|
BỘ TÀI
CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1616/QĐ-BTC
|
Hà Nội,
ngày 19 tháng 07 năm 2016
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP
ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 2 năm 2010 của
Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC
ngày 31 tháng 10 năm 2014, của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà
nước ngành tài chính;
Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày
20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày
08 tháng 12 năm 2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày
01 tháng 02 năm 2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng
dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các
cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội;
Căn cứ Quyết định số 2198/QĐ-BTC ngày
30 tháng 8 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về
việc sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc
hệ thống chính trị và quản lý thuê bao chứng thư số
tại Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số
1089/QĐ-BTC ngày 21 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tài chính;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư
của Bộ Tài chính.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày
28 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tài chính.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức, viên chức Bộ
Tài chính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Lãnh đạo Bộ;
- Cổng Thông tin điện tử Bộ Tài chính;
- Lưu: VT, VP (80 b).
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Vũ Thị Mai
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19 tháng 7 năm
2016
của
Bộ Tài chính)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định các hoạt động về
văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Bộ Tài chính để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình và được áp dụng thống nhất trong các đơn vị thuộc Bộ
Tài chính.
Điều
2. Giải thích từ ngữ
1. Công tác văn thư
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Tài chính;
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu trong công tác văn thư.
2. Văn bản đến là tất
cả các loại văn bản gửi đến Bộ Tài chính và các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ, bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể
cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) đơn, thư và các tài liệu
khác.
3. Văn bản đi là tất
cả các loại văn bản do Bộ Tài chính phát hành, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể
cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ, văn bản phát hành qua
Chương trình quản lý văn bản và điều hành và văn bản mật).
4. Văn bản điện tử là
văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ
liệu.
5. Chữ ký số là một dạng
chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một số thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống
mật mã không đối xứng.
6. Bản thảo văn bản là bản được viết
hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
7. Bản gốc văn bản là bản hoàn
chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị ban hành và có chữ ký
trực tiếp của người có thẩm quyền.
8. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị ban hành.
9. Bản sao y bản chính là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể
thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện và được trình bày
theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
10. Bản trích sao là bản sao một phần
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao
phải được thực hiện từ bản chính.
11. Bản sao lục là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình
bày theo thể thức quy định.
12. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
13. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp
văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Điều 3. Bảo
vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư
Mọi hoạt động trong công tác văn thư
của các đơn vị thuộc Bộ Tài chính phải thực hiện theo các quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công
an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định
công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành tài chính.
Điều 4.
Nguyên tắc quản lý văn bản
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của
Bộ (hoặc của các đơn vị thuộc Bộ) đều phải được làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký
để quản lý tập trung tại Văn thư của Bộ (hoặc Văn thư của các đơn vị thuộc Bộ).
Những văn bản đến không được
đăng ký tại Văn thư Bộ/Văn thư đơn vị, các đơn vị, cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết, trường hợp hỏa tốc hẹn giờ đến ngoài giờ hành chính,
cán bộ được giao nhiệm vụ tiếp nhận có trách nhiệm xử lý, sau đó chuyển ngay cho
văn thư để làm thủ tục đăng ký.
2. Văn bản đi, văn bản đến ngày nào
phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là vào ngày
làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các
mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) phải được đăng ký,
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi (“Hỏa tốc”, “Hỏa
tốc hẹn giờ”) phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau
khi văn bản được ký.
3. Văn bản không đóng dấu khẩn nhưng
có tính chất quan trọng, yêu cầu thời gian xử lý gấp thì vào sổ văn thư và
luân chuyển theo quy
định, đồng thời scan
chuyển ngay cho đơn vị có liên quan để xử lý.
4. Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Trong trường hợp văn bản đến không
thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có
trách nhiệm trả lại văn bản đến cho Văn thư Bộ ngay trong ngày làm việc để báo cáo
người có thẩm quyền xem xét, xử lý.
Chương II
QUY
ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1. QUẢN LÝ, XỬ LÝ
VĂN BẢN ĐẾN
Điều 5. Tiếp
nhận và phân loại văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ các
nguồn khác nhau, trong giờ hoặc ngoài giờ hành chính, Văn thư hoặc người được giao
nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm
phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
b) Trường hợp phát hiện thiếu tài
liệu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian
ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc hẹn giờ”), Văn thư hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải thông báo ngay cho người
chuyển văn bản đến và báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết,
phải lập biên bản
xác nhận sự việc với người chuyển văn bản đến.
c) Đối với văn bản đến được chuyển
phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản,
số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông
báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
d) Đối với văn bản gấp có hẹn giờ đến,
gửi đến cơ quan Bộ Tài chính ngoài giờ hành chính, bộ phận thường trực Phòng
Bảo vệ (Cục Kế hoạch - Tài chính) có trách nhiệm ghi lại số văn bản trên bì,
tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Phòng Tổng hợp - Thư ký, Lãnh đạo
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ để xử lý. Các văn bản khác gửi đến cơ quan
ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực Phòng Bảo vệ có trách nhiệm tiếp
nhận, bảo quản và bàn giao cho Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ vào đầu giờ làm
việc của ngày làm việc hôm sau.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Các bì văn bản đến được phân loại
và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến
gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: Các bì gửi
đích danh tổ chức đoàn thể, cá nhân
hoặc ghi rõ “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì đăng ký theo dõi và chuyển
đúng tên người nhận trên bì hoặc chuyển thư ký Lãnh đạo Bộ (đối với các bì gửi
đích danh Lãnh đạo Bộ).
- Đối với bì văn bản mật, Lãnh đạo
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ bóc (trừ bì văn bản Mật có dấu “Chỉ người
có tên mới được bóc bì”) và trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản mật. Sau khi vào
sổ, văn bản mật phải được chuyển cho người có thẩm quyền giải quyết.
b) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo
các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản,
không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ
quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì
với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì
phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông
báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo
và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản
đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm
với văn bản để làm bằng chứng.
Điều 6. Đăng
ký văn bản đến
1. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a) Tất cả văn bản đến đăng ký tại Văn
thư Bộ phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những
trường hợp cần thiết). Đối với bản
fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,
trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Sau đó,
khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số
đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
b) Văn bản, tài liệu gửi đích danh đến
các đơn vị, tổ chức: Ban cán sự Đảng, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên, các
Dự án, Trung tâm thuộc Bộ thì làm thủ tục đăng ký, vào sổ, chuyển cho nơi
nhận mà không phải đóng dấu “Đến” tại
Văn thư Bộ.
c) Văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân gửi trực tiếp Lãnh đạo Bộ, sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Bộ,
Phòng Tổng hợp - Thư ký phải chuyển ngay cho Văn thư Bộ để làm thủ tục đăng ký,
vào sổ và đóng dấu
“Đến”.
d) Văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân gửi đích danh tên cán bộ, công chức, viên chức, nếu văn bản
liên quan đến công việc
chung của cơ
quan,
tổ chức thì cá nhân có trách nhiệm chuyển lại văn thư để làm thủ tục đăng ký,
vào sổ và đóng dấu “Đến”.
