vị như sau:
1. Chánh Văn phòng Tổng cục:
a) Giấy giới thiệu công tác, giấy đi
đường (trừ các đơn vị có con dấu riêng do thủ trưởng đơn vị ký).
b) Sao văn bản, giấy tờ được phép lưu
hành theo quy định, các loại văn bản thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục Hải
quan liên quan đến công tác quản lý hải quan và công tác quản lý nội bộ ngành Hải
quan.
c) Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận
của Lãnh đạo Tổng cục về việc triển khai nhiệm vụ của ngành Hải quan.
d) Văn bản đính chính các văn bản do Tổng
cục Hải quan ban hành bị lỗi kỹ thuật hành chính; thu hồi các văn bản của Tổng
cục Hải quan ban hành sai quy định về thể thức, thẩm quyền.
đ) Công văn triệu tập hội nghị, giấy mời
họp đối với các đơn vị, cá nhân thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan, các đơn
vị thuộc Bộ Tài chính và các Bộ, ngành liên quan (trừ lãnh đạo Đảng và Nhà nước,
lãnh đạo Bộ và tương đương do lãnh đạo Tổng cục ký).
e) Báo cáo việc triển khai hệ thống kế
hoạch công tác tuần, tháng của Tổng cục Hải quan theo yêu cầu của Bộ.
g) Văn bản về khắc con dấu của Tổng cục Hải
quan và các đơn vị trực thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan.
h) Công văn đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thuộc
và trực thuộc thực hiện các công việc theo chỉ đạo của Tổng cục và công văn thực
hiện phối hợp với các đơn vị, cơ quan khác có liên quan.
2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ:
a) Văn bản liên quan đến xác minh lý lịch
công chức khi tuyển dụng;
b) Xác nhận hồ sơ, giấy tờ của công chức,
cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng cục Hải quan bao gồm: hồ sơ, lý lịch
và chính sách, chế độ, quá trình công tác, diễn biến lương của cán bộ, công chức.
c) Văn bản giải quyết cho công chức
thuộc khối cơ quan Tổng cục từ cấp trưởng phòng trở xuống đi nước ngoài giải
quyết việc riêng sau khi được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.
d) Thông báo nghỉ thực hiện chế độ,
chính sách bảo hiểm xã hội đối với cán bộ, công chức thuộc cơ quan Tổng cục và
cán bộ công chức trong ngành thuộc diện Tổng cục Hải quan quản lý.
đ) Xác nhận giấy xin cấp hộ chiếu, sau
khi đã có Quyết định của Tổng cục trưởng cử cán bộ, chuyên viên
đi công tác, học tập nghiên cứu, khảo sát ở nước ngoài.
e) Thông báo kết quả xét khen thưởng,
xét sáng kiến của Tổng cục Hải quan và kết quả phân loại công chức, viên chức
hàng năm thuộc thẩm quyền của Tổng cục trưởng phê duyệt.
g) Cấp chứng minh thư hải quan, thẻ thanh tra
chuyên ngành từ lãnh đạo cấp phòng trở xuống.
h) Công văn hướng dẫn, trả lời, lấy ý kiến các
đơn vị trong ngành Hải quan về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng công
chức hải quan sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Tổng cục.
i) Các báo cáo, thống kê định kỳ về công tác tổ
chức cán bộ gồm quản lý nhân sự, chính sách cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý đào
tạo, tuyển dụng... gửi cơ quan, đơn vị cấp tương đương.
3. Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế:
a) Văn bản thực hiện công tác ngoại vụ, tổ
chức đoàn ra, đoàn vào của Tổng cục Hải quan theo quy định; yêu cầu các Cục Hải
quan tỉnh, thành phố phối hợp đón tiếp các đoàn hải quan các nước hoặc các đoàn
khách nước ngoài khác đến làm việc tại Việt Nam.
b) Văn bản gửi tổ chức Hải quan các nước
và quốc tế (Cơ quan ngang cấp Cục, Vụ) để trao đổi, lấy ý kiến, chuẩn bị cho việc
đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế về hải quan; triển khai thực hiện các chương
trình, dự án hợp tác quốc tế có liên quan đến hải quan.
c) Xác nhận hồ sơ xin cấp thị thực của
các chuyên gia lưu trú tại Việt Nam triển khai thực hiện các dự án với Tổng cục
Hải quan sau khi đã được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt chủ trương.
d) Ký hồ sơ, công văn xin xác nhận viện
trợ theo tiến độ dự án viện trợ đã được phê duyệt.
đ) Văn bản gửi Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại
giao đề nghị cấp sớm hộ chiếu, công hàm cho các đoàn đi công tác của Tổng cục Hải
quan sau khi đã có quyết định của Tổng cục trưởng.
e) Văn bản gửi Cục Quản lý xuất nhập cảnh
- Bộ Công an đề nghị cấp thị thực các đoàn vào làm việc với Tổng cục Hải quan
sau khi được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt chủ trương.
4. Cục trưởng Cục Tài vụ quản trị:
a) Ký các văn bản điều hành dự toán chi
ngân sách nhà nước gồm: Quyết định giao dự toán, điều chỉnh dự toán; phê duyệt
kế hoạch, danh mục dự toán cho các đơn vị dự toán thuộc Tổng cục Hải quan trên
cơ sở phương án phân bổ dự toán đã được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.
b) Ký văn bản thông báo xét duyệt quyết
toán chi ngân sách nhà nước hàng năm và thông báo kết quả kiểm tra nội bộ, kết
quả kiểm tra công tác thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm tra nội bộ đối với các
đơn vị dự toán thuộc Tổng cục Hải quan do Cục Tài vụ Quản trị chủ trì thực hiện
kiểm tra nội bộ.
c) Các loại báo cáo thiết kế dự toán, dự
án đầu tư; báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư và báo cáo quyết toán dự án hoàn
thành.
d) Văn bản điều chuyển tài sản giữa các
đơn vị trong ngành Hải quan.
đ) Văn bản thông báo phát hành ấn chỉ
mới, giá bán các loại ấn chỉ mới sau khi có văn bản quy định của Bộ Tài chính,
của Tổng cục Hải quan; thông báo danh mục ấn chỉ không còn giá trị sử dụng sau
khi có văn bản phê duyệt của lãnh đạo Tổng cục.
e) Một số báo cáo của ngành Hải quan mang
tính định kỳ thường xuyên, báo cáo cung cấp số liệu gửi các đơn vị cấp tương
đương như báo cáo tiết kiệm điện, tình hình nhận quà tặng của ngành Hải quan, kết
quả thực hiện tiết kiệm chống lãng phí, báo cáo công tác quản lý tài sản, đầu
tư xây dựng, báo cáo công tác giải ngân.
5. Cục trưởng Cục Điều tra chống
buôn lậu:
Quyết định về tuyển chọn cơ sở bí mật
theo Quyết định số 106/QĐ-TCHQ ngày 17 tháng 5 năm 2016 của Tổng cục Hải quan về
việc gia hạn ủy quyền phê duyệt cơ sở bí mật của lực lượng kiểm soát hải quan.
6. Cục trưởng Cục Kiểm tra sau
thông quan:
a) Văn bản trao đổi ý kiến gửi đối tượng
bị xử phạt trong quá trình giải quyết khiếu nại thuộc thẩm quyền của Tổng cục
trưởng Tổng cục Hải quan.
b) Văn bản gửi các đơn vị liên quan
đánh giá sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp để xem xét lựa chọn doanh nghiệp
ưu tiên.
c) Giấy mời doanh nghiệp họp, xác minh
phục vụ giải quyết khiếu nại lần 2 liên quan đến kiểm tra sau thông quan.
d) Cấp quyền truy cập hệ thống STQ01.
