|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 819/QĐ-UBND
|
Kon Tum, ngày 29 tháng 12 năm 2023
|
QUYẾT
ĐỊNH
PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH
SỬ GIAI ĐOẠN 2023-2025 (TÀI LIỆU TỪ NĂM 1991-2013) VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN
LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TỈNH KON TUM
ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH KON TUM
Căn cứ Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật tổ chức Chính phủ và Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng
11 năm 2019; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09
tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
73/2019/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư
ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng
cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ quy về tăng cường
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
lịch sử;
Căn cứ Thông tư số
04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định
định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử;
Căn cứ Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ thông tin và Truyền
thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
929/QĐ-UBND ngày 16 tháng 9 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum về việc
phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn năm 2030;
Theo đề nghị của Giám
đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 251/TTr-SNV ngày 15 tháng 11 năm 2023; ý kiến
thẩm định của Sở Thông tin và Truyền thông tại Văn bản số
2243/STTTT-BCVT&CNTT ngày 12 tháng 11 năm 2023 và Sở Tài chính tại Văn bản
số 4324/STC-QLNS ngày 11 tháng 11 năm 2023.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2023-2025 (tài liệu từ
năm 1991-2013) và triển khai Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon
Tum như đề nghị của Sở Nội vụ tại Văn bản nêu trên (có Đề án kèm
theo).
Điều 2. Sở
Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông và các đơn vị có liên quan
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc tổ chức triển khai thực hiện Đề án
theo đúng quy định, đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm. Định kỳ hằng năm (trước 30
tháng 11) Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả triển
khai thực hiện.
Điều 3. Giám
đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi
hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như
Điều 3;
- Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- VP UBND tỉnh: CVP, PCVP;
- Lưu: VT, KTTH, KGVX.TPC.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Ngọc Tuấn
|
ĐỀ
ÁN
SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ GIAI ĐOẠN
2023 - 2025 (TÀI LIỆU TỪ NĂM 1991 - 2013) VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TỈNH KON TUM
(Phê duyệt kèm theo Quyết định số 819/QĐ-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2023 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)
Phần I
CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I.
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Tài liệu lưu trữ là
nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu,
hoạch định chính sách, chiến lược, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, phản
ánh toàn bộ lịch sử hình thành phát triển cǜng như đời sống chính trị, kinh tế,
văn hóa, xã hội của địa phương. Đặc biệt, thông tin tài liệu lưu trữ là nguồn
tài nguyên hết sức phong phú và quý hiếm bởi vậy nó trở thành đối tượng nghiên
cứu của đông đảo người dùng. Hàng năm có rất nhiều người dùng thực hiện khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích nghiên cứu và giải quyết
công việc đã mang lại hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên dưới các tác động của
thiên nhiên, môi trường và việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay đều
đang được thực hiện trực tiếp trên tài liệu gốc dẫn đến tình trạng tài liệu này
bị xuống cấp nhanh chóng.
Khối lượng thông tin
ngày càng nhiều, công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay
chủ yếu là công cụ truyền thống (mục lục hồ sơ, tập lưu công văn đi, đến...)
cho nên gặp nhiều khó khăn trong công tác tra tìm; nhiều khi thừa thông tin
không cần thiết nhưng lại thiếu thông tin quan trọng bởi không biết thông tin
quan trọng nằm ở đâu. Đứng trước tình hình đó, Đảng và Nhà nước đã có nhiều văn
bản quy phạm pháp luật hướng dẫn các cơ quan, đơn vị hiện đại hóa công tác lưu
trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác có hiệu quả và bảo quản an
toàn tài liệu.
Cùng với sự phát
triển nhanh chóng của kỹ thuật, công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu
cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống
thông tin điện tử được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông
dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của
các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa, lưu trữ tài liệu. Trong đó tài liệu
điện tử là một trong những loại tài liệu lưu trữ tiêu biểu, đại diện cho nền
hành chính điện tử, là kết quả hoạt động của Chính phủ điện tử. Tài liệu lưu
trữ điện tử là di sản quốc gia, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục
vụ các hoạt động quản lý của Nhà nước, các cơ quan, tổ chức và nhu cầu xã hội.
Bên cạnh đó, sự tác
động của khoa học công nghệ cǜng thúc đẩy sự thay đổi tích cực của lý luận về
quản lý thông tin lưu trữ. Đặc biệt, sự ra đời của Chính phủ điện tử, Chính phủ
số và cách mạng công nghiệp 4.0 với công nghệ số hóa vượt trội. Hầu hết thông
tin giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngày nay được ghi lại dưới
dạng điện tử, dạng số. Điều đó khẳng định, tài liệu lưu trữ của những năm tiếp
theo chủ yếu là tài liệu điện tử, tài liệu số. Để quản lý loại hình tài liệu
này, việc nghiên cứu để thực hiện chuyển đổi từ các văn bản giấy sang văn bản
lưu trữ điện tử là cần thiết và cấp bách.
II.
CƠ SỞ PHÁP LÝ
Luật Công nghệ Thông
tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày
11 tháng 11 năm 2011;
Nghị quyết số
17/NQ-CP ngày 07 tháng 3 năm 2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp
trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến năm
2025;
Nghị định 85/2016/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin
theo cấp độ;
Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Nghị định số
47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và
chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Nghị định số
61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một
cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và Nghị định số
107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về
thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành
chính;
Nghị định số
130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Nghị định số
73/2019/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư
ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
Nghị định số
45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành
chính trên môi trường điện tử;
Nghị định số
42/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp
thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;
Quyết định số 458/QĐ-TTg
ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ
tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;
Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg , ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng
cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Chỉ thị số 35/CT-TTg
ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Thông tư số
41/2007/TT-BTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;
Thông tư số
12/2022/TT-BTTTT ngày 12 tháng 08 năm 2022 của Bộ Trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP
ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.
Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Thông tư số
01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một
số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ
tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
Thông tư số
13/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ Nội vụ Thông tư Hướng dẫn lưu
trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử;
Quyết định số 579/QĐ-BNV
ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn
thư, lưu trữ đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030;
Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN
ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy
trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Hướng dẫn số
169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
Quyết định số 929/QĐ-UBND
ngày 16 tháng 9 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum về việc phê duyệt Quy
hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn năm 2030;
Quyết định số 86/QĐ-UBND
ngày 25 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum về việc phê duyệt Đề
án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014 - 2020;
Kế hoạch 3016/KH-UBND
ngày 17 tháng 8 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum về việc triển khai
thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày
03 tháng 4 năm 2020
của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ
quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.
Văn bản số
3898/UBND-KGVX ngày 10 tháng 11 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng
cường công tác quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn
ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh.
III.
THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT TRIỂN KHAI ĐỀ ÁN
1.
Thực trạng tại địa bàn tỉnh Kon Tum
1.1.
Các yếu tố ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử
Tài liệu lưu trữ hiện
có tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được thu từ các nguồn nộp lưu hoặc đang được bảo
quản tại các Lưu trữ cơ quan đã trải qua thời gian tồn tại khá dài cùng với
những nguyên nhân như môi trường khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu
cầu nên phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận tài liệu đã bị hư hỏng
hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất mát
có nhiều dạng, nhiều kiểu khác nhau, có loại bị mục, nát, có loại bị bay màu
mực, có loại bị các vi sinh vật, sinh vật làm thủng hoặc rách giấy, thậm chí có
loại bị hư hỏng nặng và mất hoàn toàn. Mỗi dạng, kiểu hư hỏng của tài liệu có
thể do một hoặc một số nguyên nhân gây ra, có thể khái quát một số nguyên nhân
sau:
- Tài liệu lưu trữ bị
xuống cấp do điều kiện khí hậu nóng ẩm, mưa, trong khi đó, kho tàng và trang
thiết bị dùng để bảo quản tài liệu còn nhiều hạn chế. Các tài liệu của tỉnh
được hình thành từ năm 1991 đến năm 1999 do chất liệu giấy không tốt nên đã bị
xuống cấp, những tài liệu này sẽ bị hư hỏng hoàn toàn trong khoảng 10 năm tới
nếu không có những biện pháp bảo toàn thích đáng.
- Do các loài sinh vật:
Nấm mốc, côn trùng, mối... vật liệu nuôi dưỡng chúng, để lại các vết bẩn và làm
giảm độ bền của tài liệu, sẽ làm hư hỏng vĩnh viễn tài liệu.
- Do tác động của con
người gây nên bằng nhiều hình thức khác nhau như: cách thức con người khai
thác, sử dụng tài liệu.
Tất cả những nguyên
nhân trên làm cho tài liệu lưu trữ của tỉnh ngày càng xuống cấp và có nguy cơ
bị hủy hoại đáng kể. Điều đó cho thấy rằng việc đề ra và thực hiện các giải
pháp để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của tỉnh là rất cần thiết và cấp bách.
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ được đặt ra như một nhu cầu bắt buộc đối với cơ
quan lưu trữ.
Tình trạng này không
những gây khó khăn cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu mà còn hạn chế cho việc
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ kinh tế - xã hội của địa phương. Nếu
không được sự quan tâm đầu tư kịp thời của Nhà nước thì chỉ trong một thời gian
không xa di sản quý giá của tỉnh sẽ bị hủy hoại, lúc đó dù được đầu tư thỏa
đáng cǜng không phục hồi được.
Do đó, để bảo vệ, bảo
quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống và
giữ được thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã
hội hiện nay cǜng như sau này, cần phải thực hiện các giải pháp khoa học,
nghiệp vụ do lưu trữ học đề ra. Trong các giải pháp đó, giải pháp số hóa tài
liệu lưu trữ là giải pháp cần được đặc biệt quan tâm.
1.2.
Thực trạng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Công tác chỉnh lý:
Trong năm 2022, ngoài các sở, ngành được cấp kinh phí, hầu hết các huyện đã chủ
động cân đối ngân sách địa phương, bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu
trữ. Điển hình như huyện: Ngọc Hồi, Đăk Glei, Đăk Tô, Tu Mơ Rông, Kon Plông, Ia
H’Drai, riêng huyện Sa Thầy đã giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng có thời
gian từ năm 2013 trở về trước và đã triển khai chỉnh lý tài liệu của các năm từ
2014 - 2020 tại một số phòng, ban chuyên môn.
- Tổng số tài liệu
tại các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc nguồn nộp lưu có: 19.340,06 mét giá.
Trong đó:
+ Tài liệu từ năm
2013 trở về trước thuộc phạm vi Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Quyết
định số 86/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh[1]:
10.422,92 mét giá. (Đã chỉnh lý: 7.054,76 mét giá; Chưa chỉnh lý: 3.368,16 mét
giá)
+ Tài liệu từ năm
2014 đến 2019: có 8.917,14 mét giá (Đã chỉnh lý: 2.764.24 mét giá; Chưa chỉnh
lý: 6.152,9 mét giá)
Hiện nay, Lưu trữ
lịch sử tỉnh đang trực tiếp quản lý 374,42 mét giá tài liệu của 24 phông lưu
trữ. Dự kiến trong thời gian tới sẽ thu 1559,58 mét giá tài liệu có giá trị vĩnh
viễn từ các nguồn nộp lưu.
- Khối tài liệu từ năm
1991 - 2019 bao gồm tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật.
- Khối hồ sơ, kỷ vật
cán bộ đi B của tỉnh Kon Tum là 54 hồ sơ cá nhân trong đó có các kỷ vật, bằng
khen, thư từ, ảnh, sổ công tác.
Tài liệu lưu trữ của
tỉnh nêu trên bao gồm bản chính, bản gốc, bản sao, nếu chúng bị hủy hoại do các
thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không
thể phục hồi được.
1.3.
Thực trạng về kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho Lưu trữ lịch sử
tỉnh đang sử dụng kho tạm (trụ sở Sở Nội vụ cǜ), các trang thiết bị bảo quản
tài liệu chưa đảm bảo theo quy định của Luật Lưu trữ, chưa có phòng đọc bằng
máy, chưa có khu vực trưng bày tài liệu, tài liệu chưa được số hóa; trang thiết
bị còn thiếu và thô sơ, kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế.
Tài liệu lưu trữ đang được lưu giữ thủ công trong tình trạng kho lưu trữ không
đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nêu trên; lại phải chịu sự tác động lớn về thời tiết,
khí hậu và dần bị lão hóa theo thời gian, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa
thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục
hồi.
Bên cạnh đó, do sử
dụng các công cụ quản lý và khai thác truyền thống như: Mục lục hồ sơ, sổ đăng
ký độc giả và việc khai thác trực tiếp bản gốc, bản chính của tài liệu nên còn
nhiều hạn chế và ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu.
Việc tổ chức lưu trữ
thủ công như hiện nay rất khó kiểm soát và khó khăn trong việc tìm kiếm tài
liệu, nếu không được tổ chức khoa học tài liệu thì lãng phí một trong những
nguồn lực quan trọng. Như vậy, xác định số hóa tài liệu lưu trữ là để bảo vệ
tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của các yếu tố lý hóa trong
quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công
chúng là vấn đề quan trọng và cấp bách. Tiêu chí cơ bản để lựa chọn tài liệu số
hóa đó là tài liệu có giá trị lịch sử; tài liệu quý, hiếm có tình trạng vật lý
kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực,
thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa. Ngày 23 tháng 3 năm
2006, Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg về việc giảm giấy tờ hành
chính trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước nhưng khối lượng tài liệu
ngày càng gia tăng.
1.4.
Tình hình tổ chức khai thác và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trong những năm qua,
nhìn chung đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan
nhà nước cǜng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân
trong và ngoài tỉnh. Tuy nhiên, các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh còn chưa được chủ động trong nhiều lĩnh vực như:
Thông báo, công bố, trưng bày, triển lãm, nghiên cứu biên soạn, xuất bản sách
chỉ dẫn các phông lưu trữ trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, hoạt động giới thiệu
chuyên đề tài liệu lưu trữ còn hạn chế, vì tình trạng quản lý và tra tìm tài
liệu lưu trữ chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống phổ biến như hiện
nay tại Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đáp ứng được yêu cầu chung theo tinh thần của
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ là
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ
chưa đạt yêu cầu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh
tế, văn hóa, xã hội của địa phương.
Do tài liệu lưu trữ
được hình thành ngày càng nhiều, việc tìm kiếm thủ công sẽ ngày càng mất thời
gian và khó khăn hơn. Vì vậy, ngoài việc lưu trữ tài liệu giấy bằng phương pháp
truyền thống bảo quản trong kho việc thực hiện số hóa tài liệu và lưu trữ các
tài liệu này trên hệ thống công nghệ thông tin là rất cần thiết để đảm bảo
thuận tiện, hiệu quả trong quá trình bảo quản, hỗ trợ các tổ chức cá nhân có
nhu cầu khai thác nhanh chóng và chính xác. Việc này nhằm tăng tính an toàn cho
tài liệu lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, sẽ tăng cường bảo vệ
tài liệu, tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn.
Rủi ro mất thông tin,
dữ liệu do các sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, thiên tai, ý thức trách nhiệm
của công chức, viên chức trực tiếp thụ lý hồ sơ... là vô cùng lớn.
Tìm kiếm khó khăn:
Nếu vấn đề nghiệp vụ phát sinh và cần hồ sơ gốc, việc tìm kiếm lại hồ sơ trở
nên khó khăn, hoặc mất rất nhiều thời gian và công sức, thời gian xử lý (hoặc
đáp ứng) không đảm bảo, hoặc bị kéo dài do việc tìm kiếm hồ sơ khó khăn.
