|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1480/QĐ-UBND
|
Khánh Hòa, ngày 18 tháng 6 năm 2012
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH KHÁNH HÒA TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH KHÁNH HÒA
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA
Căn
cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn
cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn
cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn
cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn
cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ
ký số;
Căn
cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà
nước;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 1198/TTr-STTTT ngày 30 tháng 11 năm
2011 và Công văn số 616/STTTT-CNTT ngày 13 tháng 6 năm 2012,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định
này, Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa
trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa (bao gồm cả
phụ lục kèm theo).
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực
thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 78/2005/QĐ-UBND ngày 28 tháng
9 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc Ban hành Quy định về quản lý, sử dụng
hệ thống thư tín điện tử của các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành chính
tỉnh Khánh Hòa.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành
phố; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan và cán bộ, công chức, viên chức,
nhân viên các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Chiến Thắng
|
QUY ĐỊNH
VỀ QUẢN LÝ, SỬ
DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH KHÁNH HÒA TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ
QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1480/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1.
Phạm vi điều chỉnh: Quy định trách nhiệm quản lý hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh
Khánh Hòa của các cơ quan hành chính có liên quan, trách nhiệm sử dụng hệ thống
Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên
trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa để phục vụ
công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
2.
Đối tượng áp dụng:
a)
Các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh (bao gồm: Ủy ban nhân dân các cấp, các
sở, ban, ngành, các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân các cấp) và
các cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong các cơ quan hành chính nhà nước
nêu trên.
b)
Các cơ quan nhà nước khác và cán bộ, công chức, nhân viên thuộc các cơ quan nhà
nước khác có nhu cầu sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Điều 2. Hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa
1.
Hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa là một bộ phận của hệ thống thông
tin điện tử tỉnh Khánh Hòa, là công cụ để các cơ quan, cán bộ, công chức, viên
chức, nhân viên trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh sử dụng
để trao đổi thông tin phục vụ hoạt động công vụ.
2.
Hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa bao gồm hệ thống phần cứng, phần mềm
thư điện tử, có tên miền trên Internet là @khanhhoa.gov.vn và được đặt tại
Trung tâm dữ liệu tỉnh Khánh Hòa.
3.
Mỗi cơ quan nêu tại Khoản 2 Điều 1 của Quy định này có duy nhất một hộp thư điện
tử công vụ cơ quan trên hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa, dùng để
giao dịch hành chính với tư cách của cơ quan.
4.
Mỗi cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong các cơ quan nêu tại Khoản 2
Điều 1 của Quy định này có duy nhất một hộp thư điện tử công vụ cá nhân trên hệ
thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp
vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Khi chuyển công tác trong các cơ
quan nêu tại Khoản 2 Điều 1 của Quy định này thì địa chỉ hộp thư điện tử công vụ
cá nhân vẫn giữ nguyên, chỉ thay đổi thông tin hộp thư điện tử công vụ cá nhân
trên Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
5.
Hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa kết nối đến các cơ quan hành chính
nhà nước của tỉnh thông qua Mạng diện rộng của tỉnh và kết nối với cộng đồng
dân cư, doanh nghiệp, các tổ chức xã hội,... thông qua mạng Internet.
6.
Hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật
theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.
7.
Các hộp thư điện tử công vụ cơ quan, cá nhân được tạo lập, quản lý và lưu trữ
trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm dữ liệu tỉnh Khánh Hòa do Trung tâm Công
nghệ thông tin và Truyền thông trực tiếp quản lý kỹ thuật và vận hành.
Điều 3. Địa chỉ hộp thư điện tử công vụ
1.
Địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cơ quan, cá nhân có dạng chung là:
<tên
đối tượng>@khanhhoa.gov.vn
<tên
đối tượng>: Được viết dưới dạng chữ thường và không có dấu tiếng Việt (bỏ
các dấu huyền, sắc, hỏi, ngã, nặng; chuyển ă, â thành a; chuyển đ thành d; chuyển
ê thành e; chuyển ô, ơ thành o; chuyển ư thành u).
