Nghị định 18/2002/NĐ-CP Quy chế quản lý kho vật chứng

• Số hiệu: 18/2002/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Phan Văn Khải
• Ngày ban hành: 18/02/2002

CHÍNH PHỦ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 18/2002/NĐ-CP	Hà nội, ngày 18 tháng 2 năm 2002

NGHỊ ĐỊNH

CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 18/2002/NĐ-CP NGÀY 18 THÁNG 02 NĂM 2002 BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ KHO VẬT CHỨNG

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Bộ luật Tố tụng hình sự ngày 29 tháng 6 năm 1988 và được sửa đổi, bổ sung theo các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật Tố tụng hình sự được Quốc hội thông qua ngày 30 tháng 6 năm 1990; ngày 22 tháng 12 năm 1992; ngày 09 tháng 6 năm 2000;
Căn cứ Pháp lệnh Thủ tục giải quyết các vụ án dân sự ngày 07 tháng 12 năm 1989; Pháp lệnh Thi hành án dân sự ngày 26 tháng 4 năm 1993; Pháp lệnh Thủ tục giải quyết các vụ án kinh tế ngày 29 tháng 3 năm 1994; Pháp lệnh Thủ tục giải quyết các tranh chấp lao động ngày 20 tháng 4 năm 1996; Pháp lệnh Thủ tục giải quyết các vụ án hành chính ngày 03 tháng 6 năm 1996 và Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh Thủ tục giải quyết các vụ án hành chính ngày 25 tháng 12 năm 1998;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Tư pháp,

NGHỊ ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Nghị định này "Quy chế quản lý kho vật chứng".

Điều 2. Nghị định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Quy chế ban hành kèm theo Nghị định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thi hành Nghị định này.

Điều 4. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

Phan Văn Khải (Đã ký)

QUY CHẾ
QUẢN LÝ KHO VẬT CHỨNG
(Ban hành kèm theo Nghị định số 18/2002/NĐ-CP ngày 18 tháng 02 năm 2002 của Chính phủ)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy chế này quy định về công tác quản lý, giao, nhận, lưu giữ, bảo quản tại kho vật chứng các vật chứng và đồ vật, tài liệu khác thu thập được của các vụ án hình sự, dân sự, kinh tế, hành chính, lao động, hôn nhân và gia đình (sau đây viết gọn là các vụ án), nhằm phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

Điều 2.

1. Kho vật chứng là nơi tập trung lưu giữ, bảo quản vật chứng, đồ vật, tài liệu khác của các vụ án đã thu thập được trong quá trình tiến hành tố tụng đối với các vụ án đó, được xây dựng và quản lý theo các quy định của pháp luật và của Quy chế này.

2. Kho vật chứng phải bảo đảm an toàn, khô ráo, thoáng khí, trang bị các phương tiện cần thiết thích hợp; được quản lý nghiêm ngặt, sắp xếp hợp lý, tránh nhầm lẫn, mất mát, hư hỏng, gây ô nhiễm môi trường hoặc gây nguy hại cho tài sản nhà nước, tổ chức, cá nhân và tính mạng, sức khoẻ của con người; thuận lợi cho việc nhập, xuất, bảo quản vật chứng, đồ vật, tài liệu khác tại kho, phục vụ có hiệu quả công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

Điều 3.

1. Kho vật chứng là nơi tiếp nhận, quản lý, bảo quản vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được của các vụ án để phục vụ công tác điều tra, truy tố hoặc công tác xét xử, thi hành án do cơ quan tiến hành tố tụng cùng cấp hoặc cấp trên hoặc cơ quan khác được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra chuyển giao.

2. Việc quản lý kho vật chứng phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan; nghiêm cấm mọi hành vi xâm phạm hoặc làm mất, hư hỏng, làm giảm hoặc mất giá trị, giá trị sử dụng, giá trị chứng minh của vật chứng, đồ vật, tài liệu khác của vụ án đã thu thập được.

Chương 2:

TỔ CHỨC KHO VẬT CHỨNG

Điều 4.

1. Mỗi Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, mỗi Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và ở Bộ Công an được tổ chức một kho vật chứng để phục vụ công tác điều tra, truy tố các vụ án hình sự.

