Quyết định 636/QĐ-TCHQ quy trình giải quyết khiếu nại về phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu

• Số hiệu: 636/QĐ-TCHQ
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tổng cục Hải quan
• Người ký: Nguyễn Ngọc Túc
• Ngày ban hành: 11/03/2008

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN -------	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------
Số: 636/QĐ-TCHQ	Hà Nội, ngày 11 tháng 03 năm 2008

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI VỀ PHÂN LOẠI HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật khiếu nại, tố cáo ngày 02/12/1998, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật khiếu nại, tố cáo năm 2004 và 2005;
Căn cứ Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29/6/2001 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan số 42/2005/QH11 ngày 14/6/2005;
Căn cứ Nghị định số 96/2002/NĐ-CP ngày 19/11/2002 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan;
Căn cứ Nghị định 06/2003/NĐ-CP ngày 22/01/2003 của Chính phủ quy định về việc phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu;
Căn cứ Nghị định 136/2006/NĐ-CP ngày 14/11/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật khiếu nại tố cáo và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật khiếu nại, tố cáo;
Căn cứ Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC ngày 04/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế tiếp công dân, nhận và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân tại các đơn vị trong ngành Tài chính;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Giám sát quản lý về hải quan,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình giải quyết khiếu nại về phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc thẩm quyền của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan, Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố, Chi cục trưởng Chi cục Hải quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Ngọc Túc

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

VỀ PHÂN LOẠI HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU

(Ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-TCHQ ngày 11/03/2008 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Phần A:

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Quy trình này hướng dẫn việc giải quyết khiếu nại về phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc thẩm quyền của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan, Cục trưởng Cục hải quan tỉnh, thành phố, Chi cục trưởng Chi cục hải quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại được pháp luật quy định, cụ thể là:

1.1. Khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính liên quan đến phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu của cấp nào thì thủ trưởng đơn vị hải quan cấp đó có trách nhiệm giải quyết khiếu nại lần đầu.

1.2. Khiếu nại quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu về phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu trong trường hợp người khiếu nại không khởi kiện vụ án hành chính tại toà án thì thủ trưởng đơn vị hải quan cấp trên trực tiếp có trách nhiệm giải quyết khiếu nại (sau đây gọi là giải quyết khiếu nại lần hai).

2. Việc giải quyết khiếu nại phải thực hiện bằng quyết định giải quyết khiếu nại của thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền.

3. Việc tiếp nhận hồ sơ khiếu nại, đôn đốc và theo dõi kết quả giải quyết khiếu nại:

3.1. Đơn vị đầu mối tiếp nhận và theo dõi kết quả giải quyết khiếu nại:

Theo quy định tại khoản 3, điều 1 Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên, Tổng cục giao trách nhiệm cụ thể cho đơn vị đầu mối tiếp nhận đơn thư khiếu nại về phân loại hàng hoá XNK như sau:

- Tại Tổng cục Hải quan là Thanh tra Tổng cục.

- Tại Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục Kiểm tra sau thông quan là Phòng Kế hoạch Tổng hợp (bộ phận, công chức theo dõi đơn thư).

- Tại Cục hải quan tỉnh, thành phố là Phòng kiểm tra, thanh tra hoặc công chức được giao nhiệm vụ theo dõi đơn thư (nơi không có Phòng kiểm tra, thanh tra).

- Tại Chi cục hải quan là đội, bộ phận hoặc công chức được lãnh đạo Chi cục phân công theo dõi đơn thư.

3.2. Trách nhiệm của đơn vị (bộ phận, công chức) đầu mối tiếp nhận hồ sơ, công văn khiếu nại về phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu:

3.2.1. Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại:

a) Trường hợp nhận qua văn thư Tổng cục, Cục Hải quan, Chi cục Hải quan: Vào sổ theo dõi đơn thư (hoặc nhập máy tính).

- Lập phiếu chuyển đơn (mẫu số 5/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên) để lãnh đạo đơn vị đầu mối tiếp nhận nêu tại điểm 3.1 kể trên ký chuyển hồ sơ khiếu nại đến đơn vị, bộ phận, công chức nghiệp vụ có chức năng giải quyết khiếu nại về phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu.

b) Trường hợp nhận trực tiếp do người khiếu nại mang đến cơ quan Hải quan:

- Thông báo cho lãnh đạo đơn vị / bộ phận / công chức nghiệp vụ nơi có trách nhiệm giải quyết khiếu nại phân loại hàng hoá (gọi chung là đơn vị nghiệp vụ) cử công chức nghiệp vụ đến tiếp công dân và nhận hồ sơ khiếu nại theo quy định tại Điều 2 Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên. Lưu ý với công chức nghiệp vụ khi nhận hồ sơ khiếu nại do công dân trực tiếp mang đến thì công chức đơn vị nghiệp vụ chủ trì, công chức đơn vị thanh tra phối hợp xác định ngay nội dung khiếu tố thuộc thẩm quyền hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cấp mình để tiếp nhận hồ sơ hoặc hướng dẫn cho công dân theo quy định tại điều 2 Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên; và phải lập giấy biên nhận (mẫu số 1/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên) với tất cả mọi trường hợp nhận hồ sơ trực tiếp, làm thành hai bản (giao đương sự 1 bản; lưu 1 bản vào hồ sơ khiếu nại).

- Phối hợp với công chức nghiệp vụ để tiếp và hướng dẫn cho người khiếu nại.

- Vào sổ theo dõi (hoặc nhập máy tính) và lập phiếu chuyển đơn như điểm 3.2.1.a) kể trên.

3.2.2. Theo dõi, đôn đốc, thống kê kết quả giải quyết khiếu nại của đơn vị.

4. Đơn vị đầu mối tham mưu nghiệp vụ giúp Thủ trưởng cơ quan hải quan các cấp giải quyết khiếu nại về phân loại hàng hoá:

- Tại Tổng cục Hải quan là Vụ Giám sát quản lý về hải quan.

- Tại Cục hải quan tỉnh, thành phố, Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục Kiểm tra sau thông quan là Phòng Nghiệp vụ, Phòng, Đội chức năng có bộ phận nghiệp vụ về phân loại hàng hoá.

- Tại Chi cục hải quan là Đội (bộ phận) hoặc công chức nghiệp vụ do lãnh đạo Chi cục phân công.

5. Tư vấn về mã số hàng hoá:

5.1. Tại Tổng cục Hải quan: có Hội đồng tư vấn về phân loại hàng hoá cấp Tổng cục. Hội đồng hoạt động theo quy chế do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành.

5.2. Tại Cục hải quan tỉnh, thành phố: có Hội đồng tư vấn về phân loại hàng hoá cấp Cục hải quan. Hội đồng hoạt động theo quy chế do Cục trưởng Cục hải quan tỉnh, thành phố ban hành.

6. Việc giải quyết khiếu nại về phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu tại Tổng cục Hải quan, Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục Kiểm tra sau thông quan, Cục Hải quan tỉnh, thành phố, Chi cục Hải quan phải thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, sát tình hình thực tế việc phân loại hàng hoá XK, NK trong toàn quốc, đảm bảo thống nhất một mặt hàng chỉ có một mã số theo Danh mục hàng hoá xuất nhập khẩu Việt Nam và Danh mục biểu thuế hiện hành.

7. Phối hợp giữa các đơn vị trong ngành Hải quan để giúp thủ trưởng hải quan các cấp giải quyết khiếu nại xác định mã số hàng hoá thực hiện theo quy chế phối hợp do lãnh đạo Tổng cục Hải quan ban hành.

8. Quyết định giải quyết khiếu nại được niêm yết công khai theo quy định tại điều 14 Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC ngày 4/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

9. Thủ trưởng các đơn vị Hải quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại thực hiện việc giải quyết khiếu nại theo đúng thời hạn quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và Nghị định 136/2006/NĐ-CP ngày 14/11/2006 dẫn trên.

