Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP hướng dẫn đăng ký quản lý hộ tịch Cơ quan đại diện ngoại giao

• Số hiệu: 02/2016/TTLT-BNG-BTP
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp
• Người ký: Nguyễn Khánh Ngọc, Vũ Hồng Nam
• Ngày ban hành: 30/06/2016

BỘ NGOẠI GIAO - BỘ TƯ PHÁP -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 02/2016/TTLT-BNG-BTP	Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2016

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN VIỆC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO, CƠ QUAN ĐẠI DIỆN LÃNH SỰ CỦA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Căn cứ Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật quốc tịch số 24/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 năm 2008;

Căn cứ Luật hôn nhân và gia đình số 52/2014/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2014,

Căn cứ Luật cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12 ngày 18 tháng 6 năm 2009,

Căn cứ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi Tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

Căn cứ Nghị định số 58/2013/NĐ-CP ngày 11/6/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài như sau:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi Điều chỉnh

Thông tư liên tịch này hướng dẫn chi Tiết Điều 3, Điều 53 của Luật hộ tịch về đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài; đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài; quản lý nhà nước về hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) theo quy định của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi Tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 123/2015/NĐ-CP).

Điều 2. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch

1. Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo quy định của pháp luật; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài.

2. Đối với những nước mà Việt Nam có từ hai Cơ quan đại diện trở lên thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự mà người yêu cầu cư trú. Đối với những nước chưa có Cơ quan đại diện thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện tại nước kiêm nhiệm hoặc Cơ quan đại diện thuận tiện nhất.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư liên tịch này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

2. Công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam, được nước sở tại cho hưởng quy chế thường trú.

3. Công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam công tác, học tập, lao động ở nước ngoài và được nước sở tại cấp giấy tờ cho phép cư trú có thời hạn.

4. Cán bộ lãnh sự là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự được giao thực hiện công tác hộ tịch tại Cơ quan đại diện.

Điều 4. Việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch

Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, các Điều 2, 3, 4, 5 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi Tiết thi hành một số Điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi Tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Thông tư số 15/2015/TT-BTP) và hướng dẫn sau đây:

1. Hồ sơ đăng ký hộ tịch có thể được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, trừ các trường hợp pháp luật yêu cầu cá nhân phải có mặt trực tiếp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Trường hợp muốn nhận kết quả qua đường bưu điện, người nộp hồ sơ phải chuẩn bị sẵn bì thư ghi địa chỉ, tem hoặc cước phí gửi bảo đảm trở lại.

2. Khi có yêu cầu giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện, người yêu cầu phải xuất trình bản chính một trong các giấy tờ sau đây: hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh nhân thân; giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại. Cơ quan đại diện kiểm tra, chụp và xác nhận bản chụp đã đối chiếu đúng với bản chính để lưu hồ sơ.

Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.

3. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện phải được hợp pháp hóa theo quy định.

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.

Điều 5. Sử dụng biểu mẫu, Sổ hộ tịch

Khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch, Cơ quan đại diện sử dụng các biểu mẫu, Sổ hộ tịch tương ứng do Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Chương II

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

Điều 6. Đăng ký khai sinh

1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cha hoặc mẹ của trẻ em cư trú hoặc nơi trẻ em sinh ra thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Có cha và mẹ là công dân Việt Nam;

b) Có mẹ là công dân Việt Nam, cha là người không quốc tịch hoặc chưa xác định được người cha;

c) Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là người nước ngoài, cha và mẹ có văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con khi đăng ký khai sinh.

2. Người yêu cầu đăng ký khai sinh nộp các giấy tờ sau:

a) Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu quy định);

b) Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ - con.

c) Văn bản của cha mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con đối với trường hợp trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài.

Trường hợp cha, mẹ không nộp hồ sơ trực tiếp thì chữ ký trên văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch phải được chứng thực hợp lệ.

d) Trường hợp cha, mẹ trẻ có đăng ký kết hôn thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân.

3. Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các thông tin trong hồ sơ; nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện xem xét, ký Giấy khai sinh cấp cho người được đăng ký khai sinh; cán bộ lãnh sự ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh và cùng người đi đăng ký khai sinh ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh.

4. Trường hợp Cơ quan đại diện sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch có kết nối với hệ thống lấy số định danh cá nhân của Bộ Tư pháp thì thực hiện việc cập nhật thông tin đăng ký khai sinh vào hệ thống, lấy Số định danh cá nhân cho người được đăng ký khai sinh.

5. Nội dung đăng ký khai sinh được xác định theo quy định tại Điều 14 Luật hộ tịch, Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 21 Thông tư số 15/2015/TT-BTP và hướng dẫn dưới đây:

a) Trường hợp chưa xác định được cha của trẻ thì họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của người mẹ; phần ghi về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh để trống;

b) Trường hợp vào thời Điểm đăng ký khai sinh, người cha yêu cầu làm thủ tục nhận con thì Cơ quan đại diện kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, con được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều này và Điều 9 của Thông tư này. Cơ quan đại diện cấp đồng thời Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con và Giấy khai sinh cho người yêu cầu;

c) Trường hợp họ, chữ đệm, tên của người cha hoặc người mẹ của trẻ là người nước ngoài mà không được viết dưới dạng chữ cái La-tinh thì ghi theo phiên âm La-tinh trong hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu của người đó;

Ví dụ: Chen Yung Yu; Han Ji Young;....

d) Tên địa danh, tên quốc gia nước ngoài được viết theo tên đã được Việt hóa (ví dụ: Liên bang Nga, Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Vương quốc Anh, Hoa Kỳ, Bắc Kinh, Thượng Hải,....) nếu có tên Việt hóa; trường hợp không có tên Việt hóa thì viết theo phiên âm La-tinh (ví dụ: Osaka; Kyoto....);

đ) Trường hợp cha, mẹ chưa xác định được một số nội dung khai sinh (như dân tộc, quê quán) thì phần ghi tương ứng trong Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh để trống.

Điều 7. Đăng ký kết hôn

1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú của bên nam hoặc bên nữ là công dân Việt Nam thực hiện đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với nhau hoặc với người nước ngoài.

Trường hợp đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài thì việc đăng ký kết hôn đó không được trái với pháp luật của nước sở tại.

2. Hai bên nam, nữ yêu cầu đăng ký kết hôn phải nộp giấy tờ sau đây:

a) Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định); hai bên nam, nữ có thể khai chung vào một Tờ khai đăng ký kết hôn;

b) Bên kết hôn là công dân Việt Nam, tùy từng trường hợp phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân sau đây:

- Trường hợp công dân Việt Nam có thời gian thường trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam thì phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), nơi người đó thường trú trước khi xuất cảnh cấp.

- Trường hợp công dân Việt Nam đã có thời gian cư trú ở nhiều nước khác nhau thì phải nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi đã cư trú cấp. Trường hợp không thể xin được xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi đã cư trú trước đây thì người đó phải nộp văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan.