đ) Cung cấp số liệu xuất nhập khẩu phục
vụ công tác kiểm tra sau thông quan.
e) Văn bản trả lời các Cục Hải quan địa
phương việc điều chỉnh kế hoạch kiểm tra sau thông quan sau khi được Lãnh đạo Tổng
cục phê duyệt.
7. Cục trưởng Cục Công nghệ thông
tin và Thống kê hải quan:
a) Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Tổng
cục về triển khai các hệ thống công nghệ thông tin, triển khai công tác thống
kê hải quan trong toàn Ngành.
b) Văn bản phân bổ, điều chuyển thiết
bị công nghệ thông tin giữa các đơn vị trong ngành Hải quan.
c) Văn bản thông báo cấp chứng thư số
hoặc thu hồi chứng thư số nội bộ; văn bản đề nghị cấp chứng thư số của ngành Hải
quan gửi các Bộ, Ngành liên quan; thông báo cấp quyền, mật khẩu truy nhập các hệ
thống thông tin ngành Hải quan.
8. Cục trưởng Cục Giám sát quản lý về hải
quan:
Văn bản thông báo mẫu dấu chữ ký của các cơ
quan có thẩm quyền cấp C/O, thông báo kết quả việc Tổng cục Hải quan kiểm tra mẫu
dấu, chữ ký và kết quả xác minh từ cơ quan có thẩm quyền cấp C/O.
9. Vụ trưởng Vụ Thanh tra - Kiểm
tra:
a) Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc
các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục, các tổ chức, cá nhân có liên quan giải
quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, báo cáo kết quả giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố
cáo theo quy định của pháp luật.
b) Văn bản lấy ý kiến các đơn vị tham gia
dự thảo kết luận thanh tra.
c) Văn bản đôn đốc các đơn vị thực hiện
các kết luận, kiến nghị, quyết định xử lý sau thanh tra, kiểm tra.
d) Văn bản điều chỉnh thời gian thanh
tra, kế hoạch kiểm tra sau khi được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.
10. Cục trưởng Cục Quản lý rủi ro:
Các báo cáo mang tính định kỳ, thường xuyên về công tác quản lý rủi ro, quản lý
tuân thủ và thu thập, xử lý thông tin hải quan của Tổng cục Hải quan gửi đơn vị
cùng cấp.
11. Thủ trưởng các đơn vị được ký
thừa lệnh (TL.) Tổng cục trưởng theo quy định tại Điều 37, 38 trên đây có thể
giao ủy quyền lại cho cấp phó ký thay (KT.) một số văn bản theo mảng công việc
được phân công phụ trách.
Điều 39. Ký thừa ủy
quyền
1. Việc ký thừa ủy quyền (TUQ.) Tổng
cục trưởng của Thủ trưởng các đơn vị thực hiện theo văn bản ủy quyền riêng của Tổng
cục trưởng theo từng nội dung, vụ việc cụ thể và đảm bảo đúng trình tự, thủ tục
theo quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. Văn bản ủy quyền của Tổng cục trưởng
phải nêu rõ là “ký thừa ủy quyền”, những văn bản cụ thể được ký thừa ủy quyền
(phạm vi ủy quyền). Văn bản ủy quyền phải thực hiện đúng thể thức, đóng dấu Tổng
cục Hải quan. Người được ủy quyền ký văn bản không được ủy quyền lại cho người
khác ký thay.
2. Quy định về thủ tục ký thừa ủy
quyền:
a) Đối với những loại văn bản liên quan đến
một mảng công tác mà thủ trưởng đơn vị thường xuyên ký thừa ủy quyền (TUQ.) Tổng
cục trưởng, định kỳ vào cuối năm công tác, thủ trưởng các đơn vị cần chủ động đề
xuất nội dung công việc có liên quan cần được Tổng cục trưởng ủy quyền cho Thủ
trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền (TUQ.). Thời hạn ủy quyền trong vòng 01 năm công
tác tiếp theo hoặc tháng, quý, hoặc cho đến hết thời gian xử lý xong loại công
việc đó (có ghi cụ thể thời hạn ủy quyền là đến ngày, tháng, năm nào). Khi hết
thời hạn ủy quyền nêu trong văn bản, nếu chưa được Tổng cục trưởng tiếp tục ủy quyền
bằng văn bản cụ thể khác thì văn thư Tổng cục không làm thủ tục phát hành văn bản.