10. Lãnh đạo Tổng cục Hải quan uỷ quyền cho Lãnh đạo Vụ Giám sát quản lý được ký một số giấy tờ sau:

- Giấy báo tin thụ lý hồ sơ khiếu nại (mẫu số 3/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên);

- Công văn trả lời không thụ lý hồ sơ khiếu nại;

- Công văn yêu cầu đương sự gửi bổ sung hồ sơ, tài liệu, mẫu hàng để có cơ sở xác định mã số hàng hoá;

- Giấy mời người khiếu nại đến để gặp gỡ, đối thoại (mẫu số 7/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên);

- Văn bản lấy ý kiến của các đơn vị liên quan trong ngành Hải quan tham gia trước khi trình lãnh đạo Tổng cục.

Phần B:

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

MỤC 1. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LẦN ĐẦU

I. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LẦN ĐẦU TẠI CHI CỤC HẢI QUAN:

Bước 1: Nghiên cứu, thu thập chứng cứ, hồ sơ, tài liệu liên quan và đề xuất giải quyết khiếu nại:

1. Trách nhiệm của công chức và lãnh đạo đội nghiệp vụ (nơi có cấp đội) được phân công đề xuất giải quyết khiếu nại:

1.1. Nghiên cứu hồ sơ khiếu nại, tập hợp đầy đủ hồ sơ, tài liệu, văn bản pháp luật, các chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên, các thông tin từ cơ sở dữ liệu của ngành về phân loại hàng hoá có liên quan đến mặt hàng khiếu nại.

- Đối với hồ sơ khiếu nại đúng thẩm quyền giải quyết thì làm giấy báo tin để lãnh đạo Chi cục ký thông báo cho người khiếu nại biết việc thụ lý (mẫu số 3/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên). Nếu hồ sơ khiếu nại quá thời hiệu giải quyết khiếu nại, không đúng thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo Chi cục thì làm công văn để lãnh đạo Chi cục ký thông báo và trả lại hồ sơ cho người khiếu nại, nêu rõ lý do.

- Làm đề xuất cụ thể nội dung giải quyết khiếu nại trình lãnh đạo Chi cục (mẫu 1: HSKN/2008 kèm Quyết định này).

1.2. Dự thảo văn bản trình lãnh đạo Chi cục ký trong các trường hợp:

- Trả lời người khiếu nại việc thụ lý hoặc không thụ lý hồ sơ khiếu nại.

- Yêu cầu người khiếu nại gửi bổ sung hồ sơ, tài liệu, mẫu hàng hoá để có cơ sở xác định mã số hàng hoá (trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ).

- Nếu cần trao đổi, xin ý kiến, đề nghị cung cấp thông tin tài liệu với các đơn vị liên quan; báo cáo xin ý kiến cơ quan hải quan cấp trên.

- Các việc cần thiết khác thuộc thẩm quyền của Chi cục.

2. Trách nhiệm của lãnh đạo Chi cục:

2.1. Chỉ đạo, hướng dẫn công chức thuộc quyền quản lý tham mưu đề xuất giải quyết khiếu nại đúng qui định của pháp luật, đảm bảo thời gian qui định.

2.2. Duyệt ký các văn bản nêu tại điểm 1.2 bước này.

2.3. Xem xét quyết định đối với trường hợp cần phải trưng cầu giám định, giám định bổ sung, giám định lại, phân tích - phân loại và các việc cần thiết khác.

2.4. Đảm bảo sự chính xác và thống nhất về kết quả xác định mã số hàng hoá trong Chi cục.

Bước 2: Tổ chức gặp gỡ đối thoại với người khiếu nại (theo điều 9 Nghị định 136/2006/NĐ-CP dẫn trên):

Lãnh đạo Chi cục là người tổ chức và chủ trì đối thoại. Công chức, lãnh đạo Đội Nghiệp vụ có trách nhiệm giúp lãnh đạo Chi cục tiến hành đối thoại, cụ thể:

1. Làm giấy mời (mẫu số 7/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên) gửi người khiếu nại.

2. Dự kiến trước vấn đề cần đối thoại để làm rõ nội dung khiếu nại, thẩm định lại các chứng cứ, tài liệu đã thu thập được. Trường hợp phương án giải quyết khiếu nại đã được xác định thì dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại để lấy ý kiến người khiếu nại ngay sau khi đối thoại.

3. Trường hợp nội dung khiếu nại có liên quan đến việc sử dụng kết quả phân tích, phân loại của các Trung tâm phân tích phân loại hàng hoá xuất nhập khẩu thuộc Tổng cục Hải quan, xét thấy cần thiết, thì lãnh đạo Chi cục có văn bản đề nghị Trung tâm phân tích phân loại liên quan cung cấp tài liệu, giải thích cơ sở phân tích phân loại và (hoặc) mời cùng tham dự đối thoại giải quyết khiếu nại.

4. Trân trọng và tiếp thu đầy đủ ý kiến hợp lý của người khiếu nại; kết quả đối thoại phải thể hiện bằng biên bản, ghi đầy đủ những nội dung 2 bên nhất trí, không nhất trí, có chữ ký của đại diện các bên tham gia vào biên bản (mẫu 2: HSKN/2008 kèm Quyết định này).

Bước 3: Ra quyết định giải quyết khiếu nại.

1. Sau khi thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu, chứng cứ liên quan đến vụ việc và kết quả đối thoại với người khiếu nại, công chức và lãnh đạo Đội nghiệp vụ (nơi có cấp đội) tổng hợp đối chiếu với các quy định về phân loại, hoàn chỉnh lại đề xuất giải quyết khiếu nại bằng tờ trình giải quyết khiếu nại (mẫu 1: HSKN/2008 kèm Quyết định này), kèm quyết định giải quyết khiếu nại (mẫu số 8/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên).

2. Cấp Chi cục hải quan không có tổ chức hội đồng tư vấn về phân loại, do vậy trường hợp gặp mặt hàng mới, có nhiều phức tạp trong việc xác định mã số thì lãnh đạo Chi cục có thể tham khảo ý kiến của các cán bộ công chức có kiến thức về hàng hoá, có kinh nghiệm và chuyên môn sâu về phân loại hàng hoá hoặc cần thiết thì có văn bản xin ý kiến của Cục hải quan tỉnh, thành phố trước khi ra quyết định giải quyết khiếu nại.

3. Quyết định giải quyết khiếu nại do lãnh đạo Chi cục ký gửi cho người khiếu nại (ký nhận trực tiếp tại Chi cục hoặc qua đường công văn có phiếu gửi kèm quyết định để kiểm tra) và lưu hồ sơ theo qui định; nhập kết quả vào hệ thống máy tính; đồng thời gửi cho Phòng Kiểm tra thanh tra và Phòng Nghiệp vụ của Cục hải quan tỉnh, thành phố 01 bản để theo dõi và kiểm tra đảm bảo tính đúng đắn, thống nhất về mã số hàng hoá và về thủ tục giải quyết khiếu nại; niêm yết công khai quyết định giải quyết khiếu nại theo hướng dẫn tại điểm 8 phần A Quyết định này.

II- GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LẦN ĐẦU TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH, THÀNH PHỐ:

Bước 1: Nghiên cứu, thu thập chứng cứ, hồ sơ, tài liệu liên quan và đề xuất giải quyết khiếu nại:

1. Trách nhiệm của công chức và lãnh đạo Phòng Nghiệp vụ trong việc tham mưu đề xuất giải quyết khiếu nại:

1.1. Nghiên cứu hồ sơ khiếu nại, tập hợp đầy đủ hồ sơ, tài liệu, văn bản pháp luật các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, thông tin từ cơ sở dữ liệu của ngành về phân loại hàng hoá có liên quan đến mặt hàng khiếu nại.