2.
Địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cơ quan
a)
Trường hợp không phân biệt cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới thì <tên đối
tượng> là tên viết tắt của cơ quan và được đặt sao cho không trùng nhau.
Ví
dụ:
-
Sở Thông tin và Truyền thông có địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cơ quan là
stttt@khanhhoa.gov.vn
- Ủy
ban nhân dân huyện Cam Lâm có địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cơ quan là cl@khanhhoa.gov.vn
b)
Cơ quan trực thuộc các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện,... cần phân
biệt cấp trên với cấp dưới thì <tên đối tượng> gồm tên viết tắt của cơ
quan đặt trước tên viết tắt của cơ quan cấp trên, giữa hai tên viết tắt có dấu
gạch dưới “_” để phân tách.
Ví
dụ: Phòng Văn hóa và Thông tin trực thuộc UBND huyện Cam Lâm sẽ có địa chỉ hộp
thư điện tử công vụ cơ quan là pvhtt_cl@khanhhoa.gov.vn.
3.
Địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cá nhân
a)
Phần <tên đối tượng> được xác định là <họ><tên
lót><tên>
Trong
đó:
-
<họ>: lấy chữ cái đầu tiên trong phần họ.
-
<tên lót>: lấy chữ cái đầu tiên trong phần tên lót.
-
<tên>: lấy đầy đủ phần tên.
Ví
dụ: Ông Lê Đức Phương có địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cá nhân là
ldphuong@khanhhoa.gov.vn
b)
Xử lý trường hợp trùng <tên đối tượng>: Trung tâm Công nghệ thông tin và
Truyền thông trao đổi và thống nhất cách đặt <tên đối tượng> với cơ quan
đề nghị cấp hộp thư điện tử công vụ cá nhân để đảm bảo tính duy nhất của địa chỉ
hộp thư điện tử công vụ trên hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
Điều 4. Quy trình cấp mới, thay đổi, xóa hộp thư điện
tử công vụ
1.
Cấp mới hộp thư điện tử công vụ: Khi cần cấp mới hộp thư điện tử công vụ cơ
quan, cá nhân (cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên mới tiếp nhận chưa được
cấp hộp thư điện tử công vụ) thì cơ quan đó lập yêu cầu theo Mẫu 1 nêu tại Phụ lục của Quy định này, gửi về Trung
tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện cấp mới.
2.
Cấp mới mật khẩu: Trường hợp người sử dụng quên mật khẩu hoặc không thể sử dụng
mật khẩu hiện có để kết nối vào hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa thì
cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan đó thông báo bằng thư điện
tử và điện thoại đến Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện
cấp mới mật khẩu. Người sử dụng có trách nhiệm thay đổi mật khẩu ngay trong lần
đầu sử dụng mật khẩu được cấp mới kết nối hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh
Khánh Hòa.
3.
Thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ
a)
Khi cơ quan đổi tên, cá nhân đã có hộp thư điện tử công vụ thay đổi chức vụ, bộ
phận công tác thì cơ quan đó lập yêu cầu theo Mẫu 2
nêu tại Phụ lục của Quy định này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền
thông để thực hiện thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ trên Danh bạ
Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
b)
Cá nhân đã có hộp thư điện tử công vụ, khi chuyển công tác trong các cơ quan
nêu tại Khoản 2 Điều 1 của Quy định này thì cơ quan mới tiếp nhận cá nhân đó lập
yêu cầu theo Mẫu 2 nêu tại Phụ lục của Quy định
này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện thay đổi
thông tin của hộp thư điện tử công vụ cá nhân trên Danh bạ Thư điện tử công vụ
tỉnh Khánh Hòa.