đ) Dấu “Đến” được đóng
rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn
bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng
giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
2. Văn bản đến cơ quan Bộ được đăng ký
vào Chương trình Quản lý văn bản và điều hành trên máy vi tính, gồm các nội
dung sau: Số công văn, nơi gửi, ngày, tháng, trích yếu của văn bản (ghi rõ
ràng, không viết tắt), tài liệu, hồ sơ kèm theo. Sau khi được đăng ký, Văn thư
Bộ scan văn bản hành chính (bản giấy) và gắn bản điện tử lên Chương trình Quản
lý văn bản và điều hành.
3. Văn bản mật đến cơ quan Bộ
được đăng ký vào Chương trình Quản lý văn bản mật trên máy vi tính không có kết
nối internet. Văn bản mật đến các đơn vị thuộc Bộ (chưa sử dụng Chương trình
Quản lý văn bản mật) phải được đăng ký, vào sổ riêng theo quy định hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Hàng ngày, Văn thư Bộ in Sổ đăng ký
văn bản đến để Văn thư đơn vị rà soát và ký xác nhận.
Điều 7.
Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi hoàn tất thủ
tục tiếp nhận và đăng ký phải được kịp thời trình người có thẩm quyền hoặc
chuyển tới đơn vị có chức năng xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Việc trình, chuyển giao văn bản
phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chính xác và giữ gìn bí mật nội dung.
3. Đối với văn bản đến trình Bộ, sau
khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp - Thư ký thuộc Văn phòng
Bộ nhập nội dung chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào Chương trình Quản lý văn bản và điều
hành và chuyển lại Văn thư Bộ để gửi theo địa chỉ đã được Lãnh đạo Bộ có ý kiến
(cán bộ được giao nhiệm vụ nhập nội dung chỉ đạo, đơn vị chủ trì, đơn vị phối
hợp, ngày trả văn bản chịu trách nhiệm về sự chính xác của thông tin được
nhập). Các văn bản gấp cần phải được
chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử lý để bảo đảm đúng thời hạn ghi trong
văn bản.
4. Đối với văn bản đến có dấu “Tài
liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi và gửi trả lại nơi gửi
theo đúng thời hạn quy định.
Điều 8. Quy
trình, hồ sơ trình giải quyết văn bản đến
1. Quy trình xử lý văn bản (hoặc giải
quyết công việc được Lãnh đạo Bộ giao) của các đơn vị thuộc Bộ thực hiện theo
đúng trình tự và thời gian quy định tại Quy chế làm việc của Bộ Tài chính và
quy định tại Quy chế này. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải
giải quyết trước.
2. Hồ sơ trình Bộ giải quyết công
việc:
a) Hồ sơ trình bản giấy gồm các văn
bản, tài liệu sau:
- Tờ trình Bộ do Lãnh đạo đơn vị ký
trình (mẫu phụ lục VIII) và Phiếu
trình giải quyết công việc do chuyên viên soạn thảo và có ý kiến của Lãnh đạo
đơn vị (mẫu phụ lục IX);
- Văn bản đến có dấu đăng ký công văn
đến của Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ kèm theo các tài liệu khác có liên quan đến
vấn đề trình và được sắp xếp theo trình
tự dẫn giải nội dung trình (tất cả văn bản, tài liệu phải được kê tóm lược tại mục
“các văn bản kèm theo” của Phiếu trình giải quyết công việc);
- Ý kiến của các cơ quan, tổ chức
trong và ngoài cơ quan Bộ;
- Dự thảo văn bản đi có ký tắt của
Lãnh đạo đơn vị;
- Các tài liệu liên quan khác.
b) Hồ sơ trình bản điện tử tối thiểu
gồm:
- Tờ trình Bộ của đơn vị;
- Văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo Bộ hoặc Thông báo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (nếu có).
3. Quy trình trình hồ sơ giải quyết
công việc:
a) Hồ sơ trình bản giấy và hồ sơ trình
bản điện tử được chuyển đồng thời cho Văn thư đơn vị để trình Bộ.
b) Khi có hồ sơ bản giấy trình lên Bộ,
Thư ký Lãnh đạo Bộ là người tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
Nếu đã có đủ hồ sơ trình (kể cả bản
điện tử), Thư ký Lãnh đạo Bộ tiếp nhận hồ sơ trình bản giấy, kiểm tra thủ tục,
thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản, nếu phát hiện sai sót phải
kịp thời trao đổi với Lãnh đạo đơn vị và chuyên viên trực tiếp theo dõi để kịp
thời chỉnh sửa, bổ sung, sau đó nhập thông tin ngày trình cho Tờ trình trên
Chương trình Quản lý văn bản và điều hành, đồng thời trình hồ sơ bản giấy lên
Lãnh đạo Bộ.
c) Thư ký Lãnh đạo Bộ nhận hồ sơ trình
bản giấy từ Lãnh đạo Bộ, đồng thời cập nhật thông tin ngày trả; ý kiến chỉ đạo
của Lãnh đạo Bộ; tình trạng phê duyệt cho tờ trình điện tử trên Chương
trình Quản lý văn bản và điều hành.
d) Thư ký Lãnh đạo Bộ trả hồ sơ trình
bản giấy cho đơn vị trình để chỉnh sửa và trình lại hoặc để thực hiện nếu đã
được Lãnh đạo Bộ phê duyệt hoặc để lưu hành văn bản đi nếu đã được Lãnh đạo Bộ ký.
4. Đối với hồ sơ trình giải quyết văn
bản mật, thực hiện theo quy định tại Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày
31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài
chính.
Mục 2. SOẠN THẢO, BAN
HÀNH, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 9. Hình
thức văn bản
Các hình thức văn bản do Bộ Tài chính
và các đơn vị thuộc Bộ ban hành bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thông
tư; Thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng Bộ Tài chính với Chánh án Tòa án nhân dân
tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao.
2. Văn bản hành chính: Quyết định, chỉ
thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, dự án, công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng,
công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy
quyền, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận.
3. Văn bản chuyên ngành (hóa đơn tài
chính, tờ khai thuế, tờ khai hải quan, các loại chứng chỉ...) và văn bản trao
đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài (công hàm, thư công tác).
Điều 10. Thể
thức văn bản
1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật
thực hiện theo quy định của Chính phủ (hiện nay là Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và
biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật).
2. Thể thức văn bản hành chính thực
hiện theo quy định của Bộ Nội vụ (hiện nay là Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).
3. Thể thức văn bản chuyên ngành do Bộ
trưởng Bộ Tài chính quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với
Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
4. Thể thức văn bản trao đổi với cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo quy định tại Quy chế làm
việc trong hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính và theo thông lệ quốc tế.