2. Bộ trưởng Bộ Công an quyết định cụ thể việc thành lập, quy định nội quy kho vật chứng trong Công an nhân dân.

Điều 5.

1. Mỗi quân khu (và cấp tương đương) và ở Bộ Quốc phòng được tổ chức một kho vật chứng để phục vụ công tác điều tra, truy tố các vụ án hình sự và một kho vật chứng để phục vụ công tác xét xử, thi hành án hình sự theo thẩm quyền trong Quân đội nhân dân.

2. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định cụ thể việc thành lập, quy định nội quy kho vật chứng trong Quân đội nhân dân.

Điều 6.

1. Mỗi Đội Thi hành án huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và mỗi Phòng Thi hành án tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được tổ chức một kho vật chứng để phục vụ công tác xét xử và thi hành án.

2. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định cụ thể việc thành lập, quy định nội quy kho vật chứng thuộc các cơ quan thi hành án quy định tại khoản 1 Điều này.

Chương 3:

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ KHO VẬT CHỨNG

Điều 7.

1. Thủ kho vật chứng có nhiệm vụ và quyền hạn sau :

a) Tổ chức quản lý, bảo quản vật chứng và đồ vật, tài liệu khác trong kho theo các quy định của pháp luật;

b) Thực hiện việc xuất kho, nhập kho đối với vật chứng, đồ vật, tài liệu khác đã thu thập được của các vụ án theo lệnh của Thủ trưởng cơ quan thụ lý vụ án;

c) Báo cáo ngay cho cơ quan quản lý kho vật chứng khi phát hiện vật chứng, đồ vật, tài liệu khác trong kho bị mất mát, xâm phạm, chiếm đoạt, hư hỏng và chứng kiến việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành khám nghiệm hiện trường;

d) Đề nghị Thủ trưởng cơ quan quản lý kho vật chứng tổ chức sửa chữa, mở rộng, nâng cấp, trang bị các phương tiện cần thiết cho kho vật chứng.

2. Thủ trưởng cơ quan quản lý kho vật chứng có nhiệm vụ và quyền hạn sau :

a) Theo dõi, kiểm tra, giám sát và tiến hành các hoạt động quản lý khác đối với hoạt động của kho vật chứng;

b) Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị hữu quan tổ chức di chuyển khẩn cấp vật chứng, đồ vật, tài liệu khác trong kho đến nơi an toàn trong trường hợp thiên nhiên hoặc con người đe doạ sự an toàn của kho vật chứng;

c) Yêu cầu chính quyền địa phương, lực lượng vũ trang nhân dân hỗ trợ bảo vệ kho vật chứng trong trường hợp cần thiết;

d) Thông báo ngay cho cơ quan điều tra và Viện Kiểm sát cùng cấp trong các trường hợp vật chứng, đồ vật, tài liệu khác trong kho bị mất mát, xâm phạm, chiếm đoạt.

đ) Xác định nguyên nhân vật chứng, đồ vật, tài liệu khác trong kho bị hư hỏng và báo cáo bằng văn bản cho cơ quan thụ lý vụ án;

e) Đề nghị cơ quan có liên quan hướng dẫn, hỗ trợ về người, chuyên môn nghiệp vụ để bảo quản vật chứng, đồ vật, tào liệu thuộc chuyên ngành;

g) Yêu cầu cơ quan thụ lý vụ án xử lý ngay vật chứng, đồ vật, tài liệu khác trong kho khi có dấu hiệu hư hỏng, nguy cơ hư hỏng hoặc đe doạ sự an toàn của kho vật chứng, môi trường, con người, tài sản.

3. Thủ kho vật chứng phải được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ cần thiết và có phẩm chất đạo đức tốt.

4. Cán bộ, nhân viên kho vật chứng được hưởng chế độ, chính sách theo các quy định chung của Nhà nước và của ngành mình.

Điều 8.