c)
Những hộp thư điện tử công vụ cá nhân được cấp trước khi Quy định này có hiệu lực
thi hành, nếu có nhu cầu chuyển đổi sang địa chỉ hộp thư điện tử công vụ mới thì
cơ quan có cá nhân đó công tác lập yêu cầu theo Mẫu 2
nêu tại Phụ lục của Quy định này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền
thông để thực hiện thay đổi địa chỉ và thông tin của hộp thư điện tử công vụ cá
nhân trên Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
4. Xóa hộp thư điện tử công vụ:
Cá nhân nghỉ hưu, nghỉ việc, chuyển công tác đến cơ quan ngoài tỉnh, chuyển
công tác đến cơ quan khác trong tỉnh nhưng không thuộc Khoản 2 Điều 1 của Quy định
này thì cơ quan đó lập yêu cầu theo Mẫu 3 nêu tại Phụ
lục của Quy định này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để
thực hiện xóa hộp thư điện tử công vụ cá nhân. Những cơ quan không còn hoạt động,
căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền
thông thực hiện xóa hộp thư điện tử công vụ cơ quan đó.
Điều 5. Cấp hộp thư điện tử công vụ
tỉnh Khánh Hòa cho các cơ quan nhà nước khác và cán bộ, công chức, viên chức
thuộc các cơ quan nhà nước khác
Ủy
quyền cho Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông xem xét, cấp hộp thư điện tử
công vụ cho các cơ quan nhà nước khác và cán bộ, công chức, viên chức thuộc các
cơ quan nhà nước khác (thuộc Điểm b, Khoản 2, Điều 1 quy định này) khi có nhu cầu.
Điều 6. Quy định đối với văn bản gửi qua hệ thống
Thư điện tử công vụ
1.
Văn bản điện tử phải được định dạng theo tiêu chuẩn (.txt), (.doc), (.odt),
(.ods), (.odp), (.rtf), (.pdf) và các định dạng khác theo quy định hiện hành của
Bộ Thông tin và Truyền thông.
2.
Bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt trong văn bản điện tử bắt buộc sử dụng thống
nhất theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 .
3.
Cơ quan phát hành văn bản có trách nhiệm lưu trữ văn bản gốc theo quy định của
pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ.
Điều 7. Quy định về tiêu đề thư điện tử công vụ
1.
Tiêu đề thư điện tử công vụ được thể hiện bằng tiếng Việt.
2.
Trường hợp dùng thư điện tử công vụ để gửi văn bản điện tử thì tiêu đề thư điện
tử công vụ phải thể hiện nội dung trích yếu của văn bản điện tử chính gửi kèm
theo thư điện tử đó.
3.
Các trường hợp khác thì tiêu đề thư điện tử công vụ phải thể hiện vắn tắt nội
dung cần trao đổi qua hộp thư điện tử công vụ.
Chương III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Điều 8. Quy định các loại văn bản trao đổi qua hệ
thống Thư điện tử công vụ
1.
Các văn bản bắt buộc gửi qua hệ thống Thư điện tử công vụ thay cho dịch vụ chuyển
phát thư truyền thống:
a)
Phiếu gửi;
b)
Phiếu chuyển;
c)
Giấy mời;
d)
Báo cáo tuần, báo cáo tháng;
đ)
Bản sao văn bản: Bản sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục;
e)
Lịch công tác của cơ quan;
g)
Tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản
gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo, thông báo.
2.
Các loại văn bản khuyến khích gửi qua hệ thống Thư điện tử công vụ:
a)
Thư mời, giấy triệu tập;
b)
Công văn;
c)
Những văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo;
d)
Báo cáo các cấp;
đ)
Các văn bản khác.
3. Các văn bản thuộc loại mật,
tối mật, tuyệt mật được quản lý theo hình thức riêng, tuyệt đối không áp dụng
hình thức gửi qua hệ thống Thư điện tử công vụ.
4.
Văn bản điện tử gửi qua hệ thống Thư điện tử công vụ nếu đáp ứng các điều kiện
sau đây thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa
các cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy:
a)
Văn bản điện tử có chữ ký số của người ký văn bản theo đúng quy định hiện hành;
b)
Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số còn hiệu lực được cấp bởi một tổ
chức cung cấp dịch vụ chứng thực số phù hợp pháp luật Việt Nam;
c)
Cơ quan hành chính nhà nước phải sử dụng chữ ký số theo quy định tại Thông tư số
05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 7 năm 2010 của Bộ Nội vụ.