- Đối với hồ sơ khiếu nại đúng thẩm quyền giải quyết thì làm văn bản để lãnh đạo Cục ký thông báo cho người khiếu nại biết việc thụ lý (mẫu số 3/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên). Nếu hồ sơ khiếu nại quá thời hiệu giải quyết khiếu nại, không đúng thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo Cục thì làm công văn để lãnh đạo Cục ký thông báo và trả lại hồ sơ cho người khiếu nại, nêu rõ lý do.

- Làm đề xuất cụ thể nội dung giải quyết khiếu nại trình lãnh đạo Cục (mẫu 1: HSKN/2008 kèm Quyết định này).

1.2. Dự thảo công văn trình lãnh đạo Cục ký trong trường hợp:

- Trả lời người khiếu nại việc thụ lý, không thụ lý hồ sơ khiếu nại.

- Nếu thấy cần yêu cầu người khiếu nại gửi bổ sung hồ sơ, tài liệu, mẫu hàng hoá để có cơ sở xác định mã số hàng hoá (trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ).

- Nếu cần trao đổi, xin ý kiến, đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu với các đơn vị liên quan.

- Các việc cần thiết khác thuộc thẩm quyền của Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

2. Trách nhiệm của lãnh đạo Cục:

2.1. Chỉ đạo, hướng dẫn công chức thuộc quyền quản lý tham mưu đề xuất giải quyết khiếu nại đúng qui định của pháp luật, đảm bảo thời gian qui định.

2.2. Duyệt ký các văn bản nêu tại điểm 1.2 bước này.

2.3. Xem xét quyết định đối với trường hợp cần phải trưng cầu giám định, giám định bổ sung, giám định lại, phân tích, phân loại lại và các việc cần thiết khác.

2.4. Đảm bảo sự chính xác và thống nhất về kết quả xác định mã số hàng hoá trong Cục.

Bước 2: Tổ chức gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại (theo điều 9 Nghị định 136/2006/NĐ-CP dẫn trên):

Lãnh đạo Cục là người tổ chức và chủ trì đối thoại. Phòng Nghiệp vụ có trách nhiệm giúp lãnh đạo Cục tiến hành việc đối thoại.

1. Làm giấy mời (mẫu số 7/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên) gửi người khiếu nại.

2. Dự kiến trước vấn đề cần đối thoại để làm rõ nội dung khiếu nại, thẩm định lại các chứng cứ, tài liệu đã thu thập được. Trường hợp phương án giải quyết khiếu nại đã được xác định thì dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại để lấy ý kiến người khiếu nại ngay sau khi đối thoại.

3. Trường hợp khiếu nại có liên quan đến việc sử dụng kết quả phân tích phân loại của các Trung tâm phân tích phân loại hàng hoá xuất nhập khẩu thuộc Tổng cục Hải quan, xét thấy cần thiết thì lãnh đạo Cục có văn bản đề nghị Trung tâm phân tích phân loại liên quan cung cấp tài liệu, giải thích cơ sở phân tích phân loại và (hoặc) cùng tham dự đối thoại giải quyết khiếu nại.

4. Trân trọng và tiếp thu đầy đủ ý kiến hợp lý của người khiếu nại; kết quả đối thoại phải thể hiện bằng biên bản, ghi đầy đủ những nội dung 2 bên nhất trí, không nhất trí, có chữ ký của đại diện các bên tham gia vào biên bản (mẫu 2: HSKN/2008 kèm Quyết định này).

Bước 3: Ra quyết định giải quyết khiếu nại:

1. Sau khi thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu, chứng cứ liên quan đến vụ việc và kết quả đối thoại với người khiếu nại, công chức và lãnh đạo Phòng Nghiệp vụ tổng hợp đối chiếu với các quy định về phân loại, hoàn chỉnh lại đề xuất giải quyết khiếu nại bằng tờ trình giải quyết khiếu nại (mẫu 1: HSKN/2008 kèm Quyết định này), kèm quyết định giải quyết khiếu nại (mẫu số 8/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên).

2. Khi cần thiết lãnh đạo Cục tổ chức họp lấy ý kiến của Hội đồng tư vấn về phân loại hàng hoá trước khi ra quyết định giải quyết khiếu nại.

3. Quyết định giải quyết khiếu nại do lãnh đạo Cục ký gửi cho người khiếu nại (ký nhận trực tiếp tại văn thư Cục hoặc qua đường công văn có phiếu gửi kèm quyết định để kiểm tra) và lưu hồ sơ theo qui định; nhập kết quả vào hệ thống máy tính; đồng thời gửi cho Thanh tra Tổng cục Hải quan và Vụ Giám sát quản lý về hải quan 01 bản để theo dõi và kiểm tra đảm bảo tính đúng đắn, thống nhất về mã số hàng hoá và về thủ tục giải quyết khiếu nại; niêm yết công khai quyết định giải quyết khiếu nại theo hướng dẫn tại điểm 8 phần A Quyết định này.

III- GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LẦN ĐẦU TẠI CỤC ĐIỀU TRA CHỐNG BUÔN LẬU, CỤC KIỂM TRA SAU THÔNG QUAN:

Trình tự các bước và cách thức tiến hành giải quyết khiếu nại lần đầu tại Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục Kiểm tra sau thông quan thực hiện tương tự như giải quyết khiếu nại lần đầu tại Cục hải quan tỉnh, thành phố nêu tại điểm II, Mục 1 phần B trên.

MỤC 2. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LẦN HAI

I. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LẦN HAI TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH, THÀNH PHỐ:

Cục trưởng Cục hải quan tỉnh, thành phố giải quyết khiếu nại lần hai đối với các trường hợp người khai hải quan khiếu nại lần đầu đến Chi cục trưởng hải quan, sau đó lại có khiếu nại quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu của Chi cục trưởng đến Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

Trình tự các bước và cách thức tiến hành giải quyết khiếu nại lần hai tại Cục hải quan tỉnh, thành phố thực hiện tương tự như giải quyết khiếu nại lần đầu tại Cục hải quan tỉnh, thành phố nêu tại điểm II, Mục 1 phần B trên và một số việc riêng của giải quyết khiếu nại lần hai, cụ thể:

Bước 1: Nghiên cứu, thu thập chứng cứ, hồ sơ, tài liệu liên quan và đề xuất giải quyết khiếu nại:

- Thực hiện các việc như giải quyết khiếu nại lần đầu.

- Lưu ý: Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ, công chức và lãnh đạo Phòng nghiệp vụ phải thu thập toàn bộ hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu (bản chụp) của Chi cục Hải quan và các tài liệu liên quan để tham mưu, đề xuất giải quyết khiếu nại.

Bước 2: Tổ chức gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại (theo điều 9 Nghị định 136/2006/NĐ-CP dẫn trên):

- Thực hiện các việc như giải quyết khiếu nại lần đầu.

- Lưu ý: Khi giải quyết khiếu nại lần hai tại Cục hải quan tỉnh, thành phố, tuỳ thuộc tính chất của từng vụ việc mà lãnh đạo Cục quyết định có tổ chức đối thoại hay không đối thoại với người khiếu nại.

II- TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LẦN HAI TẠI TỔNG CỤC HẢI QUAN

Tổng cục Hải quan là cấp chỉ có giải quyết khiếu nại lần hai đối với các trường hợp Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan (sau đây gọi chung là Cục Hải quan) có thẩm quyền giải quyết khiếu nại đã giải quyết khiếu nại lần đầu mà còn có khiếu nại, cụ thể như sau:

Bước 1: Nghiên cứu, thu thập chứng cứ, hồ sơ, tài liệu liên quan và đề xuất giải quyết khiếu nại:

1. Trách nhiệm của công chức làm công tác phân loại thuộc Vụ Giám sát quản lý:

1.1. Nghiên cứu hồ sơ khiếu nại và hồ sơ giải quyết khiếu nại lần đầu của Cục hải quan; tập hợp đủ hồ sơ, tài liệu, văn bản pháp luật, các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, của Bộ Tài chính, thông tin từ cơ sở dữ liệu của ngành về phân loại hàng hoá có liên quan đến mặt hàng khiếu nại;

- Đối với hồ sơ khiếu nại đúng thẩm quyền giải quyết thì đề xuất để lãnh đạo Vụ ký thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại biết việc thụ lý (mẫu số 3/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên). Nếu hồ sơ khiếu nại quá thời hiệu giải quyết khiếu nại, không đúng thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo Tổng cục thì đề xuất để lãnh đạo Vụ ký công văn thông báo và trả lại hồ sơ cho người khiếu nại, nêu rõ lý do.