b) Đối với những loại văn bản cụ thể, đột
xuất do thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền (TUQ.) Tổng cục trưởng, không mang
tính lặp đi lặp lại nhiều lần thì phải lưu 01 bản sao văn bản ủy quyền cùng bản
gốc văn bản tại văn thư Tổng cục. Bản gốc văn bản ủy quyền lưu cùng hồ sơ công
việc.
Điều 40. Các loại văn
bản được ký và sử dụng con dấu riêng áp dụng chung cho các đơn vị
Ngoài việc ký văn bản quy định tại Điều
37, 38, 39 trên đây, Cục trưởng các Cục nghiệp vụ, Thủ trưởng các đơn vị có con
dấu riêng được ký và đóng dấu đơn vị đối các văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền
theo quy định của pháp luật, của Bộ Tài chính về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của từng đơn vị, gồm:
1. Văn bản trao
đổi nghiệp vụ với các đơn vị cấp tương đương trong và ngoài Ngành để
làm rõ các vấn đề về chế độ, chính sách có liên quan trước khi trình Lãnh đạo
Tổng cục chỉ đạo, giải quyết.
2. Văn bản hướng
dẫn, giải quyết các vướng mắc về nghiệp vụ đã được quy định rõ trong các văn bản
quy phạm pháp luật, quy trình, quy chế của ngành Hải quan thuộc chức năng, nhiệm
vụ của đơn vị.
3. Văn bản yêu cầu
bổ sung hồ sơ nghiệp vụ còn thiếu theo quy định mà Hải quan các tỉnh, thành phố
gửi về Tổng cục xin ý kiến hoặc xử lý theo thẩm quyền Tổng cục trưởng; văn bản
chuyển hồ sơ, tài liệu do cơ quan, tổ chức gửi đến Tổng cục Hải quan thuộc thẩm
quyền giải quyết của Cục Hải quan địa phương.
4. Văn bản trao
đổi, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ công tác thuộc
lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách.
(Thủ trưởng các đơn vị không có con dấu
riêng thì ký thừa lệnh (TL.) Tổng cục trưởng đối với các loại văn bản quy định
tại Khoản 1, 2, 3, 4, trên đây)
5. Văn bản quy định
quy chế làm việc, kỷ cương kỷ luật nội bộ, hệ thống công tác, các loại báo cáo
công tác định kỳ và đột xuất của đơn vị.
6. Quyết định
phê duyệt đơn vị trúng thầu, phê duyệt dự toán, quyết toán trong công tác đấu
thầu mua sắm; quyết định chi phối hợp nghiệp vụ... đối với các khoản ngân sách
được phân cấp cho đơn vị quản lý và sử dụng trong hạn mức theo quy định.
7. Giấy mời lãnh
đạo Tổng cục, các tổ chức và cá nhân trong và ngoài Ngành dự các cuộc họp do
đơn vị tổ chức và chủ trì.
8. Văn bản đính
chính sai sót về kỹ thuật trong các văn bản của đơn vị ban hành, đóng dấu riêng
của đơn vị; Văn bản thu hồi văn bản do lãnh đạo đơn vị ký và đóng dấu riêng của
đơn vị khi có sai sót về nội dung, thẩm quyền.
9. Thư công tác,
thư thăm hỏi, thư chúc mừng nhân danh Thủ trưởng đơn vị đối với các tổ chức, cá
nhân trong và ngoài ngành Hải quan.
10. Văn bản giải
quyết các vấn đề về chính sách, chế độ, tổ chức, nhân sự thuộc nội bộ đơn vị.
11. Giấy khen của
Thủ trưởng đối với các tập thể và cá nhân trong đơn vị theo phân cấp và thẩm
quyền khen thưởng quy định chung trong ngành Hải quan.