Điều 9. Quy định về dung lượng hộp thư điện tử công
vụ và tập tin đính kèm thư điện tử công vụ
1.
Dung lượng tối thiểu cấp cho hộp thư điện tử công vụ cơ quan là 500MB và hộp
thư điện tử công vụ cá nhân là 100MB.
2.
Dung lượng tối đa của tập tin đính kèm trong mỗi lần gửi thư điện tử công vụ là
10MB.
Điều 10. Tần suất kiểm tra thư điện tử công vụ
Các
cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư điện tử công vụ phải thường xuyên truy cập
vào hộp thư điện tử công vụ để nhận và kịp thời xử lý, trả lời thư điện tử của
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và công dân. Tần suất kiểm tra thư điện tử
công vụ được quy định như sau:
1.
Kiểm tra thư điện tử công vụ cơ quan ít nhất 03 lần/ngày làm việc.
2.
Kiểm tra thư điện tử công vụ cá nhân ít nhất 02 lần/ngày làm việc.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Điều 11. Sở Thông tin và Truyền thông
1.
Quản lý toàn diện và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về hệ thống
Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
2.
Tổ chức triển khai các quy định của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và
của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng hệ
thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
3.
Nâng cấp, phát triển, mở rộng hạ tầng kỹ thuật, đào tạo nguồn nhân lực công nghệ
thông tin bảo đảm cho việc sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa
có hiệu quả.
4. Tổ chức thực hiện việc quản
lý kỹ thuật hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa và hướng dẫn các cơ
quan, cá nhân khai thác, sử dụng đúng mục đích, đúng quy định. Chủ động, kịp thời
thực hiện các biện pháp kỹ thuật cần thiết nhằm đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho hoạt
động của hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa luôn đạt được tính ổn định,
tốc độ trao đổi cao, dung lượng hộp thư được cấp đủ, an toàn, bảo mật và được định
kỳ sao lưu dữ liệu dự phòng.
5. Tổ chức tiếp nhận đề nghị của
các cơ quan để thực hiện việc cấp mới, thay đổi thông tin, xóa hộp thư điện tử
công vụ trên hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa. Kịp thời tạo lập, cập
nhật và quản lý Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa. Tổ chức tiếp nhận
và xử lý các sự cố xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng các hộp thư điện tử
công vụ của cơ quan, cá nhân trên địa bàn tỉnh.
6.
Lập kế hoạch và dự toán kinh phí hàng năm cho hoạt động vận hành, bảo trì, quản
lý và phát triển hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa trình Ủy ban nhân
dân tỉnh xem xét, phê duyệt.
7.
Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình sử dụng
hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa định kỳ hàng năm. Thực hiện báo cáo
thống kê tổng hợp về tình hình sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh
Hòa theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Điều 12. Sở Nội vụ
Hướng dẫn chi tiết việc quản
lý, lưu trữ văn bản điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước phù hợp với quy
định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 13. Sở Tài chính
Đảm
bảo bố trí kinh phí cho việc duy trì và phát triển hệ thống Thư điện tử công vụ
tỉnh Khánh Hòa.
Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà
nước sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa
1.
Đảm bảo các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin, trình độ tin học của
cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên để hoạt động trao đổi thông tin qua hệ
thống Thư điện tử công vụ của cơ quan được thông suốt và hiệu quả.
2.
Tổ chức thực hiện tốt việc gửi, nhận văn bản hành chính và các giao dịch hành
chính khác qua hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa theo Điều 8 của Quy
định này.
3.
Bố trí cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin theo dõi, quản lý và xử lý
các sự cố kỹ thuật thông thường trong cơ quan. Thông báo kịp thời các sự cố xảy
ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý về Sở Thông tin và Truyền thông để phối
hợp khắc phục.