- Căn cứ quy định, văn bản hướng dẫn, tình hình phân loại có liên quan đến mặt hàng khiếu nại trong phạm vi toàn ngành để làm đề xuất cụ thể nội dung giải quyết khiếu nại trình Lãnh đạo Tổng cục (mẫu 1: HSKN/2008 kèm Quyết định này).

- Nếu thấy cần thiết thì đề xuất có văn bản yêu cầu người khiếu nại gửi bổ sung hồ sơ, tài liệu, mẫu hàng hoá để có cơ sở xác định mã số hàng hoá (trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ).

1.2. Dự thảo công văn trình lãnh đạo Tổng cục ký trong trường hợp:

- Nếu cần trao đổi, xin ý kiến, đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính, các đơn vị ngoài ngành có liên quan; hoặc xin ý kiến của lãnh đạo Bộ Tài chính.

- Các việc cần thiết khác thuộc thẩm quyền của lãnh đạo Tổng cục Hải quan.

1.3. Công chức được phân công chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Vụ Giám sát quản lý về đề xuất giải quyết khiếu nại của mình.

2. Trách nhiệm của lãnh đạo Vụ Giám sát quản lý:

2.1. Kiểm tra việc thu thập chứng cứ, hồ sơ, tài liệu liên quan và đề xuất của chuyên viên.

2.2. Ký văn bản gửi các đơn vị trong ngành có liên quan đề nghị tham gia ý kiến hoặc cung cấp hồ sơ vụ việc trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục; thông báo thụ lý hoặc không thụ lý công văn (đơn) khiếu nại; văn bản gửi người khiếu nại yêu cầu bổ sung, hồ sơ, tài liệu, mẫu hàng để có cơ sở xác định mã số hàng hoá và các việc khác được lãnh đạo Tổng cục Hải quan giao.

2.3. Chuẩn bị nội dung để lãnh đạo Tổng cục họp lấy ý kiến Hội đồng tư vấn về phân loại khi lãnh đạo Tổng cục có yêu cầu hoặc xin ý kiến của cơ quan ngoài ngành, đơn vị thuộc Bộ Tài chính.

2.4. Ký tờ trình lãnh đạo Tổng cục; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Tổng cục về đề xuất của mình về phân loại hàng hoá.

3. Trách nhiệm của đơn vị tham mưu thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan và Cục Hải quan tỉnh, thành phố liên quan:

Khi lãnh đạo Tổng cục có yêu cầu, Vụ Giám sát quản lý có văn bản đề nghị:

3.1. Đơn vị tham mưu thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan (Vụ Kiểm tra thu thuế XNK, Cục Kiểm tra sau thông quan, các Trung tâm phân tích phân loại hàng hoá XNK) có trách nhiệm tham gia ý kiến về việc xác định tên hàng và mã số của hàng hoá và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Tổng cục về ý kiến tham gia đó. Thời gian tham gia ý kiến là 5 ngày làm việc (kể từ khi nhận được văn bản yêu cầu).

3.2. Cục Hải quan tỉnh, thành phố có liên quan có trách nhiệm báo cáo đầy đủ nội dung và kết quả giải quyết khiếu nại tại đơn vị và gửi toàn bộ hồ sơ (bản sao) vụ việc khiếu nại về Tổng cục Hải quan để nghiên cứu giải quyết. Thời gian báo cáo và gửi hồ sơ về Tổng cục không quá 10 ngày làm việc.

4. Trách nhiệm của lãnh đạo Tổng cục Hải quan:

4.1. Duyệt ký các văn bản trao đổi, xin ý kiến, đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu với các các đơn vị thuộc Bộ Tài chính hoặc các đơn vị ngoài ngành có liên quan.

4.2. Trình lãnh đạo Bộ Tài chính xin ý kiến đối với các trường hợp vượt thẩm quyền, trường hợp có chênh lệch lớn về thuế và những trường hợp cần thiết khác trước khi ra Quyết định giải quyết khiếu nại.

4.3. Xem xét quyết định đối với trường hợp cần phải trưng cầu giám định, giám định bổ sung, giám định lại, phân tích - phân loại lại và các việc cần thiết khác.

4.4. Đảm bảo sự chính xác và thống nhất về kết quả xác định mã số hàng hoá trong Tổng Cục.

Bước 2: Tổ chức gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại (theo điều 9 Nghị định 136/2006/NĐ-CP dẫn trên):

Khi giải quyết khiếu nại lần hai, tuỳ theo tính chất của từng vụ việc mà lãnh đạo Tổng cục quyết định có thực hiện đối thoại hay không đối thoại với người khiếu nại. Lãnh đạo Tổng Cục là người tổ chức và chủ trì đối thoại. Vụ Giám sát quản lý có trách nhiệm giúp lãnh đạo Tổng cục tiến hành việc đối thoại.

1. Làm giấy mời (mẫu số 7/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên) gửi người khiếu nại.

2. Dự kiến trước vấn đề cần đối thoại để làm rõ nội dung khiếu nại, thẩm định lại các chứng cứ, tài liệu đã thu thập được. Trường hợp phương án giải quyết khiếu nại đã được xác định thì dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại để lấy ý kiến người khiếu nại ngay sau khi đối thoại.

3. Trường hợp nội dung khiếu nại có liên quan đến việc sử dụng kết quả phân tích phân loại của các Trung tâm phân tích phân loại hàng hoá xuất nhập khẩu thuộc Tổng cục Hải quan, xét thấy cần thiết thì lãnh đạo Tổng Cục chỉ đạo Trung tâm phân tích phân loại liên quan cung cấp tài liệu, giải thích cơ sở phân tích phân loại và (hoặc) cùng tham dự đối thoại giải quyết khiếu nại.

4. Trân trọng và tiếp thu đầy đủ ý kiến hợp lý của người khiếu nại, kết quả đối thoại phải thể hiện bằng biên bản, ghi đầy đủ những nội dung 2 bên nhất trí, không nhất trí, có chữ ký của đại diện các bên tham gia vào biên bản (mẫu 2: HSKN/2008 kèm Quyết định này).

Bước 3: Ra quyết định giải quyết khiếu nại:

1. Sau khi thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu, chứng cứ liên quan đến vụ việc và kết quả đối thoại với người khiếu nại, Vụ Giám sát quản lý có trách nhiệm tổng hợp đối chiếu với các quy định về phân loại, hoàn chỉnh lại đề xuất giải quyết khiếu nại bằng tờ trình giải quyết khiếu nại (mẫu 1: HSKN/2008 kèm Quyết định này), kèm quyết định giải quyết khiếu nại theo mẫu qui định (mẫu số 8/TTr-KT được ban hanh kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên).

2. Khi cần thiết, do mặt hàng mới, có nhiều phức tạp, quan điểm phân loại khác nhau hoặc các văn bản hướng dẫn phân loại chưa đủ rõ, lãnh đạo Tổng cục tổ chức họp lấy ý kiến của Hội đồng tư vấn về phân loại hàng hoá hoặc có văn bản xin ý kiến của các đơn vị chức năng thuộc Bộ, lãnh đạo Bộ Tài chính hoặc cơ quan ngoài ngành Hải quan trước khi ra quyết định giải quyết khiếu nại.