Nội dung cam đoan phải thể hiện rõ về thời gian, giấy tờ tùy thân, địa Điểm cư trú và tình trạng hôn nhân.

Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, mang hộ chiếu số………, hiện đang cư trú tại……………, cam đoan trong thời gian cư trú tại…………………, từ ngày.... đến ngày... và thời gian cư trú tại ………………, từ ngày.... đến ngày..., không đăng ký kết hôn với ai. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về nội dung cam đoan của mình.

- Trường hợp công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài thì phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó có quốc tịch cấp.

- Trường hợp công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài không đồng thời có quốc tịch nước ngoài hoặc công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài nhưng thường trú ở nước thứ ba thì phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó thường trú cấp;

c) Trường hợp công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp bản sao trích lục hộ tịch về việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn (Trích lục ghi chú ly hôn);

d) Bên nam hoặc bên nữ là người nước ngoài phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân xác nhận hiện tại người đó không có vợ hoặc không có chồng.

Trường hợp pháp luật nước ngoài không quy định việc cấp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân thì thay bằng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác nhận người đó có đủ Điều kiện kết hôn theo pháp luật nước đó.

Giá trị sử dụng của giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài được xác định theo thời hạn ghi trên giấy tờ. Trường hợp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài không ghi thời hạn sử dụng thì giấy tờ này có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp;

đ) Trường hợp công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài; công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài kết hôn với nhau hoặc công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài thì bên nam và bên nữ phải nộp thêm Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của nước ngoài cấp không quá 06 tháng, xác nhận không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ hành vi.

3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự nghiên cứu, thẩm tra hồ sơ, trường hợp cần thiết thì tiến hành các biện pháp xác minh. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, kết quả thẩm tra, xác minh cho thấy các bên đăng ký kết hôn có đủ Điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật thì cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký 02 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.

4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy chứng nhận kết hôn, Cơ quan đại diện tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.

Khi đăng ký kết hôn, cả hai bên nam, nữ phải có mặt tại trụ sở Cơ quan đại diện. Cán bộ lãnh sự hỏi ý kiến hai bên nam nữ, nếu các bên tự nguyện kết hôn thì ghi việc kết hôn vào Sổ đăng ký kết hôn; hướng dẫn hai bên nam, nữ ký tên vào Giấy chứng nhận kết hôn, cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ đăng ký kết hôn. Mỗi bên vợ, chồng được nhận một bản chính Giấy chứng nhận kết hôn. Trích lục kết hôn (bản sao) được cấp theo yêu cầu.

5. Trường hợp một hoặc hai bên nam, nữ không thể có mặt để nhận Giấy chứng nhận kết hôn theo thông báo của Cơ quan đại diện thì phải có văn bản đề nghị được gia hạn thời gian tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn. Thời gian gia hạn không quá 60 ngày, kể từ ngày Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy chứng nhận kết hôn.

Hết thời hạn 60 ngày mà hai bên nam, nữ không đến nhận Giấy chứng nhận kết hôn thì cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện hủy Giấy chứng nhận kết hôn đã ký.

Nếu sau đó hai bên nam, nữ vẫn muốn kết hôn với nhau thì tiến hành thủ tục đăng ký kết hôn từ đầu.

Điều 8. Đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ

1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi người giám hộ hoặc người được giám hộ là công dân Việt Nam cư trú, thực hiện đăng ký việc giám hộ giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với nhau.

Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký giám hộ thực hiện đăng ký chấm dứt giám hộ.

2. Người giám hộ và người được giám hộ phải đáp ứng các Điều kiện theo quy định của Bộ luật dân sự.

3. Thủ tục đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ được thực hiện theo quy định tại Điều 20, 21, 22, 23 của Luật hộ tịch.

Điều 9. Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với nhau hoặc giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài cùng cư trú ở nước ngoài.

Việc đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài chỉ thực hiện nếu không trái với pháp luật của nước sở tại.

2. Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con phải nộp các giấy tờ sau:

a) Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con (theo mẫu quy định).

b) Bản sao Giấy khai sinh hoặc Trích lục khai sinh (bản sao) của người con, nếu người con đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam;

c) Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha - con, quan hệ mẹ - con.

Trường hợp không có văn bản nêu trên thì phải có thư từ, phim ảnh, băng, đĩa, đồ dùng, vật dụng khác chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, con và văn bản cam đoan của cha, mẹ về việc trẻ em là con chung của hai người, có ít nhất hai người thân thích của cha, mẹ làm chứng.

3. Trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự kiểm tra hồ sơ, đồng thời niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Cơ quan đại diện. Nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng, phù hợp quy định pháp luật, không có tranh chấp, cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện. Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký bản chính Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con cấp cho các bên.

Khi đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, các bên phải có mặt. Cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, cùng các bên ký vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Cơ quan đại diện bổ sung thông tin của cha/mẹ vào bản chính Giấy khai sinh của trẻ em (nếu có).

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn giải quyết được kéo dài không quá 15 ngày.

4. Trường hợp người con là công dân Việt Nam đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì sau khi đăng ký nhận cha, mẹ, con, Cơ quan đại diện gửi thông báo kèm trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con (bản sao) cho cơ quan đăng ký hộ tịch đã đăng ký khai sinh cho người con để ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh.

Điều 10. Đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

1. Cơ quan đại diện đã đăng ký hộ tịch trước đây thực hiện đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

Cơ quan đại diện nơi đã ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cũng có thẩm quyền giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

2. Phạm vi thay đổi hộ tịch, thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc được thực hiện theo quy định tại Điều 26, Điều 28, Điều 29 và Điều 47 của Luật hộ tịch.

3. Trường hợp Sổ hộ tịch đã chuyển lưu tại Bộ Ngoại giao thì sau khi đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, Cơ quan đại diện thông báo kèm theo Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc (bản sao) cho Bộ Ngoại giao để ghi chú tiếp vào Sổ hộ tịch đang lưu tại Bộ Ngoại giao.

Điều 11. Đăng ký khai tử

1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam chết ở nước ngoài. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

2. Người đi đăng ký khai tử nộp Tờ khai đăng ký khai tử (theo mẫu quy định) và giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay thế giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

3. Ngay sau khi nhận đủ hồ sơ, nếu thấy việc khai tử là đúng thì cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký khai tử, cùng người đi khai tử ký vào Sổ hộ tịch. Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Trích lục khai tử cấp cho người đi đăng ký khai tử.

Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

Điều 12. Ghi vào Sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam

1. Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam, thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Luật hộ tịch trên cơ sở thông báo kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam do Bộ Ngoại giao chuyển.

2. Sau khi nhận được thông báo của Bộ Ngoại giao, cán bộ lãnh sự ghi nội dung và căn cứ thay đổi vào Sổ hộ tịch tương ứng.