12. Văn bản, tờ
trình của đơn vị trình Lãnh đạo Tổng cục Hải quan và lãnh đạo các cấp trong
ngành Hải quan theo yêu cầu nhiệm vụ và thẩm quyền quy định.
13. Các văn bản
hành chính thông thường khác trong hoạt động của nội bộ đơn vị.
14. Trường hợp
các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể thẩm quyền giải quyết công việc
của thủ trưởng các đơn vị thì thủ trưởng đơn vị được ký văn bản giải
quyết công việc theo thẩm quyền được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật
đó.
Điều 41. Các loại văn
bản cụ thể được phân cấp riêng cho các đơn vị có dấu riêng trực thuộc cơ quan Tổng
cục
Ngoài các loại văn bản chung nêu tại Điều
40 trên đây, theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ công tác của đơn vị, Thủ trưởng
các đơn vị có dấu riêng được ký và đóng dấu riêng của đơn vị đối với các loại
văn bản sau:
1. Cục trưởng Cục Điều tra chống
buôn lậu: Các văn bản để xử lý vi phạm hành chính, hình sự theo quy định của
pháp luật như: Quyết định khởi tố vụ án hình sự; quyết định giải quyết khiếu nại;
quyết định xử phạt vi phạm hành chính; quyết định thành lập chuyên án, cử cán bộ
tham gia chuyên án...
2. Cục trưởng Cục Thuế Xuất nhập
khẩu: Văn bản xác nhận
tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp, xác nhận
số thu thuế xuất nhập khẩu của các đơn vị trong Ngành.
3. Cục trưởng Cục Công nghệ thông
tin và thống kê hải quan:
a) Công văn gửi các đơn vị trong Ngành hướng
dẫn kỹ thuật hoặc giải đáp, xử lý vướng mắc trong công tác công nghệ thông tin
và công tác thống kê hải quan; văn bản xác định nhu cầu, kế hoạch đầu tư, trang
bị công nghệ thông tin trong ngành Hải quan
b) Văn bản cung cấp số liệu thống kê hàng
hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thường xuyên theo công văn yêu cầu của các cơ
quan Nhà nước do lãnh đạo cấp Vụ, Cục hoặc tương đương ký gửi Tổng cục Hải
quan.
c) Văn bản giao dịch, trả lời, tham gia ý
kiến thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin và thống kê đối với các đơn vị cấp
tương đương gửi Tổng cục Hải quan.
d) Văn bản về yêu cầu kỹ thuật (nhiệm vụ
thiết kế, phần cứng, phần mềm, dịch vụ) đối với công tác xây dựng, mua sắm, triển
khai các dự án công nghệ thông tin trong ngành Hải quan; biên bản khảo sát, kiểm
tra thiết bị, nghiệm thu kỹ thuật của các hợp đồng mua sắm công nghệ thông tin
tập trung của Tổng cục Hải quan.
đ) Văn bản hướng dẫn các đơn vị trong
ngành Hải quan về phân cấp ủy quyền và tổ chức thực hiện đối với hoạt động ứng
dụng công nghệ thông tin lập đề cương và dự toán chi tiết; các hoạt động công
nghệ thông tin không lập dự án, không lập đề cương và dự toán chi tiết; về xây
dựng và điều chỉnh danh mục dự toán công nghệ thông tin hàng năm.
e) Công văn triệu tập tham dự các lớp đào
tạo, tập huấn về công nghệ thông tin, về triển khai Cơ chế một cửa quốc gia và
thống kê hải quan.
4. Hiệu trưởng Trường Hải quan Việt Nam:
a) Quyết định mở các lớp đào tạo nghiệp vụ
hải quan tổng hợp, các lớp đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu ngắn hạn, dài hạn và
các lớp liên kết đào tạo.
b) Các văn bản liên kết, hợp tác với các
tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ hải quan và cung cấp các dịch vụ, tư vấn về lĩnh vực đào tạo nghiệp vụ
hải quan phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật.
c) Quyết định cấp chứng chỉ, chứng chỉ
cho học viên đã qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng do Trường tổ chức theo quy định
của pháp luật.