Điều 11. Soạn
thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện theo các quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật và các quy định dưới luật có liên quan.
2. Đối với việc soạn thảo văn bản hành
chính và văn bản khác, đơn vị và chuyên viên được giao soạn thảo văn bản có
trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định sự cần thiết, căn cứ, hình
thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận và ghi rõ số lượng bản phát hành;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo tờ trình và dự thảo văn
bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với
Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị gửi xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá
nhân có liên quan để hoàn chỉnh
bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn
bản.
3. Đối với bản thảo văn bản có nội
dung bí mật nhà nước, chuyên viên soạn thảo phải ghi rõ tên viết tắt, số lượng
bản phát hành tại phần nơi nhận của văn bản và thực hiện chế độ bảo mật theo
đúng quy định tại Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính.
Khi trình Lãnh đạo ký ban hành văn bản có nội dung bí mật nhà nước cần có phiếu đề xuất độ
mật, giúp cho cán bộ làm công tác văn thư có căn cứ khi đóng dấu xác định độ
mật.
Điều 12.
Duyệt dự thảo văn bản; sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do
người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được người
có thẩm quyền phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa đổi,
bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản trình lại người có thẩm quyền xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ
sung.
Điều 13. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký
a) Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo
văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung văn bản, ký
nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký
ban hành; đồng thời đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước, xác định độ mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký
văn bản quyết định.
b) Thư ký Lãnh đạo Bộ giúp Chánh Văn
phòng Bộ kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ Tài chính và phải ký nháy/tắt
vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký.
2. Văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký
a) Lãnh đạo phòng/ban chủ trì
soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành; đồng thời đề
xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định
việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
b) Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Tổng
hợp (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao) kiểm tra lần cuối và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ Tài chính và phải ký nháy/tắt vào vị trí
cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Thủ trưởng đơn vị.
3. Cỡ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng 1 dòng văn bản
và không dài quá độ dài của 10 ký tự.
Điều 14. Ký
văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản
Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị
duyệt ký văn bản theo quy định tại Quy chế làm việc của Bộ Tài chính. Phải ghi
rõ họ và tên, chức vụ người ký văn bản. Việc ghi học hàm, học vị trước họ và
tên người ký không sử dụng đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước.
2. Quyền hạn của người ký
a) Đối với trường hợp ký thay (KT): Bộ
trưởng, Thủ trưởng đơn vị có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT) các văn
bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm
quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thủ
trưởng đơn vị và trước pháp luật về các nội dung văn bản mà mình đã ký.
b) Đối với trường hợp ký thừa lệnh (TL):
Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng và đóng dấu Bộ đối với các văn bản trả lời,
giải thích chính sách, chế độ có nội dung chưa phân cấp cho đơn vị, thuộc thẩm
quyền xử lý của Bộ sau khi được Bộ duyệt và giao Thủ trưởng đơn vị ký ban hành
văn bản. Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh và đóng dấu Bộ đối với các văn bản
thông báo ý kiến chỉ đạo của Bộ, văn bản phân công, đôn đốc các đơn vị triển
khai nhiệm vụ theo yêu cầu của Bộ và một số văn bản khác khi được giao.
c) Đối với trường hợp ký thừa ủy quyền (TUQ): Thủ
trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền Bộ trưởng và đóng dấu Bộ đối với các văn bản
giải quyết những vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Tài chính khi
được ủy quyền. Nội dung ủy quyền, việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định
bằng văn bản của Bộ và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký
thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
d) Đối với các đơn vị có con dấu riêng:
Thủ trưởng đơn vị ký và đóng dấu của đơn vị đối với các văn bản có nội dung về xử lý
công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đã được Bộ phận cấp bằng văn bản và
chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản do mình ký, ban hành.
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký
văn bản.
Điều 15. Bản
sao văn bản
1. Sao văn bản có ba hình thức: Sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
Bản sao y bản chính, sao lục và trích
sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ
ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này chỉ có
giá trị thông tin, tham khảo.
2. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao
từ bản gốc
a) Trưởng phòng Phòng Hành chính - Văn
phòng Bộ quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Bộ phát hành.
b) Chánh Văn phòng Cục quyết định cấp bản
sao các văn bản từ bản gốc do Cục phát hành.
c) Trưởng phòng Phòng Hành chính/Phòng
Tổng hợp thuộc Văn phòng Tổng cục (và tương đương) quyết định cấp bản sao các
văn bản từ bản gốc
do Tổng cục (và tương đương) phát hành.
3. Thể thức bản sao văn bản được quy định
tại Phụ lục IV kèm theo quy chế này.
4. Những văn bản có ý kiến ghi bên lề hoặc trong
phiếu trình chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, không sao chép, chuyển phát ra
ngoài cơ quan. Trường hợp những ý kiến ghi bên lề này cần thiết cho việc giao
dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ quan, cá nhân ngoài cơ
quan Bộ phải được thể chế bằng văn bản hành chính theo quyết định của người ghi
ý kiến.
Điều 16. Kiểm
tra văn bản trước khi ban hành
1. Đối với văn bản đi do Bộ/Vụ/Cục ban
hành:
a) Văn thư đơn vị/chuyên viên soạn thảo
tạo dự thảo Văn bản đi trên Chương trình Quản lý văn bản và điều hành, đính kèm
tệp văn bản đi điện tử đã được Lãnh đạo Bộ/Lãnh đạo Vụ/Cục ký duyệt, thực hiện
liên kết văn bản đi với Tờ trình Bộ/Tờ trình Vụ/Cục đã được phê duyệt và văn bản
đến (nếu có), đồng thời chịu trách nhiệm về sự chính xác của văn bản và thông
tin tại phần Nơi nhận (ngoài ngành, trong ngành, nội bộ), chuyển
Văn thư để xin cấp số đồng thời chuyển bản giấy cho Văn thư.
b) Sau khi tiếp nhận cả văn bản điện tử
và văn bản giấy, văn thư cấp số cho văn bản điện tử, ghi số và kiểm tra lại thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản giấy. Khi phát hiện văn bản sai về thể thức,
kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành, Văn thư trả lại đơn vị/chuyên viên soạn
thảo để bổ sung, hoàn thiện.
2. Đối với văn bản đi do các Tổng cục và
tương đương ban hành: thực hiện theo quy định của đơn vị.
3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót
về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày phải được thay thế bằng văn bản có
hình thức tương đương của cơ quan, đơn vị
ban hành văn bản.