Từ nhu cầu thực tế,
việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn. Tuy nhiên, với cách quản
lý như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa tài liệu trên giấy và tài liệu trên
file, dẫn đến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc thường xuyên
khai thác tài liệu gốc sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu cần bảo
quản vĩnh viễn sẽ dễ nhàu nát, không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Trước tình
hình đó, đòi hỏi cần xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ để quản lý, sử dụng khai
thác tài liệu lưu trữ của tỉnh một cách hiệu quả.
1.5.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Lưu trữ cơ quan
Hiện nay, các đơn vị
trong tỉnh thuộc nguồn nộp lưu và Lưu trữ điện tử đã triển khai và sử dụng Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh được triển khai từ đầu năm 2019 đến
nay, Hệ thống phục vụ việc quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức đã góp
phần cải tiến, thay đổi trong công tác quản lý văn bản đến đi, văn thư lưu trữ.
Đây sẽ nguồn dữ liệu của tài liệu Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Tuy nhiên việc lưu
trữ tài liệu các Lưu trữ cơ quan vẫn còn quản lý theo cách thủ công bằng tài
liệu giấy. Mỗi cơ quan, tổ chức lại có cách bảo quản, lưu trữ khác nhau không
đồng nhất điều này dẫn tới việc quản lý, khai thác rất khó khăn. Việc phân loại
tài liệu vĩnh viễn, chỉnh lý, sắp xếp để nộp vào Lưu trữ lịch sử vẫn phải thực
hiện theo biện pháp thủ công dẫn tới lãng phí nguồn lực, tài chính trong công
tác nộp lưu hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn.
Việc quản lý hồ sơ
lưu trữ theo cách truyền thống ở giai đoạn hiện tại là bất cập, dẫn tới hồ sơ
tại liệu có giá trị sử dụng cao chưa được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử kịp thời để
phục vụ công tác bảo quản tài liệu cǜng như việc tra cứu hồ sơ rất khó khăn dẫn
đến lãng phí nguồn lực.
Từ những thực trạng
nêu trên, việc triển khai Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh với các
chức năng đáp ứng việc tổ chức, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu tại Lưu trữ cơ
quan và nộp lưu hồ sơ Lưu trữ vĩnh viễn từ Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử
là rất cần thiết.
1.6.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Lưu trữ lịch sử
Hiện nay, tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh đang bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu với các hình thức truyền
thống như giá, hộp, bìa ...; thống kê, phục vụ khai thác bằng sổ truyền thống
và file Excel cho các phông lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức của tỉnh. Tất cả tài liệu trong kho đều là dạng giấy,
có độ chính xác và tin cậy cao được bảo đảm bằng yếu tố thể thức; không cần
thiết bị hỗ trợ vẫn đọc được.
Trang thiết bị phục
vụ cho quản lý cơ sở dữ liệu, tra cứu phục vụ độc giả tại Lưu trữ lịch sử có
cấu hình thấp, thời gian sử dụng đã khá lâu, nhiều trang thiết bị chưa được đầu
tư, thiếu đồng bộ nên còn gặp nhiều khó khăn và bất cập, cụ thể các trang thiết
bị của Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện có như sau:
|
TT
|
Tên
thiết bị
|
SL
|
Năm
đầu tư
|
Tình trạng hoạt động
|
Mục
đích đang sử dụng
|
|
1
|
Máy tính để bàn
|
|
|
|
|
|
1.1
|
- FPT: Processor: Intel®
Pentium® CPU G4400 @ 3.30GHz
Ram 4G
Ổ cứng 500G
|
01
|
2014
|
Chạy
rất chậm
|
Soạn
thảo văn bản
|
|
1.2
|
Processor: Intel® Pentium®
CPU G620 @ 2.60GHz
Ram 2G
Ổ cứng 250G
|
01
|
2015
|
Chạy
rất chậm
|
Soạn
thảo văn bản
|
|
2
|
Máy in
|
|
|
|
|
|
2.1
|
Cannon 2900
|
01
|
2014
|
Bình
thường
|
|
|
3
|
Máy photocopy
|
|
|
|
|
|
3.1
|
Máy Photocopy Konica
Minolta Bizhub 367
|
01
|
2020
|
Bình
thường
|
Photo
tài liệu cho tổ chức, cá nhân khai thác tài liệu
|
|
4
|
Máy Scan
|
|
|
|
|
|
4.1
|
Máy scan Máy quét 2
mặt HP ScanJet Pro 2500 f1
|
01
|
2020
|
Bình
thường
|
|
Qua kết quả khảo sát
về hạ tầng ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) tại Lưu trữ lịch sử tỉnh cho
thấy hạ tầng ứng dụng CNTT chung của đơn vị đã được thiết lập, tuy nhiên việc
đầu tư trang bị cho công tác quản lý lưu trữ còn rất hạn chế chỉ đáp ứng việc
quản lý, lưu trữ hồ sơ bằng biện pháp thủ công là hồ sơ tài liệu giấy được lưu
trữ tại các Kho vật lý tại Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đáp ứng nhu cầu quản lý,
khai thác ngày càng cao và trên Hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến, hiện
đại ở giai đoạn hiện tại.
Từ những thực trạng
nêu trên, việc triển khai Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tại các Lưu
trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh để đáp ứng việc lưu trữ, quản lý hồ sơ được
số hóa tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đồng thời là hệ thống phục vụ công tác tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn từ các nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử, cung cấp chức năng phục vụ các cơ quan, tổ chức tra cứu, khai thác trên Hệ
thống là phù hợp và rất cần thiết.
1.7.
Thực trạng về nguồn nhân lực, hạ tầng
Hiện tại tổng số cán
bộ công chức, viên chức Sở Nội vụ là 59 người trong đó 01 người làm công tác
công nghệ thông tin tại Sở, tuy nhiên chỉ là kiêm nhiệm và chủ yếu thực hiện
các nhiệm vụ về chuyên môn, chưa có kinh nghiệm trong công tác vận hành máy
chủ, hệ thống lớn với phạm vi sử dụng trên toàn tỉnh. Trong khi đó, tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh, công chức chưa có chuyên môn về công nghệ thông tin.
Về hạ tầng công nghệ
thông tin tại Sở Nội vụ chỉ bao gồm các máy móc, trang thiết bị như máy tính,
máy scan, photocoppy phục vụ công tác chuyên môn tại Sở, không có trang thiết
bị máy chủ, server phục vụ cài đặt, vận hành các hệ thống lớn; đồng thời cǜng
chưa có trang thiết bị phục vụ đặt máy chủ, vận hành máy chủ tại Sở.
Bên cạnh đó, Trung
tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh đang trong quá trình xây dựng sắp tới sẽ đi vào
triển khai chính thức, đây sẽ là nơi cài đặt, vận hành các Hệ thống công nghệ
thông tin tập trung của tỉnh. Khi Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh đi vào
hoạt động thì các Hệ thống công nghệ thông tin phải điều chuyển dữ liệu về
Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh để quản lý và vận hành.
1.8.
Đánh giá tổng quan
Hiện nay rất nhiều
các tỉnh trong cả nước đã thực hiện triển khai các nhiệm vụ được Chính phủ giao
tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ
về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn
2020-2025”.
Về công tác số hóa
các tỉnh đa số các tỉnh áp dụng theo quy định tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ,
ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật
tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như tỉnh Vĩnh Long, thành phố Hải Phòng.
Đơn giá tại thông tư 04/2014/TT-BNV có 2 cách tính đơn giá khác nhau phụ thuộc
vào tình trạng tình trạng của hồ sơ, tài liệu đang được lưu trữ là tài liệu là
tài liệu đã được biên mục phiếu tin và chưa số hóa hoặc chưa được biên mục
phiếu tin và chưa số hóa. Đồng thời đơn giá nhân công số hóa được tính theo mức
lương cơ sở và mức lương cơ sở được thay đổi từ ngày 01/07/2019 theo Nghị định
38/2019/NĐ-CP là 1.490.000 đồng/tháng dẫn tới sự khác nhau về đơn giá giữa các
tỉnh khi triển khai đề án trước hoặc sau ngày 01/07/2019. Một số ít tỉnh áp
dụng theo Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 25/11/2012 của Bộ Tài chính Thông tư
hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên
của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước như tỉnh Đắk Lắk.
Về phần mềm có một số
tỉnh thuê dịch vụ phần mềm và hạ tầng như tỉnh Vĩnh Long, tỉnh Đắk Lắk. Một số
tỉnh sử dụng phần mềm do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chuyển giao và trang
bị mới hạ tầng như thành phố Hải Phòng.
2.
Sự cần thiết
2.1.
Sự cần thiết triển khai Đề án
Tài liệu lưu trữ lịch
sử là di sản văn hóa quý giá của dân tộc, cần được bảo quản an toàn, kéo dài
tuổi thọ lâu dài nhất có thể để phục vụ nhu cầu chính đáng của toàn thể xã hội,
góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Đây là một trong những nguồn sử liệu quan
trọng phản ánh quá trình hình thành và phát triển của tỉnh Kon Tum qua các thời
kỳ lịch sử, đồng thời là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho việc phát triển
kinh tế - xã hội của tỉnh. Nhưng do hoàn cảnh lịch sử và bị ảnh hưởng bởi nhiều
nguyên nhân khác nhau như: chiến tranh, điều kiện bảo quản không đảm bảo, ý
thức bảo vệ, sự hiểu biết về giá trị của tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế... đã
và đang ảnh hưởng đến nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị về lịch sử.
Mục tiêu chính của Đề
án là tài liệu lưu trữ được đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm bảo có
các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu,
bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu; chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở
dạng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung
cấp thông tin được nhanh chóng và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ
tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; giảm thiểu
sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường
xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng; phục vụ hoàn chỉnh hệ thống cơ sở dữ
liệu lưu trữ lịch sử tỉnh sau này.
Việc số hóa tài liệu
lưu trữ lịch sử của tỉnh là lộ trình tiếp theo của việc đầu tư cơ sở vật chất
cho Lưu trữ lịch sử nhằm hướng tới một hình thức lưu trữ hiện đại. Việc triển
khai số hóa bắt buộc cần phải có Hệ thống để lưu trữ những tài liệu đã được số
hóa để quản lý, khai thác hiệu quả. Đồng thời tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày
03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài
liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” Chính phủ có yêu
cầu: “Triển khai xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ cơ quan; Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và
giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi
trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành”.
Xuất phát từ những
thực trạng nêu trên và các yêu cầu đặt ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03
tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Kế hoạch 3016/KH-UBND
ngày 17 tháng 8 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum về việc triển khai
thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính
phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai
đoạn 2020-2025”, việc sớm triển khai số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn
2023 - 2025 (tài liệu từ năm 1991 - 2013) và Triển khai Hệ thống Quản lý hồ sơ
lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum (sau đây gọi tắt là Đề án) là hết sức cần thiết và
cấp bách, phù hợp với việc cải cách nền hành chính theo hướng hiện đại tại tỉnh
Kon Tum.
2.2.
Sự cần thiết thuê dịch vụ công nghệ thông tin
Qua nghiên cứu thực
tế đã triển khai tại các tỉnh, đối với phương án mua và thuê hạ tầng, phần mềm
có một số khác biệt như sau:
- Đối với phương án
đầu tư một lần: ban đầu có ưu điểm tổng chi phí có thể sẽ rẻ hơn so với thuê
theo giai đoạn tuy nhiên chi phí đầu tư ban đầu rất lớn cho một lần, gây áp lực
lên vấn đề tài chính đồng thời việc triển khai mua sắm phần mềm và hạ tầng sẽ
có những điểm bất cập như phải đầu tư lớn ngay khi triển khai, hạ tầng vật lý
có thể hao mòn theo thời gian, dẫn tới phát sinh chi phí bảo trì, bảo dưỡng
trong quá trình thực hiện, phải có cơ sở vật chất, phòng máy để lắp đặt hạ tầng
tại đơn vị, phải đầu tư, trang bị các phần mềm vận hành bản quyền khi triển
khai (Bản quyền Oracle hoặc SQL Server, Bản quyền Windows Server,
Antivirus....), phải đầu tư, trang bị phần mềm hệ thống nghiệp vụ khi triển
khai, chi phí này rất lớn ngay khi triển khai, các tính năng của Hệ thống được
bàn giao khi nghiệm thu, khi có các yêu cầu về nâng cấp, bổ sung tính năng theo
quy định phải tiếp tục đầu tư mua sắm. Không thể thay đổi dịch vụ sau khi đã
mua, đồng thời phải có nhân lực công nghệ thông tin có trình độ để đảm bảo công
tác vận hành, hỗ trợ, quản trị hệ thống tại Sở Nội vụ. Đồng thời Trung tâm tích
hợp dữ liệu của tỉnh đang trong quá trình xây dựng, sau này sẽ cần chuyển Hệ
thống về Trung tâm này, nếu triển khai đầu tư hạ tầng tại Sở Nội vụ sẽ gây ra
lãng phí.
- Đối với phương án
thuê dịch vụ: Chi phí ban đầu không lớn, không cần đầu tư hạ tầng, sẽ triển
khai thuê hạ tầng của đơn vị cung cấp dịch vụ, chi phí phải chi trả qua từng kỳ
(tháng, quý , năm) không gây áp lực phải có nguồn vốn lớn ngay tại thời điểm
triển khai. Đơn vị cho thuê dịch vụ chịu trách nhiệm quản trị hạ tầng, phần mềm
và sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm trong công tác bảo trì, bảo dưỡng, hao mòn.
Không phải đầu tư, trang bị các phần mềm vận hành bản quyền khi triển khai (Bản
quyền Oracle hoặc SQL Server, Bản quyền Windows Server, Antivirus....). Các
tính năng của Hệ thống được bảo hành, bảo trì trong suốt thời gian thuê dịch
vụ. Sẵn sàng đáp ứng các tính năng cần phải nâng cấp bổ sung theo quy định.
Trong trường hợp đơn vị cho thuê không đáp ứng được nhu cầu nâng cấp, vận hành,
chỉnh sửa các tính năng theo quy định dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đáp
ứng để thay đổi. Đơn vị cho thuê sẽ đảm bảo hạ tầng trong quá trình triển khai.
Đồng thời dễ dàng điều chuyển hệ thống về Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh
khi Trung tâm đi vào hoạt động mà không gây lãng phí.
- Qua tham khảo trên
thị trường, hiện tại chưa có đơn vị nào công khai sản phẩm có các chức năng và
giá bán đáp ứng yêu cầu đối với Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon
Tum cần kết nối, chia sẻ dữ liệu trực tiếp đến các Hệ thống đã triển khai trên
địa bàn tỉnh Kon Tum như: Trục kết nối, chia sẻ dữ liệu LGSP tỉnh Kon Tum, Hệ
thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục
hành chính tỉnh… Đây bắt buộc theo đặc thù trên địa bàn tỉnh Kon Tum, vì đây
chính là nguồn dữ liệu trực tiếp của Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử
tỉnh Kon Tum khi đi vào hoạt động. Vì vậy xác định đây là sản phẩm chưa có
sẵn trên thị trường.
Từ những thực trạng
nêu trên, việc lựa chọn phương án thuê dịch vụ chưa có sẵn trên thị trường bao
gồm phần mềm và hạ tầng Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum
theo là tối ưu và phù hợp với đặc thù của tỉnh Kon Tum trong giai đoạn hiện
nay.
Phần II
NỘI DUNG THỰC HIỆN
I.