3. Quyết định giải quyết khiếu nại do Lãnh tạo Tổng cục ký gửi cho người khiếu nại (ký nhận trực tiếp tại Văn thư Tổng cục hoặc qua đường công văn có phiếu gửi kèm quyết định để kiểm tra), các đơn vị liên quan trong Tổng cục và lưu hồ sơ theo qui định; nhập kết quả vào hệ thống máy tính; đồng thời gửi báo cáo lãnh đạo Bộ; gửi Thanh tra, Vụ Chính sách thuế, Vụ Pháp chế Bộ Tài chính để phối hợp; niêm yết công khai quyết định giải quyết khiếu nại theo hướng dẫn tại điểm 8 phần A Quyết định này.

MỤC 3. LƯU TRỮ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

Việc lưu trữ hồ sơ được hướng dẫn chung cho các đơn vị như sau:

1. Khi kết thúc giải quyết khiếu nại, đơn vị chủ trì tham mưu phải lập hồ sơ vụ việc để lưu trữ tại Văn thư - lưu trữ của đơn vị, hồ sơ cơ bản gồm:

- Công văn (đơn) khiếu nại kèm hồ sơ khiếu nại gồm cả tài liệu kỹ thuật có liên quan, ảnh chụp (nếu có);

- Giấy biên nhận hồ sơ (mẫu số 1/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên); Giấy báo tin thụ lý (mẫu số 3/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên); Phiếu chuyển đơn (mẫu số 5/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên);

- Biên bản đối thoại với người khiếu nại (mẫu 2: HSKN/2008 kèm Quyết định này);

- Giấy mời họp (mẫu số 7/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên);

- Biên bản họp lấy ý kiến Hội đồng tư vấn, văn bản trao đổi và kết quả lấy ý kiến các tổ chức, cá nhân và các giấy tờ, tài liệu liên quan (nếu có);

- Tờ trình đề xuất của cá nhân, đơn vị tham mưu (mẫu 1: HSKN/2008 kèm Quyết định này);

- Quyết định giải quyết khiếu nại (mẫu số 8/TTr-KT được ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BTC dẫn trên);

- Các giấy tờ, tài liệu khác có liên quan.

2. Cách thức lập hồ sơ, việc lưu trữ và cung cấp, khai thác hồ sơ thực hiện theo quy chế văn thư, lưu trữ của Ngành, của đơn vị.

MỤC 4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Quy trình này được phổ biến đến cán bộ, công chức các đơn vị trong toàn ngành Hải quan để biết và thực hiện.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan có trách nhiệm tổ chức phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận công chức thực hiện đúng các quy định trong quy trình này.

3. Vụ Giám sát quản lý là đơn vị chủ trì, Thanh tra Tổng cục phối hợp có trách nhiệm giúp lãnh đạo Tổng cục chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong Ngành thực hiện đúng các quy định của pháp luật và quy trình giải quyết khiếu nại phân loại hàng hoá xuất nhập khẩu.

4. Quá trình thực hiện Quy trình này nếu có vướng mắc, bất cập thì các đơn vị kiến nghị và đề xuất gửi về Tổng cục (Vụ Giám sát quản lý) để xem xét, giải quyết./.

MẪU 1: HSKN/2008

(Tên cơ quan chủ quản) (.... Tên đơn vị .....) Số: ................./TTr-HSKN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------

TỜ TRÌNH

(V/v giải quyết khiếu nại phân loại mặt hàng:.................................)

A. ĐỀ XUẤT XỬ LÝ BAN ĐẦU

I. Tóm tắt vụ việc:

(Số tờ khai, mặt hàng xuất khẩu hay nhập khẩu (tên hàng, mô tả cụ thể), diễn biến vụ việc, nếu là giải quyết khiếu nại lần hai thì cần nêu rõ đã có quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu của cấp nào và tóm tắt kết quả đã giải quyết v.v...)..

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

II. Phân tích vụ việc:

(Việc phân loại mặt hàng của người khai hải quan, của đơn vị hải quan. Nhận xét, đánh giá về việc phân loại mặt hàng đó; phân tích, bình luận về các nội dung liên quan v.v...)........................................................ ...................................................................................

............................................................................................................................................

III. Đề xuất của công chức:

(Về mã số được xác định hoặc chưa thể xác định, nêu các căn cứ pháp lý trong việc phân loại; việc cần thiết họp hội đồng tư vấn, việc phân tích, giám định hoặc phân tích, giám định lại, hoặc lấy ý kiến tham gia của các đơn vị liên quan nếu thấy cần thiết v.v...)...........................................................................................................................................

............................................................................................................................................

........., ngày......tháng.......năm ........ Công chức đề xuất (ký, ghi rõ họ tên)

IV. Ý kiến của Lãnh đạo (Đội /Phòng nghiệp vụ / Vụ GSQL):

(Nêu rõ ý kiến về đề xuất của công chức và ý kiến của Lãnh đạo về việc này) ................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............, ngày......tháng.......năm .......... Lãnh đạo Đội /Phòng nghiệp vụ / Vụ GSQL (ký, ghi rõ họ tên)

V. Ý kiến của Lãnh đạo (Chi cục / Cục / Tổng cục):

(Đồng ý đề xuất hoặc nêu ý kiến chỉ đạo cụ thể khác) .......................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

......, ngày......tháng.......năm ......... Lãnh đạo Tổng cục/cục/ chi cục (ký, ghi rõ họ tên)

B. TRƯỜNG HỢP PHẢI LẤY Ý KIẾN CỦA CÁC ĐƠN VỊ LIÊN QUAN HOẶC HỌP HỘI ĐỒNG TƯ VẤN:

I- Ý kiến của đơn vị liên quan:

(Nêu tóm tắt ý kiến của cục đơn vị được hỏi; ý kiến chung, ý kiến khác nhau).................

...........................................................................................................................................

............................................................................................................................................

II- Ý kiến Hội đồng tư vấn:

(Nêu tóm tắt ý kiến chung, ý kiến khác nhau, ý kiến của Hội đồng) ..................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

III. Ý kiến đề xuất của công chức:

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

IV- Ý kiến của Lãnh đạo đơn vị (Đội /Phòng nghiệp vụ / Vụ GSQL):

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

V- Ý kiến kết luận của Lãnh đạo (Chi cục / Cục / Tổng cục):

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

MẪU 2: HSKN/2008

(Tên cơ quan chủ quản) (.... Tên đơn vị .....) Lần: ...........................................

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------- ......, ngày ..... tháng .... năm ......

BIÊN BẢN ĐỐI THOẠI

(V/v xem xét việc phân loại mặt hàng:................................. )

Hôm nay, vào hồi......giờ......phút, ngày........tháng................năm......................................

Tại cơ quan:........................................................................................................................

Địa chỉ:...............................................................................................................................

Chúng tôi gồm:

A. Đại diện bên khiếu nại:..................................................................................................

Ông (Bà):.........................................Chức vụ:.....................................................................

B. Đại diện bên giải quyết khiếu nại...................................................................................

Ông (Bà): .........................................Chức vụ, đơn vị: .......................................................

Hai bên tiến hành đối thoại về việc phân loại mặt hàng "..................................................

......................................................" Do Công ty/Ông,Bà:.....................................xuất khẩu/nhập khẩu theo tờ khai hải quan số.........ngày.....tháng......năm..........tại Chi cục Hải quan...............................Cục Hải quan tỉnh (thành phố)..............................................................

I. Tóm tắt nội dung cần đối thoại: ......................................................................................

............................................................................................................................................

II. Ý kiến Người khiếu nại: ................................................................................................

............................................................................................................................................

III. Ý kiến của cơ quan giải quyết khiếu nại và các thành viên tham dự: ..........................

............................................................................................................................................

IV. Kết luận:

1- Ý kiến thống nhất giữa cơ quan giải quyết khiếu nại với người khiếu nại: ...................

............................................................................................................................................

2- Ý kiến khác: ..................................................................................................................

Buổi làm việc kết thúc vào hồi.......giờ......phút, ngày.......tháng.......năm.............