Điều 17. Nhân
bản, đóng dấu văn bản đi
1. Nhân bản
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số
lượng đã được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản và đúng thời gian quy
định.
b) Việc nhân bản văn bản mật đi được thực
hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 161/2014/TT-BTC
ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà
nước ngành tài chính.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các
phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng
mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo, dấu
đóng vào góc trên bên trái của phụ lục và trùm lên hàng chữ đầu trang 1/3
đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm
nhiều trang thì
ngoài việc đóng dấu treo, phải
đóng dấu giáp lai
cho phụ lục đó.
c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn
(“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
b) Việc đóng dấu chỉ các
mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn
bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 3, Điều 16, Thông tư
số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều
của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 18. Phát
hành văn bản
1. Phát hành văn bản tại cơ quan Bộ Tài
chính
a) Bản giấy văn bản đi sau khi đóng dấu
phát hành sẽ được Văn thư Bộ/Văn thư đơn vị scan và gắn file điện tử
lên Chương trình Quản lý văn bản và điều hành, trừ văn bản mật.
- Phát hành văn bản giấy: Tất cả các
văn bản đi được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo; những văn bản gấp được chuyển ngay sau khi đóng dấu và bảo đảm thời
hạn được chuyển đến cơ quan, tổ chức, cá nhân theo yêu cầu. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật phát hành trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký ban
hành.
- Phát hành văn bản điện tử: Sau khi
scan văn bản đi và đưa lên Chương trình Quản lý văn bản và điều hành, Văn thư
Bộ/Văn thư đơn vị ký số trên nội dung văn bản và phát hành văn bản đi điện tử.
b) Đối với văn bản trình Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ, văn bản quy phạm pháp luật, khi đóng dấu và lưu hành văn bản,
các đơn vị chủ trì soạn thảo phải gửi file điện tử văn bản về địa chỉ thư điện
tử hanhchinh_[email protected]
để Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ gửi Văn phòng Chính phủ theo yêu cầu của Văn
phòng Chính phủ và gửi đăng Công báo; đồng thời gửi về địa chỉ thư điện tử
vbpq@mof.gov.vn để Cục Tin
học và Thống kê tài chính đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Bộ và Cổng thông tin
điện tử Bộ Tài chính (trừ văn bản có độ mật thì thực hiện theo quy định của pháp
luật và quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính).
2. Phát hành văn bản tại các Tổng cục
và tương đương: Thực hiện theo quy định của đơn vị.
3. Nghiêm cấm việc lưu hành văn bản đi
khi còn thiếu các điều kiện theo quy định (đã có chữ ký và số văn bản nhưng
chưa đóng dấu, có số văn bản nhưng chưa có chữ ký, có chữ ký, có đóng dấu nhưng
chưa có số,...).
4. Số văn bản đi được ghi bằng chữ số Ả
rập, được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm
việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng
của ngày làm việc cuối cùng của năm đó. Tùy theo số lượng văn bản đi hàng năm
của cơ quan Bộ và của từng đơn vị để lập các loại sổ đăng ký văn bản đi khác
nhau như: sổ đăng ký công văn, sổ đăng ký quyết định, sổ đăng ký thông tư... để
việc quản lý văn bản đi của cơ quan Bộ và của từng đơn vị được thuận tiện và
hiệu quả.
5. Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua
Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi.
a) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân
viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.
b) Trong trường hợp cần chuyển phát
nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó
phải gửi bản chính.
c) Việc chuyển phát văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Điều 7
Thông tư số 33/2015/TT-BCA.
6. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
a) Cán bộ văn thư có trách
nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi đúng hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
c) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 19. Quản
lý và lưu văn bản đi
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi được
giao nhiệm vụ có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản, tài liệu và lập hồ sơ
các công việc được giao, nghỉ lễ từ
3 ngày
trở lên phải niêm phong tủ đựng tài liệu và phòng làm việc.
2. Không tự ý cung cấp cho cơ quan, cá
nhân không có trách nhiệm những thông tin, tài liệu, hồ sơ công việc đã và đang
xử lý hoặc chưa có ý kiến của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị. Chuyên viên
có trách nhiệm bảo quản và được quyền khai thác hồ sơ công việc phục vụ công
tác theo quy định.
3. Cán bộ, công chức, viên chức không tự
ý mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ quan, trường hợp cần thiết phải mang tài liệu
ra khỏi trụ sở cơ quan phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị; khi chuyển
công tác hoặc nghỉ chế độ phải làm thủ tục bàn giao theo quy định.
4. Mỗi văn bản đi của Bộ sau khi phát
hành phải lưu 04 bản: bản gốc và 01 bản chính lưu tại Văn thư Bộ, đơn vị
soạn thảo văn bản lưu 02 bản chính gồm: 01 bản lưu tại Văn thư đơn vị dùng làm
tài liệu tham khảo chung cho đơn vị, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu
trữ theo quy định.
5. Trường hợp văn bản
đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu
bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài
hoặc tiếng dân tộc
thiểu số.
6. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản
lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 161/2014/TT-BTC và Thông tư số 33/2015/TT-BCA.
7. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi
và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp
luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU, CHỨNG THƯ SỐ
Điều 20. Quản
lý con dấu
1. Chánh Văn phòng Bộ giao trách nhiệm
quản lý con dấu của Bộ và
con dấu của Văn phòng Bộ cho Trưởng phòng Hành chính. Thủ trưởng các đơn vị
thuộc Bộ giao trách nhiệm quản lý con dấu của đơn vị (nếu có) cho Chánh Văn
phòng/Trưởng phòng Hành chính hoặc văn thư đơn vị.
2. Người được giao quản lý và sử dụng con
dấu chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về việc quản lý và sử dụng con
dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Bảo quản con dấu tại phòng làm việc
của người được giao quản lý và sử dụng con dấu. Trường hợp cần đưa con dấu ra
khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và
phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo
quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác khi
chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
3. Khi đơn vị có quyết định sáp nhập,
hoặc chia tách thành các đơn vị mới, hoặc giải thể thì đơn vị phải nộp con dấu
cũ cho Văn phòng Bộ/Văn phòng Tổng cục/Văn phòng Cục từ ngày quyết định có hiệu
lực thi hành. Văn phòng Bộ/Văn phòng Tổng cục/Văn phòng Cục có trách nhiệm thu
hồi con dấu cũ và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu
mới cho đơn vị.
4. Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng,
người quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để
làm thủ tục đổi dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn
vị phải báo kịp thời cho cơ quan công an địa phương, lập biên bản
và báo cáo Lãnh đạo Bộ, đồng thời phối hợp xử lý theo quy định của pháp luật.
5. Thủ trưởng đơn vị và cán bộ văn thư
được giao quản lý, sử dụng
con dấu chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật
về việc quản lý và sử dụng con dấu.
Điều 21. Sử
dụng con dấu
1. Người được giao quản lý, sử dụng con
dấu phải tự tay đóng dấu vào
các văn bản.
2. Người được giao sử dụng con dấu chỉ
đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký
của người có thẩm quyền, và có quyền từ chối đóng dấu khi văn bản không đúng
thể thức, không có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản, ...