3. Trường hợp Sổ hộ tịch đã chuyển lưu một quyển tại Bộ Ngoại giao thì Bộ Ngoại giao cũng thực hiện việc ghi các thay đổi hộ tịch và căn cứ thay đổi vào Sổ hộ tịch đã chuyển lưu đó.

Điều 13. Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

1. Cơ quan đại diện đã đăng ký việc khai sinh, khai tử, kết hôn trước ngày 01/01/2016, nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất, thực hiện việc đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn theo yêu cầu.

Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người có yêu cầu còn sống vào thời Điểm tiếp nhận hồ sơ.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu đăng ký lại, cán bộ lãnh sự kiểm tra Sổ hộ tịch và hồ sơ hộ tịch lưu tại Cơ quan đại diện.

Trường hợp cần phải xác minh thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh tới Bộ Ngoại giao. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh, Bộ Ngoại giao gửi kết quả xác minh tới Cơ quan đại diện.

Trường hợp còn Sổ hộ tịch lưu tại Cơ quan đại diện hoặc Bộ Ngoại giao thì Cơ quan đại diện hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định.

3. Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại khai sinh được thực hiện theo quy định tại Điều 26 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Điều 9, Điều 10 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP .

Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại kết hôn, khai tử được thực hiện theo quy định tại Điều 27 và 28 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP .

Điều 14. Ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh

Cơ quan đại diện phụ trách khu vực lãnh sự nơi cha, mẹ của trẻ cư trú hoặc nơi trẻ em được sinh ra thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh của trẻ em là công dân Việt Nam đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài theo quy định tại Điều 49 của Luật hộ tịch.

Điều 15. Ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn

1. Điều kiện ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú kết hôn) được thực hiện theo quy định tại Điều 34 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP .

2. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện ghi chú kết hôn.

3. Hồ sơ ghi chú kết hôn gồm:

a) Tờ khai ghi chú kết hôn (theo mẫu quy định);

b) Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp.

c) Nếu công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp Trích lục ghi chú ly hôn.

4. Thời hạn giải quyết việc ghi chú kết hôn là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, trường hợp cần xác minh thì thời hạn không quá 10 ngày làm việc.

5. Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đáp ứng các Điều kiện theo quy định tại Điều 34 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ hộ tịch. Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản chính Trích lục ghi chú kết hôn cho người yêu cầu.

6. Nếu việc kết hôn thuộc một trong các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 36 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thủ trưởng Cơ quan đại diện từ chối ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, thông báo bằng văn bản, trong đó có nêu rõ lý do gửi cho người yêu cầu.

Điều 16. Ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài

1. Việc ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện nếu đáp ứng quy định tại Khoản 1 Điều 37 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP .

2. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn (sau đây gọi là ghi chú ly hôn).

Trường hợp công dân Việt Nam thực hiện ghi chú ly hôn để làm thủ tục đăng ký kết hôn mới thì Cơ quan đại diện nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn thực hiện việc ghi chú ly hôn.

3. Hồ sơ ghi chú ly hôn gồm:

- Tờ khai ghi chú ly hôn (theo mẫu quy định);

- Bản sao bản án, quyết định ly hôn/hủy việc kết hôn, văn bản thỏa thuận ly hôn đã có hiệu lực pháp luật hoặc giấy tờ khác công nhận việc ly hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp (sau đây gọi là giấy tờ ly hôn).

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự kiểm tra hồ sơ. Nếu việc ghi chú ly hôn không vi phạm quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam và giấy tờ ly hôn không có trong danh sách bản án, quyết định ly hôn, hủy việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp có đơn yêu cầu thi hành tại Việt Nam hoặc có đơn yêu cầu không công nhận tại Việt Nam đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp thì cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ hộ tịch. Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản chính trích lục ghi chú ly hôn cho người yêu cầu.

Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.

Trường hợp yêu cầu ghi chú ly hôn không đáp ứng các Điều kiện theo quy định, Cơ quan đại diện từ chối ghi chú ly hôn và thông báo cho người yêu cầu.

5. Cập nhật thông tin ghi chú ly hôn

a) Trường hợp việc kết hôn trước đây được đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch ở trong nước thì sau khi ghi chú ly hôn, Cơ quan đại diện gửi thông báo kèm theo trích lục ghi chú ly hôn (bản sao) cho Bộ Ngoại giao để thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn trước đây ghi chú tiếp vào Sổ hộ tịch.

b) Nếu việc kết hôn trước đây được đăng ký tại Cơ quan đại diện khác thì sau khi ghi chú ly hôn, Cơ quan đại diện gửi thông báo kèm theo trích lục ghi chú ly hôn (bản sao) cho Cơ quan đại diện đã đăng ký kết hôn trước đây để ghi chú tiếp vào Sổ hộ tịch.

Điều 17. Ghi vào Sổ hộ tịch việc giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử và thay đổi hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử và thay đổi hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú các việc hộ tịch khác).

2. Hồ sơ ghi chú các việc hộ tịch khác gồm:

a. Tờ khai (theo mẫu quy định);

b. Bản sao giấy tờ chứng minh việc hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ hộ tịch. Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp trích lục ghi sổ việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết yêu cầu ghi chú các việc hộ tịch khác không quá 03 ngày làm việc.

Điều 18. Cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Cơ quan đại diện đang lưu trữ Sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trường hợp cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện nay về cư trú tại Việt Nam thì Bộ Ngoại giao thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch, Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Bộ Ngoại giao được thực hiện tương tự quy định tại Khoản 2 Điều này.

Trường hợp Bộ Ngoại giao chưa nhận được Sổ hộ tịch từ Cơ quan đại diện chuyển lưu, thì sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao đề nghị Cơ quan đại diện cung cấp thông tin. Cơ quan đại diện có trách nhiệm trả lời Bộ Ngoại giao trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại diện, Bộ Ngoại giao cấp cho người yêu cầu bản sao trích lục.

Điều 19. Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

1. Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam để sử dụng vào Mục đích kết hôn hoặc Mục đích khác.

2. Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải nộp các giấy tờ sau:

a) Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu quy định);

b) Trường hợp người yêu cầu đã có vợ hoặc đã có chồng nhưng đã ly hôn thì phải nộp bản sao giấy tờ ly hôn đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp người chồng hoặc người vợ đã chết thì phải nộp bản sao Giấy chứng tử hoặc giấy tờ chứng minh người đó đã chết.

Nếu thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 17 của Thông tư này thì phải nộp bản sao trích lục ghi chú ly hôn.

c) Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì phải nộp thêm:

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó thường trú trước khi xuất cảnh cấp, nếu trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam; trường hợp trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn, nhưng sau khi ra nước ngoài đã ly hôn hoặc người vợ, chồng kia đã chết thì thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 2 của Điều này.