Biên bản được lập thành 02 bản như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN KHIẾU NẠI (ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI (ký, ghi rõ họ tên)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE THE GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness --------
No: 636/QD-TCHQ	Hanoi, March 11, 2008

DECISION

ON PROMULGATING THE COMPLAINT SETTLEMENT PROCESS OF CLASSIFICATION OF EXPORTS, IMPORTS

GENERAL DIRECTOR OF GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS

Pursuant on the Law on Complaints and Denunciations dated 12/02/1998, the Law Amending and Supplementing a Number of Articles of the Law on Complaints and Denunciations in 2004 and 2005;

Pursuant to the Customs Law No. 29/2001/QH10 dated 6/29/2001 and the Law Amending and Supplementing a Number of Articles of the Customs Law No. 42/2005/QH11 dated 6/14/2005;

Pursuant to the Decree No. 96/2002/ND-CP dated 11/19/2002 of the Government defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the General Department of Customs;

Pursuant to the Decree No.06/2003/ND-CP dated 01/22/2003 of the Government on the classification of imports and exports;

Pursuant to the Decree No.136/2006/ND-CP dated 11/14/2006 of the Government detailing and guiding the implementation of a number of Articles of the Law on Complaints and Denunciations and the Law amending and supplementing a number of Articles of the Law on Complaints and Denunciations;

...

...

...

At the proposal of the Director of the Customs Control and Supervision Department,

DECIDES:

Article 1: To promulgate together with this Decision the complaint settlement process of classification of exports, imports under the authority of the General Director of the General Department of Customs, the Director of the Anti-smuggling and Investigation Department, the Director of Post Clearance Audit Department, the Directors of provincial, city Custom Departments, Heads of Customs Sub- Departments who have competence to settle complaints.

Article 2: This Decision takes effect 15 days from its signing date.

Article 3: Leaders of the General Department of Customs, the Heads of the units of, under the General Department of Customs shall implement this Decision. /.

FOR GENERAL DIRECTOR
DEPUTY GENERAL DIRECTOR




Nguyen Ngoc Tuc

...

...

...

COMPLAINT SETTLEMENT PROCESS

OF CLASSIFICATION OF EXPORTS, IMPORTS
(Issued together with the Decision No. 636/QD-TCHQ dated 03/11/2008 of the General Director of the General Department of Customs)

Part A:

GENERAL PROVISIONS

1. This process guides the settlement of complaints of classification of exports, imports under the competence of the General Director of the General Department of Customs, the Director of the Anti-smuggling and Investigation Department, the Director of Post clearance Audit Department, the Directors of provincial, city Custom Departments, Heads of Custom Sub- Departments who have competence to settle complaints as prescribed by law, namely:

1.1. Complaints of administrative decisions, administrative acts relating to classification of exports, imports of a certain Customs level, the Heads of Customs units of that level shall be responsible for settling those complaints for the first time.

1.2. Complaints of first-time complaint settlement decisions on classification of exports, imports in case the complainants do not initiate an administrative lawsuit in court, the Heads of superior customs units shall be responsible for settling the complaints (hereinafter referred to as the second complaint).

2. The complaint settlement must be made in complaint settlement decisions of the heads of the competent units.

3. Receipt of complaint records, urge and monitoring of the result of the complaint settlement:

...

...

...

According to the provisions of Clause 3, Article 1 of the Decision No. 43/2007/QD-BTC above, the General Department of Customs assigns the specific responsibilities for the units to receive complaints of the classification of imports, exports as follows:

- At the General Department of Customs: the Department of Inspectorate.

- At the Anti-smuggling and Investigation Department, the Post clearance Audit Department: The Integrated Planning Department (follow-up-letters officials, division).

- At the provincial, city Customs Departments: The Customs Supervision, Inspection Department or officials whose task is to follow-up letters (in case there is no Inspection, Supervision Department).

- At the Sub-Customs Departments: The Team, Division of Inspection or officials assigned to follow the complaint letters by the heads of sub-customs departments.

3.2. Responsibilities of the focal units (division, officials) receiving dossiers, official letter of complaint of the classification of exports, imports:

3.2.1. Receipt of complaint records:

a) In case of receiving complaints by clerical division of General Department of Customs, Customs Departments, Sub-Custom departments: recording in the follow-up-letter books (or computerizing data).

- Preparing document - transfer form (Form No.5/TTr-KT issued together with Decision No. 43/2007/QD-BTC above) for the heads of focal units mentioned in Point 3.1 to sign and transfer complaint documents to the units, divisions, professional officials with competent function of complaint settlement of classification of exports, imports.

...

...

...

- Notifying the head of unit/ division / professional official that is responsible for settling complaints of classification of goods (generally referred to as professional unit) to send professional official to meet the citizen and receive the complaint according to Article 2 of Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above. Note for professional official as receiving complaint document brought by citizens: professional official of the leading unit and official of the inspection unit to coordinate to determine immediately the denunciation contents under or not under the jurisdiction of their heads to receive complaints or guide the citizens according to Article 2 of the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above; and issuing a receipt (Form No. 1/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC) with all records- directly receiving cases, and made in two copies (handing over one for the complainant; archiving one in the complaints record).

- Collaborating with professional official to direct and guide the complainants.

- Recording into the follow-up-letter books (or computering data) and preparing document-transfer form as stated in Point 3.2.1.a) above.

3.2.2. Following-up, urge, doing statistic of complaint settlement results of the unit.

4. Focal units to advise professional to help heads of the customs agencies at all levels for complaint settlement of the classification of goods:

- At the General Department of Customs: Department of Customs Control and Supervision.

- At the Customs Departments of provinces and cities, the Anti-Smuggling Investigation Departments, Post clearance Audit Departments: The operational department, functional division, team with professional division of the classification of goods.

- At the Sub-Departments of Customs: Team (Division) or professional officials assigned by Sub-Departments of Customs.

5. Advising on codes of goods:

...

...

...

5.2. At the provincial, city Customs Department: Advisory Council on the classification of goods at Customs Department level. The Council operates under the regulations issued by the Directors of provincial, city Customs Departments.

6. Settlement of complaints of the classification of exports, imports at the General Department of Customs, the Anti-Smuggling Investigation Department, Post clearance Audit Department, the provincial and city Customs Department, Sub- Departments of Customs shall implement in accordance with the provisions of law, close to the actual situation of classification of exports, imports in the whole country, ensuring one item having only one code according to the list of imports and exports of Vietnam and the current tariff list.

7. Coordinating between the units in the customs sector to help the heads of Customs agencies at all levels resolving complaints and identifying codes to comply with coordination regulations issued by the leaders of the General Department of Customs.

8. Complaint settlement decisions are publicly posted as prescribed in Article 14 of the Decision No. 43/2007/QD-BTC dated 6/04/2007 of the Minister of Finance.

9. The heads of the customs agencies who are competent to settle complaints resolve the complaints within the time limit prescribed by the Law on Complaints and Denunciations and Decree No.136/2006/ND-CP dated 11/14/2006 above.

10. Leaders of the General Department of Customs authorize Leader of Management and Supervision Department to be signed a number of following papers:

- Notice of acceptance of the complaint records (Form No.3/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC above);

- A written reply of not accepting the complaint records;

- A written request for the applicant to send additional documents, materials, samples to use as a basis for determining goods codes;

...

...

...

- Written opinions of the relevant units in the customs sector before submitting to the leaders of the General Department of Customs.

Part B:

SPECIFIC PROVISIONS

Section 1. FIRST COMPLAINT SETTLEMENT

I. FIRST-TIME COMPLAINT SETTLEMENT AT CUSTOMS SUB-DEPARTMENTS:

Step 1: Research, evidence collection, concerned records, documents and proposal of settlement of the complaint:

1. Responsibilities of public servants and leader of professional team (where the team level has) assigned to propose settlement of complaints:

1.1. Research records of complaint; gather full records, documents, legal documents, the instructions of their superiors, the information from the database of the sector of classification of goods related to complained items.