3. Không được đóng dấu trong các trường
hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có
nội dung, đóng dấu trước khi
ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của
người không có thẩm quyền.
Điều 22. Sử
dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số và quản lý thuê bao chứng thư số:
1. Việc sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký
số và quản lý thuê bao chứng thư số thực hiện theo Thông tư số 08/2016/TT-BQP
ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ
chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội và Quyết định số 2198/QĐ-BTC ngày 30/8/2010 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính về việc sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ
các cơ quan thuộc hệ thống chính trị và quản lý thuê bao chứng thư số tại Bộ
Tài chính.
2. Thiết bị lưu khóa bí mật
phải được quản lý như quản lý bí mật nhà nước độ “Mật”.
3. Không được dùng các công cụ, chương
trình hay bất cứ hình thức nào khác làm thay đổi dữ liệu hoặc làm hư hỏng thiết
bị lưu khóa bí mật.
Mục 4. LẬP HỒ SƠ VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ Tài
chính và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn
bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức
trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình
thành có liên quan vào
hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập
đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được
sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để
lựa chọn cách sắp xếp cho
thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ
sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm
tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng
thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ, xác định giá
trị bảo quản của hồ sơ, tài liệu đã
lập;
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ
sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Thời hạn và thủ tục giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
thực hiện theo Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính.
Điều 25.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có
trách nhiệm chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, quyết định các biện
pháp triển khai việc thực hiện, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về
công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo
quy định.
2. Chánh Văn phòng Bộ hoặc người được
giao trách nhiệm tại các đơn vị thuộc Bộ, có nhiệm vụ:
a) Tham mưu giúp Bộ trưởng, Thủ
trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc Bộ, trong phạm vi quản
lý của đơn vị;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
Bộ, đơn vị.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức,
viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp lưu phải thông
báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo
cơ quan, đơn vị nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm tính từ thời điểm đến
hạn nộp lưu của hồ sơ, tài liệu.
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi
chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã
hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc cho người kế nhiệm,
không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng
hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ
công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng
quy định.
Chương III
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 26.
Trách nhiệm thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có
trách nhiệm quán triệt, chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức,
viên chức thuộc đơn vị mình thực hiện nghiêm Quy chế này.
2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ
đạo quản lý công tác văn thư của Bộ Tài chính theo các quy định của Nhà nước và
của Bộ Tài chính; tiến hành kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác văn thư của Bộ
Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ, báo cáo, đề xuất với Lãnh đạo Bộ về tăng
cường công tác văn thư tại Bộ Tài chính.
3. Đối với các Tổng cục và tương đương: Căn cứ vào
quy định tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và quy định tại
Quy chế này để ban hành Quy chế công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
4. Cán bộ, công chức, viên chức
thuộc Bộ Tài chính trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác
văn thư phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này và những quy định có
liên quan về công tác văn thư.
Điều 27. Khen
thưởng và kỷ luật
Đơn vị, cá nhân có thành tích trong
công tác văn thư được tổng hợp chung vào thành tích hoàn thành nhiệm vụ chuyên
môn để biểu dương, khen thưởng. Trường hợp vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý
kỷ luật theo quy định của pháp luật./.
PHỤ
LỤC I
CÁCH GHI KÝ HIỆU TRONG VĂN BẢN
(Kèm
theo Quy chế công tác văn thư ban hành tại Quyết định số 1616/QĐ-BTC
ngày 19 tháng 7 năm 2016 của Bộ Tài chính)
1. Ký hiệu các loại văn
bản quy phạm pháp luật:
|
TT
|
Cấp ban
hành
|
Tên văn bản
|
Ký hiệu
|
|
1
|
Bộ trưởng
|
Thông tư
|
.../20.../TT-BTC
|
|
2
|
Liên Bộ
|
Thông tư liên tịch
|
.../20.. ./TTLT-BTC- Tên viết tắt
của cơ quan liên tịch
|
2. Ký hiệu các văn bản
cá biệt hành chính:
|
TT
|
Cấp ban
hành
|
Tên văn bản
|
Ký hiệu
|
|
1
|
Bộ trưởng
|
Quyết định
|
.../QĐ-BTC
|
|
2
|
Bộ trưởng
|
Chỉ thị
|
.../CT-BTC
|
|
3
|
Bộ trưởng
|
Công điện
|
.../CĐ-BTC
|
|
4
|
Bộ trưởng
|
Văn bản hành chính có tên:
- Báo cáo
- Thông báo
- Tờ trình
|
.../BC-BTC
.../TB-BTC
.../TTr-BTC
|
|
5
|
Bộ trưởng
|
Công văn (văn bản hành chính thông
thường)
|
.. ./BTC-Tên viết tắt của đơn vị chủ
trì soạn thảo
|
PHỤ
LỤC II
TÊN VIẾT TẮT CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC BỘ
(Kèm
theo Quy chế công tác văn thư ban hành tại Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19
tháng 7 năm 2016 của Bộ Tài chính)
|
TT
|
Tên đầy đủ
|
Tên viết
tắt
(ký
hiệu đơn vị)
|
|
1
|
Vụ Ngân sách nhà nước
|
NSNN
|
|
2
|
Vụ Đầu tư
|
ĐT
|
|
3
|
Vụ I
|
VI
|
|
4
|
Vụ Tài chính Hành chính sự nghiệp
|
HCSN
|
|
5
|
Vụ Chính sách thuế
|
CST
|
|
6
|
Vụ Tài chính các ngân hàng và tổ
chức tài chính
|
TCNH
|
|
7
|
Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán
|
CĐKT
|
|
8
|
Vụ Hợp tác quốc tế
|
HTQT
|
|
9
|
Vụ Pháp chế
|
PC
|
|
10
|
Cục Kế hoạch - Tài chính
|
KHTC
|
|
11
|
Vụ Tổ chức cán bộ
|
TCCB
|
|
12
|
Vụ Thi đua - Khen thưởng
|
TĐKT
|
|
13
|
Thanh tra
|
TTr-
|
|
14
|
Văn phòng
|
VP
|
|
15
|
Cục Quản lý công sản
|
QLCS
|
|
16
|
Cục Tài chính doanh nghiệp
|
TCDN
|
|
17
|
Cục Quản lý nợ và Tài chính đối
ngoại
|
QLN
|
|
18
|
Cục Quản lý, giám sát bảo hiểm
|
QLBH
|
|
19
|
Cục Quản lý giá
|
QLG
|
|
20
|
Cục Tin học và Thống kê tài chính
|
THTK
|
|
21
|
Tổng cục Thuế
|
TCT
|
|
22
|
Tổng cục Hải quan
|
TCHQ
|
|
23
|
Tổng cục Dự trữ Nhà nước
|
TCDT
|
|
24
|
Kho bạc Nhà nước
|
KBNN
|
|
25
|
Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
|
UBCK
|
|
26
|
Viện Chiến lược và Chính sách tài
chính
|
CLTC
|
|
27
|
Thời báo Tài chính Việt Nam
|
TBTC
|
|
28
|
Tạp chí Tài chính
|
TCTC
|
|
29
|
Trường Bồi dưỡng cán
bộ tài chính
|
BDCB
|
|
30
|
Học Viện tài chính
|
HVTC
|
|
31
|
Nhà Xuất bản Tài chính
|
NXB
|
PHỤ
LỤC III
THỂ
THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
(Trên
trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm
theo Quy chế công tác văn thư ban hành tại Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày
19 tháng 7 năm 2016 của Bộ Tài chính)
Ghi chú
|
Ô số:
|
Thành phần thể thức
văn bản
|
|
1:
|
Quốc hiệu
|
|
2:
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản
|
|
3:
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
|
4:
|
Địa danh và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản
|
|
5a:
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn
bản
|
|
5b:
|
Trích yếu nội dung công văn hành
chính
|
|
6:
|
Nội dung văn bản
|
|
7a, 7b, 7c:
|
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền
|
|
8:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
9a, 9b:
|
Nơi nhận
|
|
10a:
|
Dấu chỉ mức độ mật (nếu có)
|
|
10b:
|
Dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có)
|
|
11:
|
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm
vi lưu hành (nếu có)
|
|
12:
|
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản (nếu có)
|
|
13:
|
Số lượng bản phát hành
|
PHỤ
LỤC IV
THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm
theo Quy chế công tác văn thư ban hành tại Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19
tháng 7 năm 2016 của Bộ Tài chính)
Ghi chú:
|
Ô Số:
|
Thành phần thể thức
bản sao
|
|
1:
|
Hình thức sao: “sao y bản chính”,
“trích sao” hoặc “sao lục”
|
|
2:
|
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
|
|
3:
|
Số, ký hiệu bản sao
|
|
4:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm sao
|
|
5a, 5b, 5c:
|
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền
|
|
6:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
7:
|
Nơi nhận
|
PHỤ
LỤC VI
MẪU
MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
(Kèm
theo Quy chế công tác văn
thư ban hành tại Quyết định số 1616/QĐ-BTC
ngày 19 tháng 7 năm 2016 của Bộ Tài chính)
Mẫu số 1: Quyết định (cá biệt) của Bộ trưởng
quy định trực tiếp.
Mẫu số 2: Quyết định (cá biệt) của Bộ
trưởng ban hành văn bản kèm theo (quy chế, quy định, điều
lệ, kế hoạch, chương trình …).
Mẫu số 3: Chỉ thị (cá biệt) của Bộ trưởng.
Mẫu số 4: Quyết định của Thủ trưởng đơn vị
thuộc Bộ.
Mẫu số 5: Công văn cửa Bộ.
Mẫu số 6: Công văn của đơn vị thuộc
Bộ.
Mẫu số 7: Giấy mời họp.
Mẫu số 8: Giấy hoãn họp.
Mẫu số 9: Thông báo.
Mẫu số 10: Báo cáo.
Mẫu số 11: Tờ trình.
Mẫu số 12: Công điện.
Mẫu số 13: Giấy giới thiệu
Mẫu số 14: Giấy đi đường.
Mẫu số 1: Quyết định
(cá biệt) của Bộ trưởng quy định trực tiếp
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ………/QĐ-BTC
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ……………………(1)………………………….
BỘ TRƯỞNG BỘ
TÀI CHÍNH
Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP
ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ ………………………………………………..;
Căn cứ ………………………………………………..;
Theo đề nghị của ……………………………………,(2)
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ……………………………………….. (3)
Điều 2. …………………………………………….
Điều 3. ………………………………….. chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
…………;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4)(5).
|
BỘ TRƯỞNG (6)
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của Quyết định.
(2) Chức danh thủ trưởng đơn vị có thẩm
quyền trình.
(3) Tùy theo nội dung ngắn hay dài để chia
các Điều 1,2,3... Nếu Điều dài có
thể chia thành các khoản
1,2,3...
và các điểm a,b,c...
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(5) Số bàn phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.)
hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.)
Mẫu số 2: Quyết định
(cá biệt) của Bộ trưởng ban hành văn bản kèm theo
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-BTC
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành ……….(1)……………..
BỘ TRƯỞNG BỘ
TÀI CHÍNH
Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP
ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ ……………………………………….;
Căn cứ …………………………………..….;
Theo đề nghị của …………………………, (2)
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này …………………………………….
(1)
Điều 2. …………………………………………………………………………………….
Điều ………
…………………………………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
…………;
- ………....;
-
Lưu: VT, (3)(4).
|
BỘ TRƯỞNG (5)
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên của văn bản kèm theo (quy chế, quy
định, điều lệ, kế hoạch, chương trình …) được ban hành.
(2) Chức danh Thủ trưởng đơn vị có thẩm
quyền trình.
(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(4) Số bản phát hành.
(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.).
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
QUY CHẾ/QUY ĐỊNH
…………….(1)……………...
(Ban hành kèm
theo Quyết định số ... /QĐ-BTC ngày tháng năm của Bộ Tài
chính)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1.
…………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………….
Điều 2.
………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………….
Chương....
………………………………………
Điều
…………………………………………………………………………………………………….
………………………………………..
Điều
…………………………………………………………………………………………………….
………………………………………..
|
|
BỘ TRƯỞNG (2)
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với
các văn bản được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm
chương, mục, điều, khoản, điểm.
(1) Trích yếu nội dung của văn bản.
(2) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.).
Mẫu số 3: Chỉ thị
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /CT-BTC
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
CHỈ THỊ
………………....(1)……………………..
(2) ……………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
…………;
- ………....;
-
Lưu: VT, (3)(4).
|
KT. BỘ TRƯỞNG (5)
THỨ TRƯỞNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung chỉ thị
(2) Nội dung chỉ thị
(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo
(4) Số bản phát hành
(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.)
Mẫu số 4: Quyết định
của Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ
|
BỘ TÀI CHÍNH
CỤC
TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./QĐ-THTK
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc …………….(1)…………………..
CỤC TRƯỞNG
CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH
Căn cứ Nghị định số
215/2013/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ ……………………………………;
Căn cứ ……………………………………;
Theo đề nghị của ………………………..,(2)
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. …………………………………… (3)
Điều 2. ……………………………………
Điều 3. ………………………………………. chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
…………;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4)(5).
|
CỤC TRƯỞNG (6)
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của Quyết định.
(2) Chức danh thủ trưởng đơn vị có thẩm
quyền trình.
(3) Tùy theo nội dung ngắn hay dài để
chia các Điều 1,2,3...Nếu Điều dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm
a,b,c...
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(5) Số bản phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, Cấp
phó ký thay (KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.).
Mẫu số 5: Công văn
của Bộ
(Ví dụ: Công văn do Vụ Ngân sách nhà nước soạn thảo)
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /BTC-NSNN
V/v
…………………..(1)
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
Kính gửi: …………………(2)……………….