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam đã cư trú trước đây cấp nếu công dân Việt Nam đã từng cư trú ở nhiều nơi khác nhau. Trường hợp không thể xin được xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi cư trú trước đây thì phải nộp văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan.

3. Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào Mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng các Điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam.

4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự căn cứ Sổ hộ tịch và hồ sơ lưu tại Cơ quan đại diện, kiểm tra tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu, nếu thấy đủ Điều kiện và yêu cầu cấp xác nhận tình trạng hôn nhân phù hợp quy định pháp luật thì ghi thông tin vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cấp 01 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.

Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào Mục đích khác, không phải để kết hôn thì số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo đề nghị của người yêu cầu.

5. Việc ghi nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư số 15/2015/TT-BTP .

Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, Cơ quan đại diện xác nhận tình trạng hôn nhân của người yêu cầu cho đến thời Điểm cấp giấy.

Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn tại Việt Nam hoặc để sử dụng vào Mục đích khác, căn cứ vào tình trạng hồ sơ, yêu cầu của đương sự, Cơ quan đại diện thực hiện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho đến thời Điểm cấp giấy hoặc trong Khoảng thời gian nhất định.

Chương III

QUẢN LÝ SỔ HỘ TỊCH, GIẤY TỜ HỘ TỊCH, BÁO CÁO, THỐNG KÊ HỘ TỊCH

Điều 20. Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch

Cách ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; việc quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Mục 2 Chương II Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BTP và hướng dẫn sau đây:

- Sổ hộ tịch được khóa vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Trường hợp Sổ hộ tịch vẫn còn nhiều trang, sau khi khóa sổ, Cơ quan đại diện tiếp tục sử dụng Sổ hộ tịch cho năm tiếp theo. Số thứ tự cho năm tiếp theo được đánh lại từ đầu.

- Sau khi khóa Sổ hộ tịch, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi một bản sao có chứng thực về Bộ Ngoại giao.

Điều 21. Lưu trữ hồ sơ đăng ký hộ tịch

Hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được đánh số tương ứng với số đăng ký trong Sổ hộ tịch, sắp xếp theo thứ tự và lưu trữ, bảo quản tại Cơ quan đại diện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Điều 22. Báo cáo, thống kê số liệu đăng ký hộ tịch

1. Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình đăng ký hộ tịch, thống kê số liệu hộ tịch cho Bộ Ngoại giao để tổng hợp gửi Bộ Tư pháp.

2. Chậm nhất ngày 01 tháng 3 hàng năm, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình đăng ký hộ tịch, thống kê số liệu hộ tịch của năm trước gửi Bộ Ngoại giao để tổng hợp gửi Bộ Tư pháp.

Bộ Ngoại giao có trách nhiệm gửi báo cáo tổng hợp và thống kê số liệu hộ tịch tại các Cơ quan đại diện cho Bộ Tư pháp trước ngày 15 tháng 3.

3. Ban hành kèm theo Thông tư này theo biểu mẫu thống kê của Cơ quan đại diện và biểu mẫu thống kê tổng hợp của Bộ Ngoại giao gửi Bộ Tư pháp.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 8 năm 2016.

2. Thông tư liên tịch này thay thế các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

a) Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31/12/2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài;

b) Thông tư liên tịch số 06/2012/TTLT-BTP-BNG ngày 19/6/2012 sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31/12/2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, Cơ quan đại diện kịp thời phản ánh về Bộ Ngoại giao, để Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp kịp thời hướng dẫn./.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP THỨ TRƯỞNG Nguyễn Khánh Ngọc

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO THỨ TRƯỞNG Vũ Hồng Nam

Biểu số: 01/TKHT Ban hành theo Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/06/2016 Ngày nhận báo cáo (BC): BC năm chính thức: Chậm nhất ngày 01 tháng 3 năm sau

KẾT QUẢ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Năm) (Từ ngày 01 tháng 01 năm…… đến ngày 31 tháng 12 năm……)

Đơn vị báo cáo: Cơ quan đại diện Đơn vị nhận báo cáo: Bộ Ngoại giao

Đơn vị tính: Trường hợp

KHAI SINH						KHAI TỬ						KẾT HÔN (Cuộc)				CÁC VIỆC HỘ TỊCH KHÁC
Tổng số	Theo giới tính của công dân Việt Nam		Loại việc			Tổng số	Theo giới tính của công dân Việt Nam		Loại việc			Tổng số	Đăng ký mới	Ghi vào sổ hộ tịch	Đăng ký lại
	Nam	Nữ	Đăng ký mới	Ghi vào sổ hộ tịch	Đăng ký lại		Nam	Nữ	Đăng ký mới	Ghi vào sổ hộ tịch	Đăng ký lại
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)	(11)	(12)	(13)	(14)	(15)	(16)	(17)

Người lập biểu (Ký và ghi rõ họ, tên)

……, ngày tháng năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Biểu số: 02/TKHT Ban hành theo Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/06/2016 Ngày nhận báo cáo (BC): BC năm chính thức: Ngày 15 tháng 3 năm sau

KẾT QUẢ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Năm) (Từ ngày 01 tháng 01 năm…… đến ngày 31 tháng 12 năm……)

Đơn vị báo cáo: Bộ Ngoại giao Đơn vị nhận báo cáo: Bộ Tư pháp

Đơn vị tính: Trường hợp

Cơ quan đại diện

KHAI SINH

KHAI TỬ

KẾT HÔN (Cuộc)

CÁC VIỆC HỘ TỊCH KHÁC

Tổng số

Theo giới tính của công dân Việt Nam

Loại việc

Tổng số

Theo giới tính của công dân Việt Nam

Loại việc

Tổng số

Đăng ký mới

Ghi vào sổ hộ tịch

Đăng ký lại

Nam

Nữ

Đăng ký mới

Ghi vào sổ hộ tịch

Đăng ký lại

Nam

Nữ

Đăng ký mới

Ghi vào sổ hộ tịch

Đăng ký lại

A

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

Tổng số tại các cơ quan đại diện

1. Tên Cơ quan đại diện

2. Tên Cơ quan đại diện

……………

Người lập biểu (Ký và ghi rõ họ, tên)

Người kiểm tra (Ký và ghi rõ họ, tên)

……, ngày tháng năm KT/TL. BỘ TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS – MINISTRY OF JUSTICE --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness --------------
No.: 02/2016/TTLT-BNG-BTP	Hanoi, June 30, 2016

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE REGISTRATION AND MANAGEMENT OF CIVIL STATUS BY OVERSEAS VIETNAMESE DIPLOMATIC MISSIONS AND CONSULAR OFFICES

Pursuant to the Law on civil status No. 60/2014/QH13 dated November 20, 2014;

Pursuant to the Nationality Law No. 24/2008/QH12 dated November 13, 2008;

Pursuant to the Law on marriage and family No. 52/2014/QH13 dated June 19, 2014;

Pursuant to the Law on overseas representative missions of the Socialist Republic of Vietnam No. 33/2009/QH12 dated June 18, 2009;

Pursuant to the Government's Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 providing for detailed regulations on a number of articles and measures for implementing the Law on civil status;

Pursuant to the Government's Decree No. 58/2013/ND-CP dated June 11, 2013 defining the functions, tasks, powers and organizational structure of Ministry of Foreign Affairs;

...