- For the records of complaint made and sent under the right jurisdiction of settlement, prepare notice for the head of sub-department of customs to sign and to inform the complainant of acceptance (Form No.3/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC above). If the records of complaint are over the time limit of complaint settlement, not in compliance with jurisdiction to settle complaint of sub-Department leader, make official letter for leader of the sub-department to sign in the notice and return the records to the complainant, stating clearly the reasons.

...

...

...

1.2. Make draft document to submit to the leader of the sub-department to sign in the following cases:

- Reply the complainant in case of accepting or not accepting the complaint records.

- Require the complainant to submit additional records, documents, samples of goods to determine goods codes (in case of incomplete records).

- If it needs to exchange, consult opinions, request for information and documents with the relevant units; report to consult the customs offices of higher level.

- Other necessary matters under the jurisdiction of the sub-department.

2. Sub-Department leader’s responsibilities:

2.1. Direct and guide officers under jurisdiction to advise, propose settlement of complaints in accordance with the provisions of law, ensure the specified time limit.

2.2. Approve and sign the documents mentioned in point 1.2 of this step.

2.3. Consider and make decision in case of need for expertise, additional expertise, re- expertise, analysis, classification and other necessities.

...

...

...

Step 2: Organization of the meeting and dialogue with the complainants (Article 9 of the Decree No.136/2006/ND-CP as mentioned above):

Sub-Department’s leaders are the one who organize and preside over the dialogue. Officers, professional team are responsible for assisting the leaders to conduct dialogue, namely:

1. Preparing written invitation (Form No.7/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC as mentioned above) to send to the complainant.

2. Anticipating the issues that need dialogue to clarify the contents of the complaint, re-evaluate the evidence and documents collected. Where the plan for settlement of complaint has been identified, make the draft complaint settlement decision to consult the complainant right after the dialogue.

3. Where the complaint content is related to the use of result of analysis and classification of the Centers for analysis and classification of exports and imports under the General Department of Customs, it deems necessary, Sub-Department’s leaders send written request to the relevant Centers for analysis and classification for providing documentation, explain the basis of classification, analysis and (or) invite to attend the dialogue to settle complaints.

4. Fully appreciate and absorb the reasonable opinion of the complainant; dialogue results must be made in minutes, completely record the contents of two sides’ agreement, disagreement signed by the representatives of the parties to participate in the minutes (Form No.2: HSKN/2008 attached to this Decision).

Step 3: Making decision to settle complaints.

1. After collecting full records, documents, and evidence related to the case and the results of dialogue with the complainant, officer and leader of the professional team (where the team level has) synthesizes and compares with the provisions on classification, complete the proposal of settlement of the complaint by a statement of complaint settlement (Form No.1: HSKN/2008 attached to this Decision), together with the Decision to settle complaints (Form No.8/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above).

2. Customs sub-Department level has no Advisory Council on classification, so in case of having new goods, with more complex in determining the codes, Sub-Department’s leaders may consult the officers having knowledge of goods, with the experience and expertise for classification of goods or if it seems necessary, consult the written opinions of the Customs Department of province, city before making decision on settling complaints.

...

...

...

II- FIRST COMPLAINT SETTLEMENT IN CUSTOMS DEPARTMENTS OF PROVINCES, CITIES:

Step 1: Research, evidence collection, concerned records, documents and proposal of settlement of the complaint:

1. Responsibility of officers and leaders of professional division in the advisory and proposal of settlement of complaints:

1.1. Research records of complaint; gather full records, documents, legal documents, the instructions of the General Department of Customs, the information from the database of the sector of classification of goods related to complained items.

- For the records of complaint made and sent under the right jurisdiction of settlement, prepare notice for the head of department of customs to sign and to inform the complainant of acceptance (Form No.3/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC above). If the records of complaint are over the time limit of complaint settlement, not in compliance with jurisdiction to settle complaint of Department leader, make official letter for head of the department to sign in the notice and return the records to the complainant, stating clearly the reasons.

- Prepare specific proposal of content to settle complaints and submit to leader of department of customs (Form No.1: HSKN/2008 together this Decision).

1.2. Make draft document to submit to the leader of the department to sign in the following cases:

- Reply the complainant in case of accepting or not accepting the complaint records.

- If necessary, require the complainant to submit additional records, documents, samples of goods to determine goods codes (in case of incomplete records).

...

...

...

- Other necessary matters under the jurisdiction of the customs department of the province, city.

2. Responsibilities of the Department’s Leaders:

2.1. Direct and guide officers under jurisdiction to advise, propose settlement of complaints in accordance with the provisions of law, ensure the specified time limit.

2.2. Approve and sign the documents mentioned in point 1.2 of this step.

2.3. Consider and make decision in case of need for expertise, additional expertise, re- expertise, analysis, classification and other necessities.

2.4. Ensure the accuracy and consistency of results of determining goods codes in the Department.

Step 2: Organization of the meeting and dialogue with the complainants (Article 9 of the Decree No.136/2006/ND-CP as mentioned above):

Department’s leaders are the one who organize and preside over the dialogue. Professional division is responsible for assisting the Department’s leaders to conduct dialogue, namely.

1. Preparing written invitation (Form No.7/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC as mentioned above) to send to the complainant.

...

...

...

3. Where the complaint content is related to the use of result of analysis and classification of the Centers for analysis and classification of exports and imports under the General Department of Customs, it deems necessary, Department’s leaders send written request to the relevant Centers for analysis and classification for providing documentation, explaining the basis of classification, analysis and (or) invite to attend the dialogue to settle complaints.

4. Fully appreciate and absorb the reasonable opinion of the complainant; dialogue results must be made in minutes, completely record the contents of two sides’ agreement, disagreement signed by the representatives of the parties to participate in the minutes (Form No.2: HSKN/2008 attached to this Decision).

Step 3: Making decision to settle complaints:

1. After collecting full records, documents, and evidence related to the case and the results of dialogue with the complainant, officer and leader of the professional division to synthesize and compare with the provisions on classification, complete the proposal of settlement of the complaint by a statement of complaint settlement (Form No.1: HSKN/2008 attached to this Decision), together with the Decision to settle complaints (Form No.8/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above).

2. When necessary, Department’s leaders organize the meeting to consult the Advisory Council on the classification of goods before making a decision to settle complaints.

3. Decision on settling complaints shall be signed by Department’s leader and sent to the complainant (signed directly to receive in the Department or by the clerical channel with a slip attached to decision for checking) and archived in profile according to regulations; enter the results into the computer system; simultaneously sent to the Inspectorate of the General Department and Department of Customs Control and Supervision 01 copy for monitoring and inspetion to ensure the correctness and consistency of goods codes and procedures to settle complaints; post publicly the decision on settling complaint under the guidance at Point 8 of Part A of this Decision.

III- FIRST COMPLAINT SETTLEMENT IN THE ANTI-SMUGGLING AND INVESTIGATION DEPARTMENT, THE POST CLEARANCE AUDIT DEPARTMENT:

The order of the steps and the method to conduct the settlement of the first complaint in the anti-smuggling and investigation department, the post clearance audit department is done similar to the settlement of the first complaint in the Customs Departments of provinces and cities mentioned in point II, section 1, part B above.

Section 2. SECOND COMPLAINT SETTLEMENT

...

...

...

Director of Customs Department of province, city shall settle the second complaint for the cases that customs declarant made first complaint to the head of the sub-Department of customs, then appeal the decision to settle the first complaint of the head of the sub-Department to the Customs Department of province, city.

The order of the steps and the method to conduct the settlement of the second complaint in the the Customs Department of province, city is done similar to the settlement of the first complaint in the Customs Departments of provinces, cities mentioned in point II, section 1, part B above and some personal issues of the settlement of the second complaint, namely:

Step 1: Research, evidence collection, concerned records, documents and proposal of settlement of the complaint:

- Implement the tasks like the settlement of the first complaint.