(3)…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4) (5).
|
TL. BỘ
TRƯỞNG (6)
VỤ TRƯỞNG VỤ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung công văn.
(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận công văn
(chỉ ghi cơ quan,
đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan khác
ghi ở phần nơi nhận).
(3) Nội dung công văn.
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường
hợp này là NSNN.
(5) Số bàn phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ
trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo công văn ký thừa lệnh
(TL.).
Mẫu số 6: Công văn
của đơn vị thuộc Bộ (Ví dụ: Công văn của Cục Quản lý giá, do
phòng giá hàng Công nghiệp tiêu dùng soạn thảo)
|
BỘ TÀI CHÍNH
CỤC QUẢN LÝ GIÁ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./QLG-NVI
V/v
…………………..(1)
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
Kính gửi: ………………..(2)…………………
(3)…………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4) (5).
|
KT. CỤC TRƯỞNG (6)
PHÓ CỤC TRƯỞNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung công văn.
(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận công văn
(chỉ ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị,
cá nhân có liên quan khác ghi ở phần nơi nhận).
(3) Nội dung công văn.
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là
NVK.
(5) Số bản phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị,
cấp phó ký thay (KT.)
hoặc Lãnh đạo cấp Phòng soạn thảo công văn ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 7: Giấy mời (Ví dụ: Giấy
mời họp của Bộ do Văn phòng Bộ soạn thảo)
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./GM-VP
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
GIẤY MỜI HỌP
……………………..(1)………………........
Kính gửi: ………………….(2)……………………..
(3) ……………………………………………………………………………………………………….
Thời gian:
………………………………………………………………………………………………
Địa điểm:
………………………………………………………………………………………………
Người chủ trì:
…………………………………………………………………………………………..
Bộ Tài chính trân trọng kính mời quý
cơ quan, đơn vị đại biểu đến dự họp.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4) (5).
|
TL. BỘ TRƯỞNG (6)
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(2) Tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân được
mời họp.
(3) Nội dung cuộc họp.
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(5) Số lượng bản phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ
trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Giấy mời ký thừa lệnh
(TL.).
Mẫu số 8: Giấy hoãn
họp
(Ví dụ: Giấy hoãn họp của Bộ do Văn phòng Bộ soạn thảo)
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./GM-VP
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
GIẤY HOÃN HỌP
……………….(1)……………….
Kính gửi: ……………….(2)……………………...
(3)……………………..…………………………………………………………………………………
……………………..…………………………………………………………………………………….
……………………..…………………………………………………………………………………….
Bộ Tài chính trân trọng thông báo quý
cơ quan, đơn vị để phối hợp thực hiện./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4) (5).
|
TL. BỘ TRƯỞNG (6)
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung.
(2) Tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân được
mời họp.
(3) Nội dung.
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn
thảo.
(5) Số lượng bản phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ
trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Giấy mời ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 9: Thông báo (Ví dụ: Mẫu Thông báo
của Bộ do Văn phòng Bộ soạn thảo)
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./TB-BTC
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
THÔNG BÁO
Về …….……….(1)……….…………
(2)……………………..…………………………………………………………………………………
……………………..…………………………………………………………………………………….
……………………..……………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
………....;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4) (5).
|
TL. BỘ TRƯỞNG (5)
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung đề
cập của thông báo.
(2) Nội dung thông báo.
(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(4) Số bản phát hành.
(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng
ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Thông báo ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 10: Báo cáo
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./BC-BTC
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
BÁO CÁO
Về ………………..(1)………………
Kính gửi:
……………………………………………………………….
(2)……………………..…………………………………………………………………………………
……………………..…………………………………………………………………………………….
……………………..………………………………………………………………………………………
……………………..……………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………....;
-
Lưu: VT, (3) (4).
|
BỘ TRƯỞNG (5)
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung của báo
cáo.
(2) Nội dung báo cáo.
(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(4) Số bản phát hành.
(5) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn
thảo Báo cáo ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 11: Tờ trình
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……./TTr-BTC
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
TỜ TRÌNH
Về …………….….(1)……………………
Kính gửi:
…………………………(2)…………………………………….
(3)……………………..…………………………………………………………………………………
……………………..…………………………………………………………………………………….
……………………..………………………………………………………………………………………
……………………..……………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4) (5).
|
KT. BỘ TRƯỞNG (6)
THỨ TRƯỞNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung
của Tờ trình.
(2) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Tờ trình
(chỉ ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân
có liên quan khác ghi ở phần nơi
nhận).
(3) Nội dung Tờ trình.
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(5) Số bản phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng
ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị
soạn thảo Báo cáo ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 12: Công điện
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /CĐ-BTC
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
CÔNG ĐIỆN
……………..(1)………………….
BỘ TRƯỞNG BỘ
TÀI CHÍNH điện:
- …………………………..(2)………………………… ;
-
…………………………………………………………..
(3)……………………..…………………………………………………………………………………
……………………..…………………………………………………………………………………….
……………………..………………………………………………………………………………………
……………………..……………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………....;
-
Lưu: VT, (4) (5).
|
KT. BỘ TRƯỞNG (6)
THỨ TRƯỞNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung Công điện.
(2) Tên cơ quan, tổ chức nhận Công điện
(3) Nội dung Công điện.
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn
thảo.
(5) Số bản phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Báo cáo ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 13: Giấy giới
thiệu
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:………./GGT-VP
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
GIẤY GIỚI THIỆU
Bộ Tài chính trân trọng giới thiệu
Ông (Bà): …………………………………………………………………………………………………
Chức vụ:
………………………………………………………………………………………………..
Được cử đến:
……………………………………………………………………………………………
Về việc: ……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để
Ông (Bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày:
……………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
-
Lưu: VT.
|
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Mẫu số 14: Giấy đi
đường
|
BỘ TÀI CHÍNH
VĂN PHÒNG BỘ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /GĐĐ-VP
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Cấp cho Ông (Bà)
……………………………………………………………………………………….
Chức vụ
……………………………………………………………………………………………….....
Được cử đi công tác tại:
………………………………………………………………………………..