4.
Khi cơ quan có thay đổi về nhân sự, tổ chức bộ máy, chức vụ, luân chuyển công
tác nội bộ, ... trong vòng 10 ngày kể từ khi quyết định thay đổi có hiệu lực,
phải có văn bản đề nghị Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông cập nhật
các thông tin liên quan vào Danh bạ thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
5. Thực hiện kiểm tra, thống
kê, đánh giá và báo cáo tình hình khai thác, sử dụng thư điện tử công vụ cơ
quan, thư điện tử công vụ của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong cơ
quan khi có yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông.
Điều 15. Trách nhiệm của người quản lý và sử dụng hộp
thư điện tử công vụ cơ quan
1.
Hộp thư điện tử công vụ cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quản lý và sử dụng hoặc
có thể ủy quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong cơ quan quản lý và
sử dụng (thông thường là văn thư của cơ quan). Người được ủy quyền quản lý và sử
dụng hộp thư điện tử công vụ cơ quan phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan
khi phát hiện những hành vi vi phạm an toàn thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động
của hộp thư điện tử công vụ cơ quan.
2.
Người quản lý và sử dụng hộp thư điện tử công vụ cơ quan có trách nhiệm:
a)
Thường xuyên kiểm tra, tiếp nhận, trả lời đã tiếp nhận, chuyển xử lý thư điện tử
tại hộp thư điện tử công vụ cơ quan theo Điều 10 của Quy định này;
b)
Lưu trữ nội dung thư đã gửi, thư đã nhận (kể cả tập tin đính kèm), xóa các thư
rác để hộp thư điện tử công vụ cơ quan không bị quá tải dung lượng và phòng
tránh các sự cố kỹ thuật khác;
c) Bảo vệ mật khẩu hộp thư điện
tử công vụ cơ quan và tuân thủ nghiêm ngặt các biện pháp đảm bảo an toàn thông
tin cho hộp thư điện tử công vụ cơ quan;
d) Khi gặp sự cố với hộp thư
điện tử công vụ cơ quan, phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách về công nghệ
thông tin của cơ quan kịp thời xử lý, khắc phục.
Điều 16. Trách nhiệm của người được cấp hộp thư điện
tử công vụ cá nhân
Các
cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tham gia sử dụng, khai thác hệ thống
Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa có trách nhiệm:
1.
Nhận thức đúng mục đích và sử dụng có hiệu quả hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh
Khánh Hòa trong công việc.
2.
Bảo vệ mật khẩu hộp thư điện tử công vụ cá nhân. Nếu bị mất quyền kiểm soát hộp
thư điện tử công vụ cá nhân, phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố với hệ thống Thư
điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách về công
nghệ thông tin của cơ quan mình để kịp thời khắc phục.
3.
Quản lý và lưu trữ nội dung hộp thư điện tử công vụ cá nhân. Thực hiện nghiêm
túc các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin theo hướng dẫn của Trung tâm Công
nghệ thông tin và Truyền thông.
4.
Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin do mình đưa vào, gửi đi trong hộp thư điện
tử công vụ cá nhân theo quy định của pháp luật hiện hành.
5.
Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ của người khác, không để người khác sử dụng
hộp thư điện tử công vụ của mình.
6.
Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ cá nhân vào việc riêng, ngoài mục đích
công vụ của cơ quan.
7.
Không dùng hộp thư điện tử cá nhân khác để trao đổi công việc với hệ thống Thư
điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
8.
Không phát tán thư rác, virus. Không thực hiện các hành vi làm ảnh hưởng đến an
toàn thông tin của hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.
9.
Không thực hiện các hành vi bị cấm khác theo quy định của pháp luật.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 17. Sở Thông tin và Truyền
thông chủ trì, tổ chức triển khai và hướng dẫn thực hiện Quy định này trên địa
bàn tỉnh; phối hợp với các sở, ban, ngành có liên quan thường xuyên kiểm tra,
đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm Quy định này.