1. Tất cả vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được của các vụ án phải được lưu giữ, bảo quản tại kho vật chứng, trừ những trường hợp sau đây :

a) Vật không thể di chuyển về kho vật chứng, đã được giao cho cơ quan, tổ chức hoặc người có trách nhiệm bảo quản theo quy định của pháp luật;

b) Tài liệu (như giấy tờ, tranh, ảnh ...) có số lượng ít, đã xếp vào hồ sơ vụ án và đã được giao cho cán bộ thụ lý vụ án quản lý theo chế độ công tác hồ sơ;

c) Vật đã được giao cho cơ quan thụ lý vụ án quản lý trong thời gian sử dụng để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử;

d) Vật là tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, đồ cổ, vũ khí, chất nổ, chất cháy, chất độc, chất phóng xạ, động vật, thực vật được chuyển giao cho cơ quan chuyên trách để bảo quản;

đ) Vật thuộc loại mau hỏng, không thể bảo quản lâu tại kho vật chứng (như lương thực, thực phẩm tươi sống, dược phẩm, dược liệu ...), được chuyển cho cơ quan chức năng để tổ chức bán đấu giá theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp do điều kiện khách quan mà vật quy định tại các điểm d và đ khoản 1 Điều này chưa thể chuyển giao được ngay thì phải tạm nhập vào kho vật chứng để bảo quản; sau khi khắc phục điều kiện khách quan đó thì phải chuyển giao ngay.

Điều 9.

1. Khi cần đưa vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được của vụ án nhập kho hoặc xuất kho, để phục vụ hoạt động tố tụng hoặc chuyển giao sang kho vật chứng khác, Thủ trưởng cơ quan đang thụ lý vụ án phải có lệnh nhập kho hoặc lệnh xuất kho. Lệnh nhập kho, lệnh xuất kho ghi rõ chủng loại, số lượng, trọng lượng, đặc điểm của vật chứng, đồ vật, tài liệu khác cần nhập kho, xuất kho, lý do, thời gian nhập, xuất; họ và tên, chức vụ của người giao hoặc nhận lệnh nhập kho, lệnh xuất kho phải có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan thụ lý vụ án và đóng dấu cơ quan thụ lý vụ án.

2. Khi giao hoặc nhận vật chứng, đồ vật, tài liệu khác tại kho vật chứng, người giao hoặc nhận phải xuất trình lệnh nhập kho hoặc lệnh xuất kho và giấy tờ tùy thân. Thủ kho vật chứng chỉ nhập kho hoặc xuất kho khi có đầy đủ các thủ tục giấy tờ.

3. Cơ quan đang thụ lý vụ án có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản, bảo vệ vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được của vụ án từ kho vật chứng này đến kho vật chứng khác hoặc trong quá trình trực tiếp sử dụng để phục vụ điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án.

Điều 10.

1. Cán bộ, nhân viên kho vật chứng có trách nhiệm sẵn sàng tiếp nhận hoặc chuyển giao vật chứng và đồ vật, tài liệu khác của các vụ án để phục vụ kịp thời công tác điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án.

2. Khi nhập kho hoặc xuất kho các vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được của vụ án theo lệnh của người có thẩm quyền, Thủ kho vật chứng có trách nhiệm :

a) Kiểm tra lệnh nhập kho hoặc lệnh xuất kho và các thủ tục, giấy tờ cần thiết khác của người đến giao hoặc nhận;

b) Tiến hành cân, đong, đo, đếm, tính, kiểm tra về tình trạng, đặc điểm vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được và tình trạng niêm phong (nếu có);

c) Ghi chép đầy đủ vào sổ kho và lập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho, ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm nhập, xuất; họ và tên, chức vụ của người ra lệnh nhập kho hoặc lệnh xuất kho và của người giao, người nhận; lý do nhập, xuất; chủng loại, số lượng, trọng lượng, đặc điểm, tình trạng của vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thuộc vụ án, chủ sở hữu, người quản lý hợp pháp. Phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho được lập thành hai bản, có chữ ký của bên giao, bên nhận; mỗi bên giữ một bản;

d) Lập biên bản về việc vật chứng, đồ vật, tài liệu khác được giao nhập kho, xuất kho bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc vi phạm niêm phong và thông báo cho cơ quan quản lý kho vật chứng. Biên bản được lập thành hai bản, có chữ ký của bên giao, bên nhận; mỗi bên giữ một bản.

Điều 11.

1. Việc lưu giữ, bảo quản vật chứng, đồ vật, tài liệu khác trong kho vật chứng phải được thực hiện đúng quy trình kỹ thuật theo các nguyên tắc, tiêu chuẩn quy định; thực hiện việc dán nhãn để tránh nhầm lẫn và tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát.

