|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
THÀNH
PHỐ ĐÀ NẴNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2773/QĐ-UBND
|
Đà Nẵng,
ngày 27 tháng 10 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ KHO LƯU
TRỮ SỐ CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG GIAI ĐOẠN 2023-2025, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾN NĂM 2030
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ
chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm
2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11
năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường
điện tử;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định việc gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC
ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập
thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng
ngân sách nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày
24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày
02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg
ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ
lịch sử;
Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày
03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”;
Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày
03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến
năm 2025, định hướng đến năm 2030;
Căn cứ Nghị quyết số 05-NQ/TU ngày 17
tháng 6 năm 2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Đà Nẵng về chuyển đổi số
trên địa bàn thành phố đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;
Căn cứ Quyết định số 2870/QĐ-UBND ngày
28 tháng 8 năm 2021 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành Đề án Chuyển đổi
số trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;
Căn cứ Quyết định số 4706/QĐ-UBND ngày
16 tháng 10 năm 2018 của UBND thành phố ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật áp
dụng đối với dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực
lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng;
Căn cứ Quyết định số 692/QĐ-UBND ngày
03 tháng 3 năm 2021 UBND thành phố ban hành Quy định giá dịch vụ sự nghiệp công
sử dụng ngân sách nhà nước
trong lĩnh vực nội vụ về lưu trữ;
Căn cứ Quyết định số
153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố
về việc ban hành Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành
phố Đà Nẵng;
Căn cứ Quyết định số 123/QĐ-UBND
ngày 15 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành nhiệm vụ, giải
pháp chủ yếu chỉ đạo, điều hành thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
và dự toán ngân sách nhà nước thành phố Đà Nẵng năm 2022;
Căn cứ Quyết định số 136/QĐ-UBND ngày
17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Chương trình công tác
năm 2022;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại
Tờ trình số
2710/TTr-SNV
ngày 26 tháng 9 năm
2022; kết quả biểu quyết của các thành viên UBND thành phố.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn
2023-2025, định hướng đến năm 2030 (sau đây viết tắt là Đề án).
Điều 2. Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị
liên quan tổ chức phổ biến, hướng dẫn và theo dõi việc triển khai Đề án; các cơ
quan, đơn vị chủ động, nghiêm túc thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ được
giao tại Đề án theo đúng quy định, yêu cầu, bảo đảm thời gian, lộ trình.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng, giám đốc các sở,
ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thành phố; chủ tịch UBND các quận, huyện, phường,
xã; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 4;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (để báo cáo);
- Lưu: VT, SNV.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Trung Chinh
|
ĐỀ ÁN
XÂY
DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ KHO LƯU TRỮ SỐ CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ
NẴNG GIAI ĐOẠN 2023-2025, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾN NĂM 2030
(Kèm
theo Quyết định số
2773/QĐ-UBND
ngày 27 tháng 10 năm 2022 của
UBND thành phố Đà Nẵng)
Phần I
SỰ
CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ BAN HÀNH ĐỀ ÁN
I. SỰ CẦN THIẾT
1. Tầm quan
trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ
Theo quy định tại Luật Lưu trữ:
“Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm
văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê;
âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện
tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút
tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”
(khoản 2 Điều 2).
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá
trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (khoản 3
Điều 2).
Từ đó có thể hiểu, tài liệu lưu trữ của các cơ
quan là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan dưới nhiều
hình thức (giấy, điện tử, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình...), có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử và được lựa chọn để lưu trữ. Tài
liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin quá khứ, có tính chính xác cao, phản ánh
trực tiếp những hoạt động của Nhà nước, của xã hội, của cơ quan, được đưa vào bảo
quản tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của
công dân, tổ chức và do Nhà nước thống nhất quản lý.
Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị
số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 về
tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
lưu trữ lịch sử. Theo đó, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các cơ quan nhận thức đầy
đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ, thực hiện
đúng các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác lưu trữ, khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ có hiệu
quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.
Từ đó để khẳng định, tài liệu lưu trữ
luôn giữ vai trò quan trọng, đặc biệt là phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ sẽ góp
phần xây dựng nền hành chính hiệu quả, hiện đại, thông suốt. Tài liệu lưu trữ
chỉ phát huy được giá trị khi được tổ chức khai thác, sử dụng. Để tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, chính xác, yêu cầu tài liệu phải được chỉnh
lý, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử đúng quy định, tiến tới thực hiện lưu trữ số,
lưu trữ điện tử. Do đó, việc xây dựng Đề án để tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố là cần thiết.
2. Mục tiêu,
chỉ tiêu, nhiệm vụ của thành phố đặt ra cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử đến
năm 2025, định hướng đến năm 2030
a) Tại Đề án Chuyển đổi số trên địa
bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030
Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, phát
triển khoa học, công nghệ trên tất cả các lĩnh vực và triển khai thực hiện Quyết
định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến
năm 2030, UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quyết định số 2870/QĐ-UBND ngày 28
tháng 8 năm 2021 về việc ban hành Đề án Chuyển đổi số
trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Theo đó,
UBND thành phố đã xác định chuyển đổi số là bước chuyển tất yếu nhằm chuyển đổi
căn bản, toàn diện hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của chính quyền; là
nhiệm vụ vừa cấp bách, vừa lâu dài, phải tiến hành kiên quyết, kiên trì, liên tục
với những bước đi vững chắc, tích cực, chủ động và có trọng tâm, trọng
điểm, kế thừa những thành tựu phát triển công nghệ, ứng dụng và dữ liệu số đã
có, đi đôi với đổi mới,
sáng tạo; là nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong lãnh đạo của các cấp ủy đảng,
trong toàn bộ
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, người dân.
Đồng thời, tại Quyết định số 2870/QĐ-UBND ,
thành phố đã xác định mục tiêu, chỉ tiêu cần đạt được trong chuyển đổi số đến
năm 2025 và năm 2030, trong đó có một số mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp về chính
quyền số và dữ liệu số liên quan trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử,
cụ thể như sau:
- Mục tiêu, chỉ tiêu trong chuyển đổi
số của thành phố cần đạt được đến năm 2025 liên quan đến công tác văn thư, lưu
trữ điện tử:
+ Kết quả thủ tục hành chính phát sinh
từ năm 2016 được số hóa; sử dụng ít nhất 10 loại dữ liệu số chuyên ngành để
thay thế thành
phần hồ sơ phải nộp trong cung cấp dịch vụ công.
+ Tối thiểu 20% thủ tục hành chính của
các cơ quan nhà nước được cắt giảm thông qua kế thừa dữ liệu số.
+ 100% cơ quan nhà nước tham gia cung
cấp dữ liệu mở, dưới định dạng máy có khả năng đọc, để cung cấp dịch vụ công kịp
thời, một lần khai báo, trọn vòng đời phục vụ người dân và phát triển kinh tế số,
xã hội số.
+ 100% văn bản trao đổi với cơ quan
Đảng, Chính quyền, Mặt trận và các tổ chức chính trị xã hội được ký số và liên
thông qua mạng (trừ hồ sơ văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước).
+ 100% hồ sơ công việc được xử lý trên
môi trường mạng và 100% kết quả thủ tục hành chính được ký số và gửi qua mạng
cho người dân (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước).
+ 100% chế độ báo cáo, chỉ tiêu tổng hợp
báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê về kinh tế - xã hội được sử dụng báo cáo điện
tử và được kết nối, tích hợp, chia sẻ; được phân tích để phục vụ chỉ đạo, điều
hành.
+ Tối thiểu 50% hoạt động giám sát, kiểm
tra của cơ quan quản lý nhà nước được thực hiện thông qua môi trường số và hệ
thống thông tin của cơ quan quản lý.
- Mục tiêu, chỉ tiêu trong chuyển đổi
số của thành phố cần đạt được đến năm 2030 liên quan đến công tác văn thư, lưu
trữ điện tử:
+ Tối thiểu 30% thủ tục hành chính của
các cơ quan nhà nước được cắt giảm thông qua kế thừa dữ liệu số.
+ Sử dụng ít nhất 100 loại dữ liệu số
để thay thế thành phần hồ sơ phải nộp trong cung cấp dịch vụ công.
+ Tối thiểu 70% hoạt động giám sát, kiểm
tra của cơ quan quản lý nhà nước được thực hiện thông qua môi trường số và hệ
thống thông tin của cơ quan quản lý.
- Nhiệm vụ, giải pháp về chính quyền số
và phát triển dữ liệu số liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử:
+ Chuẩn hóa, điện tử hóa quy trình
nghiệp vụ xử lý hồ sơ trên môi trường mạng, biểu mẫu, chế độ báo cáo; tăng cường
gửi, nhận văn bản, báo cáo điện tử tích hợp chữ ký số giữa các cơ quan quản lý
nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội và các doanh nghiệp.
+ Xây dựng Hệ thống quản lý, chia sẻ dữ
liệu số hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước
trên địa bàn thành phố, giúp người dân quản lý, lưu trữ dữ liệu điện tử của
mình, cung cấp chia sẻ với các cơ quan nhà nước, hạn chế việc sử dụng
văn bản giấy và cung cấp lặp lại thông tin cho các cơ quan nhà nước.
+ Phát triển, làm sạch, hoàn thiện và
đưa vào sử dụng hiệu quả các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và quản lý nhà nước, kết
nối, tích hợp với các cơ
sở dữ liệu quốc gia, Hệ thống thông tin của bộ ngành Trung ương, đưa về Kho dữ liệu
dùng chung thành phố và chia sẻ cho các cơ quan, đơn vị dùng chung để phân tích, dự báo,
phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành và cung cấp dịch vụ công của thành phố.
+ Số hóa hồ sơ, lưu trữ hồ sơ công việc
điện tử của các cơ quan nhà nước theo quy định. Số hóa và đưa
vào khai thác cơ sở dữ liệu kết quả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quản
lý.
+ Xây dựng và phát triển Kho dữ liệu
dùng chung toàn thành phố cho phép thu thập, lưu trữ, tổng hợp từ nhiều nguồn dữ
liệu khác nhau, phân tích, xử lý, khai phá, hỗ trợ ra quyết định chỉ đạo, điều
hành; đồng thời chia sẻ cho các cơ quan thành phố sử dụng.
Từ những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ
nêu trên trong chuyển đổi số của thành phố, có thể thấy, việc xây dựng và thực
hiện Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của
thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 trong bối cảnh
hiện nay là thiết thực nhằm: Tạo lập dữ liệu, thu thập, quản lý, bảo đảm an
toàn và phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử (một trong những nguồn dữ
liệu số quan trọng của thành phố); góp phần triển khai Đề án chuyển đổi
số của thành phố; góp phần tạo cơ sở vững chắc về lưu trữ thông tin, dữ liệu từ
tài liệu lưu trữ trong lộ trình xây dựng chính quyền điện tử, thành phố thông minh.
b) Tại kế hoạch thực hiện Đề án “Lưu
trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” của thành phố
Ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng
Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Theo đó, Thủ tướng Chính
phủ đã đặt mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể khi thực hiện Đề án. Mục tiêu
chung là quản lý thống nhất, bảo quản
an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động
của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp
trong việc tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước. Mục
tiêu, chỉ tiêu cụ thể về lưu trữ điện tử cần đạt được tại lưu trữ cơ quan là tối
thiểu 80% tài liệu được tạo lập dạng điện tử; 90% lưu trữ cơ quan khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; tối thiểu 80% tài liệu điện tử được
giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể về lưu trữ điện tử cần
đạt được tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành là số hóa tối thiểu 30%
tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử; tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ
không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức
sử dụng trên môi trường mạng; tối thiểu 50% Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Lưu trữ
chuyên ngành có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
Để triển khai Quyết định số
458/QĐ-TTg , UBND thành phố đã ban hành Kế hoạch số 6901/KH-UBND ngày 17 tháng
10 năm 2020 thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn
2020-2025” trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, trong đó đã giao chỉ tiêu cụ thể về
lưu trữ điện tử cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử thành phố như lập hồ sơ
điện tử đúng quy
định;
giao nộp tài liệu điện tử; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường
mạng; lưu trữ lịch sử thành phố có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ
thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước...