...

...

Minister of Foreign Affairs and Minister of Justice jointly provide for the following guidelines on the registration and management of civil status by overseas Vietnamese diplomatic missions and consular offices.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Joint Circular elaborates Article 3 and Article 53 of the Law on civil status with regard to the civil registration for Vietnamese citizens residing abroad; re-registration of births, marriages and deaths; issuance of copies of civil status extracts; issuance of marital status certificates to Vietnamese citizens residing abroad; state management of civil status by overseas Vietnamese diplomatic missions and consular offices (hereinafter referred to as representative missions) as referred to in the Law on civil status and the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 providing for detailed regulations on a number of articles and measures for implementing the Law on civil status (hereinafter referred to as Decree No. 123/2015/ND-CP).

Article 2. Power to receive civil registrations

1. Representative missions shall receive registrations of vital events as referred to in Article 3 of the Law on civil status, re-registrations of births, marriages and deaths in accordance with the law regulations; issue copies of civil status extracts from civil status registers; issue marital status certificates to Vietnamese citizens residing abroad.

2. In countries where two or more representative missions of Vietnam are situated, the representative mission in consular region where the applicant resides shall have the power to receive civil registrations. In countries where representative missions are not available, the civil registration shall be carried out at non-resident or convenient representative missions.

Article 3. Interpretation of terms

...

...

...

1. A Vietnamese citizen residing abroad refers to a person who holds Vietnamese nationality and permanently or temporarily resides in a foreign country.

2. A Vietnamese citizen permanently residing abroad refers to a person who holds Vietnamese nationality and is granted with permanent resident card by the host country.

3. A Vietnamese citizen temporarily residing abroad refers to a person who holds Vietnamese nationality, works or studies in a foreign country and is granted with fixed-term temporary residence permit by the host country.

4. Consular officer is a diplomat or consul who is assigned to take charge of civil status job at a representative mission.

Article 4. Submission and receipt of civil registration dossiers, and giving of civil registration results

The submission and receipt of civil registration dossiers and giving of results thereof by representative missions shall be governed by regulations in Article 3 of the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP, Articles 2, 3, 4, 5 of the Circular No. 15/2015/TT-BTP dated November 16, 2015 by Ministry of Justice detailing the implementation of a number of articles of the Law on civil status and the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 providing for detailed regulations on a number of articles and measures for implementing the Law on civil status (hereinafter referred to as Circular No. 15/2015/TT-BTP) and the following guidelines:

1. Civil registration dossiers may be submitted by hand or by post, except for cases where the applicant must be present when carry out procedures for registration of marriage, re-registration of marriage or registration of parent or child recognition as regulated by laws.

If the applicant wants to receive civil registration results by post, he/she must provide a stamped addressed envelope or an addressed envelope with registered post fees in the civil registration dossiers.

2. When requesting a representative mission to handle procedures for civil registration, the applicant must present the original of any of the following documents: passport or passport substitute, ID card, Citizen Identity Card or other unexpired documents with photo and personal information issued by competent authorities (hereinafter referred to as identity papers) to prove his/her identity, and document(s) proving his/her residence in the host country. The representative mission shall check, make a photocopy and certify that photocopy after having compared it with the original thereof for retention.

...

...

...

3. Documents issued by competent authorities of a host country to use for carrying out civil registration procedures with representative missions do not require consular legalization. If the authenticity of a document is doubted, that document must obtain consular legalization by a competent authority.

Documents issued by competent authorities of a third country to serve the civil registration carried out at representative missions must obtain consular legalization in accordance with regulations.

Documents in foreign languages included in civil registration dossiers must be translated into Vietnamese or English as regulated.

Article 5. Use of civil status forms and records

When handling civil registration requests, representative missions shall use corresponding civil status forms and records announced by Ministry of Justice in Circular No. 15/2015/TT-BTP.

Chapter II

PROCEDURES FOR CIVIL REGISTRATION

Article 6. Registration of births

1. The representative mission in the consular region where the child’s parent resides or where the child was born shall receive the registration of birth for that child who was born abroad, has his/her birth been not yet registered at an overseas competent authority and belongs to any of the following cases:

...

...

...

b) His/her mother is a Vietnamese citizen but his/her father is a stateless person or it is unable to identify his/her father;

c) His/her parent is a Vietnamese citizen, the other is a foreigner and the parents have made a written agreement to select Vietnamese nationality for their child upon the birth registration.

2. The applicant for birth registration must submit the following documents:

a) Birth registration form (using the regulated form);

b) Birth certification paper or other papers issued by overseas competent authorities to certify that the child was born abroad and verify mother and child relationship.

c) A written agreement made by parents on selecting Vietnamese nationality for their child in case the child’s parent is a Vietnamese citizen and the other is a foreigner.

If the birth registration dossiers are not submitted by hand, signatures appeared on that written agreement on selection of the child's nationality must be legally authenticated.

d) Document proving marital relationship in case the child’s parents have their marriage registered.

3. The consul shall check the birth registration dossiers upon the receipt. If birth registration information is sufficient and valid, the consul shall request the representative mission’s head to consider and sign the Birth Certificate which shall be issued to the child whose birth is registered. The consul shall record all birth registration information in the birth register and then, he/she shall together with the applicant for birth registration append their signatures to the birth register.

...

...

...

5. Birth registration contents are defined as regulated in Article 14 of the Law on civil status, Clause 1 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP, Article 21 of Circular No. 15/2015/TT-BTP, and the following guidelines:

a) If the child’s father is unidentified, the child’s surname, ethnic group, native land and nationality shall follow those of his/her mother. Parts of father’s information in the birth register and the birth certificate shall be left blank;

b) In case the child’s father carries out procedures for recognition of paternity at the time of birth registration, the representative mission shall handle the application for recognition of paternity and the application for birth registration at the same time. Application dossiers and procedures for birth registration in combination with the recognition of paternity shall be governed by regulations in Clause 2 and Clause 3 of this Article and Article 9 herein. The representative mission shall issue an extract of parent and child recognition certificate and the birth certificate to the applicant at the same time;

c) If the full name of the child’s parent who is a foreigner is not expressed in Latin alphabet, the full name expressed in Latin phonetic alphabet in his/her passport or passport substitute paper shall be specified;

E.g.: Chen Yung Yu; Han Ji Young; ....

d) Place-name and/or name of a foreign country shall be specified according to Vietnamized ones (E.g. Liên bang Nga, Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Dức, Vương quốc Anh, Hoa Kỳ, Bắc Kinh, Thượng Hải,....), if any. In case the Vietnamized name is unavailable, the place-name or country’s name in Latin alphabet shall be specified (E.g. Osaka; Kyoto....);

dd) Parts of parent’s information that are unidentified (such as ethnic group or native land) in Birth Certificate and birth register shall be left blank.