MỤC TIÊU VÀ YÊU CẦU
1. Mục tiêu
- Thực hiện số hóa
nguồn tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm chuyển từ phương thức
lưu trữ từ truyền thống sang lưu trữ điện tử dần hình thành cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ lịch sử điện tử;
- Ứng dụng công nghệ
thông tin để quản lý, cập nhật, tìm kiếm và khai thác thông tin tài liệu lưu
trữ lịch sử đã số hóa, dần hình thành phương thức nộp lưu qua mạng đảm bảo an
toàn, an ninh thông tin; đồng thời nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác chuyên môn của các công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
trên địa bàn tỉnh. Cung cấp công cụ báo cáo thống kê một cách nhanh chóng và
chính xác về số liệu tài liệu lưu trữ; kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhà
nước thuộc lĩnh vực này trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả. Cung cấp công cụ cho
phép các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu tài liệu;
- Thực hiện Triển
khai đưa vào sử dụng Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum.
2. Yêu cầu
2.1. Đối với sản phẩm
số hóa
- Tài liệu được số
hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch
sử đang được lưu giữ tại Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ). Ưu tiên số hóa toàn bộ
những văn bản, tài liệu cǜ nát, những văn bản gốc,… sản phẩm số hóa cuối cùng
phải ở mức độ chất lượng cao, dễ dàng đọc qua mạng internet;
- Tài liệu lưu trữ
của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và
tích hợp vào cơ sở dữ liệu. Tệp tin điện tử phải được định dạng theo những tiêu
chuẩn công nghiệp với siêu dữ liệu có tính cấu trúc và kỹ thuật cơ bản để đảm
bảo khả năng bảo quản tệp tin lâu dài. Tối ưu hóa kích cỡ tệp tin để giảm thiểu
gánh nặng lưu trữ và lưu thông trên mạng;
- Quá trình số hóa
tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; tuân
thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.
2.2. Đối với Hệ thống
Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử
- Hệ thống được xây
dựng phải đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Bộ Thông tin và Truyền
thông và Kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Kon Tum phiên bản 2.0.
- Hệ thống được thiết
kế, xây dựng với kỹ thuật và công nghệ tiên tiến mới nhất và có tính mở, đáp
ứng khả năng tích hợp, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu dùng chung của tỉnh, với
phần mềm khác và khả năng mở rộng phạm vi triển khai đến các đơn vị trong tương
lai. Trong đó, Hệ thống phải bảo đảm việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống
Quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh; Hệ thống thông tin giải
quyết thủ tục hành chính của tỉnh và sẵn sàng kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cổng
Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công các Bộ ngành và các cơ sở dữ liệu quốc
gia chuyên ngành khi có yêu cầu.
- Hệ thống phải đảm
bảo tính năng ổn định, kiến trúc công nghệ cho phép mở rộng dễ dàng và đảm bảo
an ninh bảo mật từ dữ liệu đến người dùng;
- Hệ thống phải đảm
bảo xây dựng đầy đủ các chức năng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử
của cơ quan, tổ chức theo quy định của Bộ Nội vụ.
- Yêu cầu kỹ thuật
chi tiết để đáp ứng các nghiệp vụ tại phụ lục 01 đính kèm.
II.
NỘI DUNG, PHẠM VI VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN
Đề án “Số hóa tài
liệu lưu trữ tỉnh Kon Tum giai đoạn giai đoạn 2023 - 2025 (tài liệu từ năm 1991-2013)
và triển khai Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử được xác định triển khai
trong 02 năm từ năm 2024 - 2025 với nội dung thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ
vĩnh viễn 14 phông lưu trữ với 1.731.814 trang A4, dự kiến triển khai theo từng
năm như sau:
1. Triển khai số hóa
tài liệu
1.1. Năm 2024
1.1.1. Nội dung
- Thực hiện số hóa tài
liệu lưu trữ lịch sử của khoảng 07 phông: Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi
trường, Sở Xây dựng; Văn phòng HĐND - UBND huyện Đăk Glei; Văn phòng HĐND -
UBND huyện Đăk Tô; Văn phòng HĐND - UBND huyện Sa Thầy; Văn phòng HĐND - UBND
Thành phố Kon Tum (Phông Văn phòng HĐND-UBND bao gồm tài liệu của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân và Văn phòng) lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, với số lượng
trang là 788.562 trang A4.
- 100% cơ sở dữ liệu
tài liệu số hóa của các phông được lưu trữ vào Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ
điện tử để quản lý và khai thác.
1.1.2. Phạm vi: Số hóa tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh
1.2. Năm 2025
1.2.1. Nội dung
- Thực hiện số hóa
tài liệu lưu trữ lịch sử của 07 phông: Sở Tài chính; Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh; Văn phòng HĐND - UBND huyện Đăk Hà; Văn phòng HĐND - UBND huyện Kon
Plông; Văn phòng HĐND - UBND huyện Tu Mơ Rông; Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc
Hồi; Văn phòng HĐND - UBND huyện Kon Rẫy (Phông Văn phòng HĐND-UBND bao gồm tài
liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và Văn phòng) lưu trữ tại Lưu trữ
lịch sử với số lượng trang là 943.252 trang A4
- 100% cơ sở dữ liệu
tài liệu số hóa của các phông được lưu trữ vào Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ
điện tử để quản lý và khai thác.
1.2.2. Phạm vi: Số hóa tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh
2. Triển khai thuê
dịch vụ Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử nhằm tin học hóa và thống nhất
các quy trình hoạt động tác nghiệp
2.1. Nội dung
- Thực hiện triển
khai Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử, hỗ trợ công chức tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ trữ lịch sử tỉnh ở dạng điện tử; hỗ
trợ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, đảm bảo các quy
trình, nghiệp vụ, kỹ thuật theo yêu cầu về quản lý, khai thác, sử dụng, nộp lưu
hồ sơ lưu trữ điện tử, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho Lưu trữ lịch
sử tỉnh thông qua hệ thống;
- Hệ thống quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử mang lại khả năng truy xuất, tìm kiếm thông tin hồ sơ dễ
dàng nhanh chóng. Công chức được phân quyền cụ thể tới từng loại hồ sơ, tài
liệu đảm bảo an toàn thông tin, tránh những truy cập trái phép. Kho dữ liệu
điện tử với khả năng lưu trữ dữ liệu lớn và khả năng truy xuất dữ liệu nhanh
giúp thuận tiện trong khai thác thông tin, dữ liệu phục vụ nghiệp vụ một cách
kịp thời. Tiết kiệm thời gian xử lý các quy trình nghiệp vụ thông qua việc xem
và xử lý duyệt tài liệu điện tử có trên hệ thống.
2.2. Phạm vi: Lưu trữ lịch sử tỉnh;
Lưu trữ cơ quan tại các sở ban ngành; UBND các huyện, thành phố; UBND xã phường
thị trấn.
2.3. Thời gian: Từ năm 2024 - 2025.
3. Đào tạo và chuyển
giao công nghệ
Đào tạo hướng dẫn sử
dụng cơ sở dữ liệu (gọi tắt là CSDL) đã được số hóa với mục đích cung cấp đầy
đủ các kiến thức cơ bản và nâng cao về các bước quy trình số hóa, khai thác và
sử dụng CSDL đã có nhằm hỗ trợ cán bộ, nhân viên của các đơn vị thực hiện tốt
các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các thao
tác cơ bản trong quy trình số hóa hồ sơ lưu trữ phát sinh sau khi đề án kết
thúc.
- Khai thác, sử dụng
CSDL đã được số hóa một cách an toàn, bảo mật và có hiệu quả.
4. Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ tỉnh Kon
Tum
5. Thời gian thực
hiện Đề án:
Năm 2024 - 2025. Chi tiết theo phụ lục 02 đính kèm.
III.
DỰ TOÁN KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
1.
Các cơ sở đơn giá và định mức xây dựng cơ bản
- Định mức chi phí
quản lý dự án, tư vấn đầu tư: thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1688/QĐ-BTTTT
ngày 11 tháng 10 năm 2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc sửa đổi, bổ
sung Quyết định số 2378/QĐ-BTTTT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ
Thông tin và Truyền thông công bố Định mức chi phí quản lý dự án, chi phí tư
vấn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng ngân sách nhà nước;
- Nghị định số
73/2019/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư ứng
dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
- Nghị định 63/2014/NĐ-CP
ngày 26 tháng 06 năm 2014 của Chính phủ Nghị định quy định chi tiết thi hành
một số điều của luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
- Định mức tạo lập cơ
sở dữ liệu thực hiện theo
+ Thông tư
04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định
mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
+ Thông tư số
08/2015/TT-BNV ngày 28 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thời
gian tập sự, bổ nhiệm và xếp lương chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên
ngành;
+ Nghị định số
204/2014/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2014 của Chính phủ về Chế độ tiền lương đối
với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;
+ Nghị định số
24/2023/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2023 của Chính phủ về việc quy định mức lương
cơ sở đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;
+ Quyết định số 129/QĐ-BTTTT
ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành
hướng dẫn xác định đơn giá nhân công trong quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công
nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
+ Quyết định số 505/QĐ-BHXH
ngày 27 tháng 3 năm 2020 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số
điều quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo
hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, quản lý sổ bảo hiểm, thẻ bảo hiểm y tế
ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017;
+ Thông tư số
07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thực
hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.
+ Thông tư số
03/2020/TT-BTTTT ngày 24 tháng 02 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công
nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà
nước;
- Chi phí xây dựng
phần mềm được tính theo
+ Công văn số
2589/BTTTT-ƯDCNTT ngày 24 tháng 8 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông về
hướng dẫn xác định chi phí phát triển nâng cấp phần mềm nội bộ;
+ Nghị định số
90/2019/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ quy định lương tối thiểu
vùng đối với người lao động theo hợp đồng lao động;
+ Thông tư số
12/2020/TT-BTTTT ngày 29 tháng 5 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông hướng dẫn xác định chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin sử dụng nguồn
vốn ngân sách nhà nước theo phương pháp tính chi phí.
- Chi phí đào tạo và
chuyển giao công nghệ thực hiện theo
+ Thông tư
40/2017/TT-BTC ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Bộ tài chính Quy định chế độ công
tác phí, chế độ chi hội nghị;
+ Thông tư
36/2018/TT-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2018 của Bộ tài chính hướng dẫn việc lập dự
toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;
+ Chi phí thiết bị
theo báo giá của các đơn vị cung cấp ở thời điểm lập.
2.
Tổng kinh phí khai toán thực hiện đề án: 9.659.727.826 (Chín
tỷ, sáu trăm năm mươi chín triệu, bảy trăm hai mươi bảy ngàn, tám trăm hai mươi
sáu đồng). Làm tròn: Khoảng 9.659 triệu đồng (Chín tỷ, sáu trăm năm mươi chín
triệu đồng) Cụ thể:
2.1. Chi phí số hóa
hồ sơ lưu trữ
|
TT
|
Nội
dung
|
Ký hiệu
|
Giá
trị trước thuế
|
Thuế
|
Giá
trị sau thuế
|
|
I
|
CHI PHÍ THỰC HIỆN
SỐ HÓA VÀ TẠO LẬP CSDL
|
Gnc
|
6.286.268.601
|
628.626.861
|
6.914.895.462
|
|
1
|
Chi phí nhân công số
hóa và hao phí thiết bị, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động
|
|
6.144.380.103
|
614.438.010
|
6.758.818.113
|
|
1.1
|
Chi phí nhân công số
hóa tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử
|
|
5.641.401.731
|
564.140.173
|
6.205.541.904
|
|
1.2
|
Hao phí thiết bị, văn
phòng phẩm, bảo hộ lao động
|
|
502.978.372
|
50.297.837
|
553.276.209
|
|
2
|
Chi phí các công
việc lập kế hoạch, xây dựng tài liệu hướng dẫn
|
|
141.888.498
|
14.188.851
|
156.077.349
|
|
2.1
|
Khảo sát, lựa chọn,
thống kê tài liệu, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập CSDL
|
|
10.480.777
|
1.048.078
|
11.528.855
|
|
2.2
|
Xây dựng tài liệu
hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu
|
|
43.087.638
|
4.308.764
|
47.396.402
|
|
2.3
|
Xây dựng tài liệu
hướng dẫn kiểm tra sản phẩm
|
|
45.232.445
|
4.523.245
|
49.755.690
|
|
2.4
|
Xây dựng tài liệu
hướng dẫn sao chép
|
|
43.087.638
|
4.308.764
|
47.396.402
|
|
II
|
CHI PHÍ QUẢN LÝ
|
Gql
|
0
|
0
|
0
|
|
III
|
CHI PHÍ TƯ VẤN
|
Gtv
|
390.251.554
|
39.025.155
|
429.276.709
|
|
1
|
Chi phí lập đề
cương và dự toán chi tiết
|
3,65
2%
|
228.820.177
|
22.882.018
|
251.702.195
|
|
2
|
Chi phí lập hồ sơ thầu,
đánh giá hồ sơ dự thầu
|
|
25.459.388
|
2.545.939
|
28.005.327
|
|
3
|
Chi phí thẩm định
hồ sơ mời thầu
|
|
3.143.134
|
314.313
|
3.457.447
|
|
4
|
Chi phí thẩm định kết
quả lựa chọn nhà thầu
|
|
3.143.134
|
314.313
|
3.457.447
|
|
5
|
Chi phí tư vấn giám
sát
|
|
129.685.721
|
12.968.572
|
142.654.293
|
|
IV
|
CHI PHÍ KHÁC
|
Gk
|
0
|
0
|
0
|
|
TỔNG
CỘNG
|
6.676.520.155
|
667.652.016
|
7.344.172.171
|
(Chi tiết theo Phụ
lục từ 3 đến 7 kèm theo)
2.2. Chi phí thuê Hệ
thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh giai đoạn 2024 - 2025 (24 tháng)
|
TT
|
Nội
dung
|
Ký hiệu
|
Giá
trị trước thuế
|
Thuế
|
Giá
trị sau thuế
|
|
I
|
CHI PHÍ THUÊ DỊCH VỤ CNTT
|
Gdv
|
2.144.603.946
|
36.862.800
|
2.181.466.746
|
|
1
|
Chi phí thuê dịch
vụ phần mềm
|
Gdv1
|
1.812.875.946
|
3.690.000
|
1.816.565.946
|
|
1.1
|
Thuê Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu
trữ điện tử
|
Gdv1.1
|
1.753.975.946
|
0
|
1.753.975.946
|
|
1.2
|
Chi phí đào tạo, hướng dẫn sử
dụng
|
Gdv1.2
|
58.900.000
|
3.690.000
|
62.590.000
|
|
2
|
Thuê dịch vụ hạ tầng
cài đặt hệ thống
|
Gdv2
|
331.728.000
|
33.172.800
|
364.900.800
|
|
II
|
CHI PHÍ QUẢN LÝ
|
Gql
|
0
|
0
|
0
|
|
III
|
CHI PHÍ TƯ VẤN
|
Gtv
|
93.070.367
|
9.307.036
|
102.377.403
|
|
1
|
Chi phí lập Kế
hoạch thuê
|
Gtv1
|
39.052.859
|
3.905.286
|
42.958.145
|
|
2
|
Chi phí thẩm tra Kế hoạch thuê
|
Gtv2
|
2.010.835
|
201.083
|
2.211.918
|
|
2.1
|
Hạng mục hạ tầng kỹ
thuật
|
Gtv2.1
|
288.603
|
28.860
|
317.463
|
|
2.2
|
Hạng mục phần mềm
nội bộ, cơ sở dữ liệu
|
Gtv2.2
|
1.722.232
|
172.223
|
1.894.455
|
|
3
|
Chi phí thẩm tra dự
toán Kế hoạch thuê
|
Gtv3
|
1.799.693
|
179.970
|
1.979.663
|
|
3.1
|
Hạng mục hạ tầng kỹ
thuật
|
Gtv3.1
|
258.748
|
25.875
|
284.623
|
|
3.2
|
Hạng mục phần mềm
nội bộ, cơ sở dữ liệu
|
Gtv3.2
|
1.540.945
|
154.095
|
1.695.040
|
|
4
|
Chi phí tư vấn lập Hồ
sơ mời thầu và đánh giá Hồ sơ dự thầu
|
Gtv4
|
8.280.938
|
828.093
|
9.109.031
|
|
4.1
|
Hạng mục hạ tầng kỹ
thuật
|
Gtv4.1
|
938.790
|
93.879
|
1.032.669
|
|
4.2
|
Hạng mục phần mềm
nội bộ, cơ sở dữ liệu
|
Gtv4.2
|
7.342.148
|
734.214
|
8.076.362
|
|
5
|
Chi phí thẩm định
hồ sơ mời thầu
|
Gtv5
|
1.072.302
|
107.230
|
1.179.532
|
|
6
|
Chi phí thẩm định
kết quả lựa chọn
nhà thầu
|
Gtv6
|
1.072.302
|
107.230
|
1.179.532
|
|
7
|
Chi phí tư vấn giám sát
|
Gtv7
|
39.781.438
|
3.978.144
|
43.759.582
|
|
7.1
|
Hạng mục hạ tầng kỹ
thuật
|
Gtv7.1
|
2.381.807
|
238.181
|
2.619.988
|
|
7.2
|
Hạng mục phần mềm
nội bộ, cơ sở dữ liệu
|
Gtv7.2
|
37.399.631
|
3.739.963
|
41.139.594
|
|
IV
|
CHI PHÍ KHÁC
|
Gk
|
28.828.669
|
2.882.867
|
31.711.536
|
|
1
|
Chi phí thẩm tra
phê duyệt quyết toán
|
Gk1
|
6.599.334
|
659.933
|
7.259.267
|
|
2
|
Chi phí kiểm toán
|
Gk2
|
22.229.335
|
2.222.934
|
24.452.269
|
|
TỔNG
CỘNG (24 tháng)
|
2.266.502.982
|
49.052.703
|
2.315.555.685
|
(Chi tiết theo Phụ
lục từ 8 đến 11 kèm theo)
3.