Từ những mục tiêu chung và chỉ tiêu cụ
thể tại Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn
2020-2025” của Thủ tướng Chính phủ và kế hoạch thực hiện của thành phố, cho thấy
việc xây dựng và thực hiện Đề án nhằm tạo lập, thu thập, bảo đảm an toàn dữ liệu
lưu trữ điện tử trong giai đoạn 2020-2025 là cần thiết để tạo tiền đề phát huy
có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử và hoàn thành các mục tiêu, chỉ
tiêu được thành phố, Thủ tướng Chính phủ giao.
3. Cơ sở thực
tiễn và yêu cầu đặt ra đối với công tác lưu trữ hiện nay của thành phố
Có thể khẳng định, dữ liệu đóng vai
trò then chốt, là tài sản, tài nguyên, điều kiện tiên quyết cho lưu trữ số, chuyển đổi
số. Dữ liệu số và sử dụng dữ liệu số sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm
vụ, chức năng của các cơ quan. Để sử dụng dữ liệu số và kế thừa được dữ liệu số,
yêu cầu đặt ra đối với các cơ quan là phải hình thành và quản lý dữ liệu số
thông qua việc tạo lập dữ liệu, lập hồ sơ điện tử (đối với các văn bản, dữ liệu
hình thành điện tử) và số hóa (đối với tài liệu, hồ sơ hình thành trên các vật
mang tin khác) đúng quy định. Tuy nhiên, hiện nay tại các cơ quan của thành phố,
việc quản lý dữ liệu lưu trữ số vẫn còn một số hạn chế và cần thiết phải khắc
phục trong thời gian đến mới có thể quản lý thống nhất, tập trung tài liệu điện
tử, dữ liệu số.
a) Tài liệu điện tử, dữ liệu số đã
hình thành tại các cơ quan nhưng chưa được quản lý khoa học, hiệu quả
Từ năm 2014, các cơ quan của thành phố
đã tăng cường ứng dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong việc quản lý
văn bản đi, đến. Năm 2021, các cơ quan bắt đầu thực hiện lập hồ sơ điện tử trên
Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành song nhiều hồ sơ chưa bảo đảm quy định.
Năm 2017, các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố; các
ban, chi cục trực thuộc sở thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước; phòng
chuyên môn thuộc UBND quận, huyện; lưu trữ lịch sử thành phố đã thực hiện số
hóa tài liệu lưu trữ. Tài liệu điện tử đã và đang hình thành tại các cơ quan
nhưng ở dạng rời lẻ,
chưa được lập hồ sơ đúng quy định, chưa được quản lý một cách khoa học, hiệu quả.
Vì vậy, một
trong những mục tiêu của Đề án này là quản lý khoa học, thống nhất dữ liệu, tài
liệu điện tử tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử của thành phố, nhằm
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử trong thời đại công nghệ số.
b) Tài liệu điện tử, dữ liệu số của
các cơ quan chưa được quản lý đồng bộ, tập trung tại một hệ thống hoặc kho lưu
trữ số
Hiện nay, trong công tác văn thư, lưu
trữ của thành phố đang sử dụng các phần mềm gồm: Phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành, Phần mềm Một cửa điện
tử, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố và Phần mềm Lưu trữ lịch sử. Trong
đó, Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu giữ dữ liệu của văn bản
điện tử và hồ sơ công việc điện tử của các cơ quan. Phần mềm Một cửa điện tử quản
lý, lưu giữ dữ liệu các văn bản, tài liệu đầu vào về thủ tục hành chính một cửa
(hiện đang nâng cấp để bổ sung tính năng lập hồ sơ điện tử đối với các thủ tục
hành chính). Phần mềm Lưu trữ điện tử được sử dụng tại các sở, ban, ngành, đơn
vị sự nghiệp của thành phố và quận, huyện để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ
nền giấy. Phần mềm Lưu trữ lịch sử là phần mềm nội bộ của Lưu trữ lịch sử thành
phố dùng để quản lý, số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố. Giữa các phần
mềm này tuy đã và đang xây dựng kết nối, chia sẻ dữ liệu nhưng vẫn còn một số bất
cập. Đặc biệt, Phần mềm Lưu trữ lịch sử là phần mềm nội bộ, hạn chế kết nối đến
mạng Internet nên gặp khó khăn trong việc tích hợp, chia sẻ dữ liệu với các phần
mềm khác. Phần mềm Lưu trữ điện tử được tích hợp trên Phần mềm Quản lý văn bản
và điều hành, không phải là một phần mềm độc lập của Hệ thống Thông tin Chính
quyền điện tử thành phố. Hơn nữa, tại thời điểm xây dựng, Phần mềm Lưu trữ điện
tử và Phần mềm Lưu trữ lịch sử được xây dựng với cấu trúc, chức năng để số hóa
văn bản, tài liệu lưu trữ nền giấy (dữ liệu của hồ sơ điện tử bị thay đổi khi
chuyển sang các phần mềm này) nên hiện nay cần phải nâng cấp mới có thể tiếp nhận
toàn vẹn hồ sơ điện tử. về mặt quản lý, dữ liệu được hình thành từ công tác số
hóa hiện được lưu trữ, quản lý tạm trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, chưa hình
thành nền tảng quản
lý dữ liệu số hóa tập trung.
Vì vậy, cần thiết có một hệ thống hoặc
một kho lưu trữ điện tử chung của thành phố để tích hợp các dữ liệu
tại các phần mềm nêu trên và
quản lý đồng bộ, tập trung.
c) Cần phải đảm bảo tính toàn diện và
tính khả dụng, sử dụng của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
- Tính toàn diện: Hiện nay, công tác
quản lý kho lưu trữ tại các cơ quan vẫn được thực hiện thủ công hoặc thông qua các
tệp tin dưới dạng excel, word trên máy tính cá nhân người làm lưu trữ. Từ đó,
chưa hình thành được cơ sở dữ liệu số về kho lưu trữ. Hơn nữa, từ năm 2021, các
cơ quan bắt đầu thực hiện lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý
văn bản và điều hành song chất lượng hồ sơ được lập chưa cao, nhiều hồ sơ chưa
đúng quy định (thiếu thành phần tài liệu, vẫn còn văn bản không có giá trị pháp lý...).
Do đó, tại các cơ quan chủ yếu lưu trữ tài liệu giấy. Bên cạnh
đó, trong giai đoạn 2017-2021, nhiều cơ quan chọn số hóa tài liệu về công tác
hành chính quản trị văn phòng (như tập lưu văn bản đi, hồ sơ công tác cán bộ, kế
toán, tài chính...); hầu hết, hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, các
tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ và những tài liệu quan trọng khác (bản vẽ quy hoạch,
thiết kế xây dựng... chưa được số hóa. Do đó, yêu cầu đặt ra là quản lý tất cả
dữ liệu của kho lưu trữ, lập hồ sơ điện tử đúng quy định, tập trung số hóa hồ sơ thủ tục
hành chính còn hiệu lực và tài liệu chuyên môn có
giá trị để hình thành dữ liệu số thiết yếu, toàn diện, phục vụ hiệu quả cho việc
sử dụng, chia sẻ.
- Tính khả dụng, sử dụng của dữ liệu
được số hóa còn thấp. Trong giai đoạn 2017-2021, một số cơ quan đã số hóa tài
liệu lưu trữ nền giấy nhưng do chủ yếu số hóa tài liệu công tác hành
chính quản trị văn phòng nên ít phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng. Hơn nữa,
việc số hóa tài liệu trong thời gian qua thực hiện theo hướng scan, ký số, đưa
file lưu dạng ảnh lên phần mềm, không thể trích xuất được thông tin, dữ liệu
trong các file đã số hóa dẫn đến việc khai thác, tìm kiếm thông tin không hiệu
quả, chưa phù hợp. Do đó, trong thời gian đến, để đảm bảo tính
khả dụng, sử dụng của dữ liệu đã số hóa, yêu cầu đặt ra đối với việc số hóa tài
liệu lưu trữ là phải có giải pháp đọc hiểu, xuất các thông tin của tài liệu được
số hóa trong giai đoạn trước và có hướng tiếp cận mới với tài liệu đưa ra số
hóa trong giai đoạn 2023-2025 để đọc được các thông tin của tài liệu sau khi số
hóa nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng lâu dài.
d) Cần xây dựng kho lưu trữ số đảm bảo
việc tích hợp, quản lý thống
nhất, chia sẻ dữ liệu tài liệu điện tử
Tại Đề án Chuyển đổi số trên địa bàn
thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã đề ra nhiệm vụ xây dựng
và phát triển Kho dữ liệu dùng chung toàn thành phố, cho phép thu thập, lưu trữ,
tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, phân tích, xử lý, khai phá, hỗ trợ
ra quyết định chỉ đạo, điều hành, chia sẻ cho các cơ quan thành phố sử dụng.
Đồng thời, tại Đề án “Lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” của Thủ tướng Chính phủ
đã giao nhiệm vụ xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện
tử Phông Lưu trữ Nhà nước trên cơ sở tích hợp dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ
lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành, bảo đảm quản lý tập trung thống nhất
tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan
nhà nước. Tại Kế hoạch số 6901/KH-UBND,
UBND thành phố giao nhiệm vụ xây dựng Kho lưu trữ số của thành phố đáp ứng các
tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền và là thành phần của Kho dữ
liệu chung thành phố Đà Nẵng. Kho lưu trữ số của thành phố sẵn sàng về kỹ thuật
để kết nối, chuyển dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.
Xây dựng kho lưu trữ số nhằm quản lý,
lưu trữ, bảo quản tập trung, thống nhất dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử theo
phương thức và nguyên tắc quy định; đảm bảo việc kết nối, tích hợp
dữ liệu; chia sẻ, khai thác thông tin một cách hiệu quả giữa
các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức, công
dân, từ đó phục vụ quyền lợi chính đáng, chế độ, chính sách... của Nhà nước cho
công dân, tổ chức; bảo đảm việc phân quyền quản lý và cấp quyền truy cập được thống nhất,
chặt chẽ; bảo đảm cơ chế an ninh thông tin; bảo đảm tiết kiệm kinh phí trong việc
đầu tư hạ tầng cơ sở, nhân lực, vật lực. Dữ liệu của Kho lưu trữ số phải được làm sạch,
hoàn thiện và dựa vào sử dụng hiệu quả để phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành. Kho
lưu trữ số là thành phần của Kho dữ liệu chung
thành phố Đà Nẵng và có thể kết nối, chuyển dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà
nước.