Article 7. Registration of marriages

1. The representative mission in consular region where the male or female partner who is a Vietnamese citizen resides shall receive the registration of marriage between two Vietnamese citizens residing abroad or between a Vietnamese citizen residing abroad with a foreigner.

...

...

...

2. The male and female partners apply for the marriage registration must submit the following documents:

a) The marriage registration form (using the regulated form); both male and female partners may submit the one marriage registration form;

b) If marital partner(s) is/are Vietnamese citizens, subject to each specific case, following documents proving their marital status must be submitted:

- If a Vietnamese citizen has permanently resided in Vietnam and was of marriageable age before leaving Vietnam as referred to by regulations of the Law on marriage and family of Vietnam, he/she must submit a marital status certificate issued by the people’s committee of commune/ward/district-level town (hereinafter referred to as communal-level people’s committee) where he/she has resided before leaving Vietnam.

- If a Vietnamese citizen has resided in several countries, marital status certificates issued by representative missions in consular regions where he/she resided must be supplemented. If a person can not apply for marital status certificates issued by competent authorities in regions where he/she has resided, he/she must submit a written commitment on his/her marital status during his/her residence in those regions and shall assume responsibility for his/her committed contents.

That commitment must include duration, identity paper, locations where he/she has resided and his/her marital status.

E.g.: I, Nguyễn Văn A, holder of passport No……….., residing at……………, do undertake that during my residence at………………………….., from……………..to………………, and at………………………….., from……………..to………………, I have not yet got married. I shall assume responsibility under the law of Vietnam for my committed contents.

- If a Vietnamese citizen concurrently holds a foreign nationality, document proving his/her marital status issued by a competent authority of the country of which he/she holds nationality must be submitted.

- If a Vietnamese citizen residing abroad does not concurrently hold a foreign nationality or a Vietnamese citizen concurrently holds a foreign nationality but permanently resides in a third country, document proving his/her marital status issued by a competent authority of the country in which he/she permanently resides must be submitted;

...

...

...

d) The male or female partner who is a foreigner must submit document proving his/her marital status to certify that he/she is currently single.

If the issuance of document proving marital status is not governed by the law of a foreign country, it shall be replaced by a document issued by a competent authority of that country to certify that the person concerned is eligible to get married in accordance with the law of that country.

The document proving marital status of a foreigner shall be valid upon its expiration date. If a document proving marital status of a foreigner does not include an expiration date, it shall be valid within 06 months as of the issued date;

dd) If a Vietnamese citizen temporarily residing abroad gets married to a Vietnamese citizen permanently residing abroad or two Vietnamese citizens permanently residing abroad get married or a Vietnamese citizen gets married to a foreigner, both male and female partners must submit certificates granted by competent Vietnamese or overseas health organizations within 06 months to certify that they do not get metal illness or another disease that cause them lose their awareness or control of their behavior.

3. Within 10 working days from the receipt o valid application dossiers, the consul shall check and verify the received application dossiers, and take reasonable measures to verify them, where necessary. If the application dossiers are sufficient and valid, and the verification results show that both partners of the marriage are eligible to get married in accordance with the law regulations, the consul shall request the representative mission’s head to sign 02 original copies of marriage certificate.

4. Within 03 working days from the date on which the marriage certificate is signed by the representative mission’s head, the representative mission shall deliver the signed marriage certificate to both male and female partners.

When carrying out the registration of marriage, both male and female partners must be present at the representative mission's head office. The consul shall record the marriage in the marriage register after confirming that the male and female partners are voluntary to get married; instruct them to sign the marriage certificate, and together with them affix signature to the marriage register. Each of the husband and wife shall receive an original copy of marriage certificate. Extract of marriage certificate (duplicate) shall be issued as requested.

5. In case either one of male and female partners cannot be present to receive marriage certificate as informed by the representative mission, he/she must make a written request for extension of period for delivery of marriage certificate. That extension shall not exceed 60 days from the date on which the marriage certificate is signed by the representative mission’s head.

Ending 60 days but both male and female partners are not present to receive their marriage certificate, the consul shall request the representative mission’s head to cancel the signed marriage certificate.

...

...

...

Article 8. Registration of guardianship, termination or change of guardianship

1. The representative mission in consular region where the guardian or the ward who is a Vietnamese citizen resides shall receive the registration of guardianship established between two Vietnamese citizens residing abroad.

The representative mission that has received the registration of guardianship shall settle the registration of termination of guardianship.

2. The guardian and the ward must meet all of conditions as referred to in regulations of the Civil Code.

3. Procedures for registration of guardianship, termination or change of guardianship shall be carried out as referred to in Articles 20, 21, 22, 23 of the Law on civil status.

Article 9. Registration of recognition of parent-child relationship

1. The representative mission in consular region where recognized parent or child resides shall receive the registration of recognition of parent-child relationship between two Vietnamese citizens residing abroad or between a Vietnamese citizen and a foreigner jointly residing abroad.

The registration of recognition of parent-child relationship between a Vietnamese citizen residing abroad and a foreigner is accepted provided that it is in consistent with the law of the host country.

2. The applicant for registration of recognition of parent-child relationship must submit the following documents:

...

...

...

b) The copy of birth certificate or extract of birth certificate (duplicate) of the child whose birth has been registered at a competent authority of Vietnam;

c) Certificate of father-child or mother-child relationship issued by health agency or assessment agency or other competent authority of Vietnam or foreign country.

The said certificate may be replaced by letters, photos, videos, records, tools and other things proving parent-child relationship and the written commitment made by parents with the witness of at least two relatives to certify that they are that child’s parents.

3. Within 7 days from the receipt of complete application dossiers, the consul shall check received application dossiers and post a notice of recognition of parent-child relationship at the representative mission’s head office. If the recognition of parent-child relationship is proper in conformity with the law and there is no dispute over thereof, the consul shall report it to the representative mission’s head. The representative mission’s head shall sign and issue the original extract of registration of recognition of parent-child relationship to the parties concerned.

The parties concerned must be present when carrying out the registration of recognition of parent-child relationship. The consul record the registration of recognition of parent-child relationship in Register of recognition of parent-child relationship, and together with the parties concerned affix signature to the Register of recognition of parent-child relationship. The representative mission shall add parent’s information to the child’s original birth certificate, if any.

The required verification may be carried out within 15 days, if necessary.

4. If the child is a Vietnamese citizen and has his/her birth registered at a competent authority of Vietnam, the representative mission must send a notice, enclosed with an extract from the register of recognition of parent-child relationship (duplicate), to the civil status registration office where the child’s birth is registered to take notes in the birth register.