- Note: In the process of researching records, officers and leaders of professional division must collect all records of settling the first complaints (copies) of the Customs sub-Department and other related documents to advise and propose the complaint settlement.

Step 2: Organization of the meeting and dialogue with the complainants (Article 9 of the Decree No.136/2006/ND-CP as mentioned above):

- Implement the tasks like the settlement of the first complaint.

- Note: When the settlement of the second complaint is made at the the Customs Departments of provinces, cities, depending on the nature of each case, leaders of the Department shall decide to organize dialogue or not with the complainants.

II-ORDER OF SECOND COMPLAINT SETTLEMENT IN CUSTOMS GENERAL DEPARTMENT

...

...

...

Step 1: Research, evidence collection, concerned records, documents and proposal of settlement of the complaint:

1. Responsibilities of officers working in the classification of Customs Control and Supervision Department:

1.1. Research records of complaint; and records of first complaint settlement of Customs Department; gather full records, documents, legal documents, the instructions of the General Department of Customs, the Ministry of Finance, the information from the database of the sector of classification of goods related to complained items;

- For the records of complaint made and sent under the right jurisdiction of settlement, prepare notice for the leader of department to sign and to inform the complainant of acceptance (Form No.3/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC above). If the records of complaint are over the time limit of complaint settlement, not in compliance with jurisdiction to settle complaint of the General Department’s leader, then propose leader of the department to sign in the notice and return the records to the complainants, stating clearly the reasons.

- Pursuant to the regulations, guidance documents, the classification related to items complained within the sector to propose specifically the contents to settle complaints to submit to leader of the General Department (Form No.1: HSKN/2008 attached to this Decision).

- If necessary, send a written proposal to request the complainant to send additional records, documents, samples of goods for use as a basis to determine goods codes (in case of incomplete records).

1.2. Draft official dispatch to submit to the leader of the General Department of Customs in the case of:

- If it needs to exchange, consult opinions, request for information and documents with the units of the Ministry of Finance, the units outside related sector; or consult opinions of the leaders of the Ministry of Finance.

- Other necessary matters under the jurisdiction of the leaders of the General Department of Customs.

...

...

...

2. Responsibilities of Leaders of the customs Control and Supervision Department:

2.1. Inspect the collection of evidence, records, related documents and recommendations of experts.

2.2. Sign documents to send to the relevant units in the sector to request for comments or providing records of the case before submitting to the leaders of the General Department; make notice of acceptance or not of the written complaints; official dispatch to send to the complainants to require for adding records, documents, samples of goods to determine goods codes and other tasks assigned by the leaders of the General Department of Customs.

2.3. Prepare content for the leaders of the General Department of Customs to consult the Advisory Council on classification when the leaders of General Department of Customs request or seek opinions of agencies outside the sector and units of the Ministry of Finance.

2.4. Sign in the statement to the leaders of the General Department; be responsible before leaders of the General Department on his/her proposal for the classification of goods.

3. Responsibility of advisory units under the General Department of Customs and concerned Customs Departments of provinces and cities:

When leaders of the General Department request, Customs Control and Supervision Department has a written request:

3.1. Advisory units under the General Department of Customs (Import-Export Duty Department, Post Clearance Audit Department, the Centers for analysis and classification of exports, imports) are responsible for providing comments on identifying names and codes of the goods and take responsibility before leaders of the General Department on such opinions. Time for providing comments is 5 working days (from receipt of the written request).

3.2. Concerned Customs Departments of provinces and cities are responsible for the full report of the contents and results of settling complaints in the units and sending the entire records (copies) of the complaints to the General Department of Customs for study and settlement. Period of reporting and submitting record to the General Department is not more than 10 working days.

...

...

...

4.1. Approve and sign documents of exchange, opinions, request for providing information and documents with other units of the Ministry of Finance or other relevant units outside the sector.

4.2. Submit to the leaders of the Ministry of Finance for consulting in cases of beyond their competence, of large difference in tax and other necessary cases before making a decision on settling complaints.

4.3. Consider and make decision in case of need for expertise, additional expertise, re- expertise, analysis – reclassification and other necessities.

4.4. Ensure the accuracy and consistency of results to determine goods codes in the General Department.

Step 2: Organization of the meeting and dialogue with the complainants (Article 9 of the Decree No.136/2006/ND-CP as mentioned above):

When the settlement of the second complaint is made, depending on the nature of each case, leaders of the General Department shall decide to organize dialogue or not with the complainants. Leaders of the General Department shall be the one who organize and preside over the dialogue. The Department of Customs Control and Supervision is responsible for assisting leaders of the General Department to conduct the dialogue.

1. Preparing written invitation (Form No.7/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC as mentioned above) to send to the complainant.

2. Anticipating the issues that need dialogue to clarify the contents of the complaint, re-evaluate the evidence and documents collected. Where the plan for settlement of complaint has been identified, make the draft complaint settlement decision to consult the complainant right after the dialogue.

3. Where the complaint content is related to the use of result of analysis and classification of the Centers for analysis and classification of exports and imports under the General Department of Customs, it deems necessary, Department’s leaders send written request to the relevant Centers for analysis and classification for providing documentation, explaining the basis of classification, analysis and (or) invite to attend the dialogue to settle complaints.

...

...

...

Step 3: Making decision to settle complaints:

1. After collecting full records, documents, and evidence related to the case and the results of dialogue with the complainant, The Department of Customs Control and Supervision is responsible for synthesizing and comparing with the provisions on classification, completing the proposal of settlement of the complaint by a statement of complaint settlement (Form No.1: HSKN/2008 attached to this Decision), together with the Decision to settle complaints (Form No.8/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above).

2. When necessary, due to the new goods of more complexity, difference from viewpoint of classification or classification guidelines not enough clear, leaders of the General Department shall hold meeting for collecting comments of the Advisory Council on classification of goods or issue official dispatch to collect opinions of the functional units of the Ministry, leaders of the Finance Ministry or agencies outside the customs sector before making a decision to settle complaint.

3. Decision on settling complaints shall be signed by General Department’s leader and sent to the complainant (signed directly to receive in Archives of the General Department or by the clerical channel with a slip attached to decision for checking), the relevant units in the General Department and archived in profile according to regulations; enter the results into the computer system; simultaneously sent to the leaders of the Ministry and Inspectorate, Department of Tax Policies, Department of Legal Affairs of the Ministry of Finance for coordination; post publicly the decision on settling complaint under the guidance at Point 8 of Part A of this Decision.

Section 3. COMPLAINT SETTLEMENT RECORD ARCHIVING

The record archiving is generally guided for the units as follows:

1. At the end of the settlement of complaints, the advisory unit must prepare the case records to store in Archives of the unit, basic records include:

- Written complaint together with complaint records, including relevant technical documents, photographs (if any);

- Receipt of records (Form No.1/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above); acceptance notice (Form No.3/TTr-KT attached to the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above); Slip of application transfer (Form No.5/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above);

...

...

...

- Written Invitation (Form No.7/TTr-KT issued together with the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above);

- Minutes of the meetings of collecting opinions of the Advisory Council, exchange documents and the results of consultation with the organizations and individuals and the relevant papers and documents (if any);

- Statement, Written Proposal of the individuals, advisory units (Form No.1: HSKN/2008 together this Decision);

- The decision on settling complaint (Form No.8/TTr-KT issued together with the the Decision No. 43/2007/QD-BTC mentioned above);

- Other relevant papers and documents.

2. Method to prepare documentation, of storage and supply, searching of records shall comply with the regulations of Archives of the sector, of the units.

Section 4. IMPLEMENTATION ORGANIZATION

1. This process is disseminated to the officers and public employees in the units of the entire customs sector for implementation.

2. Heads of the units of and under the General Department of Customs shall assign specific tasks to each division of officers for compliance with the provisions in this process.

...

...

...

4. During the process of implementing this process, if there are any problems, shortcomings, the units shall make recommendations and proposals.