đ) Khắc phục một số hạn chế trong công
tác lưu trữ truyền thống
Trong những năm qua, được sự quan tâm,
chỉ đạo và đầu tư kinh phí của lãnh đạo thành phố cũng như lãnh đạo một số cơ
quan, công tác lưu trữ của thành phố Đà Nẵng có sự chuyển biến tích cực. Thành
phố đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng; xây dựng, nâng cấp các phần mềm phục vụ
công tác văn thư, lưu trữ điện tử để quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử,
số hóa tài liệu lưu trữ; cấp kinh phí cho các cơ quan thực hiện chỉnh lý, số
hóa tài liệu... Các cơ quan đã thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập tài liệu
vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu, số hóa, tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ... Tuy nhiên, một số cơ quan, địa phương chưa
quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ và còn một số hạn chế như: Vẫn có tài liệu
hình thành trong quá trình giải quyết công việc không được lập hồ sơ, không
giao nộp đầy đủ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; việc chỉnh lý, hệ thống hóa tài
liệu chưa được thực hiện thường xuyên; nhiều tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chưa
được số hóa; chưa phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ thông qua việc
khai thác, sử dụng… Do đó, có tình trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích
đống, tài liệu có giá trị chưa được số hóa, chưa tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu.
Theo số liệu báo cáo, hiện nay các cơ
quan[1] còn 3.778 mét
tài liệu giấy hình thành từ năm 2021 về trước chưa chỉnh lý, trong đó lưu trữ lịch sử
thành phố là 296 mét, lưu trữ cơ quan là 3.482 mét (khối sở, ban, ngành là 730
mét (chủ yếu tài liệu
hình thành sau năm 2015); khối đơn vị sự nghiệp thành phố là 41 mét; các ban,
chi cục trực thuộc sở, ngành là 395 mét; cơ quan chuyên môn thuộc 07 quận, huyện
là 1.052 mét[2]
và khối phường là 1.264 mét). Tình hình quản lý tài liệu lưu trữ giấy cụ thể từng
cơ quan theo Phụ lục I kèm theo Đề án. Để phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ,
yêu cầu đặt ra là phải chỉnh lý, số hóa và thường xuyên khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ đúng quy định.
Hơn nữa, đến nay kho lưu trữ của hầu hết
các sở, ban, ngành làm việc trong Trung tâm Hành chính thành phố không đủ diện
tích để bảo quản tài liệu nên nhiều cơ quan phải để tài liệu tại các kho bên
ngoài. Theo chủ trương của UBND thành phố, sẽ xây dựng Kho lưu trữ hiện hành để
các cơ quan làm việc trong Trung tâm Hành chính thành phố bảo quản tài liệu lưu
trữ. Việc để tài liệu bên ngoài trụ sở sẽ không thuận lợi cho việc thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ, khai thác, sử dụng. Tuy nhiên, hạn chế này có thể được khắc
phục một phần nếu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ hiện hành trong giai đoạn
đến, đẩy mạnh việc lập hồ sơ công việc
điện tử, khai thác văn bản, tài liệu, hồ sơ trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử và Phần mềm Một cửa điện tử. Vì vậy, việc tạo lập
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là cần thiết để có thể tra cứu, sử dụng tài liệu
trên môi trường mạng, không bị giới hạn về không gian hoặc phải đi,
về giữa trụ sở cơ quan và trụ sở kho lưu trữ hiện hành để khai thác tài liệu.
Tóm lại, trong xu thế tất cả các lĩnh
vực đang thực hiện chuyển đổi số và để thực hiện nhiệm vụ, khắc phục các hạn chế,
đáp ứng các yêu cầu của công tác lưu trữ nêu trên, yêu cầu tất yếu hiện nay
trong công tác lưu trữ của thành phố là xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
hoàn thiện, thực hiện lưu trữ số, lưu trữ điện
tử và hình thành kho lưu trữ số để quản lý, sử dụng, chia sẻ, khai thác dữ liệu
số, dữ liệu điện tử. Vì vậy, việc xây dựng, ban hành Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn
2023-2025, định hướng đến năm 2030 là vô cùng cần thiết.
II. CĂN CỨ BAN HÀNH ĐỀ
ÁN
1. Các chủ
trương, văn bản quy định của trung ương
a) Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm
2011.
b) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ.
c) Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
d) Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường
điện tử.
đ) Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày
12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định việc gửi, nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước
e) Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29
tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh
lý tài liệu giấy.
g) Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26
tháng 11 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định
đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.
h) Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23
tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo
lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
i) Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24
tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào và yêu
cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
k) Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02
tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ.
l) Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công
tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
m) Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng
4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của
các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”.
n) Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm
2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm
2025, định hướng đến năm 2030.
2. Các chủ
trương, văn bản quy định của thành phố Đà Nẵng
a) Nghị quyết số 05-NQ/TU ngày 17
tháng 6 năm 2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Đà Nẵng về chuyển đổi số
trên địa bàn thành phố đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
b) Quyết định số 2870/QĐ-UBND ngày 28
tháng 8 năm 2021 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành Đề án Chuyển đổi số
trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
c) Quyết định số 4706/QĐ-UBND ngày 16
tháng 10 năm 2018 của UBND thành phố ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật áp dụng
đối với dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ
của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng.
d) Quyết định số 692/QĐ-UBND ngày 03
tháng 3 năm 2021 của UBND thành phố ban hành Quy định giá dịch vụ sự nghiệp
công sử dụng ngân sách nhà nước trong lĩnh vực nội vụ về lưu trữ.
đ) Quyết định số 153/QĐ-UBND
ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành Quy chế quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
e) Quyết định số 123/QĐ-UBND ngày 15
tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu
chỉ đạo, điều hành thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách
nhà nước thành phố Đà Nẵng năm 2022
g) Quyết định số 136/QĐ-UBND ngày 17
tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Chương trình công tác năm
2022.
h) Kế hoạch số 6901/KH-UBND ngày 17 tháng
10 năm 2020 của UBND thành phố thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của
các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
i) Kế hoạch số 05/KH-UBND ngày 07
tháng 01 năm 2022 của Chủ tịch UBND thành phố về Kế hoạch công tác văn thư, lưu
trữ năm 2022 của thành phố Đà Nẵng.
k) Kế hoạch số 65/KH-UBND ngày 31
tháng 3 năm 2022 của Chủ tịch UBND thành phố về số hóa hồ sơ và kết quả giải
quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của các cơ quan, đơn
vị, địa phương trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Phần II
KẾT
QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ VÀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIAI ĐOẠN 2017-2021 VÀ
KẾT QUẢ THỰC HIỆN LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA THÀNH PHỐ
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN
ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ VÀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIAI ĐOẠN 2017-2021
1. Tham mưu ban hành và triển khai thực
hiện
Để các cơ quan trên địa bàn thành phố quản lý,
bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; chấm
dứt tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống; hạn chế tài liệu bị hư hỏng,
xuống cấp; giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử
thành phố; số hóa tài liệu tiến tới lưu trữ tài liệu điện tử... thành phố đã ban hành, điều
chỉnh các đề án chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ và tham mưu UBND thành phố
phê duyệt để có cơ sở triển khai thực hiện giai đoạn 2017-2021, cụ thể:
Ngày 14 tháng 11 năm 2016, UBND thành
phố đã ban hành Quyết định số 7865/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý và
số hóa tài liệu lưu trữ của các
cơ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017-2020 (phê duyệt Đề
án số 2777/ĐA-SNV ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội vụ), thực hiện từ năm
2017 đến năm 2019. Ngày 30 tháng 9 năm 2019, UBND thành phố ban hành Quyết định
số 4393/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án điều chỉnh Đề án chỉnh lý và số hóa tài
liệu lưu trữ của các cơ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn
2017-2020 (phê duyệt Đề án số 2684/ĐA-SNV ngày 18 tháng 9 năm 2019 của Sở Nội vụ),
thực hiện năm 2020 và năm 2021. Ngày 19 tháng 3 năm 2021, UBND thành phố ban
hành Quyết định số 893/QĐ-UBND về việc điều chỉnh số lượng tài liệu đền bù, bố
trí tái định cư các dự án phải chỉnh lý tại Đề án điều chỉnh và thực hiện năm
2021.
Đối tượng thực hiện chỉnh lý và số hóa
tài liệu lưu trữ của Đề án bao gồm: Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực
thuộc UBND thành phố; các chi cục, ban trực thuộc sở có chức năng tham mưu quản
lý nhà nước; các hội cấp thành phố được giao biên chế và các công
ty, đơn vị quản lý tài liệu đền bù, giải tỏa, bố trí tái định cư các dự án.
Hàng năm, căn cứ lộ trình thực hiện Đề
án được phê duyệt và trên cơ sở đề xuất của các cơ quan, Sở Nội vụ đã tổng hợp,
thẩm định, đề xuất số lượng tài liệu, kinh phí chỉnh lý, số hóa, gửi Sở Tài
chính thẩm định, trình UBND thành phố cấp kinh phí để từng cơ quan thực hiện. Sở
Nội vụ thường xuyên ban hành văn bản hướng dẫn, đôn đốc trong quá trình các cơ
quan thực hiện và kiểm tra xác suất chất lượng tài liệu sau chỉnh lý, số hóa. Nội
dung kiểm tra được ghi nhận vào biên bản và thông tin đến từng cơ quan những nội
dung đúng, chưa đúng quy định, kiến nghị điều chỉnh những nội dung chưa thực hiện
đúng. Cuối năm, Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo UBND thành phố kết quả thực hiện Đề
án của năm và tùy thuộc vào tình hình để tổ chức Hội nghị sơ kết thực hiện Đề
án (tổ chức vào năm 2017, 2018, 2019; năm 2020 và 2021 do dịch covid-19 diễn biến phức tạp
nên không tổ chức hội nghị). Đầu năm 2022, Sở Nội vụ báo cáo UBND thành phố kết
quả thực hiện Đề án giai đoạn 2017-2021.
2. Kết quả thực hiện Đề án giai đoạn
2017-2021
Để triển khai thực hiện Đề án, trong 05 năm (từ
năm 2017 đến năm 2021), Sở Nội vụ đã phối hợp với Sở Tài chính tham mưu UBND thành
phố cấp dự toán ngân sách 26.470.000.000 đồng cho 153 lượt cơ quan thực hiện chỉnh
lý 4043 mét và số hóa (559 mét và 2.660.643 trang tài liệu). Thực tế các cơ quan đã sử dụng
23.604.934.852 đồng để chỉnh lý 4308,4 mét (nhiều hơn 265,6 mét tài liệu so với
Đề án giao) và số hóa 482 mét
(ít hơn Đề án giao 77 mét do năm 2018 Văn phòng UBND thành phố số hóa 11/95
mét) và 2.767.027 trang tài liệu (nhiều hơn 106.384 trang tài liệu so với Đề án
giao).
Kết quả thực hiện Đề án chỉnh lý và số
hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn 2017-2021 của thành phố Đà Nẵng theo Phụ lục II kèm theo Đề
án này.
3. Đánh giá chung
a) Ưu điểm
- Các cơ quan đã sử dụng kinh phí đúng
mục đích và mang lại hiệu quả trong việc chỉnh lý, số hóa tài liệu theo Đề án.
Hầu hết các cơ quan đã sử dụng kinh phí ít hơn kinh phí ngân sách cấp và số lượng
tài liệu chỉnh lý, số hóa đủ hoặc nhiều hơn so với định mức được giao. Lý do là ngân
sách thành phố cấp kinh phí theo đúng định mức kinh tế - kỹ thuật
nhưng khi thương thảo hợp đồng để chỉ định
thầu hoặc đấu thầu, đơn giá dịch vụ thấp hơn so với đơn giá được thành phố cấp
kinh phí. Do đó, một số cơ quan đã chỉnh lý hết tài liệu năm 2015 về trước và
chỉnh lý được tài liệu hình thành từ năm 2016 về sau. Theo Đề án, kinh phí cấp
để số hóa tài liệu khổ A4 nhưng có một số cơ quan đã số hóa tài liệu khổ giấy
A3 và A2 (đơn giá số hóa tài liệu khổ A3 gấp 02 lần khổ A4, khổ A2 gấp 04 lần
khổ A4).