Article 10. Registration of civil status change, correction and supplementation, and re-determination of ethnic group

1. The representative mission that received the previous civil registration shall receive the registration of civil status change, correction and supplementation, and re-determination of ethnic group.

...

...

...

2. The scope of civil status change and procedures for civil status change, correction and supplementation, and re-determination of ethnic group shall be governed by Articles 26, 28, 29, 47 of the Law on civil status.

3. If a civil status register has been handed over to Ministry of Foreign Affairs for retention, the representative mission must, after handling the application for registration of civil status change/correction/supplementation or re-determination of ethnic group, send a notice, enclosed with an extract of certificate of civil status change/correction/supplementation or re-determination of ethnic group (duplicate), to Ministry of Foreign Affairs to take notes in retained civil status registers.

Article 11. Death registration

1. The representative mission in consular region where is the last place of residence of the deceased person shall receive the registration of death of Vietnamese citizen dying abroad. If the last place of residence of the deceased person is not identifiable, the representative mission in consular region where that person dies or his/her body is found shall handle the death registration.

2. The applicant for death registration must submit the death registration form (using the regulated form) and the notice of death or other document substitute for the notice of death issued by a competent authority in foreign country.

3. The consul shall, upon the receipt of complete application dossiers, record the death information in the death register and affix his/her signature together with the applicant to the death register if he/she finds that the death registration is proper. The representative mission’s head shall sign the extract of death certificate issued to the applicant for death registration.

The required verification of death may be carried out within 03 days, if necessary.

Article 12. Recording of civil status changes in civil status registers according to judgments or decisions by competent authorities of Vietnam

1. The representative mission where vital events of a Vietnamese citizen has been registered shall record civil status changes in civil status registers as referred to in Clause 2 Article 3 of the Law on civil status on the basis of notice, enclosed with the extract of judgment or copy of decision by competent authority of Vietnam, sent by Ministry of Foreign Affairs.

...

...

...

3. If a civil status register has been handed over to Ministry of Foreign Affairs for retention, Ministry of Foreign Affairs shall also record civil status changes and grounds thereof in retained civil status register.

Article 13. Re-registration of births, marriages and deaths

1. The representative mission that has handled the registration of birth/death/marriage before January 01, 2016 shall receive the re-registration of birth/death/marriage as requested in cases where both civil status register and original civil status certificate are lost.

The re-registration of birth/marriage shall be accepted if the applicant is still alive at the time of receiving re-registration application.

2. Upon the receipt of an application for re-registration of birth/death/marriage, the consul shall check the civil status register and records retained at the representative mission.

In case the verification is required, the representative mission shall, within 02 working days as of the receipt of complete application dossiers for re-registration of birth/death/marriage, send a written request for verification to Ministry of Foreign Affairs. Within 05 working days as of receipt of written request for verification, Ministry of Foreign Affairs shall provide the representative mission with verification results.

In case a civil status register is still retained at the representative mission or Ministry of Foreign Affairs, the representative mission shall instruct the applicant for re-registration of birth/death/marriage to carry out procedures for issuance of copy of civil status extract as regulated.

3. Application dossiers and procedures for birth re-registration shall be governed by regulations in Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP and Articles 9, 10 of Circular No. 15/2015/TT-BTP.

Application dossiers and procedures for re-registration of marriage/death shall be governed by regulations in Articles 27, 28 of Decree No. 123/2015/ND-CP.

...

...

...

The representative mission in charge of consular region where the child’s parent resides or where the child was born shall record in the civil status register the registration of birth of the child who is a Vietnamese citizen and has birth registered at competent authority in a foreign country as referred to in Article 49 of the Law on civil status.

Article 15. Recording of marriage registration in civil status register

1. The recording of marriage of a Vietnamese citizen, which has been handled by an overseas competent authority, in civil status register (hereinafter referred to as marriage note) shall be governed by regulations in Article 34 of Decree No. 123/2015/ND-CP.

2. The representative mission in the consular region where the Vietnamese citizen resides shall take marriage note.

3. The application for marriage note consists of:

a) The application form for marriage note (using the regulated form);

b) Document certifying the marriage, issued by a competent authority in foreign country.

c) A Vietnamese citizen who has got a divorce or has his/her marriage dissolved at an competent authority abroad must submit the extract of divorce note.

4. The period for handling an application for marriage note shall not exceed 05 working days from the receipt of complete application dossiers; if the verification is required, the period shall not exceed 10 working days.

...

...

...

6. If the marriage is one of the cases prescribed in Clause 1 Article 36 of Decree No. 123/2015/ND-CP, the representative mission’s head shall reject the application for recording of that marriage in civil status register by giving a written notice, in which reasons thereof are specified, to the applicant.

Article 16. Recording of divorce/ dissolution of marriage handled at a competent authority abroad in civil status register

1. The divorce/ dissolution of marriage of a Vietnamese citizen, which has been handled by a competent authority in foreign country, shall be recorded in civil status register at the representative mission if it meets all requirements prescribed in Clause 1 Article 37 of Decree No. 123/2015/ND-CP.

2. The representative mission in consular region where the Vietnamese citizen resides shall record the divorce/ dissolution of marriage for that Vietnamese citizen (hereinafter referred to as divorce note) in the civil status register.

The representative mission in consular region where the Vietnamese citizen resides shall record the divorce/ dissolution of marriage for that Vietnamese citizen (hereinafter referred to as divorce note) in the civil status register.

3. The application for divorce note consists of:

- The application form for divorce note (using the regulated form);

- The copy of judgment/decision on divorce/ dissolution of marriage, effective divorce settlement agreement or other document recognizing the divorce, issued by a competent authority in foreign country (hereinafter referred to as divorce papers).

4. Within 05 working days as of the receipt of complete application dossiers, the consul shall check received application dossiers. If the application for divorce note complies with regulations of the Law on marriage and family of Vietnam and divorce papers are not in the list of judgments and decisions on divorce/ dissolution of marriage issued by competent authorities abroad and enforced in Vietnam or there is no request for rejecting the application for divorce note posted on the portal of Ministry of Justice, the consul shall record it in the civil status register. The representative mission’s head shall issue the original extract of marriage note to the applicant.

...

...

...

If an application for divorce note fails to satisfy regulated conditions, the representative mission shall reject that application and inform the applicant thereof.

5. Updating information of divorce note:

a) In case the marriage has been registered at a Vietnamese civil status registration agency, the representative mission shall, after taking divorce note, send a notice enclosed with the extract of divorce note (duplicate) to Ministry of Foreign Affairs to request that civil status registration agency to take notes in relevant civil status register.

b) In case the marriage has been registered at another representative mission, the representative mission taking divorce note shall send a notice enclosed with the extract of divorce note (duplicate) to the previous representative mission to take notes in relevant civil status register.