Tiến độ, nguồn kinh phí thực hiện
3.1. Kinh phí triển
khai sẽ được cân đối cấp vào dự toán ngân sách hàng năm của Sở Nội vụ, phù hợp
với giai đoạn triển khai
|
TT
|
Tên
công việc
|
2024
|
2025
|
Tổng
cộng
|
|
1
|
Chi phí số hóa
|
3.584.866.364
|
3.759.305.807
|
7.344.172.171
|
|
2
|
Chi phí triển khai
phần mềm Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum giai đoạn 2024 -
2025
|
1.236.647.312
|
1.078.908.373
|
2.315.555.685
|
|
|
Tổng
cộng
|
4.821.513.676
|
4.838.214.180
|
9.659.727.826
|
(Chi tiết dự toán
kinh phí hằng năm tại phụ lục 03 và phụ lục 08 kèm theo)
3.2. Nguồn vốn: Bố trí vốn từ nguồn
chi thường xuyên ngân sách tỉnh và các nguồn vốn hợp pháp khác để thực hiện.
Phần III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
- Chủ trì, phối hợp
với các Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính triển khai thực hiện các nội
dung cụ thể của Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra,
giám sát và đề ra các giải pháp triển khai thực hiện Đề án đạt hiệu quả;
- Lập dự toán, tiếp
nhận, sử dụng, thanh quyết toán nguồn kinh phí của Đề án đúng quy định pháp
luật.
- Phối hợp với cơ
quan liên quan tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức,
viên chức quản lý - kỹ thuật vận hành hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử.
- Triển khai thực
hiện số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2023 - 2025 tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh theo quy định tại Nghị định 73/2019/NĐ-CP ngày 05/09/2019 của Chính phủ và
hướng dẫn tại công văn 3898/UBND-KGVX ngày 10/11/2023 của UBND tỉnh Kon Tum và
các quy định liên quan.
- Xây dựng kế hoạch
thuê dịch vụ công nghệ thông tin Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh
Kon Tum giai đoạn 2023 - 2025 theo quy định tại Nghị định 73/2019/NĐ-CP ngày
05/09/2019 của Chính phủ và hướng dẫn tại công văn 3898/UBND-KGVX ngày
10/11/2023 của UBND tỉnh Kon Tum và các quy định liên quan.
- Tổ chức quản lý và
triển khai cụ thể các nội dung của Đề án.
- Trực tiếp quản lý
chặt chẽ việc số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để đảm bảo an toàn tài
liệu, giữ gìn bí mật Nhà nước theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về tăng
cường công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Chủ trì phối hợp
với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc thực hiện kết nối Hệ thống Quản
lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của
tỉnh; Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh thông qua nền
tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu LGSP tỉnh Kon Tum.
- Phối hợp các đơn vị
vận hành hệ thống thông tin lập hồ sơ đề xuất cấp độ trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
- Định kỳ hàng năm
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tiến độ và kết quả thực hiện Đề án.
- Trong quá trình
triển khai có trách nhiệm trình Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh Đề án kịp thời
để phù hợp tình hình thực tiễn phát sinh khi thực hiện.
- Sau khi kết thúc Đề
án giai đoạn 2023 - 2025, tiếp tục tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành Kế hoạch
số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cho số tài liệu giấy còn lại và duy trì Hệ
thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum.
- Phối hợp với đơn vị
cung cấp dịch vụ định kỳ hằng năm thống kê hạ tầng lưu trữ dữ liệu số hóa và dữ
liệu phát sinh trong quá trình sử dụng Hệ thống để đảm bảo phương án, kế hoạch
nâng cấp đáp ứng việc số hóa dữ liệu giai đoạn tiếp theo và tạo lập hồ sơ lưu
trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử trên Hệ thống. Xây dựng phương án lưu trữ, bảo
quản, khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Sở Tài chính
- Căn cứ Đề án được
cấp có thẩm quyền phê duyệt, hàng năm căn cứ khả năng ngân sách tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho Sở Nội vụ (Lưu trữ lịch sử tỉnh) để thực hiện
công tác số hóa tài liệu lưu trữ theo quy định Luật ngân sách nhà nước.
- Hướng dẫn Sở Nội vụ
(Lưu trữ lịch sử tỉnh) thực hiện đúng quy định về thanh, quyết toán kinh phí
liên quan Đề án.
3. Sở Thông tin và
Truyền thông
- Phối hợp với Sở Nội
vụ và các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện kiểm tra, đánh giá an toàn thông
tin và quản lý rủi ro an toàn thông tin đối với Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ
điện tử.
- Triển khai việc kết
nối và chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu của tỉnh và cơ sở dữ liệu của Bộ Nội
vụ khi có yêu cầu.
4. Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh.
Phối hợp Sở Nội vụ,
Sở Thông tin và Truyền thông tích hợp, kết nối chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống
Quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum; Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Kon Tum với Hệ thống quản lý hồ sơ lưu
trữ điện tử tỉnh Kon Tum trong quá trình triển khai, thực hiện.
5. Các sở, ban ngành;
Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
- Phối hợp chặt chẽ
với Sở Nội vụ triển khai thực hiện Đề án đảm bảo đúng tiến độ đề ra.
- Tập trung giải
quyết dứt điểm tài liệu giấy và điện tử còn tồn đọng từ năm 2021 trở về trước;
lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp vào Lưu trữ lịch sử đúng thời
gian theo quy định hiện hành./.
PHỤ
LỤC 01
YÊU CẦU KỸ THUẬT CHI TIẾT
1.
Yêu cầu về chất lượng dịch vụ công nghệ thông tin
1.1. Tập trung hoá
quản lý, thống nhất hệ thống
Hệ thống cần thiết kế
phần mềm theo hướng tập trung, thống nhất toàn bộ thông tin của hệ thống, đảm
bảo dữ liệu, danh mục cǜng như hệ thống người dùng đồng bộ trong toàn đơn vị.
1.2. Hệ thống tiên
tiến, hiện đại
Đáp ứng yêu cầu quản
lý và khai thác, hệ thống phải đảm bảo yêu cầu tiên tiến, hiện đại để đáp ứng
các yêu cầu khác có mối quan hệ tương hỗ với nhau như khả năng mở rộng, phù hợp
với xu hướng công nghệ thế giới, khả năng được hỗ trợ lâu dài và quan trọng hơn
cả là luôn đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao và phức tạp của công tác nghiệp
vụ.
1.3. Khả năng mở
rộng, nâng cấp
Khả năng mở rộng,
nâng cấp là một trong những yêu cầu quan trọng đối với sự tăng trưởng không
những của khối lượng dữ liệu và số lượng người sử dụng. Khả năng này không chỉ
được tập trung chính vào các thiết bị sau khi thiết kế và triển khai phải đảm
bảo khả năng tích hợp cao để tận dụng thế mạnh công nghệ của toàn hệ thống, tận
dụng tài nguyên toàn hệ thống cǜng như nâng cấp công nghệ đáp ứng yêu cầu ngày
càng cao, tốc độ phát triển công nghệ ngày càng lớn mà còn cả ở kiến trúc ứng
dụng, nền tảng cơ sở dữ liệu để dễ dàng mở rộng cả ở chiều ngang và chiều dọc.
1.4. Tính tiêu chuẩn
& tương thích
Để đáp ứng các yêu
cầu hệ thống hiện đại, công nghệ tiên tiến, tính mở, khả năng tích hợp cao thì
một trong các tiền đề không thể thiếu đó là “tính tiêu chuẩn”. Ở đây hệ thống
sau khi triển khai phải đáp ứng các yêu cầu cao của tiêu chuẩn quốc tế, tiêu
chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn nội bộ riêng. Trong đó các tiêu chuẩn quốc tế mang
tính quy chuẩn và chuyên nghiệp cao nhất thiết phải được đáp ứng.
1.5. Tính liên tục và
sẵn sàng cao
Đây là một trong
những tiêu chí quan trọng nhất trong thiết kế và thi công hệ thống thông tin
liên lạc cho dự án này. Hệ thống thông tin liên lạc không chỉ có khả năng hoạt
động liên tục trong nhiều ngày, nhiều năm mà còn duy trì hoạt động được trong
trường hợp xảy ra sự cố đặc biệt như mất điện, mưa bão...
1.6. Dễ quản lý và sử
dụng
Hệ thống kỹ thuật
hiện đại, phần mềm và hệ thống khai thác có công nghệ tiên tiến, khả năng đáp
ứng mọi nhu cầu thu thập và khai thác thông tin-tất cả sẽ là không hiệu quả,
nếu hệ thống này thiếu tính “dễ quản lý và sử dụng”. Điều này là cực kỳ quan
trọng đối với những hệ thống thông tin mang tính chất quản lý nhà nước và quản
lý hành chính vì đặc thù không mang tính cạnh tranh khốc liệt với các tổ chức
bên ngoài, trình độ công nghệ của đội ngũ kỹ thuật, trình độ phổ cập tin học
của đội ngũ nghiệp vụ và sự đầu tư kinh phí hàng năm.
2.
Yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ để đáp ứng yêu cầu chất lượng dịch vụ
2.1. Lựa chọn mô hình
triển khai hệ thống
Mô hình triển khai Hệ
thống theo mô hình tập trung:
a) Ưu điểm mô hình
- Dễ bảo trì và nâng
cấp do là một hệ thống, công nghệ duy nhất.
- Các đơn vị không
phải đầu tư nhiều nguồn lực để quản trị hệ thống.
- Các đơn vị không
phải đầu tư trang thiết bị máy chủ để triển khai hệ thống.
- Phù hợp với kiến
trúc chính phủ điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Dễ dàng cho việc
tích hợp và liên thông dữ liệu với các hệ thống thông tin khác.
b) Nhược điểm
- Triển khai, đào tạo
phức tạp hơn.
- Xây dựng hệ thống
phức tạp hơn, chi phí cao hơn.
Dự án lựa chọn triển
khai mô hình tập trung cho hệ thống. Điều này đảm bảo an toàn thông tin dữ
liệu, sự liên thông, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác, phù hợp với kiến
trúc Chính quyền điện tử tỉnh Kon Tum.
2.2. Lựa chọn giải
pháp kỹ thuật, công nghệ
Hệ thống quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum được xây dựng theo mô hình kiến trúc 8 lớp, sử
dụng chuẩn Unicode và tuân theo TCVN trong lưu trữ và trao đổi dữ liệu.
- Lớp người dùng: Đây là lớp đại diện
cho người sử dụng phần mềm
- Lớp giao tiếp: Lớp này mô tả các
kênh truy cập vào hệ thống phần mềm. Hiện tại hệ thống hỗ trợ kênh truy cập
bằng Website.
- Lớp ứng dụng: Đây là lớp triển
khai các dịch vụ chức năng cho hệ thống. dụng.
- Lớp lưu trữ: Đây là lớp cung cấp
các cơ sở dữ liệu cho các lớp khác sử
- Lớp công nghệ nền
tảng:
Đây là lớp cung cấp dịch vụ sử dụng cho toàn hệ thống bao gồm các dịch vụ giải
pháp tìm kiếm, triển khai liên tục.
- Lớp tích hợp: Đây là lớp chứa các
thành phần tích hợp với các hệ thống khác.
- Lớp hạ tầng: Đây là lớp cuối
cùng của hệ thống, là nơi hệ thống phần mềm được triển khai trên đó. Gồm hạ
tầng máy chủ, hạ tầng mạng, hạ tầng sao lưu - dự phòng, hạ tầng tránh thảm họa.
- Lớp an toàn bảo mật: Đây là lớp bảo vệ
hệ thống khỏi các truy xuất trái phép từ kênh truy cập. Trong lớp này được chia
làm nhiều mức bảo vệ bao gồm: Bảo vệ về quyền truy xuất chức năng, bảo vệ dữ
liệu truy xuất, bảo vệ ở mức hệ thống.
2.3. Lựa chọn hệ quản
trị cơ sở dữ liệu (CSDL)
Có thể sử dụng một
trong các Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng như: Oracle, MongoDB, MySQL, SQL
Server của Microsoft…
2.4. Lựa chọn ngôn
ngữ lập trình
Hiện tại có thể sử
dụng một trong các ngôn ngữ lập trình thông dụng như PHP, C#/ASP.NET, Java/JSF
hoặc Java/JSP, Microsoft Sharepoint (phiên bản 2013 hoặc cao hơn)…
3.
Yêu cầu cần đáp ứng của phần mềm nội bộ
3.1.