- Về cơ bản, tài liệu sau khi chỉnh lý đảm bảo
chất lượng theo quy định. Hồ sơ được sắp xếp, đánh số tờ, viết đầy đủ thông tin
tại bìa hồ sơ, hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được lập mục lục văn bản và
viết chứng từ kết thúc; thống kê, hệ thống hóa theo giá trị bảo quản của tài liệu,
thuận lợi cho việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Về số hóa, nhập thông tin của hồ sơ, của văn bản
đúng với thông tin trên hồ sơ giấy và đầy đủ các trường thông tin của Phần mềm
Lưu trữ điện tử. Đặt tên tệp tin (file) văn bản, thực hiện ký số của cơ quan,
đính kèm tệp tin lên Phần mềm cơ bản
đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV .
b) Về hạn chế
- Chỉnh lý tài liệu:
+ Một số cơ quan quản lý tài liệu
không tốt, để tài liệu phân tán ở nhiều nơi hoặc chưa thu thập đầy đủ tài liệu
đến hạn nộp lưu hoặc không đưa tài liệu ra chỉnh lý dứt điểm theo từng giai đoạn
nên tài liệu đưa ra chỉnh lý không đầy đủ, thiếu thành phần tài liệu trong một
số hồ sơ và thiếu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan. Tài liệu của một công việc được chỉnh lý trong nhiều đợt, dẫn đến
văn bản của một công việc bị xếp vào nhiều hồ sơ, không tạo được liên kết các
văn bản của cùng công việc với nhau. Có cơ quan chưa thực hiện phân loại tài liệu
trước khi đưa ra chỉnh lý nên có tài liệu đưa ra chỉnh lý đã hết giá trị theo quy định
hiện hành hoặc giá trị khai thác, sử dụng của tài liệu không cao.
+ Trong giai đoạn 2017-2019, một số cơ
quan chỉnh lý tài liệu hình thành sau năm 2015 nên chưa đúng mục tiêu của Đề án
(mục tiêu của Đề án là chỉnh lý tài liệu tồn đọng hình thành trước năm 2015), dẫn
đến phải tham mưu điều chỉnh Đề án (năm 2019) để chỉnh lý dứt điểm tài liệu
hình thành trước năm 2015 trong năm 2020 và năm 2021. Vẫn có cơ quan chưa chủ động
tham mưu thực hiện chỉnh lý ngay từ đầu năm nên không hoàn thành việc chỉnh lý
trong năm. Các cơ quan chưa phát huy hết trách nhiệm trong việc theo dõi, giám
sát, kiểm tra trong quá trình đơn vị dịch vụ thực hiện chỉnh lý và kiểm tra,
đánh giá kỹ chất lượng tài liệu sau chỉnh lý để hồ sơ, tài liệu chỉnh lý đảm bảo
đúng quy định.
+ Xác định thời hạn bảo quản của một số
hồ sơ chưa chính xác là do vẫn còn hồ sơ chuyên môn của cơ quan
chưa được quy định cụ thể thời hạn bảo quản; tài liệu thu thập để chỉnh lý cho
từng đợt không đầy đủ; thiếu thành phần tài liệu của hồ sơ nên khó khăn cho việc
xác định thời hạn bảo quản; năng lực của đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý còn
hạn chế...
+ Một số văn bản trong hồ sơ là bản
phô tô (dấu đen), chưa đóng dấu của cơ quan nên không bảo đảm giá trị pháp lý;
tài liệu một số cơ quan đưa ra chỉnh lý đã bị ố vàng, khô giòn, mực
phai màu, bị kết dính, một số tài liệu bị mục nát, hết giá trị sử dụng.
+ Chưa xác định chính xác phông lưu trữ
dẫn đến tài liệu sau khi chỉnh lý chưa được hệ thống theo đúng phông lưu trữ, vẫn
có tình trạng tài liệu của phông này nhưng xếp sang phông khác.
+ Đối với danh mục tài liệu hết giá trị:
Vẫn còn cơ quan không lập Danh mục tài liệu hết giá trị; một số cơ quan lập
Danh mục nhưng không ghi cụ thể tên văn bản, tài liệu hết giá trị, ghi giống
tiêu đề hồ sơ giữ lại nên gây hiểu nhầm về tài liệu loại hủy (sẽ hiểu là loại hủy
nguyên bộ hồ sơ nhưng thực tế chỉ loại hủy một hoặc một số văn bản trong hồ
sơ). Do đó, các cơ quan gặp khó khăn trong việc làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau
khi chỉnh lý.
- Về số hóa tài liệu:
+ Từ năm 2017 đến năm 2019, việc số
hóa các khổ giấy lớn hơn A4 không đảm bảo quy định do thiếu tệp tin (file) đính
kèm của tài liệu khổ A3, A2, A0 trên Phần mềm (tình trạng này đã được khắc phục
đối với tài liệu được số hóa trong năm 2020 và năm 2021).
+ Văn bản, hồ sơ sau số hóa chưa phục
vụ hiệu quả cho tra tìm, phục vụ khai thác, sử dụng vì có hồ sơ yêu cầu số hóa phải
đính kèm và nhập thông tin cụ thể theo văn bản nhưng số hóa trên Phần mềm lại
đính kèm và nhập thông tin theo từng hồ sơ; số hóa theo hướng scan, ký số,
đưa file lên phần mềm, không
trích xuất được thông tin, dữ liệu trong các file đã số hóa; các cơ
quan chủ yếu số hóa tài
liệu hành chính, kế toán, chưa tập trung số hóa tài liệu chuyên môn và hồ sơ thủ
tục hành chính; một số cơ quan đưa tài liệu chỉnh lý chưa đúng quy định ra số
hóa làm ảnh hưởng đến việc khai thác, sử dụng...
+ Tại thời điểm năm 2017 và năm 2018,
do chưa có hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về hình thức ký số trên văn bản
số hóa nên các file văn bản đính kèm trên Phần mềm chưa có chữ ký số của cơ
quan, không đảm bảo yêu cầu của việc số hóa tài liệu (theo quy định hiện nay)
và giá trị pháp lý của các văn bản được số hóa.
+ Một số cơ quan đặt tên các tệp tin số hóa chưa
đúng đối với những tài liệu thuộc phông lưu trữ đóng hoặc vẫn đang đặt tên tệp
tin theo số văn bản hoặc trích yếu nội dung văn bản; xác định mức độ tin cậy của
văn bản là “bản chính” chưa chính xác vì theo quy định khi sao từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử phải là bản sao nên mức độ tin cậy khi số hóa tài liệu là
“bản sao”.
+ Số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được số hóa
trong giai đoạn 2017-2021 còn ít (gần 3.000.000 trang) so với nhu cầu cần số
hóa tài liệu của các cơ quan hiện nay là gần 15.000.000 trang. Như vậy, bên cạnh
tài liệu lưu trữ đã số hóa, trong 03 năm tới (2023-2025), nhu cầu số hóa của
các cơ quan gấp 05 lần giai đoạn 2017-2021.
- Đối tượng trực tiếp thực hiện Đề án
chỉnh lý và số hóa trong giai đoạn 2017-2021 của thành phố chưa có các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND quận, huyện và UBND phường, xã nên còn nhiều tài liệu
chưa được chỉnh lý và khối phường, xã chưa thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.
c) Nguyên nhân của hạn chế
- Nguyên nhân chủ quan:
+ Các cơ quan quản lý tài liệu không
chặt chẽ, không thu thập đầy đủ tài liệu vào lưu trữ cơ quan dẫn đến tài liệu rời
lẻ, phân tán nhiều nơi, bị mất, thất lạc nên thiếu thành phần tài liệu trong từng
hồ sơ, thiếu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, ảnh hưởng
đến chất lượng hồ sơ và xác định giá trị bảo quản; không chỉnh lý dứt điểm tài
liệu theo từng giai đoạn, tài liệu của một công việc được chỉnh lý trong nhiều
đợt, dẫn đến tài liệu của một hồ sơ bị xé lẻ, không liên kết các văn bản của
cùng công việc với nhau; không thực hiện phân loại tài liệu trước khi đưa ra chỉnh
lý, số hóa dẫn đến tình trạng chỉnh lý
tài liệu đã hết giá trị bảo quản hoặc số hóa tài liệu chỉnh lý chưa đúng, giá
trị khai thác, sử dụng thấp.
+ Cơ quan chưa chủ động triển khai thực
hiện từ đầu năm, cộng
thêm việc được cấp kinh phí trên 100.000.000 đồng phải thực hiện các bước công
việc: Thẩm định giá, tổ chức đấu thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu... nên việc
triển khai chỉnh lý và số hóa của các cơ quan trong năm bị chậm trễ.
+ Một số cơ quan không nêu cụ thể yêu cầu,
năng lực đối với đơn vị thực hiện dịch vụ khi mời thầu; không thường xuyên theo dõi,
giám sát, kiểm tra đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý, số hóa nên tiến độ thực
hiện chậm và chất lượng không cao; một số đơn vị chậm trễ trong việc khắc phục
những nội dung chưa đạt chất lượng trong chỉnh lý, số hóa được Sở Nội vụ chỉ ra
sau khi kiểm tra thực tế.
+ Đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý, số
hóa không nắm rõ quy định của cơ quan có thẩm quyền cũng như đặc thù tài liệu
chuyên ngành của từng cơ quan, ít có sự trao đổi, thống nhất với cơ quan nên một
số hồ sơ sau khi chỉnh lý, số hóa chưa đảm bảo yêu cầu.
- Nguyên nhân khách quan:
+ Do chưa có quy định, hướng dẫn của
cơ quan có thẩm quyền về thời hạn bảo quản một số tài liệu, hồ sơ chuyên ngành,
đặt tên tập tin, hình thức chữ ký số trên tài liệu số hóa... nên gây khó khăn
cho việc xác định thời hạn bảo quản của tài liệu khi chỉnh lý, đặt tên tập tin
không đúng và không thực hiện ký số xác thực của cơ quan khi số hóa tài liệu
giai đoạn 2017-2018.
+ Do tình hình dịch Covid-19 trong năm
2020 và năm 2021 diễn biến phức tạp, có thời gian thành phố thực hiện giãn cách xã hội,
hạn chế người vào cơ quan nên đơn vị cung cấp dịch vụ phải dừng thực hiện hoặc
không thể giao nhận
tài liệu, dẫn đến việc chỉnh lý, số hóa bị gián đoạn, chưa bảo đảm tiến độ đề
ra.
II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN
LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN
Để thực hiện quy định về lập hồ sơ điện tử tại
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác
văn thư và hoàn thành mục tiêu đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng
4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử
của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, từ năm 2020, đặc biệt là từ cuối
năm 2021 đến nay, các cơ quan của thành phố đã đẩy mạnh việc lập hồ sơ công việc
điện tử và đạt được những kết quả nhất định.
1. Tham mưu triển khai lập hồ sơ điện
tử
Sở Nội vụ đã tham mưu thực hiện đồng bộ
nhiều giải pháp để nâng cao chất lượng, tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử của
thành phố như: Tham mưu UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố ban hành văn bản
chỉ đạo; ban hành nhiều văn bản đôn đốc, hướng dẫn, tổ chức các lớp tập huấn và
đặc
biệt
là phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tiến hành các đợt nâng cấp
Phần mềm Quản lý
văn bản và điều hành.