Điều 18. Thủ trưởng các cơ quan nêu
tại Khoản 2, Điều 1 có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.
Điều 19. Các cơ quan, đơn vị và các
tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh
Hòa nghiêm túc thực hiện Quy định này và các quy định của pháp luật về quản lý,
sử dụng thư điện tử. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc, kịp
thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân
dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung phù hợp./.
PHỤ LỤC
CÁC MẪU PHIẾU YÊU
CẦU CẤP MỚI, THAY ĐỔI THÔNG TIN, XÓA HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
(Kèm theo Quy định Quản lý, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh
Khánh Hòa trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa)
|
STT
|
Tên mẫu
|
Nội dung
|
|
1
|
Mẫu 01
|
Phiếu yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử công vụ
|
|
2
|
Mẫu 02
|
Phiếu yêu cầu thay đổi thông tin hộp thư điện
tử công vụ
|
|
3
|
Mẫu 03
|
Phiếu yêu cầu xóa hộp thư điện tử công vụ cá
nhân
|
Mẫu 01
|
Tên cơ quan
………………………..
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
................,
ngày … tháng … năm ....
|
PHIẾU YÊU CẦU
CẤP MỚI HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông
Họ và tên người yêu cầu:
.......................................................................................
Chức vụ:
...............................................................................................................
Cơ quan công tác:
.................................................................................................
Điện thoại liên lạc:
.................................................................................................
Nội dung yêu cầu:
1. Đề nghị cấp mới hộp thư điện tử công vụ cơ quan với tên viết tắt là:
......................
2. Đề nghị cấp mới hộp thư điện tử công vụ cá nhân trong danh sách:
|
STT
|
Họ và tên
|
Chức vụ
|
Bộ phận công tác
|
|
1
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
Mẫu 02
|
Tên cơ quan
………………………..
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
................,
ngày … tháng … năm ....
|
PHIẾU YÊU CẦU
THAY ĐỔI THÔNG TIN HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông
Họ và tên người yêu cầu:........................................................................................
Chức vụ:................................................................................................................
Cơ quan công
tác:..................................................................................................
Điện thoại liên lạc:
.................................................................................................
Nội dung yêu cầu:
1. Đề nghị thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ cơ quan như sau:
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
2. Đề nghị thay đổi thông tin hộp thư điện tử công vụ cá nhân trong danh
sách:
|
STT
|
Họ và tên
|
Địa chỉ hộp
thư đã được cấp
|
Đề nghị thay
đổi
|
|
Mã
|
Nội dung mới
|
|
1
|
Nguyễn Văn Nguyên
|
nvnguyen_ttr
|
1
2
3
|
Trưởng phòng
Phòng Nghiệp vụ 3
nvnguyen
|
|
2
|
Trần Cao Nguyên
|
tcnguyen
|
1
2
|
Chuyên viên
Văn phòng
|
|
3
|
Phạm Du Lịch
|
pdlich_ttr
|
3
|
pdlich
|
|
4
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
|
Ghi chú: Nội dung cột “Mã” nhận giá trị 1 khi thay đổi
chức vụ, nhận giá trị 2 khi thay đổi bộ phận công tác và nhận giá trị 3 khi
thay đổi địa chỉ hộp thư điện tử.
Mẫu 03
|
Tên cơ quan
………………………..
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
................,
ngày … tháng … năm ....
|
PHIẾU YÊU CẦU
XÓA HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ CÁ NHÂN
Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông
Họ và tên người yêu cầu:........................................................................................
Chức vụ:................................................................................................................
Cơ quan công
tác:..................................................................................................
Điện thoại liên lạc:..................................................................................................
Nội dung yêu cầu: Đề nghị xóa hộp thư điện tử công vụ cá nhân trong danh
sách
|
STT
|
Họ và tên
|
Chức vụ
|
Bộ phận công tác
|
Địa chỉ hộp thư được cấp
|
|
1
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
|