5. Cục trưởng Cục Kiểm định Hải
quan:
Thông báo kết quả phân tích kèm mã số
gửi Cục Hải quan các tỉnh, thành phố đối với các kết quả phân tích trùng với kết
quả mẫu hàng hóa đã được Tổng cục Hải quan ban hành thông báo kết quả phân loại.
6. Cục trưởng Cục Kiểm tra sau
thông quan:
Các văn bản để xử lý vi phạm hành
chính, hình sự theo quy định của pháp luật như: Quyết định khởi tố vụ án hình sự;
quyết định giải quyết khiếu nại; quyết định xử phạt vi phạm hành chính...
7. Cục trưởng Cục Tài vụ Quản trị:
a) Báo cáo thẩm định kế hoạch lựa chọn
nhà thầu, báo cáo thẩm tra phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành; công văn
thông báo danh mục vốn nhỏ lẻ.
b) Văn bản, quyết định liên quan đến công
tác chuẩn bị và tổ chức lựa chọn nhà thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng đối với
các gói thầu mua sắm tập trung tại Tổng cục do Cục Tài vụ Quản trị làm chủ đầu
tư, bên mời thâu theo quy định về phân cấp.
c) Văn bản, quyết định, báo cáo... trong
việc triển khai nhiệm vụ tài chính, quyết toán của Cục Tài vụ Quản trị với tư
cách là đơn vị dự toán cấp 3 thuộc Tổng cục.
8. Cục trưởng Cục Quản lý rủi ro:
a) Văn bản gửi các đơn vị cấp tương
đương đề nghị cung cấp thông tin phục vụ phân tích, đánh giá rủi ro, đánh giá
tuân thủ trong hoạt động nghiệp vụ hải quan.
b) Văn bản cung cấp thông tin quản lý
rủi ro, quản lý tuân thủ trong quản lý hải quan theo đề nghị, yêu cầu của các
cơ quan, đơn vị cấp tương đương.
c) Văn bản trả lời, tham gia ý kiến
thuộc lĩnh vực quản lý rủi ro, quản lý tuân thủ trong quản lý hải quan đối với
các đơn vị cấp tương đương.
d) Văn bản cung cấp thông tin nghiệp vụ
hải quan hướng dẫn kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan, kiểm tra sau thông
quan trong quản lý hoạt động xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh.
đ) Văn bản cảnh báo rủi ro trong hoạt
động nghiệp vụ hải quan.
Chương III
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 42. Tổ chức thực
hiện
1. Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan có
trách nhiệm giúp Tổng cục trưởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy
chế này tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Hải quan để đảm bảo thực hiện
thống nhất, đúng quy định trong toàn Ngành
2. Thứ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng
cục Hải quan có trách nhiệm phổ biến, tổ chức thực hiện nội dung Quy chế này đến
toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan; Căn cứ vào quy định tại
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ, các nội dung của Quy
chế này và tình hình thực tế tại đơn vị để rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng
Quy chế công tác văn thư của từng đơn vị đảm bảo tổ chức thực hiện hiệu quả,
đúng quy định công tác văn thư trong toàn ngành Hải quan.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu
các văn bản dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng
các văn bản mới thì áp dụng theo các văn bản mới. Nếu có phát
sinh, vướng mắc, thủ trưởng các đơn vị phản ánh về Tổng cục Hải quan (qua Văn
phòng Tổng cục) để xem xét, sửa đổi, bổ sung kịp thời.
Điều 43. Khen thưởng
và kỷ luật
Đơn vị, cá nhân có thành tích trong
công tác văn thư được tổng hợp chung vào thành tích hoàn thành nhiệm vụ công
tác chuyên môn để biểu dương, khen
thưởng. Trường hợp đơn vị, cá nhân vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật
theo quy định của pháp luật./.
|
FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
|