Trong các lần nâng cấp đã bổ sung tính
năng tự động thêm văn bản đến, đi có sự liên kết với nhau vào hồ sơ điện tử;
công cụ thống kê,
theo dõi chi tiết việc lập hồ sơ điện tử của từng cơ quan và hàng tuần tự động
thông báo cho lãnh đạo tình hình thực hiện; bổ sung khái niệm hồ sơ điện tử
chưa đủ điều kiện lập điện tử hoàn toàn; tính năng nhóm, sắp xếp văn bản
trong một hồ sơ; bổ sung thuộc tính năm hình thành hồ sơ; quản lý việc xóa hồ
sơ; tìm kiếm; thêm nhiều văn bản vào hồ sơ, phân quyền; chuẩn hóa cây thư mục...
Đặc biệt, giải pháp quan trọng nhất và căn bản nhất để khắc phục, nâng cao chất
lượng lập hồ sơ điện tử là đã triển khai thí điểm việc lập hồ sơ công việc điện
tử tại thời điểm dự thảo văn bản và liên kết, tự động thêm văn bản đi, đến của
một công việc vào hồ sơ điện tử. Các công nghệ, ứng dụng về ký số cũng được
nâng cấp liên tục như ký số trực tiếp trên SIM điện thoại, ký số trực tiếp trên
bản PDF và mới nhất là công nghệ ký số trên bản word đã tạo ra sự thuận tiện nhất
cho lãnh đạo các cấp trong việc chuyển đổi phương thức làm việc từ giấy sang điện
tử. Tất cả các giải pháp công nghệ trên tạo ra sự chuyển biến đột phá trong
thay đổi cách thức làm việc của công chức, viên chức và đảm bảo đạt tỷ lệ lập hồ
sơ công việc điện tử của từng cơ quan.
2. Kết quả thực hiện của các cơ quan
a) Ưu điểm
- 100% cơ quan hành chính của thành phố
(chuyên môn thuộc UBND thành phố; các ban, chi cục trực thuộc sở, ngành; cơ
quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện và UBND phường, xã) đã triển khai lập hồ
sơ công việc điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Với kết quả
này, thể hiện tất cả các cơ quan hành chính thành phố đã chuyển đổi từ phương
thức làm việc giấy sang môi trường điện tử.
- Trên 90% cá nhân tham mưu xử lý công
việc tại các cơ quan nêu trên đã thực hiện lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản
lý văn bản và điều hành. Căn cứ danh mục hồ sơ hàng năm, công việc thực tế được
giao, cá nhân đã tạo hồ sơ điện tử và thực hiện phân loại, chuyển, sắp xếp các
văn bản đến, văn bản đi điện tử vào hồ sơ công việc.
- Kết quả lập hồ sơ công việc điện tử
tại các cơ quan hành chính đã triển khai: Năm 2021, tỷ lệ lập hồ sơ điện tử
chung của toàn thành phố là 76,9%[3].
Trong 09 tháng đầu năm 2022, tỷ lệ lập hồ sơ điện tử chung của toàn thành phố
là 93,4%, trong đó tỷ lệ của từng khối như sau: Khối sở, ngành là 91,8%; các
ban, chi cục là 98,3%; khối quận, huyện là 84,9%; khối phường, xã là 98,5%. Tỷ
lệ lập hồ sơ điện tử tại từng nhóm cơ quan nói riêng và của thành phố nói chung
đã vượt chỉ tiêu được Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định số 458/QĐ-TTg (80% tài
liệu hình thành tại các cơ quan hành chính nhà nước được lập hồ sơ điện tử),
thành phố đang từng bước tạo lập dữ liệu số tiến tới chuyển đổi số trong công tác lưu
trữ. Tỷ lệ lập hồ sơ điện tử của từng cơ quan trên Phần mềm Quản lý văn
bản và điều hành đến tháng 9 năm 2022 được thống kê cụ thể tại Phụ lục III kèm
theo.
b) Hạn chế
- Mặc dù tất cả các cơ quan hành chính
của thành phố đã thực hiện lập hồ sơ điện tử và đạt chỉ tiêu đề ra nhưng vẫn
còn nhiều hồ sơ công việc điện tử thiếu thành phần tài liệu, nhất là đối với những
công việc vừa có bản giấy vừa vừa có bản điện tử nên dữ liệu của các hồ sơ điện
tử này chưa đầy đủ.
- Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính
của các cơ quan từ trước đến nay chưa được lập hồ sơ điện tử. Tại một số cơ
quan hành chính, số lượng văn bản, tài liệu hình thành khi giải quyết các thủ tục
hành chính khá nhiều nhưng chưa thực hiện lập hồ sơ điện tử nên hoàn toàn chưa
có dữ liệu của khối tài liệu này.
c) Nguyên nhân của những hạn chế
- Do đặc thù công việc, tại các cơ
quan, có nhiều công việc hình thành đồng thời văn bản điện tử và văn bản giấy
(phiếu trình, biên bản, phiếu lấy ý kiến, giấy xác nhận, bản vẽ, bản quy hoạch,
tập tài liệu..,). Khi lập hồ sơ điện tử, các cá nhân chưa số hóa (scan, ký số của
cơ quan) để đưa các văn bản giấy vào hồ sơ điện tử nên thiếu thành phần tài liệu.
Thực tế hiện nay, các cơ quan chỉ trang bị máy quét cho văn thư và văn thư cũng
là người được giao quản lý, sử dụng chữ ký số của cơ quan nên việc số hóa văn bản
giấy tập trung tại văn thư. Do đó, người làm văn thư gặp áp lực, không đủ thời
gian để thực hiện số hóa văn bản, tài liệu giấy để lập hồ sơ công việc điện tử.
Hơn nữa, các cơ quan chưa có trang thiết bị để scan tài liệu khổ giấy lớn hơn
A4 để số hóa, lập hồ sơ điện tử.
- Hồ sơ của công dân, tổ chức được tiếp
nhận và đăng ký trên Phần mềm Một cửa điện tử; văn bản là kết quả giải quyết của
các cơ quan được đăng ký, quản lý trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
Do Phần mềm Một cửa điện tử chưa có tính năng lập hồ sơ điện tử và do chưa liên
kết dữ liệu giữa
02 phần mềm nên các cơ
quan chưa lập hồ sơ điện tử đối với các công việc giải quyết thủ tục
hành chính.
Phần III
NỘI
DUNG ĐỀ ÁN
I. MỤC TIÊU, ĐỊNH HƯỚNG
1. Mục tiêu
chung
a) Quản lý khoa học, thống nhất dữ liệu,
tài liệu điện tử tại các cơ quan của thành phố, bao gồm lưu trữ cơ quan và lưu
trữ lịch sử, từ đó phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử trong chuyển đổi
số của thành phố.
b) Hình thành và phát triển kho lưu trữ
số để tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, bảo mật, an ninh, an toàn và khả
năng chia sẻ, truy cập, tìm kiếm, sử dụng của dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan để phục vụ hiệu quả nhu cầu
tiếp cận, khai thác tài liệu lưu trữ của tổ chức, công dân.
c) Số hóa tất cả những hồ sơ, tài liệu
định dạng giấy còn giá trị sử dụng (trong điều kiện cho phép). Đối với tất cả
văn bản, tài liệu phát sinh từ năm 2022 về sau, thực hiện lập hồ sơ điện tử đúng
quy định và chuyển vào Kho lưu
trữ số khi đến thời
hạn giao nộp (trừ các hồ sơ có quy định hoặc điều kiện đặc thù không thể lập hồ
sơ điện tử).
d) Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
lãnh đạo, quản lý, điều hành của các cơ quan từ thông tin, dữ liệu tài liệu lưu
trữ điện tử.
2. Mục tiêu cụ
thể đến năm 2025
a) Về xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện
tử
- Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử
tại Lưu trữ cơ quan:
+ Bảo đảm tối thiểu 80% hồ sơ, tài liệu
lưu trữ hình thành hàng năm đủ điều kiện lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan thuộc
đối tượng áp dụng của Đề án được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật
về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ tài liệu mang bí mật nhà nước
hoặc những trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc do chưa có trang thiết bị
phù hợp để quét (scan) khổ giấy có kích thước lớn hơn A4 hoặc do yếu tố kỹ thuật
của các phần mềm chưa đáp ứng để tạo lập hồ sơ, tài liệu dạng điện tử).
+ Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ
quan đã tạo lập hồ sơ, tài liệu dạng điện tử theo đúng quy định của pháp luật
thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng
(trừ tài liệu mang bí mật nhà nước hoặc những trường hợp pháp luật có quy định
khác).
+ Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu
trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
thành phố có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ
lịch sử thành phố trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ
tài liệu mang bí mật nhà nước hoặc những trường hợp pháp luật có quy định
khác).
+ Chuẩn hóa, làm sạch, hoàn thiện 100%
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được các cơ quan số hóa trên Phần mềm Lưu trữ
điện tử trong giai đoạn 2017-2021 để đúng quy định và đáp ứng hiệu quả yêu cầu
khai thác, sử dụng.
+ Số hóa 100% tài liệu lưu trữ về
chuyên môn, nghiệp vụ (trong đó có kết quả giải quyết thủ tục hành chính), thường
xuyên được khai thác, sử dụng được đề ra tại lộ trình của Đề án, phục vụ sự
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Số hóa để tạo lập cơ
sở dữ liệu từ tài liệu lưu trữ giấy còn giá trị khai thác, sử dụng. Có thể khẳng
định nguồn dữ liệu từ số hóa tài liệu là nguồn dữ liệu vô cùng quan trọng của
kho lưu trữ số thành phố.
- Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử
tại Lưu trữ lịch sử thành phố:
+ Bảo đảm Lưu trữ lịch sử thành phố có
giải pháp bảo quản 100% tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn,
thực hiện thường xuyên.
+ Bảo đảm Lưu trữ lịch sử thành phố số
hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ ở định dạng giấy có tần suất sử dụng cao,
biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ
trực tuyến ở mức độ 4.
+ Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây
dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng.
+ Bảo đảm Lưu trữ lịch sử thành phố có
tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
+ Chuẩn hóa, làm sạch, hoàn thiện 100%
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được số hóa trên Phần mềm Lưu trữ lịch sử để
đáp ứng hiệu quả yêu cầu khai thác, sử dụng.
b) Xây dựng kho lưu trữ số
- Xây dựng Kho lưu trữ số của thành phố
(Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử) gồm hệ thống cơ sở hạ tầng,
trang thiết bị và các điều kiện khác bảo đảm tất cả tài liệu điện tử được tiếp
nhận, lưu trữ, bảo quản và xác nhận độ tin cậy, tính xác thực, tính toàn vẹn và
khả năng khai thác, sử dụng qua thời gian.
- Xây dựng, nâng cấp Kho lưu trữ số của thành phố
thành một hệ thống độc lập (tách rời khỏi Phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành) và đảm bảo cơ chế sao lưu, thu thập, chia sẻ dữ liệu điện tử với các phần
mềm khác khi có nhu cầu.
- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của
Kho lưu trữ số là tập hợp các cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử của các lưu trữ cơ
quan, lưu trữ lịch sử thành phố và lưu trữ chuyên ngành (nếu có thể).
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác lưu trữ; chuyển phương thức lưu trữ truyền thống (lưu trữ giấy)
sang lưu trữ điện tử.
c) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy
Để số hóa tài liệu lưu trữ theo đúng
quy định và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng, yêu cầu đặt là tài liệu phải được
chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định được những tài liệu có giá trị trước khi đưa ra số
hóa. Do đó, nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tại Đề án nhằm phục vụ số
hóa tài liệu.
- Hoàn thành chỉnh lý 100%
tài liệu lưu trữ giấy hình thành từ năm 2015 về trước đang bảo quản tại lưu trữ
cơ quan được đề ra tại lộ
trình của Đề án theo đúng quy định.