Danh mục quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn được áp dụng
Hệ thống quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum phải áp dụng các quy định tại Thông tư
39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban
hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong các ứng
dụng bao gồm:
|
STT
|
Loại
tiêu chuẩn
|
Ký
hiệu tiêu chuẩn
|
Tên
đầy đủ của tiêu chuẩn
|
Quy
định áp dụng
|
Yêu
cầu đáp ứng
|
|
1
|
Tiêu chuẩn về kết
nối
|
|
|
1.1
|
Truyền siêu văn bản
|
HTTP v1.1
|
Hypertext Transfer Protocol
version 1.1
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.2
|
Truyền tệp tin
|
FTP
|
File Transfer Protocol
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.5
|
Truyền thư điện tử
|
SMTP/ MIME
|
Simple Mail Transfer
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
Protocol/Multipurp
ose Internet Mail Extensions
|
|
1.6
|
Cung cấp dịch vụ
truy cập hộp thư điện tử
|
POP3
|
Post Office Protocol
version 3
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.7
|
Truy cập thư mục
|
LDAP v3
|
Lightweight
Directory Access Protocol version 3
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.8
|
Dịch vụ tên miền
|
DNS
|
Domain Name System
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.9
|
Giao vận mạng có
kết nối
|
TCP
|
Transmission Control
Protocol
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.10
|
Giao vận mạng không
kết nối
|
UDP
|
User Datagram Protocol
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.11
|
Liên mạng LAN/WAN
|
IPv4
|
Internet Protocol
version 4
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
IPv6
|
Internet Protocol
version 6
|
Đáp
ứng
|
|
1.12
|
Mạng cục bộ không
dây
|
IEEE 802.11g
|
Institute of
Electrical and Electronics Engineers Standard (IEEE) 802.11g
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.13
|
Truy cập Internet
với thiết bị không dây
|
WAP v2.0
|
Wireless
Application Protocol version 2.0
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
1.14
|
Dịch vụ Web dạng
SOAP
|
SOAP v1.2
|
Simple Object
Access Protocol version 1.2
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
WSDL V2.0
|
Web Services
Description Language version 2.0
|
Đáp
ứng
|
|
UDDI v3
|
Universal
Description, Discovery and Integration version 3
|
Đáp
ứng
|
|
1.17
|
Dịch vụ đồng bộ
thời gian
|
NTPv3
|
Network Time Protocol
version 3
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
2
|
Tiêu chuẩn về tích
hợp dữ liệu
|
|
|
2.1
|
Ngôn ngữ định dạng
văn bản
|
XML v1.0 (5th Edition)
|
Extensible Markup Language
version 1.0 (5th Edition)
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
2.2
|
Ngôn ngữ định dạng
văn bản cho giao dịch điện tử
|
ISO/TS 15000:2014
|
Electronic Business
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
Extensible Markup
|
|
Language (ebXML)
|
|
2.3
|
Định nghĩa các lược
đồ trong tài liệu XML
|
XML Schema V1.1
|
XML Schema version
1.1
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
2.4
|
Biến đổi dữ liệu
|
XSL
|
Extensible
Stylesheet Language
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
2.7
|
Trình diễn bộ kí tự
|
UTF-8
|
8-bit Universal
Character Set (UES)/Unicode Transformation Format
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
2.8
|
Khuôn thức trao đổi
thông tin địa lý
|
GML v3.3
|
Geography Markup Language
version 3.3
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
2.9
|
Truy cập và cập
nhật các thông tin địa lý
|
WMS v1.3.0
|
OpenGIS Web Map Service
version 1.3.0
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
WFS v1.1.0
|
Web Feature Service
version 1.1.0
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
3
|
Tiêu chuẩn về truy
cập thông tin
|
|
|
3.1
|
Chuẩn nội dung Web
|
HTML v4.01
|
Hypertext Markup Language
version 4.01
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
3.2
|
Chuẩn nội dung Web
mở rộng
|
XHTML v1 .1
|
Extensible
Hypertext Markup Language version 1.1
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
3.3
|
Giao diện người
dùng
|
CSS2
|
Cascading Style
Sheets Language Level 2
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
3.4
|
Văn bản
|
(.txt)
|
Định dạng Plain
Text (.txt): Dành cho các tài liệu cơ bản không có cấu trúc
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
(.rtf) v1.8, v1.9.1
|
Định dạng Rich Text
(.rtf) phiên bản 1.8, 1.9.1: Dành cho các tài liệu có thể trao đổi giữa các
nền khác nhau
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
(.pdf) v1.4, v1.5,
v1.6, v1.7
|
Định dạng Portable
Document (.pdf) phiên bản 1.4, 1.5, 1.6, 1.7: Dành cho các tài liệu chỉ đọc
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
(.doc)
|
Định dạng văn bản
Word của Microsoft (.doc)
|
Đáp
ứng
|
|
(.odt) v1.2
|
Định dạng Open
Document Text (.odt) phiên bản 1.2
|
Đáp
ứng
|
|
3.5
|
Bảng tính
|
(.csv)
|
Định dạng Comma eparated
Variable/Delimited (.csv): Dành cho các bảng tính cần trao đổi giữa các ứng dụng
khác nhau.
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
(.xls)
|
Định dạng bảng tính
Excel của Microsoft (.xls)
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
(.ods) v1.2
|
Định dạng Open
Document Spreadsheets (.ods) phiên bản 1.2
|
Đáp
ứng
|
|
3.6
|
Trình diễn
|
(.htm)
|
Định dạng Hypertext
Document (.htm): cho các trình bày được trao đổi thông qua các loại trình
duyệt khác nhau
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
(.pdf)
|
Định dạng Portable
Document (.pdf): cho các trình bày lưu dưới dạng chỉ đọc
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
(.ppt)
|
Định dạng
PowerPoint (.ppt) của Microsoft
|
Đáp
ứng
|
|
(.odp) v1.2
|
Định dạng Open
Document Presentation (.odp) phiên bản 1.2
|
Đáp
ứng
|
|
3.7
|
Ảnh đồ họa
|
JPEG
|
Joint Photographic
Expert Group (.jpg)
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
GIF v89a
|
Graphic Interchange
(.gif) version 89a
|
Đáp
ứng
|
|
TIFF
|
Tag Image File (.tif)
|
Đáp
ứng
|
|
PNG
|
Portable Network Graphics
(.png)
|
Đáp
ứng
|
|
3.8
|
Ảnh gắn với tọa độ
địa lý
|
GEO TIFF
|
Tagged Image File
Format for GIS applications
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
3.12
|
Chuẩn nội dung cho thiết bị di động
|
WML v2.0
|
Wireless Markup Language version 2.0
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
3.13
|
Bộ ký tự và mã hóa
|
ASCII
|
American Standard Code for Information
Interchange
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
3.14
|
Bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt
|
TCVN 6909:2001
|
TCVN 6909:2001 “Công nghệ thông tin - Bộ
mã ký tự tiếng Việt 16-bit”
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
3.15
|
Nén dữ liệu
|
Zip
|
Zip (.zip)
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
3.16
|
Ngôn ngữ kịch bản phía trình khách
|
ECMA 262
|
ECMAScript version 6 (6th Edition)
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
3.17
|
Chia sẻ nội dung Web
|
RSS v1.0
|
RDF Site Summary version 1.0
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
3.18
|
Chuẩn kết nối ứng dụng cổng thông tin
điện tử
|
JSR 168
|
Java Specification Requests 168 (Portlet
Specification)
|
Bắt buộc áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
|
|
WSRP v1.0
|
Web Services for Remote Portlets version
1.0
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
4
|
Tiêu chuẩn về an toàn thông tin
|
|
|
4.1
|
An toàn thư điện tử
|
S/MIME v3.2
|
Secure Multi- purpose Internet Mail Extensions
version 3.2
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
4.2
|
An toàn tầng giao vận
|
SSH v2.0
|
Secure Shell version 2.0
|
Bắt buộc
áp dụng
|
Đáp ứng
|
|
TLS v1.2
|
Transport Layer
Security version 1.2
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
4.3
|
An toàn truyền tệp
tin
|
HTTPS
|
Hypertext Transfer
Protocol Secure
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
4.4
|
An toàn truyền thư
điện tử
|
SMTPS
|
Simple Mail
Transfer Protocol Secure
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
4.5
|
An toàn dịch vụ
truy cập hộp thư
|
POP3S
|
Post Office
Protocol version 3 Secure
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
IMAPS
|
Internet Message
Access Protocol Secure
|
Đáp
ứng
|
|
4.7
|
An toàn tầng mạng
|
IPsec - IP ESP
|
Internet Protocol
security với IP ESP
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
4.8
|
An toàn thông tin
cho mạng không dây
|
WPA2
|
Wi-fi Protected
Access 2
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
4.10
|
Giải thuật chữ ký
số
|
PKCS #1 V2.2
|
RSA Cryptography
Standard - version 2.2
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
4.12
|
Giải thuật truyền
khóa
|
RSA-KEM
|
Rivest-Shamir-
Adleman - KEM (Key Encapsulation Mechanism) Key Transport Algorithm
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
4.14
|
An toàn trao đổi
bản tin XML
|
XML Encryption
Syntax and Processing
|
XML Encryption
Syntax and Processing
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
|
XML Signature
Syntax and Processing
|
XML Signature
Syntax and Processing
|
Bắt
buộc áp dụng
|
Đáp
ứng
|
Các tiêu chuẩn tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ:
- Dữ liệu đặc tả của
phông/công trình/sưu tập lưu trữ
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên (viết tắt tiếng
Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ
dài
|
|
1
|
Mã cơ quan lưu trữ
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
2
|
Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
3
|
Tên phông/công trình/sưu
tập lưu trữ
|
FondName
|
String
|
200
|
|
4
|
Lịch sử đơn vị hình
thành phông
|
FondHistory
|
LongText
|
|
|
5
|
Thời gian tài liệu
|
ArchivesTime
|
String
|
30
|
|
6
|
Tổng số tài liệu
giấy
|
PaperTotal
|
Number
|
10
|
|
7
|
Số lượng tài liệu
giấy đã số hóa
|
PaperDigital
|
Number
|
10
|
|
8
|
Các nhóm tài liệu
chủ yếu
|
KeyGroups
|
String
|
300
|
|
9
|
Các loại hình tài
liệu khác
|
OtherTypes
|
String
|
300
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
100
|
|
11
|
Công cụ tra cứu
|
LookupTools
|
String
|
50
|
|
12
|
Số lượng trang tài
liệu đã lập bản sao bảo hiểm
|
CopyNumber
|
Number
|
10
|
|
13
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
1000
|
- Dữ liệu đặc tả của
hồ sơ lưu trữ.
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên (viết tắt tiếng
Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ
dài
|
|
1
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
1.1
|
Mã cơ quan lưu trữ
lịch sử
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
1.2
|
Mã phông/công
trình/sưu tập lưu trữ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
1.3
|
Mục lục số hoặc năm
hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
10
|
|
1.4
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
2
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Title
|
String
|
1000
|
|
3
|
Thời hạn bảo quản
|
Maintenance
|
String
|
100
|
|
4
|
Chế độ sử dụng
|
Rights
|
String
|
30
|
|
5
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
100
|
|
6
|
Thời gian bắt đầu
|
StartDate
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
7
|
Thời gian kết thúc
|
EndDate
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
8
|
Tổng số văn bản
trong hồ sơ
|
TotalDoc
|
Number
|
10
|
|
9
|
Chú giải
|
Description
|
String
|
2000
|
|
10
|
Ký hiệu thông tin
|
InforSign
|
String
|
30
|
|
11
|
Từ khóa
|
Keyword
|
String
|
100
|
|
12
|
Số lượng tờ
|
Maintenance
|
Number
|
10
|
|
13
|
Số lượng trang
|
PageNumber
|
Number
|
10
|
|
14
|
Tình trạng vật lý
|
Format
|
String
|
50
|
- Dữ liệu đặc tả của
văn bản
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên (viết tắt tiếng
Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ
dài
|
|
1
|
Mã định danh văn
bản
|
DocCode
|
String
|
25
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
2.1
|
Mã cơ quan lưu trữ
lịch sử
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
2.2
|
Mã phông/công trình/sưu
tập lưu trữ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
2.3
|
Mục lục số hoặc năm
hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
2.4
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản
trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Number
|
4
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
TypeName
|
String
|
100
|
|
5
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
String
|
11
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
CodeNotation
|
String
|
30
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm văn
bản
|
IssuedDate
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
Subject
|
String
|
500
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
100
|
|
11
|
Số lượng trang của
văn bản
|
PageAmount
|
Number
|
4
|
|
12
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
13
|
Ký hiệu thông tin
|
InforSign
|
String
|
30
|
|
14
|
Từ khóa
|
Keyword
|
String
|
100
|
|
15
|
Chế độ sử dụng
|
Mode
|
String
|
20
|
|
16
|
Mức độ tin cậy
|
ConfidenceLevel
|
String
|
30
|
|
17
|
Bút tích
|
Autograph
|
String
|
2000
|
|
18
|
Tình trạng vật lý
|
Format
|
String
|
50
|
- Dữ liệu đặc tả của
tài liệu phim (âm bản)/ảnh
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên (viết tắt tiếng
Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ
dài
|
|
1
|
Mã cơ quan lưu trữ
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
2
|
Số lưu trữ
|
ArchivesNumber
|
String
|
50
|
|
3
|
Ký hiệu thông tin
|
InforSign
|
String
|
30
|
|
4
|
Tên sự kiện
|
EventName
|
String
|
500
|
|
5
|
Tiêu đề phim/ảnh
|
ImageTitle
|
String
|
500
|
|
6
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
7
|
Tác giả
|
Photographer
|
String
|
300
|
|
8
|
Địa điểm chụp
|
PhotoPlace
|
String
|
300
|
|
9
|
Thời gian chụp
|
PhotoTime
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
10
|
Màu sắc
|
Colour
|
String
|
50
|
|
11
|
Cỡ phim/ảnh
|
FilmSize
|
String
|
5
|
|
12
|
Tài liệu đi kèm
|
DocAttached
|
String
|
300
|
|
13
|
Chế độ sử dụng
|
Mode
|
String
|
20
|
|
14
|
Tình trạng vật lý
|
Format
|
String
|
50
|
- Dữ liệu đặc tả của
tài liệu phim, âm thanh (ghi hình, ghi âm)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên (viết tắt tiếng
Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ
dài
|
|
1
|
Mã cơ quan lưu trữ
|
Identifier
|
String
|
13
|
|
2
|
Số lưu trữ
|
ArchivesNumber
|
String
|
50
|
|
3
|
Ký hiệu thông tin
|
InforSign
|
String
|
30
|
|
4
|
Tên sự kiện
|
EventName
|
String
|
500
|
|
5
|
Tiêu đề phim/âm
thanh
|
MovieTitle
|
String
|
500
|
|
6
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
7
|
Tác giả
|
Recorder
|
String
|
300
|
|
8
|
Địa điểm
|
RecordPlace
|
String
|
300
|
|
9
|
Thời gian
|
RecordDate
|
Date
|
DD/MM/YYYY
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
100
|
|
11
|
Thời lượng
|
PlayTime
|
String
|
8
|
|
12
|
Tài liệu đi kèm
|
DocAttached
|
String
|
300
|
|
13
|
Chế độ sử dụng
|
Mode
|
String
|
20
|
|
14
|
Chất lượng
|
Quality
|
String
|
50
|
|
15
|
Tình trạng vật lý
|
Format
|
String
|
50
|
3.2.
Mô hình triển khai của hệ thống
3.2.1. Mô hình tổng
thể hệ thống
- Hệ thống quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử có khả năng kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
tỉnh, Trung tâm điều hành thông minh tỉnh, … qua nền tảng chia sẻ, tích hợp dữ
liệu của tỉnh Kon Tum (LGSP).
- Hệ thống quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử có khả năng kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với Lưu trữ
quốc gia, các hệ thống chuyên ngành qua nền tảng chia sẻ, tích hợp dữ liệu của
tỉnh Kon Tum (LGSP) và nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia.
- Hệ thống quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử thiết kế sẵn sàng kết nối trao đổi liên thông dữ liệu với cơ
sở dữ liệu dùng chung của tỉnh, hệ thống thông tin khác của tỉnh qua Nền tảng
chia sẻ, tích hợp dữ liệu tỉnh Kon Tum (LGSP), phù hợp với kiến trúc chính
quyền điện tử tỉnh Kon Tum.
- Sử dụng giao thức
kết nối thông qua HTTPS, đảm bảo thông tin dữ liệu người sử dụng được an toàn
khi truyền trên Internet.
- Đảm bảo sự bảo mật
và tính toàn vẹn dữ liệu trên hệ thống khi thực hiện tích hợp và đồng bộ.