Giấy này có giá trị hết ngày:
……………………………………………………………………………
|
|
TL. CHÁNH VĂN PHÒNG
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
|
NƠI ĐI VÀ ĐẾN
|
Ngày tháng
|
Phương tiện
|
Độ dài chặng đường (km)
|
Thời gian ở nơi đến
|
Chứng nhận của
cơ quan nơi đi, đến
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
Đi ……………
|
|
|
|
|
|
|
Đến …………
|
|
|
|
|
|
|
Đi ……………
|
|
|
|
|
|
|
Đến ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đi …………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến …………
|
|
|
|
|
|
|
Đi …………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đi ……………..
|
|
|
|
|
|
|
Đến ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đi …………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đi …………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến …………..
|
|
|
|
|
|
- Vé người …………………… vé x ………………………… đ = ………………………đ
- Vé cước ….………………… vé x ………………………… đ = ………………………đ
- Phụ phí lấy vé bằng điện
thoại ……………………..
vé
x …………….. đ = ………….đ
- Phòng nghỉ …………………………………………… vé x ……………. đ = …………..đ
1 - Phụ cấp đi đường
……………………………………………………………………….đ
2 - Phụ cấp lưu
trú
…………………………………………………………………………..đ
Tổng cộng:
…………………………………………………………………………………....đ
|
Người đi
công tác
(Chữ
ký, ghi rõ họ tên)
|
Thủ trưởng đơn vị
(Chữ ký, đóng dấu)
|
Kế toán trưởng
(Chữ ký, ghi rõ họ tên)
|
PHỤ
LỤC VII
MẪU
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
(Kèm
theo Quy chế công tác văn thư ban
hành tại Quyết định số 1616/QĐ-BTC
ngày 19 tháng 7 năm 2016 của Bộ Tài chính)
Mẫu số 1: Thông tư
Mẫu số 2: Thông tư liên tịch
Mẫu số 1: Thông tư
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……/20…/TT-BTC
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
THÔNG TƯ
…………………….(1)……………………..
Căn cứ …………………………………………………………………………………………………;
(2)
Theo đề nghị của ……………………………………………………………………………………….;
Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông
tư
………………………………………………………..
Điều …………………………………………………………………………………………………...(3)
Điều
………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………./.
|
Nơi nhận:
-
…………..;
- ………….;
-
Lưu: VT,
(4) (5).
|
KT. BỘ TRƯỞNG (6)
THỨ TRƯỞNG
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên Thông tư (trích yếu nội dung thông
tư).
(2) Căn cứ pháp lý để ban hành.
(3) Nội dung của thông tư.
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(5) Số bản phát hành.
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng; trường hợp Thứ trưởng ký thay
thì ghi chữ viết tắt "KT." vào
trước chức vụ của Bộ trưởng, bên dưới
ghi Thứ trưởng.
Mẫu số 2: Thông tư
liên tịch
(Ví dụ: Mẫu Thông tư
liên tịch giữa Bộ trưởng Bộ Tài chính và Chánh án Tòa án nhân dân tối cao)
|
BỘ TÀI CHÍNH -
TÒA
ÁN NHÂN DÂN TỐI
CAO
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: (2)/20…/TTLT-BTC-TANDTC (3)
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
THÔNG TƯ LIÊN
TỊCH
…………………….(4)……………………..
Căn cứ ………………………………………………………………………………………………….; (5)
……………………………………………………………………………………………………………...;
Bộ trưởng Bộ Tài chính, Chánh án Tòa
án nhân dân tối cao ban
hành Thông tư liên tịch …….. ……………………………………………………………………………………………….(4)
Điều ……………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………. (6)
Điều ……………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………. /.
|
CHÁNH ÁN
TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO
(7b)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI
CHÍNH
(7a)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Nơi nhận:
-
………..;
- ………..;
-
Lưu: VT (8) (9).
Ghi chú:
(1) Tên Bộ chủ trì và tên
(các) cơ quan (tổ chức) khác tham gia ban hành thông tư liên tịch.
(2) Số của thông tư liên tịch được đăng ký
và ghi số thứ tự tại văn
thư của cơ quan chủ trì ban hành.
(3) Chữ viết tắt tên Bộ chủ trì và tên (các) cơ quan
(tổ chức) tham gia ban hành.
(4) Tên gọi của thông tư liên tịch (trích
yếu nội dung).
(5) Căn cứ pháp lý để ban hành.
(6) Nội dung của thông tư liên tịch.
(7a) Bộ trưởng Bộ chủ trì ban hành
thông tư liên tịch hoặc Thứ trưởng ký thay (KT.).
(7b) Chức vụ của người đứng đầu cơ
quan (tổ chức) tham gia ban hành thông tư liên tịch; chức vụ của người ký thông
tư liên tịch phải ghi đầy đủ, bao gồm chức danh và tên cơ quan, tổ chức; trường hợp cấp phó ký
thay thì ghi chữ viết tắt
"KT." vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người
ký thay.
(8) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.
(9) Số bản phát hành.
PHỤ
LỤC VIII
MẪU TỜ TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ
(Kèm
theo Quy chế công tác văn thư ban hành tại Quyết
định số 1616/QĐ-BTC ngày
19 tháng 7 năm 2016 của Bộ Tài
chính)
|
TÊN CƠ QUAN/ ĐƠN
VỊ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /TTr-(Ký
hiệu đơn vị)
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
|
|
Độ khẩn:
(6)
Độ mật:
|
TỜ TRÌNH
Về …….(1)……..
(2)………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
………;
-
Lưu: VT, (3)(4).
|
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ (5)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Trích yếu tóm tắt nội dung của
Tờ trình;
(2) Nội dung Tờ trình;
(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo
(4) Số bản phát hành;
(5) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị
hoặc Lãnh đạo đơn vị được phân công;
(6) Độ khẩn, độ mật.
PHỤ
LỤC IX
MẪU
PHIẾU TRÌNH
(Kèm
theo Quy chế công tác văn
thư ban hành tại Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày
19 tháng 7 năm 2016 của Bộ Tài
chính)
|
TÊN CƠ QUAN
TÊN ĐƠN
VỊ
……
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /PT (1)
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20...
|
|
|
Độ khẩn: (2)
Độ mật:
|
PHIẾU TRÌNH
GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính gửi: …………………(3) …………………….
Vấn đề trình:
……………………………………………………………………………………………….
Các văn bản, tài liệu kèm theo:
(4)
………………………………………………………………………
|
Tóm tắt nội
dung và kiến nghị
|
Ý kiến của
lãnh đạo đơn vị
|
|
1. Nội dung:
…………………………………………………………………
|
(Chữ ký)
Họ
và tên
Ngày
tháng năm
|
|
2. Ý kiến của cơ quan, tổ chức liên
quan:
…………………………………………………………………
|
|
3. Ý kiến của các đơn vị trong cơ
quan:
…………………………………………………………………
|
|
4. Kiến nghị của chuyên viên:
…………………………………………………………………
|
|
5. Ý kiến của Lãnh đạo (Phòng/ban):
(Chữ ký)
Họ
và tên
Ngày
tháng năm
|
Chuyên viên
trình
Ngày tháng năm
(Chữ
ký)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Do văn thư cơ quan (Bộ phận phụ trách
phiếu trình ghi);
(2) Độ khẩn, Độ mật;
(3) Tên cơ quan người cần trình: Do Chuyên
viên trình xác định;
(4) Ghi tóm lược sổ ký hiệu văn bản hoặc
tên tài liệu (nếu
không có số ký hiện văn bản hoặc tài liệu được đóng thành quyển, tập).