- Hoàn thành việc chỉnh lý 100% tài liệu
lưu trữ giấy đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố được đề ra tại lộ
trình của Đề án theo đúng quy định.
3. Định hướng
đến năm 2030
a) Sử dụng, chia sẻ dữ liệu số thay
cho tài liệu giấy đối với những văn bản, tài liệu lưu trữ đã được tạo lập dữ liệu
điện tử để phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của cơ quan, của
thành phố.
b) Duy trì và phát triển các mục tiêu,
kết quả đã đạt được trong lưu trữ số giai đoạn 2023-2025, tiến tới thực hiện
lưu trữ điện tử toàn diện.
II. NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU
1. Nguyên tắc
Đề án được xây dựng và thực hiện trên
cơ sở những nguyên tắc sau đây:
a) Đúng quy định của pháp luật và phù
hợp với lộ trình thực hiện “Đề án chuyển đổi số đến năm 2025, định hướng đến
năm 2030” của thành phố, Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước
giai đoạn 2020-2025” của Thủ tướng Chính phủ.
b) Phù hợp với thực tiễn cơ sở hạ tầng
công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan thuộc thành
phố.
c) Thực hiện Đề án nghiêm túc, hiệu quả,
tiết kiệm.
2. Yêu cầu
a) Đối với việc xây dựng, tạo lập cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
- Yêu cầu đối với dữ liệu tạo lập dưới
dạng điện tử:
+ 100% văn bản, tài liệu điện tử (do
cơ quan ban hành hoặc được sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử hoặc có
trong các hồ sơ đủ điều kiện lập điện tử hoàn toàn) đảm bảo giá trị pháp lý
theo quy định; tất cả các tệp tin của văn bản, phụ lục kèm theo văn bản phải có
chữ ký số. Chữ ký số trên văn bản
điện tử hoặc bản sao định dạng điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của
pháp luật và quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
+ Cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của
dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ngoài trên Phần mềm Quản lý
văn bản và điều hành và đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
+ Hồ sơ đủ điều kiện lập điện tử hoàn
toàn được tạo lập trên phần mềm phải đầy đủ thành phần tài liệu (văn bản đi,
văn bản đến, tài liệu bên ngoài, tài liệu đa phương tiện) và cập nhật đầy đủ
thông tin đầu vào của dữ liệu hồ sơ điện tử theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và yêu cầu của phần mềm gồm: Mã hồ sơ (mã định danh của cơ quan, năm hình
thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ), số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, thời hạn bảo quản,
chế độ sử dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết
thúc, thư mục chứa hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ,
nội dung ghi chú (để phục vụ tìm kiếm)...
- Yêu cầu đối với dữ liệu điện tử hình
thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và tài liệu
đưa ra số hóa:
+ Tài liệu đưa ra số hóa phải là tài
liệu giải quyết thủ tục hành chính, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; có giá trị
pháp lý; được chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng quy định; bảo quản từ 20 năm trở
lên và thường xuyên được tra cứu, sử dụng tại cơ quan; không số hóa tài liệu về
hành chính quản trị văn phòng,
kế toán, tài chính và tài liệu mang bí mật nhà nước.
+ Đảm bảo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin
đầu vào của văn bản, hồ sơ theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của
thành phố và đáp ứng yêu cầu khai thác, chia sẻ dữ liệu của thành phố.
+ Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung
của tài liệu đưa ra số hóa.
+ Số hóa theo từng văn bản, tài liệu
có trong hồ sơ;
đính kèm tệp tin và cập nhật đầy đủ nội dung, thông tin của văn bản (số thứ tự
văn bản trong hồ sơ, tên loại, số và ký hiệu, thời gian ban hành, tác giả,
trích yếu, ngôn ngữ, tờ số, số trang, mức độ tin cậy, độ mật, mục lục số, ghi
chú và từ khóa cần thiết phục vụ cho việc khai thác, sử dụng...) đảm bảo quy định
tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV .
+ Tài liệu đưa ra số hóa hình thành từ
năm 2020 về trước và chưa có dữ liệu điện tử (chưa được số hóa, lập hồ sơ điện
tử...).
+ Không được hủy tài liệu trên các vật
mang tin khác sau khí tài liệu đó được số hóa.
b) Đối với việc xây dựng Kho lưu trữ số
của thành phố
- Kho lưu trữ số của thành phố đáp ứng
đầy đủ các tính năng hỗ trợ việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ; bảo
đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn của văn bản, tài liệu và khả năng truy cập,
sử dụng văn bản, tài liệu, hồ sơ theo thời hạn bảo quản; có khả năng tích hợp,
liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống, phần mềm khác của
thành phố; là một thành phần của Kho dữ liệu dùng chung thành phố và là một nguồn
dữ liệu đầu vào cung cấp dữ liệu số từ tài liệu lưu trữ
cho Kho dữ liệu dùng chung thành phố để tạo thành các Data Mart phục vụ triển
khai các ứng dụng, dịch vụ thông minh, phân tích khai phá dữ liệu, hỗ trợ ra
quyết định. Kho lưu trữ số của thành phố kết nối với Hệ thống quản lý cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
- Dữ liệu của kho lưu trữ là tập hợp
các dữ liệu tài liệu điện tử (được hình thành dưới dạng điện tử và từ việc số
hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác) của các cơ quan thuộc đối tượng
thực hiện của Đề án này và các cơ quan được thành phố triển khai sử dụng
kho lưu trữ số.
- Kho lưu trữ số của thành phố đáp ứng
các chức năng sau:
+ Quản lý toàn diện tài liệu trong tất
cả kho lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị (thông qua dữ liệu đặc tả
chung). Từ đó, cho phép thống kê, quản lý tổng thể số lượng hồ sơ, số mét tài
liệu lưu trữ (bao gồm lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử); tình hình tra cứu,
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở tất cả các cơ quan, đơn vị. Thông qua
khai thác dữ liệu đặc tả, kho lưu trữ số cũng cho phép tra cứu, xác định sự tồn
tại của một hồ sơ theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan có thẩm quyền. Theo dõi
tình hình, lộ trình số hóa tài liệu của từng cơ quan, kiểm tra chất lượng dữ liệu
số hóa từ đầu vào; hỗ trợ tìm tài liệu giấy khi có tài liệu điện tử và ngược lại)...
+ Bảo đảm kết nối, liên
thông, tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Một
cửa điện tử, Phần mềm Lưu trữ điện tử, Phần mềm Lưu trữ lịch sử và các phần mềm
hoặc ứng dụng khác cơ quan sử dụng có phát sinh văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử
để phục vụ công tác quản lý nhà nước khi có nhu cầu; hoạt động được trên các
thiết bị di động thông minh và tích hợp, kết nối với các hệ thống tương tự
khác.
+ Chức năng an ninh thông tin: Kho lưu
trữ số lưu vết toàn bộ thông tin về quá trình tác động vào văn bản, tài liệu, hồ
sơ, dữ liệu trong hệ thống; cảnh báo sự thay đổi về mức độ an ninh của hồ sơ,
văn bản; phát hiện và bảo vệ dữ liệu khi bị tấn công; có chức năng quản lý phân
quyền để đảm bảo quyền hạn tiếp cận tài liệu lưu trữ điện tử đối với từng tài
khoản người dùng, tài khoản quản trị đơn vị...
+ Chức năng bảo quản và lưu trữ: Kho
lưu trữ số đáp ứng yêu cầu tiếp nhận hồ sơ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ từ
các vật mang tin khác; lưu trữ tài liệu đa phương tiện (phim ghi âm, ghi
hình...); kiểm tra tính xác thực của tài liệu điện tử; tạo lệnh thông báo các vấn
đề nghiệp vụ khi cần thiết; bảo đảm việc chuyển giao hồ sơ, tài liệu giữa Kho
lưu trữ số với các hệ thống có chuẩn đầu vào tương thích; bảo
đảm an toàn, toàn vẹn thông tin, khả năng truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu;
có khả năng lưu trữ dự phòng độc lập, đáp ứng các yêu cầu tại Thông tư số
02/2019/TT-BNV; cho phép tự
động sao lưu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.
+ Bảo đảm thực hiện đầy đủ các yêu cầu
về thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ: Lưu trữ và cung cấp theo yêu cầu
về số lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu được truy cập; số lượt người truy cập; cho
phép tìm kiếm thông tin ở các cấp độ khác nhau, đáp ứng các điều kiện về khai
thác tài liệu điện tử; hiển thị kết quả tìm kiếm theo yêu cầu của người sử dụng;
in, tải kết quả tìm kiếm ở định dạng văn bản theo quy định; đánh dấu những văn
bản, tài liệu được in, tải, lấy ra từ Kho lưu trữ số.
+ Chức năng quản lý dữ liệu đặc tả:
Kho lưu trữ số tự động lưu toàn bộ dữ liệu đặc tả của văn bản, tài liệu và hồ
sơ; hiển thị dữ liệu đặc tả theo yêu cầu của người sử dụng và cho phép bổ sung
dữ liệu đặc tả.
+ Kho lưu trữ số tiến tới khả năng tự
động trích lọc nội dung tài liệu từ file.pdf (chức năng OCR) để tạo thuận lợi
cho việc tìm kiếm theo nội dung văn bản, tài liệu.
+ Ưu tiên sử dụng chức năng phần mềm để
tự động xác định thông tin tài liệu (như số trang, trích yếu...) để hạn
chế sai sót khi nhập thủ công.
+ Kho lưu trữ số đảm bảo tính thống nhất
về dữ liệu đặc tả (meta data) với Kho dữ liệu dùng chung thành phố, Kho dữ liệu
hồ sơ kết quả thủ tục hành chính và các phần mềm lưu trữ điện tử, phần mềm lưu
trữ lịch sử,...; đảm bảo tính kế thừa dữ liệu dùng chung từ Kho dữ liệu dùng
chung thành phố.
+ Dung lượng lưu trữ của Kho lưu trữ số
đảm bảo yêu cầu thực hiện Đề
án. Cụ thể, dung lượng lưu trữ cần thiết là 14GB, bao gồm 7GB chứa dữ liệu
chính và 7GB cho mục tiêu sao lưu dữ liệu.
c) Đối với việc chỉnh lý tài liệu lưu
trữ
- Chỉnh lý tài liệu để lựa chọn tài liệu
có giá trị trước khi đưa ra số hóa.
- Đảm bảo nguyên tắc quản lý, chỉnh lý
tài liệu lưu trữ theo phông; chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý đúng quy định; xác định
chính xác giá trị tài liệu, phân loại khoa học, lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản, loại
bỏ những tài liệu không có giá trị hoặc hết giá trị, góp phần giải phóng diện
tích kho lưu trữ, tập trung điều kiện để bảo quản và phát huy tài liệu có giá
trị được lưu trữ tại cơ quan; xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê,
tra cứu tạo thuận lợi trong quản lý, số hóa, phục vụ hiệu quả việc khai thác, sử
dụng, phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ.
- Tài liệu đưa ra chỉnh lý hình thành
từ năm 2015 về trước chưa được chỉnh lý, là tài liệu rời lẻ, chưa được lập hồ
sơ công việc hoàn chỉnh.
- Đơn vị tính của số lượng tài liệu
ban đầu đưa ra chỉnh lý là mét giá. Mét giá tài liệu là chiều dài 01 mét tài
liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá (hoặc tủ); có thể quy đổi bằng 10 cặp
(hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) có độ dày 10 cm (thực hiện theo quy định
tại khoản 3 Điều 2 Thông tư số 03/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ). Ưu tiên
chỉnh lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; không chỉnh lý tài liệu đã hết giá trị
bảo quản theo quy định. Tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý phải đủ số lượng tối
thiểu và đúng loại hình tài liệu theo kinh phí được ngân sách thành phố cấp
hàng năm; không chỉnh lý và tính vào số lượng tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý
đối với sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc...
- Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo
đúng, đủ quy trình, nội dung công việc được quy định tại Thông tư số
03/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh
phải đạt yêu cầu sau:
+ Phân loại tài liệu theo các phương
án đã chọn, đảm bảo không phân tán phông lưu trữ.
+ Lập hồ sơ hoàn chỉnh theo đúng quy định,
cụ thể: Ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác các thông tin vào bìa hồ sơ; xác định
thời hạn bảo quản cụ thể, chính xác cho từng hồ sơ; đánh số tờ cho tất cả văn bản,
tài liệu trong hồ sơ bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn; lập mục lục
văn bản và viết chứng từ kết thúc đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo
quản vĩnh viễn; ghi rõ họ tên người lập hồ sơ tại chứng từ kết thúc đối với tất
cả các hồ sơ được lập trong quá trình
chỉnh lý.
+ Đánh số hồ sơ, hộp số đúng quy định;
lập mục lục hồ sơ của hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và mục lục hồ sơ của hồ sơ
bảo quản có thời hạn riêng.
+ Loại ra khỏi hồ sơ những văn bản,
tài liệu như: trùng thừa, hết thời hạn bảo quản, bị bao hàm, tài liệu bị rách
nát không còn khả năng phục hồi, bản nháp, tư liệu tham khảo... Đối với những
tài liệu bị loại, phải thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị đúng theo
quy định tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, trong đó ghi
chính xác, rõ ràng tiêu đề hồ sơ hoặc tập tài liệu và lý do loại hủy.
- Ưu tiên chỉnh lý tài liệu đối với các cơ quan
chưa được ngân sách thành phố cấp kinh phí chỉnh lý trong giai
đoạn 2017-2021.
III. PHẠM VI VÀ LỘ
TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
Trong phạm vi Đề án, tập trung thực hiện
nhiệm vụ chỉnh lý, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ các cơ
quan, đơn vị và xây dựng kho lưu trữ số của thành phố, cụ thể:
1. Đối tượng
thực hiện Đề án
a) Cơ quan trực tiếp thực hiện Đề án
- Các sở, ban, ngành và 03 đơn vị sự
nghiệp thành phố (Viện Nghiên cứu Phát triển Kinh tế - Xã hội, Ban Xúc
tiến và Hỗ trợ đầu tư, Đài Phát thanh - Truyền hình).
- Các chi cục, ban trực thuộc sở có chức
năng tham mưu quản lý nhà nước.
- Các phòng chuyên môn thuộc UBND quận,
huyện.
- UBND các phường, xã.
- Lưu trữ lịch sử thành phố.
- Khuyến khích các cơ quan, tổ chức
khác căn cứ vào mục tiêu, nội dung của Đề án và quy định pháp luật có liên quan
để tạo lập, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả.
b) Cơ quan tham mưu triển khai, quản
lý việc thực hiện Đề án
Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở
Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND thành phố, Sở Tài chính và các cơ
quan có liên quan tham mưu triển khai, quản lý việc thực hiện Đề án.
2. Thời gian
Thời gian thực hiện Đề án từ năm 2023
đến năm 2030.
3. Nhiệm vụ
và lộ trình thực hiện Đề án giai đoạn 2023-2025
a) Chuẩn hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ giai đoạn 2023-2025
|
TT
|
Nội dung thực
hiện
|
Chỉ tiêu đạt
được
|
Lộ trình thực
hiện
|
Cơ quan thực
hiện
|
|
Năm 2023
|
Năm 2024
|
Năm 2025
|
Chủ trì
|
Phối hợp
|
|
I
|
LƯU TRỮ CƠ QUAN
|
|
1
|
Chuẩn dữ liệu đầu vào của văn bản đi, đến
điện tử
|
100% văn bản điện tử
|
Thực hiện thường xuyên hàng năm
|
Các cơ quan trực tiếp thực hiện Đề
án
|
Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông
|
|
2.
|
Lập hồ sơ điện tử
|
Tối thiểu 80% văn bản, tài liệu hình
thành (đủ điều kiện lập hồ sơ điện tử) được tạo lập hồ sơ điện tử hoàn toàn
|
Thực hiện thường xuyên hàng năm
|
|
3
|
Chuẩn hóa dữ liệu đã được số hóa
trên Phần mềm Lưu trữ điện tử giai đoạn 2017-2021
|
100% dữ liệu được chuẩn hóa
|
Trong năm 2023
|
Các cơ quan có dữ liệu
|
Sở Thông tin và truyền thông
|
|
4
|
Số hóa tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ
(bao gồm cả kết quả giải quyết thủ tục hành chính)
|
Số hóa ít nhất 14.740.000 trang tài
liệu
|
4.525.000
|
5.384.000
|
4.831.000
|
Các cơ quan trực tiếp thực hiện Đề
án
|
Sở Nội vụ, Văn phòng UBND thành phố,
Sở Thông tin và Truyền thông
|
|
5
|
Giao nộp tài liệu điện tử bảo quản
vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố
|
Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện
tử đến hạn nộp lưu
|
Thực hiện thường xuyên hàng năm
|
Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử
|
Lưu trữ lịch sử thành phố
|
|
6
|
Khai thác, sử dụng tài liệu điện tử
trong môi trường mạng
|
Tối thiểu 80% tài liệu điện tử được
khai thác
|
Thực hiện thường xuyên hàng năm
|
Các cơ quan trực tiếp thực hiện Đề
án
|
Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền
thông
|
|
II
|
LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH
PHỐ
|
|
1
|
Có giải pháp bảo đảm an toàn dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử
|
100% tài liệu điện tử
|
Thực hiện thường xuyên hàng năm
|
Lưu trữ lịch sử thành phố
|
|
|
2
|
Số hóa tài liệu lưu trữ nền giấy có
tần xuất sử dụng cao
|
977.400 trang A4
|
324.000
|
329.400
|
324.000
|
Lưu trữ lịch sử thành phố
|
Sở Nội vụ
|
|
3
|
Xây dựng dữ liệu đặc tả tài liệu lưu
trữ
|
Tối thiểu 80% tài liệu
|
|
|
|
Lưu trữ lịch sử thành phố
|
|
|
4
|
Thu thập tài liệu điện tử bảo quản
vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố
|
|
Thực hiện thường xuyên hàng năm
|
Lưu trữ lịch sử thành phố
|
|
|
5
|
Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ
điện tử
|
Tối thiểu 80% tài liệu điện tử được
khai thác
|
Thực hiện thường xuyên hàng năm
|
Lưu trữ lịch sử thành phố
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lộ trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy
của các cơ quan, đơn vị được thống kê cụ thể tại Phụ lục IV kèm theo Đề án này
(chỉ gồm các cơ quan, đơn vị đề xuất nhu cầu số hóa tài liệu và tài liệu đưa ra
số hóa đáp ứng yêu cầu của Đề án).
b) Xây dựng kho lưu trữ số giai đoạn
2023-2025
|
TT
|
Nội dung thực
hiện
|
Lộ trình thực
hiện
|
Cơ quan thực
hiện
|
|
Năm 2023
|
Năm 2024
|
Năm 2025
|
Chủ trì
|
Phối hợp
|
|
1
|
Xây dựng phần mềm và cơ sở dữ liệu
phục vụ Kho lưu trữ số
|
Hoàn thành năm
2023
|
|
|
Sở Nội vụ
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
|
2
|
Xây dựng, chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật
cho Kho lưu trữ số
|
Hoàn thành năm
2023
|
|
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
Sở Nội vụ
|
|
3
|
Kho lưu trữ số của thành phố tiếp nhận
mục lục hồ sơ, mục lục văn bản của các đơn vị; dữ liệu hồ sơ, tài liệu
điện tử từ các phần mềm
|
|
Hoàn thành năm 2024
|
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan, đơn vị trên toàn địa
bàn thành phố
|
|
4
|
Tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước
|
Theo hướng dẫn của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ
|
Lưu trữ lịch sử thành phố
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
Mô tả chi tiết kho lưu trữ số theo
Phụ lục V kèm theo.
c) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy giai
đoạn 2023-2025
- Tài liệu lưu trữ giấy chỉnh lý theo
Đề án: 1.418 mét tài liệu lưu trữ hình thành trước năm chưa được
chỉnh lý của các nhóm cơ quan, cụ thể như sau:
|
TT
|
Nhóm cơ
quan
|
Số lượng
tài liệu chỉnh lý theo Đề án (mét giá)
|
Lộ trình thực
hiện
|
Cơ quan thực
hiện
|
|
Năm 2023
|
Năm 2024
|
Năm 2025
|
Chủ trì
|
Phối hợp
|
|
1
|
Chi cục, ban trực thuộc sở
|
12
|
12
|
|
|
Các cơ quan trực tiếp thực hiện Đề
án
|
Sở Nội vụ
|
|
2
|
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,
huyện
|
504
|
251
|
176
|
77
|
|
3
|
UBND phường, xã
|
606
|
313
|
212
|
81
|
|
4
|
Lưu trữ lịch sử thành phố
|
296
|
100
|
100
|
96
|
|
|
Tổng
|
1.418
|
676
|
488
|
254
|
|
|
Lộ trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy
giai đoạn 2023-2025 của từng cơ quan, đơn vị được thống kê cụ thể tại Phụ lục
VI kèm theo Đề án này (chỉ gồm các cơ quan, đơn vị đề xuất nhu cầu chỉnh lý tài
liệu và tài liệu đưa ra chỉnh lý đáp ứng yêu cầu của Đề án).
- Đối với hồ sơ, tài liệu hình thành từ
năm 2016 về sau, các cơ quan, đơn vị chỉ đạo công chức, viên chức, người lao động
lập hồ sơ, người làm lưu trữ thực hiện hệ thống hóa tài liệu hoặc tự cân đối
kinh phí để chỉnh lý tài liệu, không để tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống.
4. Định hướng
giai đoạn 2026 - 2030
Trong 06 tháng đầu năm 2026 sẽ thực hiện
đánh giá kết quả thực hiện Đề án giai đoạn 2023-2025 và đề xuất các nhiệm vụ cụ
thể của giai đoạn 2026-2030, trong đó tập trung vào các nội dung:
a) Đánh giá mục tiêu đã đạt được, chưa
đạt được.
b) Đề xuất chỉnh lý tài liệu lưu trữ
giấy giai đoạn 2026-2030.
c) Đề xuất số hóa tài liệu lưu trữ giấy
giai đoạn 2026-2030.
d) Tiếp tục nâng cấp, vận hành hoạt động
của kho lưu trữ số và việc khai thác, sử dụng dữ liệu lưu trữ điện tử.
đ) Đề xuất giải pháp cụ thể để thực hiện
hiệu quả lưu trữ điện tử giai đoạn 2026-2030.
IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN
ĐỀ ÁN
1. Nguồn kinh phí thực hiện Đề án bao
gồm ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác (nếu có), trong đó sử
dụng kinh phí từ ngân sách thành phố để tạo lập, số hóa, chuẩn hóa dữ liệu tài
liệu lưu trữ điện tử, xây dựng Kho lưu trữ số, chỉnh lý tài liệu và chi phí quản
lý thực hiện Đề án. Trong đó:
a) Kinh phí tạo lập dữ liệu tài liệu
lưu trữ điện tử: Sử dụng 100% ngân sách nhà nước (chi thường xuyên).
b) Kinh phí chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng
kho lưu trữ số: Sử dụng 100% ngân sách nhà nước và thực hiện theo kinh phí ứng dụng công
nghệ thông tin hàng năm và các chương trình, dự án công nghệ thông tin, chuyển
đổi số thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025.
c) Kinh phí chỉnh lý tài liệu: Sử dụng
100% ngân sách nhà nước (chi thường xuyên).