- Hệ thống sẵn sàng
tích hợp với SMS, Email gửi thông tin thông báo, nhắc việc cho người sử dụng
3.2.2. Mô hình phân
lớp nghiệp vụ
Mô hình tổng thể Hệ
thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử các chức năng
Hệ thống quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử có các chức năng chính:
- Chức năng quản trị
hệ thống: Quản
lý toàn bộ việc khởi tạo người dùng tham gia vào hệ thống: từ việc khởi tạo
thông tin người dùng, gán quyền cho người dùng và tạo các tài khoản quản trị và
các quyền quản trị cho đơn vị đó.
- Chức năng danh bạ,
thông tin cá nhân: Quản lý thông tin danh bạ của người dùng trong cơ quan,
đơn vị.
- Chức năng danh mục
hồ sơ lưu trữ: Quản
lý công việc tạo lập danh mục hồ sơ lưu trữ của cơ quan, đơn vị theo từng năm.
Quản lý, phân quyền danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị,…Quản lý đăng ký bổ sung
hồ sơ, đăng ký bổ sung hồ sơ chờ duyệt,….
- Chức năng Quản lý
luồng quy trình: Quản
lý công việc định nghĩa, tạo lập quy trình động ; Thêm luồng quy trình; Chỉnh
sửa luồng quy trình; Cấu hình thông tin luồng quy trình; Cấu hình các hàm lấy
người dùng cho từng bước chuyển trong luồng quy trình; Xóa luồng quy trình; Xem
hình ảnh của luồng quy trình…các luồng quy trình được cấu hình động đề phục vụ
cho các quy trình tạo lập, nộp lưu, tiêu hủy hồ sơ….
- Chức năng Lập danh
mục hồ sơ: Cho
phép người dùng quản lý danh mục hồ sơ của đơn vị; Danh sách danh mục hồ sơ;
Thêm mới đề mục; Thêm mới hồ sơ; Import danh mục; Chỉnh sửa đề mục; Chỉnh sửa
hồ sơ; Xóa hồ sơ; Xóa đề mục…
- Chức năng Lập hồ sơ
công việc: Quản
lý danh sách các hồ sơ mà người dùng cần phải thực hiện thu thập tài liệu vào
hồ sơ bao gồm: Tìm kiếm; Cập nhật hồ sơ; Mục lục văn bản tài liệu trong hồ sơ; Xem
thông tin biên mục hồ sơ; Xem quá trình xử lý hồ sơ
- Chức năng Nộp lưu
hồ sơ: Quản
lý các yêu cầu nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan do chính người dùng tạo hoặc
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, bao gồm các chức năng: Nộp lưu hồ sơ; Hồ sơ chờ
tiếp nhận nộp lưu; Hồ sơ đã nộp lưu, Hồ sơ đã tiếp nhận,…cho phép chỉnh sửa
thông tin yêu cầu nộp lưu; Xóa yêu cầu nộp lưu. Đồng thời đối với lưu trữ cơ
quan có thể quản lý được hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
với các chức năng: Hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn, Yêu cầu nộp lưu lưu trữ lịch sử,
Yêu cầu nộp lưu lưu trữ lịch sử chờ duyệt; Hồ sơ đã nộp LTLS chờ được tiếp
nhận; Hồ sơ đã nộp LTLS bị trả lại; Hồ sơ đã hoàn thành nộp LTLS.
- Chức năng Thu hồi
hồ sơ: Quản
lý các yêu cầu nộp thu hồi hồ sơ đã nộp lưu vào lưu trữ cơ quan do chính người
dùng tạo.
- Chức năng Tiêu hủy
hồ sơ: Quản
lý danh sách các hồ sơ trong lưu trữ cơ quan đã hết thời hạn bảo quản cần tiêu
hủy.
- Chức năng Khai thác
hồ sơ: Cung
cấp chức năng tra cứu/mượn hồ sơ đang được lưu trữ trong cơ quan cho người
dùng.
- Chức năng Quản lý
biên bản hồ sơ: Cung
cấp chức năng quản lý các biên bản liên quan đến hồ sơ.
- Chức năng Nộp lưu
vào lưu trữ quốc gia: Hệ thống sẵn sàng các kết nối để triển khai nộp lưu vào
Lưu trữ quốc gia khi đủ điều kiện.
- Chức năng Lưu trữ
lịch sử: Quản
lý việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ đã nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp; bao gồm
các chức năng chính: Hồ sơ chờ tiếp nhận; Hồ sơ đã tiếp nhận vào lưu trữ nhằm
quản lý toàn bộ các hồ sơ đã nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và quá trình nộp lưu
vào lưu trữ lịch sử.
- Chức năng Cấu hình
nguồn nộp lưu: Cung
cấp chức năng cấu hình nguồn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lịch sử các cấp
3.3.
Các quy trình nghiệp vụ
3.3.1. Nghiệp vụ Lập
danh mục hồ sơ công việc
Mô hình quy trình
nghiệp vụ:
- Hằng năm, lưu trữ
cơ quan dự thảo danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị mình và trình lãnh
đạo phê duyệt.
- Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị xem xét phê duyệt danh mục hồ sơ lưu trữ công việc hoặc đề nghị Lưu trữ
cơ quan dự thảo, điều chỉnh lại cho phù hợp.
- Khi danh mục hồ sơ
lưu trữ công việc được phê duyệt, Lưu trữ cơ quan tiến hành tạo lập danh mục hồ
sơ công việc trên Hệ thống, phân quyền cho cán bộ trực thuộc đơn vị mình để
tiến hành tạo lập hồ sơ công việc.
3.3.2. Nghiệp vụ Bổ
sung danh mục hồ sơ công việc
Mô hình quy trình
nghiệp vụ:
- Trong quá trình
thực hiện công việc, có nhu cầu phát sinh hồ sơ công việc trong quá trình xử
lý, người dùng hệ thống dự thảo danh mục hồ sơ công việc cần bổ sung của cơ
quan, đơn vị mình và trình lãnh đạo phê duyệt.
- Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị xem xét phê duyệt danh mục hồ sơ lưu trữ công việc cần bổ sung hoặc đề
nghị Người dùng hệ thống dự thảo, điều chỉnh lại cho phù hợp.
- Khi danh mục hồ sơ
lưu trữ công việc bổ sung được phê duyệt, Lưu trữ cơ quan tiến hành tạo lập
danh mục hồ sơ công việc trên Hệ thống, phân quyền cho cán bộ trực thuộc đơn vị
mình để tiến hành tạo lập hồ sơ công việc.
3.3.3. Nghiệp vụ lập
hồ sơ công việc
Mô hình quy trình
nghiệp vụ:
- Cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài
liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại
chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ
trên Hệ thống bao gồm:
+ Văn bản đến;
+ Khởi tạo dự thảo,
trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3…);
+ Văn bản, tài liệu,
thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quản lý điều hành, giải
quyết công việc;
+ Lưu hồ sơ khi kết
thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.
- Hệ thống tự cập
nhật vào hồ sơ:
+ Quá trình luân
chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;
+ Văn bản đi đã phát
hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo văn bản đi.
3.3.4. Nghiệp vụ nộp
lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Khi công việc đã
giải quyết xong, người lập hồ sơ thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản, tài
liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ.
- Xin ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm của
đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo.
- Sau khi có ý kiến
của lãnh đạo đơn vị, người dùng tiến hành nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Lưu trữ cơ quan
tiến hành kiểm tra và yêu cầu hoàn thiện nếu có. Nếu hồ sơ đã đạt thì tiến hành
Lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan.
- Việc nộp lưu hồ sơ
điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 30 Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
3.3.5. Nghiệp vụ nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử
- Lưu trữ cơ quan
tổng hợp các hồ sơ, tài liệu được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, bóc tách các hồ
sơ tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn.
- Lưu trữ cơ quan
tổng hợp trình lãnh đạo danh sách hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
- Lãnh đạo cơ quan
kiểm tra danh sách hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thống nhất phê duyệt hoặc
chuyển trả Lưu trữ cơ quan kiểm tra xử lý lại.
- Nếu hồ sơ được Lãnh
đạo cơ quan phê duyệt, Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ về Lưu trữ lịch sử kiểm
tra.
- Lưu trữ lịch sử
kiểm tra hồ sơ của các nguồn nộp lưu đang yêu cầu nộp lưu Lưu trữ lịch sử. Trả
lại nếu chưa đạt yêu cầu hoặc tiến hành lưu kho Lưu trữ lịch sử nếu đạt yêu
cầu.
3.3.6. Nghiệp vụ Khai
thác hồ sơ
- Trong quá trình xử
lý công việc, người sử dụng cần truy cập các tài liệu tại Lưu trữ cơ quan/Lưu
trữ lịch sử, người sử dụng tiến hành tìm kiếm các hồ sơ công việc cần tra cứu.
- Đối với các hồ sơ
công việc có chế độ sử dụng là công khai, người sử dụng có thể trực tiếp xem,
tải các tài liệu hồ sơ này về để sử dụng và khai thác.
- Đối với các hồ sơ
công việc có chế độ sử dụng là hạn chế, người sử dụng tiến hành gửi phiếu yêu
cầu tra cứu hồ sơ công việc.
- Lưu trữ cơ quan
tiến hành kiểm tra phiếu yêu cầu khai thác trình lãnh đạo phê duyệt.
- Lãnh đạo cơ quan
kiểm tra phiếu yêu cầu khai thác. Nếu đồng ý thì phê duyệt và người yêu cầu
khai thác sẽ khai thác, sử dụng được hồ sơ; nếu không đồng ý thì từ chối và kết
thúc phiếu yêu cầu khai thác.
3.3.7. Nghiệp vụ Tiêu
hủy hồ sơ
- Hồ sơ lưu trữ cơ quan
hết thời hạn lưu trữ, Lưu trữ cơ quan tiến hành tổng hợp trình lãnh đạo cơ quan
để tiêu hủy hồ sơ.
- Lãnh đạo cơ quan
tiến hành kiểm tra danh sách hồ sơ công việc cần tiêu hủy. Phê duyệt tiêu hủy
nếu đồng ý hoặc từ chối phê duyệt.
- Nếu hồ sơ công việc
cần tiêu hủy được phê duyệt. Hồ sơ công việc sẽ được tiêu hủy.
3.3.8. Nghiệp vụ Thu
hồi hồ sơ
- Trong quá trình xử
lý công việc, người sử dụng cần thu hồi các hồ sơ công việc đã được nộp lưu để
kiểm tra, tạo lập lại hồ sơ công việc. Người sử dụng tiến hành gửi yêu cầu thu
hồi hồ sơ công việc.
- Lưu trữ cơ quan
tiến hành kiểm tra yêu cầu thu hồi hồ sơ, trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
- Lãnh đạo cơ quan
kiểm tra phiếu yêu cầu thu hồi hồ sơ. Nếu đồng ý thì phê duyệt và người yêu cầu
thu hồi sẽ tiến hành kiểm tra, tạo lập lại hồ sơ công việc đã thu hồi; nếu
không đồng ý thì từ chối và kết thúc phiếu yêu cầu thu hồi.
3.4.
Các đối tượng tham gia vào quy trình nghiệp vụ
|
STT
|
Tên
Actor
|
Độ
phức tạp
|
Xếp
loại
|
|
1
|
Quản trị hệ thống
(QTHT)
|
Giao
diện đồ họa
|
Phức
tạp
|
|
2
|
Chuyên viên (CV)
|
Giao
diện đồ họa
|
Phức
tạp
|
|
3
|
Lãnh đạo đơn vị (LĐĐV)
|
Giao
diện đồ họa
|
Phức
tạp
|
|
4
|
Lưu trữ cơ quan
(LTCQ)
|
Giao
diện đồ họa
|
Phức
tạp
|
|
5
|
Lưu trữ lịch sử
(LTLS)
|
Giao
diện đồ họa
|
Phức
tạp
|
3.5.