Article 17. Recording of the guardianship, recognition of parent-child relationship, parent and child identification, child adoption, death registration and other civil status changes, which have been handled by competent authorities abroad, of Vietnamese citizens in civil status register

1. The representative mission in the consular region where a Vietnamese citizen resides shall record the guardianship, recognition of parent-child relationship, parent and child identification, child adoption, death registration or other civil status changes, which have been handled by competent authorities abroad, of that Vietnamese citizen in civil status register (hereinafter referred to as note of other vital events).

2. The application for note of other vital events consists of:

a. The application form (using the regulated form);

b. The copy of document proving the vital event has been handled by a competent authority abroad.

...

...

...

If the verification is required, the period for handling an application for note of other vital events shall not exceed 03 working days.

Article 18. Issuance of copies of civil status extracts

1. The representative mission that retaining civil status register shall grant copies of civil status extracts at the request of individuals, competent organizations or authorities.

Ministry of Foreign Affairs shall be responsible for issuing copy of civil status extract the person who has carried out the civil registration at the representative mission but currently resides in Vietnam.

2. Upon the receipt of an application for issuance of copy of civil status extract, the representative mission's head shall issue a copy of civil status extract to that applicant. If an application is submitted after 15:00 PM, it shall be handled in the following working day.

3. The issuance of copies of civil status extracts by Ministry of Foreign Affairs is also governed by regulations in Clause 2 of this Article.

In case Ministry of Foreign Affairs does not receive civil status register handed over by the representative mission for retention, Ministry of Foreign Affairs shall, upon the receipt of an application, request the representative mission to provide relevant information. The representative mission must respond to the Ministry of Foreign Affairs within 03 working days as of receipt of request for verification. Ministry of Foreign Affairs must grant a copy of civil status extract to the applicant within 03 working days as of receipt of response from the representative mission.

Article 19. Issuance of marital status certificate

1. The representative mission in consular region where Vietnamese citizen resides shall issue marital status certificate to that Vietnamese citizen to serve his/her marital purpose or other legal purposes.

...

...

...

a) The application form for ussuance of marital status certificate (using the regulated form);

b) The applicant must submit the copy of effective divorce paper if he/she has got married but divorced; if his/her spouse died, the copy of death certificate or document proving his/her spouse’s death must be submitted.

The copy of extract of divorce note must be submitted if the application is in cases prescribed in Clause 1 Article 17 herein.

c) If the application for issuance of marital status certificate is to register the marriage at a competent authority abroad, the following documents must be submitted:

- Marital status certificate issued by communal-level people’s committee where the applicant who is a Vietnamese citizen has permanently resided before immigration if he/she was of marriageable age as referred to by regulations of the Law on marriage and family of Vietnam before immigration; in case a Vietnamese citizen has registered his/her marriage before immigration but he/she gets divorce or his/her spouse dies while he/she is living abroad, regulations in Point b Clause 2 of this Article shall apply.

- Marital status certificates issued by representative missions in consular regions where a Vietnamese citizen has resided if he/she has resided in different regions. If a person can not apply for marital status certificates issued by competent authorities in regions where he/she has resided, he/she must submit a written commitment on his/her marital status during his/her residence in those regions and shall assume responsibility before the law for his/her committed contents.

3. The applicant for issuance of marital status certificate to serve his/her marital purpose must meet all of conditions to get married as referred to by regulations of the Law on marriage and family of Vietnam.

4. Within 03 working days as of the receipt of complete and valid application dossiers, the consul shall, on the basis of civil status register and records kept at the representative mission, check the marital status of the applicant, record information in the register of marital status certificates and issue 01 original marital status certificate to the applicant if he/she finds that all conditions are satisfied and the application for issuance of marital status certificate is in conformity with the law regulations.

If a marital status certificate is issued to serve a purpose other than marital purpose, the number of marital status certificate shall be issued as requested by the applicant.

...

...

...

If an application for issuance of marital status certificate is to register the marriage at a competent authority abroad, the representative mission only certifies the marital status of the applicant up to the date of application.

If an application for issuance of marital status certificate is to register the marriage in Vietnam or to serve other purposes, the representative mission shall base on the application status and requests of the applicant to issue a marital status certificate to certify the marital status of the applicant up to the date of application or for a definite period.

Chapter III

MANAGEMENT OF CIVIL STATUS REGISTERS, CIVIL STATUS PAPERS, VITAL STATISTICS AND REPORTS

Article 20. Management and use of civil status registers and civil status papers

Guidelines for recording information in civil status registers and civil status papers; the management and use of civil status registers are regulated in Section 2 Chapter II of Decree No. 123/2015/ND-CP, Circular No. 15/2015/TT-BTP and the following regulations:

- Civil status registers shall be closed in December 31^st annually. In case a closed civil status register has many unused pages, the representative mission may use that register to record vital events registered in the following year. Ordinal numbers of vital events registered in the following year shall be restarted.

- After closing a civil status register, the representative mission must send a certified copy of closed civil status register to Ministry of Foreign Affairs.

Article 21. Retention of civil registration dossiers

...

...

...

Article 22. Vital statistics and reports

1. Representative missions must send reports on civil registration status and vital statistics to Ministry of Foreign Affairs for aggregating and sending to Ministry of Justice.

2. Before March 01^st of every year, representative missions must send reports on civil registration status and vital statistics of previous year to Ministry of Foreign Affairs for aggregating and sending to Ministry of Justice.

Ministry of Foreign Affairs shall send aggregated report on civil registration and vital statistics at representative missions to Ministry of Justice before March 15^th.

3. This Circular is enclosed with the form of vital statistics prepared by representative missions and the form of aggregated vital statistics prepared and sent by Ministry of Foreign Affairs to Ministry of Justice.

Chapter IV

IMPLEMENTATION

Article 23. Effect

1. This Joint Circular takes effect as of August 15, 2016.

...

...

...

a) The Joint Circular No. 11/2008/TTLT-BTP-BNG dated December 31, 2008 by Ministry of Justice and Ministry of Foreign Affairs guiding the implementation of regulations in the Government's Decree No. 158/2005/ND-CP dated December 27, 2005 providing for registration and management of civil status by overseas Vietnamese diplomatic missions and consular offices;

b) The Joint Circular No. 06/2012/TTLT-BTP-BNG dated June 19, 2012 amending a number of regulations of the Joint Circular No. 11/2008/TTLT-BTP-BNG dated December 31, 2008 by Ministry of Justice and Ministry of Foreign Affairs guiding the implementation of regulations in the Government's Decree No. 158/2005/ND-CP dated December 27, 2005 providing for registration and management of civil status by overseas Vietnamese diplomatic missions and consular offices.

2. Difficulties that arise during the implementation of this Joint Circular should be reported to Ministry of Foreign Affairs for consideration in cooperation with Ministry of Foreign Affairs./.

PP MINISTER OF JUSTICE
VICE-MINISTER




Nguyen Khanh Ngoc

PP MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS
VICE-MINISTER




Vu Hong Nam