2. Đối với các đơn vị có các nguồn
kinh phí được để lại
theo quy định (đang để ngoài cân đối
ngân sách): Việc sử dụng kinh phí để thực hiện Đề án thực hiện theo quy định của
Luật Đầu tư công và pháp luật chuyên ngành.
3. Các cơ quan, đơn vị chủ động lồng
ghép với các đề án, chương trình, dự án của đơn vị mình, cân đối sắp xếp trong
dự toán ngân sách nhà nước hàng năm được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt để thực
hiện.
4. Trên cơ sở nhiệm vụ được giao, tại
thời điểm xây dựng dự toán hàng năm, các cơ quan thuộc đối tượng thực hiện Đề
án căn cứ lộ trình, tiêu chuẩn, nội dung, định mức, số lượng, đơn giá theo quy
định hiện hành, lập dự toán chi tiết gửi cơ quan quản lý chuyên ngành kiểm tra,
rà soát, tổng hợp chung nhằm tránh chồng chéo, trùng lắp để gửi Sở Kế hoạch và
Đầu tư (vốn chi đầu tư phát triển) và Sở Tài chính (vốn chi thường xuyên) xem
xét, thẩm định, tổng hợp báo cáo UBND thành phố trình HĐND thành phố phê duyệt
theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước.
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Các cơ
quan, đơn vị trực tiếp thực hiện Đề án
Các cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện
Đề án có trách nhiệm thực hiện các nội dung sau:
a) Chủ động, nghiêm túc thực hiện các
nhiệm vụ được giao tại Đề án, bảo đảm đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, hiệu quả, đúng
tiến độ và chất lượng theo quy định, yêu cầu. Thủ trưởng các cơ quan chịu trách
nhiệm trước UBND thành phố về việc lựa chọn tài liệu số hóa để đảm bảo yêu cầu
của Đề án, về chất lượng thực hiện dịch vụ và kết quả thực hiện Đề án trong cơ
quan mình phụ trách.
b) Chủ động xây dựng kế hoạch thực
hiện Đề án, hoàn thành đủ chỉ tiêu của từng nhiệm vụ được giao và đúng lộ trình
trong từng năm; phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị khác trong việc thực hiện
nhiệm vụ, đảm bảo tính đồng bộ, kết nối.
c) Tổ chức tạo lập, làm sạch dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử trước khi đưa về Kho lưu trữ số để chia sẻ dữ liệu, phục
vụ khác khai thác, sử dụng.
d) Thực hiện các thủ tục đấu thầu, lựa
chọn nhà thầu thực hiện dịch vụ lưu trữ theo Luật Đấu thầu và các văn bản hướng
dẫn về công tác đấu thầu theo đúng quy định của Nhà nước; kiểm tra kỹ tính pháp
lý, hồ sơ năng lực của các tổ chức, cá nhân tham gia đấu thầu thực hiện dịch vụ
về lưu trữ tại cơ quan theo quy định tại Điều 36 Luật Lưu trữ; thực hiện ký kết
hợp đồng dịch vụ theo đúng quy định, trong hợp đồng dịch vụ lưu trữ, ngoài các
quy định chung của pháp luật hiện hành, cần đưa vào các tiêu chí về chất lượng
thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của Đề án, điều khoản về bảo hành chất lượng dịch
vụ.
đ) Thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ việc
giao, nhận tài liệu và có biên bản giao, nhận tài liệu đối với tổ chức, cá nhân
đã trúng thầu; yêu cầu tổ chức, cá nhân đã trúng thầu phải chịu trách nhiệm nếu
xảy ra tình trạng mất, thất
lạc văn bản, tài liệu và phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy
ra tình trạng lộ, lọt thông tin tài liệu của cơ quan trong quá trình thực hiện.
e) Thường xuyên có sự trao đổi giữa cơ
quan và tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ để làm rõ quy trình giải quyết công
việc, đặc thù hồ sơ, tài liệu của cơ quan để thống nhất phương án thực hiện.
Trong trường hợp cần thiết, nội dung thỏa thuận của cơ quan với tổ chức, cá
nhân thực hiện dịch vụ phải thể hiện bằng văn bản. Cơ quan thường xuyên theo dõi,
giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện dịch vụ để bảo đảm các cá nhân tham gia
thực hiện dịch vụ là những người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và bảo đảm
chất lượng tài liệu theo đúng quy định. Cơ quan chịu trách nhiệm về chất lượng
thực hiện các dịch vụ về lưu trữ.
g) Sau khi ký hợp đồng thực hiện dịch
vụ, đơn vị trực thuộc, UBND phường, xã gửi hồ sơ (bản phô tô) về sở,
ngành chủ quản và UBND quận, huyện để theo dõi, phục vụ kiểm tra (gồm hợp đồng cung cấp dịch
vụ lưu trữ; phương án thực hiện dịch vụ lưu trữ; hồ sơ năng lực chuyên môn của
các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ). Các cơ quan, đơn vị cấp thành
phố gửi văn bản đề nghị Sở Nội vụ kiểm tra chất lượng thực hiện dịch vụ trước
khi thanh lý hợp đồng. Các đơn vị trực thuộc sở, ngành gửi văn bản đề nghị sở,
ngành chủ quản;
các
phòng chuyên môn và UBND phường, xã gửi văn bản đề nghị UBND quận, huyện kiểm
tra chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ trước khi thanh lý hợp đồng.
h) Đối với tài liệu được chỉnh lý hoàn
chỉnh theo kinh phí từ ngân sách thành phố cấp nhưng cơ quan không quản
lý, bảo quản tốt, dẫn đến tài liệu đã chỉnh lý bị xé lẻ, cơ quan phải tự cân đối
kinh phí để chỉnh lý lại khối tài liệu này.
i) Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng
và thanh quyết toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ được giao tại Đề án theo đúng
quy định của Luật Ngân sách nhà nước hiện hành; không sử dụng kinh phí được
ngân sách thành phố cấp theo Đề án vào mục đích khác.
l) Định kỳ trước ngày 10 tháng 12 hàng năm,
báo cáo UBND thành phố (thông qua Sở Nội vụ) tình hình, kết quả thực hiện Đề
án. Trong quá trình thực hiện Đề án, nếu có khó khăn, vướng mắc, vấn đề phát
sinh, các cơ quan chủ động phối hợp với Sở Nội vụ để tìm phương án giải quyết,
tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định.
2. Các sở,
ngành chủ quản (có đơn vị trực thuộc tham gia Đề án) và UBND các quận, huyện
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ quản
lý, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp tình hình triển khai các nhiệm
vụ và đề xuất các giải pháp triển khai thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được giao của
cơ quan, đơn vị trực thuộc.
b) Thực hiện kiểm tra chất lượng thực
hiện dịch vụ lưu trữ của các
đơn vị trực thuộc tham gia Đề án trước khi đơn vị thanh lý hợp đồng.
c) Hàng năm, trên cơ sở đề xuất số lượng
và dự toán kinh phí chỉnh
lý, số hóa tài liệu của các đơn vị trực thuộc, thực hiện thẩm định lại số lượng tài liệu,
tổng hợp và gửi Sở Nội vụ tổng hợp chung để đề nghị Sở Tài chính đưa vào dự
toán chi ngân sách thành phố.
3. Sở Nội vụ
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan
có liên quan quản lý, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp tình hình triển
khai các nhiệm vụ được giao của cơ quan, đơn vị và đề xuất các giải pháp triển
khai thực hiện hiệu quả Đề án. Kiểm tra đột xuất tình hình thực hiện
và chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị cấp thành phố; kiểm
tra đột xuất tình hình thực hiện và kiểm tra xác suất chất lượng thực hiện dịch
vụ lưu trữ tại một số đơn vị trực thuộc sở, ngành, phòng chuyên môn thuộc UBND
quận, huyện, UBND phường, xã.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan
có liên quan nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho các phần mềm liên quan
đến công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo yêu cầu lưu trữ điện tử theo quy định, hướng
dẫn của các cơ quan có thẩm quyền và của thành phố.
c) Hàng năm, trên cơ sở đề xuất số lượng
và dự toán kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu của các cơ quan, thực hiện thẩm định
lại số lượng tài liệu, tổng hợp và đề nghị Sở Tài chính tổng hợp vào dự toán
chi ngân sách thành phố.
d) Tổng hợp các khó khăn, vướng mắc có
khả năng ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ thực hiện Đề án và phối hợp với các
cơ quan tìm phương án giải quyết, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định.
đ) Báo cáo UBND thành phố kết quả triển
khai thực hiện hàng năm (có thể kết hợp tại báo cáo kết quả thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ) và báo cáo kết quả khi Đề án kết thúc.
e) Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền, tình hình thực tế của thành phố và
kết quả tổ chức thực hiện tại các cơ quan, Sở Nội vụ tổng hợp, đề xuất, tham
mưu UBND thành phố điều chỉnh Đề án cho phù hợp.
4. Sở Thông
tin và Truyền thông
a) Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn,
an ninh thông tin, đường truyền, dung lượng... để các phần mềm về công tác văn
thư, lưu trữ điện tử của thành phố được tích hợp trên Hệ thống thông tin chính
quyền điện tử hoạt động ổn định, thông suốt.
b) Thực hiện kiểm tra, sao lưu, dự
phòng, phục hồi dữ liệu văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử của các phần mềm về
công tác văn thư, lưu trữ điện tử được tích hợp trên Hệ thống thông tin chính
quyền điện tử thành phố.
c) Phối hợp với Sở Nội vụ tiếp tục
nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho các phần mềm, kho lưu trữ số của
thành phố bảo đảm yêu cầu lưu trữ điện tử.
5. Cơ quan tài chính
a) Tại thời điểm xây dựng dự toán ngân
sách nhà nước hàng năm, trên cơ sở đề nghị của các cơ quan, đơn vị và ý kiến thẩm
định của các cơ quan quản lý chuyên ngành về số lượng, nội dung và kinh phí thực
hiện các nhiệm vụ tại Đề án, Sở Tài chính thẩm định, tổng hợp (vốn
chi thường xuyên) tham mưu UBND thành phố trình HĐND thành phố phê duyệt dự
toán làm cơ sở thực hiện theo đúng quy định của Luật Ngân sách hiện hành và đảm
bảo triển khai thực hiện hiệu quả Đề án.
b) Sở Tài chính, Phòng Kế hoạch và Tài
chính các quận, huyện hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan thuộc phạm vi thực hiện
đúng quy định của pháp luật về sử dụng, thanh quyết toán kinh phí thực hiện các
nhiệm vụ được giao tại Đề án này sau khi được phân bổ.
6. Sở Kế hoạch và Đầu
tư
a) Tham mưu UBND thành phố phân bổ
kinh phí từ ngân sách thành phố để thực hiện các dự án đầu tư liên quan đến lưu
trữ điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố sử dụng vốn đầu tư
công (nếu có) trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm.
b) Phối hợp rà soát các dự án đầu tư về
công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố trong
quá trình triển khai thực hiện bảo đảm không bị chồng chéo với
các dự án được phê duyệt hàng năm.
7. Công an thành phố
Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông, Sở Nội vụ trong việc xây dựng các giải pháp an ninh, bảo mật đối với cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ và Kho lưu trữ số của thành phố.
Trên đây là Đề án Xây dựng cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn
2023-2025, định hướng đến năm 2030 của thành phố Đà Nẵng./.