Danh sách các yêu cầu của người sử dụng dịch vụ
|
STT
|
Tên
use case
|
Mô
tả trường hợp sử dụng
|
|
1
|
Quản lý danh mục
Phông
|
1. Xem danh sách
phông
2. Tìm kiếm phông
3. Thêm mới phông
4. Chỉnh sửa phông
5. Xóa phông
|
|
2
|
Quản lý danh mục
Kho
|
1. Xem danh sách
kho
2. Tìm kiếm kho
3. Thêm mới kho
4. Chỉnh sửa kho
5. Xóa kho
|
|
3
|
Quản lý danh mục Kệ
|
1. Xem danh sách kệ
2. Tìm kiếm kệ
3. Thêm mới kệ
4. Chỉnh sửa kệ
5. Xóa kệ
|
|
4
|
Quản lý danh mục
Tầng
|
1. Xem danh sách tầng
2. Tìm kiếm theo
tiêu chí kho, kệ, tầng
3. Thêm mới tầng
4. Chỉnh sửa tầng
5. Xóa tầng
6. Xem thông tin
chi tiết tầng
|
|
5
|
Quản lý danh mục
Khay
|
1. Xem danh sách
khay
2. Tìm kiếm theo
tiêu chí kho, kệ, tầng, khay
3. Tìm kiếm theo
tiêu chí khay
4. Thêm mới khay
5. Chỉnh sửa khay
6. Xóa khay
|
|
6
|
Quản lý danh mục
Hộp
|
1. Xem danh sách
hộp
2. Tìm kiếm theo
tiêu chí kho, kệ, tầng, khay, hộp
3. Thêm mới hộp
4. Chỉnh sửa hộp
5. Xóa hộp
|
|
7
|
Quản lý danh mục
Nhóm tài liệu
|
1. Xem danh sách
nhóm tài liệu
2. Thêm mới nhóm
tài liệu
3. Chỉnh sửa nhóm
tài liệu
4. Tìm kiếm nhóm
tài liệu
5. Xóa nhóm tài
liệu
|
|
8
|
Quản lý danh mục Nguồn
thu thập tài liệu
|
1. Xem danh sách
Nguồn thu thập tài liệu
2. Thêm mới Nguồn
thu thập tài liệu
3. Chỉnh sửa Nguồn
thu thập tài liệu
4. Tìm kiếm Nguồn
thu thập tài liệu
5. Xóa Nguồn thu
thập tài liệu
|
|
9
|
Quản lý danh mục Độ
khẩn
|
1. Xem danh sách độ
khẩn
2. Thêm mới độ khẩn
3. Chỉnh sửa độ
khẩn
4. Tìm kiếm độ khẩn
5. Xóa độ khẩn
|
|
10
|
Quản lý danh mục
Tính chất vật lý tài liệu
|
1. Xem danh sách
tính chất vật lý tài liệu
2. Thêm mới tính
chất vật lý tài liệu
3. Chỉnh sửa tính
chất vật lý tài liệu
4. Tìm kiếm tính
chất vật lý tài liệu
5. Xóa tính chất
vật lý tài liệu
|
|
11
|
Quản lý danh mục Tình
trạng vật lý
|
1. Xem danh sách
tình trạng vật lý
2. Thêm mới tình
trạng vật lý
3. Chỉnh sửa tình
trạng vật lý
4. Tìm kiếm tình
trạng vật lý
5. Xóa tình trạng
vật lý
|
|
12
|
Quản lý danh mục
Thời hạn bảo quản
|
1. Xem danh sách
thời hạn bảo quản
2. Thêm mới thời
hạn bảo quản
3. Chỉnh sửa thời
hạn bảo quản
4. Tìm kiếm thời
hạn bảo quản
5. Xóa thời hạn bảo
quản
|
|
13
|
Quản lý danh mục Giá
trị tài liệu
|
1. Xem danh sách
giá trị tài liệu
2. Thêm mới giá trị
tài liệu
3. Chỉnh sửa giá
trị tài liệu
4. Tìm kiếm giá trị
tài liệu
5. Xóa giá trị tài
liệu
|
|
14
|
Quản lý danh mục
Mức độ tin cậy
|
1. Xem danh sách
mức độ tin cậy
2. Thêm mới mức độ
tin cậy
3. Chỉnh sửa mức độ
tin cậy
4. Tìm kiếm mức độ
tin cậy
5. Xóa mức độ tin
cậy
|
|
15
|
Quản lý danh mục
loại văn bản
|
1. Xem danh sách
loại văn bản
2. Thêm mới mức
loại văn bản
3. Chỉnh sửa mức
loại văn bản
4. Tìm kiếm mức
loại văn bản
5. Xóa mức loại văn
bản
|
|
16
|
Quản lý danh mục
hình thức khai thác
|
1. Xem danh sách
hình thức khai thác
2. Thêm mới hình
thức khai thác
3. Chỉnh sửa hình
thức khai thác
4. Tìm kiếm hình
thức khai thác
5. Xóa hình thức
khai thác
|
|
17
|
Quản lý luồng quy
trình
|
1. Xem danh sách
luồng quy trình
2. Tải file luồng
quy trình
3. Thêm mới luồng
quy trình
4. Chỉnh sửa luồng
quy trình
5. Cấu hình luồng
quy trình
6. Xóa luồng quy
trình
7. Tìm kiếm luồng
quy trình
|
|
18
|
Quản lý đề mục hồ
sơ
|
1. Xem danh sách
danh mục hồ sơ
2. Tìm kiếm đề mục,
hồ sơ
3. Import danh mục
hồ sơ từ file
4. Thêm mới đề mục
5. Chỉnh sửa đề mục
6. Xóa đề mục
7. Xóa hồ sơ
|
|
19
|
Quản lý hồ sơ
|
1.Tìm kiếm đề mục
của hồ sơ
2. Tìm kiếm đơn vị,
loại hình tài liệu của hồ sơ
3. Thêm mới hồ sơ
4. Chỉnh sửa hồ sơ
5. Xóa hồ sơ
6. Thêm người thực
hiện theo hồ sơ
7. Xóa người thực
hiện theo hồ sơ
|
|
20
|
Quản lý hồ sơ đăng
ký bổ sung
|
1. Xem danh sách đăng
ký bổ sung hồ sơ
2. Tìm kiếm hồ sơ đăng
ký theo tiêu chí
3. Lưu nháp hồ sơ đăng
ký bổ sung
4. Chỉnh sửa hồ sơ
đăng ký bổ sung
5. Trình duyệt hồ
sơ đăng ký bổ sung
6. Xóa hồ sơ đăng
ký bổ sung
|
|
21
|
Quản lý hồ sơ đăng
ký bổ sung chờ duyệt
|
1. Xem danh sách đăng
ký
2. Tìm kiếm đăng ký
3. Chỉnh sửa hồ sơ
đăng ký
|
|
22
|
Quản lý hồ sơ cần
thực hiện
|
1. Xem danh sách hồ
sơ cần thực hiện
2. Tìm kiếm hồ sơ
cần thực hiện
3. Cập nhật hồ sơ
cần thực hiện
4. Thêm văn bản tài
liệu vào hồ sơ cần thực hiện
5. Xuất mục lục văn
bản tài liệu của hồ sơ cần thực hiện
6. Cập nhật thứ tự
văn bản tài liệu trong hồ sơ cần thực hiện
|
|
23
|
Quản lý biên mục hồ
sơ cần thực hiện
|
1. Xem file mục lục
văn bản, tài liệu hồ sơ, chứng từ kết thúc, bìa hồ sơ
2. Chỉnh sửa online
file mục lục văn bản, tài liệu hồ sơ
3. Tải file mục lục
văn bản, tài liệu hồ sơ
|
|
24
|
Quản lý văn bản,
tài liệu trong hồ sơ
|
1. Xem Văn bản, tài
liệu trong hồ sơ
2. Tìm kiếm Văn
bản, tài liệu trong hồ sơ theo số ký hiệu, trích yếu, loại tài liệu
3. Thêm văn bản,
tài liệu vào hồ sơ
4. Xuất mục lục văn
bản tài liệu của hồ sơ cần thực hiện
5. Cập nhật thứ tự
văn bản tài liệu trong hồ sơ cần thực hiện
6. Cập nhật thông
tin văn bản, tài liệu trong hồ sơ cần thực hiện
7. Xóa thông tin văn
bản, tài liệu trong hồ sơ cần thực hiện
|
|
25
|
Quản lý hồ sơ đã
kết thúc
|
1. Xem danh sách hồ
sơ đã kết thúc
2. Tìm kiếm hồ sơ
kết thúc theo tiêu chí Tiêu đề hồ sơ, Trạng thái
3. Xem mục lục văn
bản tài liệu, biên mục của hồ sơ kết thúc
4. Xuất mục lục văn
bản tài liệu của hồ sơ kết thúc
5. Xem quá trình xử
lý hồ sơ kết thúc
6. Nộp lưu hồ sơ
kết thúc vào lưu trữ cơ quan
|
|
26
|
Quản lý hồ sơ yêu
cầu nộp lưu
|
1. Xem danh sách hồ
sơ yêu cầu nộp lưu vào LTCQ
2. Tìm kiếm yêu cầu
nộp lưu vào LTCQ theo tiêu chí thời gian tạo
3. Tìm kiếm yêu cầu
nộp lưu vào LTCQ theo trạng thái
4. Xử lý hồ sơ yêu
cầu nộp lưu vào LTCQ
5. Xóa hồ sơ yêu
cầu nộp lưu vào LTCQ
|
|
27
|
Quản lý hồ sơ yêu
cầu nộp lưu chờ tiếp nhận
|
1. Xem danh sách
yêu cầu nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2. Tìm kiếm yêu cầu
nộp lưu vào LTCQ
3. Xử lý yêu cầu
nộp lưu hồ sơ vào LTCQ
|
|
28
|
Quản lý hồ sơ đã
nộp lưu
|
1. Xem danh sách hồ
sơ, quá trình xử lý hồ sơ đã nộp lưu vào LTCQ
2. Tìm kiếm hồ sơ
đã nộp lưu vào LTCQ
3.Thu hồi hồ sơ đã
nộp lưu vào LTCQ
|
|
29
|
Quản lý hồ sơ đã
tiếp nhận
|
1. Xem danh sách hồ
sơ, thông tin biên mục, mục lục văn bản, quá trình xử lý hồ sơ tài liệu
2. Xem đã tiếp nhận
vào LTCQ
3. Tìm kiếm hồ sơ
đã tiếp nhận vào LTCQ
|
|
30
|
Quản lý yêu cầu thu
hồi hồ sơ
|
1. Xem danh sách
yêu cầu thu hồi hồ sơ
2. Tìm kiếm yêu cầu
thu hồi hồ sơ
3. Xử lý yêu cầu
thu hồi hồ sơ
|
|
31
|
Quản lý hồ sơ yêu
cầu thu hồi cần phê duyệt
|
1. Xem danh sách
yêu cầu thu hồi hồ sơ
2. Tìm kiếm yêu cầu
thu hồi hồ sơ
3. Xử lý yêu cầu
thu hồi hồ sơ
|
|
32
|
Quản lý hồ sơ đã bị
thu hồi
|
1. Xem danh sách hồ
sơ đã bị thu hồi
2. Tìm kiếm hồ sơ
đã bị thu hồi
|
|
33
|
Quản lý hồ sơ hết
hạn bảo quản
|
1. Xem danh sách hồ
sơ hết hạn bảo quản
2. Tìm kiếm hồ sơ
hết hạn bảo quản
3. Xem thông tin
tài liệu, văn bản trong hồ sơ
4. Tìm kiếm tài
liệu, văn bản trong hồ sơ
5. Xem quá trình xử
lý hồ sơ biên mục hồ sơ
6. Gia hạn thời
gian bảo quản của hồ sơ
|
|
34
|
Tiêu hủy hồ sơ hết
hạn bảo quản
|
1. Tiêu hủy từng hồ
sơ
2. Gán thêm hồ sơ
để trình tiêu hủy
3. Trình duyệt
quyết định tiêu hủy hồ sơ
|
|
35
|
Quản lý danh sách
quyết định tiêu hủy
|
1. Xem danh sách
quyết định tiêu hủy
2. Tạo quyết định
tiêu hủy
3. Chỉnh sửa thông
tin quyết định tiêu hủy
4. Xóa từng quyết
định tiêu hủy
5. Xóa đồng thời
nhiều quyết định tiêu hủy
6. Tìm kiếm quyết
định tiêu hủy theo thời gian, trạng thái
|
|
36
|
Quản lý quyết định tiêu
hủy chờ duyệt
|
1. Xem danh sách
quyết định tiêu hủy
2. Từ chối duyệt
quyết định tiêu hủy
3. Duyệt quyết định
tiêu hủy
|
|
37
|
Quản lý hồ sơ đã
hủy
|
1. Xem danh sách hồ
sơ đã hủy
2. Tìm kiếm hồ sơ
đã hủy
|
|
38
|
Quản lý hồ sơ lưu vĩnh
viễn
|
1. Xem danh sách hồ
sơ lưu vĩnh viễn
2. Xem thông tin
biên mục hồ sơ lưu vĩnh viễn
3. Xem mục lục văn
bản tài liệu trong hồ sơ lưu vĩnh viễn
4. Nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ lịch sử
5. Tìm kiếm hồ sơ
lưu vĩnh viễn
|
|
39
|
Quản lý cấu hình nguồn
nộp LTLS
|
1. Xem danh sách
cây cơ cấu đơn vị trên toàn hệ thống
2. Cấu hình đơn vị
nộp LTLS
|
|
40
|
Quản lý danh sách hồ
sơ nộp lưu LTLS
|
1. Xem danh sách
yêu cầu nộp lưu hồ sơ vào LTLS
2. Tìm kiếm yêu cầu
nộp lưu vào LTLS theo tiêu chí thời gian tạo.
3. Tìm kiếm yêu cầu
nộp lưu vào LTLS theo trạng thái.
4. Xử lý yêu cầu
nộp lưu hồ sơ vào LTLS
5. Xóa yêu cầu nộp
lưu hồ sơ vào LTLS
|
|
41
|
Quản lý danh sách hồ
sơ chờ duyệt để nộp lưu LTLS
|
1. Xem danh sách hồ
sơ chờ duyệt để nộp lưu LTLS
2. Tìm kiếm hồ sơ
chờ duyệt để nộp lưu LTLS
3. Xử lý hồ sơ chờ
duyệt để nộp lưu LTLS
|
|
42
|
Quản lý hồ sơ đã
nộp LTLS chờ được tiếp nhận
|
1. Xem danh sách hồ
sơ chờ được tiếp nhận vào LTLS
2. Tìm kiếm hồ sơ
chờ được tiếp nhận vào LTLS
3. Lấy lại hồ sơ đã
nộp LTLS
4. Xem thông tin hồ
sơ đã nộp LTLS
|
|
43
|
Quản lý hồ sơ đã
nộp LTLS bị trả lại
|
1. Xem danh sách hồ
sơ nộp LTLS bị trả lại
2. Tìm kiếm hồ sơ
nộp LTLS bị trả lại
3. Xem chi tiết hồ
sơ nộp LTLS bị trả lại
|
|
44
|
Quản lý hồ sơ đã
hoàn thành LTLS
|
1. Xem danh sách hồ
sơ đã hoàn thành nộp LTLS
2. Tìm kiếm hồ sơ
đã hoàn thành nộp LTLS
|
|
45
|
Quản lý hồ sơ chờ
tiếp nhận LTLS
|
1. Xem danh sách hồ
sơ chờ tiếp nhận LTLS
2. Xem mục lục văn
bản tài liệu hồ sơ chờ tiếp nhận LTLS
3. Xem thông tin
file biên bản liên quan của hồ sơ
4. Tiếp nhận hồ sơ
vào LTLS
5. Trả lại hồ sơ
vào LTLS
6. Tìm kiếm hồ sơ
chờ tiếp nhận vào LTLS
|
|
46
|
Quản lý đã tiếp
nhận vào LTLS
|
1. Xem danh sách hồ
sơ đã tiếp nhận vào LTLS
2. Xem mục lục văn
bản tài liệu hồ sơ đã tiếp nhận LTLS
3. Xem thông tin
file biên bản liên quan của hồ sơ đã tiếp nhận vào LTLS
4. Xem Quá trình
nộp lưu hồ sơ đã tiếp nhận vào LTLS
5. Tìm kiếm hồ sơ
đã tiếp nhận vào LTLS
|
|
47
|
Tra cứu hồ sơ lưu
trữ
|
1. Xem danh sách hồ
sơ lưu trữ
2. Xem thông tin
chi tiết của hồ sơ
3. Gửi yêu cầu khai
thác hồ sơ
4. Tìm kiếm hồ sơ
cần tra cứu
|
|
48
|
Quản lý danh sách
yêu cầu khai thác hồ sơ
|
1. Xem danh sách
yêu cầu khai thác
2. Cập nhật thông
tin yêu cầu khai thác
3. Gửi yêu cầu khai
thác
4. Xóa yêu cầu khai
thác
5. Xem luồng quy
trình duyệt khai thác hồ sơ
6. Tìm kiếm yêu cầu
khai thác
|
|
49
|
Quản lý yêu cầu
khai thác chờ duyệt
|
1. Xem danh sách
yêu cầu khai thác chờ duyệt
2. Chuyển trả yêu
cầu khai thác chờ duyệt
3. Duyệt yêu cầu
khai thác chờ duyệt
4. Từ chối yêu cầu
khai thác chờ duyệt
5. Xem luồng quy
trình duyệt khai thác hồ sơ
6. Tìm kiếm yêu cầu
khai thác
|
|
50
|
Quản lý hồ sơ đang
mượn
|
1. Xem danh sách hồ
sơ, thông tin chi tiết,lịch sử thao tác hồ sơ đang mượn
2. Xin gia hạn thời
gian mượn
3. Tìm kiếm hồ sơ
đang mượn
|
|
51
|
Quản lý hồ sơ đang cho
mượn
|
1. Xem danh sách hồ
sơ đang cho mượn
2. Xem thông tin
chi tiết hồ sơ đang cho mượn
3. Xem lịch sử thao
tác hồ sơ đang cho mượn
4. Duyệt xin gia
hạn
5. Từ chối duyệt
xin gia hạn
6. Tìm kiếm hồ sơ
đang cho mượn
|
|
52
|
Quản trị hệ thống
|
1. Đăng nhập, đăng
xuất
2. Khai báo đơn vị,
người dùng
3. Phân quyền hệ
thống
|
3.6.
Các yêu cầu phi chức năng
3.6.1. Yêu cầu về an
toàn thông tin
Hệ thống quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum phải đáp ứng các yêu cầu về công nghệ thông tin
theo quy định tại Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính
phủ về Đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; thông tư số
12/2022/TT-BTTTT ngày 12 tháng 08 năm 2022 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy
định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày
01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Đồng thời Hệ thống
quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Bảo đảm ứng dụng an
toàn trước các cơ chế tấn công tầng ứng dụng như: SQL Injection, path
traversal, XSS, CSRF, Session fixation, Session hijacking, lỗi upload và
download file không an toàn. Các ứng dụng được thiết kế để chống lại các nguy
cơ bảo mật được xác định trước, vì thế cần xác định các nguy cơ có thể gây mất
an toàn cho hệ thống ngay từ giai đoạn đầu tiên khi xây dựng ứng dụng, từ đó
triển khai các giải pháp để loại bỏ hoàn toàn các nguy cơ.