Vào ngày 25 tháng 6 và ngày 25 tháng 12 hàng năm, Thủ kho vật chứng phải tiến hành kiểm kê kho và làm báo cáo kiểm kê gửi lên cơ quan quản lý kho vật chứng.

Điều 12. Kinh phí phục vụ việc quản lý, xây dựng, sửa chữa, mở rộng, nâng cấp kho vật chứng, mua sắm trang thiết bị, phương tiện, chi phí bảo quản, vận chuyển, giao, nhận vật chứng, đồ vật, tài liệu khác của vụ án tại kho vật chứng do ngân sách nhà nước bảo đảm và được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm giao cho Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy định này.

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13.

1. Người nào vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Người nào có thành tích trong việc chấp hành Quy chế này sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điều 14. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm cấp đất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng và quản lý kho vật chứng tại địa phương mình; chỉ đạo các cơ quan hữu quan ở địa phương phối hợp, bảo đảm an ninh, an toàn cho kho vật chứng.

Điều 15. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm triển khai thi hành Quy chế này.

Phan Văn Khải (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 18/2002/ND-CP	Hanoi, February 18, 2002

DECREE

PROMULGATING THE REGULATION ON MANAGEMENT OF MATERIAL-EVIDENCE STOREHOUSES

THE GOVERNMENT

Pursuant to the December 25, 2001 Law on Organization of the Government;
Pursuant to the June 29,1988 Criminal Procedures Code, which was amended and supplemented by the Laws Amending and Supplementing a Number of Articles of the Criminal Procedures Code, passed by the National Assembly on June 30, 1990; December 22, 1992; and June 9, 2000;
Pursuant to the Ordinance on Procedures for Settlement of Civil Cases of December 7, 1989; the Ordinance on Execution of Civil Judgments of April 26, 1993; the Ordinance on Procedures for Settlement of Economic Cases of March 29, 1994; the Ordinance on Procedures for Settlement of Labor Disputes of April 20, 1996; the Ordinance on Procedures for Settlement of Administrative Cases of June 3, 1996 and the December 25, 1998 Ordinance Amending and Supplementing a Number of Articles of the Ordinance on Procedures for Settlement of Administrative Cases;
At the proposals of the Minister of Public Security, the Minister of Defense and the Minister of Justice,

DECREES:

Article 1.- Hereby to promulgate together with this Decree the "Regulation on Management of Material- Evidences Storehouses."

Article 2.- This Decree takes implementation effect 15 days after its signing. The previous stipulations contrary to the Regulation promulgated together with this Decree shall all be annulled.

Article 3.- The Ministry of Public Security, the Ministry of Defense and the Ministry of Justice shall, within the scope of their respective tasks and powers, monitor, inspect and urge the implementation of this Decree.

...

...

...

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
PRIME MINISTER




Phan Van Khai

REGULATION

ON MANAGEMENT OF MATERIAL-EVIDENCE STOREHOUSES

(Promulgated together with the Government�s Decree No. 18/2002/ND-CP of February 18, 2002)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

Article 2.-

1. Material-evidence storehouses are places where material evidences, objects and other documents of cases, gathered in the process of legal proceedings against such cases are stored and preserved, which are constructed and managed according to the provisions of law and of this Regulation.

2. The material-evidence storehouses must be safe, dry, airy, equipped with proper necessary devices; are strictly managed, rationally arranged to avoid misplacement, losses, damage, environmental pollution or harms to the property of the State, organizations and individuals as well as human lives and health; to facilitate the warehousing, ex-warehousing, preservation of material evidences, objects and other documents in storehouses and to effectively service the work of investigation, prosecution, trial and judgment execution.

Article 3.-

1. The material-evidence storehouses are places where the material evidences, objects and other documents gathered from cases are received, managed and preserved in order to service the work of investigation, prosecution, trial and/or judgment execution, which are handed over by legal proceedings bodies of the same level or superior level or other agencies tasked to conduct a number of investigation activities.

2. The management of material-evidence store-houses must comply with the relevant law provisions; all acts of infringing upon or causing loss or damage, reduction or loss of value or use value or testifying value of material evidences, objects and/or other documents gathered from cases are strictly prohibited.

Chapter II

ORGANIZATION OF MATERIAL-EVIDENCE STOREHOUSES

Article 4.-

...

...

...

2. The Minister of Public Security shall decide the establishment and specify the internal rules of the material-evidence storehouses within the people’s police force.

Article 5.-

1. Each military region (and equivalent level) and the Ministry of Defense may organize a material-evidence storehouse to serve the work of investigation and prosecution concerning criminal cases and a material-evidence storehouse to serve the work of adjudication and execution of criminal judgments according to competence in the people’s army.

2. The Minister of Defense shall decide the establishment and specify the internal rules of the material-evidence storehouses in the people’s army.

Article 6.-

1. Each judgment execution team of the rural districts, urban districts, provincial capitals and provincial towns and each judgment execution section of the provinces and centrally-run cities may organize a material-evidence storehouse to serve the work of adjudication and judgment execution.

2. The Minister of Justice shall decide the establishment and specify the internal rules of material-evidence storehouses of the judgment execution bodies prescribed in Clause 1 of this Article.

Chapter III

THE MATERIAL-EVIDENCE STOREHOUSE MANAGEMENT REGIME

...

...

...

1. The material-evidence storehouse keepers shall have the following tasks and powers:

a) To organize the management and preservation of material evidences and other objects as well as documents in the storehouses according to the provisions of law;

b) To effect the warehousing and ex-warehousing of material evidences and other objects as well as documents, which have been gathered from various cases, on the order of the heads of the agencies which accept and process the cases;

c) Upon the detection that material evidences, objects, other documents in the storehouses are lost, infringed upon, appropriated or damaged, to immediately report thereon to the agencies which manage the material-evidence storehouses and to witness the inspection of the scenes by competent bodies;

d) To propose the heads of the agencies managing the material-evidence storehouses to repair, expand, upgrade and provide necessary equipment for, the material-evidence storehouses.

2. The heads of the agencies managing the material-evidence storehouses shall have the following tasks and powers:

a) To monitor, examine, supervise and manage the operations of the material-evidence storehouses;

b) To assume the prime responsibility and coordinate with the concerned agencies and units in organizing the emergency transfer of material evidences, objects and other documents in the storehouses to safe places in case of natural or human threats against the safety of material-evidence storehouses;

c) To request local authorities, people’s armed forces to provide support in protecting the material-evidence storehouses in case of necessity;

...

...

...

e) To determine the cause of damage of material evidences, objects or other documents in the storehouses and report such in writing to the agencies which accept and process the cases;

f) To request the relevant agencies to guide and provide human and professional support for the protection of material evidences, objects and specialized documents;

g) To request the agencies which accept and process the cases to immediately handle the material evidences, objects and/or other documents in the storehouses, which show signs or are in danger of degeneration or threaten the safety of the material-evidence storehouses, environment, human lives and property.

3. The material-evidence storehouse keepers must be trained in necessary professional skills and have good moral qualities.

4. The material-evidence storehouse officials and employees are entitled to enjoy the regimes and policies under the general regulations of the State and of their own service.

Article 8.-

1. All material evidences, objects and other documents, which have been gathered from various cases, must be stored and preserved at the material-evidence storehouses, except the following cases:

a) Objects cannot be moved into the material-evidence storehouses, and have already been handed over to responsible agencies, organizations or persons for preservation under the provisions of law;

b) Documents (such as papers, pictures, photos) are in small numbers, have already been included in the case dossiers and handed over to officials who have accepted and processed the cases for management according to the regulations on dossier work;

...

...

...

d) Objects are cash, gold, silver, precious metals, gems, antiques, weapons, explosives, inflammables, toxic substances, radioactive substances, animals, plants, which are transferred to specialized agencies for preservation;

e) Objects are of the categories which are easy to decay and cannot be preserved for long at the material-evidence storehouses (such as food, raw and fresh foodstuffs, pharmaceutical products, pharmaceutical materials), being handed over to functional bodies for auctions under the provisions of law.

2. Where due to objective conditions the objects defined at Points d and e of Clause 1, this Article, cannot be transferred immediately, they must be temporarily put into the material-evidence storehouses for preservation; after those objective conditions are removed, they must be transferred immediately.