- Các phần mềm ứng
dụng bảo đảm được thiết kế theo mô hình Front-end và Back-end: Hệ thống
Front-end sẽ tiếp nhận yêu cầu từ người dùng, xử lý và chuyển ra cho hệ thống
Back-end xử lý. Toàn bộ dữ liệu được cất trữ tại hệ thống Back-end đặt trong
vùng an toàn.
- Tuân thủ các quy
tắc lập trình an toàn để loại bỏ các lỗi như: Session fixation, HTTP only
Cookie, lỗi xác thực, lỗi phân quyền, XSS, SQL Injection, User enumulation, lỗi
mã hóa dữ liệu, lỗi thao tác file, Session Hijacking, chuyển hướng và chuyển
tiếp thiếu thẩm tra, thất thoát thông tin và xử lý dữ liệu không đúng cách...
và bảo đảm tuân thủ chính sách mật khẩu mạnh.
- Có hệ thống xác
thực linh hoạt và mềm dẻo, có thể làm việc với một lượng đa dạng các mô hình
xác thực đã có hoặc sẽ có.
- Phần mềm ứng dụng
sử dụng cơ chế bảo mật theo vai trò (role) của người dùng để điều khiển quyền
truy nhập. Mỗi người dùng hoặc nhóm người dùng có một hoặc nhiều vai trò. Một
người dùng hoặc nhóm người dùng chỉ có thể thực hiện chức năng nếu người dùng
đó hoặc nhóm người dùng đó có vai trò thực hiện chức năng đó.
- Cơ sở dữ liệu thông
phải cung cấp các tính năng bảo mật, kiểm soát việc truy cập và sử dụng cơ sở
dữ liệu như:
+ Phân quyền tài
khoản sử dụng hệ quản trị CSDL theo nguyên tắc tối thiểu hóa quyền.
+ Kiểm soát nguồn tài
nguyên hệ thống sử dụng (như thời gian CPU);
+ Theo dõi, ghi log
các hành động của người sử dụng;
+ Bảo mật của cơ sở
dữ liệu có thể được chia làm hai loại: Bảo mật hệ thống (System security) và
Bảo mật dữ liệu (Data security):
++ Bảo mật hệ thống
bao gồm các cơ chế kiểm soát các quyền truy cập và sử dụng của cơ sở dữ liệu ở
mức hệ thống;
++ Bảo mật dữ liệu
bao gồm các cơ chế truy cập và sử dụng cơ sở dữ liệu tới từng đối tượng trong
cơ sở dữ liệu như: Mỗi người sử dụng được phép truy cập vào một đối tượng riêng
và các kiểu hành động mà người sử dụng được phép thao tác trên đối tượng đó. Ví
dụ như người sử dụng có thể thực hiện các câu lệnh SELECT hay INSERT trên một
bảng nào đó nhưng lại không được quyền DELETE.
- Mã hóa dữ liệu:
Việc mã hóa dữ liệu sẽ được thực hiện:
+ Mã hóa các trường
thông tin cần bảo mật dữ liệu khi lưu xuống đĩa cứng hoặc lưu xuống cơ sở dữ
liệu.
+ Đối với mật khẩu
của người dùng, sẽ được lưu trữ sau khi dùng thuật toán (hash) với giá trị bổ
sung (salt) thích hợp;
+ Mã hóa trên đường
truyền sử dụng giao thức SSL với phiên bản mới nhất.
3.6.2. Các yêu cầu
cần đáp ứng về thời gian xử lý, độ phức tạp xử lý của các phần mềm
Cho phép không hạn
chế số lượng người sử dụng và cho phép ít nhất 300 người sử dụng đồng thời.
Thời gian xử lý cần
đảm bảo ở tốc độ cao, thao tác xử lý dữ liệu nhanh chóng và đảm bảo người dùng
không có cảm giác về độ trễ của chương trình. Khi chương trình có độ trễ cho
tác vụ, hệ thống cần có công cụ hiển thị lời thông báo hoặc biểu tượng hiển thị
cho người dụng nhận biết được rằng hệ thống vẫn đang hoạt động.
Độ phức tạp xử lý của
các chức năng phần mềm cần đảm bảo các chức năng thỏa mãn yêu cầu nghiệp vụ của
người dùng hệ thống và đảm bảo tính logic về nghiệp vụ giữa các chức năng.
3.6.3. Yêu cầu về mức
độ chịu đựng sai hỏng đối với các lỗi cú pháp lập trình, lỗi lô-gic trong xử lý
dữ liệu, lỗi kiểm soát tính đúng đắn của dữ liệu đầu vào
Ứng dụng phần mềm
cung cấp tính năng báo lỗi chi tiết đến từng tình huống;
- Trong các thông báo
lỗi, cho phép liên kết đến hệ thống trợ giúp cho từng nội dung tương ứng;
- Để giúp người sử
dụng biết được các thông báo một cách rõ ràng, ngôn ngữ hiển thị trong các báo
lỗi được yêu cầu là tiếng Việt.
3.6.4. Yêu cầu về mỹ
thuật, kỹ thuật cần đạt được của các giao diện chương trình
- Hệ thống sẽ cho
phép lưu trữ tất cả dữ liệu theo định dạng Unicode, chấp nhận tất cả các ký tự
tiếng Việt có dấu.
- Giao diện màn hình,
các thông báo lỗi và trợ giúp là ngôn ngữ tiếng Việt theo chuẩn TCVN6909:2001
dựa trên bảng mã Unicode dựng sẵn (ISO 10646), với trợ giúp của các bộ gõ
Unikey, Vietkey.
- Giao diện chương
trình dùng các Font chuẩn của hệ thống như Arial hay Times News Romans. Người
dùng không phải cài thêm bất cứ font chữ nào.
- Trong các màn hình
nhập số liệu, các trường bắt buộc phải nhập phải có hình thức nhắc nhở cho
người sử dụng.
- Trong mỗi màn hình
cập nhật thông tin, các trường được phép cập nhật phải có hình thức nhắc nhở
cho người sử dụng.
3.6.5. Các yêu cầu
phi chức năng khác
- Yêu cầu chức năng:
+ Tính phù hợp: Là
khả năng của một phần mềm có thể cung cấp một tập các chức năng thích hợp cho
công việc cụ thể phục vụ mục đích của người sử dụng;
+ Tính chính xác: Là
khả năng của phần mềm có thể cung cấp các kết quả hay hiệu quả đúng đắn hoặc
chấp nhận được với độ chính xác cần thiết;
+ Khả năng hợp tác
làm việc: Khả năng tương tác với một hoặc một vài hệ thống cụ thể của phần mềm;
+ Tính an toàn: Khả năng
bảo vệ thông tin và dữ liệu của sản phẩm phần mềm, sao cho người, hệ thống
không được phép thì không thể truy cập, đọc hay chỉnh sửa chúng;
- Yêu cầu về độ tin
cậy:
+ Tính đúng đắn: Khả
năng tránh các kết quả sai;
+ Khả năng chịu lỗi:
Khả năng của phần mềm hoạt động ổn định tại một mức độ cả trong trường hợp có
lỗi xảy ra ở phần mềm hoặc có những vi phạm trong giao diện;
+ Khả năng phục hồi:
Khả năng của phần mềm có thể tái thiết lại hoạt động tại một mức xác định và
khôi phục lại những dữ liệu có liên quan trực tiếp đến lỗi;
- Yêu cầu về hiệu
quả:
+ Đáp ứng thời gian:
Ứng dụng có thể đưa ra một trả lời, một thời gian xử lý và một tốc độ thông
lượng hợp lý khi nó thực hiện công việc của mình, dưới một điều kiện làm việc
xác định;
+ Tận dụng tài
nguyên: Có thể sử dụng một lượng, một loại tài nguyên hợp lý để thực hiện công
việc trong những điều kiện cụ thể;
+ Tính hiệu quả
chung: Thoả mãn các chuẩn, quy ước, quy định.
- Yêu cầu về chuẩn
tiếng Việt:
+ Hệ thống phần mềm
cần hỗ trợ chuẩn ngôn ngữ Unicode;
+ Hệ thống có khả năng
hỗ trợ tiêu chuẩn Unicode về mặt lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ nhiều bộ gõ khác nhau;
+ Hệ thống có khả năng
hỗ trợ tiêu chuẩn Unicode trong việc hiển thị thông tin.
4. Yêu cầu, điều kiện
về khả năng kết nối, liên thông với ứng dụng, hệ thống thông tin khác
- Hệ thống phải đảm
bảo kết nối với Trục liên thông chia sẻ dữ liệu LGSP tỉnh Kon Tum để sẵn sàng
chia sẻ tài liệu, dữ liệu cho các hệ thống công nghệ thông tin khác khi có nhu
cầu.
- Hệ thống phải đảm
bảo kết nối với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Kon Tum qua Trục
liên thông chia sẻ dữ liệu LGSP tỉnh Kon Tum. Dữ liệu đầu vào của tài liệu điện
tử sẽ được lấy từ Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh trong đó dữ liệu
phải đảm bảo đầy đủ thông tin văn bản, quá trình xử lý văn bản và các thông tin
khác có liên quan tuân thủ đầy đủ quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày
24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ.
- Hệ thống phải đảm
bảo kết nối với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Kon Tum
qua Trục liên thông chia sẻ dữ liệu LGSP tỉnh Kon Tum. Dữ liệu đầu vào tuân thủ
đầy đủ quy định tại Thông tư số 02/2019/TT- BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của
Bộ Nội vụ; Quy trình nộp lưu, mô hình kết nối, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, sử
dụng đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử giữa Hệ thống thông tin giải
quyết thủ tục hành chính tỉnh với Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh
tuân thủ đầy đủ theo Thông tư số 13/2023/TT- BNV, ngày 31 tháng 8 năm 2023 của
Bộ Nội vụ Thông tư Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử;
- Hệ thống phải sẵn
sàng kết nối chia sẻ dữ liệu với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Cục văn
thư lưu trữ nhà nước và các Hệ thống công nghệ thông tin khác…theo đúng Khung
kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Kon Tum 2.0 và các hướng dẫn kết nối của các
cơ quan liên quan.
Sơ
đồ liên thông dữ liệu
5. Phương án dự phòng
rủi ro hệ thống
Phương án kỹ thuật đề
xuất cần đảm bảo tính dự phòng cho hệ thống dữ liệu tại trung tâm dữ liệu như sau:
- Phương án kỹ thuật
đảm bảo phục vụ việc sao lưu dữ liệu, đề phòng các rủi ro từ phía nhà cung cấp.
- Hệ thống lưu trữ dự
phòng được thiết kế tập trung với năng lực xử lý ở mức cao, đảm bảo khả năng
sao lưu và phục hồi dữ liệu, tính sẵn sàng cho hệ thống chính; Phân hệ được
thiết kế đảm bảo khả năng mở rộng đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn dữ liệu
trong tương lai.
- Hệ thống lưu trữ dự
phòng phải sẵn sàng chuyển đổi về Trung tâm dữ liệu tỉnh Kon Tum, có đầy đủ các
quy định về đảm bảo an ninh, an toàn lao động, có các quy định về quản lý thiết
bị và hệ thống phần mềm, đảm bảo an toàn hạ tầng mạng, an toàn thông tin.
- Hệ thống trung tâm
dữ liệu phục vụ sao lưu dự phòng được vận hành bởi đội ngũ chuyên gia tại địa
bàn, có kinh nghiệm và năng lực vận hành hệ thống, đảm bảo mức độ vận hành và
hỗ trợ 24/7.
6. Yêu cầu về đào tạo
chuyển giao công nghệ
Việc thuê dịch vụ
công nghệ thông tin cần đảm bảo các yêu cầu về đào tạo chuyển giao công nghệ
như sau:
- Yêu cầu chung: Tổ chức đào tạo quản
trị, sử dụng và khai thác hệ thống phần mềm.
- Mục tiêu đào tạo: Khóa học sẽ cung cấp
cho các học viên đầy đủ các kỹ năng để quản trị, sử dụng, khai thác hệ thống
phần mềm một cách an toàn, hiệu quả.
- Phương pháp đào
tạo: Đào
tạo tập trung.
- Địa điểm đào tạo: tỉnh Kon Tum.
- Đối tượng đào tạo:
+ Lãnh đạo đơn vị,
cán bộ, lưu trữ cơ quan của các Sở, ngành, UBND từ cấp huyện đến cấp xã; Lưu
trữ lịch sử.
+ Đào tạo quản trị hệ
thống - Cán bộ phụ trách quản trị đơn vị.
- Số lượng, thời gian
đào tạo: Theo
yêu cầu
- Yêu cầu cho đào tạo:
+ Phải cung cấp thiết
bị liên quan cho học viên để phục vụ đào tạo.
+ Phải đảm bảo có đầy
đủ tài liệu hướng dẫn, văn phòng phẩm cho các học viên tham gia đào tạo.
+ Mỗi lớp học có tối
thiểu 01 giảng viên chính, 01 trợ giảng.
+ Trong suốt thời
gian diễn ra đào tạo phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cho công tác khai giảng,
bế giảng.
- Hệ thống phải có nhân
sự thường trực tại tỉnh Kon Tum thực hiện vận hành, hỗ trợ sử dụng hệ thống cho
toàn bộ các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống trong tỉnh.
- Sẵn sàng hỗ trợ
trực tiếp tại cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu.
7. Các quy định cần
tuân thủ
- Hệ thống phải đáp ứng
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2022 của Chính phủ Về công tác
văn thư
- Hệ thống phải đảm
bảo tính năng ổn định, kiến trúc công nghệ cho phép mở rộng dễ dàng; đảm bảo kết
nối, chia sẻ dữ liệu theo Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Thủ
tướng Chính phủ; đảm bảo an toàn thông tin theo quy định.
- Hệ thống phải đáp
ứng quy định tại Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT ngày 12 tháng 08 năm 2022 của Bộ
Thông tin và Truyền thông Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị
định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống
thông tin theo cấp độ.
- Hệ thống phải đáp
ứng quy định 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Thông tư
quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử
- Hệ thống phải đáp
ứng Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ Nội vụ Thông tư
Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử;
- Hệ thống được xây
dựng phải đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Bộ Thông tin và Truyền
thông và Kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Kon Tum phiên bản 2.0.
- Hệ thống được thiết
kế, xây dựng với kỹ thuật và công nghệ tiên tiến mới nhất và có tính mở, đáp
ứng khả năng tích hợp với phần mềm khác và khả năng mở rộng phạm vi triển khai
đến các đơn vị trong tương lai.
- Hệ thống phải đảm
bảo quy trình tạo lập, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại văn bản số 370/VTLTNN-
NV ngày 10 tháng 5 năm 2022 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước V/v lập hồ sơ
điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài
liệu điện tử
- Hệ thống phải đảm
bảo đáp ứng hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ tại văn bản số 903/VTLTNN-QLII
ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước V/v hướng dẫn V/v
hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu
trữ lịch sử;
- Hệ thống phải sẵn
sàng nâng cấp, bổ sung các tính năng liên tục đáp ứng các thay đổi của quy định
pháp lý; nâng cấp phần mềm theo phản ánh, đề xuất của người dùng bao gồm cán bộ
của các đơn vị; nâng cấp điều chỉnh ngay trong quá trình triển khai (thực hiện
các giải pháp gấp để khắc phục các tình huống, xử lý các sự cố).
- Hệ thống phải đảm bảo
xây dựng đầy đủ các chức năng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tại
lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức theo quy định tại phụ lục
VI, 30/2020/NĐ-CP 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ Nghị định về công tác văn
thư của Bộ Nội vụ.