Article 9.-

1. When wishing to warehouse or ex-warehouse the material-evidences, objects and/or other documents, which have been gathered from various cases, for service of legal proceedings or for transfer to other material-evidence storehouses, the heads of the agencies processing the cases must issue the warehousing or ex-warehousing orders. The warehousing or ex-warehousing orders must clearly state the categories, quantity, weight and characteristics of the material evidences, objects and/or other documents, which need to be warehoused or ex-warehoused, the warehousing or ex-warehousing reasons and time; the full names and titles of the persons who deliver or receive the warehousing or ex-warehousing orders, which must be signed and sealed by the heads of the agencies accepting and processing the cases.

2. When delivering or receiving material evidences, objects and/or other documents at the material-evidence storehouses, the deliverers or receivers must produce the warehousing or ex-warehousing orders and personal papers. The material-evidence storehouse keepers shall make the warehousing or ex-warehousing only when all papers are presented.

3. The agencies which are processing the cases shall have to organize the transportation, preservation and protection of gathered material evidences, objects and/or other documents of cases, when they are transported from one material-evidence storehouse to another material-evidence storehouse or when they are in the process of being used directly in service of investigation, prosecution, trial and judgment execution.

Article 10.-

1. The material-evidence storehouse officials and employees have the responsibility to be willingly receive or transfer material evidences and other objects as well as documents of cases in order to serve in time the investigation, prosecution, trial and/or judgement execution.

...

...

...

a) Check to warehousing or ex-warehousing orders and other necessary procedures as well as papers of the deliverers or receivers;

b) Weigh, measure, count, calculate and inspect the conditions and characteristics of gathered material evidences, other objects and documents and the seals (if any);

c) Fully record in the storehouse books and make the warehousing or ex-warehousing bills, inscribing clearly the warehousing or ex-warehousing hours, day, month and year; full names and titles of persons who issue the warehousing or ex-warehousing orders and of the deliverers and recipients; the warehousing and ex-warehousing reasons; the categories, quantity, weight, characteristics and conditions of the case material evidences, objects and documents, their lawful owners and managers. An warehousing or ex-warehousing bill shall be made in two copies signed by both the deliverer and the recipient and each party keeps one copy;

d) Make records on warehoused or ex-warehoused material evidences, objects and/or other documents, which are damaged, deficit or have their seals infringed upon, and notify the material-evidence storehouse- managing agencies thereof. A record shall be made in two copies signed by the deliverer and the recipient; and each party keeps one copy.

Article 11.-

1. The storage and preservation of material evidences, objects and other documents in material-evidence storehouses must strictly comply with the technical process under the prescribed principles and norms; the labeling thereof must be effected in order to avoid mistakes and to create conditions for the inspection and supervision.

Annually on June 25 and December 25, the material-evidence storehouse keepers must inventory their storehouses and make inventory reports to be sent to the material-evidence managing agencies.

Article 12.- The funds for management, construction, repair, expansion and upgrading of material-evidence storehouses, for the procurement of equipment and facilities, the cost of preservation, transportation, delivery and reception of material evidences, objects and other documents of cases in the material-evidence storehouses shall be provided by the State budget and included in the annual State budget estimates assigned to the Ministry of Public Security, the Ministry of Defense, the Ministry of Justice and the Supreme People’s Procuracy. The Ministry of Finance shall assume the prime responsibility and coordinate with the Ministry of Public Security, the Ministry of Defense, the Ministry of Justice and the Supreme People’s Procuracy in inspecting and urging the implementation of this stipulation.

Chapter IV

...

...

...

Article 13.-

1. Those who violate this Regulation shall be disciplined, administratively handled or examined for penal liability, depending on the nature and seriousness of their violations; if causing damage, they must pay compensations therefor according to law provisions.

2. Those who record achievements in observing this Regulation shall be commended and/or rewarded according to law provisions.

Article 14.- The presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to allocate land and create favorable conditions for the construction and management of material-evidence storehouses in their respective localities, and direct the concerned agencies in their localities to coordinate in ensuring security and safety for the material-evidence storehouses.

Article 15.- The ministers, the heads of the ministerial-level agencies, the heads of the agencies attached to the Government and the presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to organize the implementation of this Regulation.

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
PRIME MINISTER




Phan Van Khai